Trong bài viết trước, chúng tôi đã đề cập đến cách hoạt động của hội nghị truyền hình trong Microsoft Teams^{(how video conferencing works in Microsoft Teams)} . Kể từ đó, Microsoft đã cập nhật Teams với các tính năng mới, bao gồm khả năng tạo phòng đột phá được mong đợi từ lâu và được nhiều người mong đợi. Thật vậy, hơn 20.000 người dùng Microsoft đã bỏ phiếu cho đề xuất^{(20,000 Microsoft users voted for the suggestion)} trên Microsoft Teams UserVoice , diễn đàn phản hồi của người dùng cho ứng dụng Teams .

Bất kỳ ai cũng có thể truy cập Teams bằng tài khoản Microsoft miễn phí và người dùng cao cấp của bộ ^(Microsoft)Office 365 tận hưởng phiên bản Teams mạnh mẽ với các tính năng như tăng dung lượng lưu trữ tệp, ghi lại cuộc họp và khả năng tổ chức sự kiện trực tuyến cho tối đa 10.000 người. 

Yêu cầu tối thiểu cho phòng đột^{(Breakout Rooms)} nhập trong đội^(Teams)

Trước khi bắt đầu, hãy đảm bảo mọi thứ đã sẵn sàng để bạn có thể tạo phòng đột phá trong các cuộc họp Nhóm của mình. ^(Teams)Như bạn có thể tưởng tượng, cần phải có một số thiết lập để kích hoạt phòng đột phá trong Nhóm^(Teams) . Kiểm tra kỹ^{(Double-check)} các cài đặt này trước khi bạn bắt đầu.

Trải nghiệm cuộc họp mới

Trước tiên, bạn phải sử dụng “trải nghiệm cuộc họp mới” của Teams. Bạn có thể bật trải nghiệm mới bằng cách chọn ảnh hồ sơ của mình ở góc trên bên phải của ứng dụng dành cho máy tính để bàn và đi tới Cài đặt^(Settings) . Sau đó, chọn Bật trải nghiệm cuộc họp mới^{(Turn on new meeting experience)} và khởi động lại Nhóm.

Số lượng người tham gia tối thiểu

Đối với tùy chọn đột phá khả dụng cho người tổ chức cuộc họp, phải có ít nhất năm người tham gia cuộc họp. Mặc dù những người gọi đến qua điện thoại không thể tham gia các cuộc đột nhập vào lúc này, nhưng họ vẫn^{(do )} được tính vào số người tối thiểu là năm người.

Bạn có phải là người tổ chức cuộc họp không?

Chỉ người tổ chức cuộc họp mới có thể tạo và quản lý các đột phá, mặc dù có một số dấu hiệu từ Microsoft rằng họ sẽ cho phép người tổ chức chia sẻ trách nhiệm này trong các bản cập nhật trong tương lai cho Teams . 

Hơn nữa, người tổ chức cuộc họp phải đang sử dụng ứng dụng dành cho máy tính để bàn, không phải phiên bản trình duyệt hoặc ứng dụng dành cho thiết bị di động. (Đừng lo lắng, những người tham gia đã tham gia cuộc họp thông qua ứng dụng Teams trên Android^{(Teams Android)} hoặc iPhone đều có khả năng tham gia đột phá.)

Mẹo: Nếu lời mời họp cần đến từ một người nào đó không phải là người sẽ quản lý nhóm đột phá, hãy yêu cầu người quản lý nhóm đột phá tạo cuộc họp Nhóm^(Teams) và sau đó sử dụng liên kết cuộc họp đó trong lời mời họp. 

Miễn là liên kết cuộc họp được tạo bởi người sẽ quản lý các đột phá, không quan trọng ai chia sẻ liên kết.

Tạo phòng đột phá trong nhóm

Theo văn bản này, không thể định cấu hình các phòng đột phá trong Nhóm trước cuộc họp như khi họ có thể ở chế độ ^(Teams)Phóng to^(Zoom) . Khi cuộc họp Nhóm^(Teams) đang diễn ra, bạn, người tổ chức cuộc họp, có thể bắt đầu bằng cách chọn biểu tượng Phòng đột phá^{(Breakout Rooms)} trên thanh công cụ cuộc họp.

Việc chọn biểu tượng Phòng đột phá^{(Breakout Rooms)} sẽ khởi chạy một màn hình nơi bạn có thể quyết định có bao nhiêu phòng đột phá mà bạn muốn tạo và liệu bạn có muốn các Nhóm^(Teams) tự động chỉ định người tham gia vào các phòng đột phá hay không hoặc nếu bạn muốn chọn thủ công phòng đột phá nào mà mỗi người tham gia sẽ được gửi.

