Các ứng dụng danh sách việc cần làm đang trở thành một yếu tố quan trọng khi mọi người thích nghi với môi trường làm việc từ xa. Các ứng dụng tác vụ^(Task) phổ biến vì rất dễ quên mọi thứ khi thực hiện nhiều dự án với nhiều khách hàng.

Một nhiệm vụ bị bỏ lỡ thường rất tốn kém, khiến bạn mất thời gian và tiền bạc. Chúng cũng cần thiết cho các công việc cá nhân hàng ngày. Ví dụ: nếu bạn cần lời nhắc về việc gia hạn giấy phép hoặc hoàn thành nhiệm vụ, các ứng dụng quản lý công việc có thể giúp thông báo cho bạn khi nhiệm vụ đến hạn.

Tuy nhiên, vấn đề là có quá nhiều ứng dụng danh sách việc cần làm trên thị trường. Trong bài viết này, chúng tôi giúp bạn phân biệt giữa hai trong số những cái phổ biến nhất: Todoist và Microsoft To^{(Microsoft To Do)} Do.

Các tính năng và chức năng

Mỗi ứng dụng có một bộ khả năng riêng.

Microsoft To Do tập trung vào sự đơn giản. Sau khi mua lại Wunderlist vào năm 2015, Microsoft đã thay thế nó bằng Microsoft To Do. Kế hoạch là xây dựng một ứng dụng mạnh mẽ hơn với nhiều tính năng hơn, nhưng thay vào đó, Microsoft đã tạo ra một ứng dụng đơn giản chỉ với các tính năng cơ bản.

Mặt khác, Todoist cung cấp một loạt các tính năng lý tưởng cho việc sử dụng kinh doanh.

Microsoft To Do và Todoist có giao diện tương tự với thanh bên trái để chuyển đổi giữa các phần của ứng dụng và ngăn bên phải với danh sách các công việc.

Danh sách công việc

Microsoft To Do cung cấp bốn loại bộ lọc cho danh sách nơi bạn có thể lọc các công việc của mình bằng cách:

• Ngày của tôi^{(My Day)} : Đây là một danh sách thông minh, nơi bạn có thể thêm thủ công các công việc bạn muốn làm hôm nay. Nếu bạn không hoàn thành nhiệm vụ trong danh sách này trong cùng ngày, nhiệm vụ sẽ được lưu vào danh sách nhiệm vụ chung của bạn vào ban đêm khi danh sách tự động đặt lại. Các nhiệm vụ chưa hoàn thành sẽ xuất hiện dưới dạng gợi ý trong phần Nhiệm vụ trong ngày của tôi vào ngày hôm sau.^{(My Day)}
• Quan trọng: Nhiệm vụ quan trọng (nhấp vào dấu sao bên cạnh tiêu đề của nhiệm vụ) xuất hiện ở đây.
• Đã lên kế hoạch: Bất kỳ nhiệm vụ nào có ngày hoàn thành hoặc lời nhắc sẽ hiển thị trong phần này.
• Đã giao cho tôi: Khi cộng tác với các thành viên trong một dự án^{(collaborating with teammates on a project)} có nhiều nhiệm vụ, bạn sẽ thấy tất cả các nhiệm vụ được giao cho mình trong phần này.
• Nhiệm vụ: Đây là nơi tất cả các nhiệm vụ của bạn xuất hiện.

Bạn cũng có thể thêm danh sách nhiệm vụ mới vào thanh bên trái hoặc tạo một nhóm danh sách công việc bằng cách nhấp vào biểu tượng ở dưới cùng bên phải của thanh bên. Đó là một giao diện người dùng khá đơn giản khi bạn nhìn vào nó:

Bây giờ, hãy so sánh điều này với cách mọi thứ hoạt động trên Todoist .

Với Todoist , bạn có thể làm được nhiều hơn thế.

