Một công cụ theo dõi chi phí rất quan trọng nếu bạn đang lập ngân sách hoặc bạn cần biết tiền của mình đang đi đâu. Google Biểu mẫu^{(Google Forms)} là một trình tạo biểu mẫu miễn phí hoạt động hiệu quả như một công cụ theo dõi chi phí.

Google Biểu mẫu^{(Google Forms)} có thể tùy chỉnh rất nhiều, vì vậy, mặc dù nó cũng có thể được sử dụng như một cuộc khảo sát, công cụ trả lời^(RSVP) , biểu mẫu liên hệ, bảng đăng ký sản phẩm hoặc bất kỳ biểu mẫu câu hỏi / câu trả lời nào khác, bạn có thể biến nó thành một trình theo dõi chi phí tùy chỉnh bằng cách chọn các câu hỏi liên quan đến chi phí .

Trình theo dõi chi phí của Google Biểu mẫu^{(Google Forms)} có thể theo dõi bất kỳ thứ gì bạn muốn liên quan đến giao dịch và vì nó hoạt động hiệu quả trên điện thoại nên bạn sẽ luôn mang theo bên mình mọi lúc mọi nơi.

Bạn có thể ngừng lưu biên lai hoặc cố gắng giải mã một khoản phí trên thẻ tín dụng của mình; chỉ cần kéo công cụ theo dõi chi phí của bạn lên ngay sau khi bạn tiêu tiền để ghi lại tất cả các chi tiết quan trọng và gửi lên bảng tính mà bạn có thể xem lại sau này.

Mẹo^(Tip) : Xem danh sách các ứng dụng lập ngân sách và theo dõi chi phí tốt nhất^{(best budgeting and expense tracking apps)} của chúng tôi để biết một số cách khác để theo dõi chi phí. Chúng không thể tùy chỉnh như Google Biểu mẫu^{(Google Forms)} nhưng chúng có những lợi ích riêng.

Quyết định những gì cần theo dõi^{(Decide What To Track)}

Ý tưởng của công cụ theo dõi chi phí là theo dõi những gì bạn đang chi tiêu tiền của mình, do đó, có một vài chi tiết cơ bản mà biểu mẫu cần bao gồm. Nhưng tùy thuộc vào những gì bạn muốn theo dõi, bạn có thể cần một số trường bổ sung trong biểu mẫu.

Dưới đây là một số ví dụ về những gì bạn có thể muốn theo dõi:

• Giá^(Price) : Giao dịch này là bao nhiêu?
• Cửa hàng^(Store) : Bạn đang tiêu tiền ở đâu?
• Mô tả^{(Description)} : Bạn đang tiêu tiền vào việc gì?
• Danh mục^(Category) : Đây là loại hình mua hàng nào (giải trí, thực phẩm, hóa đơn, v.v.)?
• Phương thức thanh toán được sử dụng^{(Payment method used)} : Bạn đang thanh toán như thế nào (thẻ / ngân hàng / ứng dụng nào)?
• Ai đã chi trả chi phí^{(Who ran the expense)} : Nếu có nhiều người sử dụng biểu mẫu
• Ghi chú^(Notes) : Bất kỳ ghi chú bổ sung nào bạn cần thực hiện?

Khi quyết định bao gồm những gì trong trình theo dõi chi phí của Google Biểu mẫu^{(Google Forms)} , hãy nhớ rằng bạn muốn các trường càng rộng càng tốt để chúng có thể áp dụng cho bất kỳ thứ gì bạn đang mua. Ví dụ, bạn không nhất thiết phải cần một trường hỏi loại thực phẩm bạn đang mua, trừ khi đây chỉ là một công cụ theo dõi chi phí thực phẩm; bạn cũng có thể muốn sử dụng nó để ghi lại các khoản thanh toán tiền thuê nhà và hóa đơn điện thoại.

