Tại nơi làm việc, bạn có thể phải giải quyết hàng triệu công việc khác nhau hàng ngày. Giữ tất cả chúng trong đầu của bạn có thể khó khăn. Có rất nhiều ứng dụng năng suất^{(productivity apps)} có thể giúp bạn ghi nhớ mọi thứ và quản lý công việc cho bạn. 

Bạn không muốn tìm kiếm và cài đặt thêm phần mềm? Không thành vấn đề. Slack có một số tính năng năng suất. Dưới đây là các mẹo và thủ thuật  Slack hàng đầu có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn trong năm nay.^(Slack)

Mẹo & Thủ thuật Slack hàng đầu để trở nên năng suất hơn^{(Top Slack Tips & Tricks to Be More Productive)}

Slack luôn nhấn mạnh đến năng suất. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy các tính năng mới nhất gần đây được thêm vào Slack , cũng như các tính năng ẩn, cũ hơn mà bạn có thể chưa biết. 

1. Tổ chức các kênh Slack của bạn^{(Organize Your Slack Channels)}

Vì mọi người đều có thể tạo kênh trong Slack nên không gian làm việc của bạn có thể trở nên lộn xộn với các cuộc trò chuyện và kênh mà bạn không sử dụng. Vấn đề là bạn sẽ dành bao nhiêu thời gian khi cần tìm thứ gì đó quan trọng giữa đống lộn xộn đó, chẳng hạn như khi bạn không nhớ tên kênh nơi chia sẻ một liên kết hoặc tệp đính kèm mà bạn cần. .

Một cách tốt để phân loại các kênh Slack của bạn là giữ cho chúng có tổ chức. Bạn có thể chia tất cả các kênh của mình thành ba danh mục chính: 

• Kênh có gắn dấu sao^{(Starred Channels)} : Gắn dấu sao cho các kênh quan trọng trong không gian làm việc Slack của bạn . Chúng phải là những kênh mà bạn sử dụng nhiều nhất, chẳng hạn như các kênh mà bạn thảo luận về các dự án đang hoạt động của mình hoặc các kênh mà bạn luôn truy cập để tìm kiếm thông tin và liên kết quan trọng.
• Kênh thông thường:^{(Regular Channels:)} Đây có thể là tất cả các kênh không quan trọng mà bạn thường mở.
• Kênh bị tắt tiếng: ^{(Muted Channels:)} Có^(Are) kênh nào tạo ra quá nhiều tiếng ồn (tức là thông báo) mà bạn dường như không sử dụng chúng thường xuyên không? Tìm các kênh mà bạn không kiểm tra thường xuyên và tắt tiếng chúng trên Slack . 

Để tắt tiếng một kênh, hãy mở kênh đó trong Slack , sau đó chọn tên kênh trong tiêu đề cuộc hội thoại. Mở menu thông báo và chọn Tắt tiếng kênh^{(Mute channel)} . 

Tất cả các kênh bị tắt tiếng sẽ chuyển sang màu xám ở cuối danh sách kênh của bạn.

2. Thiết lập lời nhắc trong Slack^{(Set Up Reminders in Slack)}

Bạn có thể sử dụng Slack để thiết lập lời nhắc thông minh^{(set up smart reminders)} cho bản thân hoặc đồng nghiệp của mình để đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ thời hạn của dự án. 

Để đặt lời nhắc cho chính bạn, hãy mở cửa sổ tin nhắn trong Slack và nhập /remind me sau đó là nội dung và thời gian của lời nhắc. Ví dụ: /remind me to send an email at 2pm . 

Bạn cũng có thể tạo lời nhắc cho đồng nghiệp của mình. Để làm điều đó, hãy mở cửa sổ tin nhắn trong Slack và nhập /remind @someone sau đó là nội dung và thời gian của lời nhắc. Ví dụ: /remind @Anya to send an email at 2 pm . 

Để tạo lời nhắc cho toàn bộ kênh, hãy mở kênh này trong Slack và nhập vào cửa sổ tin nhắn /remind #nameofchannel, sau đó là nội dung và thời gian của lời nhắc. Ví dụ: /remind #general to send an email at 2 pm . 