Khi bạn đã tạo các phòng đột phá, bạn có thể chỉ định người tham gia vào các phòng thông qua bảng điều khiển phòng đột phá. 

Chọn Chỉ định người tham gia^{(Assign participants)} và bạn sẽ thấy danh sách tất cả những người tham gia cuộc họp của mình. Chọn hộp bên cạnh một người tham gia, sau đó chọn phòng bạn muốn chỉ định cho họ.

Với tư cách là người tổ chức cuộc họp, bạn có thể chỉ định những người tham gia vào các phòng riêng tại bất kỳ thời điểm nào trong cuộc họp. Khi bạn đã sẵn sàng cho phiên đột nhập thực sự bắt đầu, hãy chọn Bắt đầu phòng^{(Start rooms)} để mở đồng thời tất cả các phòng đột phá và chuyển mọi người vào phòng được chỉ định của họ.

Lưu ý: Hiện tại, bạn không thể đặt bộ hẹn giờ để tự động đóng các phòng đột phá trong Nhóm^(Teams) . Đây là một tính năng khác mà chúng tôi mong đợi Nhóm^(Teams) sẽ bổ sung trong các bản cập nhật trong tương lai.

Các tùy chọn cho người tổ chức cuộc họp

Cũng giống như trong Zoom , người tổ chức cuộc họp có thể tham gia bất kỳ phòng đột phá nào vào bất kỳ lúc nào. Người tổ chức cũng có thể đổi tên các phòng và sau khi tất cả các phòng đột phá mở cửa, họ có thể phát thông báo đến tất cả các phòng. Thông báo sẽ xuất hiện trong bảng trò chuyện của phòng đột phá.

Cài đặt Inside Room^{(Room settings)} , người tổ chức cuộc họp có thể chọn để các Nhóm^(Teams) tự động di chuyển người tham gia vào các breakout so với buộc những người tham gia phải tham gia breakout theo cách thủ công của họ. Ngoài ra còn có một tùy chọn để cho phép hoặc ngăn người tham gia quay trở lại phòng họp chính trong phiên thảo luận.

Phòng đột phá bên trong đội

Trải nghiệm cho những người tham gia bên trong các phòng đột phá trong Nhóm^(Teams) tương tự như trong cuộc họp Nhóm^(Teams) chính . Những người tham gia có quyền truy cập vào tất cả các điều khiển cuộc họp thông thường. Họ có thể bật và tắt webcam, tự tắt tiếng và bật tiếng, chia sẻ màn hình, giơ tay hoặc bật và tắt bảng trò chuyện và người tham gia. 

Quay lại cuộc họp các đội chính

Nếu người tổ chức cuộc họp cho phép (xem ở trên), những người tham gia trong các phòng đột phá có thể quay lại cuộc họp chính bất kỳ lúc nào họ muốn bằng cách nhấp vào nút Quay lại^(Return) . Cảnh báo: Chọn nút Rời khỏi^{(Leave )} sẽ khiến bạn thoát hoàn toàn khỏi cuộc họp.

Các ứng dụng hội nghị truyền hình khác

Người dùng Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} chắc chắn hài lòng về việc bổ sung gần đây các phòng đột phá vào trải nghiệm Teams , nhưng Teams vẫn thiếu một số tính năng^{(Teams still lacks some features)} mà các ứng dụng hội nghị truyền hình khác cung cấp. Nếu bạn vẫn chưa hết sử dụng Teams cho các cuộc họp trực tuyến, bạn có thể quan tâm đến việc so sánh của chúng tôi về bốn ứng dụng hội nghị truyền hình khác nhau^{(four different video conferencing apps)} . Để đọc thêm, hãy xem các bài viết của chúng tôi về Google Meet so với Zoom^{(Google Meet vs. Zoom)} và Zoom so với Skype^{(Zoom vs. Skype)} .

How to Create Breakout Rooms in Microsoft Teams

In a previous artіcle, we covered how video conferencing works in Microsoft Teams. Since then, Microsoft has updated Teams with new features, including the long-awaited and much-desired ability to create breakout rooms. Indeed, over 20,000 Microsoft users voted for the suggestion on Microsoft Teams UserVoice, the user feedback forum for the Teams app.

Anyone can access Teams with a free Microsoft account, and premium users of the Office 365 suite enjoy a robust version of Teams with features like increased file storage, meeting recording, and the ability to host online events for up to 10,000 people. 

Minimum Requirements for Breakout Rooms in Teams

Before we begin, let’s make sure everything is in place for you to be able to create breakout rooms in your Teams meetings. As you might imagine, some setup is required to enable breakout rooms in Teams. Double-check these settings before you start.

New Meeting Experience

First, you must be using Teams’ “new meeting experience.” You can turn on the new experience by selecting your profile pic in the top-right corner of the desktop app and going to Settings. Then select Turn on new meeting experience and restart Teams.

