Các công cụ Microsoft Office^{(Microsoft Office)} ngày càng trở nên mạnh mẽ hơn với mỗi bản cập nhật. Ngày nay, bạn thậm chí không cần một ứng dụng chuyên dụng cho sơ đồ. Bạn có thể tạo sơ đồ trong PowerPoint , Word và thậm chí là Excel . 

Chúng tôi đã đề cập đến các sơ đồ trong PowerPoint . Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo một sơ đồ trong Word và Excel . Chúng tôi sẽ sử dụng Microsoft Office 2019 cho các cuộc trình diễn, nhưng bạn có thể làm theo các bước tương tự bằng cách sử dụng Office 2010 hoặc Office 365 . Nếu phiên bản bộ Microsoft Office của bạn không cũ hơn 2007, bạn có thể tạo sơ đồ bằng các phương pháp của chúng tôi.

Cách tạo lưu đồ^(Flowchart) trong Word bằng Shapes^{(Word Using Shapes)}

Microsoft Word là một trình xử lý văn bản phổ biến được sử dụng ở mọi nơi trên thế giới vì nó tương thích với tất cả các máy tính. Theo thời gian, Word đã phát triển thành một thứ không chỉ là một trình xử lý văn bản đơn giản, ngày càng phổ biến trên tất cả các nền tảng. Giờ đây, nó đi kèm với các công cụ vẽ và công cụ^{(drawing tools)} thiết kế, vì vậy bạn có thể tạo sơ đồ, tạo mã vạch^{(generate barcodes)} và thậm chí tạo thiệp chúc mừng^{(create greeting cards)} . 

Một trong những công cụ đó là Shapes . Sử dụng công cụ Shapes là cách dễ nhất để tạo một sơ đồ đơn giản khi đang di chuyển. Vì vậy, hãy bắt đầu với một sơ đồ cơ bản sử dụng Shapes .

Bắt đầu với một tài liệu trống^{(Start With a Blank Document)}

Khi bạn khởi chạy Microsoft Word , bạn sẽ tự động được cung cấp tùy chọn để mở một tài liệu trống. Chỉ cần^(Simply) nhấp vào tùy chọn Tài liệu trống^{(Blank document)} và bạn đã sẵn sàng.

Bật Gridlines^{(Enable Gridlines)}

Bước này là tùy chọn nhưng chúng tôi khuyên bạn nên thực hiện vì nó giúp mọi thứ dễ dàng hơn. Gridlines sẽ giúp bạn định kích thước mọi thứ một cách chính xác và đặt từng phần tử của sơ đồ một cách chính xác. Nếu không có tính năng này, bạn có thể kết thúc với các hình dạng không đồng đều và các bản vẽ bị lệch sẽ làm cho sơ đồ của bạn trông không chuyên nghiệp.

Để bật đường lưới, hãy chuyển đến tab Xem và nhấp vào hộp kiểm ^(View)Đường lưới^(Gridlines) .

Tài liệu của bạn bây giờ sẽ giống như trong hình dưới đây.

Chèn hình dạng^{(Insert Shapes)}

Chuyển đến tab Chèn và nhấp vào nút ^(Insert)Hình dạng^(Shapes) để hiển thị bộ sưu tập hình dạng của Word.

Bạn sẽ nhận thấy một số loại hình dạng. 

Chúng tôi quan tâm đến các Đường^(Lines) và hình dạng Lưu đồ^(Flowchart) để tạo lưu đồ của chúng tôi. Mỗi hình dạng được sử dụng cho một mục đích khác nhau. Mặc dù các quy tắc không được thiết lập sẵn, nhưng bạn nên làm theo các khuyến nghị của Word. Ví dụ: bạn nên sử dụng hình chữ nhật cho các bước quy trình và hình thoi cho các điểm quyết định. Bạn có thể tìm thấy thông tin này bằng cách di con trỏ chuột lên trên mỗi hình dạng.

Bây giờ, hãy thêm hình dạng đầu tiên. Hãy bắt đầu với một hình bầu dục. Mở menu hình dạng, chọn hình bầu dục và vẽ nó bằng cách nhấp và kéo con trỏ chuột của bạn.

