Đây là một tình huống phổ biến: Bạn đã nhận được một tài liệu Word qua email mà bạn phải ký và gửi lại. Bạn có thể in, ký, quét và trả lại tài liệu, nhưng có một cách dễ dàng hơn, tốt hơn và nhanh hơn để chèn chữ ký trong Word . 

Hướng dẫn này giải thích cách nhanh chóng chèn chữ ký của bạn vào bất kỳ tài liệu Microsoft Word nào bất kể thiết bị hoặc nền tảng bạn sử dụng. 

Cách Chèn Chữ ký trong Word^{(How to Insert a Signature in Word)}

Bạn có thể thêm chữ ký viết tay của mình vào tài liệu Word để tạo nét cá nhân cho nó. 

Tuy nhiên, giả sử bạn cần gửi bản sao kỹ thuật số của tài liệu qua email hoặc các phương tiện điện tử khác. Trong trường hợp đó, bạn có thể quét chữ ký của mình, lưu nó dưới dạng hình ảnh và sau đó chèn chữ ký vào tài liệu. Đây là cách thực hiện.  

1. Nếu chữ ký của bạn được lưu dưới dạng hình ảnh trên máy tính, hãy mở tài liệu Word bạn cần ký và chọn Chèn^(Insert) . 

1. Tiếp theo, chọn Ảnh^(Pictures) > Ảnh từ Tệp^{(Picture from File )} (hoặc Từ thiết bị này^{(From this device)} ). 

1. Đi tới nơi lưu hình ảnh quét chữ ký của bạn, nhấp vào tệp và chọn Chèn^(Insert) . 

1. Chuyển đến tab Định dạng Hình ảnh^{(Picture Format)} và chọn Cắt^{(Crop )} và điều chỉnh hình ảnh theo thông số kỹ thuật mong muốn của bạn. Nhấp vào ^(Click)Cắt^(Crop) một lần nữa để thoát khỏi chế độ cắt.  

1. Bấm chuột phải vào hình ảnh và chọn Lưu dưới dạng Ảnh^{(Save as Picture)} . Bạn có thể sử dụng hình ảnh chữ ký tương tự trong các tài liệu Word khác hoặc chèn chữ ký vào tài liệu PDF^{(insert the signature in a PDF document)} hoặc Google Documents^{(Google Docs)} .

Sử dụng Phần nhanh và Văn bản tự động để Chèn Chữ ký trong Word ^{(Use Quick Parts and AutoText to Insert a Signature in Word )}

Word cung cấp các công cụ tích hợp sẵn như Quick Parts và AutoText để giúp tạo một chữ ký hoàn chỉnh, có thể bao gồm chữ ký viết tay, địa chỉ email, chức danh, số điện thoại, v.v. 

Dưới đây là cách sử dụng các công cụ này để chèn chữ ký trong Word . 

1. Chèn^(Insert) hình ảnh chữ ký đã quét của bạn vào tài liệu Word , sau đó nhập văn bản bạn muốn sử dụng bên dưới chữ ký. 

1. Sử dụng chuột để chọn và đánh dấu chữ ký và văn bản, sau đó chọn Chèn^(Insert) > Phần nhanh^{(Quick Parts)} .

1. Chọn Lưu Lựa chọn vào Thư viện Phần nhanh^{(Save Selection to Quick Part Gallery)} .

1. Trong hộp thoại Tạo Khối Tòa nhà Mới^{(Create New Building Block)} , hãy nhập tên cho khối chữ ký.

1. Chọn Văn^{(AutoText )} bản tự động trong Hộp thư viện và nhấp vào OK .

1. Khối chữ ký của bạn sẽ được lưu và bạn có thể chèn nó vào các tài liệu Word khác bằng cách chọn Chèn^(Insert) > Phần nhanh^{(Quick Parts)} > Văn^(AutoText) bản tự động và chọn tên của khối chữ ký.

Chèn chữ ký điện tử trong Word^{(Insert a Digital Signature in Word)}

Có sự khác biệt giữa chữ ký điện tử và chữ ký điện tử: 

• Chữ ký điện tử^{(electronic signature)} là hình ảnh chữ ký của bạn được phủ lên trên tài liệu Word , là hình ảnh bạn đã chèn trong phần trước. 

• Chữ ký^{(digital signature)} điện tử là một hình thức xác thực điện tử nhưng được mã hóa^{(electronic but encrypted)} trên tài liệu để xác minh rằng bạn đã xem và cho phép tài liệu đó. 

