Bây giờ tôi đã trở lại trường học sau một thời gian dài, tôi cũng trở lại với việc tạo các bản trình bày PowerPoint khác nhau và viết báo cáo trong Word . Có rất nhiều tính năng trong Word mà hầu hết mọi người không bao giờ sử dụng trừ khi họ đang đi học.

Một trong những tính năng đó là Mục lục^(Contents) . Word có một tính năng tuyệt vời cho phép bạn tự động tạo mục lục đẹp mắt nếu bạn biết loại tiêu đề nào cần sử dụng. Điều tuyệt vời là ngay cả khi bạn đã có một tài liệu Word^{(Word document)} với nhiều nội dung, thì việc chỉnh sửa nó rất dễ dàng để bạn có thể tạo mục lục tự động.

Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn quy trình thiết lập tài liệu Word^{(Word document)} của bạn với các tiêu đề chính xác và sau đó nói về cách tạo mục lục. Tôi cũng sẽ nói về cách bạn có thể tùy chỉnh mục lục theo ý muốn của mình.

Thiết lập và xem tiêu đề trong Word

Điều đầu tiên bạn cần làm trước khi có thể tạo bất kỳ mục lục nào là thiết lập các tiêu đề của bạn. Theo mặc định, các tiêu đề được phép mà bạn có thể sử dụng là H1 (Tiêu đề 1)^{( H1 (Heading 1))} , H2 (Tiêu đề 2)^{(H2 (Heading 2))} và H3 (Tiêu đề 3)^{(H3 (Heading 3))} .

Bạn có thể tìm thấy các tiêu đề này trong hộp Kiểu^(Styles) trên tab Trang chủ chính trong ruy-băng. ^(Home)Đây là ba điều duy nhất bạn có thể sử dụng cho một TOC mặc định . Nếu bạn thêm TOC tùy chỉnh , bạn cũng có thể sử dụng H4 (Tiêu đề 4)^{( H4 (Heading 4))} , H5 (Tiêu đề 5)^{(H5 (Heading 5))} , H6 (Tiêu đề 6)^{( H6 (Heading 6))} ,  Phụ đề^(Subtitle) , Tiêu đề^(Title) và Tiêu đề TOC^{(TOC Heading)} .

Khi bạn đang xem xét tài liệu của mình để thêm các tiêu đề khác nhau, hãy chọn từ bất kỳ tiêu đề nào được đề cập ở trên nếu chỉ H1, H2 và H3^{(H2 and H3)} cảm thấy quá hạn chế. Bạn sẽ chỉ phải chèn TOC tùy chỉnh và thay đổi một vài cài đặt, điều này tôi cũng sẽ đề cập.

Rất dễ dàng áp dụng các tiêu đề vào văn bản trong Word . Chỉ cần nhấp^{(Just click)} vào dòng có văn bản và sau đó nhấp vào kiểu tiêu đề^{(heading style)} bạn muốn áp dụng.

Xem qua tài liệu và thêm bao nhiêu tiêu đề này tùy thích. Lưu ý rằng khi bạn thêm tiêu đề, bạn sẽ khó nhìn thấy tiêu đề, ngay cả khi bạn có các dấu phân đoạn. Để xem nhanh tất cả các tiêu đề trong tài liệu Word^{(Word document)} , hãy bấm vào tab Xem^(View) rồi chọn hộp bên dưới Ngăn Dẫn hướng^{(Navigation Pane)} .

Khi bạn làm điều này, một ngăn sẽ xuất hiện ở phía bên trái^{(hand side)} của tài liệu và bạn sẽ có thể xem các tiêu đề khác nhau, tiêu đề phụ, v.v.

Nhấp vào bất kỳ mục nào trong danh sách sẽ đưa bạn đến tiêu đề đó trong tài liệu Word^{(Word document)} . Đây là một cách tuyệt vời để xem nhanh cấu trúc tiêu đề của bạn trước khi tạo TOC cuối cùng.

Thêm Mục lục trong Word

Bây giờ chúng ta đã thiết lập đúng tất cả các tiêu đề, hãy tiếp tục và chèn mục lục. Đầu tiên^(First) , chúng ta sẽ bắt đầu với thiết lập TOC^{(TOC setup)} mặc định trong Word . Trước khi bắt đầu, bạn có thể thêm một trang trống vào đầu tài liệu của mình.

Để làm điều đó, hãy lên đầu trang đầu tiên hiện tại của bạn và sau đó nhấp vào Chèn^(Insert) và Trang trống^{(Blank Page)} . Bây giờ hãy nhấp vào Tài liệu tham khảo^(References) , Mục lục^{( Table of Contents)} và chọn từ một trong các lựa chọn Tự động^(Automatic) ở trên cùng.

