Chắc hẳn ai trong chúng ta cũng đã từng trải qua phần trình bày kém chất lượng của PowerPoint . Chắc chắn, cần có thời gian và sự chú ý để tạo ra một bài thuyết trình có ấn tượng tốt^{(create a presentation having a good impression)} . Vậy thì đâu sẽ là tính năng chính để tạo ra một bài thuyết trình hiệu quả trong khoảng thời gian ngắn nhất? Đó là nơi mà bạn có được nó.

Mẹo và thủ thuật PowerPoint

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm thấy 10 mẹo và thủ thuật hữu ích nhất sẽ giúp bạn trình bày dữ liệu của mình cho khán giả một cách có tổ chức. Vậy hãy bắt đầu.

1. Giữ cho bản trình bày của bạn đơn giản
2. Áp dụng nền tùy chỉnh
3. Thay đổi thời lượng chuyển đổi
4. Phát nhạc qua các trang trình bày
5. Phóng to và thu nhỏ các trang trình bày
6. Tạo sơ đồ tổ chức
7. Chèn hình mờ
8. Thêm bóng vào văn bản
9. Vòng lặp bản trình bày PowerPoint
10. Lưu bản trình bày PowerPoint^{(Save PowerPoint Presentations)} dưới dạng tệp PDF^{(PDF Files)}

Hãy để chúng tôi xem chúng một cách chi tiết:

1] Giữ cho bản trình bày của bạn đơn giản

Mẹo đầu tiên và quan trọng nhất mà tôi khuyên bạn nên giữ cho các trang trình bày của mình đơn giản. Bản trình bày của bạn phải tương tự như một hướng dẫn trực quan mà bạn sẽ kể như một câu chuyện.

Có một bảng trắng với hiệu ứng tối thiểu là một cách tốt để giữ cho khán giả tập trung vào chủ đề và thông điệp chính.

Tuy nhiên, bạn có thể bị ảnh hưởng bởi thiết kế đồ họa của các chủ đề hấp dẫn, quá trình chuyển đổi slide và hiệu ứng hoạt hình. Nhưng, hãy nhớ rằng đó không phải là cuộc nói chuyện. Những hiệu ứng này chỉ cần là mục đích của trợ giúp trực quan để chúng có thể nâng cao bản trình bày của bạn.

2] Áp dụng nền tùy chỉnh

PowerPoint đi kèm với các mẫu thiết kế và các mẫu bố cục khác nhau giúp bạn tạo nền tùy chỉnh của riêng mình và làm cho bản trình bày của bạn trở nên độc đáo. Bạn có thể áp dụng nó cho một số hoặc tất cả cho các trang trình bày của mình tùy theo yêu cầu của bạn.

Nếu bạn cũng muốn tạo nền tùy chỉnh, hãy chuyển đến thanh menu và chọn tab Thiết kế > nút Thiết lập Trang.^(Design)

Trong hộp thoại Thiết lập Trang^{(Page Setup)} , nhập chiều cao và chiều rộng của nền bạn muốn. Bạn cũng có thể chọn số lượng trang trình bày mà bạn muốn áp dụng nền tùy chỉnh.

Lưu ý:^(Note:) Nếu bạn đang sử dụng phiên bản PowerPoint 2016 trở lên, thì bạn sẽ tìm thấy Thiết lập Trang^{(Page Setup)} trong menu Tệp^(File) .

3] Thay đổi thời lượng chuyển đổi

Trong Microsoft PowerPoint , chuyển đổi trang chiếu là một hiệu ứng hình ảnh giữa các trang chiếu. Bạn có thể thấy hiệu ứng đặc biệt này khi chuyển sang trang chiếu tiếp theo trong khi trình bày. Nhưng cũng quan trọng như thuyết trình, việc điều phối thời gian chuyển đổi thích hợp để bài thuyết trình trông chuyên nghiệp cũng rất cần thiết.

Vì vậy, nếu thời gian chuyển đổi của bạn quá chậm hoặc quá nhanh, bạn có thể điều chỉnh bằng cách chuyển đến tab Chuyển tiếp . ^(Transition)Ở phía bên phải, bạn sẽ thấy phần Thời gian^(Timing) . Tại đây, bạn có thể chỉ định độ dài của quá trình chuyển đổi.

Sau khi điều chỉnh thời gian của trang chiếu hiện tại, bạn có thể thiết lập độ dài chuyển tiếp như nhau ngay cả giữa tất cả các trang chiếu. Vì vậy, để thiết lập nó, hãy nhấp vào nút Áp dụng cho Tất cả^{(Apply to All)} .

