Mọi thứ bạn làm đều tạo ra dữ liệu ở đâu đó. Dữ liệu đó khi được thu thập và phân tích sẽ trở thành thông tin. Thông tin đó có thể cho ai đó biết nhiều hơn về bạn mà bạn có thể muốn họ biết.

Thông tin được thu thập theo thời gian có thể cho ai đó biết mọi thứ^{(someone everything)} về bạn và có thể được sử dụng để giúp đỡ hoặc làm hại bạn. Dữ liệu này được gọi là siêu dữ liệu.

Siêu dữ liệu là gì?

Siêu dữ liệu^(Metadata) là dữ liệu về dữ liệu. Bạn có ghét^(Don) nó khi mọi người sử dụng một từ để định nghĩa từ đó không? Dữ liệu^(Data) là những dữ kiện hoàn toàn khách quan. Nó không thể được tranh chấp một cách hợp lý. Một là một và không là không. Nhiệt độ là những gì nó là. Ngày hôm nay là ngày hôm nay. Bạn sẽ có được điểm.

Siêu dữ liệu^(Metadata) là thông tin về một phần dữ liệu. Hãy minh họa điều này bằng ví dụ viết một lá thư trong Microsoft Word .

Bạn đánh máy một lá thư để gửi đến các cơ quan chức năng về một điều gì đó đang diễn ra tại nơi làm việc là trái đạo đức, thậm chí có thể là vi phạm pháp luật. Vâng, chúng tôi đã có kịch tính ngay lập tức.

Chữ cái là thông tin được tạo ra từ các ký tự bạn đã nhập theo một thứ tự nhất định. Các ký tự bạn đã nhập được tạo ra bởi một loạt các ký tự đơn và số 0. Các số một và số không là dữ liệu tạo nên thông tin trong bức thư.

Khi các chữ cái và số 0 được chuyển thành chữ cái, sẽ có dữ liệu khác về chữ cái đó được tạo ra. Một số siêu dữ liệu đó bao gồm thời điểm bạn nhập bức thư, ai đã gõ bức thư, lần cuối cùng được lưu, phiên bản Word được tạo ra, tất cả đều là dữ liệu về dữ liệu hoặc siêu dữ liệu.

Siêu dữ liệu làm gì?

Trong Microsoft Office , hầu hết siêu dữ liệu ở đó chỉ vì lợi ích của bạn. Nó có thể giúp bạn tìm phiên bản mới nhất của tài liệu hoặc xem ai đã tạo ra tài liệu đó để bạn có thể đặt câu hỏi cho họ về nó. Nó giúp theo dõi các chỉnh sửa hoặc nhận xét trên tài liệu.

Nó cũng được sử dụng bởi chương trình Office^{(Office program)} và các chương trình khác để làm việc với tài liệu. Ví dụ, Windows Explorer sử dụng thông tin để phân loại và sắp xếp tài liệu.

Tại sao tôi muốn xóa siêu dữ liệu^(Metadata) ?

Hãy quay lại bức thư bạn đang gửi cho các nhà chức trách về một điều gì đó sơ sài đang diễn ra tại nơi làm việc. Bạn đang làm điều này một cách ẩn danh vì bạn sợ bị quả báo, hoặc bạn không muốn dính líu gì đến việc đưa sự việc lên cơ quan chức năng^{(’ attention)} . Nó đang thổi còi.

Bạn cố gắng tìm kiếm một địa chỉ e-mail tạm thời và gửi nó từ một máy tính công cộng ở thư viện để theo dõi các dấu vết của bạn. Do siêu dữ liệu, tài liệu có thể có thông tin có thể được sử dụng để liên kết lại với bạn. Nó thậm chí có thể vẫn có tên của bạn gắn liền với nó.

Thậm chí tệ hơn, những thay đổi bạn đã thực hiện đối với tài liệu, mặc dù không còn hiển thị với bạn nữa, vẫn có thể có trong tài liệu. Nếu bạn đã viết một đoạn văn về điều gì đó cụ thể đối với bạn nhưng sau đó đã xóa đoạn văn đó đi vì nó có thể được sử dụng để nhận dạng bạn, thì đó vẫn có thể là một phần của tệp dưới dạng siêu dữ liệu.

Làm cách nào để tôi có thể xem siêu dữ liệu Office?

