Các công cụ hội nghị^{(Video conferencing)} truyền hình có thể làm cho cả giao tiếp cá nhân và chuyên nghiệp của bạn hiệu quả hơn, đồng thời giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức^{(time and effort)} . Đó là, tất nhiên, nếu bạn chọn đúng công cụ để sử dụng. 

Theo truyền thống, mọi người đã chọn Skype làm phần mềm đi kèm khi nói đến viễn thông. Nhưng mặc dù nó là một ứng dụng dễ sử dụng tuyệt vời, nó cũng đi kèm với một số hạn chế nhất định, như phải trả tiền cho một số tính năng cần thiết hoặc quy trình phức tạp không cần thiết để thay đổi tên Skype của bạn^{(process of changing your Skype name)} . 

Nếu bạn đang cân nhắc chuyển từ Skype sang một dịch vụ hội nghị truyền hình^{(video conference service)} khác , hãy xem đối thủ cạnh tranh lớn nhất của nó là Zoom . Những lý do chính để chọn nó so với các phần mềm khác bao gồm tính dễ sử dụng, giá rẻ và tất nhiên là chỉ cần một người tải xuống phần mềm để tạo cuộc họp. Mọi người khác có thể chỉ cần theo liên kết và nhảy^{(link and jump)} vào nó mà không gặp bất kỳ rắc rối nào. 

Cách thiết lập thu phóng^{(How To Set Up Zoom)}

Cho đến nay, tính năng hấp dẫn nhất mà Zoom có ​​là khả năng người dùng tham gia cuộc họp mà không cần phải cài đặt bất kỳ phần mềm nào hoặc thực hiện quy trình đăng ký^{(registration process)} . Tuy nhiên, khi bạn là người tạo cuộc họp Thu phóng^{(Zoom meeting)} , bạn sẽ vẫn phải thiết lập cuộc họp đó và mời những người tham gia khác. 

Để bắt đầu thiết lập Thu phóng^(Zoom) , hãy làm theo các bước sau:

• Truy cập trang web chính của ứng dụng và tạo một tài khoản. Trên trang web, nhấp vào nút Đăng ký^{(Sign Up)} ở góc trên bên phải^{(right corner)} , nhập email của bạn hoặc sử dụng tài khoản Facebook hoặc Google^{(Facebook or Google account)} của bạn để đăng nhập.

• Sau khi bạn xác nhận địa chỉ email^{(email address)} của mình , hãy nhấp vào liên kết quay lại trang web của Zoom và nhập chi tiết liên hệ của bạn.

• Màn hình tiếp theo sẽ đưa bạn đến trang Mời đồng nghiệp^{(Invite Colleagues)} , nơi bạn có thể mời mọi người tham gia danh sách liên hệ Zoom^{(Zoom contact)} của mình . Bạn có thể điền thông tin chi tiết hoặc bỏ qua bước này để thực hiện sau.

• Bước tiếp theo là bắt đầu cuộc họp đầu tiên của bạn để kiểm tra phần mềm. Nhấp vào nút Bắt đầu cuộc họp ngay^{(Start Meeting Now)} trên màn hình và nó sẽ nhắc tải xuống ứng dụng. 

• Sau khi quá trình tải xuống hoàn tất, hãy mở ứng dụng và đăng nhập^{(app and sign)} vào tài khoản của bạn. Sau đó, bạn sẽ được cung cấp các tùy chọn để bắt đầu cuộc họp mới, tham gia cuộc họp đã có, lên lịch cuộc họp hoặc chia sẻ màn hình với các liên hệ của bạn. 

Khi bạn kết thúc hội nghị video Zoom^{(Zoom video)} đầu tiên của mình , bạn có thể bắt đầu sử dụng đầy đủ ứng dụng. Như chúng tôi đã đề cập trước đây, một trong những lợi thế lớn nhất của việc sử dụng Zoom là những người dùng khác không phải tải xuống ứng dụng hoặc đăng ký^{(app or register)} trên trang web để tham gia các cuộc họp của bạn. 