Trên lưu ý đó, bạn có thể đặt bất kỳ trường nào trong biểu mẫu trình theo dõi chi phí của mình là bắt buộc hoặc không bắt buộc. Vì vậy, nếu bạn muốn một trường thực sự cụ thể cho một thứ gì đó, chỉ cần làm cho nó không bắt buộc để bạn không phải sử dụng nó cho mọi giao dịch.

Xây dựng Trình theo dõi chi phí của Google Biểu mẫu^{(Build The Google Forms Expense Tracker)}

Đây là một công cụ theo dõi chi phí mẫu, vì vậy, không có nghĩa là của bạn, cần phải giống hệt như công cụ này. Chúng tôi đang sử dụng các câu hỏi rộng với các tùy chọn trả lời thậm chí còn rộng hơn để cho biết cách này hoạt động. Bạn sẽ biết rằng việc chỉnh sửa biểu mẫu cực kỳ dễ dàng, vì vậy bạn sẽ không gặp bất kỳ vấn đề gì khi tùy chỉnh biểu mẫu cho chính mình.

• Mở Google Biểu mẫu^{(Open Google Forms)} .
• Chọn Trống^(Blank) để bắt đầu một biểu mẫu mới.
• Đổi tên biểu mẫu của bạn thành một cái gì đó dễ nhận biết.
• Chọn hộp đầu tiên và thay đổi nó thành Câu trả lời ngắn^{(Short answer)} .

• Đặt tên cho giá^(Price) này , xác nhận rằng số Là^{(Is number)} được hiển thị, sau đó đánh dấu nút Bắt buộc^(Required) .

• Sử dụng dấu cộng từ menu bên phải để thêm câu hỏi mới, nhưng lần này hãy chọn Nhiều lựa chọn^{(Multiple choice)} .
• Đặt tên cho một Cửa hàng^(Store) này , sau đó điền vào các tùy chọn câu trả lời với các cửa hàng thông thường mà bạn mua sắm. Khác^(Other) được thêm vào theo mặc định, vì vậy nếu bạn mua hàng từ một cửa hàng khác, bạn có thể nhập nó vào đó.

• Tiếp tục^(Continue) thông qua biểu mẫu, đưa ra tất cả các câu hỏi khác nhau mà bạn muốn hỏi bản thân mỗi khi mua thứ gì đó. Sử dụng các đề xuất ở trên, như phương thức thanh toán và câu hỏi mô tả, để cung cấp cho bạn càng nhiều chi tiết càng tốt. Điều này sẽ hữu ích sau này khi chúng tôi giải thích tất cả các kết quả từ biểu mẫu.
• Sử dụng nút xem trước (biểu tượng con mắt) ở đầu Google Biểu mẫu^{(Google Forms)} để nhận URL đến biểu mẫu của bạn. Bạn có thể chia sẻ thông tin này với bất kỳ ai mà bạn muốn sử dụng biểu mẫu cùng hoặc gửi biểu mẫu cho chính bạn để có thể dễ dàng truy cập từ điện thoại của bạn.

Điều này không cần thiết, nhưng biểu mẫu của bạn cũng có thể bao gồm hình ảnh, tiêu đề và bảng màu độc đáo. Một biểu mẫu đầy màu sắc có thể làm cho việc theo dõi chi phí trở nên thú vị, nếu điều đó hoàn toàn có thể! Biểu tượng sơn ở đầu trang là nơi bạn thực hiện những thay đổi đó.

Thiết lập tính toán^{(Set Up Calculations)}

Mọi mục nhập từ biểu mẫu của bạn được tập hợp trong một bảng tính được định dạng độc đáo tại Google Trang tính^{(Google Sheets)} . Chọn TRẢ LỜI^{(RESPONSES )} từ đầu biểu mẫu của bạn rồi nhấp vào biểu tượng bảng tính để đổi tên bảng tính (nếu bạn muốn).

Sau khi bảng tính mở ra, hãy tạo một tab mới ở dưới cùng và đặt tên là Tính toán^{(Calculations)} . 

