Nếu bạn là người dùng Microsoft 365 , bạn có thể đã thấy biểu tượng cho ứng dụng Power Automate được liệt kê trong số các ứng dụng Microsoft mà bạn quen thuộc hơn, như Excel , Powerpoint và Outlook . Chúng ta sẽ thảo luận về Power Automate là gì và nó có thể làm gì. Sau đó, chúng ta sẽ xem xét một vài mẫu Power Automate hữu ích mà bạn có thể triển khai ngay lập tức. 

Nhiều công việc văn phòng liên quan đến các tác vụ lặp đi lặp lại mà không cần một nhà khoa học tên lửa thực hiện – những việc như lưu tệp đính kèm email^{(email attachment)} vào một thư mục cụ thể trên OneDrive hoặc Dropbox hoặc tạo một tác vụ trong Microsoft Planner từ một thư trong Microsoft Teams . Đây là những loại nhiệm vụ mà Power Automate được tạo ra để thực hiện. 

Microsoft Power Automate là gì?

Microsoft Power Automate từng được gọi là Microsoft Flow . Đó là một bộ công cụ tương tự như IFTTT (If This Then That) mà bạn có thể sử dụng để làm những việc như:

• Tự động hóa^(Automate) các quy trình trong cài đặt kinh doanh. 
• Gửi^(Send) lời nhắc tự động khi một nhiệm vụ quá hạn.
• Tự động hóa^(Automate) các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại bằng cách ghi lại các thao tác chuột, tổ hợp phím và các bước khác.

Nói cách khác, Microsoft Power Automate cho phép bạn thay thế các quy trình thủ công và đôi khi phức tạp bằng quy trình làm việc tự động. 

Không chỉ dành cho Microsoft Apps

Như bạn mong đợi, Microsoft Power Automate kết nối với các ứng dụng Microsoft khác . Ví dụ: bạn có thể thiết lập một quy trình trong Power Automate để nhận một thông báo bạn nhận được trong Microsoft Teams và lưu nó vào Microsoft OneNote . 

Nhưng điều làm cho Power Automate thực sự hữu ích là nó cũng có thể kết nối với rất nhiều^{(ton )} ứng dụng của bên thứ ba. Lần cuối cùng chúng tôi kiểm tra, Power Automate kết nối với hơn 500 dịch vụ khác. Chà^(Whoa) ! 

Ba loại luồng

Microsoft phân loại những việc bạn có thể làm trong Power Automate thành ba loại quy trình:

1. Mây trôi
2. Dòng máy tính để bàn
3. Quy trình kinh doanh

Hãy xem xét từng loại quy trình và tìm hiểu lý do tại sao bạn có thể sử dụng nó.

Power Automate's Cloud Flows

Các luồng đám mây trong Microsoft Power Automate có thể được chia nhỏ hơn nữa thành ba loại: 

• Quy trình tự động
• Dòng chảy tức thì
• Các luồng đã lên lịch

Luồng tự động được kích hoạt bởi một sự kiện, chẳng hạn như khi một tweet mới được đăng với một thẻ bắt đầu bằng # cụ thể hoặc khi bạn nhận được email từ một người cụ thể. Bạn có thể sử dụng quy trình tự động để kết nối các tài khoản và cho phép chúng giao tiếp với nhau. Ví dụ: bạn có thể tạo một hệ thống tự động gửi tin nhắn văn bản cho bạn bất cứ khi nào bạn nhận được email từ sếp của mình.

Việc nhấp vào một nút sẽ kích hoạt các dòng chảy tức thì. Giả sử bạn liên tục gửi email nhắc nhở nhóm của mình tham gia cuộc họp nhóm hàng ngày. Bạn có thể tạo một nút để tự động hóa điều đó. Tạo nút và sau đó bất kỳ khi nào bạn nhấp vào nút đó, một email sẽ tự động được gửi đến nhóm của bạn nhắc họ tham gia cuộc họp. Điều đó không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu những sai sót, chẳng hạn như vô tình để quên email của ai đó.

Quy trình đã lên lịch tự động hóa các tác vụ theo lịch trình. Ví dụ: bạn có thể tạo một luồng đã lên lịch tự động tải dữ liệu lên trang SharePoint hoặc một cơ sở dữ liệu cụ thể.

