Rất có thể, bạn sử dụng Microsoft Word ngay bây giờ hoặc có thể phải sử dụng nó trong tương lai. Đây dễ dàng là bộ xử lý văn bản^{(word processor)} phổ biến nhất dành cho Windows , vì vậy việc học một số mẹo hữu ích của Microsoft Word^{(Microsoft Word)} để tận dụng có thể thực sự giúp cải thiện năng suất và tăng tốc công việc của bạn.

Bất kể^(Regardless) bạn là người mới sử dụng Microsoft Word^{(Microsoft Word)} hay đã sử dụng nó trong nhiều năm, chúng tôi hy vọng rằng ít nhất một số thủ thuật được đề cập dưới đây sẽ hữu ích cho bạn.

Dán mà không cần định dạng

Nếu bạn cần sao chép nội dung nào đó từ nơi khác nhưng không muốn phông chữ thay đổi so với phông chữ bạn hiện đang sử dụng trong tài liệu Word^{(Word document)} của mình , hãy sao chép nó như bình thường, nhưng sau đó press Ctrl+Shift+V. Làm điều này sẽ đảm bảo rằng nội dung được dán nhưng bất kỳ định dạng nào, chẳng hạn như màu văn bản, kích thước và phông chữ, sẽ không được đưa vào.

Xóa định dạng

Nếu bạn muốn xóa định dạng của một phần cụ thể trong tài liệu của mình, chỉ cần đánh dấu khu vực đó^{(highlight that area)} và nhấp vào biểu tượng Xóa định dạng . ^{(Clear Formatting )}Biểu tượng sẽ giống như một cục tẩy nhỏ bên cạnh chữ A.

Nếu bạn muốn xóa định dạng trên mọi thứ trong tài liệu của mình, hãy nhấn Ctrl+A để đánh dấu mọi thứ trong tài liệu rồi nhấp vào biểu tượng xóa định dạng^{(formatting icon)} .

Làm nổi bật một vùng văn bản một cách nhanh chóng

Thay vì nhấp và kéo để đánh dấu một vùng văn bản trong Microsoft Word , thay vào đó, bạn có thể nhấp một lần để đặt con trỏ văn bản^{(click once to place the text cursor)} ở đầu vùng bạn muốn đánh dấu, giữ phím shift,^{(hold shift,)} sau đó bấm vào cuối vùng bạn muốn. muốn làm nổi bật^{(click at the end of the area you’d like to highlight)} .

Nhanh chóng thay thế nhiều sai lầm

Bạn^(Have) vừa hoàn thành một tài liệu dài và chỉ nhận thấy rằng bạn đã mắc một lỗi nhỏ cho một từ, chẳng hạn như viết mốc đất^{(land mark)} , thay vì mốc? Bạn có thể sửa lỗi này trong vòng vài giây bằng cách sử dụng tìm và thay thế.

Đầu tiên, nhấn Ctrl+F và công cụ tìm và thay thế sẽ mở ra. Tiếp theo^(Next) , nhấp vào  Thay thế^( Replace) , sau đó nhập từ hoặc cụm từ bạn muốn thay thế^{(type in the word or phrase you want to replace)} . Sau đó, nhập nội dung bạn muốn nó được thay thế^{(type the contents you’d like it be replaced by)} .

Sao chép và tạo danh sách nhanh chóng

Giả sử bạn cần xem qua một tài liệu và chọn ra các từ / cụm từ nhất định và tạo danh sách từ chúng.

Thay vì phải quay đi ghi lại từng mục vào danh sách mỗi khi bạn nhìn thấy một từ, bạn có thể chỉ cần đánh dấu từng từ^{(highlight each word )} và nhấn CTRL + F3. Bạn có thể làm điều này nhiều lần cho đến khi bạn tìm thấy từng từ / cụm từ.

Sau khi hoàn tất, hãy chuyển đến vùng trong tài liệu mà bạn muốn tạo danh sách và nhấn Ctrl + SHIFT + F3 to dán tất cả các vùng được đánh dấu mà bạn vừa sao chép. Tính năng này được gọi là Spike trong Word^{(Spike in Word)} .

Bước cuối cùng, bạn có thể đánh dấu nội dung và sử dụng các dấu đầu dòng hoặc công cụ đánh số trong thanh công cụ để chuyển các từ / cụm từ thành một danh sách có thứ tự hơn.

