Với sự gia tăng mạnh mẽ về số lượng người làm việc tại nhà vào năm 2020, không có gì ngạc nhiên khi việc sử dụng phần mềm hội nghị truyền hình cũng tăng vọt. Sếp thích^{(love )} hội nghị truyền hình. Các cuộc họp trực tiếp giờ đây là hội nghị truyền hình. Dù muốn hay không, hội nghị truyền hình đang gia tăng.

Microsoft Teams là công ty phần mềm đáng kính của Seattle tham gia vào cuộc chiến hội nghị truyền hình và nó đi kèm với vô số tính năng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tập trung vào hội nghị truyền hình của Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} , bao gồm cách tham gia cuộc họp và truy cập tất cả các tính năng mà cuộc họp của Teams cung cấp.

Cách tham gia Hội nghị truyền hình Microsoft Teams^{(Microsoft Teams Video Conference)}

Khi ai đó mời bạn tham gia Hội nghị truyền hình nhóm của Microsoft^{(Microsoft Teams Video Conference)} , họ sẽ gửi cho bạn một liên kết để tham gia cuộc họp. Liên kết có thể đến với bạn theo nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như trong lời mời trên lịch, email hoặc liên kết trong tin nhắn văn bản hoặc ứng dụng trò chuyện. Nhấp vào^(Click) liên kết để tham gia cuộc họp.

Nếu đang sử dụng máy tính để bàn, bạn sẽ được nhắc chọn tham gia cuộc họp qua trình duyệt hoặc bằng cách cài đặt ứng dụng khách Teams trên máy tính trước. Người dùng Android^(Android) và iPhone có thể tải xuống ứng dụng Teams .

^(Audio)Cài đặt ^{(Video Settings)}Âm thanh và Video trong Cuộc họp Nhóm Microsoft^{(Microsoft Teams Meetings)}

Nếu tham gia bằng máy tính, bạn sẽ được nhắc chọn các tùy chọn video và âm thanh của mình. 

Bạn có thể bật và tắt video của mình từ màn hình này hoặc chọn bộ lọc nền video.

Bộ lọc nền bao gồm làm mờ nền hoặc nền ảo của bạn. Bạn thậm chí có thể tải lên ảnh nền ảo của riêng mình bằng cách chọn Thêm mới^{(Add new)} . 

Có một số tùy chọn âm thanh để chọn khi bạn tham gia cuộc họp Nhóm^(Teams) .

Chọn âm thanh máy tính^{(computer audio)} có nghĩa là ứng dụng sẽ sử dụng micrô và loa mặc định của máy tính của bạn. Bạn thấy các tùy chọn để đặt âm lượng và mức âm thanh.

Nếu bạn chọn Âm thanh điện thoại^{(Phone audio)} , bạn sẽ được cung cấp một số điện thoại để gọi hoặc bạn có thể yêu cầu ứng dụng Nhóm^(Teams) gọi trực tiếp đến điện thoại của mình. 

Nếu bạn đang tham gia từ Phòng^{(Teams Room)} nhóm , bạn có thể chọn Âm thanh trong phòng^{(Room audio)} . Nếu bạn chọn tùy chọn cuối cùng, Không có âm thanh^{(No audio)} , bạn sẽ tham gia cuộc họp bị tắt tiếng. 

Bất kể bạn chọn tùy chọn âm thanh nào khi tham gia cuộc họp, bạn luôn có thể chuyển đổi trong Cài đặt thiết bị^{(Device settings)} , có thể truy cập được thông qua biểu tượng Tùy chọn khác^{(More options)} trên thanh công cụ.

Bảng Cài đặt thiết bị^{( Device settings )} là nơi bạn có thể thay đổi thiết bị nào bạn muốn sử dụng.

Khi bạn đã hài lòng với lựa chọn của mình, hãy chọn nút Tham gia ngay^{(Join now)} . 

Sau khi tham gia cuộc họp Microsoft Teams , bạn sẽ có quyền truy cập vào nhiều tính năng trong cuộc họp.

Các tính năng của Hội nghị truyền hình Microsoft Teams^{(Microsoft Teams Video Conferences)}

Các tính năng trong cuộc họp của Microsoft Teams có thể truy cập được qua thanh công cụ trên đầu cửa sổ cuộc họp của bạn.

Những người tham gia

Nhấp vào biểu tượng đầu tiên trong thanh công cụ sẽ khởi chạy bảng Người tham gia^{(Participants )} .

