Đối với một công cụ dựa trên đám mây và web để theo dõi các dự án, nhiệm vụ, danh sách, thành viên trong nhóm, v.v., Smartsheet.com cung cấp các tính năng mở rộng và linh hoạt.

Nếu bạn đang cân nhắc dùng thử hoặc đã đăng ký dùng thử miễn phí, thì việc tận dụng tối đa công cụ có nghĩa là biết nó có thể làm gì cho bạn và nhóm của bạn. Chúng ta hãy đi sâu vào cách sử dụng Smartsheet cho người mới bắt đầu.

Smartsheet là gì?

Nếu bạn đã từng sử dụng các ứng dụng như Asana^{(like Asana)} , Monday.com hoặc phần mềm quản lý dự án tương tự, thì Smartsheet có thể so sánh được về mục đích, cấu trúc và tính năng. Bạn có thể sử dụng nó một mình hoặc cộng tác với những người khác, tạo trang tổng quan để truy cập nhanh vào các mục và tận hưởng nhiều chế độ xem như Kanban , lịch và lưới.

Smartsheet cũng cung cấp quy trình làm việc tự động, mẫu để bắt đầu nhanh, báo cáo hữu ích, biểu mẫu tùy chỉnh và tích hợp với các ứng dụng khác để hợp lý hóa quy trình của bạn.

Cách tốt nhất để bắt đầu sử dụng Smartsheet là tạo hoặc nhập một dự án, trang tính hoặc danh sách các nhiệm vụ mà bạn muốn theo dõi. Sau đó, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua các tính năng của từng công cụ.

Tạo, Nhập hoặc Sử dụng Mẫu

Chọn biểu tượng Trung tâm Giải pháp^{(Solution Center)} (dấu cộng) trong điều hướng bên trái. Sau đó, bạn sẽ thấy các tùy chọn ở trên cùng bên trái của màn hình cho Tạo^(Create) và Nhập^(Import) .

Chọn Tạo^(Create,) và bạn có tám tùy chọn cho Lưới^(Grid) , Dự án^(Project) , Thẻ^(Cards) , Danh sách Tác vụ^{(Task List)} , Biểu mẫu^(Form) , Báo cáo^(Report) và Dashboard/Portal . Chọn loại mục bạn muốn tạo, đặt tên cho nó và chọn Tạo^(Create) .

Chọn Nhập^(Import) nếu bạn có kế hoạch dự án hoặc bảng nhiệm vụ ở nơi khác mà bạn muốn bắt đầu. Chọn Microsoft Excel^{(Pick Microsoft Excel)} , Microsoft Project , Google Sheets hoặc Atlassian Trello . Sau đó làm theo lời nhắc để nhập mặt hàng.

Nếu bạn muốn bắt đầu với một mẫu hoặc bộ mẫu, hãy chọn Duyệt qua Tất cả Giải pháp^{(Browse All Solutions)} , chọn một ngành hoặc sử dụng hộp Tìm kiếm^(Search) để tìm một cái gì đó cụ thể. 

Chọn một mẫu hoặc bộ để xem thông tin bổ sung. Sau đó, để sử dụng một mẫu^{(use a template)} , hãy chọn nút Sử dụng^(Use) .

Đối với một bộ mẫu, hãy chọn Tìm hiểu Thêm^{(Learn More)} để biết chi tiết đầy đủ về những gì được bao gồm và tải xuống bộ mẫu.

Sử dụng Trợ lý Dự án

Nếu đó là một dự án mới mà bạn muốn bắt đầu, bạn cũng có thể sử dụng Trợ lý^(Assistant) dự án . Điều này giúp bạn có một khởi đầu thuận lợi trong việc thiết lập dự án.

Trong Trung tâm giải pháp^{(Solution Center)} , chọn Trợ lý dự án^{(Project Assistant)} . Đặt tên cho dự án của bạn, nhập hai nhiệm vụ để bắt đầu và thêm hai nhiệm vụ phụ cho Nhiệm vụ^(Task) số 1.

Sau đó, bạn sẽ thấy bố cục Chế độ xem lưới^{(Grid View)} cho dự án mới của mình với các nhiệm vụ và công việc phụ bạn đã nhập. 

Tính năng dự án

Theo dõi dự án của bạn trong Smartsheet thật dễ dàng với các công cụ quản lý dự án được tích hợp ngay như Gantt View .

Bạn có các vị trí cho nhiệm vụ, thời lượng, bắt đầu, kết thúc, phần trước, được chỉ định, phần trăm hoàn thành, trạng thái và nhận xét ở phía bên trái. Ở phía bên phải là biểu đồ Gantt^(Gantt) của bạn .