Loại bỏ Ruy-băng của Thanh công cụ

Nếu bạn muốn viết không bị phân tâm, bạn có thể xóa dải băng thanh công cụ^{(toolbar ribbon)} nằm ở đầu tài liệu của mình bằng cách nhấn Ctrl + F1 . Nếu bạn cần nó trở lại bất kỳ lúc nào, bạn có thể nhấn Ctrl + F1 một lần nữa để đưa nó trở lại chế độ xem.

Xóa các từ chỉ với một phím bấm

Cần xóa một lượng lớn văn bản? Thay vì nhấn giữ thanh xóa lùi^{(backspace bar)} , bạn có thể giữ CTRL  rồi nhấn BACKSPACE .

Thao tác này sẽ xóa một từ mỗi khi bạn nhấn nút xóa lùi^{(backspace button)} , thay vì chỉ một ký tự. Nhấn giữ đồng thời nút xóa lùi^{(backspace button)} và nút ctrl^{(ctrl button)} để xóa các phần văn bản với tốc độ cực nhanh.

Sử dụng 'Cho tôi biết bạn muốn làm gì'

Nếu bạn đang cố gắng tìm một chức năng trên Microsoft Word nhưng gặp khó khăn trong việc điều hướng các menu hoặc không thể nhớ phím tắt, hãy nhấp vào phím tắt 'Cho tôi biết phải làm gì'^{( ‘Tell me what to do’ )} ở đầu ruy-băng của thanh công cụ^{(toolbar ribbon)} .

Từ đây, bạn có thể nhập hành động bạn muốn thực hiện và bạn sẽ nhận được câu trả lời theo ngữ cảnh để tận dụng. Ví dụ: nhập ' tạo bảng'^{(create a table’)}  sẽ cung cấp cho bạn một số tùy chọn để tạo bảng từ bên trong tài liệu Word^{(Word document)} của bạn .

Công cụ này là thứ mà nhiều người dùng Word cũ có thể không biết là có tồn tại, nhưng nó vô cùng hữu ích.

Tra cứu nhanh một từ

Nếu bạn đang chỉnh sửa tài liệu Word^{(Word document)} nhưng cần ngữ cảnh, bạn có thể sử dụng công cụ Tra cứu thông minh^{(Smart Lookup tool)} . Chỉ cần đánh dấu một từ^{(highlight a word)} , nhấp chuột phải^{(right click)} và nhấp vào Tra cứu thông minh^{(Smart Lookup)} .

Thao tác này sẽ mở ra một bảng điều khiển nhỏ chứa thông tin liên quan đến từ đó. Nó giúp tiết kiệm việc di chuyển đến trình duyệt của bạn và thực hiện tìm kiếm, nhưng nó cũng mạnh mẽ như làm như vậy.

Tắt Kiểm tra Chính tả và Ngữ pháp

Thứ nhất, thông thường bạn có thể nhấp chuột phải vào một từ có lỗi chính tả và nhấp vào ' ^{(error and click ‘)}Thêm vào từ điển^{(Add to Dictionary)} '. Điều này rất hữu ích nếu bạn đang sử dụng chữ viết tắt hoặc các từ hư cấu. Bạn cũng có thể tắt hoàn toàn tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp^{(grammar check)} để loại bỏ những dòng màu đỏ và xanh lục khó chịu đó.

Để tắt tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp^{(spelling and grammar check)} trong Word chỉ cho một tài liệu, hãy bấm vào Tệp^(File) , sau đó bấm Tùy chọn^(Options) , sau đó bấm Kiểm lỗi^(Proofing) . Sau đó, bạn phải đánh dấu vào hai tùy chọn để ẩn lỗi chính tả và ngữ pháp^{(hiding spelling and grammar mistakes)} trong tài liệu bạn đang viết.

Tạo cài đặt tự động sửa của riêng bạn^{(AutoCorrect Settings)}

Có một số từ mà bạn không thể đánh vần^{(t spell)} đúng không? Hoặc, có những từ hoặc cụm từ dài mà bạn viết rất thường xuyên không? Bạn có thể sử dụng cài đặt Tự^{(AutoCorrect)} động sửa tùy chỉnh để làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn nhiều.

