Điều hành một nhóm nhỏ không phải là một công việc bận rộn trừ khi hoặc cho đến khi bạn liên lạc được với mọi người trong nhóm của mình. Có rất nhiều thứ cần phải làm. Ví dụ: bạn có thể gọi cho họ trong văn phòng của mình, tiến hành hội nghị qua điện thoại, tạo nhóm Facebook , v.v. Nhưng nếu bạn đang tìm kiếm một dịch vụ quản lý nhóm không có lộn xộn cho bất kỳ doanh nghiệp trực tuyến hoặc ngoại tuyến nào, thì Slack chính là thứ bạn đang tìm kiếm!

Mặc dù^(Though) , Slack cung cấp các giải pháp cao cấp, nhưng phiên bản miễn phí^{(free edition)} chỉ phù hợp với bạn nếu bạn có một nhóm gồm 7 hoặc 8 thành viên. Bây giờ, nếu bạn đã và đang sử dụng dịch vụ này, bạn có thể biết nó hữu ích như thế nào. Tuy nhiên, nếu bạn chưa sử dụng Slack trước đây và đang tìm kiếm các mẹo để sử dụng nó, thì các mẹo và thủ thuật Slack^{(Slack tips and tricks)} hữu ích này có thể giúp bạn sử dụng dịch vụ này một cách hiệu quả.

Mẹo và thủ thuật của Slack

Hãy bắt đầu với một số mẹo và thủ thuật cơ bản của Slack sau đây, bạn có thể kiểm tra một số tính năng nâng cao của Slack .

1] Bật thông báo trình duyệt

Vì đây là một dịch vụ nhắn tin tức thì, bạn nên trả lời người gửi càng sớm càng tốt. Tuy nhiên, bạn có thể quên nó khi bạn bắt đầu thực hiện các tác vụ của mình sau khi thu nhỏ cửa sổ trình duyệt. Do đó, bạn có thể bật thông báo trình duyệt cho Slack . Nếu bạn mở Slack lần đầu tiên, bạn sẽ nhận được một thông báo nhỏ trên màn hình. Chỉ cần^(Just) nhấn vào nút “Bật thông báo” để hoàn thành công việc.

Trong trường hợp bạn đã bỏ lỡ, bạn có thể vào cài đặt và nhấp vào nút “ Chuyển sang^(Switch) cài đặt được đề xuất của chúng tôi”. Sau đó, bạn cũng có thể thay đổi âm thông báo.

2] Không làm phiền

Nếu bạn đã bật thông báo của trình duyệt và bây giờ bạn cảm thấy mệt mỏi với việc nhận từng thông báo một, thì bạn có thể chỉ cần báo lại thông báo của mình. Điều này sẽ giúp bạn nhận được tin nhắn, nhưng nó sẽ không thông báo cho bạn. Có hai cách để bật Không làm phiền^{(Do not Disturb)} trong Slack . Trước tiên^(First) , bạn có thể báo lại nó trong 20 phút đến 24 giờ. Thứ hai^(Second) , bạn có thể lên lịch cho DnD . Đối với điều đó, chỉ cần nhấp vào nút Chuông báo thức^{(Alarm Bell)} hiển thị bên cạnh tên đội và chọn thời gian. Nếu bạn muốn lên lịch, bạn có thể nhấp vào “Không làm phiền^(Disturb)tùy chọn lịch trình ”. Sau đó, bạn phải đặt thời gian. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng bạn đã chọn múi giờ của riêng mình trong khi thiết lập nhóm lần đầu tiên.

3] Quyền của nhóm

Khi bạn là chủ sở hữu của một nhóm, bạn chắc chắn nên quan tâm đến vấn đề bảo mật - chủ yếu là khi nó được quản lý trực tuyến. Slack cung cấp nhiều tùy chọn để quản lý quyền riêng tư của nhóm của bạn. Nói cách khác, bạn sẽ nhận được một số tùy chọn để cho phép những người không phải quản trị viên cho phép hoặc chặn nhiều thứ khác nhau. Ví dụ: bạn có thể cho phép người khác mời mọi người, xóa thành viên (không được khuyến nghị), xem thống kê, chia sẻ tệp ra bên ngoài và hơn thế nữa. Đối với điều đó, bạn phải mở Cài đặt^(Settings) và chuyển sang tab Quyền .^{(Permissions )}