3. Duyệt qua tất cả các tin nhắn chưa đọc của bạn^{(Browse All of Your Unread Messages)}

Để truy cập nhanh vào tất cả các thư chưa đọc của mình, bạn có thể sử dụng tính năng Tất cả^{(All Unreads)} thư chưa đọc trong Slack . 

Để thiết lập, hãy mở Slack và chọn Thêm^(More) trong menu thanh bên ở bên trái. Sau đó chọn Tất cả các bài chưa đọc^{(All Unreads)} . Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + A (dành cho Windows) hoặc Cmd + Shift + A để xem tất cả các tin nhắn chưa đọc của mình.

4. Thiết lập phản hồi Slackbot tự động^{(Set Up Automatic Slackbot Responses)}

Nếu bạn thường thấy mình đang trả lời hoặc hỏi đi hỏi lại cùng một câu hỏi trên Slack , bạn có thể tiết kiệm thời gian cho mình bằng cách thiết lập các câu trả lời Slackbot tự động .

Slackbot là một bot tích^{(built-in bot)} hợp có thể cung cấp các câu trả lời tự động cho bạn khi nó chỉ ra việc sử dụng các từ hoặc cụm từ kích hoạt trong tin nhắn hoặc kênh. 

Để thiết lập phản hồi Slackbot tùy chỉnh , hãy chọn tên không gian làm việc của bạn ở góc trên bên trái màn hình và làm theo đường dẫn Quản trị^{(Administration)} > Tùy chỉnh^(Customize) . 

Trong cửa sổ Tùy chỉnh không gian làm việc của bạn^{(Customize Your Workspace)} , trong tab Slackbot , hãy chọn + Add New Response . 

Nhập từ hoặc cụm từ kích hoạt vào hộp Khi ai đó nói^{(When someone say)} ở bên trái và câu trả lời trong hộp phản hồi của Slackbot^{(Slackbot responds)} . Phản hồi có thể là văn bản thuần túy, cũng như liên kết, hình ảnh hoặc biểu tượng cảm xúc. 

5. Tùy chỉnh thông báo của bạn trong Slack^{(Customize Your Notifications in Slack)}

Thông^(Slack) báo chậm có thể vừa hữu ích vừa có hại nếu bạn nhận được quá nhiều. May mắn thay, bạn có thể tùy chỉnh những thông báo bạn nhận được trong Slack và thời điểm bạn nhận được chúng.

Để kiểm soát thông báo của bạn, hãy chọn ảnh hồ sơ của bạn trong Slack và làm theo đường dẫn Tùy chọn^{(Preferences)} > Thông báo^{(Notifications)} . Từ đó, bạn có thể chọn thông báo nào bạn muốn nhận. 

Chọn^(Select) xem bạn muốn nhận thông báo về Tất cả tin nhắn mới^{(All new messages)} , Tin nhắn trực tiếp, đề cập và từ khóa^{(Direct messages, mentions, and keywords)} hay Không^(Nothing) có gì cả. 

Bạn cũng có thể nhận được thông báo khi ai đó đề cập đến một từ hoặc cụm từ cụ thể trong Slack . Nhập^(Enter) những từ đó vào hộp Từ khoá của Tôi^{(My Keyword)} để bật tuỳ chọn này. 

Trên cùng một trang, bạn có thể thiết lập lịch Thông báo^{(Notification schedule)} của riêng mình để đảm bảo rằng bạn chỉ nhận được chúng khi thích hợp. 

6. Sử dụng Slack Connect để mời những người bên ngoài công ty của bạn^{(Use Slack Connect to Invite People Outside Your Company)}

Slack Connect là một dịch vụ mà Slack cung cấp để mời những người bên ngoài công ty của bạn tham gia kênh Slack của bạn. ^(Slack)Bằng cách này, bạn không phải lo lắng về việc giữ bí mật và bảo mật thông tin liên lạc của mình ( Slack sẽ xử lý vấn đề này), cũng như chuyển đổi qua lại từ trình nhắn tin này sang trình nhắn tin khác để tiếp tục giao tiếp. 