Khi bạn đăng ký Zoom , bạn sẽ tự động nhận được Gói cơ bản^{(Basic Plan)} . Nó miễn phí và bao gồm số lượng cuộc họp không giới hạn mà bạn có thể bắt đầu hoặc tham gia, không giới hạn thời gian^{(time limit)} khi nói đến cuộc họp trực tiếp và giới hạn 40 phút^{(minute limit)} đối với cuộc họp từ 3 đến 100 người. 

Bạn cũng có một tùy chọn để nâng cấp lên gói Pro , Business hoặc Enterprise bắt đầu từ $ 14,99 mỗi tháng cho mỗi người. 

Cách sử dụng Zoom như một chuyên gia^{(How to Use Zoom Like a Pro)}

Khi bắt đầu sử dụng Zoom , bạn sẽ thấy ứng dụng trực quan như thế nào và việc thiết lập và tổ chức các cuộc họp video bằng phần mềm này dễ dàng như thế nào. Tuy nhiên, có một số mẹo cần thiết mà bạn có thể sử dụng để sử dụng tốt hơn ứng dụng này và làm cho hoạt động nhóm của bạn hiệu quả hơn nữa.

Ghi lại các cuộc họp của bạn để sử dụng trong tương lai^{(Record Your Meetings For Future Use)}

Thu phóng cho phép bạn ghi lại các cuộc gọi điện video của mình và lưu chúng để sử dụng trong tương lai. Đây là một tính năng mà bạn sẽ thấy hữu ích để chia sẻ nội dung cuộc họp của mình với những người không thể tham dự. 

Bạn có thể chọn lưu video cục bộ trên máy tính của mình hoặc trong bộ nhớ đám mây của Zoom. Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn ghi và lưu cuộc gọi của mình trong máy tính để bàn và ứng dụng web^{(desktop and web app)} trong Cài đặt cuộc họp của tôi^{(My Meeting Settings)} . 

Tạo bảng điểm tham dự cuộc họp của bạn  ^{(Create Your Meeting’s Attendance Sheet  )}

Với Zoom , bạn có thể tạo bảng tham dự của^{(s attendance sheet)} mọi cuộc họp và giữ nó để tham khảo trong tương lai. Bạn sẽ thấy thông tin đó trong báo cáo được tạo tự động sau khi cuộc gọi của bạn kết thúc. 

Để tìm danh sách đó, hãy chuyển đến tab Cuộc họp thu phóng và tìm kiếm ^(Meetings)Báo cáo^(Reports) . Hãy nhớ rằng để có được danh sách người tham dự, bạn bắt buộc phải là người chủ trì cuộc họp đó. 

Sử dụng Công cụ chú thích trong khi chia sẻ màn hình^{(Use The Annotation Tool While Screen Sharing)}

Ngoài vai trò là một phần mềm giao tiếp video^{(video communication software)} tuyệt vời , Zoom còn là một ứng dụng chia sẻ màn hình tuyệt vời^{(excellent screen sharing app)} . Ngoài khả năng nhìn thấy màn hình của^{(s screen)} nhau , nhờ công cụ chú thích^{(annotation tool)} , người dùng Zoom có ​​thể vẽ trên màn hình hiển thị và viết bình luận bằng cách đánh dấu những phần quan trọng của nó. Bằng cách đó, bạn có thể đưa ra phản hồi tức thì cho nhau về các vấn đề được thảo luận. 

Để truy cập công cụ đó trong khi chia sẻ màn hình, hãy nhấp vào Tùy chọn Chế độ xem^{(View Options)} trên đầu màn hình và chọn Chú thích^(Annotate) . 

Sử dụng phím tắt^{(Use Keyboard Shortcuts)}

Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và trở thành một người sử dụng^{(power user)} thành thạo , học các phím tắt^{(learning keyboard shortcuts)} luôn là một nơi tuyệt vời để bắt đầu. Zoom cũng không nằm ngoài quy luật đó. 

