Nếu bạn đang muốn tạo và in nhãn^{(create and print labels)} thuộc bất kỳ hình thức nào, thì không tìm đâu xa hơn Microsoft Word và Excel . Bạn có thể lưu trữ dữ liệu nhãn của mình trong Excel và sau đó tìm nạp dữ liệu đó trong Word để lưu hoặc in nhãn của bạn.

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học cách tạo bảng tính nhãn trong Excel tương thích với Word , định cấu hình nhãn của bạn và lưu hoặc in chúng.

1. Nhập dữ liệu cho nhãn của bạn trong bảng tính Excel^{(1. Enter the Data for Your Labels in an Excel Spreadsheet)}

Bước đầu tiên là tạo bảng tính Excel với dữ liệu nhãn của bạn. Bạn sẽ chỉ định một tiêu đề thích hợp cho mỗi trường dữ liệu để bạn có thể truy xuất các tiêu đề trong Word .

Đối với ví dụ sau, chúng tôi sẽ tạo một bảng tính với các trường sau:

• Tên đầu tiên
• Họ
• Địa chỉ đường phố
• Thành phố
• Trạng thái
• Mã Bưu Chính

Để bắt đầu tạo bảng tính Excel của bạn :

1. Khởi chạy Microsoft Excel trên máy tính Windows hoặc Mac của bạn và tạo một bảng tính mới.
2. Trên màn hình bảng tính của Excel, hãy chọn ô đầu tiên trong hàng đầu tiên và nhập Tên^{(First Name)} .

1. Chọn ô đầu tiên trong cột B và nhập Họ^{(Last Name)} . Tương tự, thêm Địa chỉ đường phố^{(Street Address)} , Thành phố^(City) , Tiểu bang^(State) và Mã ZIP^{(ZIP Code)} vào các hàng đầu tiên của cột C , D , E và F tương ứng.^(F)
2. Bây giờ hãy thêm dữ liệu bên dưới mỗi tiêu đề bạn vừa tạo. Bảng tính của bạn sẽ trông giống như sau:

1. Khi bạn đã hoàn tất việc thêm dữ liệu, hãy lưu bảng tính của bạn bằng cách chọn Tệp^(File) ở trên cùng.
2. Chọn Lưu^(Save) ở thanh bên trái.
3. Chọn Duyệt^(Browse) trong ngăn bên phải.

1. Chọn một thư mục để lưu bảng tính của bạn, nhập tên cho bảng tính của bạn vào trường Tên tệp^{(File name)} và chọn Lưu^(Save) ở cuối cửa sổ.

1. Đóng cửa sổ Excel.

Bảng tính Excel^(Excel) của bạn hiện đã sẵn sàng.

2. Định cấu hình Nhãn trong Word^{(2. Configure Labels in Word)}

Bước thứ hai là định cấu hình kích thước^{(configure the dimensions)} nhãn của bạn trong Word . Có một số bố cục nhãn được xác định trước mà bạn có thể chọn. Bạn thậm chí có thể tạo nhãn của riêng mình với các kích thước tùy chỉnh, nếu bạn muốn.

1. Khởi chạy Microsoft Word trên máy tính Windows hoặc Mac của bạn và bắt đầu một tài liệu trống mới.
2. Trên màn hình chỉnh sửa tài liệu, hãy chọn tab Thư từ thanh công cụ trên cùng.^(Mailings)
3. Trong tab Thư , hãy chọn ^(Mailings)Bắt đầu Phối Thư^{(Start Mail Merge)} rồi chọn Nhãn^(Labels) từ menu.

1. Trong cửa sổ mở ra, hãy chọn một nhà cung cấp nhãn từ menu thả xuống Nhà cung cấp nhãn . ^{(Label vendors)}Sau đó, chọn một loại nhãn từ danh sách Số sản phẩm^{(Product number)} , Cuối cùng, chọn OK .

1. Nếu bạn muốn tạo nhãn tùy chỉnh, hãy chọn nút Nhãn mới^{(New Label)} và chỉ định kích thước nhãn của bạn trên cửa sổ sau.

