Có rất nhiều lúc tôi cần đưa một số phép tính dữ liệu đơn giản vào tài liệu Word^{(Word document)} và bảng là lựa chọn tốt nhất. Bạn luôn có thể cố gắng chèn toàn bộ bảng tính Excel^{(Excel spreadsheet)} vào tài liệu Word^{(Word doc)} của mình , nhưng điều đó đôi khi quá mức cần thiết.

Trong bài viết này, tôi sẽ nói về cách bạn có thể sử dụng các công thức bên trong bảng trong Word . Bạn chỉ có thể sử dụng một số công thức, nhưng cũng đủ để lấy tổng, đếm, làm tròn số, v.v. Ngoài ra, nếu bạn đã quen thuộc với Excel , thì việc sử dụng các công thức trong Word sẽ rất khó.

Chèn công thức vào bảng Word

Hãy bắt đầu bằng cách tạo một bảng thử nghiệm^{(test table)} đơn giản . Bấm^(Click) vào tab Chèn^(Insert) và sau đó bấm vào Bảng^(Table) . Chọn số lượng hàng và cột bạn muốn từ lưới.

Khi bảng của bạn đã được chèn, hãy tiếp tục và thêm một số dữ liệu. Tôi vừa tạo một bảng thực sự đơn giản với một vài con số để làm ví dụ.

Bây giờ chúng ta hãy tiếp tục và chèn một công thức. Trong ví dụ đầu tiên, tôi sẽ cộng ba giá trị đầu tiên trong hàng đầu tiên với nhau (10 + 10 + 10). Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào bên trong ô cuối cùng trong cột thứ tư, nhấp vào Bố cục^(Layout)  trong ruy-băng và sau đó nhấp vào Công thức^(Formula) ở ngoài cùng bên phải.

Thao tác này sẽ hiển thị hộp thoại Công thức^{(Formula dialog)} với mặc định là = SUM (LEFT) .

Nếu bạn chỉ cần nhấp vào OK, bạn sẽ thấy giá trị mà chúng tôi đang tìm kiếm trong ô (30).

Hãy nói về công thức. Cũng^(Just) giống như Excel , công thức bắt đầu bằng dấu bằng, theo sau là tên hàm và các đối số^{(function name and arguments)} trong dấu ngoặc đơn. Trong Excel , bạn chỉ chỉ định tham chiếu ô hoặc phạm vi được đặt tên như A1, A1: A3, v.v., nhưng trong Word , bạn có các thuật ngữ vị trí này mà bạn có thể sử dụng.

Trong ví dụ, LEFT có nghĩa là tất cả các ô ở bên trái của ô mà công thức được nhập. Bạn cũng có thể sử dụng PHẢI^(RIGHT) , TRÊN^(ABOVE) và DƯỚI^(BELOW) . Bạn có thể sử dụng các đối số vị trí này với SUM , PRODUCT , MIN , MAX , COUNT và AVERAGE^{(COUNT and AVERAGE)} .

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng kết hợp các đối số này. Ví dụ: tôi có thể nhập =SUM(LEFT, RIGHT) và nó sẽ thêm tất cả các ô ở bên trái và bên phải^{(left and right)} của ô đó. =SUM(ABOVE, RIGHT) sẽ thêm tất cả các số ở phía trên ô và ở bên phải. Bạn nhận được hình ảnh.

Bây giờ chúng ta hãy nói về một số hàm khác và cách chúng ta có thể chỉ định các ô theo một cách khác. Nếu tôi muốn tìm số lớn nhất trong cột đầu tiên, tôi có thể thêm một hàng khác và sau đó sử dụng hàm =MAX(ABOVE) để nhận được 30. Tuy nhiên, bạn có thể làm điều này bằng một cách khác. Tôi cũng có thể chỉ cần vào bất kỳ ô nào và nhập^{(cell and type)} = =MAX(A1:A3) , tham chiếu đến ba hàng đầu tiên trong cột đầu tiên.