Nếu bạn sử dụng ứng dụng này thường xuyên, một vài phím tắt này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.

• Cmd + I (dành cho Mac) hoặc Alt + I (dành cho Windows ) sẽ đưa bạn đến thẳng cửa sổ Mời^{(Invite window)} .
• Cmd + Ctrl + M (đối với Mac) hoặc Alt + M (đối với Windows ) sẽ tắt tiếng mọi người trong cuộc họp (nếu bạn là người chủ trì cuộc họp^{(meeting host)} ).
• Cmd + Shift + S (đối với Mac) hoặc Alt + Shift + S (đối với Windows ) sẽ bắt đầu chia sẻ màn hình. 

Thu phóng so với Skype^{(Zoom vs Skype)}

Mặc dù cả Skype và Zoom^{(Skype and Zoom)} đều là những công cụ cộng tác tuyệt vời cho các nhóm làm việc từ xa, nhưng cả hai đều không phải là hoàn hảo. Có nghĩa là bạn có thể phải thử cả hai và xem cụ thể cái nào phù hợp hơn với bạn và nhóm của bạn. 

Sự đồng thuận chung ở đây là mặc dù Skype được các doanh nghiệp công nhận nhiều hơn, nhưng Zoom thực sự là một công cụ tốt hơn (và rẻ hơn) để sử dụng cho những nhóm yêu cầu các cuộc họp và trò chuyện video thường xuyên. Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng để liên lạc hàng ngày, chúng tôi khuyên bạn nên dùng thử Zoom . 

Nếu bạn đã lựa chọn phần mềm giao tiếp^{(communication software)} video nào phù hợp nhất với mình, hãy cho chúng tôi biết: bạn là nhóm Zoom hay nhóm Skype^{(Zoom or team Skype)} ? Chia sẻ^(Share) suy nghĩ và ý kiến ​​của bạn trong phần bình luận^{(comment section)} bên dưới. 

How To Set Up & Use Zoom – Is It Better Than Skype?

Video conferеncing tools can make both yоur personal and professіonal communication more efficient, and save yоu time and effort. That is, of course, if you choose the right tool to use. 

Traditionally, people have been choosing Skype as their go-to software when it comes to telecommunications. But while it’s a great easy-to-use app, it also comes with certain limitations, like having to pay for some essential features or the unnecessary complicated process of changing your Skype name. 

If you’re considering migrating from Skype to a different video conference service, take a look at its biggest competitor Zoom. The main reasons to choose it over other software include the ease of use, cheap price, and of course the fact that only one person needs to download the software in order to create the meeting. Everyone else can simply follow the link and jump on it without any hassle. 

How To Set Up Zoom

By far the most attractive feature that Zoom has is the user ability to join a meeting without having to install any software or go through the registration process at all. However, when you’re the one creating a Zoom meeting you will still have to set it up and invite other participants. 

In order to get started with setting up Zoom, follow these steps:

• Head over the the app’s main website and create an account. On the website, click on the Sign Up button in the upper right corner, enter your email, or use your Facebook or Google account to sign in.

• Once you confirm your email address, follow the link back to Zoom’s website and enter your contact details.

• The next screen will take you to the Invite Colleagues page, where you can invite people to join your Zoom contact list. You can either fill in their details or skip this step to do it later.

• The next step is starting your first meeting to test the software. Click the Start Meeting Now button on the screen, and it will prompt the app’s download. 

• Once the download is finished, open the app and sign into your account. You will then be presented with options to start a new meeting, join an already existing meeting, schedule a meeting, or share a screen with your contacts. 

When you finish your first Zoom video conference, you can start using the app fully. As we mentioned before, one of the biggest advantages of using Zoom is that other users don’t have to download the app or register on the website to join your meetings. 

When you sign up for Zoom, you automatically get the Basic Plan. It’s free and includes unlimited number of meetings that you can start or join, no time limit when it comes to one-on-one meetings and a 40 minute limit on meetings with 3 to 100 people. 