Thanh bên của Todoist không được chia thành các bộ lọc tác vụ như Microsoft To Do. Đây là những gì bạn sẽ thấy trên thanh bên của Todoist:

• Hộp thư đến: Tất cả các nhiệm vụ do bạn tạo (không phải cho một dự án cụ thể) và được giao cho bạn xuất hiện ở đây.
• Hôm nay: Các công việc đến hạn hôm nay và các công việc quá hạn sẽ xuất hiện ở đây.
• Sắp tới: Bạn sẽ thấy danh sách nhiệm vụ theo ngày tháng ở đây và các nhiệm vụ quá hạn cũng xuất hiện ở trên cùng trong phần này.
• Bộ lọc và Nhãn: Bạn có thể lọc các tác vụ dựa trên các thông số như mức độ ưu tiên hoặc theo nhãn. Không giống như Microsoft To Do, Todoist có toàn bộ phần dành riêng cho bộ lọc, được dịch là dễ sử dụng vì nó tập trung một số tính năng ngay vào thanh bên.

• Dự án: Các nhiệm vụ xuất hiện trong các dự án tương ứng của chúng. Bạn cũng có thể truy cập các dự án đã lưu trữ. Tuy nhiên, Microsoft^(Microsoft) không cho phép lưu trữ các dự án (hoặc danh sách nhiệm vụ như nó gọi chúng). Tất cả danh sách công việc sẽ bị xóa vĩnh viễn khỏi Công việc khi bạn xóa chúng.

Todoist cung cấp một bộ tính năng toàn diện hơn cho danh sách nhiệm vụ, nhưng nếu bạn cần thứ gì đó đơn giản hơn, To Do sẽ có ý nghĩa hơn.

Tạo tác vụ

Cả hai ứng dụng đều có một vài tính năng tạo tác vụ tiêu chuẩn. Ví dụ: cả hai đều cho phép tạo nhiệm vụ phụ và cung cấp các tùy chọn để thêm lời nhắc, ngày đến hạn và người được giao.

Tuy nhiên, cũng có nhiều điểm khác biệt:

• Nhiệm vụ phụ: Bạn có thể thêm nhiệm vụ phụ trên cả hai ứng dụng. Việc cần làm đề cập đến các nhiệm vụ phụ là "các bước". Sự khác biệt là Todoist cho phép thêm các nhiệm vụ con bên trong các nhiệm vụ con, trong khi To Do thì không.
• Phần: Todoist cho phép tạo các phần trong cùng một dự án, có nghĩa là bạn có thể nhóm các nhiệm vụ dựa trên các tiêu chí cụ thể ngay cả trong cùng một dự án. Trên Microsoft To do, bạn chỉ có thể thêm các tác vụ riêng lẻ trong một dự án.

• Lời nhắc: Lời nhắc^(Reminders) có sẵn trên cả hai ứng dụng khi tạo tác vụ. Tuy nhiên, chỉ những người dùng đăng ký gói Pro hoặc Business mới có thể truy cập tính năng Lời nhắc^(Reminders) trên Todoist . Không có cách nào để đặt lời nhắc nếu bạn đang sử dụng phiên bản miễn phí.

• Ngày đến hạn định kỳ: Việc cần làm giúp mọi thứ trở nên đơn giản bằng cách cho phép bạn đặt các nhiệm vụ “Lặp lại”. Tuy nhiên, Todoist còn tiến thêm một bước nữa và sử dụng Phân tích cú pháp ngôn ngữ tự nhiên^{(Natural Language)} để đặt ngày đến hạn định kỳ. Ví dụ: khi bạn tạo một nhiệm vụ, hãy thử nhập “ Nhắc^(Remind) tôi về việc đăng ký vào Thứ Hai hàng tuần” vào trường tên và Todoist sẽ^(Nate) tự động đặt ngày đến hạn định kỳ.

Ngoài những điểm khác biệt này, Todoist cũng cung cấp một số tính năng bổ sung mà bạn sẽ không tìm thấy trên ứng dụng To Do:

• Ưu tiên: Ứng dụng Todoist cho phép đặt mức độ ưu tiên cho mọi nhiệm vụ, trong khi không có tùy chọn như vậy trên To Do.
• Nhận xét và phản ứng: Todoist cung cấp nhiều tính năng cộng tác khác nhau như nhận xét và phản ứng. Bạn có thể gắn thẻ đồng đội trong phần bình luận để trao đổi thông tin hoặc chia sẻ cập nhật.
• Hoạt động tác vụ: Bạn có thể xem nhật ký hoạt động cho tất cả các tác vụ, cho phép bạn theo dõi và kiểm tra quy trình làm việc một cách hiệu quả.