Bạn có thể thêm đường cơ sở và hiển thị hoặc ẩn đường quan trọng bằng cách sử dụng các biểu tượng ở trên cùng bên phải.

Chọn biểu tượng bánh răng^(gear) để mở Cài đặt dự án^{(Project Settings)} . Sau đó, điều chỉnh Cài đặt phụ thuộc^{(Dependency Settings)} , Hiển thị dòng thời gian^{(Timeline Display)} và Quản lý tài nguyên^{(Resource Management)} .

Tính năng Danh sách Nhiệm vụ

Danh sách nhiệm vụ có chính xác những gì bạn cần để theo dõi^{(track your to-dos)} việc cần làm của mình từ đầu đến cuối. 

Nhập^(Enter) tên nhiệm vụ, ngày hoàn thành, người được giao và trạng thái. Sử dụng cột Hoàn thành^(Done) để đánh dấu nhiệm vụ đã hoàn thành và phần Nhận xét^(Comments) để ghi chú.

Các tính năng của thẻ

Nếu bạn thích phương pháp Kanban quản lý dự án, bạn có thể sử dụng bố cục Thẻ, cho chính bạn hoặc cho nhóm của bạn.

Bạn sẽ bắt đầu với các làn đường cho Chưa^{(Uncategorized)} được phân loại , Đang tồn đọng^(Backlog) , Lập kế hoạch^(Planning) , Đang tiến hành^(Progress) và Hoàn thành^(Complete) . Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi các nhãn này cho mỗi dự án của mình.

Sử dụng các dấu cộng để thêm thẻ vào các làn đường. Thẻ của bạn có thể bao gồm một danh sách kiểm tra các nhiệm vụ phụ, tệp đính kèm, nhận xét, bằng chứng và lời nhắc. Bạn cũng có thể chỉnh sửa các nhiệm vụ phụ trên thẻ ở chế độ xem lớn hơn bằng cách chọn biểu tượng Chỉnh sửa^(Edit) (bút chì).

Chọn^(Choose) giữa chế độ xem nhỏ gọn hoặc toàn bộ thẻ của bạn và điều chỉnh cài đặt Chế độ xem thẻ bằng biểu tượng ^{(Card View)}bánh răng^(gear) ở trên cùng bên phải.

Tính năng lưới

Bạn có sử dụng các ứng dụng như Microsoft Excel hoặc Google Trang tính^{(Microsoft Excel or Google Sheets)} để theo dõi các mục không? Nếu vậy, thì bố cục Grid là dành cho bạn. Nó trông giống như một bảng tính với các cột, hàng và ô.

Các tính năng của biểu mẫu

Tạo một biểu mẫu tùy chỉnh^{(Building a custom form)} là một tính năng hữu ích cho tất cả các loại dự án. Với Smartsheet , bạn có thể thiết kế biểu mẫu của mình và điều chỉnh cài đặt của nó một cách dễ dàng.

Thêm^(Add) và xóa Phần tử biểu ^(Elements)mẫu^(Form) với phần ở bên trái. Sau đó, chọn một trường biểu mẫu để điều chỉnh cài đặt cụ thể của nó ở bên phải. Ví dụ: bạn có thể tạo một trường bắt buộc, bao gồm nhãn hoặc văn bản trợ giúp, sử dụng xác thực và thêm logic.

Điều chỉnh cài đặt biểu mẫu cho Chủ đề^(Theme) và Thương hiệu^(Brand) , Bảo mật^(Security) , Gửi biểu mẫu^{(Form Submission)} và email để gửi.

Báo cáo các tính năng

Tạo Báo cáo Hàng^{(Row Report)} , Báo cáo Tóm tắt^{(Summary Report)} hoặc cả hai. Chọn trang tính hoặc dự án và thêm các cột. Bạn có thể thêm bộ lọc, sắp xếp và nhóm các cột cũng như bao gồm phần tóm tắt ở trên cùng.

Tính năng của bảng điều khiển

Bằng cách tạo trang tổng quan Smartsheet , bạn có thể xem ảnh chụp nhanh về dự án của mình, kiểm tra các mục đang hoạt động, xem biểu đồ hữu ích hoặc xem các chỉ số.

Đặt tên cho trang tổng quan của bạn, sau đó chọn các tiện ích con bạn muốn sử dụng. Bạn sẽ thấy một lựa chọn đẹp mắt về các widget ở bên phải và chỉ cần chọn một widget để thêm vào. 