Bảng điều khiển hiển thị danh sách những người tham gia cuộc họp. Lưu ý: Nếu bạn là người chủ trì cuộc họp và đã bật sảnh cho những người tham gia từ bên ngoài tổ chức của bạn, thì bảng người tham gia là nơi bạn có thể kết nạp những người tham dự đang đợi ở sảnh.

Bạn có thể mời những người khác tham gia cuộc họp bằng tên trong bảng người tham gia, nhưng chỉ khi họ ở trong tổ chức của bạn. Ngoài ra, bạn có thể nhập một số điện thoại và Nhóm^(Teams) sẽ thực hiện một cuộc gọi điện thoại đến số đó.

Cuộc họp trò chuyện

Chọn biểu tượng trò chuyện trong thanh công cụ để khởi chạy bảng Trò chuyện^{(Chat )} . 

Trò chuyện của Microsoft Teams rất đa tính năng. Bạn có thể định dạng văn bản, chèn biểu tượng cảm xúc và nhãn dán cũng như tìm kiếm ảnh gif bằng Giphy .

Để phản ứng với một tin nhắn trong bảng trò chuyện, hãy di chuột qua nhận xét và chọn từ menu phản ứng.

Người dùng ứng dụng dành cho thiết bị di động^(Mobile) có thể nhấn và giữ một nhận xét trong cuộc trò chuyện để khởi chạy menu phản ứng.

Giơ tay bạn lên

Để cho những người tham dự cuộc họp khác biết bạn muốn phát biểu, hãy chọn biểu tượng Giơ tay^{(Raise hand)} trên thanh công cụ. 

Khi bạn làm vậy, một biểu tượng bàn tay sẽ xuất hiện bên cạnh tên của bạn trong bảng Người tham gia^{(Participant)} .

Khi bạn đã được gọi, đừng quên hạ tay xuống bằng cách nhấn vào biểu tượng bàn tay trên thanh công cụ.

Chia sẻ màn hình của bạn

Chia sẻ màn hình trong hội nghị video Microsoft Teams hoạt động tương tự như các ứng dụng hội nghị video khác. Chọn biểu tượng Chia sẻ nội dung^{( Share content)} trên thanh công cụ. 

Bạn sẽ được nhắc chọn những gì bạn muốn chia sẻ: màn hình (nếu bạn có nhiều màn hình, chúng sẽ được liệt kê riêng), một cửa sổ cụ thể bạn đã mở hoặc bản trình bày PowerPoint gần đây . Bật công tắc Bao gồm âm thanh máy tính^{(Include computer sound)} nếu bạn muốn những người tham gia cuộc họp có thể nghe đoạn âm thanh hoặc âm thanh từ video bạn sẽ chia sẻ.

Chia sẻ nội dung cũng là nơi bạn có thể chọn chia sẻ Microsoft Whiteboard , một bảng trắng mà tất cả những người tham gia cuộc họp đều có thể xem và chỉnh sửa.

Phòng nghỉ

Các phòng đột phá dành cho các cuộc họp Microsoft Teams cuối cùng cũng đã đến vào đầu ^{(Microsoft Teams)}tháng 12 năm 2020^{(December 2020)} . Người tổ chức cuộc họp hiện có thể tạo các phòng đột phá, đặt tên cho chúng và tự động hoặc thủ công chỉ định những người tham gia cuộc họp vào các phòng đột phá. Để tạo và quản lý phòng đột phá^{(Breakout rooms)} , hãy nhấp vào biểu tượng phòng đột phá trên thanh công cụ.

Chọn^(Choose) số lượng phòng đột phá để tạo và bạn muốn Nhóm^(Teams) tự động chỉ định mọi người vào các phòng hay bạn muốn tự chỉ định người tham gia vào các phòng đột phá theo cách thủ công.

Chọn nút Tạo phòng^{(Create Rooms)} sẽ tạo phòng, nhưng nó sẽ không đưa người tham gia vào phòng. Để làm điều đó, bạn cần chọn nút Bắt đầu phòng^{(Start rooms)} trên bảng Phân^(Breakout) tích phòng. 

Hiện tại, những người tổ chức cuộc họp chỉ có thể tạo các phòng đột phá sau khi cuộc họp đã bắt đầu, nhưng đừng ngạc nhiên nếu Microsoft Teams sớm triển khai cấu hình trước cho các phòng đột phá.

Nhiêu hanh động hơn

Biểu tượng Tác vụ khác^{(More actions)} trên thanh công cụ chứa nhiều tính năng khác.

Từ menu Tác vụ khác, bạn có thể truy cập những thứ như Ghi chú cuộc họp^(Meeting) , một tài liệu được chia sẻ để ghi chú mà tất cả những người tham gia cuộc họp đều có thể truy cập. 

