Microsoft Word được cài đặt sẵn^{(Microsoft Word comes preloaded)} nhiều tính năng cho phép bạn tạo và chỉnh sửa tài liệu của mình. Một trong những tính năng đó cho phép bạn hạn chế chỉnh sửa trong Word . Khi bạn bật tính năng này, nó sẽ ngăn không cho bất kỳ ai có thể xóa hoặc thêm nội dung vào tài liệu của bạn, do đó làm cho chúng vẫn còn nguyên vẹn.

Có nhiều cách để áp dụng các hạn chế cho tài liệu của bạn và bạn có thể sử dụng những gì phù hợp với tình huống của mình. Ví dụ: bạn có thể bật hạn chế định dạng nếu bạn không muốn bất kỳ ai thay đổi định dạng của tài liệu.

Hạn chế chỉnh sửa trong Word^{(Restrict Editing In Word)}

Bạn có thể hạn chế chỉnh sửa cho cả tài liệu hiện có cũng như tài liệu mới trong Word . Miễn là bạn có thể mở tài liệu bằng ứng dụng, bạn có thể áp dụng các hạn chế cho tài liệu đó.

1. Bấm đúp^{(Double-click)} vào tài liệu của bạn và nó sẽ mở trong ứng dụng Word .
2. Nhấp vào tab có nội dung Đánh giá^(Review) ở trên cùng để tìm tùy chọn hạn chế mà bạn đang tìm kiếm.
3. Trên màn hình tiếp theo, nhấp vào Bảo vệ^(Protect) và chọn Hạn chế Chỉnh sửa^{(Restrict Editing)} để truy cập tùy chọn hạn chế.

1. Bạn sẽ thấy một ngăn mới xuất hiện ở phía bên tay phải của màn hình. Nó cho phép bạn áp dụng nhiều loại hạn chế khác nhau cho tài liệu của mình. Bắt đầu^(Start) bằng cách bật tùy chọn Giới hạn định dạng cho một lựa chọn kiểu^{(Limit formatting to a selection of styles)} và nhấp vào Cài đặt^(Settings) .

1. Một hộp sẽ mở ra trên màn hình của bạn. Tại đây, bạn có thể chỉ định kiểu định dạng nào được phép cho tài liệu của mình trong khi hạn chế các kiểu định dạng khác. Đánh dấu chọn những cái bạn muốn giữ lại.
   
   Bạn có thể nhấp vào Tất cả^(All) để chọn tất cả các tùy chọn định dạng hoặc Không có^(None) để chọn không có tùy chọn nào trong số chúng. Cuối cùng, nhấp vào OK để lưu các thay đổi.

1. Loại hạn chế thứ hai bạn có thể áp dụng là hạn chế chỉnh sửa. Bật hộp có nội dung Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu^{( Allow only this type of editing in the document)} , sau đó chọn một trong bốn tùy chọn được đưa ra trong menu thả xuống.
   
   Nếu bạn muốn hạn chế tất cả các thay đổi, hãy chọn tùy chọn Không thay đổi (Chỉ đọc)^{( No changes (Read only))} từ menu.

1. Word cung cấp cho bạn một tùy chọn để bạn có thể cho phép một số người chỉnh sửa tài liệu của mình ngay cả khi nó bị hạn chế. Để sử dụng nó, hãy chọn phần tài liệu mà bạn muốn giữ để có thể chỉnh sửa cho những người dùng đã chọn của bạn.
2. Nhấp vào Thêm người dùng^{(More users)} trong Ngoại lệ (tùy chọn)^{(Exceptions (optional))} trên ngăn bên phải để chọn những người dùng được phép thực hiện chỉnh sửa đối với tài liệu.

1. Nhập^(Enter) tên người dùng bạn muốn cho phép chỉnh sửa tài liệu của mình và nhấp vào OK .

1. Đánh dấu^(Tick-mark) vào tên người dùng bạn vừa thêm trong ngăn bên phải.
2. Nhấp vào Có, Bắt đầu Thực thi Bảo vệ^{(Yes, Start Enforcing Protection)} để bắt đầu áp dụng các hạn chế cho tài liệu của bạn.

1. Nó sẽ nhắc bạn nhập mật khẩu để bảo vệ. Bạn có thể sử dụng mật khẩu này để xóa các hạn chế chỉnh sửa khỏi tài liệu sau này. Nhập mật khẩu mạnh và nhấp vào OK .