Chế độ xem tác vụ

Chế độ xem tác vụ là một trong những tính năng cần thiết, đặc biệt đối với những người dùng muốn quản lý một quy trình làm việc phức tạp.

Mặc dù các ứng dụng việc cần làm thường không cung cấp nhiều chế độ xem nhiệm vụ như các ứng dụng quản lý dự án, nhưng người dùng mong đợi ít nhất một bảng kanban từ các ứng dụng việc cần làm.

Thật không may, Microsoft To Do không cung cấp chế độ xem nào khác ngoại trừ danh sách đơn giản. Mặt khác, Todoist cung cấp cả chế độ xem danh sách và chế độ xem bảng.

Bạn có thể sử dụng chế độ xem bảng kanban của Todoist giống như một ^{(Todoist’s kanban board)}ứng dụng quản lý dự án dựa trên bảng kanban như Trello^{(project management app like Trello)} , nơi bạn tạo các cột cho từng giai đoạn trong quy trình làm việc của mình và các thẻ sẽ được di chuyển khi chúng hoàn thành từng giai đoạn.

Các tính năng khác

Chúng tôi đã bao gồm hầu hết mọi thứ mà Microsoft To Do phải cung cấp. Thật không may, To Do không có các tính năng bổ sung đáng chú ý (ngoại trừ tích hợp). Tuy nhiên, bạn nhận được một số tiện ích bổ sung với Todoist .

• Điểm Karma^(Karma) : Ứng dụng đánh giá năng suất cho người dùng với Karma . Khi chuyển đến phần Năng suất^{(Productivity)} trên Todoist , bạn sẽ thấy tùy chọn tạo mục tiêu. Bạn có thể đặt mục tiêu để tạo ra một số nhiệm vụ hàng ngày hoặc hàng tuần cụ thể.

Bạn kiếm được điểm Karma bất cứ khi nào bạn hoàn thành nhiệm vụ và đạt được mục tiêu của mình. Xem cách điểm Karma hoạt động trên trang web của Todoist^{(how Karma points work on Todoist’s website)} .

• Tích hợp: Tích hợp là một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Todoist . Bạn có thể tích hợp Todoist với hầu hết mọi ứng dụng, bao gồm Gmail , Chrome , Lịch Google^{(Google Calendar)} , Outlook và Zapier . Bạn cũng có thể tích hợp với các ứng dụng không có trong danh sách với các tích hợp như Apiway .

Ngay cả Microsoft To Do cũng cung cấp tích hợp cho các ứng dụng như Lịch Google^{(Google Calendar)} và Office 365 Suite . Tuy nhiên, các tùy chọn ít hơn đáng kể so với Todoist. Cũng cần lưu ý rằng bạn có thể sử dụng một công cụ như Zapier để tích hợp To Do hoặc Todoist với nhiều ứng dụng khác.

• Kiểu cảnh báo: Bạn có thể tùy chỉnh cách bạn muốn được thông báo về các cảnh báo Todoist cho mỗi hoạt động. Ví dụ: nếu bạn là người quản lý, bạn có thể không muốn nhận thông báo qua email mỗi khi cộng tác viên tham gia hoặc rời khỏi dự án, nhưng bạn có thể muốn được thông báo khi nhiệm vụ hoàn thành.

• Mẫu: Bạn có thể nhanh chóng tạo các dự án bằng cách nhập một mẫu sẵn sàng để sử dụng từ thư viện mẫu^{(template library)} của Todoist . Từ các dự án cá nhân đến giới thiệu nhân viên, bạn sẽ tìm thấy mẫu cho hầu hết mọi dự án mà bạn có thể nghĩ ra trong thư viện.
• Sao lưu tự động: Bản sao lưu tự động không khả dụng trên gói miễn phí. Bạn có thể sao lưu tất cả dữ liệu của mình lên đám mây nếu bạn đang sử dụng gói trả phí.

Không có tính năng nào được liệt kê trong phần này khả dụng trên Microsoft To Do, điều này làm cho Todoist phù hợp hơn với người dùng nặng như doanh nghiệp.