4] Thay đổi tên và URL của nhóm

Nói chung, mọi người tạo nhóm trên Slack với tên "Nhóm của tôi". Nhưng sau đó, họ chọn chính xác tên đội và URL tương ứng . Nếu điều tương tự đã xảy ra với bạn, bạn có thể thay đổi tên nhóm cũng như URL . Tuy nhiên, URL nhóm^{(Team URL)} phải là duy nhất. Truy cập trang sau để hoàn thành công việc. Tại đây, bạn có thể thay đổi tên và URL :

https://abcd.slack.com/admin/name

Đừng quên thay thế abcd bằng URL nhóm thực của bạn.

5] Nhập / Xuất dữ liệu

Giả sử rằng bạn muốn xóa Nhóm của mình. Nếu vậy, bạn nên xuất dữ liệu của mình từ Slack để có thể sử dụng sau này. Bạn có thể xuất tin nhắn, liên kết đến tệp, kênh lưu trữ, nhật ký hoạt động tích hợp. Không thể xuất tệp / lịch sử nhóm riêng tư, tin nhắn trực tiếp và nhật ký xóa. Để thực hiện việc này, hãy truy cập trang sau:

https://abcd.slack.com/admin/settings

Đừng quên thay thế abcd bằng ^(abcd)URL nhóm thực của bạn . Tại đây, bạn sẽ nhận được một nút có tên là Import/Export Data . Nhấp^(Click) vào nó và chọn xem bạn muốn nhập hay xuất. Nếu bạn cần xuất dữ liệu, chỉ cần chuyển sang Export và nhấp vào nút Start Export . Nếu bạn muốn Nhập^(Import) , chỉ cần chọn nguồn và chuyển qua các tùy chọn trên màn hình. Điều này chỉ có thể được thực hiện nếu bạn là quản trị viên của một nhóm.

6] Chuyển quyền sở hữu

Giả sử^(Suppose) , bạn rời nhóm và bạn chỉ muốn đặt người khác làm quản trị viên, người sẽ quản lý tất cả mọi việc thay cho bạn, thì bạn có thể truy cập trang này để hoàn thành công việc:

https://abcd.slack.com/admin/settings

Một lần nữa, hãy đảm bảo rằng bạn đã thay thế abcd bằng tên nhóm thực của mình. Tại đây, bạn có thể tìm thấy quản lý các thành viên trong nhóm và vai trò của mình^{(manage your team members and roles)} . Sau đó, bạn sẽ nhận được tùy chọn Chuyển quyền sở hữu^{(Transfer ownership )} . Bây giờ, bạn phải chọn một thành viên chính mới và nhập mật khẩu của bạn.

7] Bật xác thực hai yếu tố

Xác thực hai yếu tố có lẽ là cách tốt nhất bạn có thể bảo vệ tài khoản của mình. Slack cũng cung cấp xác minh 2 bước, điều này sẽ tạo thêm một lớp bảo vệ trên tài khoản Slack hiện có của bạn . Tuy nhiên, tất cả các phiên của bạn sẽ được đăng xuất sau khi bật xác thực hai yếu tố. Để kích hoạt nó, hãy truy cập trang sau:

https://abcd.slack.com/account/settings#two_factor

Nhấp vào nút Thiết lập Xác thực Hai yếu tố^{(Setup Two-Factor Authentication )} . Sau đó, bạn phải nhập mật khẩu của mình. Sau đó, bạn sẽ nhận được hai tùy chọn tức là Tin nhắn văn bản SMS^{(SMS Text Message)} và Sử dụng ứng dụng^{(Use an App)} . Sử dụng bất cứ thứ gì phù hợp với bạn, nhưng tùy chọn SMS tốt hơn nhiều.

Chọn cái đó và nhập số điện thoại di động của bạn. Bây giờ, bạn sẽ nhận được SMS về điều này, bạn phải nhập vào trang tương ứng để kích hoạt xác thực hai yếu tố trong Slack .