Khi bạn có các tiện ích con trên trang tổng quan của mình, bạn có thể điều chỉnh cài đặt của chúng. Tùy thuộc vào loại tiện ích, bạn có thể thêm và tạo kiểu cho tiêu đề và chọn hành động khi ai đó nhấp vào tiện ích.

^{(Smartsheet Navigation)}Điều hướng , Bố cục^(Layout) và Công cụ ^(Tools)của Smartsheet

Smartsheet cung cấp một cách dễ dàng để điều hướng ứng dụng cũng như sử dụng các công cụ. 

Điều hướng bên tay trái

Ở phía bên trái, bạn có điều hướng chính cho Trang chủ^(Home) , Thông báo^{(Notifications)} , Duyệt qua^(Browse) , Gần đây^(Recents) , Yêu thích^(Favorites) , Ứng^(WorkApps) dụng công việc và Trung tâm Giải pháp^{(Solution Center)} . Khi bạn đăng nhập vào Smartsheet , hãy chọn nơi bạn muốn bắt đầu.

Ở dưới cùng, chọn biểu tượng Trợ giúp^(Help) (dấu chấm hỏi) để được hỗ trợ hoặc biểu tượng Tài khoản^(Account) để điều chỉnh hồ sơ và cài đặt của bạn.

Công cụ bên phải

Ở phía bên phải là các công cụ. Bạn sẽ thấy những điều này trên màn hình cho từng mục bạn sử dụng, chẳng hạn như Dự án, Danh sách tác vụ^{(Task List)} hoặc Thẻ. Các trường hợp ngoại lệ là Trang tổng quan^(Dashboard) và Báo cáo^(Report) . 

Khi bạn chọn một công cụ, một thanh bên sẽ hiển thị chứa các mục tương ứng. Bạn có Cuộc hội thoại, Tệp đính kèm, Bằng chứng^(Proofs) , Yêu cầu cập nhật^{(Update Requests)} , Xuất bản^(Publish) , Nhật ký hoạt động^{(Activity Log)} và Tóm tắt^(Summary) . 

Các hành động có sẵn trong thanh bên phụ thuộc vào công cụ. Ví dụ: bạn có thể xem tất cả các cuộc hội thoại, những cuộc trò chuyện chưa đọc hoặc nhận xét trên mỗi trang tính hoặc hàng. Đối với tệp đính kèm, bạn có thể xem trước tệp, tải xuống, đổi tên hoặc thêm mô tả.

Thanh công cụ trên cùng

Trên đầu mỗi mục, bạn có các công cụ bổ sung. Ở phía bên trái, bạn có thể lưu, in, hoàn tác hoặc làm lại một hành động. Ngay bên cạnh đó, bạn có thể thay đổi chế độ xem của mình khá tiện dụng. Chuyển đổi giữa các chế độ xem Lưới^(Grid) , Gantt , Thẻ^(Card) hoặc Lịch^(Calendar) . 

Bạn cũng sẽ thấy các nút định dạng và phông chữ tương tự như những gì bạn thấy trong Microsoft Word^{(in Microsoft Word)} . Điều này cho phép bạn thay đổi kiểu phông chữ, kích thước hoặc màu sắc, thay đổi căn chỉnh, định dạng dưới dạng đơn vị tiền tệ và hơn thế nữa.

^{(Additional Smartsheet Features)}Các tính năng và tùy chọn bổ sung của Smartsheet

Sau khi bạn tìm hiểu những kiến ​​thức cơ bản về cách sử dụng Smartsheet , hãy xem các tính năng và tùy chọn bổ sung này.

Chia sẻ^(Sharing) : Cùng với các cuộc trò chuyện và công cụ cộng tác^{(collaboration tools)} trong thời gian thực , bạn có thể điều chỉnh cài đặt chia sẻ và quyền cho nhóm của mình. Sử dụng nút Chia sẻ^(Share) ở trên cùng bên phải để xem các tùy chọn của bạn.

Tích hợp^{(Integrations)} : Kết nối Smartsheet với các ứng dụng như Slack , Google Drive , Gmail , OneDrive , Jira , v.v. Để xem các tùy chọn của bạn, hãy đi tới Trung tâm Giải pháp^{(Solution Center)} , chọn Duyệt qua Tất cả Giải pháp^{(Browse All Solutions)} và chọn Xem Thêm các^{(See More Add-Ons)} Phần bổ trợ trong phần Phần bổ trợ.