Từ đó, bạn có thể làm bất cứ điều gì mà Google Trang tính^(Sheets) hỗ trợ: cộng tất cả chi phí của bạn trong một khoảng thời gian nhất định, tạo biểu đồ để hiểu trực quan về chi phí của bạn, xem ai đang tiêu nhiều tiền nhất, xác định cửa hàng nào đang khiến bạn tốn kém nhất, v.v. .

Sử dụng các loại công thức đó trong Google Trang tính^{(Google Sheets)} nằm ngoài phạm vi của bài viết này, nhưng chúng ta hãy xem xét một thứ thực sự đơn giản như cộng tất cả các khoản chi tiêu cho mỗi người để chúng tôi thực sự có thể biết ai là người chi tiêu nhiều nhất. Bạn luôn có thể điều chỉnh công thức để tổng số tiền bạn đang chi tiêu tại mỗi cửa hàng.

Cách dễ nhất để tổng tất cả các chi phí bất kể người đã thực hiện giao dịch là gì, là chạy công thức tính tổng^(sum) , như sau:

=sum(‘Form Responses 1’!B:B)

Tính toán này phù hợp với ví dụ của chúng tôi vì cột giá từ các câu trả lời của biểu mẫu nằm trong cột B.

Dưới đây là công thức của Google Trang tính^{(Google Sheets)} cho thấy cái nhìn chi tiết hơn về số tiền mà mỗi người đang chi tiêu:

=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)

Cách hoạt động của điều này là nhập sumif và sau đó chọn cột chứa tên ( G trong ví dụ của chúng tôi). Phần tiếp theo là xác định tên, Jeff . Cuối cùng, chọn tiêu đề cột có giá để khi cột khác khớp với tên mà chúng ta đang theo đuổi, nó sẽ chỉ thêm các giá đó.

Xem qua danh sách các chức năng Google Trang tính của Google^{(list of Google Sheets functions)} để biết một số cách khác để có thể diễn giải dữ liệu từ biểu mẫu của bạn. Một cách khác để xem chi phí của bạn là sử dụng biểu đồ hoặc đồ thị; Google có một hướng dẫn^{(Google has a tutorial)} để làm điều đó.

How To Use Google Forms As An Expense Tracker

An expense tracker is vital if уou’re budgeting or yоu need to knоw where your money is going. Google Forms is a frеe form builder that works great as an expense tracker.

Google Forms is heavily customizable, so while it can also be used as a survey, RSVP tool, contact form, product signup sheet, or any other question/answer form, you can make it into a custom expense tracker by choosing expense-related questions.

A Google Forms expense tracker can keep tabs on anything you want regarding a transaction, and since it works great from a phone, you’ll have it with you wherever you go.

You can stop saving receipts or trying to decipher a charge on your credit card; just pull up your expense tracker right after you spend money to record all the important details and submit it to a spreadsheet you can review later.

Tip: See our list of the best budgeting and expense tracking apps for some other ways to track expenses. They’re not as customizable as Google Forms but they do have their own benefits.

Decide What To Track

The idea of an expense tracker is to keep tabs on what you’re spending your money on, so there are a few basic details that the form needs to include. But depending on what you’re wanting to track, you might need some extra fields in the form.

Here are some examples of what you might want to track:

• Price: How much is this transaction?
• Store: Where are you spending the money?
• Description: What are you spending money on?
• Category: What type of purchase is it (entertainment, food, bill, etc.)?
• Payment method used: How are you paying for it (which card/bank/app)?
• Who ran the expense: If there are multiple people using the form
• Notes: Any extra notes you need to make?

When deciding what to include in a Google Forms expense tracker, keep in mind that you want the fields to be as broad as possible so that they can apply to anything you’re purchasing. You don’t necessarily need a field that asks what kind of food you’re buying, for example, unless this is solely a food expense tracker; you might want to also use this for recording rent payment and phone bills.

On that note, you can make any of the fields in your expense tracker form required or not required. So, if you do want a really specific field for something, just make it not required so that you don’t have to use it for every transaction.

