Bạn đang tìm cách cộng tác với những người khác trên tài liệu Word^{(Word doc)} ? Nếu vậy, bạn có thể làm điều đó rất dễ dàng trong chính Word . Tính năng này đã xuất hiện trên một vài phiên bản Office và nó hoạt động ngay cả khi bên nhận không cài đặt Word trên hệ thống của họ.

Lưu ý rằng để bắt đầu chia sẻ tài liệu trong Word , bạn phải lưu tài liệu của mình vào đám mây. Không phải tất cả tài liệu của bạn, nhưng ít nhất là tài liệu sẽ được chia sẻ. Điều đó có nghĩa là bạn cần thiết lập tài khoản OneDrive^{(OneDrive account)} trước rồi đăng nhập vào tài khoản Microsoft của mình^{(Microsoft account)} từ bên trong Word .

Chia sẻ tài liệu Word

Khi bạn đã thiết lập OneDrive đúng cách trong Word , hãy tiếp tục và nhấp vào nút Chia sẻ^(Share) ở trên cùng bên phải của màn hình.

Thao tác này sẽ hiển thị một ngăn ở phía bên tay phải^{(hand side)} của màn hình. Nếu tài liệu chưa được lưu vào đám mây, bạn sẽ phải nhấp vào nút Lưu vào đám mây^{(Save to Cloud)} .

Thao tác này sẽ hiển thị hộp thoại Lưu dưới dạng^{( Save As)} , hộp thoại này đã được đặt thành OneDrive . Đặt tên cho tệp của bạn và lưu nó.

Sau khi nó đã được lưu và tải lên đám mây, hãy quay lại hộp thoại Chia sẻ^(Share) và bây giờ bạn sẽ có thể mời mọi người tham gia. Nhập^(Type) địa chỉ email^{(email address)} , chọn xem họ có thể chỉnh sửa nó hay chỉ xem nó và sau đó gửi kèm một thông báo tùy chọn.

Ở đầu nhận, một email sẽ đến bao gồm một liên kết đến tài liệu được lưu trữ trong tài khoản OneDrive^{(OneDrive account)} của bên gửi :

Khi người dùng nhấp vào liên kết, nó sẽ đưa họ đến một phiên bản trình duyệt của Word được gọi là Word Online , nơi tài liệu có thể được chỉnh sửa.

Nhấp vào nút Chỉnh sửa trong Trình duyệt và bạn sẽ nhận được ^{(Edit in Browser)}giao diện ruy-băng^{(ribbon interface)} quen thuộc của chương trình Word^{(Word program)} trên máy tính để bàn . Người dùng có thể chỉnh sửa tài liệu mà không cần cài đặt Word hoặc cần có tài khoản OneDrive.

Tài liệu tự động lưu, vì vậy người dùng không^{(user doesn)} phải lo lắng về việc cố gắng tự lưu tài liệu. Ở phía cuối, bạn sẽ thấy một thông báo bật^{(message pop)} lên cho biết người khác đang chỉnh sửa tài liệu và hỏi bạn có muốn tự động chia sẻ các thay đổi khi chúng xảy ra hay không. Tôi khuyên bạn nên nhấp vào Có^(Yes) ở đây.

Lưu ý rằng bạn sẽ không thấy các thay đổi từ những người dùng khác cho đến khi bạn lưu tài liệu. Nếu bạn nhấp vào Tệp^(File) , bạn sẽ thấy một thông báo mới trên tab Thông tin^{(Info tab)} cho biết Đã có Cập nhật Tài liệu^{(Document Updates Available)} .

Hãy tiếp tục và lưu tài liệu của bạn và bạn sẽ nhận được một thông báo khác giải thích rằng những thay đổi mới do người khác thực hiện sẽ được hiển thị với lớp phủ màu xanh lục.

Nhấp vào OK^{(Click OK)} và duyệt qua tài liệu của bạn. Bất kỳ thứ gì có màu xanh lá cây là thứ đã được thay đổi hoặc thêm bởi người khác. Trong thử nghiệm của tôi, nếu ai đó xóa nội dung nào đó khỏi tài liệu, nó sẽ không hiển thị bất kỳ thứ gì^{(t show anything)} có màu xanh lục.

Lưu ý rằng khi bạn lưu tài liệu, điểm đánh dấu màu xanh lá cây sẽ biến mất cho đến khi thực hiện các thay đổi mới. Nếu bạn muốn theo dõi những thay đổi nào đang được thực hiện, bạn nên bật Theo dõi Thay đổi^{( Track Changes)} trên tài liệu trước khi chia sẻ, nếu không, rất khó để biết điều gì đang xảy ra, đặc biệt nếu nhiều người đang chỉnh sửa tài liệu.

