Phối thư^(Mail) là một tính năng của Microsoft Word^{(Microsoft Word)} giúp bạn hợp lý hóa việc tạo thư, nhãn, phong bì, email và thư mục được cá nhân hóa. Vì phối thư không nằm trong số các tính năng MS Word được sử dụng phổ biến nhất , một số người dùng có thể không biết cách thực hiện phối thư trong Word để tạo thư, nhãn và phong bì. 

Nếu bạn đang cố gắng tiết kiệm thời gian vào việc cá nhân hóa từng chữ cái, nhãn hoặc các tài liệu khác theo cách thủ công, phối thư có thể hữu ích. Ngay cả khi bạn chưa bao giờ cố gắng tạo thư trộn thư, quy trình này khá đơn giản và chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước bên dưới.

Cách tạo Thư Hợp nhất Thư

Microsoft Word có một trình hướng dẫn hướng dẫn bạn cách tạo các chữ cái trộn thư^{(creating mail merge letters)} . Trình hướng dẫn sẽ hỏi thư bạn muốn sử dụng và những người nhận thư trên đường đi, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn đã có sẵn danh sách người nhận để chèn. Nếu không, không có vấn đề gì, bạn luôn có thể thêm danh sách người nhận theo cách thủ công.

1. Mở tài liệu Word và nhập tin nhắn của bạn. Bỏ qua các yếu tố được cá nhân hóa (ví dụ: tiêu đề, tên, thành phố, v.v.). Hiện tại, bạn chỉ có thể để lại một khoảng trống cho nơi bạn muốn chèn các phần tử này, như sau:

1. Khi mẫu của bạn đã sẵn sàng, hãy chọn Thư^(Mailings) > Bắt đầu Hợp nhất Thư^{(Start Mail Merge )} > Trình hướng dẫn Phối Thư từng bước^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard )} từ ruy-băng trên cùng.

1. Một ngăn mới sẽ xuất hiện dọc theo đường viền bên phải của cửa sổ MS Word của bạn. ^{(MS Word)}Đây là trình hướng dẫn sẽ hướng dẫn bạn qua quá trình này. Bước đầu tiên, bạn cần chọn loại tài liệu mà bạn đang làm việc. Chọn Thư^(Letters) và chọn Tiếp theo: Bắt đầu tài liệu^{(Next: Starting document)} .

1. Bạn sẽ cần chọn tài liệu bạn muốn sử dụng để phối thư trong lần tiếp theo.
   Nếu bạn đã nhập một số nội dung cho bức thư của mình, hãy chọn Sử dụng tài liệu hiện tại^{(Use the current document)} .
   Nếu bạn muốn sử dụng mẫu sẵn sàng sử dụng, hãy chọn Bắt đầu từ mẫu. ^{(Start from a template. )}Khi bạn đã chọn một tài liệu bắt đầu, hãy nhấp vào Chọn người nhận^{(Select recipients)} . 

1. Bước tiếp theo là chọn người nhận. Giả sử bạn có một trang tính Excel được điền dữ liệu người nhận, bạn có thể nhập dữ liệu bằng cách chọn tùy chọn Sử dụng tệp hiện có^{(Use an existing file)} và chọn Duyệt^(Browse) từ phần tiếp theo. 

Điều hướng đến trang tính chứa danh sách người nhận bằng trình khám phá, chọn trang tính và chọn Mở^(Open) . 

Khi bạn chọn trang tính, bạn sẽ thấy cửa sổ Chọn Bảng^{(Select Table)} . Chọn (các) bảng có liên quan. Đảm bảo chọn hộp bên cạnh văn bản Hàng dữ liệu đầu tiên chứa tiêu đề cột^{(First row of data contains column headers)} nếu điều đó đúng với dữ liệu của bạn và chọn OK .

Tiếp theo, bạn sẽ thấy danh sách những người nhận mà Word sẽ sử dụng trong hợp nhất của bạn. Nếu mọi thứ đều ổn, hãy chọn OK . 

Khi bạn đã thêm trang tính Excel , hãy chọn Tiếp theo: Viết thư của bạn^{(Next: Write your letter)} .