1. Bố cục nhãn của bạn hiện đã được định cấu hình và giữ cho tài liệu này luôn mở trong Word .

3. Đưa dữ liệu Excel vào tài liệu Word^{(3. Bring the Excel Data Into the Word Document)}

Bây giờ các nhãn của bạn đã được định cấu hình, hãy nhập dữ liệu bạn đã lưu^{(import the data you saved)} trong bảng tính Excel vào tài liệu Word của bạn . Bạn không cần phải mở Excel để thực hiện việc này.

Để bắt đầu:

1. Trong khi tài liệu Word của bạn vẫn đang mở, hãy chọn tab Thư ở trên cùng.^(Mailings)
2. Trong tab Thư , chọn ^(Mailings)Chọn Người nhận^{(Select Recipients)} và chọn Sử dụng Danh sách Hiện có^{(Use an Existing List)} . Bạn đang nói với Word rằng bạn muốn sử dụng danh sách được xác định trước cho các nhãn của mình.

1. Trong cửa sổ File Explorer mở ra, hãy điều hướng đến thư mục chứa bảng tính Excel mà bạn đã tạo ở trên. Bấm đúp vào^{(Double-click)} bảng tính để nhập nó vào tài liệu Word của bạn .

1. Word sẽ mở một cửa sổ Chọn Bảng . ^{(Select Table)}Tại đây, hãy chọn trang tính chứa dữ liệu nhãn.
2. Đánh dấu tick vào tùy chọn Dòng dữ liệu đầu tiên chứa tiêu đề cột^{(First row of data contains column headers)} và chọn OK .

4. Thêm nhãn từ Excel vào tài liệu Word^{(4. Add Labels from Excel to a Word Document)}

Bây giờ bạn sẽ chỉ định các trường bạn muốn sử dụng trong nhãn của mình.

Để làm việc đó:

1. Đảm bảo bạn vẫn ở trên tài liệu nhãn trong Word .
2. Chọn tab Thư ở trên cùng, sau đó từ phần Trường ^(Mailings)Viết & Chèn^{(Write & Insert Fields)} , hãy chọn tùy chọn Khối Địa chỉ^{(Address Block)} .

1. Trên cửa sổ Chèn khối địa chỉ^{(Insert Address Block)} mở ra, hãy chọn nút Khớp các trường^{(Match Fields)} .

1. Word sẽ mở một cửa sổ Trường đối sánh^{(Match Fields)} . Tại đây, hãy đảm bảo mỗi trường trong Khối Địa chỉ Bắt buộc^{(Required for Address Block)} khớp với trường thích hợp trong bảng tính của bạn. Ví dụ: Địa chỉ 1^{(Address 1)} phải được đặt để sử dụng Địa chỉ đường phố^{(Street Address)} từ bảng tính của bạn, v.v.

1. Chọn OK để đóng cửa sổ.
2. Quay lại cửa sổ Chèn khối địa chỉ^{(Insert Address Block)} , bạn có thể xem bản xem trước nhãn của mình. Đảm bảo rằng bản xem trước này đại diện cho các nhãn thực tế mà bạn muốn tạo. Sau đó, chọn OK ở cuối cửa sổ.

1. Trong tài liệu Word của bạn , bạn sẽ nhận thấy nhãn đầu tiên hiện có nội dung <<AddressBlock>> .
2. Chọn tab Thư ở trên cùng, sau đó chọn ^(Mailings)Cập nhật Nhãn^{(Update Labels)} .

1. Tất cả các nhãn trong tài liệu của bạn bây giờ sẽ có <<AddressBlock>> .

5. Tạo nhãn từ Excel trong tài liệu Word^{(5. Create Labels From Excel in a Word Document)}

Word hiện có tất cả dữ liệu cần thiết để tạo nhãn của bạn. Bây giờ bạn sẽ kết thúc quá trình và Word sẽ hiển thị dữ liệu thực tế cho mỗi nhãn:

1. Trong tab Thư^(Mailings) của Word, chọn tùy chọn Kết thúc & Hợp nhất^{(Finish & Merge)} và chọn Chỉnh sửa Tài liệu Cá nhân^{(Edit Individual Documents)} từ menu.

