Nhiều nhóm làm việc tại nhà và họ phải có một công cụ giúp họ giao tiếp, quản lý công việc, thực hiện cuộc gọi điện video, v.v. Microsoft Teams là một giải pháp khả thi mà bất kỳ ai cũng có thể sử dụng; nó có sẵn mà không có bất kỳ chi phí thêm^{(without any extra cost)} . Trong bài đăng này, tôi chia sẻ 10 mẹo và thủ thuật của Microsoft Teams^{(Microsoft Teams tips and tricks)} sẽ giúp bạn cải thiện trải nghiệm của mình với sản phẩm.

Mẹo và thủ thuật^(Tricks) hay nhất của Microsoft Teams^{(Teams Tips)}

Đây là một số Mẹo và Thủ thuật quan trọng ^(Tricks)của Microsoft^{(Microsoft Tips)} mà bạn nên biết và thử. Một số người trong số họ sẽ cần quản trị viên CNTT hoặc quản trị viên Office 365 để kích hoạt tính năng này.

1. Đánh dấu nội dung cụ thể
2. Tìm kiếm và Lọc
3. Kết nối
4. dẫn đường
5. Các tab
6. Dịch
7. Trình đọc nhập vai
8. Microsoft Planner
9. Làm mờ nền
10. Gửi email cho các nhóm.

Microsoft Teams cung cấp rất nhiều tính năng và nếu bạn sử dụng các tính năng mà bạn nghĩ sẽ đáng để thêm vào danh sách, hãy cho chúng tôi biết.

1] Dấu trang

Các cuộc trò chuyện có thể dài và có thể có khối lượng lớn. Đó là nơi mà tính năng đánh dấu trang trong Microsoft Teams xuất hiện. Bất kỳ tin nhắn hoặc tệp đính kèm nào trong cuộc trò chuyện đều có thể được đánh dấu. Chọn tin nhắn và nó sẽ hiển thị bộ chọn biểu tượng cảm xúc cùng với ba dấu chấm. Nhấp^(Click) vào nó và bạn có tùy chọn “ Lưu^(Save) tin nhắn này”.

Để truy cập tin nhắn đã lưu, hãy nhấp vào hồ sơ của bạn ở trên cùng bên phải, sau đó chọn “Đã lưu”. Nó sẽ hiển thị danh sách tất cả các tin nhắn đã lưu. Khi bạn nhấp vào bất kỳ tin nhắn nào được đánh dấu trang, nó sẽ mở toàn bộ cuộc trò chuyện và nó sẽ tạm thời đánh dấu tin nhắn đã lưu với nền màu vàng.

Để xóa một tin nhắn khỏi danh sách, hãy chọn hoặc di chuột qua nó, sau đó nhấp vào menu “hủy lưu tin nhắn này”. Bạn cũng có thể hủy lưu bất kỳ tin nhắn nào bằng cách di chuột qua nó trên danh sách, sau đó bấm vào biểu tượng dấu trang.

Đọc^(Read) : Cách tích hợp Zoom với Microsoft Teams^{(How to integrate Zoom with Microsoft Teams)} .

2] Tìm kiếm và Lọc

Đó là một tính năng mạnh mẽ mà bạn nên nắm vững để tìm bất cứ thứ gì trong đại dương tin nhắn. Nhấp^(Click) vào hộp tìm kiếm và bạn có thể gõ dấu gạch chéo lên (/) để xem tất cả các lệnh, đề cập đến tính năng (@) để tìm liên hệ và tất cả cuộc trò chuyện, Tính năng “@” cũng có thể được sử dụng để giao diện với các ứng dụng đã cài đặt .

3] Kết nối

Không phải tất cả mọi người đều sử dụng cùng một dịch vụ và nếu bạn vừa chuyển sang Microsoft Teams hoặc muốn kết nối với các dịch vụ khác, thì bạn có thể sử dụng các trình kết nối của Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} . Bạn có thể sử dụng nó để nhận thông báo và tin nhắn từ web, nguồn cấp RSS và thậm chí để đẩy nội dung từ các ứng dụng Office 365 khác nhau   vào Microsoft Teams .