Sau đây là danh sách các phương pháp để xem siêu dữ liệu nào được đính kèm vào tệp Word^(Word) , Excel hoặc PowerPoint của bạn . Siêu dữ liệu^(Metadata) xung quanh e-mail được gửi từ Outlook phức tạp hơn nhiều và nằm ngoài phạm vi của bài viết này.

Xem siêu dữ liệu^{(View Metadata)} trong Word , Excel hoặc PowerPoint

Khi mở tài liệu, sổ làm việc hoặc bản trình bày mà bạn muốn kiểm tra:

Nhấp vào Tệp^{(File )} ở góc trên cùng bên trái.

Trên màn hình Thông tin^{(Info )} , bạn sẽ thấy nhiều thông tin như Kích thước^(Size) , Trang^(Pages) , Từ^(Words) , Tổng thời gian chỉnh sửa , ^{(Total Editing Time)}Sửa lần^(Modified) cuối , Đã tạo^(Created) và Những người có liên quan trong số các dữ liệu khác.

Dưới dữ liệu đó, nhấp vào Hiển thị Tất cả Thuộc tính^{(Show All Properties)} để xem thêm dữ liệu.
LƯU Ý: ^(NOTE:) Hãy chú ý^{(Pay attention)} đến dữ liệu Mẫu^(Template) . Nếu bạn đã sử dụng một mẫu có tên của bạn hoặc tên công ty^{(company name)} trong tên tệp của nó, mẫu đó có thể được theo dõi cho bạn.

Xem siêu dữ liệu trong Windows Explorer

Mở Windows Explorer và điều hướng đến nơi bạn đã lưu tệp.

Nhấp chuột phải^{(Right-click)} vào tệp và nhấp^{(file and click)} vào Thuộc tính^(Properties) .

Trong cửa sổ Thuộc tính^{(Properties window)} , bấm vào tab Chi tiết^(Details) . Bạn sẽ thấy tất cả siêu dữ liệu trong danh sách ngắn gọn và súc tích.

Xem tất cả siêu dữ liệu^{(View All Metadata)} cho các tệp Word , Excel hoặc PowerPoint

Ngôn ngữ đánh dấu^{(Markup Language)} mở rộng ( XML ) là tài liệu defacto để lưu trữ siêu dữ liệu trong máy tính. Nó đi kèm với tất cả các loại tệp và tệp Microsoft Office cũng không ngoại lệ.

Việc xem các tài liệu XML này dễ dàng một cách đáng ngạc nhiên. Hãy làm điều này với một tệp Word^{(Word file)} .

1. Mở Windows Explorer và điều hướng đến nơi bạn đã lưu tệp.
2. Tạo một bản sao của tệp để bạn không vô tình làm hỏng tệp gốc.
3. Chọn tệp sao chép^{(copy file)} và nhấn vào nút F2 trên bàn phím của bạn hoặc nhấp chuột phải vào tệp và chọn ^{(file and select)} Đổi tên^(Rename) .

Thay đổi phần mở rộng của tệp từ .docx thành .zip . Có, mỗi loại tệp Office^{(Office filetype)} kết thúc bằng x là một tệp nén chứa các tài liệu XML. Bạn sẽ nhận được cảnh báo về việc làm này. Nhấp vào Có^(Yes) .

Nhấp chuột phải vào tệp và chọn Trích xuất tất cả…^{(Extract All…)}

Trong cửa sổ mở ra, nó sẽ hỏi bạn nơi bạn muốn lưu các tệp đã giải nén và bạn có muốn hiển thị các tệp đã giải nén khi hoàn tất hay không. Các giá trị mặc định là tốt. Nhấp vào Trích xuất^(Extract) .

Sau khi giải nén xong, bạn sẽ thấy ba thư mục và một tệp XML^{(XML file)} . Khám phá các tệp này để xem thông tin nào được lưu trữ ở đó. Nếu bạn nhấp đúp vào tệp XML^{(XML file)} , tệp này có thể sẽ mở trong Internet Explorer .

Nó trông sẽ kỳ quặc, nhưng bạn sẽ có thể biết hầu hết các thông tin có nghĩa là gì. Có hai tệp XML có thể chứa tên của bạn: core.xml trong thư mục docProps và ^(docProps)document.xml và people.xml , cả hai đều trong thư mục word .