Đó là ba loại luồng Power Automate xử lý thông tin trên đám mây. ^{(Power Automate)}Tiếp theo, chúng tôi sẽ xem xét các luồng cho các tác vụ bạn thực hiện trên máy tính để bàn của mình. 

Dòng máy tính để bàn của Power Automate

Microsoft có một công cụ gọi là Power Automate Desktop giúp mở rộng khả năng của Power Automate , cho phép bạn tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại trên máy tính và bao gồm các hành động bạn thực hiện trên web. Nó tương tự như ghi macro trong Excel . Bạn có thể ghi lại một loạt các hành động và chỉ định các điều kiện phải đúng để kích hoạt tập hợp các hành động đó.

Ví dụ: bạn có thể tạo luồng trên màn hình để trích xuất dữ liệu từ một trang web và thêm nó vào tệp Excel^(Excel) . Hoặc bạn có thể thiết lập một quy trình kết hợp các tài liệu Microsoft Word thành các tệp PDF^(PDFs) . 

Quy trình kinh doanh^{(Business Process Flows)} của Power Automate

Giả sử bạn có nhân viên trả lời các yêu cầu dịch vụ của khách hàng. Bất kể nhân viên nào đang tương tác với khách hàng, bạn muốn họ làm theo các bước chính xác giống nhau, để trải nghiệm khách hàng là nhất quán. 

Nói cách khác, bạn có thể sử dụng quy trình kinh doanh để thiết lập một loạt các bước cho mọi người làm theo để đạt được một kết quả cụ thể. Thay vì chỉ dựa vào việc đào tạo nhân viên, các quy trình kinh doanh sẽ hướng dẫn nhân viên đó và giúp họ tránh những sai lầm.

Các mẫu tự động hóa mạnh mẽ hữu ích

Có lẽ cách dễ nhất để bạn hiểu những gì Microsoft Power Automate có thể làm là khám phá một số mẫu. Nếu bạn đã sử dụng IFTTT , bạn đã quen thuộc với khái niệm này. Các mẫu Power Automate^{(Power Automate)} cũng giống như các ứng dụng nhỏ hoặc công thức nấu ăn trong IFTTT^{(applets or recipes in IFTTT)} . 

Bạn có thể sử dụng các mẫu Power Automate nguyên^{(Power Automate)} bản hoặc bạn có thể chỉnh sửa chúng để phù hợp với hoàn cảnh và mục tiêu cụ thể của mình. Dưới đây là một số cách giúp bạn bắt đầu.

Các mẫu quy trình tự động hữu ích

1. Lưu tệp đính kèm email Outlook.com vào OneDrive của bạn^{(Save Outlook.com email attachments to your OneDrive)} . 

Bất cứ khi nào bạn nhận được email có phần đính kèm, phần đính kèm sẽ được lưu vào OneDrive của bạn trong một thư mục có tên là Phần đính kèm Email từ Power Automate .

1. Gửi email cho các Tweet mới về một từ khóa nhất định^{(Send an email for new Tweets about a certain keyword)} . 

Bất cứ khi nào có tweet về từ khóa bạn chỉ định, Power Automate sẽ gửi email với một số thông tin chi tiết cơ bản của người dùng về tài khoản đã đăng tweet. 

Các mẫu dòng chảy tức thì hữu ích

1. Gửi lời nhắc cho bản thân sau 10 phút^{(Send myself a reminder in 10 minutes)} . 

Mẫu quy trình này tạo một nút sẽ gửi cho bạn lời nhắc tùy chỉnh bị trì hoãn.

1. Lên lịch một cuộc họp với người gửi tin nhắn^{(Schedule a meeting with a message sender)} . 

Luồng này cho phép bạn lên lịch cuộc họp với người gửi bất kỳ tin nhắn nào từ kênh Microsoft Teams hoặc trò chuyện.

Mẫu quy trình hữu ích theo lịch trình

1. Gửi email cho tôi kèm theo danh sách các sự kiện sắp tới trên Lịch^{(Email me with a list of upcoming Calendar events)} . 