You also have an option to upgrade to a Pro, Business, or Enterprise plan starting at $14.99 per month per person. 

How to Use Zoom Like a Pro

When you start using Zoom, you’ll see how intuitive the app is and how easy it is to set up and organise video meetings using this software. However, there are a few essential tips that you can use to make better use of this app and make your teamwork even more efficient.

Record Your Meetings For Future Use

Zoom allows you to record your video calls and save them for future use. This is a  feature that you’ll find handy for sharing the contents of your meetings with people who couldn’t attend them. 

You can choose to save the video locally on your computer or in Zoom’s cloud storage. You’ll find the option to record and save your call in your desktop and web app under My Meeting Settings. 

Create Your Meeting’s Attendance Sheet  

With Zoom you can generate every meeting’s attendance sheet and keep it for future reference. You will find that information in the report automatically generated after your call is finished. 

In order to find that list, go to the Zoom Meetings tab, and search for Reports. Keep in mind that in order to get the attendee list you’re required to be the host of that meeting. 

Use The Annotation Tool While Screen Sharing

In addition to being a great video communication software, Zoom is also an excellent screen sharing app. In addition to the ability to see each other’s screen, thanks to the annotation tool, Zoom users can draw on the displayed screen and write comments by highlighting the important parts of it. That way you can give each other instant feedback on the issues discussed. 

To access that tool while screen sharing, click on View Options on the top of the screen and choose Annotate. 

Use Keyboard Shortcuts

If you want to save time and become a power user, learning keyboard shortcuts is always a great place to start. Zoom is no exception to that rule. 

If you use this app on a regular basis, these few shortcuts will save you lots of time.

• Cmd + I (for Mac) or Alt + I (for Windows) will take you straight to the Invite window.
• Cmd + Ctrl + M (for Mac) or Alt + M (for Windows) will mute everyone at the meeting (if you’re the meeting host).
• Cmd + Shift + S (for Mac) or Alt + Shift + S (for Windows) will begin screen sharing. 

Zoom vs Skype

While both Skype and Zoom are great collaboration tools for remote teams, neither of them is perfect. Meaning you might have to try both and see which one works better for you and your team specifically. 

The general consensus here is that while Skype has more recognition among businesses, Zoom is actually a better (and cheaper) tool to use for those teams that require frequent video meetings and chats. So if you’re looking for an app for day-to-day communication, we recommend giving Zoom a try. 

If you’ve already made the choice what video communication software is best for you, tell us: are you team Zoom or team Skype? Share your thoughts and opinions in the comment section below. 

Related posts

• Microsoft Teams vs Zoom: nào là Better?

• Google Meet VS Zoom: Better cho bạn là gì?

• 5 ứng dụng mà cha mẹ có thể sử dụng để theo dõi việc sử dụng Internet của con cái họ

• Cách thiết lập và sử dụng trình quản lý mật khẩu KeePass

• Cách khắc phục quyền truy cập bị từ chối, tệp có thể được sử dụng hoặc lỗi vi phạm chia sẻ trong Windows

• 4 trình duyệt nhẹ tốt nhất cho Windows and Mac

• 10 Best Apps để đo năng suất của bạn

• 5 Best Cash Advance Apps cho iPhone and Android

• 21 Time Management Tools and Apps tốt nhất bạn cần thử

• Giá IFTTT: Pro có đáng giá không?

• Zapier vs IFTTT: Better cho Cloud Automation là gì?

• ToDoist Desktop App cho Windows: A Full Review

• 5 Best Spotify Alternatives cho Music Streaming

• Best Reddit Apps cho Windows and Mac

• Ebook tốt nhất Reader Software cho Mobile, Laptop or PC

• 3 đi bộ đường dài tốt nhất Apps lên Find Trails, Log Hikes và không bị mất

• 7 Best Apps để giúp bạn học tốt hơn

• 6 Reasons AllTrails Pro đáng giá cho Avid Hikers

• SurveyMonkey so với Google Forms: Better là Better?

• Emby vs Plex: đó là Better Media Server cho bạn?