Bạn có thể chèn chữ ký điện tử trong Word để xác thực danh tính của mình^{(authenticate your identity)} . Nếu tài liệu đã có một dòng chữ ký^{(signature line)} , bạn không phải thêm một dòng chữ ký, nhưng nếu không có dòng chữ ký, bạn có thể thêm một dòng chữ ký nhanh chóng bằng cách sử dụng các bước sau.

1. Tạo một dòng chữ ký trong tài liệu Word bằng cách chọn Chèn^(Insert) > Dòng Chữ ký^{(Signature Line)} > Dòng Chữ ký Microsoft Office^{(Microsoft Office Signature Line)} .

1. Nhập chi tiết bạn muốn xuất hiện dưới dòng chữ ký.

1. Đánh dấu vào các hộp sau: 
   • Cho phép người ký thêm nhận xét trong hộp thoại Ký^{(Allow the signer to add comments in the Sign dialog)}
   • Hiển thị ngày ký trong dòng chữ ký ^{(Show sign date in signature line )}

Làm điều này cho phép bạn cung cấp mục đích ký và thêm ngày tài liệu được ký.

1. Tiếp theo, nhấp chuột phải vào dòng chữ ký và chọn Ký^(Sign) từ menu.

Lưu ý^(Note) : Chọn Có^(Yes) để lưu tệp ở định dạng được hỗ trợ và chọn Vẫn chỉnh sửa^{(Edit Anyway)} nếu tệp mở ở dạng xem được Bảo vệ^(Protected) . Nếu bạn đang mở một tệp mà bạn nhận được, hãy đảm bảo rằng bạn tin rằng tài liệu đến từ một nguồn đáng tin cậy.

1. Nhận ID kỹ thuật số^{(digital ID)} sẽ cho phép bạn thêm phiên bản văn bản hoặc hình ảnh của chữ ký của bạn vào hộp. 

Xóa chữ ký điện tử khỏi Word^{(Remove a Digital Signature from Word)}

Nếu bạn vô tình thêm sai chữ ký và muốn xóa nó, hãy mở tài liệu có chứa chữ ký đó và bấm chuột phải vào dòng chữ ký.

Chọn Xóa Chữ ký^{(Remove Signature)} > Có^(Yes) . Ngoài ra, hãy chọn mũi tên bên cạnh chữ ký trong Ngăn Chữ ký^{(Signature Pane)} rồi chọn Xóa Chữ ký^{(Remove Signature)} .

Lưu ý^(Note) : Tài liệu Word đã ký sẽ có nút Chữ ký^(Signatures) ở cuối tài liệu và tệp sẽ trở thành Chỉ đọc để ngăn các sửa đổi thêm. 

Chèn chữ ký điện tử ẩn trong Word^{(Insert an Invisible Digital Signature in Word)}

Chữ ký điện tử vô hình hoạt động giống như một chữ ký điện tử hữu hình và bảo vệ tính xác thực của nội dung tài liệu của bạn. Bạn có thể thêm chữ ký điện tử vô hình bằng các bước sau.

1. Chọn Tệp^(File) > Thông tin^(Info) .

1. Chọn Bảo vệ tài liệu^{(Protect Document)} > Thêm chữ ký số^{(Add a Digital Signature)} .

1. Nếu bạn được yêu cầu cung cấp ID kỹ thuật số, hãy chọn OK . Bạn có thể đi với đối tác của Microsoft^(Microsoft) , chẳng hạn như GlobalSign nếu bạn không có chứng chỉ bảo mật cho chữ ký của mình hoặc sử dụng công cụ Selfcert để tạo chứng chỉ kỹ thuật số của riêng bạn.

1. Để sử dụng công cụ Selfcert , hãy chuyển đến thư mục Cài đặt Microsoft^{(Microsoft Installation)} trên PC của bạn bằng cách chọn File Explorer > PC này^{(This PC)} > Local Disk/Windows (C:) ) > Program Files > Microsoft Office > root > Office 16 và cuộn xuống tệp SELFCERT .

1. Bấm đúp vào^{(Double-click)} tệp SELFCERT để mở nó và nhập tên vào trường Tên chứng chỉ của bạn^{(Your certificate’s name)} .

1. Sau khi bạn cài đặt chứng chỉ, hãy bấm đúp vào dòng chữ ký trên tài liệu Word của bạn . Trong hộp thoại Ký , nhập tên của bạn làm chữ ký hoặc bấm ^{(Sign )}Chọn Hình ảnh^{(Select Image)} để chèn chữ ký của bạn dưới dạng hình ảnh.

1. Điền vào ô Mục đích để ký tài liệu này^{(Purpose for signing this document)} rồi chọn Ký^(Sign) để chèn chữ ký.

