Nếu bạn đang chuẩn bị đi nghỉ và bạn sẽ không có mặt để trả lời email của mình, bạn nên đặt trả lời 'vắng mặt' trong Outlook trên máy tính của mình. Bằng cách này, bất kỳ ai gửi email cho bạn sẽ nhận được phản hồi tự động cho họ biết sự vắng mặt của bạn tại văn phòng.

Outlook cho phép bạn tạo các thư trả lời tùy chỉnh để được tự động gửi đến bất kỳ ai gửi email cho bạn. Bạn cũng có thể chỉ định khoảng thời gian tùy chỉnh^{(custom date period)} trong đó ứng dụng sẽ xử lý email cho bạn.

Đặt câu trả lời Outlook vắng mặt cho tài khoản Exchange^{(Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts)}

Nếu bạn đang ở trong môi trường kinh doanh^{(business environment)} và công ty hoặc tổ chức của bạn sử dụng Microsoft Exchange^{(company or organization uses Microsoft Exchange)} , bạn có một cách thực sự dễ dàng để thiết lập trả lời ngoài văn phòng trong Outlook cho tài khoản email^{(email account)} của mình .

• Khởi chạy ứng dụng Outlook trên máy tính của bạn.
• Nhấp vào tab có ghi Tệp^(File) ở trên cùng và bạn sẽ thấy các tùy chọn khác nhau. Bấm^(Click) vào tùy chọn có nội dung Trả lời Tự động (Vắng mặt)^{(Automatic Replies (Out of Office))} . Nếu bạn không thấy tùy chọn này, hãy chuyển sang phần tiếp theo để tìm hiểu cách thực hiện tác vụ.

• Một hộp sẽ xuất hiện trên màn hình cho phép bạn nhập thông tin vào các trường khác nhau. Để gửi trả lời tùy chỉnh tự động, bạn sẽ cần điền vào các trường như sau.
  
  Bật hộp có nội dung Gửi trả lời tự động^{(Send automatic replies)} ở trên cùng.
  
  Đánh dấu chọn vào hộp Chỉ gửi trong phạm vi thời gian này^{(Only send during this time range)} . Sau đó, chọn ngày từ và đến khi bạn không thể trả lời email của mình.
  
  Nếu bạn muốn câu trả lời của mình chỉ được gửi đến những người trong tổ chức của bạn, hãy nhấp vào tab Bên trong Tổ chức của tôi^{(Inside My Organization)} . Nếu không, hãy nhấp vào tab khác có nội dung Bên ngoài Tổ chức của tôi^{(Outside My Organization)} .
  
  Nhập câu trả lời bạn muốn tự động gửi vào hộp được cung cấp trên màn hình của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ định dạng để định dạng và thay đổi kiểu văn bản của mình.
  
  Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào OK để lưu các thay đổi.

Giờ đây, Outlook^(Outlook) sẽ tự động gửi thông báo tùy chỉnh^{(custom message)} được xác định trước của bạn cho bất kỳ ai gửi email cho bạn trong khoảng thời gian bạn đã chỉ định^{(date period)} .

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

Hầu hết người dùng thông thường sử dụng tài khoản IMAP hoặc POP3^{(IMAP or POP3 accounts)} trong Outlook của họ. Điều này thường bao gồm việc sử dụng Hotmail , Gmail và các tài khoản email khác của bạn với ứng dụng Outlook^{(Outlook app)} . Nếu bạn là một trong những người dùng này, bạn sẽ cần tạo quy tắc để gửi trả lời tự động vì phương pháp trên sẽ không hiệu quả với bạn.

Tuy nhiên, may mắn thay, việc tạo một thông báo tùy chỉnh^{(custom message)} và một quy tắc để tự động gửi trả lời không quá khó trong Outlook .

Tạo mẫu trả lời tự động^{(Create An Automatic Reply Template)}

• Mở Outlook trên máy tính của bạn và nhấp vào tùy chọn Email mới^{(New Email)} ở trên cùng.

• Cửa sổ soạn email^{(email compose window)} thông thường sẽ mở ra. Tại đây, bạn cần nhập email mà bạn muốn Outlook tự động gửi. Chỉ cần nhập^{(Just type)} nội dung email, thường bao gồm đề cập đến việc bạn sẽ không rảnh trong bao lâu và khi nào bạn sẽ quay lại.

• Nhấp vào tab Tệp^(File) ở trên cùng và chọn Lưu Dưới dạng^{(Save As)} .

• Nhập tên cho mẫu trả lời^{(office reply template)} vắng mặt của bạn và chọn Mẫu Outlook^{(Outlook Template)} từ menu thả xuống Lưu dưới dạng . ^{(Save as type)}Sau đó nhấp vào Lưu^(Save) .

• Đóng cửa sổ soạn email và chọn ^{(email compose window and select)} Không^(No) khi nó hỏi bạn có muốn lưu các thay đổi hay không.

Thiết lập quy tắc trả lời tự động^{(Set Up An Auto-Reply Rule)}

• Nhấp vào tab Trang chủ^(Home) , chọn Quy tắc^(Rules) và chọn Quản lý Quy tắc & Cảnh báo^{(Manage Rules & Alerts)} .