Nếu bạn chỉ muốn trao đổi tin nhắn trực tiếp với ai đó bên ngoài công ty của mình, bạn có thể làm điều đó ngay cả khi sử dụng gói Slack miễn phí. Để gửi lời mời Slack Connect DM , hãy bắt đầu một tin nhắn mới và trong trường Đến:^(To:) hãy nhập địa chỉ email của người bạn muốn mời. 

Sau đó, người kia sẽ có 14 ngày để chấp nhận lời mời của bạn. 

Nếu bạn và người mà bạn muốn mời đều đang sử dụng một trong các gói Slack trả phí , bạn cũng có thể tạo các kênh chia sẻ để giao tiếp hiệu quả hơn trên Slack . Bạn cũng có thể mời những người bên ngoài tham gia bất kỳ kênh nào hiện có của mình (ngoại trừ #general). 

Để mời ai đó vào một trong các kênh Slack của bạn , hãy chọn tên kênh và làm theo đường dẫn Cài đặt^(Settings) > Kết nối Slack^{(Slack Connect)} > Làm việc với Công ty khác^{(Work With Another Company)} . Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn mời và chọn Xong^(Done) để xác nhận. 

7. Sử dụng Định dạng Văn bản để Cải thiện Giao tiếp của Bạn trên Slack^{(Use Text Formatting to Improve Your Communication on Slack)}

Định dạng văn bản có thể giúp bạn thể hiện quan điểm của mình một cách dễ dàng và thêm rõ ràng cho giao tiếp trong Slack . Bạn có thể dễ dàng định dạng thư của mình trong Slack bằng cách sử dụng thanh công cụ định dạng trong hộp thư hoặc bằng cách sử dụng các ký hiệu đặc biệt cho mỗi định dạng.

Sử dụng định dạng văn bản trong Slack , bạn có thể đặt văn bản của mình In đậm^(Bold) , In nghiêng^{( Italic)} , sử dụng Gạch ngang^{(Strikethrough)} , Dấu gạch ngang, Dấu đầu ^{(Blockquotes)}dòng^(Bulleted) và Danh sách có thứ^{(Ordered Lists)} tự, cũng như thêm liên kết và dòng mã vào thư của bạn. 

8. Sử dụng Phím tắt Slack^{(Use Slack Shortcuts)}

Các phím tắt^{(Keyboard shortcuts)} giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn, do đó giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. 

Bạn có thể tìm danh sách tất cả các phím tắt trong Slack bằng cách nhấn ^(Slack)Ctrl + / (đối với Windows) hoặc Cmd + / (đối với Mac). 

9. Quản lý các email đến (Chỉ dành cho các gói Slack có trả tiền)^{(Manage Incoming Emails (Paid Slack Plans Only))}

Gửi email tới Slack^{(Sending emails to Slack)} là một tính năng tuyệt vời có thể giúp bạn giữ tất cả các giao tiếp công việc của mình trên một nền tảng. Tuy nhiên, một số người dùng thích giữ chúng riêng biệt. Nếu bạn là chủ sở hữu hoặc quản trị viên của không gian làm việc sử dụng gói Slack trả phí , bạn có toàn quyền kiểm soát tính năng này - bạn có thể quyết định xem các thành viên không gian làm việc có thể gửi email đến kênh, DM^(DMs) hoặc Slackbot và đăng chúng lên Slack hay không .

Để quản lý các email đến, trước tiên hãy chọn không gian làm việc của bạn. Sau đó vào Cài đặt & quản trị^{(Settings & administration)} và làm theo đường dẫn Cài đặt không gian làm việc^{(Workspace settings)} > Email đến^{(Incoming Emails)} > Mở rộng^(Expand) . Từ đó, bạn có thể Bật^(Enable) hoặc Tắt các email đến^{(Disable incoming emails)} . 

10. Xem hoạt động tin nhắn của bạn (Chỉ dành cho các gói Slack có trả phí)^{(View Your Message Activity (Paid Slack Plans Only))}

Nếu bạn muốn làm cho không gian làm việc Slack của mình hiệu quả hơn, bạn có thể sử dụng dữ liệu mà bạn thu thập bằng cách xem hoạt động tin nhắn. Đó là một tính năng có sẵn cho chủ sở hữu hoặc quản trị viên của không gian làm việc sử dụng một trong các gói Slack trả phí . 