1. Nếu bạn nhận được thông báo hỏi bạn có muốn sử dụng chứng chỉ hay không, hãy chọn Có^(Yes) .

1. Word sẽ xác nhận rằng chữ ký của bạn đã được lưu thành công. Chọn OK .

Sử dụng ứng dụng của bên thứ ba để chèn chữ ký trong Word^{(Use a Third-Party App to Insert a Signature in Word)}

Nếu chức năng trong Word không cung cấp đủ tùy chọn để bạn chèn chữ ký, bạn có thể sử dụng ứng dụng của bên thứ ba như DocuSign để nhanh chóng ký và gửi tài liệu của mình. Đây là cách sử dụng DocuSign để ký tài liệu Word .

1. Cài đặt bổ trợ DocuSign^{(DocuSign add-in)} trong Word. Chọn DocuSign > Ký ^(Sign) tài liệu^(document) .

1. Nếu bạn có tài khoản DocuSign , hãy đăng nhập bằng tên người dùng và mật khẩu của bạn. Nếu không, bạn có thể tạo tài khoản DocuSign miễn phí và đăng nhập.

1. Kéo và thả trường chữ ký^{(signature field)} để chèn chữ ký vào tài liệu.

1. Chọn Chữ ký^(Signature) và thêm chữ ký của bạn vào các trường liên quan, sau đó chọn Thông qua và Ký^{(Adopt and Sign)} .

1. Chọn Kết thúc^(Finish) để ký tài liệu Word.

1. Trong cửa sổ Ký và Gửi lại^{(Sign and Return)} , hãy nhập tên và địa chỉ email của người đã yêu cầu chữ ký của bạn để họ có thể nhận một bản sao, sau đó chọn Gửi và Đóng^{(Send and Close)} .

Ký tài liệu Word nhanh hơn^{(Sign Word Documents Faster)}

Chữ ký điện tử đã giúp cho việc ký kết các văn bản như hợp đồng hoặc thỏa thuận mua bán trở nên thuận tiện. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên mà nếu không thì đã phải bỏ ra để in, quét và gửi lại các thủ tục giấy tờ đã ký.

Nếu bạn đang sử dụng máy Mac^(Mac) , hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về cách ^(how)ký một tệp PDF trên máy Mac^{( to sign a PDF on Mac)} .

Để lại nhận xét và cho chúng tôi biết nếu hướng dẫn này giúp bạn chèn chữ ký trong Microsoft Word .

How to Insert a Signature in a Microsoft Word Document

Here’s а common scenario: You’ve received a Word document via email that you’re required to sign and send back. You could print, sign, scan, and return the document, bυt there’s an easier, better and faster way to insert a signаture in Word. 

This guide explains how to quickly insert your signature into any Microsoft Word document regardless of the device or platform you use. 

How to Insert a Signature in Word

You can add your handwritten signature to a Word document to give it a personal touch. 

However, suppose you need to send a digital copy of the document via email or other electronic means. In that case, you can scan your signature, save it as an image and then insert the signature in the document. Here’s how.  

1. If your signature is saved as an image on your computer, open the Word document you need to sign and select Insert. 

1. Next, select Pictures > Picture from File (or From this device). 

1. Go to where the scanned image of your signature is saved, click on the file and select Insert. 

1. Go to the Picture Format tab and select Crop and adjust the image to your desired specifications. Click Crop again to exit crop mode.  

1. Right-click the image and select Save as Picture. You can use the same signature image in other Word documents or insert the signature in a PDF document or Google Docs.

Use Quick Parts and AutoText to Insert a Signature in Word 

Word provides built-in tools like Quick Parts and AutoText to help create a complete signature, which could include your handwritten signature, email address, job title, phone number, etc. 

Here’s how to use these tools to insert a signature in Word. 

1. Insert your scanned signature image in a Word document and then type the text you want to use under the signature. 

1. Use your mouse to select and highlight the signature and text, and then select Insert > Quick Parts.

1. Select Save Selection to Quick Part Gallery.

1. In the Create New Building Block dialog box, type a name for the signature block.

1. Select AutoText in the Gallery Box and click OK.

1. Your signature block will be saved, and you can insert it in other Word documents by selecting Insert > Quick Parts > AutoText and select the name of the signature block.

Insert a Digital Signature in Word

There’s a difference between an electronic and digital signature: 

• An electronic signature is an image of your signature that’s overlaid on top of a Word document, which is what you’ve inserted in the previous section. 

• A digital signature is an electronic but encrypted form of authentication on a document that verifies that you have seen and authorized the document. 

You can insert a digital signature in Word to authenticate your identity. If the document already has a signature line, you don’t have to add one, but if there’s no signature line, you can add one quickly using these steps.

