Việc truy cập vào dữ liệu về thói quen làm việc của bạn có thể giúp bạn tăng thêm hiệu quả khi cải thiện năng suất. MyAnalytics là nền tảng của Microsoft để cung cấp thông tin chi tiết theo hướng dữ liệu về thói quen làm việc của bạn. Nó có thể giúp bạn tập trung và làm việc thông minh hơn.

Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua trang tổng quan của MyAnalytics , nơi bạn có thể tìm thấy thông tin chi tiết về các mẫu công việc của mình và các mẹo về cách làm việc thông minh hơn, không vất vả hơn. Chúng tôi cũng sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng các mô hình làm việc mới^{(new )} như dành thời gian mỗi ngày làm việc để tập trung vào công việc quan trọng nhất của bạn. 

Các kế hoạch^(Plans) MyAnalytics và các trình duyệt được hỗ trợ 

Bạn sẽ có quyền truy cập vào các phần tử khác nhau của MyAnalytics tùy thuộc vào gói Microsoft Office 365 hoặc Microsoft 365 mà bạn có. Các phần tử có thể bao gồm bảng điều khiển MyAnalytics , thông báo email hàng tuần, đề xuất nội tuyến và bổ trợ Insights cho Outlook .

Hiện tại, bạn có thể sử dụng phiên bản mới nhất của Google Chrome , Firefox và Safari để truy cập trang tổng quan MyAnalytics , cũng như Internet Explorer phiên bản 10 hoặc 11 hoặc Microsoft Edge .

Trang tổng quan MyAnalytics

Truy cập Trang tổng quan MyAnalytics^{(MyAnalytics Dashboard)} bằng cách đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365 của bạn và chọn MyAnalytics từ ngăn kéo ứng dụng. Nếu bạn không thấy MyAnalytics trong danh sách ứng dụng, hãy chọn liên kết Tất cả ứng dụng^{(All Apps)} .

Trang tổng quan chính của MyAnalytics bao gồm bốn phần và hiển thị thông tin về thói quen làm việc của bạn trong bốn tuần trước đó. Chúng ta sẽ thảo luận về cách mỗi phần cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về năng suất để bạn có thể phản ứng phù hợp và cải thiện năng suất và thậm chí có thể là sức khỏe tinh thần của bạn.

Bạn có thể khám phá từng phần chi tiết hơn bằng cách chọn nó trong menu MyAnalytics ở bên trái.

Tập trung

Phần Tiêu^(Focus) điểm trên trang tổng quan cho bạn biết bạn đã có bao nhiêu thời gian ngoài cuộc họp, email, trò chuyện và cuộc gọi để tập trung vào công việc của mình. 

Giống như nhiều người, nếu bạn chặn thời gian trên lịch Outlook của mình để hoàn thành công việc, ^(Outlook)MyAnalytics sẽ tính đó là thời gian có sẵn để tập trung. Nói cách khác, miễn là bạn chưa mời bất kỳ người tham dự nào khác cho cuộc hẹn đó trên lịch của mình, MyAnalytics biết đó là thời gian làm việc. Nếu bạn đánh dấu thời gian là “ Không^(Out) có mặt tại Văn phòng” trên lịch Outlook của mình, ^(Outlook)MyAnalytics sẽ không đưa thời gian đó vào tính toán thời gian bạn phải tập trung.

MyAnalytics nhắc bạn rằng thời gian tập trung rất quan trọng vì “có thể mất tới 23 phút để tái tập trung sau khi chỉ kiểm tra một email hoặc cuộc trò chuyện”.

Tăng thời gian tập trung của bạn

Chọn liên kết Dành nhiều thời gian hơn để tập trung^{(Make more time to focus)} và MyAnalytics sẽ hướng dẫn bạn qua các bước để lập lịch thời gian tập trung hơn trên lịch của bạn. Bạn sẽ được hỏi có bao nhiêu thời gian tập trung mà bạn muốn lên lịch mỗi ngày và bạn muốn đặt trước thời gian vào khoảng thời gian nào trong ngày. Các lựa chọn từ một đến bốn giờ một ngày vào buổi sáng hoặc buổi chiều. 