Điều này thực sự thuận tiện vì bạn có thể đặt các công thức ở bất cứ đâu bạn muốn trong bảng. Bạn cũng có thể tham chiếu các ô riêng lẻ như viết =SUM(A1, A2, A3) , sẽ cho bạn kết quả tương tự. Nếu bạn viết =SUM(A1:B3) , nó sẽ thêm A1, A2, A3, B1, B2 và B3. Sử dụng các kết hợp này, bạn có thể tham khảo khá nhiều dữ liệu mà bạn thích.

Nếu bạn muốn xem danh sách tất cả các hàm bạn có thể sử dụng trong công thức Word^{(Word formula)} của mình , chỉ cần bấm vào hộp Dán Hàm^{( Paste Function)} .

Bạn có thể sử dụng câu lệnh IF , toán tử AND và OR , v.v. ^(OR)Hãy xem một ví dụ về một công thức phức tạp hơn.

Trong ví dụ trên, tôi có = IF ( SUM (A1: A3)> 50, 50, 0), có nghĩa là nếu tổng từ A1 đến A3 lớn hơn 50, hiển thị 50, nếu không hiển thị 0. Cần lưu ý rằng tất cả các chức năng này thực sự chỉ hoạt động với các con số. Bạn không thể làm bất cứ điều gì với văn bản hoặc chuỗi^{(text or strings)} và bạn cũng không thể xuất bất kỳ văn bản hoặc chuỗi^{(text or string)} nào. Mọi thứ phải là một con số.

Đây là một ví dụ khác sử dụng hàm AND^{(AND function)} . Trong ví dụ này, tôi đang nói rằng nếu cả tổng và giá trị lớn nhất của A1 đến A3 đều lớn hơn 50, thì đúng, ngược lại là sai. True được biểu thị bằng 1 và False bằng 0.

Nếu bạn nhập một công thức và nó bị lỗi, bạn sẽ thấy một thông báo lỗi^{(error message)} cú pháp .

Để sửa công thức, chỉ cần nhấp chuột phải vào lỗi và chọn Chỉnh sửa Trường^{(Edit Field)} .

Thao tác này sẽ hiển thị hộp thoại Trường^(Field) . Ở đây bạn chỉ cần nhấp vào nút Công thức^(Formula) .

Thao tác này sẽ hiển thị cùng hộp thoại chỉnh sửa Công thức^(Formula) mà chúng tôi đã làm việc từ đầu. Đó là tất cả những gì cần làm để chèn công thức vào Word . Bạn cũng có thể xem tài liệu trực tuyến^{(online documentation)} của Microsoft giải thích chi tiết từng chức năng.

Nhìn chung, nó thậm chí không bằng sức mạnh của Excel , nhưng nó đủ cho một số tính toán bảng tính cơ bản ngay trong Word . Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy bình luận. Vui thích!

How to Create and Use Formulas in Tables in Word

Τhеre are a lot of times when I neеd to include some simple data cаlculations in a Word document and a table iѕ the best option. You can always trу to insert an entire Excel spreadsheet into your Word doc, but that’s overkill sometimes.

In this article, I’m going to talk about how you can use formulas inside tables in Word. There are only a handful of formulas you can use, but it’s enough to get totals, counts, round numbers, etc. Also, if you are already familiar with Excel, then using the formulas in Word will be a piece of cake.

Insert Formulas into Word Tables

Let’s start out by creating a simple test table. Click on the Insert tab and then click on Table. Choose how many rows and columns you want from the grid.

Once your table has been inserted, go ahead and add in some data. I’ve just made a really simple table with a couple of numbers for my example.

Now let’s go ahead and insert a formula. In the first example, I’m going to add the first three values in the first row together (10 + 10 + 10). To do this, click inside the last cell in the fourth column, click on Layout in the ribbon and then click on Formula at the far right.

This will bring up the Formula dialog with a default of =SUM(LEFT).