Quy trình công việc tự động^{(Automated Workflows)} : Tự động hóa các tác vụ^{(Automate tasks)} cho dự án hoặc trang tính của bạn bằng cách chọn một trình kích hoạt và hành động. Bạn có thể tự động hóa những thứ như thông báo, yêu cầu phê duyệt, ghi lại ngày tháng hoặc khóa các hàng. Chọn tab Tự động hóa^(Automation) phía trên thanh công cụ trên cùng.

Bạn cũng có thể tạo không gian làm việc, sử dụng định dạng có điều kiện và kiểm tra chức năng tạo web hoặc ứng dụng di động cho công ty của bạn.

Smartsheet là một công cụ mạnh mẽ, đầy đủ tính năng để quản lý các dự án ở mọi quy mô. Hãy chắc chắn kiểm tra giá gói đăng ký^{(subscription plan pricing)} của họ để phù hợp nhất với bạn.

Để biết các công cụ tương tự, hãy xem cách sử dụng công cụ Todoist Kanban^{(use the Todoist Kanban tool)} hoặc cách làm việc hiệu quả với Trello^{(be productive with Trello)} .

How to Use Smartsheet: A Tutorial for Beginners

For a cloud- and web-based tool for tracking projects, tasks, lists, team members, and more, Smartsheet.com offers extensive and flexible features.

If you’re considering giving it a try or have already signed up for a free trial, making the most of the tool means knowing what it can do for you and your team. Let’s delve into how to use Smartsheet for beginners just getting started.

What is Smartsheet?

If you’ve ever used applications like Asana, Monday.com, or similar project management software, Smartsheet is comparable in purpose, structure, and features. You can use it alone or collaborate with others, create dashboards for quick access to items, and enjoy multiple views like Kanban, calendar, and grid.

Smartsheet also provides automated workflows, templates for quick starts, helpful reports, custom forms, and integrations with other applications to streamline your processes.

The best way to begin using Smartsheet is to create or import a project, sheet, or list of tasks that you want to track. We’ll then walk you through the features of each tool.

Create, Import, or Use a Template

Select the Solution Center icon (plus sign) in the left-hand navigation. You’ll then see options on the top left of the screen for Create and Import.

Choose Create, and you have eight options for Grid, Project, Cards, Task List, Form, Report, and Dashboard/Portal. Select the type of item you want to create, give it a name, and pick Create.

Choose Import if you have a project plan or task sheet elsewhere that you’d like to start with. Pick Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets, or Atlassian Trello. Then follow the prompts to import the item.

If you’d like to start with a template or template set, choose Browse All Solutions, select an industry, or use the Search box to find something specific. 

Select a template or set to see additional information. Then to use a template, select the Use button.

For a template set, select Learn More to get full details on what’s included and download the set.

Use the Project Assistant

If it’s a new project that you want to start with, you can also use the Project Assistant. This gives you a head start on setting up the project.

In the Solution Center, select Project Assistant. Name your project, enter two tasks to get started, and add two subtasks for Task #1.

You’ll then see the Grid View layout for your new project with the tasks and subtasks you entered. 

Project Features

Tracking your project in Smartsheet is easy with project management tools built right in like the Gantt View.

You have spots for the task, duration, start, finish, predecessors, assigned to, percent complete, status, and comments on the left side. On the right side is your Gantt chart.

You can add baselines and show or hide the critical path using the icons on the top right.

Select the gear icon to open the Project Settings. Then adjust the Dependency Settings, Timeline Display, and Resource Management.

Task List Features

The task list has exactly what you need to track your to-dos from start to finish. 

Enter the task name, due date, assignee, and status. Use the Done column to mark tasks completed and the Comments section for notes.

Cards Features

If you like the Kanban method of project management, you can use the Cards layout, whether for yourself or your team.

You’ll start with lanes for Uncategorized, Backlog, Planning, In Progress, and Complete. However, you can change these labels per your project.

Use the plus signs to add cards to the lanes. Your cards can include a checklist of subtasks, file attachments, comments, proofs, and reminders. You can also edit the subtasks on a card in a larger view by selecting the Edit icon (pencil).

Choose between a compact or full view of your cards and adjust the Card View settings with the gear icon on the top right.

Grid Features

Do you use applications like Microsoft Excel or Google Sheets for tracking items? If so, then the Grid layout is for you. It looks just like a spreadsheet with columns, rows, and cells.

Form Features

Building a custom form is a useful feature for all sorts of projects. With Smartsheet, you can design your form and adjust its settings easily.

Add and remove Form Elements with the section on the left. Then, select a form field to adjust its particular settings on the right. For example, you can make a field required, include a label or help text, use validation, and add logic.

Adjust the form settings for the Theme and Brand, Security, Form Submission, and emails for submissions.