Bạn có thể chọn tắt thông báo Microsoft Teams trong thời gian tập trung, điều này được khuyến nghị vì xét cho cùng, thời gian tập trung mà bạn lên lịch sẽ không bị sao nhãng.

Nếu bạn chọn tắt thông báo của Nhóm^(Teams) trong thời gian tập trung của mình, trạng thái của bạn sẽ thay đổi thành “Tập trung” trong thời gian đó và sau đó sẽ trở lại trạng thái trước đó khi thời gian lấy nét đã lên lịch kết thúc. 

Tuy nhiên, bạn sẽ tiếp tục nhận được thông báo về tin nhắn từ các địa chỉ liên hệ ưu tiên của bạn. Chỉ định các liên hệ ưu tiên của bạn bằng cách đi tới Cài đặt^(Settings) trong Nhóm và chọn Bảo mật^{(Privacy )} > Quản lý quyền truy cập ưu tiên^{(Manage priority access)} . 

MyAnalytics hiển thị thời gian trung bình hàng tuần của bạn có sẵn để tập trung cùng với xu hướng bốn tuần để bạn có thể xem liệu thời gian tập trung của mình có tăng lên hay không. 

MyAnalytics cũng sẽ cung cấp cho bạn một số thông tin chi tiết và gợi ý về năng suất về thói quen làm việc của bạn. 

Ví dụ: nếu bạn đọc các email mới ngay khi chúng đến hộp thư đến của bạn trong giờ làm việc, MyAnalytics có thể khuyên bạn chỉ nên kiểm tra hộp thư đến của mình mỗi giờ một lần.

Mạng

Phần Mạng^(Network) của trang tổng quan MyAnalytics là tất cả về những người bạn làm việc cùng.

Chọn Mạng^(Network) trong menu bên trái và MyAnalytics sẽ cho bạn biết bạn đã cộng tác^{(collaborated)} với bao nhiêu người trong bốn tuần qua và trong mười hai tháng qua. Bạn cũng có thể xem qua các cộng tác viên hàng đầu của mình và sắp xếp họ theo hoạt động, bên ngoài, mới và quan trọng.

Nếu bạn muốn được nhắc nhở về các công việc và email chưa đọc từ những người quan trọng, bạn có thể đánh dấu địa chỉ liên hệ nào của mình là "quan trọng" trên trang này.

An sinh

Mục của MyAnalytics trên Wellbeing nhằm giúp bạn ngắt kết nối và nạp năng lượng vào công việc. 

Chọn Wellbeing từ menu MyAnalytics sẽ đưa bạn đến một trang nơi bạn có thể đi sâu vào số liệu thống kê về sức khỏe của mình. ^(wellbeing)Bạn sẽ thấy thông tin về số ngày bạn đã đi mà không làm việc ngoài giờ làm việc bình thường của mình. MyAnalytics gọi thời gian ngoài ngày làm việc là “giờ yên tĩnh”. 

Bạn sẽ thấy biểu đồ hình tròn về sự gián đoạn đối với những giờ yên tĩnh của bạn và những loại hoạt động nào là nguyên nhân gây ra những gián đoạn đó. Bạn có thể nghĩ về cách bảo vệ thời gian trong ngày làm việc để không phải làm việc vào lúc đáng lẽ phải thư giãn.

Sự hợp tác

Phần MyAnalytics trên Cộng tác^{(Collaboration)} giúp bạn tìm hiểu xem liệu thời gian bạn dành để làm việc với đồng nghiệp có thể mang lại hiệu quả cao hơn hay không. Nó cho bạn biết bạn dành bao nhiêu thời gian để làm việc với những người khác, cho dù đó là trong các cuộc họp, trò chuyện hay cuộc gọi hoặc trong email.

Bạn sẽ tìm hiểu thêm về thói quen họp của mình, bao gồm số lượng cuộc họp đã được lên lịch vào phút cuối và tỷ lệ các cuộc họp trực tuyến mà bạn không đến muộn. MyAnalytics thậm chí có thể cho bạn biết tần suất bạn mở email và trò chuyện trong các cuộc họp trực tuyến.