4] Phát nhạc trên các trang trình bày

Thêm nhạc nền vào các trang trình bày có thể đưa bản trình bày của bạn lên một tầm cao mới. Nó làm cho màn trình diễn thú vị hơn và mang lại trải nghiệm choáng ngợp khi bạn trình bày bản trình bày của mình cho khán giả.

Vì vậy, để chèn một đoạn âm thanh vào bản trình bày của bạn, hãy mở Microsoft PowerPoint và chuyển đến tab Chèn > phần ^(Insert)Phương tiện^(Media) > Công cụ âm thanh . ^(Audio)Bây giờ, hãy duyệt thư mục trên máy tính của bạn để tìm tệp bạn muốn thêm, sau đó nhấp vào nút Chèn^(Insert) .

Để kích hoạt tab Phát lại^(Playback) , hãy chọn tệp âm thanh từ trang chiếu hiện tại và bạn sẽ thấy các tùy chọn khác nhau được sử dụng để định cấu hình nhạc nền.

Trong danh mục Tùy chọn âm thanh^{(Audio Options)} , nhấp vào nút thả xuống của tùy chọn Bắt đầu^(Start) và chọn Phát trên các trang trình bày^{(Play across slides)} . Nó giúp phát đoạn âm thanh tự động trên nhiều trang chiếu.

Có ba hộp kiểm trong cùng một phần mà bạn có thể sử dụng theo yêu cầu của mình. Chúng như sau:

1. Lặp^(Loop) lại cho đến khi Dừng^(Stopped) - Tùy chọn này sẽ lặp lại đoạn âm thanh hoặc video của bạn cho đến khi nó dừng lại.
2. Ẩn^(Hide) trong khi trình chiếu -^{(Show –)} Bạn có thể sử dụng tùy chọn này để ẩn biểu tượng âm thanh trong khi trình chiếu.
3. Tua lại sau khi phát - Và việc cuối cùng là tua lại đoạn âm thanh hoặc video. Nó tua lại clip, sau khi nó được phát xong trong quá trình trình bày.

5] Phóng to và thu nhỏ các trang trình bày

Đôi khi, bạn cần phải giữ sự chú ý của khán giả tốt hơn trong khi thuyết trình. Biểu đồ hình tròn và biểu đồ thanh có thể là một ví dụ điển hình. Nó có thể đảm bảo rằng bất kỳ phần cụ thể nào của trang chiếu đều được thể hiện rõ ràng trong bản trình bày.

Để sử dụng tính năng này trong Microsoft PowerPoint , bạn có thể sử dụng thanh trượt Phóng^(Zoom) to và Thu nhỏ . ^{(Zoom Out)}Nó có sẵn trên thanh tác vụ ở góc dưới cùng bên phải của trang trình chiếu như được hiển thị ở trên. Khi kéo thanh trượt điều khiển thu phóng về phía bên phải, nó sẽ phóng to trang và thu nhỏ khi bạn kéo thanh trượt về phía trái.

Bạn cũng có thể điều khiển chức năng thu phóng bằng bàn phím. Tất cả những gì bạn cần nhấn và giữ phím Ctrl^(Ctrl) và sử dụng con lăn chuột để phóng to và thu nhỏ thanh trượt.

6] Tạo sơ đồ tổ chức

Trong Microsoft PowerPoint , SmartArt là một công cụ quan trọng giúp bạn truyền đạt thông tin một cách trực quan bằng cách sử dụng sơ đồ Venn và sơ đồ tổ chức. Nó trình bày một bản trình bày trực quan về cấu trúc của một tổ chức bằng cách sử dụng hệ thống phân cấp báo cáo. Vậy hãy bắt đầu.

Chuyển đến tab Chèn . ^(Insert)Trong phần Hình minh họa^{(Illustrations)} , nhấp vào đồ họa SmartArt .

Trên trang Đồ họa SmartArt^{(SmartArt Graphic)} , chọn Cấu trúc phân cấp^(Hierarchy) .

Di chuyển đến ngăn bên phải, chọn bố cục cho Sơ đồ tổ chức^{(Organization)} của bạn và nhấp vào nút OK.

Để nhập văn bản, hãy nhấp vào hộp phân cấp và nhập văn bản của bạn.