If you were to simply click OK, you will see the value we are looking for in the cell (30).

Let’s talk about the formula. Just like Excel, a formula starts with an equals sign, followed by a function name and arguments in parenthesis. In Excel, you only specify cell references or named ranges like A1, A1:A3, etc., but in Word, you have these positional terms you can use.

In the example, LEFT means all cells that are to the left of the cell in which the formula is entered. You can also use RIGHT, ABOVE and BELOW. You can use these positional arguments with SUM, PRODUCT, MIN, MAX, COUNT and AVERAGE.

In addition, you can use these arguments in combination. For example, I could type in =SUM(LEFT, RIGHT) and it would add all the cells that are to the left and right of that cell. =SUM(ABOVE, RIGHT) would add all numbers that are above the cell and to the right. You get the picture.

Now let’s talk about some of the other functions and how we can specify cells in a different manner. If I wanted to find the maximum number in the first column, I could add another row and then use the =MAX(ABOVE) function to get 30. However, there is another way you can do this. I could also simply go into any cell and type in =MAX(A1:A3), which references the first three rows in the first column.

This is really convenient because you can put the formulas anywhere you want in the table. You can also reference individual cells like writing =SUM(A1, A2, A3), which will give you the same result. If you write =SUM(A1:B3), it will add A1, A2, A3, B1, B2, and B3. Using these combinations, you can pretty much reference any data you like.

If you want to see a list of all the functions you can use in your Word formula, just click on the Paste Function box.

You can use IF statements, AND and OR operators and more. Let’s see an example of a more complex formula.

In the example above, I have =IF(SUM(A1:A3) > 50, 50, 0), which means that if the sum from A1 to A3 is greater than 50, show 50, otherwise show 0. It’s worth noting that all of these functions really only work with numbers. You can’t do anything with text or strings and you can’t output any text or string either. Everything has to be a number.

Here’s another example using the AND function. In this example, I am saying that if both the sum and max value of A1 to A3 is greater than 50, then true otherwise false. True is represented by a 1 and False by 0.

If you type in a formula and it’s got an error in it, you’ll see a syntax error message.

To fix the formula, just right click on the error and choose Edit Field.

This will bring up the Field dialog. Here you just have to click on the Formula button.

This will bring up the same Formula editing dialog that we’ve been working with since the beginning. That’s about all there is to inserting formulas into Word. You can also check out the online documentation from Microsoft that explains each function in detail.

Overall, it’s nothing even close to the power of Excel, but it’s enough for some basic spreadsheet calculations right inside Word. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• Cách Create and Use AutoText trong Microsoft Word

• Cách sử dụng Mail Merge bằng Word đến Create Letters, Labels và phong bì

• Cách Create Labels trong Word từ Excel Spreadsheet

• Cách tạo biểu mẫu có thể điền trong Word

• Cách sử dụng So sánh & Kết hợp Tài liệu trong Word

• Cách tạo Distribution List trong Outlook

• Cách khắc phục khi Word mở ở chế độ chỉ đọc

• Làm thế nào để Quay Macro trong Excel

• Sử dụng chức năng “Chèn dữ liệu từ ảnh” mới của Excel Mobile

• Cách tải Microsoft Word miễn phí

• 7 phần bổ trợ Microsoft Word tốt nhất

• Sử dụng Excel để tìm ra lãi suất hiệu quả từ lãi suất danh nghĩa

• Thêm nhanh mục lục vào tài liệu Word

• Làm thế nào để Add or Remove Comments trong Word

• Cách tạo Greeting Card với MS Word

• Ultimate Guide Để sửa chữa bị hư hỏng hoặc Corrupt Word File

• Làm thế nào để Forward Outlook Emails vào Gmail

• Cách ẩn Trang tính, Ô, Cột và Công thức trong Excel

• Cách in trên phong bì trong Microsoft Word

• Làm thế nào để Thực hiện một Booklet trong Word