19 Mẹo Ứng dụng Outlook Mobile tốt nhất cho Android và iOS

Outlook đã là nhịp tim kinh doanh trong một thời gian dài. Bây giờ, nó cũng đi vào cuộc sống cá nhân của chúng tôi. Đó là bởi vì công việc ở nhà đã bùng nổ? Có phải vì chúng ta nhận ra cuộc sống của chúng ta là công việc của chúng ta? Dù lý do là gì, tất cả chúng ta đều cần một số mẹo và thủ thuật về cách làm cho Outlook hoạt động(how to make Outlook work) tốt nhất cho chúng ta trên các thiết bị Android và iOS của chúng ta. 

Chúng tôi đã tổng hợp danh sách các mẹo hay nhất và lớn nhất về ứng dụng Outlook dành cho thiết bị di động. (Outlook)Ngoại trừ những trường hợp được lưu ý, những mẹo này áp dụng cho cả thiết bị iOS và Android

1. Tìm tệp, chi tiết chuyến đi, danh bạ và hơn thế nữa(Find Files, Trip Details, Contacts And More)

Được hỗ trợ bởi Microsoft Graph , việc chọn kính lúp Tìm kiếm sẽ tải ngay lập tức các tài liệu gần đây nhất, địa chỉ liên hệ yêu thích, hành trình chuyến đi và thậm chí cả theo dõi chuyển hàng gói hàng của bạn. (Search )Nhiều(Many) tiêu chí tìm kiếm được Outlook trên máy tính sử dụng(search criteria used by desktop Outlook ) cũng hoạt động trong ứng dụng Outlook dành cho điện thoại.

2. Lọc email trong ứng dụng Outlook(Filter Emails In the Outlook App)

Mọi người thích lưu giữ email, ngay cả khi họ biết rằng họ sẽ không bao giờ sử dụng chúng nữa. Điều đó không sao, vì bạn có thể lọc chúng.

  1. Trong Hộp thư(Inbox ) đến hoặc bất kỳ thư mục nào, hãy chọn nút Bộ lọc(Filter ) .

  1. Chọn lọc theo bất kỳ thư nào trong số Tất cả thư(All messages) , Thư chưa đọc(Unread) , Được gắn cờ(Flagged) , Tệp đính kèm(Attachments) hoặc @Mentions Me . @ Mentions Me là một tính năng trong (Mentions Me)Outlook trên máy tính để bàn và web hoạt động giống như @mentions in social media apps .

3. Đồng bộ hóa danh bạ điện thoại với ứng dụng Outlook(Sync Phone Contacts With the Outlook App)

Theo mặc định, danh bạ điện thoại(phone contacts) của bạn không được đồng bộ hóa với ứng dụng Outlook

  1. Trên màn hình chính của Outlook , hãy chọn biểu tượng bánh răng Cài đặt .(Settings )

  1. Chọn tài khoản để đồng bộ với Danh bạ Outlook(Outlook Contacts) .

  1. Cuộn đến Đồng bộ hóa danh bạ(Sync contacts) và sử dụng công tắc thanh trượt để bật. Màu của công tắc sẽ thay đổi.

  1. Nó sẽ hỏi Cho phép Outlook truy cập danh bạ của bạn? (Allow Outlook to access your contacts?)Chọn Cho phép(Allow) .

Nếu quá trình đồng bộ hóa không hoạt động, hãy quay lại Cài đặt(Settings) , cuộn xuống dưới cùng và chọn ĐẶT LẠI TÀI KHOẢN(RESET ACCOUNT) .

4. Quản lý thông báo theo tài khoản(Manage Notifications By Account)

(Got) nhiều tài khoản sử dụng ứng dụng Outlook dành cho điện thoại của bạn? Bạn có thể kiểm soát các thông báo từ mỗi. 

  1. Trên màn hình chính của Outlook , hãy chọn biểu tượng bánh răng Cài đặt .(Settings )

  1. Di chuyển đến và chọn Thông báo(Notifications) .

  1. Chọn Thông báo(Notifications) , Âm thanh email mới(New email sound) hoặc Âm thanh email đã gửi(Sent email sound ) và thực hiện các thay đổi bạn muốn.

5. Nghe email trong ứng dụng Outlook(Listen to Emails In the Outlook App)

Tuyệt vời cho người đa tác vụ, Play My Emails là một tính năng mạnh mẽ của Outlook . Nó sử dụng khả năng trí tuệ nhân tạo (AI) của Cortana(Cortana’s artificial intelligence) để làm nhiều việc hơn là chỉ đọc email. 

