Phối thư trong Microsoft Word cho phép bạn gửi các thư và email được cá nhân hóa mà không cần phải tùy chỉnh từng chữ cái. Bạn có thể chuẩn bị tài liệu của mình theo cách bạn muốn và thêm trình giữ chỗ cho các trường dữ liệu khác nhau mà bạn muốn tự động điền từ một nguồn dữ liệu.

Ví dụ: bạn có thể chuẩn bị một lá thư cho tất cả bạn bè của mình hỏi họ đang làm như thế nào nhưng với khả năng thay đổi tên và thành phố trong thư một cách linh hoạt. Bằng cách này, bức thư chung chung của bạn gửi cho John sẽ đề cập đến tên và thành phố của anh ấy, và cùng một bức thư gửi cho Mike sẽ có tên của Mike và thành phố của anh ấy trên thư của anh ấy.

Tạo danh sách người nhận của bạn trong bảng tính Excel^{(Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet)}

Bạn sẽ cần tập hợp danh sách những người nhận và dữ liệu của họ vào một nguồn dữ liệu duy nhất. Một cách dễ dàng để thực hiện việc này là tạo bảng tính Microsoft Excel và thêm tất cả dữ liệu của người nhận vào đó. Sau đó, bạn có thể truy xuất dữ liệu Excel này vào thư phối thư^{(retrieve this Excel data into the mail merge letter)} trong Microsoft Word.

1. Sử dụng tìm kiếm trong Menu Start^{(Start Menu)} để tìm kiếm và mở Microsoft Excel .

1. Bấm vào tab Trang^(Home) đầu trong thanh bên trái và chọn Sổ làm việc trống^{(Blank workbook)} từ ngăn bên phải. Điều này sẽ tạo ra một trang tính trống cho bạn.

1. Bắt đầu^(Start) nhập dữ liệu cho người nhận phối thư của bạn. Đảm^(Make) bảo sử dụng hàng đầu tiên cho tiêu đề dữ liệu của bạn. Nếu bạn định nhập tên của ai đó, hãy sử dụng Tên^(Name) làm tiêu đề ở hàng đầu tiên, v.v.

1. Trong ví dụ sau, chúng tôi đã tạo một bảng với một số dữ liệu cho bốn người. Chúng tôi sẽ tạo một thư kết hợp thư được cá nhân hóa cho từng người trong số những người này trong Microsoft Word .

1. Nhấp vào menu Tệp^(File) ở trên cùng, chọn Lưu^(Save) từ thanh bên trái và nhấp vào nút Duyệt qua^(Browse) .

1. Điều hướng^(Navigate) đến màn hình của bạn, nhập tên cho bảng tính Excel của bạn và nhấp vào nút Lưu^(Save) để lưu bảng tính vào màn hình của bạn. Điều này sẽ giúp việc tìm kiếm bảng tính của bạn dễ dàng hơn khi bạn sử dụng nó trong Microsoft Word .

1. Bạn có thể đóng Microsoft Excel trên máy tính của mình.

Chuẩn bị tài liệu của bạn trong Microsoft Word^{(Prepare Your Document In Microsoft Word)}

Bạn sẽ cần viết một bức thư chung chung mà bạn muốn gửi cho từng người nhận của mình^{(send to each of your recipients)} . Thư này phải chứa thông tin chung cho tất cả người nhận. Một số ví dụ bao gồm viết dòng chào mừng, hỏi họ đang làm như thế nào, chia sẻ suy nghĩ của bạn, v.v.

Giữ trống các trường mà bạn muốn thông tin người nhận của mình xuất hiện. Bạn sẽ thêm điều đó sau khi bắt đầu phối thư trong Microsoft Word .

1. Khởi chạy Microsoft Word từ Menu Start^{(Start Menu)} trên máy tính của bạn.

1. Nhấp vào Trang chủ^(Home) trong thanh bên trái và chọn Tài liệu trống^{(Blank document )} từ ngăn bên phải. Bạn cũng có thể sử dụng một mẫu nếu bạn muốn.