Bạn cũng có thể xem thông tin về thói quen giao tiếp của mình, chẳng hạn như số lượng email bạn đã gửi và đọc trong bốn tuần qua.

Thông tin này có thể giúp bạn đưa ra quyết định xem bạn có đang sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả hay không.

Quyền riêng tư và Cách^(How) tắt MyAnalytics

Microsoft nói rằng không ai khác có thể xem dữ liệu của bạn ngoài bạn. Điều đó có nghĩa là cả người quản lý và nhân viên bộ phận CNTT của bạn — thậm chí là quản trị viên hệ thống — đều có thể xem thông tin MyAnalytics của bạn , bạn vẫn có thể muốn tắt hoàn toàn MyAnalytics . May mắn thay, việc chọn không tham gia MyAnalytics thực sự dễ dàng.

Từ bất kỳ trang MyAnalytics nào , hãy chọn biểu tượng Cài đặt^(Settings) bên cạnh ảnh hồ sơ của bạn ở góc trên cùng bên phải của trang. 

Sau đó chọn liên kết Cài đặt^{(Settings )} trong MyAnalytics . Từ đó, bạn có thể chọn tắt hoàn toàn MyAnalytics , bật hoặc tắt trang tổng quan, đăng ký nhận email thông báo hàng tuần hoặc tải tiện ích bổ sung Insights Outlook .

Nói chung, MyAnalytics của Microsoft có thể cung cấp cho bạn thông tin có giá trị về cách bạn làm việc. Sau đó, bạn có thể sử dụng thông tin đó để cải thiện hiệu suất và giảm căng thẳng hay không.

What Is Microsoft MyAnalytics and How to Use It?

Getting access to data about your work habits can give you an extra leg up when it comes to imprоving productivity. MyAnаlytics is Microsoft’s platform for delivering data-driven insights into your work habits. It can help you stay focused and work smarter.

We’ll walk you through the MyAnalytics dashboard where you can find insights into your work patterns and tips on how to work smarter, not harder. We’ll also show you how to build new work patterns like setting aside time each workday to focus on your most important work. 

MyAnalytics Plans and Supported Browsers 

You’ll get access to different elements of MyAnalytics depending on which Microsoft Office 365 or Microsoft 365 plan you have. Elements can include the MyAnalytics dashboard, weekly email digests, inline suggestions, and the Insights add-in for Outlook.

Currently, you can use the latest versions of Google Chrome, Firefox, and Safari to access the MyAnalytics dashboard, as well as Internet Explorer version 10 or 11 or Microsoft Edge.

The MyAnalytics Dashboard

Access the MyAnalytics Dashboard by logging into your Microsoft 365 account and selecting MyAnalytics from the app drawer. If you don’t see MyAnalytics in the list of apps, select the All Apps link.

The main MyAnalytics dashboard consists of four sections and displays information about your work habits over the previous four weeks. We’ll discuss how each section gives you productivity insights so you can react accordingly and improve your productivity and maybe even your mental health.

You can explore each section in more detail by selecting it in the MyAnalytics menu on the left.

Focus

The Focus section on the dashboard tells you how much time you have had outside of meetings, emails, chats, and calls to focus on your work. 

If, like many people, you block out time on your Outlook calendar to get work done, MyAnalytics will count that as time available to focus. In other words, as long as you haven’t invited any other attendees for that appointment on your calendar, MyAnalytics knows it was work time. If you mark time as “Out of Office” on your Outlook calendar, MyAnalytics won’t include it in its calculation of time you had to focus.

MyAnalytics reminds you that focus time matters because “it can take up to 23 minutes to refocus after checking just one email or chat.”

Increasing Your Focus Time

Select the Make more time to focus link, and MyAnalytics will walk you through the steps to schedule more focus time on your calendar. You’ll be asked how much focus time you’d like to schedule every day and during what time of day you want to reserve time. Options range from one to four hours a day in the mornings or afternoons. 

You can opt to mute Microsoft Teams notifications during focus time, which is recommended since, after all, the focus time you schedule should be free from distractions.

