Nếu bạn chưa bao giờ sử dụng Google Documents^{(Google Docs)} trước đây, bạn đang bỏ lỡ một trong những bộ xử lý văn bản dựa trên đám mây tiện lợi, đầy tính năng nhất mà bạn có thể mong muốn.

Google Tài liệu^{(Google Docs)} cho phép bạn chỉnh sửa tài liệu giống như bạn làm trong Microsoft Word , sử dụng trình duyệt của bạn khi trực tuyến hoặc ngoại tuyến, cũng như trên thiết bị di động của bạn bằng ứng dụng Google Tài liệu^{(Google Docs)} dành cho thiết bị di động.

Có rất nhiều tính năng hữu ích để tìm hiểu về. Vì vậy, nếu bạn quan tâm đến việc tìm hiểu cách sử dụng Google Tài liệu^{(Google Docs)} , chúng tôi sẽ đề cập đến cả các mẹo cơ bản cũng như một số tính năng nâng cao hơn mà bạn có thể chưa biết.

Đăng nhập Google Tài liệu

Khi bạn truy cập trang Google Documents^{(Google Docs page)} lần đầu tiên , nếu bạn chưa đăng nhập vào tài khoản Google của mình, bạn sẽ cần chọn một tài khoản Google để sử dụng.

Nếu bạn không thấy tài khoản để sử dụng, hãy chọn Sử dụng tài khoản khác^{(Use another account)} . Nếu bạn chưa có tài khoản Google , hãy ^(Google)đăng ký^{(sign up for one)} một tài khoản . 

Sau khi đăng nhập, bạn sẽ thấy biểu tượng Trống^(Blank) ở bên trái của dải băng trên cùng. Chọn tùy chọn này để bắt đầu tạo tài liệu mới từ đầu.

Lưu ý rằng ruy-băng trên cùng cũng chứa các mẫu Google Tài liệu^{(Google Docs templates)} hữu ích mà bạn có thể sử dụng để không phải bắt đầu lại từ đầu. Để xem toàn bộ thư viện mẫu, hãy chọn Thư viện mẫu^{(Template gallery)} ở góc trên bên phải của dải băng này.

Thao tác này sẽ đưa bạn đến toàn bộ thư viện các mẫu Google Tài liệu^{(Google Docs)} có sẵn để bạn sử dụng. Chúng bao gồm sơ yếu lý lịch, thư từ, ghi chú cuộc họp^{(meeting notes)} , bản tin, tài liệu pháp lý, v.v.

Nếu bạn chọn bất kỳ mẫu nào trong số này, nó sẽ mở ra một tài liệu mới cho bạn bằng cách sử dụng mẫu đó. Điều này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian nếu bạn biết những gì bạn muốn tạo nhưng không chắc chắn về cách bắt đầu.

Định dạng Văn bản trong Google Tài liệu

Định dạng văn bản trong Google Tài liệu^{(Google Docs)} cũng đơn giản như trong Microsoft Word . Không giống như Word , dải băng biểu tượng ở trên cùng không thay đổi tùy thuộc vào menu bạn đã chọn.

Trong ruy-băng, bạn sẽ thấy các tùy chọn để thực hiện tất cả các tùy chọn định dạng sau:

• In đậm, in nghiêng, tô màu và gạch chân
• Kích thước và kiểu phông chữ^{(Font size and style)}
• Các loại tiêu đề
• Một công cụ làm nổi bật văn bản
• Chèn liên kết URL
• Chèn bình luận
• Chèn hình ảnh
• Căn chỉnh văn bản
• Giãn cách dòng
• Danh sách và định dạng danh sách
• Tùy chọn thụt lề

Có một số tùy chọn định dạng rất hữu ích mà bạn không thể thấy rõ chỉ bằng cách nhìn vào dải băng.