1. Một tài liệu trống sẽ mở ra. Viết lá thư bạn muốn gửi cho người nhận của bạn.

1. Bạn có thể tự do sử dụng bất kỳ màu sắc, định dạng, kiểu phông chữ và các mục khác mà bạn muốn. Chúng tôi đã tạo một bức thư đơn giản sau đây để gửi cho người nhận của chúng tôi. Bức thư sẽ có tên của người đó ở trên cùng và thành phố của họ ở dưới cùng.

1. Giữ tài liệu luôn mở khi bạn thực hiện phối thư trong phần bên dưới.

Tạo kết hợp thư trong Microsoft Word^{(Create a Mail Merge In Microsoft Word)}

Microsoft Word cho phép bạn tạo phối thư bằng trình hướng dẫn từng bước. Điều này giúp bạn cực kỳ dễ dàng chọn bức thư bạn muốn sử dụng, thêm người nhận bạn cần và tự động thay đổi nội dung của bức thư.

1. Trong khi thư của bạn vẫn đang mở trong Word , hãy bấm vào tab Thư ở trên cùng, chọn tùy chọn ^(Mailings)Bắt đầu Phối Thư^{(Start Mail Merge)} và chọn Trình hướng dẫn Phối Thư từng bước^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} .

1. Một ngăn mới sẽ xuất hiện ở phía bên phải màn hình của bạn. Trong phần đầu tiên có nội dung Chọn loại tài liệu^{(Select document type)} , hãy chọn Thư^(Letters) . Bạn có thể chọn Tin nhắn E-mail^{(E-mail messages)} nếu bạn muốn gửi thư của mình qua email.
   
   Sau đó nhấp vào Tiếp theo: Bắt đầu tài liệu^{(Next: Starting document)} ở dưới cùng để tiếp tục.

1. Trên màn hình sau, Word sẽ hỏi bạn muốn sử dụng tài liệu nào để phối thư. Bấm vào tùy chọn Sử dụng tài liệu hiện tại^{(Use the current document)} để sử dụng chữ cái hiện tại của bạn cho nhiệm vụ.
   
   Nếu thư của bạn nằm trong một tệp Word khác , hãy bấm vào nút Bắt đầu từ tài liệu hiện có^{(Start from existing document)} để mở tệp đó.
   
   Sau đó nhấp vào Tiếp theo: Chọn người nhận^{(Next: Select recipients)} ở dưới cùng.

1. Trong phần Chọn người nhận^{(Select recipients)} , hãy chọn Sử dụng danh sách hiện có^{(Use an existing list)} . Điều này là do bạn đã tạo một bảng tính Excel chứa dữ liệu của người nhận.
   
   Bạn có thể chọn tùy chọn Nhập danh sách mới^{(Type a new list)} nếu bạn chưa thu thập dữ liệu của người nhận.
   
   Sau đó bấm Duyệt^(Browse) để nhập bảng tính Excel của bạn.

1. Điều hướng^(Navigate) đến màn hình của bạn và bấm đúp vào bảng tính Excel bạn đã tạo trước đó. Thao tác này sẽ mở bảng tính trong Microsoft Word .
2. Word sẽ hỏi bạn muốn sử dụng trang tính nào từ bảng tính của mình. Chọn trang tính chứa dữ liệu của bạn, đánh dấu tùy chọn Hàng dữ liệu đầu tiên chứa tiêu đề cột^{(First row of data contains column headers)} và bấm OK .

1. Word cho phép bạn chọn những người nhận mà bạn muốn sử dụng để phối thư nếu bạn không muốn sử dụng tất cả những người có trong danh sách. Các hộp đánh dấu^(Checkmark) chọn cho những người mà bạn muốn đưa vào thư của mình.
   
   Bạn có thể sử dụng các tùy chọn tinh chỉnh bên dưới danh sách để sắp xếp và lọc người nhận của mình. Sắp xếp^(Sorting) cho phép bạn sắp xếp các bản ghi của mình theo thứ tự tăng dần và giảm dần. Lọc^(Filtering) cho phép bạn so sánh các trường và lọc ra những trường bạn không cần.
   
   Cuối cùng, nhấp vào OK ở dưới cùng.