Cortana sẽ kiểm tra Outlook và cho bạn biết về những thay đổi hoặc xung đột trong cuộc họp. Nó có thể cung cấp thông tin chi tiết về email, như ai khác đã nhận email, đó là email dài hay ngắn và thời gian đọc email.

Play My Emails cho iOS hiện có ở Canada , Hoa Kỳ, Vương quốc Anh(United Kingdom) , Úc(Australia)Ấn Độ(India) . Đối với Android , nó chỉ khả dụng ở Hoa Kỳ. Mong rằng nó sẽ đến với bạn cuối cùng.

6. Tắt hoặc Bật Hộp thư đến Ưu tiên(Turn Focused Inbox Off or On)

Hộp thư đến tập trung là thứ mà bạn yêu thích hoặc ghét. Có vẻ như không có ở giữa. 

  1. Đi tới Cài đặt(Settings) và cuộn đến Hộp thư(Focused Inbox) đến Ưu tiên, sau đó chọn nút trượt để tắt hoặc bật.

7. Bật hoặc tắt Sắp xếp theo Chủ đề(Turn Organize By Thread Off or On)

Cũng giống như Hộp thư(Inbox) đến Ưu tiên , việc sắp xếp email theo chuỗi hội thoại là một chủ đề gây chia rẽ.

  1. Đi tới Cài đặt(Settings) và cuộn đến Sắp xếp email theo chuỗi(Organize email by thread) , sau đó chọn nút trượt để tắt hoặc bật tính năng này.

8. Đặt hoặc thay đổi các tùy chọn vuốt(Set or Change Swipe Options)

Chỉ với một cái lướt nhẹ ngón tay, bạn có thể cho biết email sẽ đi đâu. Lần đầu tiên bạn vuốt email, Outlook sẽ hướng dẫn bạn qua các tùy chọn của mình. Nếu bạn thay đổi ý định, bạn cũng có thể thay đổi thao tác vuốt của mình.

  1. Đi tới Cài đặt(Settings) , sau đó cuộn đến và chọn Tùy chọn vuốt(Swipe options) .

  1. Chọn Thay đổi(Change) hoặc Thiết lập(Set Up) nếu nó được hiển thị.

  1. Một thanh trượt sẽ mở ra hiển thị các tùy chọn: Xóa(Delete) , Lưu trữ(Archive) , Đánh dấu là đã đọc(Mark as read) , Di chuyển đến thư mục(Move to folder) , Gắn cờ(Flag) , Báo lại(Snooze) , Đọc & lưu trữ(Read & archive)Không có(None) . Chọn một.

  1. Bạn sẽ thấy tùy chọn đã được thiết lập.

  1. Thao tác vuốt sang phải trên một email bây giờ sẽ xóa nó.

9. Sắp xếp Danh bạ theo Họ hoặc Tên(Sort Contacts by First or Last Name)

  1. Đi tới Cài đặt(Settings) rồi cuộn đến và chọn Sắp xếp theo(Sort by) .

  1. Chọn Tên(First name ) hoặc Họ(Surname ) cho họ.

10. Đặt trả lời tự động(Set an Automatic Reply)

  1. Đi tới Cài đặt(Settings) , sau đó cuộn đến và chọn một tài khoản. Điều này chỉ hoạt động trên tài khoản Office 365 hoặc Microsoft Exchange.

  1. Chọn Trả lời tự động(Automatic replies) .

  1. Ở bên phải, chọn nút trượt để bật hoặc tắt trả lời tự động.

  1. Chọn Trả lời(Reply ) mọi người hoặc Chỉ trả lời cho tổ chức của tôi(Reply only to my organisation) , sau đó chọn có sử dụng Các tin nhắn khác nhau cho tổ chức của tôi và người gửi bên ngoài(Different messages for my organisation and external senders) hay không.

  1. Tạo(Create) hoặc chỉnh sửa câu trả lời tự động của bạn, sau đó chọn dấu kiểm ở góc trên cùng bên phải để đặt các thay đổi.

  1. Xác nhận thay đổi bằng cách chọn OK .

11. Tùy chỉnh thư mục yêu thích(Customize Favorites Folders)

(Got) rất nhiều thư mục? Bạn có thể đặt các mục yêu thích của mình để chúng là những thư mục đầu tiên bạn nhìn thấy.