Để xem hoạt động tin nhắn, hãy tìm tin nhắn bạn muốn kiểm tra và chọn biểu tượng ba chấm^{(three dots icon)} bên cạnh tin nhắn đó. Sau đó chọn Xem hoạt động tin nhắn^{(View message activity)} . 

Các số liệu thống kê này có thể giúp bạn đo lường tác động của các thông báo và chiến dịch truyền thông nội bộ. 

11. Học cách tìm kiếm thông tin trên Slack ^{(Learn to Search Slack for Information )}

Bạn có phải là^(Are) một phần của không gian làm việc lớn và luôn phải vật lộn để tìm kiếm thông tin trên Slack không? Theo mặc định, khi bạn tìm kiếm trên Slack , nó sẽ hiển thị cho bạn kết quả từ tất cả các kênh và tin nhắn từ tất cả người dùng từ không gian làm việc của bạn. Tuy nhiên, Slack cung cấp một số cách hiệu quả hơn để thực hiện tìm kiếm của bạn.

Sử dụng những thứ sau trong tìm kiếm của bạn để có kết quả tìm kiếm tốt hơn:

• trong:^(in:) khi bạn cần tìm kiếm bên trong một kênh cụ thể - ví dụ: Test results in:#general . 
• from: khi bạn cần duyệt các tin nhắn từ một người dùng - ví dụ: Test results from:@person . 
• có:^(has:) khi tìm kiếm các thư có chứa các từ khóa nhất định - ví dụ: Có: kết quả kiểm tra^{(Has: test results)} . 
• after:, before :,^(before:) hoặc trong:^(during:) để tìm thư từ các khoảng thời gian cụ thể - ví dụ: Trong: ngày hôm nay^{(During: today)} . 

12. Bắt đầu sử dụng Trình tạo quy trình làm việc^{(Start Using the Workflow Builder)}

Cuối cùng, một trong những dịch vụ năng suất tốt nhất mà bạn có thể sử dụng trong Slack là Trình tạo quy trình làm việc^{(Workflow Builder)} . Workflow Builder là một bộ công cụ cho phép bạn tự động hóa các công việc hàng ngày của mình để bạn không phải mất thời gian hoàn thành chúng theo cách thủ công. Cho dù đó là thói quen thông báo chào mừng dành cho người dùng mới hay yêu cầu chữ ký trên tài liệu - bạn quyết định quy trình làm việc của mình đơn giản hay phức tạp.

Để bắt đầu với Trình tạo quy trình làm việc^{(Workflow Builder)} , hãy chọn không gian làm việc của bạn và làm theo đường dẫn Công cụ^(Tools) > Trình tạo quy trình làm việc^{(Workflow Builder)} . Sau đó, chọn loại quy trình mà bạn muốn tự động hóa và bắt đầu tạo quy trình công việc đầu tiên của mình trên Slack . 

Trở thành người dùng Slack Power^{(Become a Slack Power User)}

Slack thường chỉ được coi là một nền tảng giao tiếp. Tuy nhiên, nó cũng là một ứng dụng năng suất mạnh mẽ. Bạn chỉ cần biết cách sử dụng ứng dụng cũng như một số mẹo và thủ thuật Slack ẩn^{(hidden Slack tips and tricks)} để trở thành người dùng thành thạo.

Slack có giúp bạn trở nên hiệu quả hơn không? Một số mẹo và thủ thuật Slack yêu thích của bạn là gì? Chia sẻ^(Share) chúng với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới. 

12 Best Slack Tips to Be More Productive in 2021

At work, you probably deal with a million different taskѕ on a daily basis. Keeping all of them in your head can be difficult. There’s a ton of productivity apps that can help you remember things and manage your tasks for you. 

Don’t want to look for and install extra software? Not a problem. Slack has a number of productivity features. Here are the top Slack tips and tricks that can help you become more productive this year. 

Top Slack Tips & Tricks to Be More Productive

Slack has always emphasized productivity. Here you’ll find the latest features recently added to Slack, as well as older, hidden features that you might not know about. 