Khả năng tương thích của thiết bị

Microsoft To Do và Todoist là các ứng dụng đa nền tảng, nhưng Todoist chạy trên nhiều thiết bị hơn To Do.

Bạn có thể sử dụng To Do trên Windows , Mac , Android , iOS và web. Todoist có sẵn trên tất cả các nền tảng, bao gồm Linux , Wear OS và Apple Watch .

Ngoài ứng dụng dành cho thiết bị di động, bạn có thể thêm tiện ích Todoist trên iPhone, iPad hoặc thiết bị Android của mình .

Todoist cũng cho phép tạo trực tiếp các tác vụ từ email thông qua tiện ích bổ sung Gmail, tiện ích mở rộng ^(Gmail)Gmail và plugin Outlook . Bạn cũng có thể sử dụng Todoist từ trình duyệt của mình — nó có các tiện ích mở rộng Chrome , Edge , Firefox và Safari .

Định giá

Microsoft To Do hoàn toàn miễn phí. Todoist có một gói miễn phí nhưng khóa một số tính năng của nó đằng sau các gói Pro và Business . Gói miễn phí chỉ cho phép tối đa 5 dự án đang hoạt động, 5 cộng tác viên cho mỗi dự án, tải lên tệp có dung lượng tối đa 5MB, 3 bộ lọc và lịch sử hoạt động trong 1 tuần.

Phiên bản miễn phí hoạt động tốt cho mục đích sử dụng cá nhân, nhưng người dùng doanh nghiệp gần như chắc chắn sẽ muốn nhận được một trong các gói trả phí.

Gói Pro^(Pro) của Todoist có giá 4 đô la mỗi tháng trong khi gói Doanh nghiệp^(Business) có giá 6 đô la mỗi tháng, miễn là bạn phải trả cho cả năm.

Cái nào phù hợp với bạn: Todoist Vs Microsoft To Do

Cả hai ứng dụng đều có các trường hợp sử dụng của chúng.

Microsoft To Do là lý tưởng nếu bạn chỉ muốn sử dụng phương pháp GTD ( Hoàn thành mọi^{(Getting Things Done)} việc) cho các công việc cá nhân. Bạn không cần hàng loạt tính năng dài của Todoist để làm cho danh sách mua sắm hàng tạp hóa của bạn phức tạp hơn mức cần thiết.

Nếu bạn đang tìm kiếm thứ gì đó ngoài khả năng tạo và hoàn thành nhiệm vụ, chẳng hạn như cộng tác trong nhiệm vụ bằng cách gắn thẻ đồng đội của bạn hoặc tích hợp với các ứng dụng kinh doanh khác, bạn có thể cân nhắc Todoist .

Đó là một lựa chọn hoàn hảo khi bạn không muốn có một ứng dụng quản lý dự án chính thức như Asana . Chỉ^(Just) là một cái gì đó đủ mạnh để xử lý các tác vụ kinh doanh và cộng tác.

Todoist vs. Microsoft To Do: Which One is Right for You

To-do list apps are becoming а staple as everyone adapts to a remote work enνironment. Task apps are popular because it’s easy to forget things when juggling multiple proјects with multiple clients.

A missed task is often expensive, costing you time and money. They’re essential for everyday personal tasks too. For example, if you need reminders about renewing your license or completing an assignment, task management apps can help notify you when the task becomes due.

The problem, though, is there are way too many to-do list apps on the market. In this article, we help you differentiate between two of the most popular ones: Todoist vs Microsoft To Do.

Features and Functionality

Each app has its own set of capabilities.

Microsoft To Do focuses on simplicity. After acquiring Wunderlist in 2015, Microsoft replaced it with Microsoft To Do. The plan was to build a more robust app with more features, but instead, Microsoft created a simple app with only basic capabilities.

On the other hand, Todoist offers a broader range of features which is ideal for business use.

Microsoft To Do and Todoist have similar interfaces with a left sidebar for switching between the app’s sections and a right pane with a list of tasks.