Sau khi vẽ hình dạng đầu tiên, bạn sẽ thấy một tab mới ở đầu tài liệu. Bạn đã có quyền truy cập vào tab Định dạng^(Format) , bạn sẽ sử dụng tab này để sửa đổi hình dạng, thêm màu sắc và hơn thế nữa.

Để thêm văn bản vào hình dạng của bạn, hãy nhấp chuột phải vào hình dạng và chọn Thêm Văn bản^{(Add Text)} từ menu.

Bây giờ chúng ta hãy thêm một hình dạng khác và sau đó liên kết chúng với nhau bằng cách sử dụng một đường làm đầu nối.

Làm theo các bước trước để chèn một hình chữ nhật.

Tiếp theo, đi tới thư viện hình dạng và thay vì chọn một hình dạng từ danh mục Lưu đồ^(Flowchart) , hãy chọn một mũi tên đường từ danh mục Đường^(Lines) .

Chọn hình dạng đầu tiên để xem các điểm điều khiển trên mỗi cạnh của hình dạng của bạn và sau đó chọn mũi tên. Nhấp^(Click) vào tay cầm ở dưới thấp và kéo mũi tên đến tay cầm chính giữa của hình thứ hai.

Lặp lại^(Repeat) các bước này bằng cách sử dụng bất kỳ hình dạng và đường nào bạn muốn tạo lưu đồ.

Cách tạo lưu đồ^(Flowchart) trong Word bằng SmartArt^{(Word Using SmartArt)}

SmartArt là một tính năng mới hơn đi kèm với các bố cục được tạo sẵn cho lưu đồ, sơ đồ tổ chức, sơ đồ Venn , v.v. ^(Venn)Trong khi công cụ Shapes đủ để trình bày ý tưởng của bạn, SmartArt sẽ đưa nó lên một tầm cao mới với giao diện chuyên nghiệp hơn và giúp bạn tiết kiệm thời gian.

Tạo đồ họa SmartArt trong Word^{(Create SmartArt Graphic in Word)}

Tạo một tài liệu trống mới và kích hoạt đường lưới như bạn đã làm trước đó.

Chuyển đến tab Chèn và cách nút ^(Insert)Hình dạng^(Shapes) hai bước, bạn sẽ tìm thấy SmartArt .

Nhấp^(Click) vào SmartArt và một cửa sổ mẫu sẽ mở ra. Word cung cấp nhiều loại đồ họa SmartArt , nhưng chúng tôi quan tâm đến phần Quy trình^{(Process )} .

Chọn Picture Accent Process trong danh mục Process và nhấp vào nút OK . Mẫu này được sử dụng để trình bày một cách trực quan quy trình làm việc hoặc quy trình từng bước.

Tùy chọn này tạo ra các hình dạng có thể chứa hình ảnh, văn bản và mũi tên liên kết chúng theo một thứ tự hợp lý.

Bên cạnh lưu đồ, bạn cũng sẽ thấy một cửa sổ với các tùy chọn chỉnh sửa lưu đồ. Bạn có thể nhấp vào ngăn văn bản để chèn văn bản và vào hình dạng hình ảnh tương ứng để chèn đồ họa mới.

Bạn cũng có thể sửa đổi thiết kế SmartArt sau khi tạo. Bạn có thể chèn hình dạng mới từ nút Thêm hình dạng^{(Add Shape)} ở góc trên cùng bên trái, thay đổi bố cục như trong hình trên, thêm màu mới và hơn thế nữa.

Tạo lưu đồ với các mẫu SmartArt là một quá trình nhanh hơn nhiều so với việc chèn các hình dạng theo cách thủ công và kết quả cuối cùng trông chuyên nghiệp hơn. Tuy nhiên, đôi khi sử dụng hình dạng từ đầu là lựa chọn tốt hơn vì bạn có toàn quyền kiểm soát thiết kế và tùy chỉnh.

Cách tạo Lưu đồ^(Flowchart) trong Excel bằng Công cụ Hình dạng^{(Shapes Tool)}

Microsoft Excel không chỉ để tạo bảng tính và làm toán. Nó hỗ trợ nhiều công cụ tạo đồ họa được sử dụng để tạo biểu đồ, biểu đồ, đồ thị, v.v.

