Word có rất nhiều tính năng mà tôi hiếm khi sử dụng, nó khá tuyệt vời. Tuy nhiên, khi bạn gặp phải trường hợp bạn cần làm điều gì đó bất thường, những tính năng ẩn đó thực sự có ích. Ví dụ, tôi phải thực hiện một số nghiên cứu cho một trong các lớp học của tôi trực tuyến, điều này yêu cầu tôi sao chép và dán nhiều nội dung khác nhau vào tài liệu Word^{(Word document)} .

Vấn đề duy nhất là tất cả văn bản có khoảng cách, cỡ chữ, màu sắc khác nhau, v.v. và tôi đã quên chỉ dán dưới dạng văn bản khi tôi đang thực hiện nghiên cứu. Đây là một ví dụ về tài liệu Word^{(Word document)} của tôi trông như thế nào:

Đoạn trên cùng là những gì tôi muốn tất cả văn bản trong tài liệu trông như thế nào, nhưng thật không may, đó không phải là trường hợp. Thay vào đó, một đoạn văn có khoảng cách đôi, đánh dấu, các từ được in đậm, v.v. và đoạn còn lại sử dụng họ phông chữ khác, cỡ chữ, in đậm và nghiêng, thụt lề và hơn thế nữa.

Vì tôi đã biết về Giữ Định dạng Nguồn^{(Keep Source Formatting)} và Định dạng Đích Kết hợp^{( Match Destination Formatting)} (hoặc Định dạng Hợp nhất^{( Merge Formatting)} , như bây giờ được biết đến), tôi nghĩ rằng phải có một cách để sao chép và dán chỉ định dạng thay vì nội dung thực tế.

Sau khi xem qua các nút khác nhau trên các dải ruy băng khác nhau, tôi thấy một thứ gọi là Format Painter . Điều đó nghe giống như chính xác những gì tôi cần.

Tôi không thực sự hiểu cách sử dụng nó, vì vậy tôi chỉ di chuột qua nút để xem chú giải công cụ, khá hữu ích.

Để sử dụng công cụ này, bạn có thể chọn một khu vực mà bạn muốn định dạng, sau đó nhấp vào nút và sau đó nhấp vào một phần khác để áp dụng định dạng cho phần đó. Tuy nhiên, tôi thấy rằng chỉ cần nhấp chuột không phải là cách tốt nhất để áp dụng định dạng.

Vì một số lý do, nếu bạn làm theo cách này, nó không áp dụng tất cả các cài đặt định dạng cho phần. Ví dụ, tôi đã chọn đoạn trên cùng, nhấp vào nút và sau đó chỉ cần nhấp vào giữa đoạn thứ ba. Tất cả những gì nó đã làm là loại bỏ thụt lề!

Thay vào đó, nếu sau khi nhấp vào nút Format Painter^{(Format Painter button)} , tôi nhấp và sau đó kéo để chọn toàn bộ đoạn văn, nó sẽ hoạt động như mong muốn.

Rõ ràng là bạn có thể chọn nhiều hơn một đoạn văn để áp dụng định dạng ở nhiều nơi. Ngoài ra, họ có một tùy chọn, theo đó bạn có thể nhấp đúp vào nút Format Painter^{(Format Painter button)} và sau đó áp dụng định dạng cho nhiều phần trong toàn bộ tài liệu. Điều này rất hữu ích nếu các vùng bạn muốn áp dụng định dạng không liền nhau.

Cần lưu ý rằng nếu bạn chỉ muốn sao chép định dạng văn bản^{(text formatting)} , đừng chọn toàn bộ đoạn văn. Nếu bạn muốn sao chép văn bản và định dạng đoạn văn^{(text and paragraph formatting)} , hãy chọn toàn bộ đoạn văn, bao gồm cả dấu phân đoạn^{(paragraph mark)} .

Ngoài văn bản, Format Painter hoạt động tốt trên một số loại đồ họa hoặc bản vẽ nhất định. Một ví dụ điển hình là hình dạng. Nếu bạn đi đến tab Chèn và sau đó nhấp vào ^(Insert)Hình dạng^(Shapes) , bạn có thể thêm tất cả các loại hình dạng vào tài liệu của mình. Sau đó, bạn có thể định dạng chúng để trông hoàn toàn khác với giao diện mặc định^{(default look and feel)} .

Ví dụ: tôi đã thêm một hình ngôi sao^{(star shape)} và sau đó thay đổi độ rộng dòng^{(line width)} , màu sắc, thêm văn bản, bóng đổ, phản chiếu, v.v. Hình bên phải là ngôi sao mặc định^{(default star)} . Nếu tôi muốn dễ dàng làm cho ngôi sao^{(star look)} thứ hai giống với ngôi sao đầu tiên, tất cả những gì tôi phải làm là nhấp vào ngôi sao bên trái, sau đó nhấp vào Định dạng Họa sĩ^{(Format Painter)} và sau đó nhấp vào ngôi sao bên phải và thì đấy^{(star and voila)} !