  1. Chọn biểu tượng Trang chủ(Home) và chọn biểu tượng bút chì trong Thư mục(Folders) .

  1. Di chuyển(Scroll) đến các thư mục yêu thích của bạn và chọn biểu tượng ngôi sao để đặt chúng vào mục yêu thích.

  1. Nó hiển thị mục yêu thích của bạn ở đầu màn hình. Chọn dấu kiểm để thực hiện thay đổi.

Bây giờ các thư mục yêu thích của bạn nằm ở đầu danh sách.

12. Thay đổi ứng dụng Outlook thành chủ đề tối hoặc sáng(Change Outlook App To Dark or Light Theme)

  1. Đi tới Cài đặt(Settings) , sau đó cuộn đến và chọn Giao diện(Appearance) .

  1. Chọn giữa các chủ đề Sáng(Light) , Tối(Dark) hoặc Hệ thống( System ) . Thay đổi được áp dụng ngay lập tức. Từ Màu sắc(Colours) ở góc dưới bên phải dường như không có tác dụng gì.

13. Thêm các lịch vui vẻ khác vào ứng dụng Outlook(Add Other Fun Calendars to the Outlook App)

Bạn có thể biết bạn có thể thêm lịch của những người khác vào lịch của mình(add other peoples’ calendars to yours) , nhưng bạn có biết bạn có thể thêm lịch thể thao, truyền hình và các ứng dụng khác không?

  1. Trong Outlook , chọn biểu tượng lịch gần góc dưới cùng bên phải. Chú ý(Notice) con số trong đó là ngày hôm nay.

  1. Cuộn đến và chọn Lịch thú vị(Interesting Calendars) .

  1. Nó trình bày một danh sách các môn thể thao và chương trình truyền hình để bạn lựa chọn. Đối với ví dụ này, chúng tôi sẽ chọn Thể thao(Sports) .

  1. Chọn từ danh sách loại thể thao để theo dõi.

  1. Bạn có thể chọn theo dõi toàn bộ giải đấu hoặc liên đoàn hoặc các đội riêng lẻ bằng cách chọn biểu tượng chữ thập màu xanh lam.

  1. Để thêm lịch từ các ứng dụng khác, hãy quay lại trang thêm lịch và chọn Ứng dụng lịch(Calendar apps) .

  1. Chọn từ danh sách các ứng dụng có sẵn cho bạn bằng cách chọn biểu tượng chữ thập màu xanh lam.

14. Sử dụng phần bổ trợ từ các dịch vụ khác trong ứng dụng Outlook(Use Add-ins from Other Services in Outlook App)

Tích hợp là một phần lý do tại sao Outlook lại rất phổ biến. Bạn có thể sử dụng các phần bổ trợ từ các dịch vụ phổ biến như GoToMeeting , Box, Slack cho Outlook , Trello , v.v.

  1. Đi tới Cài đặt(Settings) rồi cuộn đến và chọn Phần bổ trợ(Add-ins) .

  1. Tìm các phần bổ trợ bạn muốn và chọn dấu thập màu xanh lam để thêm chúng.

15. Thay đổi chế độ xem lịch trong ứng dụng Outlook(Change Calendar View In Outlook App)

Lịch mặc định ở chế độ xem toàn bộ tháng. Đó là rất nhiều thông tin được đóng gói trên một màn hình nhỏ. Bạn có thể thay đổi điều đó. Điều này chỉ hoạt động ở chế độ dọc.

  1. Trong Lịch, chọn biểu tượng Xem(View ) ở góc trên cùng bên phải.

  1. Chọn từ các chế độ xem khác nhau: Chương trình(Agenda) làm việc , Ngày(Day) , 3 ngày(3 Day) hoặc Tháng(Month) .

  1. Chế độ xem chương trình làm việc - Hiển thị(Agenda View – Shows) tất cả các sự kiện sắp tới.

  1. Chế độ xem ngày - Lưu ý(Day View – Note) thời gian hiện tại hiển thị bằng màu khác.

  1. Chế độ xem 3 ngày(Day View) - Hiển thị(Shows) hôm nay và 2 ngày tiếp theo, cùng với các mục lịch.

  1. Tháng(Month) ( Mặc định(Default) ) - Có thể(Can) lộn xộn và khó đọc.

16. Đặt Không làm phiền trong Ứng dụng Outlook(16. Set Do Not Disturb In Outlook App)

Outlook là để hoàn thành công việc. Tuy nhiên, nó cũng có thể gây mất tập trung, vì vậy hãy học cách sử dụng các tính năng Không làm phiền(Do Not Disturb) của nó.