Cách xóa siêu dữ liệu^{(Delete Metadata)} khỏi Microsoft Word , Excel hoặc PowerPoint

Phải mất một thời gian dài để đến được đây, nhưng nếu bạn định làm điều gì đó như thế này, bạn nên biết chính xác tại sao. Hãy bắt đầu với nó.

Xóa siêu dữ liệu^{(Delete Metadata)} trong Word , Excel hoặc PowerPoint

Nhấp vào Tệp^{(File )} ở góc trên cùng bên trái.

Trên trang Thông tin^{(Info )} , nhấp vào Kiểm tra^{(Check for Issues)} sự cố ở bên trái, gần giữa trang.

Nhấp vào Kiểm tra tài liệu^{(Inspect Document)} . Cửa sổ Người kiểm tra Tài liệu^{(Document Inspector )} sẽ mở ra.

 Đảm^(Make) bảo rằng tất cả các hộp kiểm trong Trình kiểm tra tài liệu^{(Document Inspector)} đã được chọn , sau đó nhấp vào nút Kiểm tra^(Inspect) .

Sau khi hoàn tất Trình kiểm tra tài liệu^{(Document Inspector)} , bạn sẽ thấy thông tin^{(see information)} về loại dữ liệu mà nó tìm thấy. Dấu kiểm màu xanh lá cây trong một vòng tròn có nghĩa là nó không tìm thấy dữ liệu nào thuộc loại đó. Dấu chấm than^{(exclamation mark)} màu đỏ có nghĩa là nó đã tìm thấy dữ liệu thuộc loại đó. Bên cạnh mô tả của loại dữ liệu đó, bạn sẽ thấy nút Xóa tất cả^{(Remove All)} .

Nhấp^(Click) vào đó để xóa tất cả dữ liệu thuộc loại đó. Có thể có một số nút trong số này, vì vậy hãy cuộn xuống để đảm bảo bạn nhận được tất cả chúng.

Sau khi bạn đã xóa siêu dữ liệu, bạn có thể muốn nhấp vào nút Phục hồi^{(Reinspect )} , chỉ để đảm bảo rằng nó không bỏ sót bất kỳ điều gì^{(t miss anything)} .

Lưu tài liệu của bạn ngay bây giờ để đảm bảo dữ liệu không bị nhập lại.

Cách chắc chắn^(Certain) Siêu dữ liệu^(Metadata) đã bị Xóa

Thực hiện các bước ở trên để Xem tất cả siêu dữ liệu trong Word, Excel hoặc PowerPoint^{(View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint)} . Khi kiểm tra các tệp core.xml, document.xml và people.xml, bạn sẽ thấy rằng không có dữ liệu cá nhân nào trong tài liệu nữa.

Nếu bạn thay đổi lại phần mở rộng từ .zip thành .docx, bạn sẽ có thể mở lại tệp bình thường trong Word .

Cách xóa siêu dữ liệu^{(Delete Metadata)} trong Windows Explorer

Đây là một phương pháp tốt nếu bạn muốn loại bỏ siêu dữ liệu khỏi một số tệp một cách nhanh chóng. Làm điều này cho 2 hoặc nhiều tệp có thể được thực hiện trong vài giây.

Mở Windows Explorer và điều hướng^{(Windows Explorer and navigate)} đến tệp bạn muốn xóa siêu dữ liệu. Nhấp chuột phải^{(Right-click)} vào tệp và nhấp^{(file and click)} vào Thuộc tính^(Properties) .

Trong cửa sổ Thuộc tính^{(Properties window)} , nhấp vào tab Chi tiết^(Details) , sau đó nhấp vào Xóa Thuộc tính và Thông tin Cá nhân^{(Remove Properties and Personal Information)} .

Bạn có thể xóa thông tin theo hai cách. Bạn có thể xóa siêu dữ liệu khỏi tệp gốc hoặc tạo bản sao của tệp mà không có bất kỳ siêu dữ liệu nào.

Xóa siêu dữ liệu khỏi tệp gốc

Chọn Xóa các thuộc tính sau khỏi tệp này:^{(Remove the following properties from this file:)} sau đó chỉ chọn các hộp bạn muốn hoặc nhấp vào nút Chọn Tất cả^{(Select All )} . Sau đó bấm OK .

Tạo bản sao không có siêu dữ liệu

Thao tác này sẽ tạo một bản sao của tệp và thêm từ Sao chép^(Copy) vào cuối tên tệp. Bản sao đó sẽ không có bất kỳ siêu dữ liệu nào được liên kết với nó.