1. Nhấp vào Tiếp theo: Viết thư của bạn^{(Next: Write your letter)} ở dưới cùng.
2. Màn hình sau đây cho phép bạn sử dụng các trường dữ liệu trong thư của bạn. Để sử dụng tính năng này, hãy đặt con trỏ của bạn ở nơi bạn muốn thêm trường dữ liệu trong chữ cái và nhấp vào Mục khác^{(More items )} trên ngăn bên phải.

1. Chọn trường dữ liệu bạn muốn thêm và nhấp vào Chèn^(Insert) ở dưới cùng.

1. Bạn sẽ muốn thêm tất cả các trường dữ liệu của mình vào thư để các thư của bạn có tất cả thông tin cần thiết trong đó. Sau đó nhấp vào Tiếp theo: Xem trước các chữ cái của bạn^{(Next: Preview your letters)} .

1. Bạn có thể xem trước các chữ cái sẽ được tạo do kết quả của quá trình kết hợp thư của bạn. Nhấp vào biểu tượng mũi tên trái và phải để xem các chữ cái cho từng người nhận của bạn.
   
   Sau đó nhấp vào Tiếp theo: Hoàn thành việc hợp nhất^{(Next: Complete the merge)} .

1. Bây giờ bạn có thể nhấp vào In^(Print) để in các chữ cái được cá nhân hóa này hoặc chọn Chỉnh sửa các chữ cái riêng lẻ^{(Edit individual letters)} để chỉnh sửa các chữ cái này.

Kết hợp thư^(Mail) thực sự là một tính năng tiết kiệm thời gian tuyệt vời trong Microsoft Word^{(feature in Microsoft Word)} .

Bạn có biết rằng bạn có thể hợp nhất nhiều tài liệu với nhau trong Word^{(merge multiple documents together in Word)} không? Điều đó sẽ hữu ích nếu bạn đã viết các bức thư được cá nhân hóa của mình và bạn muốn kết hợp chúng thành một tệp duy nhất.

How To Create a Mail Merge In Microsoft Word

Mail merge in Microsoft Word allows you to send personalized letters and emails without having to customize each letter. You can prepare your document the way you want and add placeholders for the various data fields that you want to dynamically fill from a data source.

For example, you can prepare a single letter for all your friends asking how they’re doing but with the ability to change the names and cities dynamically in the letter. This way, your generic letter to John will mention his name and his city, and the same letter to Mike will have Mike’s name and his city on his letter.

Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet

You’ll need to gather a list of recipients and their data into a single data source. An easy way to do this is to create a Microsoft Excel spreadsheet and add all your recipients’ data to it. You can then retrieve this Excel data into the mail merge letter in Microsoft Word.

1. Use the Start Menu search to search for and open Microsoft Excel.

1. Click the Home tab in the left sidebar and choose Blank workbook from the right-hand side pane. This’ll create a blank worksheet for you.

1. Start entering data for your mail merge recipients. Make sure to use the first row for the headers of your data. If you’re going to enter someone’s name, use Name as the header in the first row, and so on.

1. In the following example, we’ve created a table with some data for four people. We’ll create a personalized mail merge letter for each of these people in Microsoft Word.

1. Click the File menu at the top, choose Save from the left sidebar, and click the Browse button.

1. Navigate to your desktop, enter a name for your Excel spreadsheet, and click the Save button to save the spreadsheet to your desktop. This’ll make finding your spreadsheet easier when you use it in Microsoft Word.

1. You can close Microsoft Excel on your computer.

Prepare Your Document In Microsoft Word

You’ll need to write a generic letter that you want to send to each of your recipients. This letter should contain the information that’s common to all recipients. Some examples include writing the greeting line, asking how they’re doing, sharing your thoughts, and so on.

Keep the fields blank where you want your recipients’ information to appear. You’ll add that later when you start the mail merge in Microsoft Word.

1. Launch Microsoft Word from the Start Menu on your computer.

1. Click Home in the left sidebar and choose Blank document from the right-hand side pane. You can use a template as well if you want.

1. A blank document will open. Write the letter you want to send to your recipients.

1. You’re free to use any colors, formatting, font styles, and other items you want. We’ve created the following simple letter to send to our recipients. The letter will have the person’s name at the top and their city at the bottom.

