Tôi luôn ước Windows sẽ có các tính năng để tự động sắp xếp các tệp của tôi: tự động di chuyển hoặc sao chép tệp dựa trên tên tệp^{(file name)} , kích thước, phần mở rộng, v.v. Thật không may, chúng tôi phải dựa vào các chương trình của bên thứ ba để hoàn thành công việc.

Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn một trong những chương trình yêu thích của tôi để tự động sắp xếp các tệp. Vì vậy, một số trường hợp sử dụng cho một chương trình như thế này là gì? Trong trường hợp của tôi, tôi có rất nhiều video gia đình được quay trên máy quay video HD^{(HD video)} của tôi ở định dạng AVCHD^{(AVCHD format)} . Để phát phim trên máy tính và điện thoại thông minh^{(computer and smartphone)} , tôi cần nó ở định dạng MP4^{(MP4 format)} .

Sau khi chuyển đổi video, tôi sao chép chúng vào NAS của mình và sau đó xóa các bản sao cục bộ của video. Sử dụng một chương trình tổ chức, khi các tệp được chuyển đổi xuất hiện trong một thư mục cụ thể, chúng sẽ tự động được sao chép vào NAS của tôi và sau đó bị xóa khỏi máy tính cục bộ. Nó làm cho cuộc sống của tôi dễ dàng hơn và hoạt động tuyệt vời. Vì vậy, chúng ta hãy nói về chương trình thực tế.

Thả nó

DropIt là công cụ yêu thích của cá nhân tôi vì nó có rất nhiều tùy chọn hữu ích và thực sự cho phép bạn kiểm soát chính xác những tệp / thư mục nào bạn muốn xử lý bằng cách sử dụng các ví dụ của chúng hoặc bằng cách sử dụng biểu thức chính quy. Nếu bạn có một bộ quy tắc khá phức tạp để tổ chức tệp, chương trình này là dành cho bạn. Nó cũng là mã nguồn mở và có phiên bản di động, vì vậy bạn không cần phải cài đặt bất kỳ thứ gì trên hệ thống của mình nếu không muốn.

Sau khi cài đặt và chạy chương trình, bạn sẽ nhận thấy rằng chỉ có một khối màu xanh lam với mũi tên chỉ xuống màu trắng xuất hiện trên đầu tất cả các cửa sổ khác. Đó là khá nhiều giao diện cho chương trình! Nó không chính xác trực quan như tôi muốn, nhưng nó thực sự dễ học. Đầu tiên, hãy cấu hình nó để nó không theo cách của chúng ta mọi lúc.

Nhấp chuột phải^{(Right-click)} vào biểu tượng và bạn sẽ thấy một menu bật^{(menu pop)} lên. Đây là menu bạn sẽ sử dụng để định cấu hình các quy tắc và tùy chọn cho chương trình. Tiếp tục và nhấp vào Tùy chọn^{(Options )} ngay bây giờ.

Ba mục hàng đầu liên quan đến bố cục và vị trí^{(layout and positioning)} của biểu tượng nhỏ. Những gì tôi làm trên máy tính của mình là di chuyển nó đến một vị trí có các biểu tượng màn hình khác của tôi và sau đó bỏ chọn Hiển thị hình ảnh mục tiêu luôn ở trên cùng^{(Show target image always on top)} và chọn Khóa vị trí hình ảnh mục tiêu^{(Lock target image position)} .

Bây giờ biểu tượng trông giống như một biểu tượng màn^{(desktop icon)} hình khác thay vì nổi trên toàn màn hình trên các chương trình khác của tôi. Sau đó, bạn có thể chỉ cần drag and drop files/folders vào biểu tượng đó bất kỳ lúc nào để xử lý tệp theo cách thủ công. Sau đó, tôi sẽ chỉ cho bạn cách thiết lập giám sát để bạn không bao giờ phải bắt đầu công việc xử lý^{(processing job)} theo cách thủ công .

Tiếp theo, hãy hiểu hồ sơ. Nếu bạn nhấp chuột phải vào biểu tượng, bạn sẽ thấy một tùy chọn được gọi là Hồ sơ bao gồm Trình lưu trữ^(Archiver) , Mặc định^(Default) , Xóa^(Erasor) , Trình trích xuất, v.v.^(Extractor) Nếu bạn chọn một hồ sơ khác với Mặc định^(Default) , thì khi bạn thả tệp hoặc thư mục vào biểu tượng, các quy tắc hồ sơ hiện tại sẽ được áp dụng. Ví dụ: nếu bạn chọn Archiver , bạn sẽ nhận thấy biểu tượng thay đổi và nếu bạn thả một vài tệp vào biểu tượng, nó sẽ tạo ra một tệp zip^{(zip file)} được nén trên màn hình của bạn!