Trong cửa sổ Loại bỏ Thuộc tính^{(Remove Properties)} , chọn Tạo bản sao với tất cả các thuộc tính có thể bị xóa^{(Create a copy with all possible properties removed)} , sau đó nhấp vào nút OK .

So sánh các thuộc tính của bản gốc và bản sao để thấy sự khác biệt.

Trong Rõ ràng?

Điều này có nghĩa là bạn đang rõ ràng? Bạn không thể được xác định bây giờ từ tài liệu? Điều đó khó nói. Những gì bạn làm với tài liệu tiếp theo sẽ xác định điều đó.

Bất kỳ quá trình xử lý kỹ thuật số nào khác đối với tài liệu, chẳng hạn như gửi qua email, có thể thêm siêu dữ liệu trở lại chuỗi. Một lựa chọn khả thi là in tài liệu và gửi^{(document and mail)} nó qua đường bưu điện. Rất khó để lấy siêu dữ liệu từ giấy.

How to Completely Delete Personal Metadata from Microsoft Office Documents

Everything you do generates data somewhere. That data, when collected and analyzed, beсomes infоrmation. That information cаn tell someone more about yоu than you probably wаnt them to know.

The information collected over time can tell someone everything about you and can be used to help or harm you. This data is known as metadata.

What is Metadata?

Metadata is data about data. Don’t you hate it when people use a word to define that word? Data is facts that are completely objective. It cannot be reasonably disputed. One is one and zero is zero. The temperature is what it is. Today’s date is today’s date. You get the point.

Metadata is facts about a single piece of data. Let’s illustrate this with the example of writing a letter in Microsoft Word.

You type a letter to send to authorities about something going on at work that is unethical, possibly even illegal. Yes, we got dramatic right away.

The letter is information made from the characters you typed in a certain order. The characters you typed are generated by a bunch of ones and zeroes. The ones and zeroes are the data that makes up the information in the letter.

When the ones and zeroes are turned into the letter, there is other data about the letter that gets created. Some of that metadata includes when you typed the letter, who typed the letter, when it was last saved, what version of Word was it created in, all these are data about the data or metadata.

What Does Metadata Do?

In Microsoft Office, most of the metadata is there just for your benefit. It can help you find the newest version of a document or see who created the document so you could ask them questions about it. It helps to keep track of edits or comments on documents.

It is also used by the Office program and other programs to work with the document. Windows Explorer uses the information to categorize and sort documents, for example.

Why Would I Want to Remove Metadata?

Let’s go back to the letter you’re sending to the authorities about something sketchy going on at work. You’re doing this anonymously because you fear retribution, or you just don’t want to be involved beyond bringing it to the authorities’ attention. It’s whistleblowing.

You go all out and get a temporary e-mail address and send it from a public computer at a library to cover your tracks. Because of metadata, the document may have information that can be used to link it back to you. It even may still have your name attached to it.

Even worse, changes you made to the document, although no longer visible to you, may still be in the document. If you wrote a paragraph about something specific to you but then removed it because it could be used to identify you, it still could be a part of the file in the form of metadata.

How Can I View Office Metadata?

Following is a list of methods to see what metadata is attached to your Word, Excel, or PowerPoint files. Metadata surrounding e-mail sent from Outlook is far more complex and beyond the scope of this article.

View Metadata in Word, Excel, or PowerPoint

With the document, workbook, or presentation open that you want to check:

Click on File in the top-left corner.

On the Info screen, you’ll see plenty of information such as Size, Pages, Words, Total Editing Time, Last Modified, Created, and Related People among other data.

Under that data, click on Show All Properties to see more data.
NOTE: Pay attention to the Template data. If you used a template that has your name, or a company name in its filename, that could be tracked to you.

View Metadata in Windows Explorer

Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.

Right-click on the file and click on Properties.

In the Properties window, click on the Details tab. You’ll see all the metadata in compact and concise list.

View All Metadata for Word, Excel, or PowerPoint Files

Extensible Markup Language (XML) is the defacto document for the storage of metadata in computing. It accompanies all kinds of files and Microsoft Office files are no exception.

Viewing these XML documents is surprisingly easy. Let’s do this with a Word file.

1. Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.
2. Make a copy of the file, so you don’t accidentally corrupt the original file.
3. Select the copy file and either tap the F2 button on your keyboard or right-click on the file and select Rename.