1. Bây giờ bạn đã sẵn sàng để thêm trình giữ chỗ vào thư của mình. Đưa con trỏ đến nơi bạn muốn thêm trình giữ chỗ và chọn Các mục khác^{(More items )} từ ngăn phối thư.

Hộp thoại Chèn Trường Hợp nhất^{(Insert Merge Field)} sẽ mở ra từ đó bạn có thể chọn trình giữ chỗ có liên quan và chọn Chèn^(Insert) để thêm nó vào thư của bạn.

1. Khi bạn đã chèn tất cả các trường hợp nhất, hãy chọn Tiếp theo: Xem trước các chữ cái của bạn^{(Next: Preview your letters)} .

Thao tác này sẽ hiển thị cho bạn bản xem trước của tất cả các thư được tạo bằng phối thư. Bạn có thể sử dụng các nút mũi tên trong ngăn phối thư để chuyển chế độ xem trước của các chữ cái.

1. Chọn Tiếp theo: Hoàn tất quá trình hợp nhất^{(Next: Complete the merge)} . Trong bước tiếp theo, chọn In^(Print) (nếu bạn muốn in tất cả các chữ cái) hoặc Chỉnh sửa các chữ cái riêng lẻ^{(Edit individual letters )} > Tất cả^{(All )} (nếu bạn định hợp nhất các chữ cái thành một tài liệu duy nhất).

Cách tạo nhãn kết hợp thư

Luôn luôn là một ý kiến ​​hay nếu bạn soạn danh sách gửi thư của mình một cách ngăn nắp trong một trang tính Excel để bạn không cảm thấy chóng mặt khi cần chi tiết gửi thư của ai đó. Tuy nhiên, nếu bạn muốn in nhãn, quá trình biên dịch trang tính Excel của bạn sẽ không cắt nó. Thay vào đó, bạn sẽ cần tạo nhãn phối thư^{(create mail merge labels)} trên MS Word.

1. Nếu bạn đã có một trang tính Excel với các chi tiết gửi thư, bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo. Nếu không, hãy tổ chức danh sách gửi thư của bạn trên một trang tính Excel . Thêm một số tiêu đề ( Tên^{(First Name)} , Họ, Địa chỉ^(Address) , v.v.) và sắp xếp danh sách của bạn.
2. Chuyển sang MS Word . Sử dụng trình hướng dẫn để tạo nhãn. Mở một tài liệu trống và chọn Thư^(Mailings) > Chọn Kết hợp Thư^{(Select Mail Merge )} > Trình hướng dẫn Kết hợp Thư Từng bước^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} . 

1. Chọn Nhãn^(Labels) rồi chọn Tiếp theo: Bắt đầu tài liệu^{(Next: Starting document)} . 

1. Trên màn hình tiếp theo, chọn Thay đổi bố cục tài liệu^{(Change document layout)} . Tiếp theo, chọn Tùy chọn nhãn^{(Label options)} để đặt số sản phẩm và nhãn hiệu của bạn.

Sau khi chọn OK , bạn sẽ thấy các nhãn được phác thảo trên tài liệu của mình. Nếu bạn không, hãy đi tới Thiết kế bảng^{(Table Design )} > Đường viền^{(Borders )} và chọn Xem Đường lưới.^{(View Gridlines.)}

1. Quay lại tab Thư^(Mailings) trong MS Word và chọn Chọn Người nhận^{(Select Recipients)} > Sử dụng Danh sách Hiện có. ^{(Use an Existing List. )}

Điều hướng đến tệp Excel^(Excel) có chứa danh sách thư. Chọn tệp và chọn Mở^(Open) .

1. Bạn sẽ thấy cửa sổ Chọn bảng^{(Select Table )} . Nếu bạn có nhiều trang tính trong sổ làm việc của mình, bạn sẽ thấy nhiều hơn một mục ở đây. Chọn một trong những có chứa danh sách gửi thư của bạn. Chọn hộp bên cạnh văn bản Hàng dữ liệu đầu tiên chứa tiêu đề cột^{(First row of data contains column headers,)} và chọn OK . 

