Word có hai tính năng thực sự hữu ích mà hầu như không ai sử dụng: So sánh Tài liệu^{( Compare Documents)} và Kết hợp Tài liệu^{( Combine Documents)} . Như tên gọi của chúng, các tính năng cho phép bạn so sánh hai tài liệu Word^{(Word docs)} với nhau hoặc kết hợp hai tài liệu với nhau.

Vậy khi nào bạn cần sử dụng cái này? Chà, nếu bạn giống tôi, bạn có thể có 20 phiên bản sơ yếu lý lịch khác nhau được lưu ở nhiều nơi khác nhau trong nhiều năm. Đôi khi tôi sửa đổi một chút sơ yếu lý lịch cho một công ty cụ thể để nhấn mạnh một kỹ năng cụ thể hoặc đôi khi tôi đã thêm nội dung và chỉ lưu một bản sao mới.

Dù sao, sẽ rất tuyệt nếu nhanh chóng nhận ra sự khác biệt giữa sơ yếu lý lịch mới nhất của tôi và những sơ yếu lý lịch cũ hơn để xem có điều gì tôi nên thêm vào bản mới nhất hoặc có thể loại bỏ. Trong bài đăng này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể sử dụng hai tính năng này để nhanh chóng tìm ra sự khác biệt giữa hai tài liệu và hợp nhất chúng nếu bạn muốn.

So sánh và kết hợp các tài liệu

Trong ví dụ của tôi, tôi muốn xem sự khác biệt giữa sơ yếu lý lịch cũ của tôi được viết vào năm 2007 và bản lý lịch mới nhất được cập nhật vào năm 2013. Để thực hiện việc này, hãy mở Word , nhấp vào tab Xem^(Review) lại và sau đó nhấp vào So sánh^(Compare) .

Thao tác này sẽ xuất hiện hộp thoại ^{(dialog box)}So sánh Tài liệu^{(Compare Documents)} , nơi bạn cần chọn tài liệu gốc và tài liệu đã sửa đổi.

Ở dưới cùng, bạn sẽ thấy toàn bộ cài đặt so sánh, bạn có thể chọn tất cả. Theo mặc định, nó cũng sẽ hiển thị tất cả các thay đổi trong một tài liệu mới, điều này tốt hơn là làm rối tung các tài liệu gốc hoặc tài liệu đã sửa đổi của bạn.

Một tài liệu mới sẽ mở ra với một số phần khác nhau: danh sách các bản sửa đổi có thể cuộn ở ngoài cùng bên trái, tài liệu kết hợp hiển thị tất cả các thay đổi ở giữa và hai tài liệu gốc ở phía bên phải^{(hand side)} . Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn từng phần.

Như bạn có thể thấy ở đây, tôi đã xóa một vài thứ và chèn một vài dòng văn bản khác. Nếu bạn bấm đúp vào bất kỳ tiêu đề nào ( Đã chèn^{(Aseem Kishore Inserted)} Aseem Kishore hoặc Đã xóa Aseem Kishore^{(Aseem Kishore Deleted)} ), nó sẽ di chuyển con trỏ đến vị trí chính xác đó trong tài liệu.

Ở trung tâm, bạn sẽ thấy những bản sửa đổi này với nhiều màu sắc khác nhau. Theo mặc định, bất kỳ nội dung nào có gạch ngang là nội dung đã bị xóa và bất kỳ nội dung nào có màu đỏ và gạch chân là nội dung đã được thêm vào tài liệu sửa đổi. Bất cứ thứ gì có màu xanh lá cây đã được di chuyển xung quanh. Nơi nó được chuyển đến sẽ có màu xanh lục gạch ngang kép và nơi nó được chuyển đến sẽ có màu xanh lục gạch chân kép như được hiển thị ở đây:

Cuối cùng, ở phía bên tay phải^{(hand side)} , bạn sẽ thấy tài liệu gốc ở trên cùng và tài liệu đã sửa đổi ở dưới. Khi bạn cuộn tài liệu trên cùng, tài liệu dưới cùng sẽ theo sau để chúng được đồng bộ hóa. Tuy nhiên, bạn có thể cuộn màn hình dưới cùng một cách độc lập với màn hình trên cùng.

Ngoài chế độ xem này, bạn cũng có thể xóa cả tài liệu nguồn khỏi ngăn bên phải và thay vào đó hiển thị hộp chú giải để dễ dàng xem các thay đổi. Để xem ý tôi là gì, hãy tiếp tục và nhấp lại vào nút So sánh^(Compare) , sau đó nhấp vào Hiển thị Tài liệu Nguồn^{(Show Source Documents)} và cuối cùng nhấp vào Ẩn Tài liệu Nguồn^{(Hide Source Documents)} .

Bây giờ hãy nhấp vào nút Hiển thị Đánh dấu^{(Show Markup)} trong Theo dõi^(Tracking) và nhấp vào Bóng bay^(Balloons) và sau đó Hiển thị bản sửa đổi trong Bóng bay^{(Show Revisions in Balloons)} .

Ở phía bên phải^{(hand side)} của tài liệu, bây giờ bạn sẽ thấy tất cả các bản sửa đổi với các dòng đến từ tài liệu. Điều này có thể giúp bạn xem tất cả các thay đổi dễ dàng hơn nếu bạn có nhiều thay đổi.

Lưu ý rằng nếu bạn chỉ muốn xem sự khác biệt giữa các tài liệu, thì bạn thực sự không phải làm bất cứ điều gì khác. Nếu bạn muốn tạo một tài liệu cuối cùng từ hai tài liệu này, bạn có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ thay đổi nào và chọn ^{(change and choose)}Chấp nhận^(Accept) hoặc Từ chối^(Reject) .