Build The Google Forms Expense Tracker

This is a sample expense tracker, so yours, by no means, needs to look exactly like this one. We’re using broad questions with even broader answer options to show how this works. You’ll learn that editing the form is extremely easy, so you shouldn’t have any problem customizing it for yourself.

• Open Google Forms.
• Select Blank to start a new form.
• Rename your form to something recognizable.
• Select the first box and change it to Short answer.

• Name this one Price, confirm that Is number is shown, and then mark the Required button.

• Use the plus sign from the menu off to the right to add a new question, but this time choose Multiple choice.
• Name this one Store, and then fill out the answer options with the usual stores you shop at. Other is added by default, so if you end up making a purchase from a different store, you can type it in there.

• Continue through the form making all the different questions you want to ask yourself each time you buy something. Use the suggestions above, like the payment method and description question, to provide yourself with as much detail as possible. This will come in handy later when we interpret all the results from the form.
• Use the preview button (the eye icon) at the top of Google Forms to get the URL to your form. You can share this with anyone you want to use the form with, or send it to yourself so that it’s easily accessible from your phone.

This isn’t necessary, but your form can also include images, headings, and a unique color scheme. A colorful form might make tracking expenses fun, if that’s at all possible! The paint icon at the top of the page is where you go for those changes.

Set Up Calculations

Every entry from your form is gathered in a nicely formatted spreadsheet at Google Sheets. Select RESPONSES from the top of your form and then click the spreadsheet icon to rename the spreadsheet (if you want).

After the spreadsheet opens, create a new tab at the bottom and name it something like Calculations. 

From there, you can do anything that Google Sheets supports: add up all your expenses for a given time period, create graphs for a visual understanding of your expenses, see who’s spending the most money, identify which stores are costing you the most, etc.

Using those types of formulas in Google Sheets is out of the scope of this article, but let’s look at something really simple like adding up all the expenses for each person so that we can really see who’s spending the most. You can always adapt the formula to total how much you’re spending at each store.

The easiest way to total all the expenses regardless of the person who did the transaction, is to run the sum formula, like this:

=sum(‘Form Responses 1’!B:B)

This calculation works for our example because the price column from the form responses is in column B.

Here’s a Google Sheets formula that shows a much more detailed look at how much each person is spending:

=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)

The way this works is by entering sumif and then choosing the column that contains the names (G in our example). The next part is identifying the name, Jeff. Finally, select the column heading with the prices so that when the other column matches the name we’re after, it will add just those prices.

Look through Google’s list of Google Sheets functions for some other ways to can interpret the data from your form. Another way to see your expenses is with a chart or graph; Google has a tutorial on doing that.

Related posts

• 5 chức năng của Google Sheets Script mà bạn cần biết

• Cách xóa đường viền bảng trong Google tài liệu

• 4 cách chuyển đổi Excel sang Google Trang tính

• Cách Trò chuyện của Google Tài liệu Giúp bạn Cộng tác trên Tài liệu

• Cách Chèn Hình mờ trong Word và Google Tài liệu

• Sửa lỗi thẻ kết thúc thẻ bắt đầu không khớp khi mở tệp DOCX

• Cách tạo lớp đối tượng trong bản trình bày PowerPoint

• Cách tạo và chạy Macro trong Word

• Cách sử dụng Phân tích Điều gì xảy ra trong Excel

• Thay đổi sang Hướng ngang trong Google Tài liệu

• Google Trang trình bày và Microsoft PowerPoint - Sự khác biệt là gì?

• Cách thay đổi kích thước trang chiếu trong PowerPoint để có bản trình bày tốt hơn

• Cách thêm chú thích cuối trang trong Word

• Chèn dấu đầu dòng vào giữa câu trong Word

• Cách sửa lỗi không xác định dấu trang trong Word

• Cách Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Cách sử dụng Flash Fill trong Excel

• Cách tạo tài liệu PDF trong Microsoft Office

• Cách xóa bộ nhớ cache trong Outlook

• Microsoft Teams là gì và nó hoạt động như thế nào?