Các trình kết nối có sẵn trong menu Nhóm^(Teams) và tương tự như các ứng dụng, nhưng chúng hoạt động khác nhau. Nếu công ty của bạn đã xây dựng một trình kết nối tùy chỉnh, thì bạn có thể xuất bản nó vào cửa hàng và truy cập nó hoặc yêu cầu CNTT triển khai nó cho công ty.

4] Các nút điều hướng (<>)

Nếu bạn đang sử dụng một ứng dụng, các nút điều hướng sẽ là vị cứu tinh cho bạn. Có sẵn ở trên cùng bên trái, các nút này hoạt động như các nút duyệt (quay lại và chuyển tiếp) giống như trên trình duyệt. Vì vậy, nếu bạn đã mở hộp thư đến và sau đó muốn quay lại cuộc trò chuyện nhóm của mình, hãy sử dụng các nút điều hướng để di chuyển qua lại.

5] Các tab

Nhóm cho phép bạn thêm nhiều phần hoặc tab. Bạn có thể thêm wiki, lịch, trang web hoặc thậm chí một tệp. Để thêm bảng, hãy nhấp vào dấu '+' ở phía bên tay^(-hand) phải của kênh và sau đó tìm kiếm bảng bạn muốn thêm vào tab.

6] Bản dịch

Microsoft đã thực hiện một công việc đáng kinh ngạc khi dịch thuật và nó đủ mạnh để dịch các tin nhắn trong thời gian thực^{(translate messages in real-time)} . Nếu bạn đang trò chuyện với mọi người trên khắp thế giới, tính năng dịch sẽ rất hữu ích. Sau khi được quản trị viên kích hoạt, bạn có thể nhấp vào di chuột qua bất kỳ thư nào, nhấp vào menu ba chấm, sau đó chọn dịch bằng ngôn ngữ mặc định của bạn.

7] Người đọc nhập vai

Để đọc tất cả các tin nhắn trong một chế độ xem ít bị phân tâm hơn, Microsoft đã tích hợp trình đọc nhập vai^{(immersive reader)} cho tất cả các tin nhắn của nhóm. Nó rất hữu ích, đặc biệt cho những người cần hỗ trợ đặc biệt. Trong chế độ xem phong phú, bạn có thể đọc tin nhắn một cách rõ ràng và cũng có thể sử dụng công cụ âm thanh để đọc to tin nhắn. Để có trải nghiệm tốt nhất, hãy đặt tốc độ và lựa chọn âm thanh.

Nhấp^(Click) vào nút menu của bất kỳ thư nào và chọn Trình đọc nhập vai. ^{(Immersive Reader.)}Nó cũng cung cấp các tính năng bổ sung như dịch, tiêu điểm dòng, thay đổi kích thước văn bản, dấu trang, v.v.

8] Tích hợp Microsoft Planner để quản lý tác vụ

Nếu bạn có quyền truy cập vào Microsoft planner theo đăng ký Microsoft 365^{(Microsoft 365 subscription)} , thì nó sẽ là trình quản lý tác vụ đơn giản nhất dành cho bạn. Nó được khuyến nghị cho những người không sử dụng bất kỳ trình quản lý tác vụ của bên thứ ba nào và cần một trình quản lý tác vụ cho Nhóm^(Team) . Sau khi được tích hợp, bạn có thể tạo một nhiệm vụ từ bất kỳ tin nhắn nào và giao nó cho bất kỳ người nào. Bạn cũng có thể “ghim” ứng dụng Planner vào bất kỳ kênh nào để giúp kênh dễ truy cập hơn chỉ bằng một cú nhấp chuột.