Mẫu này sẽ xem xét lịch của bạn và gửi cho bạn bản tóm tắt qua email về tuần sắp tới của bạn, bao gồm thông tin về chuyến bay, khách sạn và thời tiết.

1. Gửi email nhắc nhở Office 365 Outlook cho các cuộc họp sớm vào ngày hôm sau^{(Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day)} . 

Đây là một cách tuyệt vời cho những người hay quên xem lịch trình ngày mai nhưng thường xuyên kiểm tra email. Nếu có bất kỳ cuộc họp nào vào ngày hôm sau trước thời gian bạn chỉ định, nó sẽ gửi lời nhắc đến email Outlook của bạn .

Dành nhiều thời gian hơn để làm những điều mà không ai khác^{(Things No One Else)} có thể làm

Khẩu hiệu của Microsoft cho Power Automate là, “ Hãy^(Take) quan tâm đến những gì quan trọng. Tự động hóa phần còn lại ”. Bạn phải thừa nhận rằng, họ có lý. Nếu bạn tự động hóa những gì có thể tự động hóa, điều đó sẽ giúp bạn có nhiều thời gian hơn cho những việc quan trọng hơn như lập chiến lược, suy nghĩ sâu sắc và thư giãn. Tương lai là bây giờ, và đã đến lúc để robot làm việc cho bạn!

What Is Microsoft Power Automate and Free Templates to Download

If you’re a Microsoft 365 user, you may hаve seen the icon for the Power Automate app liѕted among Microsoft apps you’re more familiar with, lіke Excel, Powerpoint, and Outlook. We’ll discuss what Power Automate is and what it can do. Then we’ll take a look at a few useful Power Automate templates that you can implement right away. 

Many office jobs involve repetitive tasks that don’t take a rocket scientist to perform–things like saving an email attachment to a particular folder on OneDrive or Dropbox or creating a task in Microsoft Planner out of a message in Microsoft Teams. These are the kinds of tasks that Power Automate was made to do. 

What Is Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate used to be called Microsoft Flow.  It’s a toolkit similar to IFTTT (If This Then That) that you can use to do things like:

• Automate processes in business settings. 
• Send automatic reminders when a task is past due.
• Automate repetitive manual tasks by recording mouse actions, keystrokes, and other steps.

In other words, Microsoft Power Automate lets you replace manual and sometimes complex processes with automated workflows. 

Not Just for Microsoft Apps

As you would expect, Microsoft Power Automate connects to other Microsoft apps. You could, for example, set up a process in Power Automate that takes a message you receive in Microsoft Teams and saves it to Microsoft OneNote. 

But what makes Power Automate really useful is that it can also connect to a ton of third-party apps. The last time we checked, Power Automate connects to over 500 other services. Whoa. 

Three Kinds of Flows

Microsoft categorizes things you can do in Power Automate into three kinds of flows:

1. Cloud flows
2. Desktop flows
3. Business process flows

Let’s look at each kind of flow and go over why you might use it.

Power Automate’s Cloud Flows

Cloud flows in Microsoft Power Automate can be further broken down into three categories: 

• Automated flows
• Instant flows
• Scheduled flows

Automated flows are triggered by an event, like when a new tweet is posted with a particular hashtag or when you receive an email from a specific person. You can use an automated flow to connect accounts and allow them to communicate with each other. For example, you could create an automation that sends you a text message whenever you get an email from your boss.

The click of a button triggers instant flows. Let’s say you repeatedly email your team a reminder to join the daily team meeting. You could create a button to automate that. Create the button, and then any time you click that button, an email is automatically sent to your team reminding them to join the meeting. Not only will that save you time, but it will also cut down on mistakes, like inadvertently leaving someone off the email.

A scheduled flow automates tasks on a schedule. For instance, you could create a scheduled flow that automatically uploads data to a SharePoint site or a specific database.

Those are the three kinds of Power Automate flows that deal with information in the cloud. Next, we’ll look at flows for tasks you perform on your desktop. 

Power Automate’s Desktop Flows

Microsoft has a tool called Power Automate Desktop that extends the capabilities of Power Automate, enabling you to automate repetitive desktop processes, and that includes actions you perform on the web. It’s similar to recording a macro in Excel. You can record a series of actions and specify the conditions that must be true to trigger that set of actions.