8] Gọi cho bất kỳ thành viên nào trong nhóm

Gần đây, Slack đã bao gồm một tùy chọn để gọi bất kỳ thành viên nào trong nhóm. Tuy nhiên, đây là cuộc gọi VoIP , có nghĩa là bạn không thể gọi cho người đó trên điện thoại di động của họ. Thành viên phải trực tuyến để nhận cuộc gọi của bạn. Tuy nhiên, điều này rất dễ dàng để gọi bất kỳ ai trên Slack . Chỉ cần^(Just) mở hồ sơ tương ứng và nhấn nút Gọi^{(Call )} hiển thị ở phía trên bên phải của bạn.

9] Đăng nhập vào nhiều nhóm

Giả sử^(Suppose) , bạn quản lý nhiều hơn một nhóm trên Slack . Nếu bạn muốn đăng nhập vào nhiều nhóm, bạn chắc chắn có thể làm như vậy. Chỉ cần^(Just) nhấp vào tên đội và chọn Đăng nhập vào tùy chọn đội khác^{(Sign in to another team)} . Sau đó, bạn phải nhập tên nhóm, ID email và mật khẩu của mình.

10] Thay đổi chủ đề thanh bên

Có rất nhiều người, những người thường chơi với giao diện. Nếu bạn là một trong số họ và muốn thay đổi giao diện đơn giản của thanh bên Slack , đây là một giải pháp cho bạn. Có thể thay đổi chủ đề. Đối với điều đó, chỉ cần nhấp vào Tên đội^(Team) và đi đến Tùy chọn^{(Preferences)} . Tại đây, bạn sẽ nhận được tùy chọn Sidebar Theme . Chuyển sang đó để chọn chủ đề hoặc kết hợp màu mới.

Slack là một giải pháp tối ưu để quản lý nhóm nhỏ của bạn. Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn với Slack.^{(Slack is an ultimate solution for managing your small team. Do share your experience with Slack.)}

Đọc tiếp^{(Read next)} :  Restyaboard là một phần mềm ^{(Restyaboard)}Quản lý Tác vụ^{(Task Management)} mã nguồn mở tuyệt vời .

Slack Tips and Tricks for managing small team chats

Operating a small team is not that hectic a job unless or until you get in touch with everуonе in your group. There are nυmerous things need to be donе. For instance, you can call them in уour office, conduct telерhоnic cоnference, create a Facebook group and so on. But if you are looking for a clutter-free team manаgement service for any online or offline business, Slack is what you are looking for!

Though, Slack offers premium solutions, the free edition is just adequate for you if you have a team of 7 or 8 members. Now, if you have been using this service, you may know how useful it is. But, if you haven’t used Slack in the past and are looking for tips to use it, then these useful Slack tips and tricks may help you use this service efficiently.

Slack Tips and Tricks

Let’s just start with some basic tips and tricks of Slack following which, you can check out some advanced features of Slack.

1] Enable Browser Notification

As this is an instant messenger service, you should reply to the sender as soon as possible. But, you may forget about it once you start doing your tasks after minimizing the browser window. Therefore, you can enable browser notifications for Slack. If you open Slack for the first time, you will get a small message on your screen. Just hit the “Enable notifications” button to get things done.

In case you have missed it, you can go to settings and click on “Switch to our recommended settings” button. Following that, you can change the notification tone as well.

2] Do not Disturb

If you have enabled browser notifications and now you are just tired of getting notifications one after one, then you can simply snooze your notifications. This will get you the messages, but it will not notify you. There are two ways to enable Do not Disturb in Slack. First, you can snooze it for 20 minutes to 24 hours. Second, you can schedule the DnD. For that, just click on the Alarm Bell button that is visible next to the team name and select a time. If you want to schedule it, you can click on “Do Not Disturb schedule” option. After that, you have to set a time. However, make sure you have selected your own time zone while settings up the team for the first time.

3] Team Permissions

When you are the owner of a team, you should definitely take care of the security – mainly when it is being managed online. Slack offers plenty of options to manage the privacy of your team. In other words, you will get some options to let non-admins allow or block various things. For example, you can allow others to invite people, remove a member (not recommended), view statistics, share files externally and more others. For that, you have to open Settings and switch to Permissions tab.