Ở trên, tôi đã bật Theo dõi Thay đổi^{(Track Changes)}  trên tab Xem^(Review) lại và bây giờ ngoài văn bản được đánh dấu màu xanh lá cây, tôi còn có các thanh dọc màu đỏ ở cột bên trái^{(hand column)} . Vì các mục xóa không hiển thị^{(t show)} bằng màu xanh lục, bạn chỉ có thể thấy chúng bằng cách theo dõi các thay đổi. Nhấp^(Click) vào đường màu đỏ và nó sẽ hiển thị cho bạn nội dung đã xóa trong gạch ngang.

Nhìn chung, Word là một công cụ tuyệt vời để cộng tác trong thời gian thực với nhiều tác giả hoặc biên tập viên và khía cạnh đồng bộ hóa hoạt động rất tốt. Một tính năng mà tôi nhận thấy là khi người khác đang chỉnh sửa một đoạn văn nào đó, nó sẽ ngăn người khác chỉnh sửa đoạn đó cho đến khi người đầu tiên kết thúc. Điều này đảm bảo rằng mọi người không ghi đè các phần giống nhau cùng một lúc. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy bình luận. Vui thích!

How to Share or Collaborate On a Word Doc with Others

Looking for a waу to collaborate wіth otherѕ on a Word doc? If so, yоu can dо it very easily in Word itself. The feature has been around for a couple of versions of Оffice and it works even if the receiνing party does not have Word installed on their system.

Note that in order to get started with document sharing in Word, you have to save your documents to the cloud. Not all your documents, but at least the one that is going to be shared. That means you need to setup a OneDrive account first and then log into your Microsoft account from within Word.

Share Word Doc

Once you have OneDrive setup properly in Word, go ahead and click on the Share button at the top right of the screen.

This will bring up a pane on the right hand side of the screen. If the document has not been saved to the cloud yet, you’ll have to click the Save to Cloud button.

This will bring up the Save As dialog, which should already be set to OneDrive. Give your file a name and save it.

Once it has been saved and uploaded to the cloud, go back to the Share dialog and you’ll now be able to invite people to join. Type in an email address, choose whether they can edit it or just view it and then include an optional message.

On the receiving end, an email will arrive that includes a link to the document stored in the sending party’s OneDrive account:

When the user clicks on the link, it will take them to a browser version of Word called Word Online, where the document can be edited.

Click the Edit in Browser button and you’ll get the familiar ribbon interface of the desktop Word program. The user can edit the document without needing Word installed or needing to have a OneDrive account.

The document automatically saves, so the user doesn’t have to worry about trying to save the document themselves. On your end, you’ll see a message pop up saying that other people are editing the document and asking if you want to automatically share changes as they happen. I recommend clicking Yes here.

Note that you won’t see the changes from other users until you save the document. If you click on File, you’ll see a new message on the Info tab that says Document Updates Available.

Go ahead and save your document and you’ll get another message explaining that new changes made by others will be shown with a green overlay.

Click OK and browse through your document. Anything in green is what has been changed or added by someone else. In my testing, if someone deleted something from the document, it didn’t show anything in green.

Note that once you save the document, the green highlight will disappear until new changes are made. If you want to keep track of what changes are being made, you should enable Track Changes on the document before you share it, otherwise it’s kind of hard to tell what’s going on, especially if multiple people are editing the document.

Above, I have enabled Track Changes on the Review tab and now in addition to the green highlighted text, I also have the red vertical bars in the left hand column. Since deletions don’t show in green, you can only see them by tracking changes. Click on the red line and it’ll show you the deleted content in strike-through.

Overall, Word is a great tool to collaborate in real-time with multiple authors or editors and the syncing aspect works very well. One feature I noticed is that when someone else is editing a certain paragraph, it prevents others from editing that section until the first person is finished. This ensures that people aren’t overwriting the same sections at the same time. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• Thêm nhanh mục lục vào tài liệu Word

• Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Làm thế nào để Automatically Backup một Word Document để onedrive

• Cách tạo Greeting Card với MS Word

• Làm thế nào để Add or Remove Comments trong Word

• Cách tạo biểu mẫu có thể điền trong Word

• Cách in trên phong bì trong Microsoft Word

• Cách chèn chữ ký trong Microsoft Word Document

• 13 OneNote Tips & Tricks Để tổ chức ghi chú của bạn tốt hơn

• Làm thế nào để Thêm Headers and Footers trong PowerPoint

• Cách tạo Gantt Charts trong Microsoft Excel

• Cách tạo Breakout Rooms trong Microsoft Teams

• Cách theo dõi các thay đổi trong Word (Trực tuyến, Di động và Máy tính để bàn)

• 12 Mẹo và Thủ thuật hữu ích của Microsoft Word

• Sử dụng Format Painter trong Word để sao chép và dán định dạng

• Làm thế nào để Thực hiện một Booklet trong Word

• Cách tạo Histogram trong Excel

• Làm thế nào để Quay Macro trong Excel

• Cách hiển thị các dấu định dạng trong Word

• Microsoft Myanalytics là gì và làm thế nào để sử dụng nó?