1. Create a signature line in the Word document by selecting Insert > Signature Line > Microsoft Office Signature Line.

1. Type the details you want to appear under the signature line.

1. Check the following boxes: 
   • Allow the signer to add comments in the Sign dialog
   • Show sign date in signature line 

Doing this allows you to provide a purpose for signing and add the date the document was signed.

1. Next, right-click the signature line and select Sign from the menu.

Note: Select Yes to save the file in a supported format, and select Edit Anyway if the file opens in Protected view. If you’re opening a file you received, make sure you trust the document is from a reliable source.

1. Get a digital ID that will allow you to add a text or image version of your signature in the box. 

Remove a Digital Signature from Word

If you accidentally added the wrong signature and want to remove it, open the document that contains the signature and right-click the signature line.

Select Remove Signature > Yes. Alternatively, select the arrow next to the signature in the Signature Pane and then select Remove Signature.

Note: A signed Word document will have the Signatures button at the bottom of the document, and the file will become Read-only to prevent further modifications. 

Insert an Invisible Digital Signature in Word

An invisible digital signature works just like a visible digital signature and protects the authenticity of your document’s content. You can add an invisible digital signature using the following steps.

1. Select File > Info.

1. Select Protect Document > Add a Digital Signature.

1. If you’re asked for a digital ID, select OK. You can go with a Microsoft partner such as GlobalSign if you don’t have a security certificate for your signature, or use the Selfcert tool to create your own digital certificate.

1. To use the Selfcert tool, go to the Microsoft Installation folder on your PC by selecting File Explorer >This PC > Local Disk/Windows (C:) > Program Files > Microsoft Office > root > Office 16 and scroll down to the SELFCERT file.

1. Double-click the SELFCERT file to open it and type a name in the Your certificate’s name field.

1. Once you install the certificate, double-click the signature line on your Word document. In the Sign dialog box, type your name as the signature or click Select Image to insert your signature as an image.

1. Fill out the Purpose for signing this document box and then select Sign to insert the signature.

1. If you get a notification asking whether you want to use the certificate, select Yes.

1. Word will confirm that your signature has been successfully saved. Select OK.

Use a Third-Party App to Insert a Signature in Word

If the functionality in Word doesn’t offer enough options for you to insert a signature, you can use a third-party app like DocuSign to quickly sign and send your documents. Here’s how to use DocuSign to sign a Word document.

1. Install DocuSign add-in in Word. Select DocuSign > Sign document.

1. If you have a DocuSign account, log in with your username and password. If not, you can create a free DocuSign account and sign in.

1. Drag and drop the signature field to insert the signature in the document.

1. Select Signature and add your signature to the relevant fields and then select Adopt and Sign.

1. Select Finish to sign the Word document.

1. In the Sign and Return window, enter the name and email address of the person who requested your signature so they can receive a copy, and then select Send and Close.

Sign Word Documents Faster

Electronic signatures have made it convenient to sign documents like contracts or sale agreements. This saves time and resources that would otherwise have been spent trying to print, scan and send back the signed paperwork.

If you’re using a Mac, check out our guide on how to sign a PDF on Mac.

Leave a comment and let us know if this guide helped you insert a signature in Microsoft Word.

Related posts

• Làm thế nào để Automatically Backup một Word Document để onedrive

• Cách Create and Use AutoText trong Microsoft Word

• Cách tải Microsoft Word miễn phí

• 12 Mẹo và Thủ thuật hữu ích của Microsoft Word

• Microsoft Word không phản hồi? 8 cách để khắc phục nó

• Cách in trên phong bì trong Microsoft Word

• Sử dụng Format Painter trong Word để sao chép và dán định dạng

• Cách thiết lập và sử dụng định dạng MLA trong Microsoft Word

• Khắc phục Microsoft Outlook đã gặp lỗi sự cố

• Cách chia sẻ hoặc cộng tác trên tài liệu Word với những người khác

• 4 Ways Để chạy Microsoft Teams Poll trong các cuộc họp

• Làm thế nào để chèn một PDF thành một Word Document

• Cách theo dõi các thay đổi trong Word (Trực tuyến, Di động và Máy tính để bàn)

• Cách làm chủ Slide Master trong Microsoft PowerPoint

• Cách hiển thị các dấu định dạng trong Word

• Làm thế nào để Thực hiện một Booklet trong Word

• 7 phần bổ trợ Microsoft Word tốt nhất

• Microsoft Outlook không phản hồi? 8 bản sửa lỗi cần thử

• Cách tạo biểu mẫu có thể điền trong Word

• Cách tạo Phím tắt Microsoft Outlook cho Email và Công việc