1. Trong cửa sổ mở ra, chọn Tất cả^(All) và chọn OK .

1. Tài liệu Word^(Word) của bạn bây giờ sẽ hiển thị tất cả các nhãn của bạn với dữ liệu riêng lẻ của chúng.

Giờ đây, bạn có thể lưu tài liệu nhãn này, tạo PDF từ nó hoặc in tài liệu (nhãn) một cách vật lý.

6. Lưu nhãn Word được tạo từ Excel dưới dạng PDF^{(Save Word Labels Created from Excel as PDF)}

Bạn không phải sử dụng công cụ của bên thứ ba để lưu tài liệu nhãn Word của mình dưới dạng PDF:

1. Chọn tab Tệp^(File) ở đầu cửa sổ Word.
2. Từ thanh bên ở bên trái, hãy chọn Lưu dưới dạng^{(Save As)} .
3. Chọn Duyệt^(Browse) trên ngăn bên phải.

1. Chọn một thư mục để lưu tệp PDF^(PDF) của bạn vào, nhập tên cho tệp PDF^(PDF) của bạn trong trường Tên tệp^{(File name)} , chọn PDF từ menu thả xuống Lưu dưới dạng^{(Save as type)} và chọn Lưu^(Save) .

7. In nhãn Word được tạo từ Excel^{(Print Word Labels Created From Excel)}

Bạn có thể in nhãn của mình trực tiếp từ Word . Đảm^(Make) bảo máy in của bạn được kết nối với máy tính^{(printer is connected to your computer)} khi bạn thực hiện in:

1. Chọn tab Tệp^(File) ở đầu cửa sổ Word.
2. Chọn In^(Print) ở thanh bên trái.

1. Chọn một máy in từ menu Máy in^(Printer) trên ngăn bên phải, sau đó chọn In^(Print) ở trên cùng.

Và bạn đã sẵn sàng.

Như bạn có thể thấy ở trên, Word và Excel giúp bạn tạo gần như tất cả các loại nhãn trên máy tính Windows và Mac của mình . Nếu điều này giúp bạn tạo loại nhãn trong Excel mà bạn muốn, hãy cho chúng tôi biết trong các nhận xét bên dưới.

How to Create Labels in Word from an Excel Spreadsheet

If you’re looking to create and print labels of any kind, look no further than Microsoft Word and Excel. You can store your label data in Excel and then fetch that data in Word to save or print your labels.

In this guide, you’ll learn how to create a label spreadsheet in Excel that’s compatible with Word, configure your labels, and save or print them.

1. Enter the Data for Your Labels in an Excel Spreadsheet

The first step is to create an Excel spreadsheet with your label data. You’ll assign an appropriate header to each data field so you can retrieve the headers in Word.

For the following example, we’ll create a spreadsheet with the following fields:

• First Name
• Last Name
• Street Address
• City
• State
• ZIP Code

To start creating your Excel spreadsheet:

1. Launch Microsoft Excel on your Windows or Mac computer and create a new spreadsheet.
2. On Excel’s spreadsheet screen, select the first cell in the first row and type First Name.

1. Select the first cell in the B column and type Last Name. Similarly, add Street Address, City, State, and ZIP Code to the C, D, E, and F columns’ first rows, respectively.
2. Now add the data beneath each header you just created. Your spreadsheet should look something like this:

1. When you’ve finished adding data, save your spreadsheet by selecting File at the top.
2. Select Save in the left sidebar.
3. Select Browse in the pane on the right.

1. Choose a folder to save your spreadsheet in, enter a name for your spreadsheet in the File name field, and select Save at the bottom of the window.

1. Close the Excel window.

Your Excel spreadsheet is now ready.

2. Configure Labels in Word

The second step is to configure the dimensions of your labels in Word. There are several predefined label layouts that you can choose from. You can even create your own label with custom dimensions, if you want.

1. Launch Microsoft Word on your Windows or Mac computer and start a new blank document.
2. On the document editing screen, select the Mailings tab from the top toolbar.
3. In the Mailings tab, select Start Mail Merge and then choose Labels from the menu.

1. In the window that opens, select a label vendor from the Label vendors dropdown menu. Then, select a label type from the Product number list, Finally, select OK.

1. If you’d like to create a custom label, select the New Label button and specify your label dimensions on the following window.