Report Features

Create a Row Report, Summary Report, or both. Select the sheet or project and add the columns. You can add filters, sort and group columns, and include a summary at the top.

Dashboard Features

By creating a Smartsheet dashboard, you can see a snapshot of your project, check on active items, see a handy chart, or view metrics.

Give your dashboard a name, and then choose the widgets you want to use. You’ll see a nice selection of widgets on the right and simply select one to add it. 

Once you have the widgets on your dashboard, you can adjust their settings. Depending on the widget type, you can add and style a title and choose an action for when someone clicks the widget.

Smartsheet Navigation, Layout, and Tools

Smartsheet offers an easy way to navigate the application as well as use the tools. 

Left-Hand Navigation

On the left side you have the main navigation for Home, Notifications, Browse, Recents, Favorites, WorkApps, and the Solution Center. When you log into Smartsheet, select where you’d like to start.

At the bottom, select the Help icon (question mark) icon for assistance or the Account icon to adjust your profile and settings.

Right-Side Tools

On the right side are tools. You’ll see these on the screen for each item you use, such as a Project, Task List, or Cards. Exceptions are the Dashboard and Report. 

When you select a tool, a sidebar displays containing the corresponding items. You have Conversations, Attachments, Proofs, Update Requests, Publish, Activity Log, and Summary. 

The available actions in the sidebar depend on the tool. As examples, you can view all conversations, those that are unread, or comments per sheet or row. For attachments, you can preview the file, download it, rename it, or add a description.

Top Toolbar

On the top of each item, you have additional tools. On the left side, you can save, print, undo, or redo an action. Directly next to that, you can change your view which is quite handy. Switch between the Grid, Gantt, Card, or Calendar views. 

You’ll also see font and format buttons similar to what you see in Microsoft Word. This allows you to change the font style, size, or color, change the alignment, format as currency, and more.

Additional Smartsheet Features and Options

Once you learn the basics of how to use Smartsheet, take a look at these additional features and options.

Sharing: Along with the real-time conversations and collaboration tools, you can adjust the sharing and permission settings for your team. Use the Share button on the top right to view your options.

Integrations: Connect Smartsheet to apps like Slack, Google Drive, Gmail, OneDrive, Jira, and more. To view your options, go to the Solution Center, pick Browse All Solutions, and select See More Add-Ons in the Add-Ons section.

Automated Workflows: Automate tasks for your project or sheet by selecting a trigger and action. You can automate things like notifications, approval requests, recording a date, or locking rows. Select the Automation tab above the top toolbar.

You can also create a workspace, use conditional formatting, and check out functionality for creating a web or mobile app for your company.

Smartsheet is a full-featured, robust tool for managing projects of all sizes. Be sure to check out their subscription plan pricing for the best fit for you.

For similar tools, take a look at how to use the Todoist Kanban tool or how to be productive with Trello.

Related posts

• Hướng dẫn Adobe Premiere cho người mới bắt đầu

• Hướng dẫn về Microsoft Planner: Mọi thứ bạn cần biết

• Google Draw: Hướng dẫn đầy đủ cho người mới bắt đầu

• Dịch vụ cuộc gọi hội nghị tốt nhất là gì - Các ứng dụng tốt nhất được so sánh

• Tự động di chuyển, xóa hoặc sao chép tệp trong Windows

• 10 tiện ích mở rộng quyền riêng tư tốt nhất cho Chrome (2022)

• 5 lựa chọn thay thế Windows cho Linux sudo Command

• Tiện ích thời tiết tốt nhất cho Windows 10/11

• 4 công cụ tuyệt vời để tạo gói trình cài đặt Windows

• Cách kiểm tra xem nhiệt độ CPU của bạn có quá cao không

• Cách ứng dụng Signal Desktop có thể giúp bảo vệ quyền riêng tư của bạn

• 3 Công cụ chẩn đoán và khắc phục sự cố với màn hình của bạn

• Trình chỉnh sửa Markdown tốt nhất: Tất cả các nền tảng và trực tuyến

• Các chương trình tốt nhất để thêm chức năng mới cho Windows 10

• Sử dụng HP Print and Scan Doctor để khắc phục các sự cố máy in thường gặp

• 5 ứng dụng di động mà bạn chắc chắn muốn có trên thanh USB của mình

• 5 ứng dụng lọc ánh sáng xanh tốt nhất cho Windows, Mac và Linux

• 7 cách mở tệp MDB mà không cần Microsoft Access

• 11 phần mềm chụp màn hình miễn phí tốt nhất cho Windows

• Google Apps Script Editor: Mọi thứ bạn cần biết để bắt đầu