Cách gạch ngang trong Google Tài liệu^{(How to Strikethrough in Google Docs)}

Sẽ có lúc bạn muốn vẽ một đường thẳng trên văn bản. Điều này có thể là vì bất kỳ lý do nào. Tuy nhiên, bạn sẽ nhận thấy rằng gạch ngang không phải là một tùy chọn trong ruy-băng.

Để thực hiện gạch ngang trong Google Tài liệu^{(Google Docs)} , hãy đánh dấu văn bản bạn muốn gạch ngang. Sau đó chọn menu Định dạng^(Format) , chọn Văn bản^(Text) và chọn Gạch ngang^{(Strikethrough)} .

Bây giờ bạn sẽ nhận thấy rằng văn bản bạn đã đánh dấu có một đường kẻ xuyên qua nó.

Cách sử dụng Superscript và Subscript trong Google Docs^{(How to Use Superscript and Subscript in Google Docs)}

Bạn có thể nhận thấy rằng trong cùng một menu ở trên, có một tùy chọn để định dạng văn bản dưới dạng chỉ số trên hoặc chỉ số dưới^{(superscript or subscript)} .

Sử dụng hai tính năng này cần thêm một bước. Ví dụ: nếu bạn muốn viết một số mũ, chẳng hạn như X thành lũy thừa của 2 trong tài liệu, bạn sẽ cần nhập X2, sau đó đánh dấu số 2 trước tiên để bạn có thể định dạng nó.

Bây giờ chọn menu Định dạng^(Format) , chọn Văn bản^(Text) , sau đó chọn Chỉ số siêu^{(Superscript)} . 

Bạn sẽ thấy rằng bây giờ “2” được định dạng là một số mũ (chỉ số trên). 

Nếu bạn muốn định dạng 2 ở dưới cùng (chỉ số dưới), thì bạn cần chọn Chỉ số^(Subscript) dưới từ menu Định dạng^(Format) > Văn bản^(Text) .

Nó đơn giản để sử dụng, nhưng yêu cầu một số nhấp chuột bổ sung trong các menu để đạt được nó.

Định dạng tài liệu trong Google Documents

Ngoài các tùy chọn thanh ruy-băng để thụt lề hoặc căn trái / phải các khối văn bản và điều chỉnh khoảng cách dòng, có một số tính năng hữu ích khác có sẵn để giúp bạn định dạng tài liệu của mình trong Google Documents^{(Google Docs)} .

Cách thay đổi Lề trong Google Tài liệu^{(How to Change Margins in Google Docs)}

Đầu tiên, nếu bạn không thích các lề trong mẫu bạn đã chọn thì sao? Thay đổi lề trong tài liệu bằng Google Documents^{(Google Docs)} rất đơn giản.

Để truy cập cài đặt lề trang, hãy chọn Thiết lập tệp^(File) và trang^{(Page setup)} . 

Trong cửa sổ Thiết lập trang^(Page) , bạn có thể thay đổi bất kỳ tùy chọn định dạng nào sau đây cho tài liệu của mình.

• Đặt^(Set) tài liệu là Dọc^(Portrait) hoặc Ngang^(Landscape)
• Chỉ định màu nền cho trang
• Điều chỉnh^(Adjust) lề trên, dưới, trái hoặc phải theo inch

Chọn OK khi bạn hoàn tất và định dạng trang sẽ có hiệu lực ngay lập tức.

Đặt Thụt lề treo trong Google Tài liệu^{(Set a Hanging Indent in Google Docs)}

Một tùy chọn định dạng đoạn văn mà mọi người thường gặp khó khăn trong Google Tài liệu^{(Google Docs)} là dòng đầu tiên hoặc thụt lề bị treo. Thụt lề dòng đầu tiên^(First) là nơi chỉ dòng đầu tiên của đoạn văn được dự định. Treo thụt lề là dòng đầu tiên là dòng duy nhất không được^(not) thụt lề.

Lý do điều này khó là vì nếu bạn chọn dòng đầu tiên hoặc toàn bộ đoạn văn và sử dụng biểu tượng thụt lề trong ruy-băng, nó sẽ thụt lề toàn bộ đoạn văn.

