Microsoft Word có một tính năng theo đó bạn có thể ẩn văn bản để nó không hiển thị trong tài liệu. Nếu bạn không muốn xóa hoàn toàn văn bản, ẩn văn bản là một lựa chọn tốt.

Vậy tại sao bạn lại muốn ẩn văn bản trong tài liệu Word^{(Word document)} ? Một lý do là nếu bạn muốn in hai phiên bản khác nhau của cùng một tài liệu, nhưng không muốn tạo hai tệp riêng biệt. Trong trường hợp này, bạn có thể ẩn một số văn bản, in tệp và sau đó in lại tài liệu, nhưng chọn in văn bản ẩn trong hộp thoại tùy chọn in.

Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách ẩn văn bản trong Word , cách xem văn bản ẩn, ẩn văn bản cũng như cách thực hiện để người khác không thể sửa văn bản bị ẩn. Lưu ý rằng bạn có thể ẩn văn bản trong Office cho Mac theo cách giống hệt như hình dưới đây.

Ẩn văn bản trong Word 2007, 2010, 2013

Trước tiên, hãy mở bất kỳ tài liệu nào bạn có thể có mà có một lượng văn bản tương đối trong đó. Đây là một tài liệu ví dụ^{(example document)} tôi đang sử dụng cho mục đích minh họa.

Đánh dấu^(Highlight) văn bản mà bạn muốn ẩn, sau đó nhấp chuột phải vào văn bản đó và chọn Phông chữ^(Font) .

Trong hộp thoại Phông chữ , bạn sẽ thấy hộp kiểm ^(Font)Ẩn^(Hidden) trong phần Hiệu ứng^(Effects) . Hãy tiếp tục và đánh dấu vào ô đó.

Nhấp vào OK và POOF^{(Click OK and POOF)} , văn bản của bạn bây giờ đã biến mất! Tất cả những gì tôi còn lại là một đoạn mà không có dấu hiệu của đoạn kia. Đoạn văn vẫn tồn tại và có một số câu hỏi thú vị nảy sinh hiện nó đã bị ẩn đi.

Câu hỏi đầu tiên nảy ra trong đầu tôi là điều gì sẽ xảy ra nếu tôi bắt đầu nhập vào vùng trống chứa văn bản trước đó? Vâng^(Well) , tôi đã tiếp tục và kiểm tra nó bằng cách gõ một đoạn văn bản khác mà trước đó là văn bản ẩn.

Vậy chuyện gì đã xảy ra? Chà^(Well) , tôi sẽ giải thích điều đó trong phần tiếp theo khi tôi nói về cách xem văn bản ẩn trong Word .

Xem văn bản ẩn trong Word

Được rồi, vậy làm cách nào để lấy lại văn bản ẩn để hiển thị lại tài liệu? Về cơ bản, chúng tôi thực hiện theo cùng một quy trình khi chúng tôi ẩn văn bản. Nhấn CTRL + A để đánh dấu mọi thứ trong tài liệu, nhấp chuột phải vào bất kỳ phần nào được đánh dấu và chọn lại Phông chữ^(Font) . Lần này, bạn sẽ thấy hộp kiểm Ẩn^(Hidden) không có dấu kiểm trong đó mà thay vào đó là hoàn toàn màu xanh lục.

Điều này có nghĩa là một số văn bản được chọn bị ẩn và một số văn bản được hiển thị. Nhấp vào nó một lần sẽ thay đổi nó thành dấu kiểm, có nghĩa là tất cả văn bản trong tài liệu sẽ bị ẩn và nhấp vào nó một lần nữa sẽ xóa dấu kiểm, có nghĩa là không có văn bản nào trong tài liệu được ẩn.

Văn bản ẩn hiện đã hiển thị, nhưng như bạn có thể thấy, nó ở một vị trí hơi khác. Bây giờ nó nằm dưới đoạn văn mà tôi đã nhập khi văn bản bị ẩn. Vì vậy, thay vì bị ghi đè, nó chỉ đơn giản là bị đẩy xuống. Nếu bạn muốn văn bản vẫn ở một vị trí nhất định, bạn có thể nhấp vào nút Show/Hide Paragraph Marks và nó sẽ hiển thị cho bạn văn bản ẩn với một dấu gạch dưới chấm đặc biệt.

Sau đó, bạn có thể bắt đầu một đoạn văn mới ở vị trí bạn muốn và sau đó nhấp vào nút để ẩn văn bản một lần nữa. Bây giờ bạn đã biết cách ẩn và hiển thị văn bản ẩn, chúng ta hãy nói về cách in nó.

In văn bản ẩn trong Word

Việc in văn bản ẩn trong Word yêu cầu phải đi đến phần tùy chọn của hộp thoại In^(Print) . Khi bạn đi tới Tệp^(File) và sau đó In^(Print) , hãy nhấp vào Thiết lập Trang^{( Page Setup)} ở dưới cùng.