Nếu bất kỳ ai cố gắng thực hiện thay đổi đối với tài liệu, Word sẽ ngăn họ làm như vậy và một thông báo sẽ xuất hiện ở phía dưới cho họ biết tài liệu đã được bảo vệ.

Tìm các phần có thể chỉnh sửa trong tài liệu^{(Find Editable Parts In The Document)}

Nếu bạn đã gặp một tài liệu bị hạn chế nhưng bạn biết rằng cần có những phần trong đó mà bạn có thể chỉnh sửa, Word cho phép bạn tìm thấy những phần có thể chỉnh sửa trong một tài liệu được bảo vệ một cách khá dễ dàng.

Bạn có thể dễ dàng tìm thấy tất cả các phần có thể chỉnh sửa trong tài liệu của mình bằng một vài cú nhấp chuột.

1. Khởi chạy tài liệu của bạn trong ứng dụng Word .
2. Nhấp vào tab Xem^(Review) lại ở trên cùng.
3. Chọn tùy chọn có nội dung Bảo vệ^(Protect) và chọn Hạn chế Chỉnh sửa^{(Restrict Editing)} .

1. Bạn sẽ thấy ba tùy chọn trên màn hình của mình, tất cả đều được mô tả bên dưới.
   
   Tìm khu vực tiếp theo mà tôi có thể chỉnh sửa^{(Find Next Region I Can Edit)} - nó tìm phần có thể chỉnh sửa tiếp theo trong tài liệu của bạn.
   
   Hiển thị tất cả các khu vực tôi có thể chỉnh sửa^{(Show All Regions I Can Edit)} - nó sẽ hiển thị tất cả các phần có thể được chỉnh sửa trong tài liệu của bạn.
   
   Đánh dấu các vùng tôi có thể chỉnh sửa^{(Highlight the regions I can edit )} - nếu bạn đánh dấu chọn vào vùng này, tất cả các phần có thể chỉnh sửa trong tài liệu của bạn sẽ được đánh dấu.

1. Bạn có thể bắt đầu thực hiện các thay đổi đối với các khu vực có thể chỉnh sửa ngay bây giờ.

Loại bỏ các hạn chế chỉnh sửa trong Word^{(Remove Editing Restrictions In Word)}

Nếu bạn không muốn hạn chế chỉnh sửa trong Word nữa, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng cùng một tùy chọn mà bạn đã sử dụng để áp dụng các hạn chế.

1. Mở tài liệu bị hạn chế của bạn trong ứng dụng Word .
2. Nhấp vào tùy chọn Xem^(Review) lại ở trên cùng.
3. Chọn Bảo vệ^(Protect) , sau đó chọn Hạn chế chỉnh sửa^{(Restrict Editing)} trên màn hình sau.

1. Trên ngăn bên tay phải, ở cuối màn hình, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn có nội dung Dừng Bảo vệ^{(Stop Protection)} . Nhấp^(Click) vào nó để loại bỏ các hạn chế khỏi tài liệu của bạn.

1. Nó sẽ yêu cầu bạn nhập mật khẩu của mình. Làm như vậy và nhấp vào OK .

1. Các hạn chế nên được loại bỏ và bạn có thể bắt đầu chỉnh sửa tài liệu.

Cách hạn chế chỉnh sửa trong Word với mật khẩu & chế độ chỉ đọc^{(How To Restrict Editing In Word With Password & Read-Only Mode)}

Tính năng trên là một cách tuyệt vời để hạn chế mọi người chỉnh sửa tài liệu của bạn. Tuy nhiên, như bạn thấy, nó hơi quá phức tạp và đòi hỏi bạn phải trải qua khoảng chục bước.

Một cách khác để hạn chế chỉnh sửa trong Word là đặt mật khẩu bảo vệ tài liệu của bạn. Bạn có thể thêm mật khẩu và tài liệu của bạn sẽ nhắc bạn nhập mật khẩu mỗi khi bạn mở. Bạn có thể kết hợp nó với chế độ chỉ đọc^{(combine it with read-only mode)} và bạn sẽ nhận được lời nhắc cho biết tài liệu chỉ được đọc ngay cả sau khi nhập đúng mật khẩu.

1. Khởi chạy tài liệu của bạn trong ứng dụng Word .
2. Nhấp vào menu Tệp ở trên cùng.^(File)
3. Một số tùy chọn sẽ xuất hiện ở thanh bên trái. Nhấp^(Click) vào một cái có ghi Thông tin^(Info) để mở bảng thông tin.