1. MS Word nhập danh sách gửi thư. Chọn Khối địa chỉ^{(Address Block)} . Nhìn vào bản xem trước ở bên phải. 

Nếu nó không giống như bạn muốn, hãy chọn Match Fields. Đảm^(Make) bảo rằng tất cả các chi tiết tương ứng với một tiêu đề thích hợp từ trang tính của bạn và chọn OK .

Nhìn lại bản xem trước. Nếu có vẻ ổn, hãy chọn OK .

1. Bây giờ bạn sẽ thấy <<AddressBlock>> trong nhãn. Đi tới Thư^(Mailings) > Cập nhật Nhãn^{(Update Labels)} để thêm <<AddressBlock>> vào tất cả các nhãn.

1. Các nhãn hiện đã sẵn sàng để được hợp nhất. Đi tới Thư^(Mailings) > Kết thúc & Hợp nhất^{(Finish & Merge )} > Chỉnh sửa Tài liệu Cá nhân^{(Edit Individual Documents)} . 

Bạn sẽ thấy một cửa sổ nhỏ hiện lên. Chọn Tất cả^(All) và sau đó chọn OK .

1. Bây giờ bạn sẽ thấy tất cả các nhãn của mình đã được hợp nhất.

Cách tạo phong bì kết hợp thư

Tạo phong bì trộn thư hầu hết giống như cách tạo nhãn, nhưng với một vài chỉnh sửa. 

Một lần nữa, nhấp vào Thư^(Mailings) > Bắt đầu Hợp nhất Thư^{(Start Mail Merge)} > Trình hướng dẫn Hợp nhất Thư từng bước^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} , nhưng lần này, chọn Phong bì^(Envelopes) và sau đó chọn Tiếp theo: Bắt đầu tài liệu^{(Next: Starting document)} từ dưới cùng.

1. Bạn sẽ được yêu cầu chọn một tài liệu bắt đầu. Chọn Tùy^{(Envelope options)} chọn phong bì để chọn kích thước phong bì và vị trí của địa chỉ gửi / trả (tham khảo bước tiếp theo), và chọn Tiếp theo: Chọn người nhận^{(Next: Select recipients)} .

1. Khi bạn chọn tùy chọn Phong bì^{(Envelope options)} , bạn sẽ thấy một cửa sổ nhỏ bật lên. Chọn kích thước phong bì ưa thích của bạn và chọn phông chữ và vị trí cho địa chỉ gửi và trả.

1. Bước tiếp theo trong trình hướng dẫn là chọn người nhận. Chọn Sử dụng danh sách hiện có^{(Use an existing list)} (giả sử bạn đã có trang tính Excel chứa dữ liệu người nhận) và chọn Duyệt^(Browse) để tìm tệp . Chọn tệp có liên quan và nhấp vào Tiếp theo: Sắp xếp phong bì của bạn^{(Next: Arrange your envelope)} . 

1. Trên màn hình tiếp theo, hãy chọn Khối địa chỉ^{(Address block)} , xem bản xem trước để đảm bảo nó giống như bạn muốn và chọn OK .

Bây giờ bạn sẽ thấy <<AddressBlock>> xuất hiện trên phong bì. 

1. Chọn Tiếp theo: Xem trước phong bì của bạn^{(Next: Preview your envelopes)} . Bạn sẽ thấy bản xem trước giống như bạn đã thấy ở bước trước nhưng trên tài liệu của bạn. Bạn có thể sử dụng các nút mũi tên trong ngăn trình hướng dẫn để chuyển đổi giữa các phong bì.

Các phong bì của bạn hiện đã sẵn sàng để được hợp nhất. Chọn Tiếp theo: Hoàn tất quá trình hợp nhất^{(Next: Complete the merge)} .

1. Trên màn hình sau, bạn sẽ thấy một tùy chọn để Chỉnh sửa các phong bì riêng lẻ^{(Edit individual envelopes)} . Chọn nó, chọn Tất cả^(All) để hợp nhất tất cả các bản ghi và chọn OK .