Một bảng thủ công sẽ chỉ là văn bản điền ở định dạng mục lục, nhưng bạn sẽ phải thực hiện tất cả các thay đổi theo cách thủ công. Khi bạn chèn TOC tự động , bạn sẽ thấy một cái gì đó như sau:

Đáng kinh ngạc! Bây giờ bạn có một TOC^(TOC) được định dạng độc đáo trong tài liệu Word^{(Word document)} của mình ! Khi bạn đã chèn TOC , bạn vẫn có thể thực hiện các thay đổi đối với các tiêu đề trong tài liệu của mình, nhưng các thay đổi sẽ không được phản ánh tự động trong TOC .

Để cập nhật TOC , chỉ cần nhấp vào bên trong của nó và sau đó nhấp vào Bảng cập nhật^{(Update Table)} ở trên cùng.

Nó sẽ hỏi bạn nếu bạn chỉ muốn cập nhật số trang hay toàn bộ bảng. Nếu bạn đã sửa đổi, chèn hoặc xóa các tiêu đề, bạn nên chọn toàn bộ bảng^{(entire table)} . Nếu bạn vừa thêm nhiều nội dung vào tài liệu của mình, nhưng chưa thêm hoặc xóa bất kỳ tiêu đề nào, bạn chỉ có thể chọn số trang^{(page numbers only)} .

Tùy chỉnh Mục lục

Nếu bạn đã sử dụng các tiêu đề không phải H1, H2 và H3, bạn sẽ nhận thấy chúng sẽ không xuất hiện trong TOC . Để sử dụng các tiêu đề bổ sung này, bạn phải chọn Mục lục Tùy chỉnh^{(Custom Table of Contents)} khi chèn TOC.

Thao tác này sẽ hiển thị hộp thoại tùy chọn cho TOC . Bạn có thể thay đổi một số cài đặt cơ bản như có hiển thị số trang hay không và căn chỉnh phải các số hay không. Trong phần Chung^(General) , bạn có thể chọn từ nhiều kiểu và bạn cũng có thể chọn hiển thị nhiều cấp hơn ngoài ba, đó là tiêu đề H3^{(H3 heading)} . 

Nếu bạn nhấp vào Tùy chọn^(Options) , bạn có thể chọn các mục bổ sung để xây dựng TOC . Nếu cuộn xuống, bạn sẽ có thể chọn tiêu đề Phụ đề^(Subtitle) và TOC^{( TOC heading)} .

Để tùy chỉnh giao diện^{(look and feel)} của mục lục, bạn phải bấm vào nút Sửa đổi^(Modify) . Nếu bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào TOC và chọn Phông chữ^(Font) hoặc Đoạn văn^(Paragraph) , nó sẽ không định dạng TOC . Khi nhấp vào Sửa đổi^(Modify) , bạn sẽ nhận được một hộp thoại khác, nơi bạn có thể chỉnh sửa từng cấp TOC^{(TOC level)} . TOC 1 là H1, TOC 2 là H2, v.v.

Nhấp vào nút Sửa đổi^(Modify) thứ hai và bạn sẽ có thể thay đổi định dạng cho tiêu đề cụ thể đó. Vì vậy, nếu bạn muốn, bạn có thể làm đậm tất cả các tiêu đề H1 và có kích thước phông chữ^{(font size)} khác .

Cuối cùng, nếu bạn nhấn phím CTRL^{(CTRL key)} và sau đó nhấp vào bất kỳ thứ gì trong TOC , bạn sẽ được đưa đến trang đó. Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy phiền phức khi phải nhấn phím CTRL^{(CTRL key)} , bạn có thể thay đổi điều này bằng cách vào File - Options , sau đó nhấp vào Advanced .

Hãy tiếp tục và bỏ chọn hộp Use CTRL + Click to follow hyperlink . Bây giờ bạn có thể chỉ cần nhấp vào các mục trong TOC dưới dạng liên kết mà không cần giữ phím CTRL^{(CTRL key)} . Thật không may, điều này chỉ hoạt động trên bản sao Word cục bộ của bạn . Khi bạn gửi email cho ai đó và nếu họ không thay đổi cài đặt đó, họ sẽ phải CTRL + click . Đó là về nó khi nói đến mục lục trong Word . Vui thích!

Quickly Add a Table of Contents to a Word Doc

Now thаt I’m back in school again after a long time, I’m also back to having to create varіous PowerPoint presentations and write reports up in Word. There are a lot of features in Wоrd that most pеople never use unless they are in school.

One of those features is the Table of Contents. Word has a great feature that allows you to create a great-looking table of contents automatically if you know what type of headings to use. The great thing is that even if you already have a Word document with a lot of content, it’s very easy to edit it so that you can generate the table of contents automatically.

In this article, I’m going to walk you through the process of setting up your Word document with the correct headings and then talk about how to create the table of contents. I’m also going to talk about how you can customize the table of contents to your liking.