Để có dòng đầu tiên hoặc thụt lề trong Google Tài liệu^{(Google Docs)} :

1. Chọn đoạn mà bạn muốn thụt lề treo.
2. Chọn menu Định dạng^(Format) , chọn Căn chỉnh & thụt lề^{(Align & indent)} , và chọn Tùy chọn thụt lề^{(Indentation options)} .
3. Trong cửa sổ tùy chọn Thụt lề , thay đổi Thụt ^{(Indentation)}lề đặc biệt^{(Special indent)} thành Treo^(Hanging) .

Cài đặt sẽ mặc định là 0,5 inch. Điều chỉnh tùy chọn này nếu bạn muốn và chọn Áp dụng^(Apply) . Điều này sẽ áp dụng cài đặt của bạn cho đoạn đã chọn.

Ví dụ dưới đây là một thụt lề treo.

Cách đánh số trang trong Google Tài liệu^{(How to Number Pages in Google Docs)}

Tính năng định dạng cuối cùng không phải lúc nào cũng dễ hiểu hoặc dễ sử dụng là đánh số trang. Đó là một tính năng khác của Google Tài liệu^{(Google Docs)} ẩn trong hệ thống menu.

Để đánh số trang Google Tài liệu^{(Google Docs)} của bạn (và đánh số định dạng), hãy chọn menu Chèn^(Insert) và chọn Số trang^{(Page numbers)} . Thao tác này sẽ hiển thị cho bạn một cửa sổ bật lên nhỏ với các tùy chọn đơn giản để định dạng số trang của bạn.

Bốn tùy chọn ở đây là:

• Đánh số trên tất cả các trang ở phía trên bên phải
• Đánh số trên tất cả các trang ở phía dưới bên phải
• Đánh số ở phía trên bên phải bắt đầu từ trang thứ hai
• Đánh số ở phía dưới bên phải bắt đầu từ trang thứ hai

Nếu bạn không thích bất kỳ tùy chọn nào trong số này, hãy chọn Tùy chọn khác^{(More options)} .

Cửa sổ tiếp theo sẽ cho phép bạn định vị chính xác nơi bạn muốn đánh số trang.

• Trong đầu trang hoặc chân trang
• Có^(Whether) bắt đầu đánh số ở trang đầu tiên hay không
• Trang nào để bắt đầu đánh số trang

Chọn Áp dụng^(Apply) khi bạn đã hoàn tất để áp dụng các lựa chọn đánh số trang của mình.

Các tính năng hữu ích khác của Google Documents

Có một vài tính năng quan trọng khác của Google Documents^{(Google Docs)} mà bạn nên biết nếu bạn mới bắt đầu. Những điều này sẽ giúp bạn sử dụng nhiều hơn Google Tài liệu^{(Google Docs)} .

Số lượng từ trên Google Tài liệu^{(Word Count on Google Docs)}

Tò mò^(Curious) bạn đã viết bao nhiêu từ cho đến nay? Chỉ cần^(Just) chọn Công cụ^(Tools) và chọn Số từ^{(Word count)} . Điều này sẽ hiển thị cho bạn tổng số trang, số từ, số ký tự và số ký tự mà không có khoảng cách. 

Nếu bạn bật Hiển thị số từ trong khi nhập^{(Display word count while typing)} và chọn OK , bạn sẽ thấy tổng số từ cho tài liệu của mình được cập nhật theo thời gian thực ở góc dưới bên trái của màn hình.

Tải xuống Google Tài liệu^{(Download Google Docs)}

Bạn có thể tải xuống tài liệu của mình ở nhiều định dạng khác nhau. Chọn Tệp^(File) và Tải xuống^(Download) để xem tất cả các định dạng. 

Bạn có thể chọn bất kỳ mục nào trong số này để nhận bản sao tài liệu của mình dưới dạng tài liệu Word , tài liệu PDF , văn bản thuần túy, HTML và hơn thế nữa.