Trong hộp thoại Thiết lập Trang^{(Page Setup)} , bấm vào tab Giấy^{(Paper tab)} và sau đó bấm vào Tùy chọn In^{( Print Options)} .

Thao tác này sẽ hiển thị hộp thoại Word Options với tab Display đã được chọn. ^(Display)Tại đây, bạn sẽ thấy hộp văn bản ẩn ^{(Print hidden text)}In trong Tùy chọn in^{(Printing Options)} .

Bạn cũng có thể truy cập hộp thoại này bằng cách nhấp vào Tệp^(File) , sau đó nhấp vào Tùy chọn^(Options) và sau đó nhấp vào tab Hiển thị . ^(Display)Cài đặt này là chung, vì vậy bạn sẽ phải quay lại và bỏ chọn sau nếu không muốn in văn bản ẩn cho một tài liệu khác.

Vì vậy, bây giờ chúng ta đã biết làm thế nào để ẩn và hiện văn bản, có lẽ bạn cũng muốn ngăn người khác chỉnh sửa văn bản ẩn? Điều đó cũng^(Well) có thể xảy ra như tôi trình bày dưới đây.

Bảo vệ tài liệu Word

Thật không may, không có cách nào để ẩn hoàn toàn văn bản ẩn trong Word . Nếu bạn gửi tài liệu cho ai đó có văn bản ẩn, họ sẽ có thể xem tài liệu đó nếu họ biết bất kỳ quy trình nào được trình bày ở trên. Tuy nhiên, bạn có thể ngăn không cho bất kỳ ai chỉnh sửa văn bản.

Bảo vệ tài liệu sẽ ngăn không cho bất kỳ ai thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với bất kỳ văn bản nào. Nó sẽ cho phép người dùng xem tài liệu, nhưng không thực hiện bất kỳ thay đổi nào.

Bấm vào tab Xem^(Review) lại và bấm vào Bảo vệ Tài liệu^{(Protect Document)}  hoặc Hạn chế Chỉnh sửa^{(Restrict Editing)} tùy thuộc vào phiên bản Office của bạn .

Chọn hộp Giới hạn định dạng cho một lựa chọn kiểu^{( Limit formatting to a selection of styles)}  và nhấp vào nút Cài đặt^(Settings) .

Trong hộp thoại Giới hạn Định dạng^{( Formatting Restrictions)} , hãy chọn hộp một lần nữa và nhấp vào Không có^(None) để đảm bảo không có gì có thể thay đổi về định dạng và kiểu^{(formatting and style)} .

Nhấp vào OK^{(Click OK)} và bạn sẽ nhận được một thông báo bật lên hỏi bạn có muốn xóa một số kiểu định dạng không được phép hay không. Đảm bảo nhấp vào KHÔNG^(NO) . Nếu bạn nhấp vào Có, nó sẽ xóa thuộc tính ẩn khỏi văn bản ẩn và nó sẽ hiển thị trở lại.

Tiếp theo, chọn hộp Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu^{(Allow only this type of editing in the document )} và để nó là Không thay đổi (Chỉ đọc)^{(No Changes (Read only))} .

Trong Ngoại lệ^(Exceptions) , bạn có thể bỏ chọn mọi thứ. Cuối cùng, nhấp vào nút Yes, Start Enforcing Protection và nhập mật khẩu để bảo vệ tài liệu Word^{(Word document)} . Cố gắng đặt mật khẩu nhiều hơn 8 ký tự, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng phiên bản Office cũ hơn .

Mặc dù những người khác có thể xem văn bản ẩn^{(hidden text)} nhưng không có văn bản nào trong tài liệu có thể được chỉnh sửa. Nếu bạn cần ẩn văn bản hoàn toàn, bạn sẽ thực sự phải xóa nó khỏi tài liệu. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy gửi bình luận. Vui thích!

Hide Text and Show Hidden Text in Word

Microsoft Word hаs a feature whereby you can hide tеxt so that it does not visibly appear in the document. If you don’t want to delete text completely, hiding the text is a good оption.

So why would you ever want to hide text in a Word document? Well, one reason would be if you wanted to print out two different versions of the same document, but didn’t want to create two separate files. In this case, you could hide some text, print the file and then print the document again, but choose to print hidden text in the printing options dialog.

In this article I will show you how to hide text in Word, how to view hidden text, and how to hide text and how to make it so that someone else can’t edit the hidden text. Note that you can hide text in Office for Mac in the exact same way as shown below.

Hide Text in Word 2007, 2010, 2013

First open any document you might have that has a fair amount of text in it. Here is an example document I am using for illustrative purposes.

