Cách sắp xếp văn bản trong Word

Khi hầu hết mọi người nghĩ đến việc sắp xếp văn bản trong một ứng dụng, họ nghĩ đến việc sắp xếp các ô trong bảng tính Excel(Excel spreadsheet) . Tuy nhiên, bạn có thể sắp xếp văn bản trong Word miễn là có thứ gì đó cho Word biết vị trí các phần khác nhau của văn bản bắt đầu và kết thúc(text begin and end) .

Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn một số cách để bạn có thể sắp xếp văn bản, danh sách và bảng trong Word . Lưu ý rằng nếu bạn đã có dữ liệu trong Excel , bạn có thể dễ dàng chèn bảng tính Excel(Excel spreadsheet) vào tài liệu Word(Word document) của mình .

Sắp xếp danh sách trong Word

Có ba loại danh sách bạn có thể sắp xếp trong Word . Loại đầu tiên chỉ đơn giản là một danh sách các từ hoặc cụm từ mà mỗi từ chiếm một dòng riêng biệt. Loại thứ hai là danh sách không có thứ tự hoặc có dấu đầu dòng. Thứ ba là danh sách có thứ tự hoặc đánh số.

Trong mỗi trường hợp này, dấu ngắt dòng(line break) (còn được gọi là dấu xuống dòng(carriage return) ) cho Word biết nơi một từ hoặc cụm từ kết thúc(word or phrase ends) và từ hoặc cụm từ tiếp theo bắt đầu. Đây là cách Word có thể sắp xếp văn bản trong tài liệu.

Ba loại danh sách trong Word

Để sắp xếp bất kỳ loại danh sách nào trong số này, hãy bắt đầu bằng cách chọn danh sách bằng chuột của bạn. Đơn giản chỉ cần(Simply) bắt đầu ở đầu danh sách, giữ nút chuột trái(left mouse button) và kéo chuột của bạn cho đến khi toàn bộ danh sách được chọn.

Sau đó, nhấp vào tab Trang đầu trên (Home)Ruy-băng(Ribbon) và tìm phần có tiêu đề Đoạn(Paragraph) . Tìm một nút có các chữ cái AZ trên đó và một mũi tên chỉ xuống. Đây là lệnh Sắp xếp(Sort) . Bấm vào nút Sắp xếp(Sort) và Word sẽ mở cửa sổ Sắp xếp Văn bản(Sort Text) .

Bấm vào nút Sắp xếp trong Word

Trên cửa sổ Sắp xếp Văn bản(Sort Text) , bạn sẽ nhận thấy rằng có một số tùy chọn. Trước tiên(First) , bạn cần chỉ ra rằng bạn muốn sắp xếp văn bản bạn đã chọn theo đoạn. Mặc dù chúng ta chỉ có một từ trên mỗi dòng, Word vẫn coi mỗi dòng là một đoạn văn của chính nó vì chúng ta đã nhấn phím enter(enter key) để sang dòng tiếp theo. Sắp xếp theo đoạn là tùy chọn mặc định(default option) .

Sắp xếp văn bản trong Word

Tiếp theo, chúng ta cần cho Word biết những gì chúng ta đang sắp xếp. Tìm menu thả xuống có nhãn Loại(Type) và chọn Văn bản(Text) . Đây cũng là tùy chọn mặc định.

Cuối cùng, chúng ta cần cho Word biết liệu chúng ta muốn sắp xếp văn bản theo thứ tự tăng dần (A đến Z) hay giảm dần (Z đến A). Thứ tự tăng dần(Ascending)tùy chọn mặc định(default option) . Khi hoàn tất, hãy nhấp vào nút OK và Word(button and Word) sẽ sắp xếp văn bản của bạn với các tùy chọn bạn đã chọn.

Sắp xếp hoàn chỉnh trong Word

Lưu ý(Notice) rằng bây giờ văn bản được sắp xếp từ A đến Z theo thứ tự tăng dần. Ngoài ra, nếu bạn nhấp vào nút Tùy chọn(Options) , bạn có thể định cấu hình cài đặt nâng cao như dấu tách trường(field separator) và liệu nó có phân biệt chữ hoa chữ thường hay không.

sắp xếp các tùy chọn

Sắp xếp văn bản trong bảng

Kiểu sắp xếp này có vẻ quen thuộc với bạn hơn một chút nếu bạn thường sắp xếp dữ liệu trong Excel . Giống như một trang tính Excel(Excel worksheet) , một bảng chứa các hàng, cột và có thể chứa các tiêu đề trong hàng đầu tiên. May mắn thay, Word cung cấp cho bạn nhiều tính linh hoạt để sắp xếp văn bản như được tìm thấy trong Excel .

Giả sử(Suppose) bạn có một bảng trong Word trông giống như bảng bên dưới.

Bảng dữ liệu trong Word

Lưu ý(Notice) rằng có các tiêu đề cột trong hàng đầu tiên và cột đầu tiên chứa văn bản mà chúng ta muốn sắp xếp. Giả sử lần này chúng ta muốn sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần. Chọn toàn bộ bảng và một lần nữa nhấp vào nút Sắp xếp(Sort) trong phần Đoạn văn(Paragraph) của Ruy-băng(Ribbon) .

Lưu ý(Notice) ở góc dưới cùng bên trái của(hand corner) cửa sổ Sắp xếp(Sort) rằng Word đã phát hiện các tiêu đề trong hàng đầu tiên. Cũng lưu ý(Notice) rằng menu thả xuống Sắp xếp Theo đầu tiên đã có (Sort By)tên (Name)tiêu đề cột(column heading) trong hộp tùy chọn.

Phần còn lại của các tùy chọn giữ nguyên ngoại trừ nhớ thay đổi hướng sắp xếp(sort direction) thành Giảm dần(Descending) . Khi hoàn tất, hãy nhấp vào nút OK và Word(button and Word) sẽ sắp xếp bảng bằng các tùy chọn mà chúng tôi đã chọn.

Sắp xếp bảng trong Word

Sắp xếp văn bản trong Word rất đơn giản miễn là bạn có cách để cho Word biết điều gì tách một phần tử dữ liệu(data element) với phần tử tiếp theo. Nếu bạn chơi với các cài đặt sắp xếp một chút, bạn sẽ phát hiện ra rằng bạn có thể sắp xếp bằng cách sử dụng nhiều cột và thậm chí cả tab và văn bản được phân tách bằng dấu phẩy trong tài liệu Word(Word document) .

Mặc dù không hữu ích như sắp xếp dữ liệu trong Excel , nhưng bạn có thể tiết kiệm thời gian trong Word bằng cách để ứng dụng sắp xếp văn(application sort paragraph) bản bảng và đoạn văn cho bạn bằng giao diện tương tự như trong trang tính Excel(Excel worksheet) . Vui thích!



About the author

Tôi là một chuyên gia Windows 10 được đề xuất với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành phần mềm. Tôi có kiến ​​thức chuyên môn về cả Explorer và Office 365, đồng thời tôi đặc biệt có kỹ năng trong việc cá nhân hóa và tùy chọn giao diện cho người dùng của mình. Kỹ năng của tôi là trọng tâm của công việc kinh doanh của tôi, đó là cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời thông qua các bài đánh giá trực tuyến và tận dụng các công nghệ như AI để cải thiện hỗ trợ.



Related posts