1. Keep the document open as you’ll do the mail merge in the section below.

Create a Mail Merge In Microsoft Word

Microsoft Word lets you create a mail merge using the step-by-step wizard. This makes it extremely easy for you to choose the letter you want to use, add the recipients you need, and dynamically change the content of the letter.

1. While your letter is still open in Word, click the Mailings tab at the top, select the Start Mail Merge option, and choose Step-by-Step Mail Merge Wizard.

1. A new pane will appear on the right-hand side of your screen. Under the first section that says Select document type, choose Letters. You can choose E-mail messages if you want to send your letter via an email.
   
   Then click Next: Starting document at the bottom to continue.

1. On the following screen, Word will ask what document you want to use for mail merge. Click the Use the current document option to use your current letter for the task.
   
   If your letter is in another Word file, click the Start from existing document to open that file.
   
   Then click Next: Select recipients at the bottom.

1. Under the Select recipients section, select Use an existing list. This is because you’ve already created an Excel spreadsheet containing your recipients’ data.
   
   You can select the Type a new list option if you don’t already have your recipients’ data gathered.
   
   Then click Browse to import your Excel spreadsheet.

1. Navigate to your desktop and double-click the Excel spreadsheet you created earlier. This’ll open the spreadsheet in Microsoft Word.
2. Word will ask which sheet you’d like to use from your spreadsheet. Select the sheet that contains your data, checkmark the First row of data contains column headers option, and click OK.

1. Word lets you select the recipients you want to use for mail merge if you don’t want to use everyone that’s on the list. Checkmark boxes for the people that you want to include in your letters.
   
   You can use the refine options beneath the list to sort and filter your recipients. Sorting lets you sort your records in ascending and descending orders. Filtering lets you compare the fields and filter out the ones you don’t need.
   
   Finally, click OK at the bottom.

1. Click Next: Write your letter at the bottom.
2. The following screen lets you use your data fields in your letter. To use this, put your cursor where you want to add a data field in the letter and click More items on the right-hand side pane.

1. Choose the data field you want to add and click Insert at the bottom.

1. You’ll want to add all your data fields to the letter so that your letters have all the required information in them. Then click Next: Preview your letters.

1. You can preview the letters that will be generated as the result of your mail merge. Click the left and right arrow icons to view letters for each of your recipients.
   
   Then click Next: Complete the merge.

1. You can now click Print to print these personalized letters or select Edit individual letters to edit these letters.

Mail merge is indeed a great time-saving feature in Microsoft Word.

Did you know you could merge multiple documents together in Word? That’ll help if you’ve already written your personalized letters and you want to combine them into a single file.

Related posts

• Cách hiển thị số lượng từ trong Microsoft Word

• Làm cho OpenOffice Writer có giao diện và chức năng giống Microsoft Word hơn

• Cách xóa trang trong Microsoft Word

• Cách vẽ trong Microsoft Word

• Thay đổi đơn vị đo lường trong Microsoft Word

• Cách tìm và thay thế văn bản trong Microsoft Word

• Cách hiển thị, chấp nhận hoặc ẩn các chỉnh sửa trong Microsoft Word

• Cách xuất email của bạn từ Microsoft Outlook sang CSV hoặc PST

• Sửa lỗi “Word Cannot Start the Converter MSWRD632.WPC / SSPDFCG_x64.CNV”

• Cách tạo và chạy Macro trong Word

• Cách thêm phông chữ mới vào Microsoft Word

• Cách sửa lỗi Microsoft Office 25090

• Cách sửa chữa mọi phiên bản Microsoft Office

• Cách tạo Tờ rơi trong Microsoft Word

• Tạo hoặc tạo phím tắt cho Microsoft Office

• Kiểm tra tất cả các siêu liên kết trong tài liệu MS Word trong vài giây

• Microsoft Teams là gì và nó hoạt động như thế nào?

• Đánh vần nhanh các số trong Word và Excel

• Cách tạo lịch đơn giản trong Microsoft Word

• Cách đọc chính tả tài liệu trong Microsoft Word