Task Lists

Microsoft To Do offers four types of filters for lists where you can filter your tasks by:

• My Day: This is a smart list where you can manually add tasks you want to do today. If you don’t finish a task in this list the same day, the task will be saved to your general task list at night when the list automatically resets. The uncompleted tasks appear as a suggestion in the My Day tasks section the following day.
• Important: Important tasks (click on the star next to the title of a task) appear here.
• Planned: Any task with a due date or reminder shows up in this section.
• Assigned to me: When collaborating with teammates on a project with multiple tasks, you’ll see all tasks assigned to you in this section.
• Tasks: This is where all your tasks appear.

You can also add new task lists to the left sidebar or create a group of task lists by clicking on the icon at the bottom-right of the sidebar. It’s a fairly straightforward user interface when you look at it:

Now, let’s compare this to how things work on Todoist.

With Todoist, you can do a lot more.

Todoist’s sidebar is not divided into task filters like Microsoft To Do. Here’s what you’ll see on Todoist’s sidebar:

• Inbox: All tasks created by you (not for a specific project) and assigned to you appear here.
• Today: Tasks that are due today and overdue tasks appear here.
• Upcoming: You see a date-wise list of tasks here, and overdue tasks appear at the top in this section too.
• Filters and Labels: You can filter tasks based on parameters like priority or by labels. Unlike Microsoft To Do, Todoist has an entire section dedicated to filtering, which translates to ease of use because it condenses several features right into the sidebar.

• Projects: Tasks appear under their respective projects. You can also access archived projects. Microsoft doesn’t allow archiving projects (or task lists as it calls them), though. All task lists are deleted permanently from To Do when you delete them.

Todoist offers a more comprehensive feature set for task lists, but if you need something simpler, To Do makes more sense.

Task Creation

Both apps have a few standard task creation features. For example, both allow creating subtasks and offer options to add a reminder, due date, and assignees.

However, there are many differences as well:

• Subtasks: You can add subtasks on both apps. To Do refers to subtasks as “steps.” The difference is that Todoist allows adding subtasks within subtasks, while To Do doesn’t.
• Sections: Todoist allows creating sections within the same project, which means you can group tasks based on specific criteria even within the same project. On Microsoft To do, you can only add individual tasks within a project.

• Reminder: Reminders are available on both apps when creating a task. However, only users with a Pro or Business plan subscription can access the Reminders feature on Todoist. There’s no way to set reminders if you’re on the free version.

• Recurring Due Dates: To Do keeps things simple by allowing you to set “Repeat” tasks. However, Todoist goes one step further and uses Natural Language Parsing to set recurring due dates. For instance, when you create a task, try typing “Remind me about checking in on Nate every Monday” in the name field, and Todoist will automatically set the recurring due dates.

In addition to these differences, Todoist also offers some additional features that you won’t find on the To Do app:

• Prioritization: The Todoist app allows setting priorities for every task, while there’s no such option on To Do.
• Comments and reactions: Todoist offers various collaborative features like comments and reactions. You can tag teammates in the comments section for exchanging information or sharing updates.
• Task activity: You can view an activity log for all tasks, which allows you to monitor and audit the workflow efficiently.

Task Views

Task views are one of the essential features, especially for users who want to manage a complex workflow.

While to-do apps generally don’t provide as many task views as project management apps, users expect at least a kanban board from to-do apps.

Unfortunately, Microsoft To Do offers no other views except the plain-vanilla list. On the other hand, Todoist offers both a list view and a board view.

You can use Todoist’s kanban board view the same way as a kanban board-based project management app like Trello where you create columns for each stage of your workflow, and cards are moved along as they complete each stage.

Miscellaneous Features

We’ve covered almost everything Microsoft To Do has to offer. Unfortunately, To Do has no noteworthy extra features (except for integrations). You do get some extra goodies with Todoist, though.

• Karma points: The app gamifies productivity for its users with Karma. When you go to the Productivity section on Todoist, you’ll see the option to create goals. You can set goals for creating a specific number of daily or weekly tasks.

You earn Karma points whenever you complete a task and achieve your goal. See how Karma points work on Todoist’s website.

• Integrations: Integrations are one of the most powerful features of Todoist. You can integrate Todoist with almost any app, including Gmail, Chrome, Google Calendar, Outlook, and Zapier. You can also integrate with apps that aren’t on the list with integrations like Apiway.