Bạn có thể xem các quy tắc được liên kết với bất kỳ hồ sơ nào bằng cách nhấp chuột phải vào biểu tượng và chọn ^{(icon and choosing)} Liên kết^{(Associations)} . Danh sách các mục trong Hiệp hội^{(Associations)} sẽ khác nhau tùy thuộc vào hồ sơ bạn hiện đang làm việc. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đang sử dụng hồ sơ^{(Archiver profile)} Người lưu trữ , vì vậy chúng ta sẽ thấy quy tắc Người lưu trữ.

Bấm đúp^{(Double-click)} vào quy tắc để mở nó. Có bốn phần cho mỗi quy tắc: tên, bộ lọc hoặc quy tắc^{(filter or rules)} , hành động và tùy chọn cuối cùng được liên kết sẽ thay đổi tùy thuộc vào hành động bạn chọn. Thông thường, nó chỉ là một điểm đến.

Phần quan trọng nhất ở đây là các quy tắc. Bạn có thể nhấp vào biểu tượng thông tin^{(information icon)} nhỏ màu xanh lam và nó sẽ nhanh chóng cung cấp cho bạn một số ví dụ về quy tắc cho tệp và quy tắc cho thư mục.

Nút thứ hai ở bên phải của biểu tượng màu xanh lam là nút bộ lọc. Nhấp vào đó sẽ hiển thị danh sách các bộ lọc bổ sung mà bạn có thể thêm vào đầu bất kỳ bộ lọc tệp hoặc thư mục^{(file or folder filters)} nào mà bạn có thể đã thêm. Vì vậy, bạn có thể đã chọn tất cả các tệp có phần mở rộng .JPG và sau đó đặt quy tắc để nó chỉ áp dụng cho các tệp lớn hơn 2 MB.

Phần quan trọng khác là Hành động^(Action) cho quy tắc. Dropit có một số lượng lớn các hành động, đó là lý do tại sao tôi thấy nó rất hữu ích. Bạn có thể di chuyển, sao chép, nén, giải nén, đổi tên, xóa, tách, nối, mã hóa, giải mã, mở bằng một chương trình, tải lên, gửi qua thư và nhiều^{(mail and lots)} hơn thế nữa. Nó khá toàn diện.

Bây giờ bạn đã biết cách tạo quy tắc, hãy tiếp tục lại hồ sơ Mặc định^{(Default profile)} và sau đó chuyển đến Liên kết^{(Associations)} . Bạn sẽ thấy không có quy tắc nào được liệt kê ở đó. Đây là nơi bạn nên thêm các quy tắc của riêng bạn. Sau khi tạo quy tắc, bạn có thể chuyển tệp của mình thông qua các quy tắc bằng cách chỉ cần kéo tệp hoặc thư mục từ Explorer vào biểu tượng nhỏ.

Tùy thuộc vào cài đặt, một hộp thoại sẽ bật lên và ở trên màn hình sẽ liệt kê những hành động sẽ được thực hiện đối với tệp. Để bắt đầu, bạn nhấp vào nút chơi^{(play button)} nhỏ màu xanh lam . Tất nhiên, điều này không tự động lắm nếu bạn phải kéo / thả tệp và bắt đầu xử lý theo cách thủ công. Để khắc phục điều này, hãy nhấp chuột phải vào biểu tượng và chuyển đến Tùy chọn^(Options) một lần nữa. Lần này, hãy đảm bảo bỏ chọn hộp Hiển thị cửa sổ tiến trình trong quá trình^{( Show progress window during process)} .

Cuối cùng, chuyển đến tab giám sát^{(monitoring tab)} và chọn hộp Cho phép quét các thư mục được giám sát^{(Enable scan of monitored folders)} . Sau đó nhấp vào nút Thêm^{(Add button)} ở dưới cùng và chọn thư mục bạn muốn theo dõi. Bạn cũng có thể thay đổi khoảng thời gian^{(time interval)} quét và kích thước tối thiểu của tệp.

Bây giờ bạn chỉ cần ngồi lại, đổ một số tệp vào thư mục được giám sát của bạn và xem cách sau vài giây, tệp của bạn sẽ tự động được xử lý mà bạn không cần phải làm gì cả. Chương trình này khá mạnh mẽ và tôi thực sự chỉ mới chạm vào bề mặt của những gì bạn có thể làm với nó, nhưng hy vọng điều này giúp bạn đủ để cảm thấy tự tin khi sử dụng nó. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy đăng một bình luận. Vui thích!

How to Automatically Move or Copy Files in Windows

I’ve always wished Windows would come with feаtures to automatically organize my files: automatically move or copy files based on the file name, size, extensіon, etc. Unfortunately, we have to rely on third-pаrty programs to get the job done.

In this article, I’ll walk you through a one of my favorite programs for automatically organizing files. So what are some use cases for a program like this? In my case, I have a lot of home videos that are recorded on my HD video camera in AVCHD format. In order to play the movies on my computer and smartphone, I need it in MP4 format.

Once I convert the videos, I copy them to my NAS and then delete the local copies of the videos. Using an organizing program, once the converted files appear in a specified folder, they are automatically copied to my NAS and then deleted from the local computer. It makes my life easier and works great. So let’s talk about the actual program.