If you do choose to silence Teams notifications during your focus time, your status will change to “Focusing” during that time and then will revert back to your previous status once the scheduled focus time is over. 

You will, however, continue to receive notifications of messages from your priority contacts. Designate your priority contacts by going to Settings in Teams and selecting Privacy > Manage priority access. 

MyAnalytics displays your weekly average time available to focus along with a four-week trend so you can see if your focus time is increasing. 

MyAnalytics will also give you some productivity insights and suggestions about your work habits. 

For example, if you read new emails as soon as they land in your inbox during work hours, MyAnalytics might suggest that you only check your inbox once an hour.

Network

The Network section of the MyAnalytics dashboard is all about the people you work with.

Select Network in the menu on the left, and MyAnalytics will show you how many people you collaborated with in the last four weeks and in the past twelve months. You can also look through your top collaborators and sort them by active, external, new, and important.

If you want to be reminded of tasks and unread emails from important people, you can mark which of your contacts are “important” on this page.

Wellbeing

MyAnalytics’ section on Wellbeing is intended to help you disconnect and recharge from work. 

Selecting Wellbeing from the MyAnalytics menu will take you to a page where you can dive into your wellbeing statistics. You’ll see information about how many days you went without working outside your regular working hours. MyAnalytics calls time outside of the working day “quiet hours.” 

You’ll see a pie chart of disruptions to your quiet hours and what kinds of activities were the cause of those disruptions. You can think about how to protect time during your workday so you don’t have to work when you should be relaxing.

Collaboration

The MyAnalytics section on Collaboration helps you figure out if the time you spend working with colleagues could be more productive. It shows you how much time you spend working with others, whether that’s in meetings, chats, or calls or in emails.

You’ll learn more about your meeting habits, including how many meetings were scheduled at the last minute and the percentage of online meetings you weren’t late to. MyAnalytics can even tell you how often you open emails and chats during online meetings.

You can also see information on your communication habits, like how many emails you sent and read during the last four weeks.

This information can help you make decisions about whether you’re spending your time productively.

Privacy and How to Turn Off MyAnalytics

Microsoft says that no one else can see your data besides you. That means that neither your manager nor your IT department staff—even the systems administrator—can see your MyAnalytics information, you still might want to completely turn off MyAnalytics. Fortunately, opting out of MyAnalytics is really easy.

From any MyAnalytics page, select the Settings icon next to your profile pic in the top-right corner of the page. 

Then select the Settings link under MyAnalytics. From there, you can choose to turn off MyAnalytics entirely, toggle the dashboard on or off, subscribe to a weekly digest email, or get the Insights Outlook add-in.

All in all, Microsoft’s MyAnalytics can give you valuable information about the way you work. After that, it’s up to you to use that information to improve your performance and reduce stress.

Related posts

• 13 OneNote Tips & Tricks Để tổ chức ghi chú của bạn tốt hơn

• Cách thay đổi Background trong Microsoft Teams

• Làm thế nào để Automatically Backup một Word Document để onedrive

• Cách tạo Distribution List trong Outlook

• Cách tạo Greeting Card với MS Word

• Làm thế nào để hiểu phân tích điều gì xảy ra trong Microsoft Excel

• Làm thế nào để Quay Macro trong Excel

• Cách thêm các nút hành động vào bản trình bày PowerPoint

• Cách Group Worksheets trong Excel

• Cách theo dõi các thay đổi trong Word (Trực tuyến, Di động và Máy tính để bàn)

• Cách tìm các giá trị phù hợp trong Excel

• Cách chèn chữ ký trong Microsoft Word Document

• Làm thế nào để Add or Remove Comments trong Word

• OneDrive cho School or Work: 8 Tips cho Beginners

• Lập biểu đồ dữ liệu Excel của bạn

• Sử dụng Excel Watch Window để theo dõi các ô quan trọng trong sổ làm việc

• Cách chuyển đổi giữa các bảng tính trong Excel

• 15 PowerPoint Tips & Tricks để cải thiện trình bày của bạn

• Làm thế nào để Thêm Headers and Footers trong PowerPoint

• Cách an toàn Password Protect An Excel File