Chỉ cần nhấp vào Tệp^(File) , sau đó nhấp vào Tùy chọn^(Options) , sau đó nhấp vào Kiểm lỗi^(Proofing) . Sau đó, nhấp vào Tùy chọn Tự^{(AutoCorrect Options)} động Sửa . Sau đó, bạn có thể thêm các từ tùy chỉnh của riêng mình^{(add your own custom words)} và sau đó chỉnh sửa mà bạn muốn thay thế nó. Tự động sửa tùy chỉnh^{(Custom AutoCorrect)} có thể là một cách tuyệt vời để tăng năng suất của bạn.

Bạn không chỉ có thể sử dụng nó để điều chỉnh bất kỳ lỗi chính tả cá nhân phổ biến nào mà còn có thể sử dụng nó để chuyển các từ viết tắt nhanh chóng thành các từ hoặc cụm từ dài để tiết kiệm thời gian.

Thay đổi màu trang^{(Page Color)} để dễ xem^{(Easy Viewing)}

Nó đã trở thành tiêu chuẩn chung cho màu sắc của tài liệu văn bản^{(text document)} là màu trắng sáng. Đôi khi, điều này có thể trở nên khá căng thẳng cho đôi mắt của bạn. Để thay đổi màu trang^{(page color)} thành nâu đỏ, có màu vàng đậm hơn, hãy nhấp vào hộp 'cho tôi biết phải làm gì'^{( ‘tell me what to do’ box)} , sau đó nhập 'thay đổi màu trang'^{(‘change page color’)} .

Trong kết quả, nhấp vào Màu trang^{(Page Color)}  và bạn sẽ có một số tùy chọn để chọn, bao gồm cả Màu nâu đỏ^(Sepia) , dễ nhìn hơn nhiều.

Tóm lược

Bạn^(Did) có biết bất kỳ thủ thuật Microsoft Word nào mà chúng tôi đã đề cập trong bài viết này không? Nếu không, bạn nghĩ cái nào sẽ hữu ích nhất cho bạn? Hãy cho tôi biết và vui lòng chia sẻ các thủ thuật Microsoft Word của riêng bạn trong phần nhận xét bên dưới. Vui thích!

12 Useful Microsoft Word Tips and Tricks

Chancеs are, you either use Microsoft Word now, or may have to use it in thе future. It’s easily the most popular word processor for Windows, so learnіng some useful Microѕoft Word tips to take advantаge of could really help to improve yоur productivity аnd speed up your work.

Regardless of whether you’re new to Microsoft Word or have been using it for years, we hope that at least some of the tips mentioned below will be useful for you.

Paste Without Formatting

If you need to copy something from elsewhere but don’t want the font to change from what you’re currently using in your Word document, copy it like usual, but then press Ctrl+Shift+V. Doing this will ensure that the contents get pasted but any formatting, such as text color, size, and font, will not be included.

Clear Formatting

If you want to clear the formatting of a specific part of your document, simply highlight that area and click the Clear Formatting icon. The icon will look like a small eraser next to the letter A.

If you would like to clear the formatting on everything in your document, press Ctrl+A to highlight everything in the document and then click the clear formatting icon.

Highlight an Area Of Text Quickly

Instead of clicking and dragging to highlight an area of text in Microsoft Word, you can instead click once to place the text cursor at the start of the area you’d like to highlight, hold shift, then click at the end of the area you’d like to highlight.

Quickly Replace Multiple Mistakes

Have you just finished a lengthy document and just noticed you made a small mistake for a word, for example, writing land mark, instead of landmark? You can fix this within a few seconds by using find and replace.

First, press Ctrl+F and the find and replace tool will open. Next, click on Replace, then type in the word or phrase you want to replace. After, type the contents you’d like it be replaced by.

Quickly Copy And Create Lists

Let’s say you need to go through a document and pick out certain words/phrases and create a list from them.

Instead of going back and forth, writing each item onto the list each time you see a word, you can simply highlight each word and press CTRL + F3. You can do this multiple times until you have found each word/phrase.

Once you are finished, go to the area in the document you’d like the list to be created and press Ctrl + SHIFT + F3 to paste all of the highlighted areas you’ve just copied. This feature is known as Spike in Word.