Tìm và thay thế trong Google Tài liệu^{(Find and Replace in Google Docs)}

Nhanh chóng^(Quickly) tìm và thay thế bất kỳ từ hoặc cụm từ nào trong tài liệu của bạn bằng các từ hoặc cụm từ mới bằng cách sử dụng tính năng Tìm và Thay thế của ^(Replace)Google Tài liệu^{(Google Docs Find)} .

Để sử dụng Tìm^(Find) và Thay thế^(Replace) trong Google Tài liệu^{(Google Docs)} , hãy chọn menu Chỉnh sửa^(Edit) và chọn Tìm và thay thế^{(Find and replace)} . Thao tác này sẽ mở cửa sổ Tìm^(Find) và Thay thế^(Replace) .

Bạn có thể phân biệt chữ hoa chữ thường tìm kiếm bằng cách bật Chữ hoa chữ thường^{(Match case)} . Chọn nút Tiếp theo^(Next) để tìm lần xuất hiện tiếp theo của từ tìm kiếm của bạn và chọn Thay thế^(Replace) để cho phép thay thế. 

Nếu bạn tin tưởng rằng mình sẽ không mắc bất kỳ lỗi nào, bạn có thể chọn Thay thế tất cả^{(Replace all)} thành để chỉ thực hiện tất cả các thay thế cùng một lúc.

Mục lục của Google Tài liệu^{(Google Docs Table of Contents)}

Nếu bạn đã tạo một tài liệu lớn với nhiều trang và phần, thì việc thêm mục lục ở đầu tài liệu của bạn có thể hữu ích.

Để thực hiện việc này, chỉ cần đặt con trỏ của bạn ở đầu tài liệu. Chọn menu Chèn^(Insert) và chọn Mục lục^{(Table of contents)} . 

Bạn có thể chọn từ hai định dạng, mục lục được đánh số tiêu chuẩn hoặc một loạt các liên kết đến từng tiêu đề trong tài liệu của bạn.

Một số tính năng khác trong Google Documents^{(Google Docs)} mà bạn có thể muốn xem bao gồm:

• Theo dõi Thay đổi^{(Track Changes)} : Chọn Tệp^(File) , chọn Lịch sử phiên bản^{(Version history)} và chọn Xem lịch sử phiên bản^{(See version history)} . Điều này sẽ hiển thị cho bạn tất cả các bản sửa đổi trước đây của tài liệu của bạn bao gồm tất cả các thay đổi. Khôi phục các phiên bản trước đây chỉ bằng cách chọn chúng.
• Google Tài liệu Ngoại tuyến^{(Google Docs Offline)} : Trong cài đặt Google Drive^{(Google Drive settings)} , bật Ngoại tuyến^(Offline) để các tài liệu bạn làm việc sẽ đồng bộ hóa trên máy tính cục bộ của bạn. Ngay cả khi bạn mất quyền truy cập internet, bạn vẫn có thể làm việc trên nó và nó sẽ đồng bộ hóa vào lần tiếp theo bạn kết nối với internet.
• Ứng dụng Google Tài liệu^{(Google Docs App)} : Bạn muốn chỉnh sửa tài liệu Google Tài liệu trên điện thoại của mình^{(Google Docs documents on your phone)} ? Cài đặt ứng dụng Google Documents^{(Google Docs)} dành cho thiết bị di động dành cho Android^{(for Android)} hoặc iOS^{(for iOS)} .

How To Use Google Docs: A Beginner’s Guide

If you’ve never used Google Docs before, you’re missing out on one of the mоst feature-filled, convenient cloud-based word procеssors you could еver want.

Google Docs lets you edit documents just as you would in Microsoft Word, using your browser while online or offline, as well as on your mobile devices using the Google Docs mobile app.