7] Chèn hình mờ

Cho dù^(Whether) để bảo vệ nội dung của bạn chống sao chép bất hợp pháp hay để thêm hình ảnh trong suốt, thật dễ dàng để tạo biểu trưng hình mờ trong Microsoft PowerPoint . Vì vậy, chúng ta hãy bắt đầu thêm hình mờ vào các trang chiếu PowerPoint .

Mở bản trình bày PowerPoint và chuyển đến tab Xem > ^(View)Trang chiếu^{(Slide Master)} cái .

Bây giờ, chuyển sang tab Chèn^(Insert) và chọn trường bạn muốn thêm như văn bản, biểu đồ, hình ảnh, v.v.

Khi bạn đã thêm hình mờ, hãy chuyển đến tab Trang chủ^(Home) và điều chỉnh nó đúng theo yêu cầu của bạn.

Bây giờ, chuyển đến tab Slide Master , nơi bạn sẽ tìm thấy tùy chọn ^{(Slide Master)}Close Master View ở cuối bên phải.

Nhấp^(Click) vào tùy chọn này để lưu hình mờ.

8] Thêm bóng vào văn bản

Sử dụng hiệu ứng Bóng^(Shadow) trong PowerPoint , bạn có thể dễ dàng thay đổi giao diện của văn bản và làm cho chúng trở nên tuyệt vời. Tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn không nên có quá nhiều hiệu ứng vì nó có thể khiến khán giả của bạn chuyển hướng chú ý khỏi chủ đề chính. Vì vậy, hãy sử dụng chúng một cách phù hợp.

Chọn câu và bạn sẽ thấy một tab Định dạng^(Format) mới sẽ xuất hiện trên thanh menu.

Từ tab Định dạng, chuyển đến phần Kiểu WordArt^{(WordArt Styles)} > nút Hiệu ứng văn bản^{(Text Effects)} > Menu con bóng  .^(Shadow )

Menu con Shadow bao gồm một bộ sưu tập tốt các hiệu ứng đổ bóng như Bên ngoài^(Outer) , Bên trong^(Inner) và Phối cảnh^{(Perspective)} . Bạn có thể xem trước trực tiếp các hiệu ứng này khi di chuột qua chúng. Vì vậy, hãy thử từng hiệu ứng và biến chúng thành của riêng bạn.

9] Vòng lặp một bản trình bày PowerPoint

Trình chiếu thường được sử dụng để hiển thị ảnh kỹ thuật số tại đám cưới hoặc triển lãm thương mại. Vào những dịp như vậy, bạn có thể muốn lặp lại liên tục các hình ảnh đã chọn của mình để khách của bạn không cảm thấy nhàm chán. Vì vậy, chúng ta hãy biết cách để làm điều đó.

Mở bản trình bày PowerPoint của bạn và chuyển đến tab Trình chiếu .^{(Slide Show)}

Bấm vào nút Thiết lập Trình chiếu^{(Set Up Slide Show)} để mở trang Thiết^(Set) lập Trình^(Show) chiếu .

Trong Hiển thị^(Show) tùy chọn, hãy đánh dấu hộp kiểm bên cạnh Vòng lặp^(Loop) liên tục cho đến 'Esc'.

Nếu bạn chỉ muốn lặp lại một số trang trình bày cụ thể thì bạn có thể đề cập đến chúng trong phần Hiển thị Trang trình bày^{(Show Slides)} . Nếu không, chỉ cần nhấp vào nút OK.

10] Lưu bản trình bày PowerPoint^{(Save PowerPoint Presentations)} dưới dạng tệp PDF^{(PDF Files)}

Và điểm cuối cùng là lưu bản trình bày PowerPoint dưới dạng tệp ^(PowerPoint)PDF . Nó trở nên khá hữu ích nếu bạn cần khẩn cấp mở bản trình bày của mình trong bất kỳ thiết bị nào khác và thật không may, bản trình bày không phù hợp với chương trình bao gồm ở đó.

Trong trường hợp này, bạn có thể lưu tệp của mình dưới dạng PDF^(PDF) và sau đó có thể dễ dàng mở tệp trên bất kỳ máy tính nào. Vì vậy, chúng ta hãy xem làm thế nào để làm điều đó:

Sau khi bạn tạo bản trình bày PowerPoint , hãy chuyển đến menu Tệp^(File) và chọn tùy chọn Lưu dưới dạng^{(Save As)} .

Trong cửa sổ tiếp theo, nhập tên tệp của bạn rồi chọn vị trí bạn muốn đặt tệp.