Sau khi hoàn tất, bạn có thể lưu tài liệu mới với tất cả các thay đổi bạn đã thực hiện. Combine Documents cũng giống như So sánh^(Compare) . Nếu bạn chọn Kết hợp^(Combine) , bạn sẽ nhận được hộp thoại tương tự, nơi bạn phải chọn tài liệu gốc và tài liệu đã sửa đổi.

Khi bạn làm điều đó, bạn sẽ nhận được bố cục giống như trước đây, nơi bạn thấy các thay đổi kết hợp ở giữa. Một lần nữa^(Again) , văn bản^{(strikeout text)} gạch ngang bị xóa, văn bản gạch chân màu đỏ được thêm vào và văn bản màu xanh lá cây đã được di chuyển. Chỉ cần nhấp chuột phải^{(Just right-click)} vào từng thay đổi và chọn chấp nhận hoặc từ chối từng thay đổi. Khi bạn hoàn tất, hãy lưu tài liệu kết hợp mới.

Nhìn chung, những điều này thực sự hữu ích cho những lúc bạn có nhiều phiên bản của cùng một tài liệu hoặc khi nhiều người cùng chỉnh sửa một tài liệu Word^{(Word document)} và bạn kết thúc với nhiều tài liệu để kết hợp thành một. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy bình luận. Vui thích!

How to Use Compare & Combine Documents in Word

Word has two reаlly useful features thаt almost no one ever uses: Compare Documents and Combine Documents. As their names imply, the features let you either compare two Word docs against each other or combine two together.

So when would you ever need to use this? Well, if you’re like me, you probably have 20 different versions of your resume saved in various locations over the years. Sometimes I modify a resume slightly for a particular company to stress a particular skill or sometimes I’ve added stuff and just saved a new copy.

Anyway, it would be nice to quickly see the difference between my latest resume and older ones to see if there is something I should add to the latest one or possibly remove. In this post, I’ll show you how you can use these two features to quickly find differences between two documents and merge them if you like.

Compare & Combine Documents

In my example, I wanted to see what the difference was between my old resume written in 2007 and the latest one updated in 2013. To do this, open Word, click on the Review tab and then click on Compare.

This will bring up the Compare Documents dialog box where you need to pick your original document and revised document.

At the bottom, you’ll see a whole slew of comparison settings, which you can just leave all checked. By default, it will also show all the changes in a new document, which is better than messing with your original or revised documents.

A new document will open with several different sections: a scrollable list of revisions on the far left, the combined document showing all changes in the middle and the two original documents on the right hand side. Let’s take a closer look at each section.

As you can see here, I’ve deleted a few things and inserted a couple of other lines of text. If you double-click on any of the headings (Aseem Kishore Inserted or Aseem Kishore Deleted), it will move the cursor to that exact position in the document.

In the center, you will see these revisions in various colors. By default, anything with a strike-through is what has been deleted and anything in red and underlined is what has been added to the revised document. Anything in green has been moved around. The place where it was moved from will be double strike-through green and the place where it has been moved to will be double underlined green as shown here:

Finally, on the right hand side, you’ll see the original document at the top and the revised document down below. As you scroll the top document, the bottom one follows along so that they are in sync. You can scroll the bottom one independently of the top screen, though.

In addition to this view, you can also remove both the source documents from the right pane and instead show balloons to easily see the changes. To see what I mean, go ahead and click on the Compare button again, then on Show Source Documents and finally click on Hide Source Documents.

Now click on the Show Markup button under Tracking and click on Balloons and then Show Revisions in Balloons.

On the right hand side of the document, you’ll now see all the revisions with lines coming from the document. This can make it easier to see all the changes if you have a lot of them.

Note that if you just want to see the differences between the documents, then you really don’t have to do anything else. If you want to create a final document from these two documents, you can right-click on any change and choose to Accept or Reject.

Once you have finished, you can save the new document with all the changes you made. Combine Documents is pretty much exactly the same as Compare. If you choose Combine, you’ll get the same dialog where you have to choose the original and revised document.

Once you do that, you’ll get the same layout as before where you see the combined changes in the middle. Again, strikeout text is deleted, red underlined text is added and green text has been moved. Just right-click on each change and choose whether to accept or reject each change. When you are done, save the new combined document.

Overall, these are really useful for times when you have multiple versions of the same document or when several people edit one Word document and you end up with multiple documents to combine into one. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• Cách Create and Use AutoText trong Microsoft Word

• Sử dụng Format Painter trong Word để sao chép và dán định dạng

• Cách tạo và sử dụng công thức trong bảng trong Word

• Cách thiết lập và sử dụng định dạng MLA trong Microsoft Word

• Làm thế nào để Automatically Backup một Word Document để onedrive

• Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Cách sử dụng Mail Merge bằng Word đến Create Letters, Labels và phong bì

• Cách khắc phục khi Word mở ở chế độ chỉ đọc

• Làm thế nào để Thực hiện một Booklet trong Word

• Cách chia sẻ hoặc cộng tác trên tài liệu Word với những người khác

• Cách sắp xếp văn bản trong Word

• Cách tạo Drop Down List trong Excel

• Thêm nhanh mục lục vào tài liệu Word

• Cách tạo biểu mẫu có thể điền trong Word

• Làm thế nào để Thêm Headers and Footers trong PowerPoint

• Cách Create Labels trong Word từ Excel Spreadsheet

• Thêm trang bìa vào tài liệu Word

• Cách tạo Distribution List trong Outlook

• Làm thế nào để Add or Remove Comments trong Word

• Cách an toàn Password Protect An Excel File