Bây giờ bạn sẽ thấy tất cả các phong bì được hợp nhất thành một tài liệu duy nhất.

In số lượng lớn và gửi email thật dễ dàng

Sử dụng phối thư có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian mà nếu không, bạn sẽ phải bỏ ra để tùy chỉnh thư, nhãn hoặc phong bì của mình. Tuy nhiên , đó không phải là tất cả những gì bạn có thể làm với MS Word . Bạn cũng có thể tạo thiệp chúc mừng^{(greeting cards)} , tập sách nhỏ^(booklets) và thẻ chỉ mục^{(index cards)} .

Phối thư^(Mail) đã xuất hiện được một thời gian, nhưng nếu bạn đang muốn làm cho các quy trình của mình hiệu quả, Microsoft Office 2019 đã giới thiệu một số tính năng gọn gàng^{(Microsoft Office 2019 introduced some neat features)} mà bạn có thể muốn xem xét.

How to Use Mail Merge in Word to Create Letters, Labels, and Envelopes

Mail merge is a Microsoft Word feature that helps you streamline creatіng personаlized letters, labels, enνelopes, emails, аnd a directоry. Since mаil merge is not among the most commonly used MЅ Word features, some userѕ might not know how to do a mail merge іn Word to creatе letters, labels, and envelopes. 

If you’re trying to save time spent on manually personalizing each letter, label, or other documents, mail merge can come in handy. Even if you’ve never tried to create a mail merge letter, the process is pretty straightforward, and we walk you through each step below.

How to Create Mail Merge Letters

Microsoft Word has a wizard that walks you through creating mail merge letters. The wizard will ask for the letter you’d like to use and the recipients of the letter along the way, so make sure you have a list of recipients ready to insert. If you don’t, no biggie, you can always add a list of recipients manually.

1. Open a Word document and type out your message. Leave out the personalized elements (for instance, title, name, city, etc.). For now, you could just leave a blank space for where you want to insert these elements, like so:

1. When your template is ready, select Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard from the top ribbon.

1. A new pane will appear along the right border of your MS Word window. This is the wizard that will walk you through the process. As a first step, you’ll need to select the type of document you’re working on. Select Letters and choose Next: Starting document.

1. You’ll need to choose the document you want to use for mail merge in the next.
   If you’ve already typed in some content for your letter, select Use the current document.
   If you want to use a ready-to-use template, select Start from a template. When you’ve chosen a starting document, click on Select recipients. 

1. The next step is to select recipients. Assuming you have an Excel sheet populated with the recipient data, you can import the data by selecting the Use an existing file option and selecting Browse from the subsequent section. 

Navigate to the sheet containing the list of recipients using the explorer, select the sheet and select Open. 

When you select the sheet, you’ll see the Select Table window. Select the relevant table(s). Be sure to check the box beside the text First row of data contains column headers if that’s true for your data, and select OK.

Next, you’ll see the list of recipients that Word will use in your merge. If everything looks good, select OK. 

When you’ve added the Excel sheet, select Next: Write your letter.

1. You’re now ready to add placeholders in your letter. Bring your cursor to where you want to add the placeholder and select More items from the mail merge pane.

The Insert Merge Field dialog box will open from where you can select the relevant placeholder and select Insert to add it to your letter.

1. When you’ve inserted all merge fields, select Next: Preview your letters.

This will show you a preview of all letters generated with mail merge. You can use arrow buttons in the mail merge pane to switch the preview of letters.

1. Select Next: Complete the merge. In the subsequent step, select either Print (if you want to print all letters) or Edit individual letters > All (if you’re going to merge the letters into a single document).

How to Create Mail Merge Labels

It’s always a good idea to compile your mailing list tidily in an Excel sheet so you don’t feel dizzy when you need someone’s mailing details. However, if you want to print the labels, your Excel sheet compilation won’t cut it. Instead, you’ll need to create mail merge labels on MS Word.

1. If you already have an Excel sheet with mailing details, you can skip over to the next step. If not, organize your mailing list on an Excel sheet. Add some headers (First Name, Last Name, Address, etc.) and get your list sorted.
2. Switch over to MS Word. Use the wizard for creating labels. Open a blank document and select Mailings > Select Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard. 