Tùy thuộc vào số lượng người trong cuộc họp của bạn, hãy sử dụng menu Tác^{(More actions)} vụ khác để bật chế độ Thư viện lớn^{( Large gallery)} , cho phép bạn xem nguồn cấp dữ liệu video từ tối đa 49 người tham gia cuộc họp cùng một lúc. Chế độ cùng nhau^{(Together mode)} sẽ loại bỏ hình nền khỏi nguồn cấp dữ liệu video của những người tham dự và đưa mọi người vào một khán phòng ảo.

Chọn Phụ đề trực tiếp để có phụ đề^{(Live captions)} chính xác đến ngạc nhiên khi mỗi người tham dự phát biểu hoặc chọn Bắt đầu ghi^{(Start recording)} để ghi lại cuộc họp.

Rời khỏi Hội nghị truyền hình Nhóm Microsoft^{(Microsoft Teams Video Conference)}

Để rời khỏi cuộc họp, hãy chọn nút Rời khỏi^(Leave) màu đỏ trên thanh công cụ. Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp, bạn cũng sẽ thấy tùy chọn kết thúc cuộc họp cho mọi người.

Ngày càng tốt hơn

Rõ ràng là Microsoft rất nghiêm túc trong việc cải thiện trải nghiệm hội nghị video của Microsoft Teams . ^{(Microsoft Teams)}Họ tung ra các tính năng mới thường xuyên và đáp ứng các yêu cầu tính năng thông qua Microsoft Teams UserVoice , một trang web nơi bạn có thể đưa ra đề xuất và bỏ phiếu cho các tính năng và cải tiến trong tương lai.

Nếu bạn yêu thích Microsoft Teams , bạn sẽ muốn tìm hiểu thêm các mẹo và thủ thuật dành cho Teams^{(learn more tips and tricks for Teams)} .

A Microsoft Teams Video Conference Guide

Given the sharp increase in the number of peоple working from home іn 2020, it’s no surprise that the use оf νideo conferencing software has skyrocketed, too. Bosses love video conferences. In-person meetings are now video conferences. Like it or not, video conferencing is on the rise.

Microsoft Teams is the venerable Seattle software company’s entry into the video conference wars, and it comes with a wealth of features. In this article, we’ll focus on Microsoft Teams video conferencing, including how to join meetings and access all the features Teams meetings have to offer.

How to Join a Microsoft Teams Video Conference

When someone invites you to a Microsoft Teams Video Conference, they’ll send you a link to join the meeting. The link could come to you in a variety of ways, like in a calendar invitation, an email, or a link in a text message or chat app. Click the link to join the meeting.

If you’re on a desktop computer, you’ll be prompted to choose between joining the meeting via a browser or by first installing the Teams desktop client. Android and iPhone users can download the Teams app.

Audio and Video Settings in Microsoft Teams Meetings

If you join by computer, you’ll be prompted to choose your video and audio options. 

You can toggle your video on and off from this screen or choose a video background filter.

Background filters include blurring of your background or virtual backgrounds. You can even upload your own virtual background image by selecting Add new. 

There are several audio options to choose from when you join the Teams meeting.

Choosing computer audio means the app will use your computer’s default microphone and speakers. You see options to set the volume and audio levels.

If you select Phone audio, you’ll be provided with a phone number to call, or you can have the Teams app call your phone directly. 

If you are joining from a Teams Room, you can select Room audio. If you select the last option, No audio, you’ll join the meeting muted. 

No matter which audio option you choose as you join the meeting, you can always switch in Device settings, which are accessible via the More options icon in the toolbar.

The Device settings panel is where you can change which devices you want to use.

Once you’re satisfied with your choices, select the Join now button. 

After you’ve joined the Microsoft Teams meeting, you’ll have access to a variety of in-meeting features.

Features of Microsoft Teams Video Conferences

In-meeting features of Microsoft Teams are accessible via the toolbar across the top of your meeting window.

Participants

Clicking on the first icon in the toolbar will launch the Participants panel.

The panel displays a list of meeting participants. Note: If you are the meeting’s host and have the lobby enabled for participants from outside your organization, the participant panel is where you can admit attendees who are waiting in the lobby.

You can invite additional people to the meeting by name in the participant panel, but only if they’re in your organization. Alternatively, you can enter a phone number, and Teams will initiate a phone call to that number.

Meeting Chat

Select the chat icon in the toolbar to launch the Chat panel. 

Microsoft Teams’ chat is multi-featured. You can format text, insert emoji and stickers, and search for gifs with Giphy.