Sau đó, nhấp vào menu thả xuống bên cạnh loại Lưu dưới dạng ^{(Save as type )} và sau đó chọn tùy chọn PDF từ danh sách.

Nếu bạn muốn mở tệp PDF ngay sau khi tạo, thì bạn có thể đánh dấu hộp kiểm bên cạnh Mở tệp sau khi xuất bản^{(Open file after publishing)} . Và sau đó nhấp vào nút Lưu^(Save) .

Đọc^(Read) :  Mẹo và Thủ thuật PowerPoint Trực tuyến .

Top 10 Most Useful PowerPoint Tips and Tricks

All оf uѕ must havе evеr experienced the fair part of a poor presentation of the PowerPoint. Certainly, it takes time and attention to create a presentation having a good impression. Well, then what would be the key feature to create an effective presentation in the shortest span of time? That’s the place where you get it.

PowerPoint Tips and Tricks

In this guide, you will find 10 most useful tips and tricks that will help you to present your data to your audience in a well-organized way. So, let’s get started.

1. Keep your Presentation Simple
2. Apply a custom background
3. Change the transition duration
4. Play Music Across Slides
5. Zoom in and out of slides
6. Create an Organization chart
7. Insert a watermark
8. Add a shadow to the text
9. Loop a PowerPoint Presentation
10. Save PowerPoint Presentations as PDF Files

Let us see them in detail:

1] Keep your Presentation Simple

The first and foremost tip I recommend you to keep your slides simple. Your presentation should be similar to a visual guide that you are going to say like a story.

Having a whiteboard with a minimal effect is a good way to keep the audience focused on the subject and the main message.

However, it is possible that you may be influenced by the graphical design of attractive themes, slide transition, and the animation effect. But, keep in mind that it is not the talk. These effects only need to be the purpose of the visual aid so that they could enhance your presentation.

2] Apply a custom background

PowerPoint comes with the design templates and different layout patterns that help you to create your own custom background and make your presentation unique. You can apply it to some or all for your slides depending upon your requirements.

If you are also willing to create a custom background, then go to the menu bar and select the Design tab > Page Setup button.

In the Page Setup dialog box, enter the height and width of the background you prefer. You can also choose the number of slides for which you want to apply the custom background.

Note: If you’re using the PowerPoint 2016 or later version, then you will find the Page Setup in the File menu.

3] Change the transition duration

In a Microsoft PowerPoint, a slide transition is a visual effect between the slides. You may see this special effect when you move to the next slide during a presentation. But as important as presentation, it is also quite essential to coordinate the proper transition timing so that the presentation looks professional.

So, if your transition timing is also too slow or too fast, you can adjust it by going to the Transition tab. On the right side, you will see the Timing section. Here, you can specify the length of a transition.

After adjusting the timing of the current slide, you can set out the same length of transition even between all the slides. So, in order to set it, click on the Apply to All button.

4] Play Music Across Slides

Adding background music across slides can take your presentation to the next level. It makes the performance more interesting and provides an overwhelming experience when you deliver your presentation to your audience.

So, to insert an audio clip in your presentation, open Microsoft PowerPoint, and go to the Insert tab > Media section > Audio tool. Now, browse your computer’s folder for the file you want to add, and then click on the Insert button.

To activate the Playback tab, select the audio file from the current slide and you will see various options that are used to configure the background music.

In the Audio Options category, click on the drop-down button of the Start option and select Play across slides. It helps to play the audio clip automatically across multiple slides.

There are three checkboxes in the same section that you can use as per your requirements. They are as following:

1. Loop until Stopped – This option will repeat your audio or video clip until it gets stopped.
2. Hide During Show – You can use this option to hide the sound icon during the slide show.
3. Rewind after Playing – And the last one is to rewind the audio or video clip. It rewinds the clip, once it has done played during the presentation.

5] Zoom in and out of slides

Sometimes it happens you need to keep a better audience’s attention during the presentation. A pie chart and a bar graph might be a good example. It can ensure that any specific part of the slide is clearly shown in the presentation.

In order to use this feature in Microsoft PowerPoint, you can use the Zoom In and Zoom Out slider. It is available on the taskbar at the bottom right corner of the slide page as shown above. On dragging the zoom control slider bar towards the right, it zooms in the page and it zooms out when you drag the slider bar towards left.

You can also control the zoom function using your keyboard. All you need to press & hold the Ctrl key and use your mouse wheel to zoom in and out the slider.