9] Làm mờ nền

Nếu bạn đã sử dụng cuộc họp Skype , tôi chắc chắn rằng bạn đã biết về tính năng này. Nó cho phép bạn ẩn những gì trong nền của bạn để giữ sự riêng tư của bạn.  Các nhóm của Microsoft^(Microsoft) cung cấp tính năng gọi điện video và nó sử dụng Skype , có nghĩa là bạn có thể sử dụng cùng một bộ tính năng. Nếu bạn muốn kích hoạt Làm mờ nền^{(Background Blur)} trong cuộc họp, hãy nhấp vào các tác vụ khác trên menu cuộc gọi và chọn ' Làm mờ nền của tôi^{(Blur My Background)} .'

MẸO^(TIP) : Bạn cũng có thể sử dụng Hình nền tùy chỉnh trong Microsoft Teams^{(use Custom Backgrounds in Microsoft Teams)} .

10] Gửi email vào nhóm

Mặc dù tích hợp Teams-Outlook vẫn chưa xảy ra, cho đến lúc đó nếu bạn muốn chuyển tiếp bất kỳ email nào vào Nhóm của mình, bạn có thể bật tính năng tích hợp sẵn, nhấp vào menu Nhóm^(Teams) , sau đó chọn Nhận địa chỉ email^{(Get email address)} . Sau đó, nó sẽ tiết lộ một id email duy nhất mà bạn có thể chuyển tiếp email để xuất hiện trong các đội. Cấu hình cho phép bạn cho phép bất kỳ ai gửi email hoặc chỉ các thành viên của Nhóm hoặc chỉ từ một nhóm miền cố định.

Điều đó nói rằng, có thể có rất nhiều mẹo thủ thuật dành cho nhóm Microsoft . Đây là một số tính năng tốt nhất và sẽ đảm bảo bạn học được điều gì đó mới và giúp bạn sử dụng Microsoft Teams tốt hơn nữa.

10 Best Microsoft Teams Tips and Tricks to help you get the best out of it

A lot of teams work from home, and they must have a tool that helps them communicate, manage tasks, gеt on video calls, and so on. Microsoft Teams is a viable solution that anyone can use; it is available without any extra cost. In this post, I am sharing 10 Microsoft Teams tips and tricks that will help you improve your experience with the product.

Best Microsoft Teams Tips and Tricks

These are some of the important Microsoft Tips and Tricks you should know and try. Some of them will need an IT admin or Office 365 admin to enable the feature.

1. Bookmark specific content
2. Search and Filter
3. Connectors
4. Navigation
5. Tabs
6. Translation
7. Immersive Reader
8. Microsoft Planner
9. Background Blur
10. Email to Teams.

Microsoft Teams offers tons of features, and if you use features that you think will be worth adding to the list, let us know.

1] Bookmark

Conversations could be lengthy, and they can be in large volumes. That’s where the bookmark feature in Microsoft Teams comes into the picture. Any message or attachment in a conversation can be bookmarked. Select the message, and it will reveal emoji picker along with three dots. Click on it, and you have the option to “Save this message.”

To access saved message, click on your profile on the top-right, and then select “Saved.” It will reveal the list of all the saved messages. When you click on any of the bookmarked messages, it will open the whole conversation, and it’ll temporarily highlight the saved message with a yellow background.

To remove a message from the list, select or hover over it, and then click on the “unsave this message” menu. You can also unsave any message by hovering over it on the list, and then clicking on the bookmark icon.

Read: How to integrate Zoom with Microsoft Teams.

2] Search and Filter

It is a powerful feature which you should master to find anything in the ocean of messages. Click on the search box, and you can type forward-slash(/) to see all the commands, mention feature(@) to find a contact and all the conversation, The “@” feature can also be used to interface with installed apps.

3] Connectors

Not everyone uses the same service, and if you have just moved to Microsoft Teams or want to connect with other services, then you can use the Microsoft Teams’ connectors. You can use it to receive notifications and messages from your web, RSS feeds, and even o push content from different Office 365  applications into Microsoft Teams.

Connectors are available in the Teams menu and are similar to apps, but they work differently. If your company has built a custom connector, then you can publish it into the store and access it or ask IT to deploy it for the company.