1. Trên màn hình sau, hãy nhấp vào biểu tượng mũi tên xuống nhỏ trong Bảo vệ tài liệu^{(Protect Document)} .

1. Chọn Luôn mở Chỉ đọc^{(Always Open Read-Only)} từ các tùy chọn có sẵn trên màn hình của bạn.

1. Bây giờ Word^(Word) sẽ luôn mở tài liệu cụ thể này ở chế độ chỉ đọc. Bạn sẽ thấy thông báo xác nhận cho điều tương tự trên màn hình của mình.

1. Đã đến lúc khóa tài liệu của bạn bằng mật khẩu. Để thực hiện, hãy nhấp vào tùy chọn Bảo vệ tài liệu^{(Protect Document)} và chọn Mã hóa bằng mật khẩu^{(Encrypt with Password)} .

1. Nhập^(Enter) mật khẩu bạn muốn bảo vệ tài liệu của mình và nhấp vào OK .

1. Nó sẽ yêu cầu bạn nhập lại mật khẩu của mình. Làm như vậy và nhấn OK .

1. Tài liệu của bạn hiện được bảo vệ bằng mật khẩu và nó sẽ chỉ mở nếu bạn nhập đúng mật khẩu.
2. Nếu bạn cần tắt tính năng bảo vệ, hãy quay lại cùng menu Thông tin^(Info) , nhấp vào Bảo vệ tài liệu^{(Protect Document)} và chọn Luôn mở Chỉ đọc^{(Always Open Read-Only)} .

1. Nhấp lại vào Bảo vệ tài liệu^{(Protect Document)} và chọn Mã hóa bằng mật khẩu^{(Encrypt with Password)} .

1. Xóa mọi thứ khỏi trường Mật khẩu^(Password) và nhấp vào OK . Nó sẽ xóa bảo vệ bằng mật khẩu khỏi tài liệu của bạn.

Không khuyến khích chỉnh sửa bằng cách đánh dấu tài liệu là cuối cùng^{(Discourage Editing By Marking Document As Final)}

Word có một tính năng cho phép bạn đánh dấu một tài liệu là cuối cùng. Khi bạn làm điều đó, tài liệu của bạn được coi là phiên bản cuối cùng và không được phép thực hiện thêm bất kỳ thay đổi nào đối với tài liệu đó.

Nếu người dùng mở tài liệu, họ sẽ thấy cảnh báo cho biết tài liệu đã được đánh dấu là cuối cùng. Nếu họ vẫn muốn tiếp tục và chỉnh sửa tài liệu, họ có thể nhấp vào một tùy chọn để thực hiện.

Tùy chọn này chỉ để ngăn mọi người chỉnh sửa tài liệu của bạn và nó không thực sự hạn chế việc chỉnh sửa trong Word .

1. Trong khi tài liệu của bạn đang mở trong Word , hãy nhấp vào tùy chọn Tệp^(File) ở trên cùng.
2. Chọn Thông tin^(Info) từ các tùy chọn có sẵn trong thanh bên trái.

1. Nhấp vào Bảo vệ tài liệu^{(Protect Document )} ở menu bên phải và chọn Đánh dấu là cuối cùng^{(Mark as Final)} .

1. Bạn sẽ nhận được lời nhắc cho biết tài liệu sẽ được đánh dấu là cuối cùng và sau đó được lưu. Nhấp^(Click) vào OK để tiếp tục.

1. Bạn sẽ thấy một lời nhắc khác trên màn hình của mình mô tả ý nghĩa của việc đánh dấu là cuối cùng. Nhấp^(Click) vào OK để tiếp tục.

1. Lần tiếp theo khi mở tài liệu, bạn sẽ thấy thông báo cho biết tài liệu là cuối cùng. Nếu bạn cần chỉnh sửa nó, hãy nhấp vào nút Chỉnh sửa Dù sao^{(Edit Anyway)} .

1. Để xóa thẻ cuối cùng khỏi tài liệu của bạn, hãy quay lại cùng menu Thông tin^(Info) , nhấp vào Bảo vệ tài liệu^{(Protect Document)} và chọn tùy chọn Đánh dấu là cuối cùng^{(Mark as Final)} .

