Autotext cho phép người dùng chèn các từ, cụm từ và toàn bộ đoạn văn vào tài liệu mà không cần phải nhập lại chúng. Đây là một tính năng quan trọng của MS Word đối với những người dùng gõ nhiều. Ví dụ: nếu bạn thường xuyên sử dụng chữ ký trong tài liệu của mình, bạn có thể tạo một lối tắt văn bản (được gọi là “ Autotext ” trong MS Word ). Bất cứ khi nào bạn gõ phím tắt, chẳng hạn như “ký”, toàn bộ chữ ký sẽ được nhập tự động vào tài liệu bạn đang làm việc. Trong bài đăng này, chúng ta sẽ xem cách tạo và sử dụng các mục nhập Autotext trong Word^{(Autotext entries in Word)} .

Cách tạo Văn bản tự động trong Word

Bạn có thể sử dụng hai phương pháp để tạo và sử dụng các từ hoặc cụm từ lặp lại. Một phương pháp là phương pháp Autotext và phương thức kia là phương pháp AutoCorrect . Trước tiên, tôi sẽ giải thích phương pháp AutoCorrect và sau đó là phương pháp Autotext .

Tạo^{(Create AutoCorrect)} mục nhập Tự động sửa để được sử dụng làm Văn bản tự động^(AutoText)

Để tạo mục nhập Tự^{(AutoCorrect)} động sửa để sử dụng làm Văn^(AutoText) bản tự động , hãy làm theo các bước sau.

1. Trong tài liệu MS Word của bạn , hãy chọn một số văn bản (tối đa 255 ký tự) mà bạn muốn sử dụng lại;
2. Nhấp vào Tệp^(File)
3. Trong menu Tệp^(File) , bấm hoặc gõ nhẹ vào Tùy chọn^(Options)
4. Nhấp vào Kiểm lỗi^(Proofing) trong ngăn bên trái của cửa sổ
5. Trong ngăn bên phải của cửa sổ, chọn tab có nội dung Tùy chọn Tự động Sửa^{(AutoCorrect Options)}
6. Bạn sẽ thấy hai hộp văn bản
7. Hộp văn bản thứ hai có nhãn “ Với”^(With”) chứa cụm từ bạn đã chọn trong tài liệu của mình
8. Trong hộp đầu tiên có nhãn “ Thay thế^(Replace) ”, hãy nhập lối tắt văn bản mà bạn có thể sử dụng để chèn văn bản hiển thị trong hộp văn bản “ Với^(With) ”.
9. Nhấp vào Thêm^(Add) và sau đó nhấp vào OK

Bây giờ bạn có một mục^(AutoText) nhập Văn bản tự động cho lựa chọn. Bất cứ khi nào bạn muốn chèn lựa chọn, chỉ cần bắt đầu nhập văn bản mà bạn đã sử dụng để tạo mục nhập Tự^{(AutoCorrect)} động sửa . Word sẽ hiển thị cho bạn một hộp bong bóng nhỏ chứa toàn bộ Văn bản tự động^(AutoText) . Nếu bạn muốn văn bản xuất hiện ở vị trí con trỏ được đặt, chỉ cần nhấn phím Enter . Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng phím tắt văn bản mà bạn đã tạo ở bước 8. Chỉ cần^(Just) nhập phím tắt văn bản và nhấn phím cách để tự động điền vào cụm từ đã lưu.

Vấn đề với phương pháp AutoCorrect là bạn không thể sử dụng các đoạn văn bản lớn. Giới hạn là 255 ký tự, bao gồm cả khoảng trắng. Mặt sáng sủa là Word sẽ hiển thị cho bạn văn bản đích hoàn chỉnh để bạn có thể sử dụng phím Enter để điền vào.

Bạn không thể sử dụng phím Enter trong trường hợp này để tạo nhiều dòng, vì vậy cụm từ mở rộng chỉ là một dòng hoặc một vài từ.

Đảm bảo rằng hộp kiểm có nội dung Thay thế khi bạn nhập^{(Replace as you type)} được đánh dấu. Tùy chọn nằm trong cùng một hộp thoại, ngay phía trên danh sách các mục nhập Tự^{(AutoCorrect)} động sửa .

Tạo^{(Create AutoText)} mục nhập Văn bản tự động để sử dụng với MS Word

Không giống như các mục nhập Tự^{(AutoCorrect)} động sửa không được lớn hơn 255 ký tự, Văn^(AutoText) bản tự động có thể thêm các khối văn bản lớn. Ví dụ: bạn có thể tạo hai đến ba đoạn văn mà bạn sử dụng hàng ngày trong email của mình như một tuyên bố từ chối trách nhiệm. Sau khi tạo Văn^(AutoText) bản tự động bằng Word , bạn có thể sử dụng nó trên các ứng dụng MS Office .

Phương pháp tạo mục^(AutoText) nhập Văn bản tự động rất dễ dàng.

1. Nhập toàn bộ văn bản mà bạn muốn lưu dưới dạng Văn bản tự động^(AutoText)
2. Chọn văn bản bạn đã nhập cho Văn bản tự động^(AutoText)
3. Nhấn ALT + F3
4. Bạn nhận được một hộp thoại hỏi bạn có muốn lưu văn bản dưới dạng mục^(AutoText) nhập Văn bản tự động hay không.
5. Nó sẽ có một hộp văn bản ở trên cùng có nhãn Tên^(Name) , nơi bạn có thể nhập phím tắt văn bản.
6. Giữ Thư viện thành Văn bản^(AutoText) tự động và Danh mục thành Chung^(General) để bạn có thể xem tất cả các mục^(AutoText) nhập Văn bản tự động
7. Bấm OK

Điều này cũng hoạt động như Tự^{(AutoCorrect)} động sửa . Bạn có thể bắt đầu nhập phím tắt văn bản và khi Văn bản tự động xuất^(AutoText) hiện trong bong bóng, hãy nhấn phím Enter để chèn văn bản. Ngoài ra, bạn có thể nhập phím tắt văn bản và nhấn phím cách để điền vào Văn bản tự động có liên quan^(AutoText) .