Nếu bạn sử dụng Excel^{(use Excel)} thường xuyên hơn Word , bạn cũng có thể sử dụng nó để tạo lưu đồ. Quá trình này về cơ bản giống như trong Word . Đây là cách bạn có thể tạo một sơ đồ từ đầu bằng công cụ Shapes .

Thiết lập lưới^{(Set Up the Grid)}

Cho dù bạn tạo lưu đồ trong Excel hay Word , hãy luôn tạo lưới lưu đồ. Nó giúp bạn định vị các hình dạng lưu đồ của mình một cách chính xác.

Để thiết lập lưới trong Excel , hãy bắt đầu bằng cách thay đổi độ rộng của cột. Một bảng tính Excel đã là một dạng lưới, bạn chỉ cần tinh chỉnh nó. Chiều rộng cột phải bằng chiều cao của hàng.

Bắt đầu bằng cách chọn tất cả các ô bằng cách nhấp vào nút góc trên bên trái trên trang tính của bạn.

Tiếp theo, chọn nút Định dạng^(Format) trong phần Ô^(Cells) của tab Trang^(Home) đầu và chọn Chiều rộng Cột^{(Column Width)} từ menu.

Theo mặc định, chiều cao của các hàng được đặt thành 15 điểm (20 pixel). Để có chiều rộng 20 pixel, hãy đặt chiều rộng cột thành 2,14 và chọn OK .

Bây giờ chúng ta có một lưới, nhưng nó không hoạt động giống như trong Word . Chúng ta cần bật tính năng Snap to Grid để tạo các hình dạng tự động căn chỉnh theo đường lưới gần nhất.

Chuyển đến tab Bố cục Trang và chọn ^{(Page Layout)}Căn^(Align) chỉnh . Chọn Snap to Grid từ menu mới.

Chèn hình dạng^{(Insert Shapes)}

Thêm hình dạng trong Excel hoạt động giống như trong Word .

Chuyển đến tab Chèn , nhấp vào nút ^{(Insert )}Hình dạng^(Shapes) và chọn hình dạng Lưu đồ^(Flowchart) đầu tiên của bạn .

Vẽ hình dạng bằng cách kéo con trỏ chuột của bạn.

Bạn sẽ nhận thấy tab Định dạng hình dạng xuất hiện ở trên cùng. ^{(Shape Format)}Như bạn có thể thấy trong hình trên, nó giống hệt với một trong Microsoft Word . Tất cả các điều khiển, tùy chọn và nút hoạt động hoàn toàn giống nhau.

Bạn có thể chọn một hình dạng khác từ phần Chèn Hình dạng^{(Insert Shapes )} ở góc trên cùng bên trái và thêm hình dạng đó vào dưới hình đầu tiên. Sau đó, kết nối chúng bằng một mũi tên, thay đổi màu sắc của chúng và tiếp tục thêm các hình dạng khác để hoàn thành sơ đồ của bạn.

Cách tạo lưu đồ^(Flowchart) trong Excel bằng SmartArt^{(Excel Using SmartArt)}

Cách nhanh nhất để tạo lưu đồ trong Excel là sử dụng đồ họa SmartArt . Tính năng này hoạt động giống như trong Word và các bước bạn cần thực hiện để tạo lưu đồ SmartArt về cơ bản giống nhau.

Tạo đồ họa SmartArt trong Excel^{(Create SmartArt Graphic in Excel)}

SmartArt trong Excel cũng giống như trong Word . Chuyển đến tab Chèn và nhấp vào nút ^{(Insert )}SmartArt .

Một cửa sổ với các mẫu lưu đồ SmartArt sẽ mở ra. Nó trông giống hệt như trong Word . Không có sự khác biệt giữa cả hai, vì vậy hãy tham khảo phần của chúng tôi về cách tạo lưu đồ trong Word bằng SmartArt nếu bạn cần trợ giúp. Tất cả các tùy chọn định dạng và chỉnh sửa lưu đồ cũng giống hệt nhau.