To react to a message in the chat panel, hover your mouse over the comment and choose from a menu of reactions.

Mobile app users can long-press a comment in chat to launch the menu of reactions.

Raise Your Hand

To let other meeting attendees know you’d like to speak, select the Raise hand icon in the toolbar. 

When you do, a hand icon will appear next to your name in the Participant panel.

Once you’ve been called on, don’t forget to lower your hand by pressing the hand icon in the toolbar.

Sharing Your Screen

Screen sharing in Microsoft Teams video conferences works similarly to other video conference apps. Select the Share content icon on the toolbar. 

You will be prompted to choose what you’d like to share: a screen (if you have multiple monitors, they will be listed separately), a specific window you have open, or a recent PowerPoint presentation. Toggle the Include computer sound switch if you want meeting participants to be able to hear a sound clip or audio from a video you will share.

Share content is also where you can choose to share Microsoft Whiteboard, a whiteboard that all meeting participants can view and edit.

Breakout Rooms

Breakout rooms for Microsoft Teams meetings have finally arrived as of early December 2020. Meeting organizers can now create breakout rooms, name them, and automatically or manually assign meeting participants to breakout rooms. To create and manage Breakout rooms, click on the breakout rooms icon in the toolbar.

Choose how many breakout rooms to create and whether you’d like Teams to automatically assign people to rooms or you want to manually assign participants to breakout rooms yourself.

Selecting the Create Rooms button will create the rooms, but it won’t send participants to the rooms quite yet. To do that, you’ll need to select the Start rooms button on the Breakout rooms panel. 

Currently, meeting organizers can only create breakout rooms once the meeting has started, but don’t be surprised if advance configuration of breakout rooms is rolled out by Microsoft Teams soon.

More Actions

The More actions icon in the toolbar contains several more features.

From the More actions menu, you can access things like Meeting notes, a shared document for note taking that is accessible by all meeting participants. 

Depending on the number of people in your meeting, use the More actions menu to turn on Large gallery mode, which allows you to see video feeds from up to 49 meeting participants all at the same time. Together mode will strip the backgrounds from attendees’ video feeds and place everyone in a virtual auditorium.

Choose Live captions for surprisingly accurate captions as each attendee speaks, or choose Start recording to record the meeting.

Leaving a Microsoft Teams Video Conference

To leave a meeting, select the red Leave button on the toolbar. If you’re the meeting organizer, you’ll also see an option to end the meeting for everyone.

Getting Better and Better

It’s clear that Microsoft is serious about improving the Microsoft Teams video conference experience. They roll out new features regularly and are responsive to feature requests via Microsoft Teams UserVoice, a website where you can make suggestions and vote on future features and improvements.

If you are loving Microsoft Teams, you’ll want to learn more tips and tricks for Teams.

Related posts

• 11 ứng dụng Microsoft Teams tốt nhất năm 2022

• Dịch vụ cuộc gọi hội nghị tốt nhất là gì - Các ứng dụng tốt nhất được so sánh

• Tự động điền của Google Chrome: Hướng dẫn đầy đủ

• Phục hồi tệp Windows của Microsoft có hoạt động không? Chúng tôi đã kiểm tra nó.

• Hướng dẫn về Microsoft Planner: Mọi thứ bạn cần biết

• Công cụ loại bỏ phần mềm độc hại của Windows: Hướng dẫn đầy đủ

• 5 trang web tải xuống APK an toàn tốt nhất cho ứng dụng Android

• Chatbot là gì và cách sử dụng một Chatbot trên trang web của bạn

• Các tiện ích tinh chỉnh CPU, Card màn hình và RAM tốt nhất

• Cách kiểm tra xem nhiệt độ CPU của bạn có quá cao không

• 10 tiện ích mở rộng quyền riêng tư tốt nhất cho Chrome (2022)

• Làm thế nào để trích xuất DVD & Blu-ray của bạn một cách dễ dàng với MakeMKV

• Cách ứng dụng Signal Desktop có thể giúp bảo vệ quyền riêng tư của bạn

• 7 công cụ tuyệt vời để tạo video hướng dẫn của riêng bạn

• 5 công cụ quét IP tốt nhất cho Windows, Mac, iOS và Android

• Các chương trình tốt nhất để thêm chức năng mới cho Windows 10

• 5 chương trình phần mềm tốt nhất để quản lý màn hình kép

• 4 công cụ tuyệt vời để tạo gói trình cài đặt Windows

• Tự động di chuyển, xóa hoặc sao chép tệp trong Windows

• 5 ứng dụng di động mà bạn chắc chắn muốn có trên thanh USB của mình