Change the extension of the file from .docx to .zip. Yes, each Office filetype that ends in x is a compressed file containing XML documents. You’ll get a warning about doing this. Click Yes.

Right-click on the file and select Extract All…

In the window that opens, it will ask you where you want to save the extracted files and if you want to show the extracted files when finished. The default values are good. Click Extract.

Once the extraction is done, you’ll see three folders and an XML file. Explore in these files to see what information is stored there. If you double-click on an XML file, it will likely open in Internet Explorer.

It will look odd, but you should be able to make out what most of the information means. There are two XML files that may contain your name: core.xml in the docProps folder, and document.xml and people.xml, both in the word folder.

How to Delete Metadata from Microsoft Word, Excel, or PowerPoint

It took a long time to get here, but if you’re going to do something like this you should know exactly why. Let’s get on with it.

Delete Metadata in Word, Excel, or PowerPoint

Click on File in the top-left corner.

On the Info page, click on Check for Issues on the left, near the middle of the page.

Click on Inspect Document. The Document Inspector window will open.

 Make sure all the checkboxes in the Document Inspector are checked, then click the Inspect button.

Once the Document Inspector is done, you’ll see information about what kind of data it found. A green checkmark in a circle means it found no data of that type. A red exclamation mark means it found data of that type. Next to that data type’s description you’ll see the Remove All button.

Click on that to remove all data of that type. There may be several of these buttons, so scroll down to ensure you get all of them.

After you’ve removed the metadata, you may want to click the Reinspect button, just to make sure it didn’t miss anything.

Save your document now to ensure the data doesn’t get re-entered.

How to be Certain the Metadata was Deleted

Go through the steps above for View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint. Upon inspecting the core.xml, document.xml and people.xml files, you should see that there is no personal data in the document anymore.

If you change the extension back from .zip to .docx, you’ll be able to open the file normally in Word again.

How to Delete Metadata in Windows Explorer

This is a good method if you want to strip metadata from several files quickly. Doing this for 2 or more files can be done in a matter of seconds.

Open Windows Explorer and navigate to the file you want to remove metadata from. Right-click on the file and click on Properties.

In the Properties window, click on the Details tab then click on Remove Properties and Personal Information.

You can remove information in two ways. You can remove metadata from the original file or make a copy of the file without any metadata.

Remove Metadata from Original File

Select Remove the following properties from this file: then either check only the boxes you want or click on the Select All button. Then click OK.

Make a Copy with No Metadata

This will make a copy of the file and add the word Copy to the end of the filename. That copy will not have any metadata associated with it.

In the Remove Properties window, select Create a copy with all possible properties removed then click the OK button.

Compare the properties of the original and the copy to see the difference.

In the Clear?

Does this mean you’re in the clear? You cannot be identified now from the document? That’s difficult to say. What you do with the document next will determine that.

Any further digital processing of the document, like emailing it, could add metadata back into the chain. A viable option is to print the document and mail it. It’s difficult to get metadata from paper.

Related posts

• Phiên bản mới nhất của Microsoft Office là gì?

• Tôi có phiên bản Microsoft Office nào?

• Cách thay đổi Background trong Microsoft Teams

• Cách Create and Use AutoText trong Microsoft Word

• Cách tạo Gantt Charts trong Microsoft Excel

• Cách thiết lập và sử dụng định dạng MLA trong Microsoft Word

• Tìm kiếm Email Outlook theo Người gửi, Ngày, Từ khóa, Kích thước và hơn thế nữa

• Cách tải Microsoft Word miễn phí

• Microsoft Outlook không phản hồi? 8 bản sửa lỗi cần thử

• 4 Ways Để chạy Microsoft Teams Poll trong các cuộc họp

• Làm thế nào để Forward Outlook Emails vào Gmail

• Cách tạo Drop Down List trong Excel

• Microsoft Word không phản hồi? 8 cách để khắc phục nó

• Cách tạo Flowchart trong Word and Excel

• Cách Create Labels trong Word từ Excel Spreadsheet

• OneDrive cho School or Work: 8 Tips cho Beginners

• Cách Group Worksheets trong Excel

• Cách chèn chữ ký trong Microsoft Word Document

• Làm thế nào để Quay Macro trong Excel

• 40 phím tắt Microsoft Excel tốt nhất