Khi hầu hết mọi người nghĩ đến việc sắp xếp văn bản trong một ứng dụng, họ nghĩ đến việc sắp xếp các ô trong bảng tính Excel^{(Excel spreadsheet)} . Tuy nhiên, bạn có thể sắp xếp văn bản trong Word miễn là có thứ gì đó cho Word biết vị trí các phần khác nhau của văn bản bắt đầu và kết thúc^{(text begin and end)} .

Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn một số cách để bạn có thể sắp xếp văn bản, danh sách và bảng trong Word . Lưu ý rằng nếu bạn đã có dữ liệu trong Excel , bạn có thể dễ dàng chèn bảng tính Excel^{(Excel spreadsheet)} vào tài liệu Word^{(Word document)} của mình .

Sắp xếp danh sách trong Word

Có ba loại danh sách bạn có thể sắp xếp trong Word . Loại đầu tiên chỉ đơn giản là một danh sách các từ hoặc cụm từ mà mỗi từ chiếm một dòng riêng biệt. Loại thứ hai là danh sách không có thứ tự hoặc có dấu đầu dòng. Thứ ba là danh sách có thứ tự hoặc đánh số.

Trong mỗi trường hợp này, dấu ngắt dòng^{(line break)} (còn được gọi là dấu xuống dòng^{(carriage return)} ) cho Word biết nơi một từ hoặc cụm từ kết thúc^{(word or phrase ends)} và từ hoặc cụm từ tiếp theo bắt đầu. Đây là cách Word có thể sắp xếp văn bản trong tài liệu.

Để sắp xếp bất kỳ loại danh sách nào trong số này, hãy bắt đầu bằng cách chọn danh sách bằng chuột của bạn. Đơn giản chỉ cần^(Simply) bắt đầu ở đầu danh sách, giữ nút chuột trái^{(left mouse button)} và kéo chuột của bạn cho đến khi toàn bộ danh sách được chọn.

Sau đó, nhấp vào tab Trang đầu trên ^(Home)Ruy-băng^(Ribbon) và tìm phần có tiêu đề Đoạn^(Paragraph) . Tìm một nút có các chữ cái A và Z trên đó và một mũi tên chỉ xuống. Đây là lệnh Sắp xếp^(Sort) . Bấm vào nút Sắp xếp^(Sort) và Word sẽ mở cửa sổ Sắp xếp Văn bản^{(Sort Text)} .

Trên cửa sổ Sắp xếp Văn bản^{(Sort Text)} , bạn sẽ nhận thấy rằng có một số tùy chọn. Trước tiên^(First) , bạn cần chỉ ra rằng bạn muốn sắp xếp văn bản bạn đã chọn theo đoạn. Mặc dù chúng ta chỉ có một từ trên mỗi dòng, Word vẫn coi mỗi dòng là một đoạn văn của chính nó vì chúng ta đã nhấn phím enter^{(enter key)} để sang dòng tiếp theo. Sắp xếp theo đoạn là tùy chọn mặc định^{(default option)} .

Tiếp theo, chúng ta cần cho Word biết những gì chúng ta đang sắp xếp. Tìm menu thả xuống có nhãn Loại^(Type) và chọn Văn bản^(Text) . Đây cũng là tùy chọn mặc định.

Cuối cùng, chúng ta cần cho Word biết liệu chúng ta muốn sắp xếp văn bản theo thứ tự tăng dần (A đến Z) hay giảm dần (Z đến A). Thứ tự tăng dần^(Ascending) là tùy chọn mặc định^{(default option)} . Khi hoàn tất, hãy nhấp vào nút OK và Word^{(button and Word)} sẽ sắp xếp văn bản của bạn với các tùy chọn bạn đã chọn.

Lưu ý^(Notice) rằng bây giờ văn bản được sắp xếp từ A đến Z theo thứ tự tăng dần. Ngoài ra, nếu bạn nhấp vào nút Tùy chọn^(Options) , bạn có thể định cấu hình cài đặt nâng cao như dấu tách trường^{(field separator)} và liệu nó có phân biệt chữ hoa chữ thường hay không.

Sắp xếp văn bản trong bảng

Kiểu sắp xếp này có vẻ quen thuộc với bạn hơn một chút nếu bạn thường sắp xếp dữ liệu trong Excel . Giống như một trang tính Excel^{(Excel worksheet)} , một bảng chứa các hàng, cột và có thể chứa các tiêu đề trong hàng đầu tiên. May mắn thay, Word cung cấp cho bạn nhiều tính linh hoạt để sắp xếp văn bản như được tìm thấy trong Excel .

Giả sử^(Suppose) bạn có một bảng trong Word trông giống như bảng bên dưới.

Lưu ý^(Notice) rằng có các tiêu đề cột trong hàng đầu tiên và cột đầu tiên chứa văn bản mà chúng ta muốn sắp xếp. Giả sử lần này chúng ta muốn sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần. Chọn toàn bộ bảng và một lần nữa nhấp vào nút Sắp xếp^(Sort) trong phần Đoạn văn^(Paragraph) của Ruy-băng^(Ribbon) .

Lưu ý^(Notice) ở góc dưới cùng bên trái của^{(hand corner)} cửa sổ Sắp xếp^(Sort) rằng Word đã phát hiện các tiêu đề trong hàng đầu tiên. Cũng lưu ý^(Notice) rằng menu thả xuống Sắp xếp Theo đầu tiên đã có ^{(Sort By)}tên ^(Name)tiêu đề cột^{(column heading)} trong hộp tùy chọn.