Even Microsoft To Do offers integrations for apps like Google Calendar and the Office 365 Suite. However, the options are considerably fewer than Todoist. It’s also worth noting that you can use a tool like Zapier to integrate To Do or Todoist with many more apps.

• Alert style: You can customize how you want to be notified about Todoist alerts for each activity. For instance, if you’re the manager, you might not want to receive email notifications every time a collaborator joins or leaves a project, but you might prefer to be notified when a task is complete.

• Templates: You can quickly create projects by importing a ready-to-use template from Todoist’s template library. From personal projects to employee onboarding, you’ll find a template for almost any project you can think of in the library.
• Automatic Backups: Automatic backups aren’t available on the free plan. You can backup all your data to the cloud if you’re on a paid plan.

None of the features listed in this section are available on Microsoft To Do, which makes Todoist more suitable for heavy-duty users like businesses.

Device Compatibility

Microsoft To Do and Todoist are cross-platform apps, but Todoist runs on more devices than To Do.

You can use To Do on Windows, Mac, Android, iOS, and the web. Todoist is available on all platforms, including Linux, Wear OS, and Apple Watch.

In addition to the mobile app, you can add the Todoist widget on your iPhone, iPad, or Android device.

Todoist also allows directly creating tasks from emails via its Gmail add-on, Gmail extension, and Outlook plugin. You can also use Todoist from your browser—it has Chrome, Edge, Firefox, and Safari extensions.

Pricing

Microsoft To Do is entirely free. Todoist has a free plan but locks some of its features behind its Pro and Business plans. The free plan only allows up to 5 active projects, 5 collaborators per project, file uploads of up to 5MB, 3 filters, and 1-week activity history.

The free version works fine for personal use, but business users will almost certainly want to get one of the paid plans.

Todoist’s Pro plan costs $4 per month while the Business plan costs $6 per month, provided you pay for the whole year.

Which One is Right for You: Todoist Vs Microsoft To Do

Both apps have their use cases.

Microsoft To Do is ideal if you simply want to use the GTD (Getting Things Done) approach for personal tasks. You don’t need Todoist’s long lineup of features to make your grocery shopping list more complex than it should be.

If you’re looking for something more than the ability to create and complete tasks, such as collaborating on tasks by tagging your teammates or integrating with other business apps, you might consider Todoist.

It’s a perfect choice when you don’t want a full-fledged project management app like Asana. Just something powerful enough to handle business tasks and collaboration.

Related posts

• Phục hồi tệp Windows của Microsoft có hoạt động không? Chúng tôi đã kiểm tra nó.

• Hướng dẫn về Microsoft Planner: Mọi thứ bạn cần biết

• Microsoft Power Automate và các mẫu miễn phí để tải xuống là gì

• 7 cách mở tệp MDB mà không cần Microsoft Access

• Hướng dẫn Hội nghị Truyền hình về Nhóm Microsoft

• 4 lựa chọn thay thế tốt nhất cho Google Chromecast

• 5 ứng dụng lọc ánh sáng xanh tốt nhất cho Windows, Mac và Linux

• Cách ứng dụng Signal Desktop có thể giúp bảo vệ quyền riêng tư của bạn

• 5 lựa chọn thay thế Windows cho Linux sudo Command

• HDG Giải thích: SQL, T-SQL, MSSQL, PL / SQL và MySQL là gì?

• Google Apps Script Editor: Mọi thứ bạn cần biết để bắt đầu

• Cách loại bỏ các ảnh kỹ thuật số trùng lặp trên máy tính Windows của bạn

• Cách hoạt động của trang web: Tìm hiểu điều gì đang được nâng cao

• Dịch vụ cuộc gọi hội nghị tốt nhất là gì - Các ứng dụng tốt nhất được so sánh

• 5 Tiện ích Bảo mật Tốt nhất của Firefox cho An toàn Trực tuyến

• 11 ứng dụng Microsoft Teams tốt nhất năm 2022

• 10 tiện ích mở rộng quyền riêng tư tốt nhất cho Chrome (2022)

• Sử dụng HP Print and Scan Doctor để khắc phục các sự cố máy in thường gặp

• Chatbot là gì và cách sử dụng một Chatbot trên trang web của bạn

• 11 phần mềm chụp màn hình miễn phí tốt nhất cho Windows