There are a lot of useful features to learn about. So if you’re interested in learning how to use Google Docs, we’ll cover both basic tips as well as some of the more advanced features you may not know about.

The Google Docs Login

When you first visit the Google Docs page, if you aren’t yet logged into your Google account, you’ll need to pick a Google account to use.

If you don’t see an account to use, then select Use another account. If you don’t have a Google account yet, then sign up for one. 

Once signed in, you’ll see a Blank icon at the left side of the top ribbon. Select this to get started with creating a new document from scratch.

Note that the top ribbon also contains useful Google Docs templates you can use so you don’t have to start from scratch. To see the entire template gallery, select Template gallery at the upper right corner of this ribbon.

This will take you to the entire library of Google Docs templates that are available for you to use. These include resumes, letters, meeting notes, newsletters, legal documents, and more.

If you select any of these templates, it’ll open a new document for you using that template. This can save a lot of time if you know what you want to create but aren’t sure how to get started.

Formatting Text in Google Docs

Formatting text in Google Docs is as simple as it is in Microsoft Word. Unlike Word, the icon ribbon at the top doesn’t change depending on the menu you’ve selected.

In the ribbon you’ll see options to perform all of the following formatting options:

• Bold, italics, color, and underline
• Font size and style
• Header types
• A text highlighting tool
• Insert URL links
• Insert comments
• Insert images
• Text alignment
• Line spacing
• Lists and list formatting
• Indenting options

There are a few very useful formatting options that aren’t apparent just from glancing at the ribbon.

How to Strikethrough in Google Docs

There will be times when you want to draw a line across text. This could be for any number of reasons. However, you’ll notice that strikethrough isn’t an option in the ribbon.

To perform a strikethrough in Google Docs, highlight the text you want to strikethrough. Then select the Format menu, select Text, and select Strikethrough.

Now you’ll notice that the text you’ve highlighted has a line drawn through it.

How to Use Superscript and Subscript in Google Docs

You may have noticed that in the same menu above, there is an option to format the text as either superscript or subscript.

Using these two features takes one extra step. For example, if you want to write an exponent, like X to the power of 2 in a document, you’ll need to type X2, and then first highlight the 2 so that you can format it.

Now select the Format menu, select Text, and then choose Superscript. 

You’ll see that now the “2” is formatted as an exponent (superscript). 

If you wanted the 2 to be formatted at the bottom (subscript), then you would need to choose Subscript from the Format > Text menu.

It’s simple to use, but does require some additional clicking in the menus to achieve it.

Formatting Documents in Google Docs

In addition to the ribbon bar options to indent or left/right align blocks of text and adjust line spacing, there are a few other useful features available to help you with formatting your documents in Google Docs.

How to Change Margins in Google Docs

First, what if you don’t like the margins in the template you chose? Changing the margins in a document using Google Docs is simple.

To access the page margins settings, select File and Page setup. 

In the Page setup window, you can change any of the following formatting options for your document.

• Set the document as Portrait or Landscape
• Assign a background color for the page
• Adjust top, bottom, left, or right margins in inches

Select OK when you’re done and the page formatting will take effect immediately.

Set a Hanging Indent in Google Docs

One paragraph formatting option people often struggle with in Google Docs is the first line or  the hanging indent. First line indent is where only the first line of the paragraph is intended. Hanging indent is where the first line is the only one not indented.

The reason this is difficult is because if you select either the first line or the entire paragraph and use the indent icon in the ribbon, it’ll indent the entire paragraph.

To get a first line or hanging indent in Google Docs:

1. Select the paragraph where you want the hanging indent.
2. Select the Format menu, select Align & indent, and select Indentation options.
3. In the Indentation options window, change Special indent to Hanging.

The setting will default to 0.5 inches. Adjust this if you like, and select Apply. This will apply your settings to the selected paragraph.

The example below is a hanging indent.

How to Number Pages in Google Docs

The last formatting feature that isn’t always easy to understand or use is page numbering. It’s another Google Docs feature hidden in the menu system.