1. Organize Your Slack Channels

Since everyone can create a channel in Slack, your workspace can become cluttered with chats and channels that you don’t use. The problem with that is how much time you’re going to spend when you need to find something important among all of that clutter, like when you don’t remember the name of the channel where a link or an attachment that you need was shared.

A good way to declutter your Slack channels is to keep them organized. You can divide all of your channels into three main categories: 

• Starred Channels:  Star the important channels in your Slack workspace. They should be the ones that you use most, like channels where you discuss your active projects, or channels that you go to for crucial information and links all the time.
• Regular Channels: This can be all of the non-crucial channels that you open from time to time.
• Muted Channels: Are there any channels that produce too much noise (i.e. notifications) yet you don’t seem to use them often enough? Find the channels that you don’t check on a regular basis and mute them on Slack. 

To mute a channel, open it in Slack, then select the channel’s name in the conversation header. Open the notifications menu and select Mute channel. 

All muted channels appear grayed out at the bottom of your channel list.

2. Set Up Reminders in Slack

You can use Slack to set up smart reminders for yourself or your colleagues to make sure you don’t miss project deadlines. 

To set a reminder for yourself, open the message window in Slack and type in /remind me followed by the text and time of the reminder. For example, /remind me to send an email at 2pm. 

You can also create a reminder for your coworkers. To do that, open the message window in Slack and type in /remind @someone followed by the text and time of the reminder. For example, /remind @Anya to send an email at 2 pm. 

To create a reminder for an entire channel, open this channel in Slack and type into the message window /remind #nameofchannel followed by the text and time of the reminder. For example, /remind #general to send an email at 2 pm. 

3. Browse All of Your Unread Messages

For quick access to all of your unread messages, you can use the All Unreads feature in Slack. 

To set it up, open Slack and select More in the sidebar menu on the left. Then select All Unreads. Alternatively, you can use the keyboard shortcuts Ctrl + Shift + A (for Windows) or Cmd + Shift + A to see all of your unread messages.

4. Set Up Automatic Slackbot Responses

If you often find yourself answering or asking the same question over and over again on Slack, you can save yourself some time by setting up automatic Slackbot responses.

Slackbot is a built-in bot that can deliver automated responses for you when it indicates the use of trigger words or phrases in a message or channel. 

To set up a custom Slackbot response, select your workspace’s name in the upper-left corner of the screen, and follow the path Administration > Customize. 

In the Customize Your Workspace window, under the Slackbot tab select + Add New Response. 

Type in the trigger word or phrase in the When someone says box on the left, and the response in the Slackbot responds box. The response can be plain text, as well as links, images, or emojis. 

5. Customize Your Notifications in Slack

Slack notifications can be both helpful and harmful if you’re getting too many of them. Luckily, you can customize what notifications you receive in Slack and when you receive them.

To control your notifications, select your profile picture in Slack and follow the path Preferences > Notifications. From there, you can choose which notifications you want to receive. 

Select whether you want to receive notifications about All new messages, Direct messages, mentions, and keywords, or Nothing at all. 

You can also get notified when someone mentions a particular word or phrase in Slack. Enter those words into the My Keywords box to enable this option. 

On the same page, you can set up your own Notification schedule to make sure you only receive them when appropriate. 

6. Use Slack Connect to Invite People Outside Your Company

Slack Connect is a service that Slack offers for inviting people outside your company to join your Slack channel. This way you don’t have to worry about keeping your communication private and secure (Slack’s taking care of it), as well as switching back and forth from one messenger to another to continue your communication. 

If you just want to exchange direct messages with someone outside your company, you can do that even on a free Slack plan. To send a Slack Connect DM invitation, start a new message, and in the To: field enter the email address of the person you’d like to invite. 

The other person will then have 14 days to accept your invitation. 

If you and the person that you want to invite are both using one of the paid Slack plans, you can also create shared channels to communicate more efficiently on Slack. You can also invite external people to join any of your existing channels (except for #general). 

To invite someone to one of your Slack channels, select the channel’s name and follow the path Settings > Slack Connect > Work With Another Company. Enter the email address of the people that you’d like to invite and select Done to confirm. 

7. Use Text Formatting to Improve Your Communication on Slack

Text formatting can help you get your point across easily and add clarity to communication in Slack. You can easily format your messages in Slack using the formatting toolbar in the message box, or by using the special symbols for each format.