4] Change Team Name & URL

Generally, people create the team on Slack with “My Team” name. But later on, they select the exact team name and corresponding URL. If the same has happened with you, you can change the team name as well as URL. But, the Team URL must be unique. Visit the following page to get things done. Here, you can change the name and URL:

https://abcd.slack.com/admin/name

Do not forget to replace abcd with your actual team URL.

5] Import/Export Data

Let’s assume that you want to delete your Team. If so, it is always a good practice to export your data from Slack, so that you can use it later. You can export messages, links to files, archived channels, integration activity log. It is not possible to export private group history/files, direct messages, and deletion logs. To do this, visit the following page:

https://abcd.slack.com/admin/settings

Do not forget to replace abcd with your actual team URL. Here, you will get a button called Import/Export Data. Click on it and select whether you want to import or export. If you need to export data, just switch to Export and click on the Start Export button. If you want to Import, just select the source and go through the screen options. This can be done only if you are the admin of a team.

6] Transfer Ownership

Suppose, you are leaving the team, and you just want to make someone else the admin, who will manage all the things on behalf of you, then you can visit this page to get things done:

https://abcd.slack.com/admin/settings

Again, make sure you have replaced abcd with your actual team name. Here you can find manage your team members and roles. After that, you will get the Transfer ownership option. Now, you have to choose a new primary member and enter your password.

7] Enable Two-Factor Authentication

Two-Factor authentication is probably the best way you can protect your account. Slack also offers 2-step verification, which will create an extra layer of protection on your existing Slack account. However, all your sessions will be signed out after enabling two-factor authentication. To activate it, visit the following page:

https://abcd.slack.com/account/settings#two_factor

Click on Setup Two-Factor Authentication button. Following that, you have to enter your password. Then, you will get two options i.e. SMS Text Message and Use an App. Use whatever suits you, but the SMS option is much better.

Choose that and enter your mobile number. Now, you will get SMS regarding this, which you have to enter on the respective page in order to activate two-factor authentication in Slack.

8] Call Any Team Member

Recently, Slack has included an option to call any team member. However, this is a VoIP call, which means you cannot call the person on his/her mobile. The member must be online to receive your call. Nonetheless, this is very easy to call anyone on Slack. Just open the respective profile and hit the Call button that is visible on your top right side.

9] Sign in to Multiple Teams

Suppose, you manage more than one team on Slack. If you want to sign in to multiple teams, you can certainly do so. Just click on the team name and select Sign in to another team option. Following that, you have to enter your team name, email ID and password.

10] Change Sidebar Theme

There are many people, who often play with the interface. If you are one of them and want to change the simple look of the Slack sidebar, here is a solution for you. It is possible to change the theme. For that, just click on Team name and go to Preferences. Here, you will get Sidebar Theme option. Switch to that to select a new theme or color combination.

Slack is an ultimate solution for managing your small team. Do share your experience with Slack.

Read next: Restyaboard is a great open source Task Management software.

Related posts

• 15 Quick Slack Tips and Tricks cho Beginners

• 6 Mẹo & Thủ thuật Slack tốt nhất

• Cách thiết lập và chia sẻ Use Slack Screen

• Làm thế nào Slack Calendar Integration Works

• Cách đồng bộ hóa Slack với Lịch Google

• Cách gửi ảnh GIF trong Slack

• Hữu ích nhất Facebook Add-ons, Tips and Tricks

• DuckDuckGo Search Tips and Tricks để tận dụng tốt nhất nó

• Google Meet Tips and Tricks để giúp bạn ở lại năng suất cao

• 10 Reddit Tips and Tricks để giúp bạn trở thành một master Redditor

• Google Drawings Tutorial, Tips and Tricks

• Desktop Tips and Tricks ảo cho Windows 10

• Hidden Gmail Tricks, Tips, Secrets bạn nên biết

• Cortana Features, Tips and Tricks trong Windows 10

• Top 10 PowerPoint Tips and Tricks hữu ích nhất

• Best Notepad++ Tips and Tricks Bạn nên sử dụng

• 10 Spotify Tips and Tricks cho music experience tốt nhất

• Trò chuyện nhóm trên Slack là gì và cách sử dụng nó

• Windows 10 Mail App tips & tricks

• Tải xuống ebook Microsoft Outlook Tips and Tricks và ebook