To number your Google Docs pages (and format numbering), select the Insert menu, and select Page numbers. This will show you a small pop-up window with simple options for formatting your page numbers.

The four options here are:

• Numbering on all pages at the upper right
• Numbering on all pages at the lower right
• Numbering on upper right starting at the second page
• Numbering on lower right starting at the second page

If you don’t like any of these options, select More options.

The next window will let you position exactly where you want page numbering to go.

• In the header or footer
• Whether or not to start numbering at the first page
• Which page to start page numbering

Select Apply when you’re done to apply your page numbering selections.

Other Useful Google Docs Features

There are a few other important Google Docs features you should know about if you’re just getting started. These will help you get more use out of Google Docs.

Word Count on Google Docs

Curious how many words you’ve written so far? Just select Tools and select Word count. This will show you total pages, word count, character count, and character count without spacing. 

If you enable Display word count while typing, and select OK, you’ll see a total word count for your document updated in real-time at the lower left corner of the screen.

Download Google Docs

You can download your document in a variety of formats. Select File and Download to see all of the formats. 

You can select any of these to get a copy of your document as a Word document, a PDF document, plain text, HTML, and more.

Find and Replace in Google Docs

Quickly find and replace any words or phrases in your document with new words or phrases by using the Google Docs Find and Replace feature.

To use Find and Replace in Google Docs, select the Edit menu and select Find and replace. This will open the Find and Replace window.

You can make the search case sensitive by enabling Match case. Select the Next button to find the next occurrence of your search word, and select Replace to enable the replacement. 

If you trust that you won’t make any mistakes, you can select Replace all to to just make all of the replacements at once.

Google Docs Table of Contents

If you’ve created a large document with many pages and sections, it can be useful to include a table of contents at the top of your document.

To do this, just place your cursor at the top of the document. Select the Insert menu, and select Table of contents. 

You can select from two formats, the standard numbered table of contents, or a series of links to each of the headers in your document.

A few other features in Google Docs you may want to check out includes:

• Track Changes: Select File, select Version history, and select See version history. This will show you all past revisions of your document including all changes. Restore past versions just by selecting them.
• Google Docs Offline: In Google Drive settings, enable Offline so that the documents you work on will sync on your local computer. Even if you lose internet access you can work on it and it’ll sync the next time you connect to the internet.
• Google Docs App: Want to edit your Google Docs documents on your phone? Install the Google Docs mobile app for Android or for iOS.

Related posts

• Cách thiết lập và sử dụng VPN: Hướng dẫn cho người mới bắt đầu

• Cách thay đổi màu nền trên Google Documents

• Cách Chèn Số Trang trong Word và Google Tài liệu

• Chia tài liệu thành các cột trong Google Documents

• Cách thêm Biểu đồ Gantt trong Google Tài liệu

• Cách nhân đôi không gian trong Google Docs

• Cách hoạt động của Mục lục Google Tài liệu

• Làm thế nào để làm cho Google Slides loop mà không xuất bản

• Cách luôn hiển thị word count trong Google Docs

• Cách tạo Hanging Indent trong Microsoft Word and Google Docs

• Convert Word, PowerPoint, Excel Documents vào PDF bằng Google Docs

• Làm thế nào để tải về và tiết kiệm hình ảnh từ Google Docs

• Cách xóa Gridlines khỏi Google Sheet document

• Cách chơi Minecraft: Hướng dẫn cho người mới bắt đầu

• A browser error đã xảy ra thông báo - Google Docs trên Chrome

• Cách tạo Drop Cap trong Google Docs trong vài phút

• Sử dụng PowerShell cho người dùng gia đình â € “Hướng dẫn cho người mới bắt đầu

• Cách thay đổi Lề & Double Space trong Google Tài liệu

• Cách chuyển đổi Documents sang PDF với Google Docs bằng trình duyệt

• Làm thế nào để thực hiện một Gantt Chart trong Google Sheets