Using text formatting in Slack, you can make your text Bold, Italic, use Strikethrough, Blockquotes, Bulleted and Ordered Lists, as well as add links and lines of code to your messages. 

8. Use Slack Shortcuts

Keyboard shortcuts help you complete tasks faster, thus saving you a ton of time. 

You can find the list of all Slack shortcuts by pressing Ctrl + / (for Windows) or Cmd + / (for Mac). 

9. Manage Incoming Emails (Paid Slack Plans Only)

Sending emails to Slack is a great feature that can help you keep all of your work communication on one platform. However, some users prefer keeping them separate. If you’re an owner or admin of a workspace that uses a paid Slack plan, you get full control of this feature – you get to decide whether the workspace members can send emails to channels, DMs, or Slackbot and post them on Slack.

To manage incoming emails, first select your workspace. Then go to Settings & administration and follow the path Workspace settings > Incoming Emails > Expand. From there, you can Enable or Disable incoming emails. 

10. View Your Message Activity (Paid Slack Plans Only)

If you want to make your Slack workspace more efficient, you can use the data that you gather by viewing message activity. It’s a feature available for owners or admins of workspaces that use one of the paid Slack plans. 

To view message activity, find the message that you want to check and select the three dots icon next to it. Then select View message activity. 

These stats can help you measure the impact of announcements and internal communication campaigns. 

11. Learn to Search Slack for Information 

Are you part of a big workspace and always struggle to find information on Slack? By default, when you search on Slack it’ll show you the results from all channels and messages from all users from your workspace. However, Slack offers a few more efficient ways to conduct your searches.

Use the following in your searches for better search results:

• in: when you need to search inside a specific channel – ex. Test results in:#general. 
• from: when you need to browse the messages from a single user – ex. Test results from:@person. 
• has: when looking for messages that contain certain keywords – ex. Has: test results. 
• after:, before:, or during: to find messages from specific time periods – ex. During: today. 

12. Start Using the Workflow Builder

Finally, one of the best productivity services that you can use in Slack is the Workflow Builder. Workflow Builder is a set of tools that allow you to automate your everyday tasks so that you don’t have to spend time completing them manually. Whether it’s a welcome message routine for new users, or a request for a signature on a document – you decide how simple or complex your workflow will be.

To get started with your Workflow Builder, select your workspace and follow the path Tools > Workflow Builder. Then choose the type of a routine that you want to automate and start creating your first workflows on Slack. 

Become a Slack Power User

Slack is often considered just a communication platform. However, it’s also a powerful productivity app. You just need to know your way around the app, as well as a few hidden Slack tips and tricks to become a power user.

Is Slack helping you become more productive? What are some of your favorite Slack tips and tricks? Share them with us in the comments section below. 

Related posts

• 6 Mẹo & Thủ thuật Slack tốt nhất

• 18 công cụ tốt nhất để lấy cắp dữ liệu 2022

• 10 trang web Torrent tốt nhất 2022

• 7 Slack Bots tốt nhất cho kênh Slack của bạn

• 8 ứng dụng phản chiếu Fire TV tốt nhất 2022

• 6 Best Reddit Alternatives Bạn có thể sử dụng miễn phí

• 14 ứng dụng Android tốt nhất để bán nội dung đã sử dụng của bạn tại địa phương (2022)

• Slack vs Discord: Better là Better?

• Best Parental Control Software cho Windows 10

• 4 Best Android Office Suites Besides Google and Microsoft

• Best Apps để làm Video Calls Between Android and iPhone

• Best Free Karaoke Software cho Windows

• 11 Bộ tăng cường điện thoại di động giá rẻ tốt nhất

• 5 Best Anonymous File Sharing and Hosting Sites

• 4 Best Apps đến Remotely View A Webcam trên iOS and Android

• 8 Best Truly Wireless Earbuds theo Rs 3000 trong India

• 11 mẹo và thủ thuật hay nhất của Microsoft Teams

• 5 Best Cash Advance Apps cho iPhone and Android

• Best Reddit Apps cho Windows and Mac

• Best file recovery software miễn phí: Recuva so với cuộc thi