Highlight the text that you would like to hide and then right-click on it and choose Font.

In the Font dialog box, you’ll see the Hidden checkbox in the Effects section. Go ahead and check that box.

Click OK and POOF, your text is now gone! All I am left with is one paragraph with no sign of the other paragraph. The paragraph still exists and there are some interesting questions that arise now that it’s hidden.

The first question that popped into my mind was what happens if I start typing in the blank area that held the text earlier? Well, I went ahead and tested it out by typing another paragraph where the hidden text was previously.

So what happened? Well, I’ll explain that in the next section when I talk about viewing hidden text in Word.

View Hidden Text in Word

Ok, so how do we go about getting the hidden text back to show up again the document? We basically follow the same procedure that when we hid the text. Press CTRL + A to highlight everything in the document, right-click on any highlighted portion and choose Font again. This time you will see the Hidden checkbox does not have a checkmark in it, but is instead fully green.

This means that some of the text selected is hidden and some is visible. Clicking on it once will change it into a checkmark, which means all the text in the document will be hidden and clicking on it again will remove the checkmark, meaning no text in the document should be hidden.

The hidden text is now visible, but as you can see, it’s in a slightly different location. It’s now located under the paragraph that I had typed when the text was hidden. So instead of being overwritten, it simply gets pushed down. If you want the text to remain in a certain place, you can click on the Show/Hide Paragraph Marks button and it will show you the hidden text with a special dotted underline.

You can then start a new paragraph in the location you want and then click the button to hide the text again. Now that you know how to hide and show hidden text, let’s talk about how to print it.

Printing Hidden Text in Word

Printing hidden text in Word requires heading into the options section of the Print dialog. When you go to File and then Print, click on Page Setup at the bottom.

In the Page Setup dialog, click on the Paper tab and then click on Print Options.

This will bring up the Word Options dialog box with the Display tab already selected. Here you will see a Print hidden text box under Printing Options.

You can also get to this dialog by clicking on File, then Options and then clicking on the Display tab. This setting is global, so you’ll have to go back and uncheck it later on if you don’t want to print hidden text for a different document.

So now that we know how to hide and show text, maybe you also want to prevent others from editing the hidden text? Well that is also possible as I show below.

Protect Word Document

Unfortunately, there is no way to completely hide hidden text in Word. If you send a document to someone that has hidden text, they will be able to view it if they know any of the procedures shown above. You can, however, prevent anyone from editing the text.

Protecting the document will prevent anyone from making any changes to any text. It will allow users to view the document, but not make any changes.

Click on the Review tab and click on Protect Document or Restrict Editing depending on your version of Office.

Check the Limit formatting to a selection of styles box and click on the Settings button.

In the Formatting Restrictions dialog, check the box again and click on None to make sure nothing can be changed in terms of formatting and style.

Click OK and you’ll get a pop up message asking if you want to remove some formatting styles that aren’t allowed. Make sure to click NO. If you click Yes, it will remove the hidden attribute from the hidden text and it will become visible again.

Next, check the box Allow only this type of editing in the document and leave it as No Changes (Read only).

Under Exceptions, you can leave everything unchecked. Finally, click on the Yes, Start Enforcing Protection button and enter a password to protect the Word document. Try to make the password more than 8 characters, especially if you are using an earlier version of Office.

Even though others can view the hidden text, none of the text in the document can be edited. If you need the text completely hidden, you would actually have to remove it from the document. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• Chuyển văn bản Caps Lock trở lại bình thường trong MS Word

• Cách sắp xếp văn bản trong Word

• Làm thế nào để Automatically Backup một Word Document để onedrive

• Cách tạo Greeting Card với MS Word

• Làm thế nào để Add or Remove Comments trong Word

• 11 tính năng OneNote ẩn bạn phải thử

• Cách theo dõi các thay đổi trong Word (Trực tuyến, Di động và Máy tính để bàn)

• 12 Mẹo và Thủ thuật hữu ích của Microsoft Word

• Cách ẩn Trang tính, Ô, Cột và Công thức trong Excel

• Cách tạo một khổ ngang một trang trong Word

• Cách Create Labels trong Word từ Excel Spreadsheet

• Thêm nhanh mục lục vào tài liệu Word

• Cách tính Variance bằng Excel

• Cách sử dụng So sánh & Kết hợp Tài liệu trong Word

• Microsoft Word không phản hồi? 8 cách để khắc phục nó

• 7 phần bổ trợ Microsoft Word tốt nhất

• Cách thay đổi Background trong Microsoft Teams

• Cách tạo Distribution List trong Outlook

• Sử dụng Format Painter trong Word để sao chép và dán định dạng

• Tạo văn bản ngẫu nhiên hoặc văn bản Lorem Ipsum trong MS Word