• Trong tab Quy tắc email , nhấp vào ^{(Email Rules)}Quy tắc mới^{(New Rule)} để tạo quy tắc mới.

• Chọn Áp dụng quy tắc cho tin nhắn tôi nhận được^{(Apply rule on messages I receive)} và nhấn Tiếp theo^(Next) .

• Chọn nhận được trong một điều kiện khoảng ngày cụ thể ^{(received in a specific date span)} và nhấp^{(condition and click)} vào liên kết của nó trong hộp màu trắng lớn.
  
  Đánh dấu chọn cả hai hộp kiểm Sau^(After) và Trước^(Before) và chỉ định phạm vi ngày^{(date range)} mà bạn sẽ không thể trả lời email của mình. Sau đó nhấn OK , tiếp theo là Next .

• Đánh dấu chọn trả lời bằng cách sử dụng một mẫu cụ thể^{(reply using a specific template)} và nhấp vào liên kết của nó.

• Chọn mẫu email^{(email template)} bạn đã tạo trước đó, bấm vào Mở^(Open) , sau đó bấm Tiếp theo^(Next) .

• Tùy chọn, áp dụng bất kỳ ngoại lệ nào nếu bạn muốn và nhấp vào Tiếp theo^(Next) .

• Nhập tên cho quy tắc của bạn và nhấp^{(rule and click)} vào Hoàn tất^(Finish) .

Đặt trả lời vắng mặt trên phiên bản Outlook Web^{(Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version)}

Rất nhiều người dùng đang từ bỏ các ứng dụng dành cho máy tính để bàn^{(desktop apps)} của họ và thay thế chúng bằng các ứng dụng web của họ. Nếu bạn đã làm điều đó và sử dụng phiên bản web Outlook^{(use the Outlook web version)} cho email của mình, bạn cũng có thể đặt trả lời^{(office reply)} vắng mặt trong Outlook cho web.

Điều này dễ thực hiện hơn bất kỳ phương pháp nào khác được thảo luận ở trên.

• Truy cập trang web Outlook và đăng nhập vào tài khoản của bạn nếu bạn chưa đăng nhập.
• Khi bạn nhìn thấy hộp thư đến của mình, hãy nhấp vào biểu tượng cài đặt ở góc trên cùng bên phải, sau đó chọn Xem tất cả cài đặt Outlook^{(View all Outlook settings)} ở dưới cùng. Nó sẽ mở menu cài đặt.

• Bạn sẽ thấy một số cài đặt mà bạn có thể định cấu hình cho tài khoản Outlook của mình^{(Outlook account)} . Bạn muốn tìm tùy chọn có nội dung Trả lời tự động^{(Automatic replies)} và nhấp vào tùy chọn đó.

• Một số tùy chọn mới sẽ xuất hiện trên ngăn bên^{(side pane)} tay phải .
  
  Trước^(First) hết, hãy bật tùy chọn cho biết Bật trả lời tự động^{(Turn on automatic replies)} .
  
  Đánh dấu chọn hộp Chỉ gửi câu trả lời trong một khoảng thời gian^{(Send replies only during a time period)} . Chỉ định phạm vi ngày trong cả hộp Thời gian bắt đầu^{(Start time)} và Thời gian kết thúc . ^{(End time)}Đây là lúc ứng dụng sẽ gửi trả lời tự động của bạn.
  
  Sau đó, bạn có thể nhập một câu trả lời tùy chỉnh^{(custom reply)} sẽ được tự động gửi đến những người gửi email cho bạn. Hãy thoải mái sử dụng các tùy chọn định dạng có sẵn.
  
  Theo tùy chọn, bật Chỉ gửi trả lời đến các liên hệ^{(Send replies only to contacts)} nếu bạn chỉ muốn tự động trả lời các liên hệ của mình.
  
  Cuối cùng, nhấp vào Lưu^(Save)ở dưới cùng để lưu các thay đổi của bạn.

• Nếu bạn muốn tắt trả lời tự động, chỉ cần bỏ chọn tùy chọn Trả lời tự động trên^{(Automatic replies on )} .

Đó là một điều thực sự tuyệt vời khi có thể đặt thư trả lời^{(office reply)} vắng mặt trong Outlook . Hãy cho chúng tôi biết nếu bạn sử dụng nó và tin nhắn trả lời tự động của bạn trông như thế nào trong các nhận xét bên dưới.

How To Set Out Of Office Replies In Outlook

If you’re heading оff to a vacatiоn and you’re not going to be aνailable to reply to your emails, it’ѕ a good іdea to set an ‘out of office’ reply in Outlook оn your computer. This way, anyone who sends you an email will receive an automatic reѕponse letting them know of your absence in the officе.

Outlook lets you create custom replies to be automatically sent to anyone who emails you. You can also specify a custom date period during which the app should handle your emails for you.

Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts

If you’re in a business environment and your company or organization uses Microsoft Exchange, you have a really easy way to set out of office replies in Outlook for your email account.