6] Create an Organization chart

In Microsoft PowerPoint, SmartArt is an important tool that helps you to communicate the information visually using a Venn diagram and organizational chart. It presents a visual presentation of an organization’s structure using a reporting hierarchy. So, let’s get started.

Go to the Insert tab. In the Illustrations section, click on the SmartArt graphic.

On the SmartArt Graphic page, select Hierarchy.

Move to the right pane, choose a layout for your Organization chart, and click the OK button.

To enter text, click on the hierarchal box and type your text.

7] Insert a watermark

Whether for protecting your content against illegal copying or to add a transparent picture, it’s easy to create a watermark logo in Microsoft PowerPoint. So, let’s begin to add a watermark to PowerPoint slides.

Open the PowerPoint presentation and go to the View tab > Slide Master.

Now, switch to the Insert tab and select the field you want to add such as text, chart, image, etc.

Once you added the watermark, go to the Home tab and adjust it properly according to your requirements.

Now, move to the Slide Master tab where you will find the Close Master View option at the right end.

Click on this option to save the watermark.

8] Add a shadow to the text

Using the Shadow effect in PowerPoint, you can easily change the look of your text and make them fabulous. However, we don’t recommend having too many effects as it can divert your audience’s attention away from the main theme. So, use them suitably.

Select the sentence and you will see a new Format tab gets to appear on the menu bar.

From the Format tab, go to WordArt Styles section> Text Effects button > Shadow Submenu.

The Shadow submenu comprises a good collection of shadow effects such as Outer, Inner, and Perspective. You can get a live preview of these effects when you hover over them. So, try each of the effects and make them your own.

9] Loop a PowerPoint Presentation

Slideshows are commonly used for displaying digital photos at the wedding or trade shows. On such an occasion, you might want to loop continuously your selected images so that your guests would not be bored. So, let’s know the way to do it.

Open your PowerPoint presentation and go to the Slide Show tab.

Click on the Set Up Slide Show button to open the Set up Show page.

Under Show options, mark the checkbox next to the Loop continuously until ‘Esc’.

If you want to loop only some specific slides then you can mention them in the Show Slides section. Otherwise, simply click on the OK button.

10] Save PowerPoint Presentations as PDF Files

And the last point is about to save the PowerPoint presentation as the PDF file. It becomes quite useful if you urgently need to open your presentation in any other device and unfortunately, the presentation is not consistent with the included program there.

In such a case, you can save your file as PDF, and then it can be easily open on any computer. So, let’s see how to do it:

Once you create your PowerPoint presentation then go to the File menu and select Save As option.

In the next window, given the name of your file and then select a location where you want to place it.

Thereafter click the drop-down menu next to the Save as type and then select the PDF option from the list.

If you want to open the PDF file just after creating it, then you can mark the checkbox next to the Open file after publishing. And then click on the Save button.

Read: PowerPoint Online Tips and Tricks.

Related posts

• 15 PowerPoint Tips & Tricks để cải thiện trình bày của bạn

• Cách bật Dark Mode trong Word, Excel and PowerPoint

• 3 Ways ĐẾN Combine Multiple PowerPoint Presentation Files

• Làm thế nào để Thêm Headers and Footers trong PowerPoint

• Cách thêm tường thuật âm thanh vào bản trình bày Powerpoint

• Google Trang trình bày và Microsoft PowerPoint - Sự khác biệt là gì?

• 10 Microsoft Teams Tips and Tricks tốt nhất để giúp bạn tận dụng tốt nhất nó

• Windows 10 Tips and Tricks

• Slack Tips and Tricks để quản lý chat nhóm nhỏ

• 10 cách để làm cho trình chiếu PowerPoint của bạn trở nên hấp dẫn hơn

• Desktop Tips and Tricks ảo cho Windows 10

• Hidden Gmail Tricks, Tips, Secrets bạn nên biết

• Cách chèn ảnh động GIF vào PowerPoint

• Zoom Tips and Tricks cho Video Conferencing tốt hơn

• Windows 10 Search Indexer and Indexing Tips & Tricks

• Tải xuống ebook Microsoft Outlook Tips and Tricks và ebook

• Microsoft OneDrive Tips and Tricks tốt nhất để sử dụng nó như Pro

• Cách thêm các nút hành động vào bản trình bày PowerPoint

• Cách chuyển bài thuyết trình Powerpoint thành video

• Cách Chèn Video YouTube vào Bản trình bày PowerPoint