1. Select Labels and then Next: Starting document. 

1. On the next screen, select Change document layout. Next, select Label options to set your product number and label brand.

Once you select OK, you’ll see the labels outlined on your document. If you don’t, go to Table Design > Borders and select View Gridlines.

1. Go back to the Mailings tab in MS Word and select Select Recipients > Use an Existing List. 

Navigate to the Excel file containing the mail list. Select the file and select Open.

1. You’ll see the Select Table window. If you have multiple sheets in your workbook, you’ll see more than one item here. Select the one that contains your mailing list. Check the box besides the text First row of data contains column headers, and select OK. 

1. MS Word imports the mailing list. Select Address Block. Look at the preview on the right. 

If it doesn’t look like how you want it, select Match Fields. Make sure that all details correspond to an appropriate header from your worksheet and select OK.

Look at the preview again. If it looks good, select OK.

1. You’ll now see <<AddressBlock>> in the label. Go to Mailings > Update Labels to add <<AddressBlock>> to all labels.

1. The labels are now ready to be merged. Go to Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents. 

You’ll see a small window pop up. Select All and then OK.

1. You’ll now see all your labels merged.

How to Create Mail Merge Envelopes

Creating mail merge envelopes is mostly the same as that for labels, but with a few tweaks. 

Again, click on Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard, but this time, select Envelopes and then select Next: Starting document from the bottom.

1. You’ll be asked to select a starting document. Select Envelope options to select envelope size and position of the delivery/return address (refer to next step), and select Next: Select recipients.

1. When you select Envelope options, you’ll see a small window pop up. Select your preferred envelope size and select the font and the placement for delivery and return address.

1. The next step in the wizard is to select recipients. Select Use an existing list (assuming you already have an Excel sheet containing the recipient data), and select Browse to look for the file. Select the relevant file and click on Next: Arrange your envelope. 

1. On your next screen, select Address block, look at the preview to ensure it looks like you want it to, and select OK.

You’ll now see <<AddressBlock>> appear on the envelope. 

1. Select Next: Preview your envelopes. You’ll see the same preview you saw in the previous step but on your document. You can use the arrow buttons in the wizard pane to switch between envelopes.

Your envelopes are now ready to be merged. Select Next: Complete the merge.

1. On the following screen, you’ll see an option to Edit individual envelopes. Select it, select All to merge all records, and select OK.

You’ll now see all envelopes merged into a single document.

Bulk Printing and Emails Made Easy

Using mail merge can save you a ton of time you’d otherwise spend customizing your letters, labels, or envelopes. That’s not all you can do with MS Word, though. You can also create greeting cards, booklets, and index cards.

Mail merge has been around for a while, but if you’re looking to make your processes efficient, Microsoft Office 2019 introduced some neat features you may want to look at.

Related posts

• Cách Create Labels trong Word từ Excel Spreadsheet

• Cách Create and Use AutoText trong Microsoft Word

• Cách tạo biểu mẫu có thể điền trong Word

• Cách tạo và sử dụng công thức trong bảng trong Word

• Cách tạo kết hợp thư trong Microsoft Word

• Cách in trên phong bì trong Microsoft Word

• Cách hiển thị các dấu định dạng trong Word

• Làm thế nào để Add or Remove Comments trong Word

• Chuyển văn bản Caps Lock trở lại bình thường trong MS Word

• OneDrive cho School or Work: 8 Tips cho Beginners

• Cách tạo Histogram trong Excel

• Cách khắc phục khi Word mở ở chế độ chỉ đọc

• Thêm một Regression Trendline tuyến tính đến một Excel Scatter Plot

• Làm thế nào để Quay Macro trong Excel

• Cách theo dõi các thay đổi trong Word (Trực tuyến, Di động và Máy tính để bàn)

• Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Cách tạo Flowchart trong Word and Excel

• Thêm nhanh mục lục vào tài liệu Word

• Cách tải Microsoft Word miễn phí

• Cách tạo một khổ ngang một trang trong Word