6 cách để gửi tệp lớn dưới dạng tệp đính kèm email

Tất cả các ứng dụng email phổ biến đều có giới hạn kích thước đối với các tệp mà bạn có thể gửi email cho người nhận. Tuy nhiên, có nhiều cách để gửi các tệp lớn(send large files) dưới dạng tệp đính kèm email bất chấp những hạn chế đó.

Giới hạn kích thước tệp(File size) khác nhau tùy thuộc vào dịch vụ email(email service) . Ví dụ: Gmail , YahooAOL có giới hạn 25 Mb mỗi email. Outlook.com bị giới hạn chỉ 10 Mb. Ngay cả các ứng dụng email trên máy tính để bàn cũng có giới hạn. Microsoft Outlook chỉ cho phép gửi một tệp có dung lượng 20 Mb và trong khi Mozilla Thunderbird không giới hạn, bạn vẫn có thể gặp phải giới hạn kích thước tệp tùy thuộc vào tài khoản email mà bạn kết nối.

Bí quyết là thu nhỏ kích thước tệp bằng các tiện ích khác nhau hoặc bỏ qua chính email làm phương pháp chính để gửi tệp.

Nén tệp

Nếu tệp bạn đang cố gắng gửi vượt quá giới hạn (ví dụ: tệp 30 Mb trên Gmail ), bạn có thể nén tệp xuống dưới giới hạn.

Bấm chuột phải vào tệp, chọn Gửi tới(Send to) , sau đó chọn Thư mục nén (nén)(Compressed (zipped) folder) .

Hầu hết các tệp, sau khi được nén thành tệp ZIP(ZIP file) , sẽ giảm kích thước từ 10 đến 75%, tùy thuộc vào dung lượng có sẵn trong dữ liệu tệp để thuật toán nén(compression algorithm) thực hiện điều kỳ diệu của nó. Đọc bài đăng khác của chúng tôi để tìm hiểu chi tiết về chương trình nén(compression program) nào là tốt nhất.

Nếu quy trình nén(compression routine) có thể thu nhỏ tệp xuống dưới giới hạn kích thước của dịch vụ email(email service) của bạn , bạn có thể đính kèm tệp vào email của mình. Ngoài ra, hãy nhớ đọc về các loại định dạng nén khác nhau(different types of compression formats) .

Ngoài ra, hãy xem video của chúng tôi trên YouTube , nơi chúng tôi giới thiệu cách nén tệp và thu nhỏ tệp:

Tách các kho lưu trữ ngoài

Nếu bạn đang cố gắng gửi một tệp lưu trữ lớn chứa nhiều tệp và thư mục, bạn luôn có thể chia tệp đó thành các tệp lưu trữ nhỏ hơn mà mỗi tệp đều dưới giới hạn kích thước dịch vụ email(email service size limit) .

Ví dụ: lấy một tệp ZIP(ZIP file) chỉ dưới 60 Mb. Bạn sẽ không thể gửi tệp này bằng Gmail hoặc bất kỳ dịch vụ email(email service) đám mây nào khác .

Nhấp chuột phải vào tệp và giải nén tất cả các tệp bên trong nó thành các tệp và thư mục riêng lẻ của chúng bằng cách chọn Trích xuất Tất cả(Extract All) .

Tiếp theo, tạo một tệp lưu trữ mới bằng cách nhấp chuột phải vào bên trong thư mục, chọn Thư mục mới(New) và được nén (nén)(Compressed (zipped) Folder) .

Tiếp theo, sao chép tất cả các tệp và thư mục riêng lẻ mà bạn vừa trích xuất từ ​​tệp lưu trữ quá khổ. Sau đó, bấm chuột phải vào tệp lưu trữ trống, mới và chọn Dán(Paste) .

Lặp lại quá trình này cho nhiều tệp và thư mục riêng lẻ nhất có thể cho đến khi kích thước của tệp lưu trữ mới mà bạn đã tạo dưới giới hạn kích thước(size limit) .

Lặp lại quy trình trên để tạo một kho lưu trữ trống khác và tiếp tục sao chép nhiều tệp và thư mục hơn cho đến khi mỗi tệp đó ở dưới giới hạn. Tạo(Create) nhiều tệp lưu trữ nếu bạn cần để nén lại tất cả các tệp và thư mục từ tệp lưu trữ ban đầu, quá khổ.

Cuối cùng, bạn có thể gửi từng tệp này dưới dạng email riêng lẻ cho đến khi gửi xong tất cả.

Gửi tệp qua Google Drive

Một cách khác là tải tệp quá khổ lên tài khoản chia sẻ đám mây(cloud share) như Google Drive, gán quyền cho bất kỳ ai có liên kết để xem tệp đó (theo mặc định) và gửi cho người nhận liên kết đến tệp trên Google Drive .

Để thực hiện việc này, hãy tải tệp quá khổ lên một thư mục trong tài khoản Google Drive(Google Drive account) của bạn .

Nhấp chuột phải(Right-click) vào tệp trong Google Drive và chọn Chia sẻ(Share) .

Trong cửa sổ Chia sẻ với người khác , bên cạnh (Share with others)Bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem(Anyone with the link can view) , hãy chọn Sao chép liên kết(Copy link) .

Thao tác này sẽ sao chép URL tệp Google Drive(Google Drive file) vào khay nhớ tạm của bạn.

Quay lại thư email Gmail(Gmail email) của bạn và chọn biểu tượng chèn liên kết(insert link) . Dán liên kết tệp Google Drive(Google Drive file) vào trường địa chỉ Web(Web address) .