For example, you could create a desktop flow that extracts data from a website and adds it to an Excel file. Or you could set up a flow that combines Microsoft Word documents into PDFs. 

Power Automate’s Business Process Flows

Let’s say you have employees who respond to customer service requests. No matter which employee is interacting with a customer, you want them to follow the exact same steps, so the customer experience is consistent. 

In other words, you can use a business process flow to set up a series of steps for people to follow to achieve a particular outcome. Instead of relying on employee training alone, business process flows guide the employee and help them avoid mistakes.

Useful Power Automate Templates

Perhaps the easiest way to wrap your mind around what Microsoft Power Automate can do is explore some templates. If you’ve used IFTTT, you’re familiar with this concept. Power Automate templates are just like applets or recipes in IFTTT. 

You can use Power Automate templates as-is, or you can tweak them to fit your specific circumstances and goals. Here are a few to get you started.

Useful Automated Flow Templates

1. Save Outlook.com email attachments to your OneDrive. 

Whenever you get an email with an attachment, the attachment will be saved to your OneDrive in a folder called Email Attachments from Power Automate.

1. Send an email for new Tweets about a certain keyword. 

Any time there’s a tweet about a keyword you specify, Power Automate will send out an email with some basic user details about the account that posted the tweet. 

Useful Instant Flow Templates

1. Send myself a reminder in 10 minutes. 

This flow template creates a button that will send you a custom delayed reminder.

1. Schedule a meeting with a message sender. 

This flow allows you to schedule a meeting with the sender of any message from a Microsoft Teams channel or chat.

Useful Scheduled Flow Templates

1. Email me with a list of upcoming Calendar events. 

This template will look at your calendar and send you an email summary of your upcoming week, including info on flights, hotels, and weather.

1. Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day. 

This is a great one for people who forget to look at tomorrow’s schedule but do frequently check emails. If there are any meetings the next day before the time you specify, it will send a reminder to your Outlook email.

Spend More Time Doing the Things No One Else Can Do

Microsoft’s tagline for Power Automate is, “Take care of what’s important. Automate the rest.” You have to admit, they’ve got a point. If you automate what can be automated, that leaves you more time for more important things like strategizing, deep thinking, and relaxing. The future is now, and it’s time to put the robots to work for you!

Related posts

• Phục hồi tệp Windows của Microsoft có hoạt động không? Chúng tôi đã kiểm tra nó.

• Hướng dẫn về Microsoft Planner: Mọi thứ bạn cần biết

• 11 phần mềm chụp màn hình miễn phí tốt nhất cho Windows

• Sử dụng Web Cam cũ để theo dõi tài sản của bạn miễn phí

• Cách chặn các trang web bằng phần mềm kiểm soát miễn phí của phụ huynh

• Chatbot là gì và cách sử dụng một Chatbot trên trang web của bạn

• 5 thủ thuật Command Prompt để làm cho CMD thú vị hơn

• 6 trang web tốt nhất để tải xuống phụ đề phim miễn phí

• Phần mềm sao chép ổ cứng miễn phí tốt nhất cho Windows 10

• 5 trang web tải xuống APK an toàn tốt nhất cho ứng dụng Android

• 4 công cụ tuyệt vời để tạo gói trình cài đặt Windows

• Tự động điền của Google Chrome: Hướng dẫn đầy đủ

• 6 phần mềm chẩn đoán và kiểm tra ổ cứng miễn phí tốt nhất

• Những điều cần cân nhắc trước khi tạo Wiki của riêng bạn

• Làm thế nào để trích xuất DVD & Blu-ray của bạn một cách dễ dàng với MakeMKV

• Google Apps Script Editor: Mọi thứ bạn cần biết để bắt đầu

• Dịch vụ cuộc gọi hội nghị tốt nhất là gì - Các ứng dụng tốt nhất được so sánh

• 4 ứng dụng phần mềm chuyển tiếp cổng tốt nhất và cách sử dụng chúng

• Đánh giá O&O ShutUp10 - Ngăn Microsoft theo dõi bạn

• Ứng dụng Liên kết Điện thoại Microsoft dành cho Windows là gì?