• Launch the Outlook app on your computer.
• Click on the tab that says File at the top and you’ll see various options. Click on the option that reads Automatic Replies (Out of Office). If you don’t see this option, skip to the next section to learn how to do the task.

• A box will appear on your screen letting you input information in various fields. To send out automatic custom replies, you’re going to need to fill-in the fields as the following.
  
  Enable the box that says Send automatic replies at the top.
  
  Tick-mark the Only send during this time range box. Then select the from and to dates when you won’t be available to respond to your emails.
  
  If you want your reply to be only sent to those who are in your organization, click on the Inside My Organization tab. Otherwise, click on the other tab that says Outside My Organization.
  
  Type in the response you want to automatically send in the box given on your screen. You can use the formatting tools as well to format and change the style of your text.
  
  Once you’re done, click on OK to save the changes.

Outlook will now auto-send your predefined custom message to anyone who sends you an email during your specified date period.

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

Most general users out there use IMAP or POP3 accounts in their Outlook. This usually includes using your Hotmail, Gmail, and such other email accounts with the Outlook app. If you’re one of these users, you’ll need to create a rule to send out automatic replies as the above method won’t work for you.

Fortunately, though, creating a custom message and a rule to automate sending the replies isn’t too difficult in Outlook.

Create An Automatic Reply Template

• Open Outlook on your computer and click on the New Email option at the top.

• The usual email compose window will open. Here, you need to type in the email that you want Outlook to automatically send. Just type in the body of the email which usually includes mentioning how long you won’t be available and when you’ll be back.

• Click on the File tab at the top and select Save As.

• Enter a name for your out of office reply template and choose Outlook Template from the Save as type dropdown menu. Then click on Save.

• Close the email compose window and select No when it asks if you want to save the changes.

Set Up An Auto-Reply Rule

• Click on the Home tab, select Rules, and choose Manage Rules & Alerts.

• In the Email Rules tab, click on New Rule to create a new rule.

• Select Apply rule on messages I receive and hit Next.

• Select the received in a specific date span condition and click on its link in the large white box.
  
  Checkmark both After and Before checkboxes and specify the date range in which you won’t be able to respond to your emails. Then hit OK followed by Next.

• Checkmark reply using a specific template and click on its link.

• Select the email template you created earlier, click on Open, and then hit Next.

• Optionally, apply any exceptions if you want and click on Next.

• Enter a name for your rule and click on Finish.

Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version

A lot of users are ditching their desktop apps and replacing them with their web counterparts. If you’ve done that already and use the Outlook web version for your emails, you can set an out of office reply in Outlook for web, too.

This one’s easier to do than any other methods discussed above.

• Head over to the Outlook website and log-in to your account if you aren’t already.
• Once you see your inbox, click on the settings icon at the top-right corner and then choose View all Outlook settings at the bottom. It’ll open the settings menu.

• You’ll see several settings you can configure for your Outlook account. You want to find the option that says Automatic replies and click on it.

• Several new options will appear on the right-hand side pane.
  
  First of all, enable the option that says Turn on automatic replies.
  
  Checkmark the Send replies only during a time period box. Specify a date range in both Start time and End time boxes. This is when the app will send out your automatic replies.
  
  You can then enter a custom reply that’ll be automatically sent to the people who email you. Feel free to use the available formatting options.
  
  Optionally, enable Send replies only to contacts if you only want to auto-respond to your contacts.
  
  Finally, click on Save at the bottom to save your changes.

• Should you ever want to turn off automatic replies, just uncheck the Automatic replies on option.

It’s a really great thing to be able to set an out of office reply in Outlook. Let us know if you use it and what your auto-reply message looks like in the comments below.

Related posts

• Cách tạo Distribution List trong Outlook

• Làm thế nào để Forward Outlook Emails vào Gmail

• Cách tạo Phím tắt Microsoft Outlook cho Email và Công việc

• Tìm kiếm Email Outlook theo Người gửi, Ngày, Từ khóa, Kích thước và hơn thế nữa

• Tự động di chuyển email vào thư mục trong Outlook bằng Quy tắc

• Cách chèn chữ ký trong Microsoft Word Document

• Cách đính kèm một mục Outlook khác (Email, Liên hệ, Tác vụ hoặc Mục Lịch) vào một Email

• Làm thế nào để Thực hiện một Booklet trong Word

• Cách tạo Flowchart trong Word and Excel

• Cách sử dụng Mail Merge bằng Word đến Create Letters, Labels và phong bì

• Làm thế nào để Automatically Backup một Word Document để onedrive

• Cách tạo Drop Down List trong Excel

• Ultimate Guide Để sửa chữa bị hư hỏng hoặc Corrupt Word File

• Làm thế nào để Thêm Headers and Footers trong PowerPoint

• Cách tạo Greeting Card với MS Word

• 12 Mẹo và Thủ thuật hữu ích của Microsoft Word

• Lập biểu đồ dữ liệu Excel của bạn

• Cách Create and Use AutoText trong Microsoft Word

• Microsoft Myanalytics là gì và làm thế nào để sử dụng nó?

• Cách theo dõi các thay đổi trong Word (Trực tuyến, Di động và Máy tính để bàn)