Tắt chỉnh sửa trong tài liệu không có Word^{(Disable Editing In a Document Without Word)}

Nếu bạn không muốn sử dụng Word để kích hoạt các hạn chế vì lý do nào đó, có một phương pháp không yêu cầu. Nó sử dụng một trong các tùy chọn trong File Explorer để ngăn mọi người chỉnh sửa tài liệu của bạn.

1. Định vị tài liệu Word của bạn bằng File Explorer nhưng không mở nó.
2. Nhấp chuột phải vào tệp của bạn và chọn Thuộc tính^(Properties) .

1. Nhấp vào Chung^(General) ở trên cùng nếu bạn chưa ở đó.
2. Bạn sẽ thấy một hộp kiểm có nhãn là Chỉ đọc^(Read-only) . Đánh dấu vào ô và nhấp vào Áp dụng^(Apply) , sau đó nhấp vào OK .

File Explorer đã đặt tệp của bạn ở chế độ chỉ đọc,^{(File Explorer has made your file read-only)} nghĩa là mọi người có thể đọc nó nhưng họ không thể chỉnh sửa nó.

Bạn có hạn chế chỉnh sửa trong tài liệu Word của mình không? Nếu vậy, bạn sử dụng những phương pháp nào? Hãy cho chúng tôi và độc giả của chúng tôi biết trong phần bình luận bên dưới.

How to Restrict Editing on Word Documents

Microsoft Word comes preloaded with many features to let you create and edit your documents. One of those features lets you restrict editing in Word. When you enable the feature, it prevents anyone from being able to remove or add content to your documents thus making them remain intact.

There are many ways to apply restrictions to your documents and you can use what’s appropriate for your situation. For example, you can enable formatting restrictions if you don’t want anyone to change the formatting of the document.

Restrict Editing In Word

You can restrict editing for both your existing as well as new documents in Word. As long as you can open a document with the app, you can apply restrictions to it.

1. Double-click on your document and it’ll open in the Word app.
2. Click on the tab that says Review at the top to find the restrictions option that you’re looking for.
3. On the following screen, click on Protect and select Restrict Editing to access the restrictions option.

1. You’ll see a new pane appearing on the right-hand side of your screen. It lets you apply various types of restrictions to your document. Start by enabling the Limit formatting to a selection of styles option and clicking on Settings.

1. A box will open on your screen. Here, you can specify what formatting styles are to be allowed for your document while restricting the others. Tick-mark the ones you want to keep.
   
   You can click on All to select all formatting options or None to select none of them. Finally, click on OK to save the changes.

1. The second restriction type you can apply is editing restrictions. Enable the box that says Allow only this type of editing in the document and then choose one of the four options given in the dropdown menu.
   
   If you want to restrict all changes, choose the No changes (Read only) option from the menu.

1. Word gives you an option where you can allow certain people to edit your document even if it’s been restricted. To use it, select the part of your document that you want to keep editable for your chosen users.
2. Click on More users under Exceptions (optional) on the right-hand side pane to select users who’re allowed to make edits to the document.

1. Enter the usernames you want to allow to edit your document and click on OK.

1. Tick-mark the username you just added in the right-hand side pane.
2. Click on Yes, Start Enforcing Protection to start applying restrictions to your document.

1. It’ll prompt you to enter a password for protection. You can use this password to later remove editing restrictions from the document. Enter a strong password and click on OK.

If anyone tries to make a change to the document, Word will prevent them from doing so and a message will appear at the bottom letting them know the document is protected.

Find Editable Parts In The Document

If you’ve come across a restricted document but you know there should be parts in it that you can edit, Word lets you find the editable parts in a protected document fairly easily.

You can easily find all the editable parts in your document with a few clicks.

1. Launch your document in the Word app.
2. Click on the Review tab at the top.
3. Select the option that says Protect and choose Restrict Editing.

1. You’ll see three options on your screen all of which are described below.
   
   Find Next Region I Can Edit – it finds the next editable part in your document.
   
   Show All Regions I Can Edit – it’ll show all the parts in your document that can be edited.
   
   Highlight the regions I can edit – if you tick-mark this, all the parts that can be edited in your document will be highlighted.

1. You can start making changes to the editable regions now.

Remove Editing Restrictions In Word

If you no longer want to restrict editing in Word, you can do it using the same option you used to apply the restrictions.

1. Open your restricted document in the Word app.
2. Click on the Review option at the top.
3. Select Protect followed by Restrict Editing on the following screen.