1. Your label layout is now configured, and keep this document open in Word.

3. Bring the Excel Data Into the Word Document

Now that your labels are configured, import the data you saved in your Excel spreadsheet into your Word document. You don’t need to open Excel to do this.

To start:

1. While your Word document is still open, select the Mailings tab at the top.
2. In the Mailings tab, select Select Recipients and choose Use an Existing List. You’re telling Word you want to use a predefined list for your labels.

1. In the File Explorer window that opens, navigate to the folder containing the Excel spreadsheet you created above. Double-click the spreadsheet to import it into your Word document.

1. Word will open a Select Table window. Here, select the sheet that contains the label data.
2. Tick mark the First row of data contains column headers option and select OK.

4. Add Labels from Excel to a Word Document

You will now specify the fields you’d like to use in your labels.

To do that:

1. Ensure you’re still on the labels document in Word.
2. Select the Mailings tab at the top, and then from the Write & Insert Fields section, select the Address Block option.

1. On the Insert Address Block window that opens, select the Match Fields button.

1. Word opens a Match Fields window. Here, make sure each field in the Required for Address Block matches with the appropriate field in your spreadsheet. For example, Address 1 should be set to use Street Address from your spreadsheet, and so on.

1. Select OK to close the window.
2. Back on the Insert Address Block window, you can see a preview of your label. Ensure this preview represents the actual labels you want to create. Then, select OK at the bottom of the window.

1. In your Word document, you’ll notice the first label now says <<AddressBlock>>.
2. Select the Mailings tab at the top and then select Update Labels.

1. All labels in your document should now say <<AddressBlock>>.

5. Create Labels From Excel in a Word Document

Word now has all the data it needs to generate your labels. You will now finish the process and Word will display the actual data for each label:

1. In the Mailings tab of Word, select the Finish & Merge option and choose Edit Individual Documents from the menu.

1. In the window that opens, choose All and select OK.

1. Your Word document should now display all your labels with their individual data.

You can now save this labels document, generate a PDF out of it, or physically print the document (labels).

6. Save Word Labels Created from Excel as PDF

You don’t have to use a third-party tool to save your Word’s label document as PDF:

1. Select the File tab at the top of the Word window.
2. From the sidebar on the left, select Save As.
3. Choose Browse on the right pane.

1. Select a folder to save your PDF in, enter a name for your PDF in the File name field, choose PDF from the Save as type dropdown menu, and select Save.

7. Print Word Labels Created From Excel

You can print your labels directly from Word. Make sure your printer is connected to your computer when you perform printing:

1. Select the File tab at the top of the Word window.
2. Select Print in the left sidebar.

1. Choose a printer from the Printer menu on the right pane, and then select Print at the top.

And you’re all set.

As you can see above, Word and Excel help you create nearly all kinds of labels on your Windows and Mac computers. If this helped you generate the type of labels in Excel that you wanted, let us know in the comments below.

Related posts

• Cách sử dụng Mail Merge bằng Word đến Create Letters, Labels và phong bì

• Cách tạo Flowchart trong Word and Excel

• Cách Create and Use AutoText trong Microsoft Word

• Cách tạo biểu mẫu có thể điền trong Word

• Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Làm thế nào để Quay Macro trong Excel

• Sử dụng Excel Watch Window để theo dõi các ô quan trọng trong sổ làm việc

• Chuyển văn bản Caps Lock trở lại bình thường trong MS Word

• Cách Group Worksheets trong Excel

• Làm thế nào để Thực hiện một Booklet trong Word

• Cách sử dụng các tính năng AutoRecover và AutoBackup của Excel

• Làm thế nào để Automatically Backup một Word Document để onedrive

• Cách tải Microsoft Word miễn phí

• Thêm một Regression Trendline tuyến tính đến một Excel Scatter Plot

• Cách thêm và in hình nền Excel

• Cách sử dụng COUNTIFS, SUMIFS, AVERAGEIFS trong Excel

• Cách theo dõi các thay đổi trong Word (Trực tuyến, Di động và Máy tính để bàn)

• Cách hiển thị các dấu định dạng trong Word

• Làm thế nào để Add or Remove Comments trong Word

• Độ rộng cột tự động bổ sung và độ cao hàng trong Excel