DropIt

DropIt is personally my favorite tool because it has a lot of useful options and really lets you control exactly what files/folders you want to process using their examples or by using regular expressions. If you have a fairly complicated set of rules for organizing files, this program is for you. It’s also open source and comes in a portable version, so you don’t have to install anything on your system if you don’t want to.

Once you install it and run the program, you’ll notice that only a blue block with a white down pointing arrow appears on top of all other windows. That’s pretty much the interface for the program! It’s not exactly as intuitive as I would have liked, but it’s really easy to learn. Firstly, let’s configure it so it’s not in our way all the time.

Right-click on the icon and you’ll see a menu pop up. This is the menu you’ll be using to configure the rules and options for the program. Go ahead and click on Options for now.

The top three items deal with the layout and positioning of the small icon. What I do on my computer is move it to a location with my other desktop icons and then uncheck Show target image always on top and check Lock target image position.

Now the icon just looks like another desktop icon rather than floating all over the desktop on top of my other programs. You can then just drag and drop files/folders onto that icon at any time to manually process files. Later on I’ll show you how to set up monitoring so you never have to manually start a processing job.

Next, let’s understand profiles. If you right-click on the icon, you’ll see an option called Profiles that includes Archiver, Default, Erasor, Extractor, etc. If you pick a different profile other than Default, then when you drop files or folders onto the icon, the current profile rules will apply. For example, if you choose Archiver, you’ll notice the icon changes and if you drop a couple of files onto the icon, it will create a compressed zip file on your desktop!

You can see the rules associated with any profile by right-clicking on the icon and choosing Associations. The list of items in Associations will vary depending on which profile you are currently working in. In our example, we are using the Archiver profile, so we’ll see the Archiver rule.

Double-click on the rule to open it. There are four parts to each rule: the name, the filter or rules, the action and an associated last option that changes depending on which action you pick. Normally, it’s just a destination.

The most important part here is the rules. You can click on the little blue information icon and it will quickly give you some examples of rules for files and rules for folders.

The second button to the right of the blue icon is the filter button. Clicking on that will bring up a list of additional filters you can add on top of any file or folder filters you might have added. So you could have picked all files with a .JPG extension and then set the rule so that it only applies to files that are larger than 2 MB.

The other important part is the Action for the rule. Dropit has a large number of actions, which is why I find it so useful. You can move, copy, compress, extract, rename, delete, split, join, encrypt, decrypt, open with a program, upload, send by mail and lots more. It’s quite comprehensive.

Now that you know how to create rules, go ahead to the Default profile again and then go to Associations. You’ll see there are no rules listed there yet. This is where you should add your own rules. Once you create a rule, you can pass your files through the rules by simply dragging the files or folders from Explorer onto the little icon.

Depending on the settings, a dialog will pop up and stay on the screen that will list out what actions will be taken to the files. To start, you click on the little blue play button. Of course, this is not very automated if you have to drag/drop files and manually start the processing. To fix this, right-click on the icon and go to Options again. This time make sure to uncheck the Show progress window during process box.

Lastly, go to the monitoring tab and check the Enable scan of monitored folders box. Then click the Add button at the bottom and choose the folder you want to monitor. You can also change the time interval for scanning and the minimum size of the files.

Now just sit back, dump some files into your monitored folder and watch how after a few seconds your files will automatically be processed without you having to do anything at all. The program is quite powerful and I’ve really only touched the surface of what you can do with it, but hopefully this gives you enough to feel confident using it. If you have any questions, post a comment. Enjoy!

Related posts

• Cách xem tệp Mac trên PC Windows

• Cách đọc và mở tệp .DAT trong Windows

• Phương pháp thay thế để ẩn tệp và thư mục trong Windows

• Cách truy cập tệp Mac từ PC chạy Windows

• Cách mở hoặc giải nén tệp RAR trên Windows và Mac

• Cách di chuyển và trích xuất trang PDF

• Cách thay đổi hàng loạt tiện ích mở rộng tệp cho tệp Windows

• Truy cập BIOS và thay đổi thứ tự khởi động cho mọi phiên bản Windows

• Ẩn tệp và thư mục trong Windows (Dễ bị tấn công)

• Thay đổi âm thanh khởi động và tắt máy của Windows

• Cách mở Really Large Text and CSV Files

• Cách tạo chia sẻ mạng ẩn trong Windows

• 5 cách để bẻ khóa hoặc đặt lại mật khẩu Windows đã quên

• Cách giải mã các tệp Windows được mã hóa

• Cách thay đổi Desktop Icon Spacing trong Windows 11/10

• Cách thay thế Notepad trong Windows bằng các lựa chọn thay thế

• Cách in danh sách tệp trong thư mục Windows

• Chạy các chương trình cũ hơn ở chế độ tương thích trong Windows 11/10

• Cách kết nối máy chiếu với máy tính Windows hoặc Mac

• Không thể phát tệp MP4 trên XBox 360 của bạn?