Phần còn lại của các tùy chọn giữ nguyên ngoại trừ nhớ thay đổi hướng sắp xếp^{(sort direction)} thành Giảm dần^(Descending) . Khi hoàn tất, hãy nhấp vào nút OK và Word^{(button and Word)} sẽ sắp xếp bảng bằng các tùy chọn mà chúng tôi đã chọn.

Sắp xếp văn bản trong Word rất đơn giản miễn là bạn có cách để cho Word biết điều gì tách một phần tử dữ liệu^{(data element)} với phần tử tiếp theo. Nếu bạn chơi với các cài đặt sắp xếp một chút, bạn sẽ phát hiện ra rằng bạn có thể sắp xếp bằng cách sử dụng nhiều cột và thậm chí cả tab và văn bản được phân tách bằng dấu phẩy trong tài liệu Word^{(Word document)} .

Mặc dù không hữu ích như sắp xếp dữ liệu trong Excel , nhưng bạn có thể tiết kiệm thời gian trong Word bằng cách để ứng dụng sắp xếp văn^{(application sort paragraph)} bản bảng và đoạn văn cho bạn bằng giao diện tương tự như trong trang tính Excel^{(Excel worksheet)} . Vui thích!

How to Sort Text in Word

When most people think of sorting text in an application, they think of sorting cellѕ in an Excel sprеadsheet. However, you can sort text in Word as long as there is somethіng that tells Word where the different parts of text begin and end.

In this article, I’ll show you a couple of ways you can sort text, lists and tables in Word. Note that if you already have data in Excel, you can easily insert an Excel spreadsheet into your Word document.

Sorting Lists in Word

There are three types of lists you can sort in Word. The first kind is simply a list of words or phrases that each occupies a separate line. The second type is unordered or bulleted lists. The third is ordered or numbered lists.

In each of these cases, a line break (also called a carriage return) tells Word where one word or phrase ends and the next one begins. This is how Word is able to sort text in the document.

To sort any of these types of lists, begin by selecting the list with your mouse. Simply start at the beginning of the list, hold down the left mouse button, and drag your mouse until the entire list is selected.

Then, click on the Home tab on the Ribbon and locate the section titled Paragraph. Look for a button with the letters A and Z on it and an arrow pointing down. This is the Sort command. Click on the Sort button and Word will open the Sort Text window.

On the Sort Text window, you’ll notice that there a number of options. First, you need to indicate that you want to sort the text you’ve selected by paragraph. Even though we only have one word per line, Word still considers each line to be its own paragraph because we pressed the enter key to get to the next line. Sorting by paragraph is the default option.

Next we need to tell Word what we are sorting. Locate the drop down menu labeled Type and choose Text. This is also the default option.

Lastly, we need to tell Word whether we want to sort the text in ascending (A to Z) order or descending order (Z to A). Ascending order is the default option. When done, click the OK button and Word will sort your text with the options you chose.

Notice that now the text is sorted from A to Z in ascending order. In addition, if you click on the Options button, you can configure advanced settings like the field separator and whether it should be case sensitive or not.

Sorting Text in Tables

This type of sorting may seem a bit more familiar to you if you often sort data in Excel. Much like an Excel worksheet, a table contains rows, columns, and may contain headings in the first row. Luckily, Word gives you much of the same flexibility to sort text as found in Excel.

Suppose you have a table in Word that looks like the one below.

Notice that there are column headings in the first row and that the first column contains the text we wish to sort. Let’s assume that we want to sort the data in descending order this time. Select the entire table and once again click on the Sort button in the Paragraph section of the Ribbon.

Notice in the bottom left hand corner of the Sort window that Word has already detected the headings in the first row. Notice also that the first Sort By drop down menu already has the column heading Name in the option box.

The rest of the options stay the same except remember to change the sort direction to Descending. When done, click the OK button and Word will sort the table using the options we’ve chosen.

Sorting text in Word is simple as long as you have a way to tell Word what separates one data element from the next. If you play with the sort settings a bit, you will discover that you can sort using multiple columns and even tab and comma delimited text in a Word document.

Although not as useful as sorting data in Excel, you can save yourself some time in Word by having the application sort paragraph and table text for you using a similar interface as found in an Excel worksheet. Enjoy!

Related posts

• Chuyển văn bản Caps Lock trở lại bình thường trong MS Word

• Ẩn văn bản và hiển thị văn bản ẩn trong Word

• Làm thế nào để Automatically Backup một Word Document để onedrive

• Cách tạo Greeting Card với MS Word

• Làm thế nào để Add or Remove Comments trong Word

• Cách chèn chữ ký trong Microsoft Word Document

• Thêm nhanh mục lục vào tài liệu Word

• Cách tải Microsoft Word miễn phí

• Cách thiết lập và sử dụng định dạng MLA trong Microsoft Word

• Ultimate Guide Để sửa chữa bị hư hỏng hoặc Corrupt Word File

• Làm thế nào để Forward Outlook Emails vào Gmail

• Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Cách tạo và sử dụng công thức trong bảng trong Word

• Tạo văn bản ngẫu nhiên hoặc văn bản Lorem Ipsum trong MS Word

• Cách tạo Drop Down List trong Excel

• Cách tạo Flowchart trong Word and Excel

• 13 OneNote Tips & Tricks Để tổ chức ghi chú của bạn tốt hơn

• Cách tính Variance bằng Excel

• Cách an toàn Password Protect An Excel File

• 12 Mẹo và Thủ thuật hữu ích của Microsoft Word