Minimum Number of Participants

For the breakouts option to be available to the meeting organizer, there must be at least five participants in the meeting. While people calling in by phone can’t join breakouts at this time, they do count towards the five-person minimum.

Are You the Meeting Organizer?

Only the meeting organizer can create and manage breakouts, although there is some indication from Microsoft that they will allow the organizer to share this responsibility in future updates to Teams. 

Moreover, the meeting organizer must be using the desktop app, not the browser version or mobile app. (Don’t worry, participants who have joined the meeting via the Teams Android or iPhone app do have the ability to join breakouts.)

Tip: If the meeting invitation needs to come from someone other than the person who will be managing the breakouts, have the breakout manager create the Teams meeting and then use that meeting link in the meeting invitation. 

As long as the meeting link was created by the person who will be managing the breakouts, it doesn’t matter who shares the link.

Creating Breakout Rooms in Teams

As of this writing, breakout rooms in Teams cannot be configured in advance of the meeting like they can in Zoom. Once the Teams meeting is in progress, you, the meeting organizer, can begin by selecting the Breakout Rooms icon on the meeting toolbar.

Selecting the Breakout Rooms icon will launch a screen where you can decide how many breakout rooms you want to create and whether you’d like Teams to automatically assign participants into breakout rooms or if you’d prefer to manually select which breakout room to which each participant will be sent.

Once you’ve created the breakout rooms, you can assign participants to the rooms via the breakout rooms panel. 

Select Assign participants, and you’ll see a list of all the participants in your meeting. Check the box next to a participant and then choose which room you want to assign them to.

As the meeting organizer, you can assign participants to breakout rooms at any point during the meeting. When you’re ready for the breakout session to actually start, select Start rooms to open all the breakout rooms simultaneously and move people into their assigned rooms.

Note: Currently, you can’t set a timer to automatically close breakout rooms in Teams. This is yet another feature that we expect Teams to add in future updates.

Options for the Meeting Organizer

Just like in Zoom, the meeting organizer can join any of the breakout rooms at any time. The organizer can also rename rooms and, once all the breakout rooms are open, they can broadcast an announcement to all rooms. Announcements will appear in the breakout room’s chat panel.

Inside Room settings, the meeting organizer can choose to have Teams automatically move participants into breakouts vs. forcing participants to manually join their breakout room. There’s also an option to allow or prevent participants from returning to the main meeting room during the breakout session.

Inside Teams Breakout Rooms

The experience for participants inside breakout rooms in Teams is similar to being in the main Teams meeting. Participants have access to all the regular meeting controls. They can turn their webcam on and off, mute and unmute themselves, share their screen, raise their hand, or toggle the chat and participant panels on and off. 

Returning to the Main Teams Meeting

If the meeting organizer allows it (see above), participants in breakout rooms can return to the main meeting any time they want by clicking on the Return button. Warning: Selecting the Leave button will cause you to exit the meeting entirely.

Other Video Conferencing Apps

Microsoft Teams users are certainly happy about the recent addition of breakout rooms to the Teams experience, but Teams still lacks some features that other video conferencing apps offer. If you’re not dead set on using Teams for online meetings, you may be interested in our comparison of four different video conferencing apps. For further reading, check out our articles on Google Meet vs. Zoom and Zoom vs. Skype.

Related posts

• Cách thay đổi Background trong Microsoft Teams

• 4 Ways Để chạy Microsoft Teams Poll trong các cuộc họp

• Làm thế nào để tạo và sử dụng Breakout Rooms trong Microsoft Teams

• Cách Create and Use AutoText trong Microsoft Word

• Cách tạo Gantt Charts trong Microsoft Excel

• Làm thế nào để hiểu phân tích điều gì xảy ra trong Microsoft Excel

• Cách tạo Histogram trong Excel

• Phiên bản mới nhất của Microsoft Office là gì?

• Khắc phục Microsoft Outlook đã gặp lỗi sự cố

• 15 PowerPoint Tips & Tricks để cải thiện trình bày của bạn

• Hướng dẫn Kiến thức Cơ bản về Microsoft Excel - Học Cách sử dụng Excel

• Làm thế nào để Thực hiện một Booklet trong Word

• Cách an toàn Password Protect An Excel File

• Làm thế nào để Add or Remove Comments trong Word

• Microsoft Teams là gì và nó hoạt động như thế nào?

• Cách sử dụng Mail Merge bằng Word đến Create Letters, Labels và phong bì

• Làm thế nào để Forward Outlook Emails vào Gmail

• Cách tính Variance bằng Excel

• Cách xóa hoàn toàn siêu dữ liệu cá nhân khỏi tài liệu Microsoft Office

• Hơn 30 phím tắt Microsoft Word tốt nhất