4] Navigation Buttons (< >)

If you are using an app, the navigation buttons are going to be your savior. Available on the top left, these buttons act as the browsing buttons (back and forward) like on the browser. So if you opened the inbox and then want to back to your team conversation, use the nav buttons to move back and forth.

5] Tabs

Teams allow you to add multiple sections or tabs. You can add a wiki, a calendar, a website, or even a file. To add a table, click on the ‘+’ sign on the right -hand side of the channel and then search for what it is you want to add in the tab.

6] Translation

Microsoft has done an incredible job when it comes to translation, and it is powerful enough to translate messages in real-time. If you are conversing with people around the world, the translation feature will be handy. Once enabled by the administrator, you can click hover over any message, click on the three-dot menu, and then choose to translate in your default language.

7]  Immersive reader

To read all the messages in a distraction less view, Microsoft has integrated immersive reader for all team message. It is useful, especially for those who need special assistance. In the immersive view, you can read the message with clarity, and also use the audio tool to read the message aloud. To have eth best experience, set the speed, and audio selection.

Click on the menu button of any message, and select Immersive Reader. It also offers extra features such as translation, line focus, change text size, bookmarks, and more.

8] Microsoft Planner integration for task management

If you have access to the Microsoft planner under Microsoft 365 subscription, then it is going to be the most straightforward task manager for you. It is recommended for those who do not use any third-party task manager and need one for the Team. Once integrated, you can create a task out of any message and assign it to any person. You can also “pin” the Planner app to any channel to make it more accessible in one click.

9] Background Blur

If you have used Skype meetings, I am sure you already know about this feature. It allows you to hide what is in your background to keep your privacy.  Microsoft teams offer video calling, and it uses Skype, which means you can use the same set of features.  If you want to activate Background Blur during meetings, click on the more actions on the call menu and select ‘Blur My Background.’

TIP: You can also use Custom Backgrounds in Microsoft Teams.

10] Email into Teams

While Teams-Outlook integration is yet to happen, until then if you want to forward any email into your Team, you can enable the built-in feature, click on the Teams menu, and then select Get email address.  It will then reveal a unique email id to which you can forward an email to appear on the teams. The configuration allows you to let anyone send emails, or only members of Team or only from the fixed set of domains.

That said, there can be a lot of tips tricks available for Microsoft teams. These are some of the best and will make sure you get to learn something new and help you use Microsoft Teams even better.

Related posts

• 11 mẹo và thủ thuật hay nhất của Microsoft Teams

• Cách thay đổi Background trong Microsoft Teams

• Cách đặt Microsoft Teams Status As Always Available

• Cách tạo Breakout Rooms trong Microsoft Teams

• Microsoft Teams Together Mode là gì? Làm thế nào để Kích hoạt chế độ cùng nhau?

• Xác thực hiện đại không thành công, Status code 4c7 - Microsoft Teams error

• Làm thế nào Microsoft Teams theo dõi hoạt động của bạn và làm thế nào để ngăn chặn nó

• Fix Microsoft Teams Error caa70004 trong Windows 11/10

• Làm thế nào để cài đặt Microsoft Teams trên Linux and macOS

• Microsoft OneNote Tips and Tricks cho người mới bắt đầu

• 13 phím tắt tốt nhất cho Microsoft Teams

• 12 Mẹo và Thủ thuật hữu ích của Microsoft Word

• Tải xuống ebook Microsoft Outlook Tips and Tricks và ebook

• Cách cài đặt ứng dụng và thêm nó dưới dạng tab trong Microsoft Teams

• Productivity apps tốt nhất cho Microsoft Teams

• Microsoft Excel Tips and Tricks cho người mới bắt đầu

• Bạn đang bỏ lỡ, yêu cầu quản trị của bạn để cho phép Microsoft Teams

• Microsoft Publisher Tips and Tricks tốt nhất - Cách sử dụng nhà xuất bản

• 10 tính năng tốt nhất của Microsoft Teams

• Best Project Management apps cho Microsoft Teams