Khi lưu Văn bản tự động bằng ALT ^(AutoText)ALT+F3 , hãy đảm bảo rằng bạn lưu nó vào mẫu normal.dot. AutoTexts được lưu trữ trong mẫu normal.dot. Nó được chọn theo mặc định trong menu thả xuống có nhãn Lưu vào^{(Save in)} .

Phần trên giải thích cách tạo và sử dụng mục^(AutoText) Văn bản tự động trong Word .

How to Create and Use AutoText entries in Microsoft Word

Autotext allows the users to insert wordѕ, phrases, and whole paragraphs іnto the document without having to type them again and again. It iѕ an impоrtant feature of MS Word fоr users whо do a lot of typing. For example, if уоu use your signature often in yoυr documents, you can create a text-shоrtcut (called “Autotext” in MS Word). Whenever you type the shortcut, for example, “sign”, the entire ѕignature is entered automatically into the document you are working on. In this post, we shall see how to create and use Autotext entries in Word.

How to create AutoText in Word

You can use two methods to create and use recurring words or phrases. One method is the Autotext method and the other is the AutoCorrect method. I’ll explain the AutoCorrect method first and then the Autotext method.

Create AutoCorrect entries to be used as AutoText

To create AutoCorrect entry for using it as AutoText, follow these steps.

1. In your MS Word document, select some text (up to 255 characters) that you want to reuse;
2. Click File
3. In the File menu, click or tap Options
4. Click on Proofing in the left pane of the window
5. In the right pane of the window, select the tab that says AutoCorrect Options
6. You will see two text boxes
7. The second text box labeled “With” contains the phrase you selected in your document
8. In the first box labeled “Replace“, enter a text-shortcut that you can use to insert the text visible in the “With” text box.
9. Click Add and then OK

You now have an AutoText entry for the selection. Whenever you want to insert the selection, simply start typing the text that you used to create the AutoCorrect entry. Word will show you a small bubble box that contains the whole AutoText. If you wish the text to appear where the cursor is placed, simply press the Enter key. Alternatively, you can also use the text-shortcut that you created in step 8. Just type the text-shortcut and press spacebar to fill in the saved phrase automatically.

The issue with the AutoCorrect method is that you cannot use large chunks of text. There is a limit of 255 characters, including whitespaces. The bright side is that Word will show you complete target text so that you can use the Enter key to fill it in.

You cannot use the Enter key in this case to create multiple lines, so the expanded phrase is just a line or few words.

Make sure that the checkbox saying Replace as you type is ticked. The option is in the same dialog box, just above the list of AutoCorrect entries.

Create AutoText entries for use with MS Word

Unlike AutoCorrect entries that can’t be larger than 255 characters, AutoText can add huge chunks of text. For example, you can create two to three paragraphs that you use daily in your email as a disclaimer. Once you create AutoText with Word, you can use it across MS Office applications.

The method to create AutoText entries is easy.

1. Type the entire text that you want to save as AutoText
2. Select the text you typed for AutoText
3. Press ALT+F3
4. You get a dialog box that asks you if you want to save the text as an AutoText entry.
5. It will have a textbox on the top labeled Name where you can enter text-shortcut.
6. Keep Gallery to AutoText and Category to General so that you can see all AutoText entries
7. Click OK

This too works as AutoCorrect. You can start typing text-shortcut and when the AutoText appears in a bubble, press Enter key to insert the text. Alternatively, you can type the text-shortcut and hit the spacebar to fill in the related AutoText.

When saving AutoText using ALT+F3, make sure you save it to the normal.dot template. AutoTexts are stored in the normal.dot template. It is selected by default in the drop-down menu labeled Save in.

The above explains how to create and use AutoText entries in Word.

Related posts

• Cách Create and Use AutoText trong Microsoft Word

• Create Các hình thức có thể điền trong Microsoft Word

• Tạo danh sách kiểm tra với các hộp kiểm và cách chỉnh sửa chúng trong Microsoft Word

• Cách thiết lập và sử dụng định dạng MLA trong Microsoft Word

• Làm thế nào để tạo ra một Booklet or Book với Microsoft Word

• Cách thực hiện Small Caps trong Microsoft Word

• Làm thế nào để Set Up 1 Inch Margins trong Microsoft Word

• Chèn đầu trang, chân trang và số trang trong Microsoft Word cho Android

• Cách thêm và chỉnh sửa hình ảnh và hình dạng, trong Microsoft Word cho Android

• Cách thay đổi hướng của tất cả các trang trong tài liệu Microsoft Word

• Cách xem, chèn hoặc loại bỏ ngắt phần trong tài liệu Microsoft Word

• Microsoft Word đã gặp sự cố và cần phải đóng trên Mac

• Làm thế nào để làm cho một tờ trong Microsoft Word

• Cách tải Microsoft Word miễn phí

• Cách tìm và thay thế văn bản trong Microsoft Word cho Android

• Làm thế nào để tạo ra một QR Code trong Microsoft Word

• Microsoft Word tutorial cho người mới bắt đầu - Guide về cách sử dụng nó

• Làm thế nào để tìm kiếm Online Templates trong Microsoft Word

• Cách tạo Hanging Indent trong Microsoft Word and Google Docs

• Microsoft Word không phản hồi? 8 cách để khắc phục nó