Ngoại trừ văn bản tôi đã thêm và kích thước của ngôi sao, mọi thứ khác đều bị sao chép. Khá thuận tiện^{(Pretty convenient)} nếu bạn cần áp dụng cùng một định dạng trên một tài liệu Word^{(Word document)} rất lớn hoặc thậm chí nhiều tài liệu Word^{(Word document)} . Tôi đã thử nghiệm điều này với nhiều phiên bản Word^(Word) đang chạy và tôi cũng có thể sao chép và dán định dạng trên các tài liệu khác nhau.

Nhìn chung, đây là một tính năng nhỏ so với tất cả các tính năng khác mà Word có, nhưng nó giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian khi cần. Vui thích!

Use Format Painter in Word to Copy and Paste Formatting

Word has so many feаtures I rarely usе, it’s pretty amazing. Hоwever, when you run іnto that one instance where уou need tо do something unusυal, those hidden features really come in handy. For instance, I had to do some research for one of my classes online, which requіred me to copy and paste various content into a Wоrd dоcument.

The only problem was that all the text had different spacing, font sizes, colors, etc. and I had forgotten to paste as text only when I was doing the research. Here’s an example of what my Word document looked like:

The top paragraph is what I wanted all the text in the document to look like, but unfortunately, that wasn’t the case. Instead, one paragraph had double-spacing, highlighting, words bolded, etc. and the other was using a different font family, font size, bold and italic, indentation and more.

Since I already knew about Keep Source Formatting and Match Destination Formatting (or Merge Formatting, as it is known as now), I figured there had to be a way to copy and paste just the formatting instead of the actual content.

After looking through the various buttons on different ribbons, I saw something called Format Painter. That sounded like exactly what I needed.

I didn’t really understand how to use it, so I just hovered my mouse over the button to see the tooltip, which was pretty useful.

In order to use the tool, you can select an area where you like the formatting, then click on the button and then click on a different section to apply the formatting to that section. I found that simply clicking, however, was not the best way to apply the formatting.

For some reason, if you do it this way, it doesn’t apply all the formatting settings to the section. For example, I selected the top paragraph, clicked the button and then just clicked in the middle of the third paragraph. All it did was remove the indent!

Instead, if, after clicking on the Format Painter button, I clicked and then dragged to select the entire paragraph, it worked as desired.

You can obviously select more than one paragraph to apply the formatting in multiple places. In addition, they have an option whereby you can double-click on the Format Painter button and then apply the formatting to multiple sections throughout the document. This is useful if the areas you want to apply the formatting to are not contiguous.

It’s worth noting that if you want to only copy text formatting, don’t select the entire paragraph. If you do want to copy the text and paragraph formatting, then select the entire paragraph, including the paragraph mark.

In addition to text, Format Painter works well on certain types of graphics or drawings. One good example is shapes. If you go to the Insert tab and then click on Shapes, you can add all kinds of shapes to your document. You can then format them to look completely different than the default look and feel.

For example, I added a star shape and then changed the line width, colors, added text, shadow, reflection, etc. The one on the right is the default star. If I want to easily make the second star look like the first one, all I have to do is click on the left star, then click on Format Painter and then click on the right star and voila!

Except for the text I added and the size of the star, everything else got copied over. Pretty convenient if you need to apply the same formatting across a very large Word document or even multiple Word documents. I tested this with multiple instances of Word running and I was able to copy and paste the formatting across different documents too.

Overall, it’s a small feature when compared to all the other features Word has, but it saves a lot of time when it’s needed. Enjoy!

Related posts

• Cách thiết lập và sử dụng định dạng MLA trong Microsoft Word

• Cách Create and Use AutoText trong Microsoft Word

• Cách hiển thị các dấu định dạng trong Word

• Cách sử dụng So sánh & Kết hợp Tài liệu trong Word

• Cách tạo và sử dụng công thức trong bảng trong Word

• Cách tạo Distribution List trong Outlook

• Cách tạo Greeting Card với MS Word

• Cách Create Labels trong Word từ Excel Spreadsheet

• Làm thế nào để Automatically Backup một Word Document để onedrive

• Cách khắc phục khi Word mở ở chế độ chỉ đọc

• Chuyển văn bản Caps Lock trở lại bình thường trong MS Word

• Sử dụng Excel làm công cụ để sao chép dữ liệu từ web

• Sử dụng Spike để cắt và dán nhiều mục văn bản trong Word

• 15 PowerPoint Tips & Tricks để cải thiện trình bày của bạn

• Cách tạo Histogram trong Excel

• Cách tải Microsoft Word miễn phí

• Cách theo dõi các thay đổi trong Word (Trực tuyến, Di động và Máy tính để bàn)

• Sử dụng các hàm tóm tắt để tóm tắt dữ liệu trong Excel

• Thêm một Regression Trendline tuyến tính đến một Excel Scatter Plot

• Cách an toàn Password Protect An Excel File