1. On the right-hand side pane, at the very bottom of your screen, you’ll find an option saying Stop Protection. Click on it to remove restrictions from your document.

1. It’ll ask you to enter your password. Do so and click on OK.

1. Restrictions should be removed and you can start editing the document.

How To Restrict Editing In Word With Password & Read-Only Mode

The above feature is a great way to restrict people from editing your documents. But, as you can see, it’s a bit too complex and requires going through about a dozen steps.

Another way to restrict editing in Word is to password protect your document. You can add a password and your document will prompt you for it each time you open it. You can combine it with read-only mode and you’ll get a prompt saying the document is only meant to be read even after entering the correct password.

1. Launch your document in the Word app.
2. Click on the File menu at the top.
3. Several options will appear in the left sidebar. Click on the one that says Info to open the info panel.

1. On the following screen, click on the small down arrow icon under Protect Document.

1. Select Always Open Read-Only from the options available on your screen.

1. Word will now always open this particular document in read-only mode. You’ll see a confirmation message for the same on your screen.

1. It’s time to lock your document with a password. To do it, click on the Protect Document option and select Encrypt with Password.

1. Enter the password you want to protect your document with and click on OK.

1. It’ll ask you to enter your password again. Do so and hit OK.

1. Your document is now protected with a password and it’ll only open if you enter the correct password.
2. If you ever need to disable protection, go back to the same Info menu, click on Protect Document, and choose Always Open Read-Only.

1. Click on Protect Document again and select Encrypt with Password.

1. Remove everything from the Password field and click on OK. It’ll remove password protection from your document.

Discourage Editing By Marking Document As Final

Word has a feature that lets you mark a document as final. When you do it, your document is considered to be the final version and no further changes are allowed to be made to it.

If a user opens the document, they’ll see a warning saying the document has been marked as final. If they still wish to proceed and edit the document, they can click on an option to do it.

This option is only to discourage people from editing your document and it doesn’t actually restrict editing in Word.

1. While your document is open in Word, click on the File option at the top.
2. Select Info from the options available in the left sidebar.

1. Click on Protect Document on the right-hand side menu and select Mark as Final.

1. You’ll get a prompt saying the document will be marked as final and then saved. Click on OK to continue.

1. You’ll see another prompt on your screen describing what marking as final means. Click on OK to continue.

1. The next time you open the document, you’ll see a message saying the document is final. If you need to edit it, click on the Edit Anyway button.

1. To remove the final tag from your document, head back to the same Info menu, click on Protect Document, and select the Mark as Final option.

Disable Editing In a Document Without Word

If you don’t want to use Word to enable restrictions for some reason, there’s a method that doesn’t require it. It uses one of the options in File Explorer to prevent people from editing your document.

1. Locate your Word document using File Explorer but don’t open it.
2. Right-click on your file and select Properties.

1. Click on General at the top if you aren’t already there.
2. You’ll see a checkbox labeled as Read-only. Tick-mark the box and click on Apply followed by OK.

File Explorer has made your file read-only meaning people can read it but they can’t edit it.

Do you restrict editing in your Word documents? If so, what methods do you use? Let us and our readers know in the comments below.

Related posts

• Xem tài liệu Word ở chế độ toàn màn hình

• Thay đổi lề mặc định được sử dụng trong tài liệu Word mới

• Cách sửa lỗi không xác định dấu trang trong Word

• Cách thêm chú thích cuối trang trong Word

• Cách tạo tài liệu PDF trong Microsoft Office

• Cách khôi phục tài liệu Word

• Cách vẽ trong Microsoft Word

• Cách Chèn một Đường ngang trong Microsoft Word

• 9 cách mở tài liệu Word mà không cần Word

• Xem và chèn ngày tài liệu được sửa đổi lần cuối trong tài liệu Word

• Làm cho OpenOffice Writer có giao diện và chức năng giống Microsoft Word hơn

• Dán văn bản vào Word mà không cần định dạng

• Thay đổi đơn vị đo lường trong Microsoft Word

• Cách in trên phong bì trong Microsoft Word

• Cách Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Sử dụng Spike để cắt và dán nhiều mục văn bản trong Word

• Tính tổng một cột bảng trong Word

• Cách thêm phông chữ mới vào Microsoft Word

• Cách khắc phục Trình kiểm tra chính tả không hoạt động trong Word

• Cách chuyển tài liệu Word sang PDF