Chọn OK để hoàn tất. Thao tác này sẽ chèn liên kết vào thư email của bạn.

Chọn Gửi(Send) để hoàn tất. Tất cả những gì người nhận cần làm là nhấp vào liên kết để tải tệp xuống từ tệp Google Drive(Google Drive file) được chia sẻ của bạn .

Sử dụng cách tiếp cận này, không quan trọng tệp lớn như thế nào. Bạn có thể gửi bất kỳ tệp nào có kích thước bất kỳ theo cách này.

Sử dụng Gmail Tích hợp Google Drive

Một cách nhanh hơn nữa để bạn có thể tải lên một tệp lớn và gửi liên kết là sử dụng tích hợp tồn tại giữa Gmail và Google Drive(Gmail and Google Drive) .

Nếu đây là hai dịch vụ bạn sử dụng và bạn đang gửi email bằng Gmail , tất cả những gì bạn cần làm là cố gắng đính kèm một tệp lớn hơn 25 Mb.

Gmail sẽ tự động tải tệp lên tài khoản Google Drive(Google Drive account) của bạn với khả năng hiển thị cho người nhận email. Bạn sẽ thấy một tin nhắn thông báo cho bạn về điều này.

Khi quá trình tải lên hoàn tất, bạn sẽ thấy liên kết Google Drive(Google Drive link) được chèn vào email của mình.

Thats tất cả để có nó. Đây là cách nhanh nhất để gửi một tệp quá khổ qua email, nhưng một lần nữa, bạn cần phải có cả tài khoản GmailGoogle Drive(Google Drive account) để tệp hoạt động.

Gửi trực tiếp từ đám mây

Một cách nhanh chóng khác để gửi một email quá khổ là gửi nó từ tài khoản chia sẻ đám mây(cloud share account) của bạn thay vì từ chính dịch vụ email.

Ví dụ: từ tài khoản OneDrive, bạn có thể bấm chuột phải vào bất kỳ tệp nào và chọn (file and select) Chia sẻ(Share) .

Thao tác này sẽ mở ra cửa sổ Gửi liên kết(Send Link) nơi bạn có thể nhập địa chỉ email của người nhận và thông báo email bạn muốn đưa vào.

Chọn Gửi(Send) để gửi email có liên kết đến tệp được chia sẻ được chèn tự động.

Đây là cách nhanh hơn nhiều để gửi các tệp quá khổ và bạn không phải lo lắng về việc chia nhỏ nó thành các tệp nhỏ hơn hoặc bằng cách nào đó thu nhỏ nó xuống dưới mức giới hạn.

Sử dụng FTP Ẩn danh Lưu trữ của bạn

Nếu bạn có tài khoản lưu trữ web của riêng mình, bạn có thể sử dụng tính năng FTP(FTP feature) ẩn danh thường được bao gồm trong các tài khoản này.

Kiểm tra với nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ web của bạn nếu bạn không chắc mình đã bật tính năng này chưa.

Nếu nó được bật, khi bạn đã đăng nhập vào cPanel, chỉ cần truy cập phần FTP và tìm tên người dùng của tài khoản ẩn danh. Chọn Định cấu hình FTP Client(Configure FTP Client) để xem tên máy chủ(server name)người nhận email(email recipient) của bạn có thể sử dụng để tạo kết nối FTP.

Tất cả những gì bạn cần làm là sử dụng ứng dụng khách FTP(FTP client) của riêng mình để tải các tệp quá khổ lên thư mục FTP ẩn danh bên trong (FTP folder)tài khoản lưu trữ(hosting account) web của bạn .

Thư mục này thường được gọi là public_ftp .

Sau khi bạn gửi chi tiết FTP cho người nhận, họ có thể sử dụng ứng dụng khách FTP(FTP client) của riêng mình để kết nối với thư mục ẩn danh và tải xuống tệp từ thư mục public_ftp.

Đây là một cách tiếp cận mà bạn có thể cần sử dụng cho các tệp rất lớn, chẳng hạn như tệp video rất lớn có kích thước nhiều gigabyte.

Quá trình truyền tệp(file transfer) có thể mất một lúc, nhưng đây là kiểu truyền tệp(file transfer) mà công nghệ FTP dành cho.

Truyền tệp lớn qua email

Như bạn có thể thấy, có nhiều cách để chuyển các tệp rất lớn qua email. Phương pháp bạn chọn thực sự phụ thuộc vào những dịch vụ bạn có sẵn và kích thước của chính tệp.

Phương pháp lưu trữ rất tốt nếu tệp của bạn vượt quá giới hạn. Nhưng nếu bạn đang xử lý các tệp rất lớn mà bạn không thể chia(t split) thành các tệp lưu trữ nhỏ hơn, thì phương pháp chia sẻ đám mây(cloud share method) hoặc phương pháp FTP(FTP approach) có thể là lựa chọn tốt nhất của bạn.



About the author

Tôi là một chuyên gia máy tính và đã làm việc với máy tính trong nhiều năm. Tôi có kinh nghiệm với cả Apple iPhone và Microsoft Windows 10. Các kỹ năng của tôi bao gồm: sử dụng máy tính để tạo, mã hóa và lưu trữ dữ liệu; tìm và sửa lỗi trong phần mềm; và khắc phục sự cố. Tôi am hiểu mọi lĩnh vực sử dụng máy tính, bao gồm Apple iOS, Microsoft Windows 10, bảo vệ chống ransomware, v.v. Tôi tin tưởng rằng các kỹ năng của tôi sẽ có giá trị đối với doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn.



Related posts