Setup and View Headers in Word

The first thing you’ll want to do before you can create any table of contents is to setup your headers. By default, the allowed headers you can use are H1 (Heading 1), H2 (Heading 2) and H3 (Heading 3).

You can find these headings in the Styles box on the main Home tab in the ribbon. These are the only three you can use for a default TOC. If you add a custom TOC, you can also use H4 (Heading 4), H5 (Heading 5), H6 (Heading 6), Subtitle, Title, and TOC Heading.

When you are going through your document to add the different headings, feel free to pick from any of the above-mentioned headings if only H1, H2 and H3 feel too restricted. You’ll just have to insert a custom TOC and change a few settings, which I will also mention.

It’s very easy to apply headings to text in Word. Just click on the line with the text and then click on the heading style you want to apply.

Go through the document and add as many of these headings as you would like. Note that when you add headers, it will be hard to see the headers, even if you have paragraph marks visible. In order to quickly see all headers in a Word document, click on the View tab and then check the box under Navigation Pane.

When you do this, a pane will appear on the left hand side of the document and you’ll be able to see the various headings, sub-headings, etc.

Clicking on any of the items in the list will take you to that heading in the Word document. This is a great way to quickly see your heading structure before creating your final TOC.

Adding a Table of Contents in Word

Now that we have all of our headers setup properly, let’s go ahead and insert a table of contents. First, we’ll start off with the default TOC setup in Word. Before starting, it might be a good idea to add a blank page at the beginning of your document.

To do that, go the top of your current first page and then click on Insert and Blank Page. Now click on References, Table of Contents and pick from one of the Automatic choices at the top.

A manual table will be just filler text in the format of a table of contents, but you’ll have to manually make all the changes. When you insert the automatic TOC, you should see something like this:

Awesome! Now you have a nicely formatted TOC in your Word document! Once you have inserted the TOC, you can still make changes to the headings in your document, but the changes won’t be automatically reflected in the TOC.

In order to update the TOC, just click inside of it and then click on Update Table at the top.

It will ask you if you want to update just the page numbers or the entire table. If you have modified, inserted or deleted headings, you should choose entire table. If you just added more content to your document, but haven’t added or removed any headings, you can choose page numbers only.

Customize Table of Contents

If you used headings other than H1, H2, and H3, you’ll notice they won’t appear in the TOC. In order to use these extra headings, you have to choose Custom Table of Contents when inserting the TOC.

This will bring up the options dialog for the TOC. You can change some basic settings like whether to show the page numbers and whether to right-align the numbers or not. Under General, you can choose from multiple styles and you can also choose to show more levels beyond three, which is the H3 heading. 

If you click on Options, you can choose extra items to build the TOC with. If you scroll down, you’ll be able to select Subtitle and TOC heading.

In order to customize the look and feel of the table of contents, you have to click on the Modify button. If you simply right-click on the TOC and chose Font or Paragraph, it won’t format the TOC. When you click on Modify, you’ll get another dialog where you can edit each TOC level. TOC 1 is H1, TOC 2 is H2, etc.

Click on the second Modify button and you’ll be able to change the formatting for that particular heading. So if you want, you could make all H1 headings bold and a different font size.

Lastly, if you press the CTRL key and then click on anything in the TOC, you’ll be brought to that page. However, if you find it annoying to have to press the CTRL key, you can change this by going to File – Options and then clicking on Advanced.

Go ahead and uncheck the Use CTRL + Click to follow hyperlink box. Now you can just click on the items in the TOC as links without holding down the CTRL key. Unfortunately, this only works on your local copy of Word. When you email it to someone and if they don’t have that setting changed, they will have to CTRL + click. That’s about it when it comes to table of contents in Word. Enjoy!

Related posts

• Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Cách chia sẻ hoặc cộng tác trên tài liệu Word với những người khác

• Làm thế nào để Automatically Backup một Word Document để onedrive

• Cách tạo Greeting Card với MS Word

• Làm thế nào để Add or Remove Comments trong Word

• Cách tạo Distribution List trong Outlook

• Làm thế nào để Thực hiện một Booklet trong Word

• Cách khắc phục khi Word mở ở chế độ chỉ đọc

• Sử dụng Format Painter trong Word để sao chép và dán định dạng

• Cách thiết lập và sử dụng định dạng MLA trong Microsoft Word

• Cách chèn chữ ký trong Microsoft Word Document

• Cách hiển thị các dấu định dạng trong Word

• 13 OneNote Tips & Tricks Để tổ chức ghi chú của bạn tốt hơn

• Cách tạo Flowchart trong Word and Excel

• Thêm một Regression Trendline tuyến tính đến một Excel Scatter Plot

• Cách thay đổi Background trong Microsoft Teams

• Microsoft Word không phản hồi? 8 cách để khắc phục nó

• Cách tạo một khổ ngang một trang trong Word

• 7 phần bổ trợ Microsoft Word tốt nhất

• Cách an toàn Password Protect An Excel File