As a final step, you can then highlight the contents and use the bullets or numbering tools in the toolbar to turn the words/phrases into a more ordered list.

Remove the Toolbar Ribbon

If you want distraction-free writing, you can remove the toolbar ribbon that sits at the top of your document by pressing Ctrl + F1. If you need it back at any point, you can press Ctrl + F1 again to bring it back into view.

Delete Words With One Key Press

Need to delete a big chunk of text? Instead of holding down the backspace bar, you can instead hold CTRL and then press BACKSPACE.

Doing this will delete one word each time you press the backspace button, instead of just one character. Hold down the backspace button and the ctrl button together to delete chunks of text at lightning speed.

Use ‘Tell Me What You Want to Do’

If you are trying to find a function on Microsoft Word but are struggling to navigate the menus or can’t remember the shortcut, click the ‘Tell me what to do’ shortcut at the top of the toolbar ribbon.

From here, you can type in the action you’d like to perform and you’ll get contextual answers to take advantage of. For example, typing ‘create a table’ will give you some options for creating a table from within your Word document.

This tool is something that many old school Word users may not even know exists, but it’s incredibly useful.

Quickly Lookup a Word

If you are editing a Word document but need context, you can use the Smart Lookup tool. Simply highlight a word, right click and click Smart Lookup.

Doing this will open a small panel that contains information relating to the word. It saves moving to your browser and performing a search, but it’s just as powerful as doing so.

Disable Spelling and Grammar Check

Firstly, it’s common knowledge that you can right click a word with a spelling error and click ‘Add to Dictionary’. This is useful if you are using abbreviations or fictional words. You can also turn off spelling and grammar check completely to remove those pesky red and green lines.

To disable spelling and grammar check in Word for only one document, click File, then Options, then click Proofing. You must then tick the two options for hiding spelling and grammar mistakes in the document you are currently writing in.

Create Your Own AutoCorrect Settings

Have some words that you just can’t spell right? Or, are there long words or phrases you write very often? You can use custom AutoCorrect settings to make your life far easier.

Simply click File, then Options, then click on Proofing. After that, click on AutoCorrect Options. You can then add your own custom words and then the correction you’d like it to be replaced with. Custom AutoCorrect can be an excellent way to increase your productivity.

Not only can you use it to adjust any common personal spelling mistakes, but you can use it to turn quick abbreviations into long words or phrases to save time.

Change the Page Color For Easy Viewing

It has become the universal standard for the color of a text document to be bright white. At times, this can become quite the strain on your eyes. To change the page color to sepia, which has a darker yellow hue, click on the ‘tell me what to do’ box, then type ‘change page color’.

In the results, click Page Color and you’ll have a number of options to choose from, including Sepia, which is far easier on the eyes.

Summary

Did you know any of the Microsoft Word tips we’ve mentioned in this article? If not, which ones do you think will be the most useful to you? Let me know, and feel free to share your own Microsoft Word tips in the comments below. Enjoy!

Related posts

• Cách Create and Use AutoText trong Microsoft Word

• Cách chèn chữ ký trong Microsoft Word Document

• Cách tải Microsoft Word miễn phí

• Microsoft Word không phản hồi? 8 cách để khắc phục nó

• 7 phần bổ trợ Microsoft Word tốt nhất

• Cách tạo biểu mẫu có thể điền trong Word

• Cách thay đổi Background trong Microsoft Teams

• Làm thế nào để hiểu phân tích điều gì xảy ra trong Microsoft Excel

• 15 PowerPoint Tips & Tricks để cải thiện trình bày của bạn

• Cách xóa hoàn toàn siêu dữ liệu cá nhân khỏi tài liệu Microsoft Office

• Sử dụng Format Painter trong Word để sao chép và dán định dạng

• Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Thêm trang bìa vào tài liệu Word

• Cách sử dụng So sánh & Kết hợp Tài liệu trong Word

• Cách tạo Phím tắt Microsoft Outlook cho Email và Công việc

• Cách tạo Flowchart trong Word and Excel

• Phiên bản mới nhất của Microsoft Office là gì?

• Cách tạo và sử dụng công thức trong bảng trong Word

• Thêm nhanh mục lục vào tài liệu Word

• Cách tạo Distribution List trong Outlook