  1. Trên tab Tất cả tài khoản , chọn biểu tượng (All Accounts )chuông(bell ) .

  1. Chọn tùy chọn của bạn. Bạn chỉ có thể chọn một sự kiện Định thời(Timed ) tại một thời điểm, tuy nhiên, bạn có thể trộn và kết hợp các sự kiện Đã lên lịch(Scheduled ) . Chọn dấu kiểm(check mark ) ở góc trên bên phải để thực hiện các thay đổi.

  1. Quay lại tab Tất cả tài khoản(All Accounts) , chuông có màu đỏ và hiển thị zZ và tất cả các tài khoản đang ở chế độ Không làm phiền(Disturb) đều có zZ màu đỏ.

17. Sử dụng các thao tác tin nhắn trong ứng dụng Outlook(Use Message Actions In The Outlook App)

Bạn biết rằng bạn có thể sử dụng các hành động trong chế độ xem một thư, nhưng bạn có biết bạn có thể sử dụng các hành động từ chế độ xem Hộp thư(Inbox) đến không?

  1. Trong giao diện thư mục, hãy nhấn và giữ một tin nhắn để sử dụng một tác vụ. Các hành động Xóa(Delete) , Lưu trữ(Archive)Di chuyển đến Thư mục(Move to Folder ) sẽ hiển thị. Để thực hiện nhiều thao tác hơn, hãy chọn menu 3 chấm.

  1. Menu 3 chấm hiển thị các tác vụ: Di chuyển đến Hộp thư đến ưu(Move to Focused inbox) tiên , Báo cáo rác(Report junk) , Bỏ qua cuộc hội thoại(Ignore conversation) , Đánh dấu là chưa đọc(Mark as unread) , Gắn cờ(Flag) , Báo lại(Snooze)Chọn tất cả(Select all) .

Báo cáo(Report) rác cho Microsoft biết rằng e-mail là rác và AI spam của họ sẽ học cách chặn các tin nhắn rác(block spam messages) .

18. Xem các mục từ Liên hệ yêu thích của bạn trước tiên(See Items from Your Favorite Contacts First)

Mọi người đều quan trọng, nhưng một số người chỉ quan trọng hơn một chút trong cuộc sống của bạn. Đây là cách bạn có thể đảm bảo rằng bạn nhìn thấy email của họ trước tiên.

  1. Trong Danh bạ(Contacts) , hãy chọn một số liên lạc yêu thích.

  1. Trong thẻ liên hệ của họ, hãy chọn ngôi sao ở góc trên bên phải. Bây giờ họ là một yêu thích. Mọi mục Outlook từ chúng sẽ hiển thị trước những người khác.

19. Sử dụng Samsung DeX với ứng dụng Outlook(Use Samsung DeX With the Outlook App)

Điều này chỉ áp dụng cho một số thiết bị Android Samsung mới hơn(newer Samsung Android devices) . Ứng dụng Outlook được tối ưu hóa để sử dụng với Samsung Dex(use with Samsung Dex) . DeX cho phép bạn kết nối với màn hình hỗ trợ HDMI hoặc Miracast(Miracast-enabled) và ghép nối bàn phím và chuột để có trải nghiệm kiểu máy tính để bàn.

Bạn có thể làm gì khác trong ứng dụng Outlook?(What Else Can You Do In the Outlook App?)

Chúng tôi tin rằng đây là danh sách các mẹo ứng dụng Outlook tốt nhất và lớn nhất dành cho các thiết bị (Outlook)Android và iOS. Tuy nhiên, nếu bạn biết thêm, chúng tôi rất muốn nghe về chúng trong các bình luận bên dưới.



About the author

Tôi là một chuyên gia máy tính với hơn 10 năm kinh nghiệm. Khi rảnh rỗi, tôi thích giúp việc tại bàn văn phòng và dạy bọn trẻ cách sử dụng Internet. Kỹ năng của tôi bao gồm nhiều thứ, nhưng điều quan trọng nhất là tôi biết cách giúp mọi người giải quyết vấn đề. Nếu bạn cần ai đó có thể giúp bạn trong việc khẩn cấp hoặc chỉ muốn một số mẹo cơ bản, vui lòng liên hệ với tôi!



Related posts