Công cụ tạo lưu đồ yêu thích của bạn là gì?^{(What’s Your Favorite Flowchart Making Tool?)}

Microsoft Word và Excel đều tuyệt vời như nhau để thiết kế lưu đồ và bạn có thể sử dụng đồ họa SmartArt với cả hai. ^(SmartArt)Bạn thích tạo lưu đồ nào hơn? Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận bên dưới, đâu là phần mềm yêu thích của bạn để tạo sơ đồ^{(software for creating flowcharts)} và lý do. 

How to Create a Flowchart in Word and Excel

Microsoft Office tools are becoming more and more powerful with each update. Nowadays, you don’t even need a dedicated app for flowcharts. You can make flowcharts in PowerPoint, Word, and even Excel. 

We’ve already covered flowcharts in PowerPoint. So in this article, we’re going to show you how to create a flowchart in Word and Excel. We’re going to use Microsoft Office 2019 for the demonstrations, but you can follow the same steps using Office 2010 or Office 365. If your Microsoft Office suite version isn’t older than 2007, you can create flowcharts using our methods.

How to Create a Flowchart in Word Using Shapes

Microsoft Word is a popular word processor used everywhere in the world because it’s compatible with all computers. Over time, Word evolved into something more than a simple word processor, steadily increasing its popularity on all platforms. Now it comes with drawing tools and design tools as well, so you can create flowcharts, generate barcodes, and even create greeting cards. 

One of those tools is Shapes. Using the Shapes tool is the easiest way to create a simple flowchart on the go. So let’s start with a basic flowchart using Shapes.

Start With a Blank Document

When you launch Microsoft Word, you’re automatically given the option to open a blank document. Simply click on the Blank document option and you’re good to go.

Enable Gridlines

This step is optional but we recommend it because it makes everything easier. Gridlines will help you size everything properly and place each flowchart element correctly. Without this feature, you might end up with uneven shapes and misaligned drawings that will make your flowchart look unprofessional.

To enable gridlines, go to the View tab and click on the Gridlines checkbox.

Your document will now look like in the image below.

Insert Shapes

Go to the Insert tab and click on the Shapes button to display Word’s collection of shapes.

You’ll notice several categories of shapes. 

We’re interested in Lines and Flowchart shapes to create our flowcharts. Each shape is used for a different purpose. While the rules aren’t set in stone, it’s good practice to follow Word’s recommendations. For example, you should use the rectangle for process steps and the diamond shape for decision points. You can find this information by hovering your mouse pointer above each shape.

Now, let’s add the first shape. Let’s start with an oval shape. Open the shape menu, select the oval, and draw it by clicking and dragging your mouse pointer.

After you draw your first shape, you’ll notice a new tab at the top of the document. You gained access to the Format tab, which you’re going to use to modify your shapes, add colors, and more.

To add text to your shapes, right-click on the shape and select Add Text from the menu.

Now let’s add another shape and then link them together by using a line as a connector.

Follow the previous steps to insert a rectangle shape.

Next, go to the shape library, and instead of choosing a shape from the Flowchart category, select a line arrow from the Lines category.

Select the first shape to see the control points on each side of your shape and then select the arrow. Click on the low-bottom handle and drag the arrow to the second shape’s center handle.

Repeat these steps using any shapes and lines you want to create your flowchart.

How to Create a Flowchart in Word Using SmartArt

SmartArt is a newer feature that comes with premade layouts for flowcharts, organization charts, Venn diagrams, and much more. While the Shapes tool is enough to present your ideas, SmartArt takes it to the next level with a more professional look and saves you some time.

Create SmartArt Graphic in Word

Create a new blank document and enable gridlines as you did earlier.

Go to the Insert tab, and two steps away from the Shapes button you’ll find SmartArt.

Click on SmartArt and a template window will open. Word offers a wide variety of SmartArt graphics, but we’re interested in the Process section.

Select Picture Accent Process in the Process category and click on the OK button. This template is used to visually present a workflow or a step-by-step process.

This option generates shapes that can contain images, text, and arrows that link them in a logical order.

Next to the flowchart, you’ll also see a window with flowchart editing options. You can click on the text pane to insert text and on the corresponding image shape to insert a new graphic.

You can also modify the SmartArt design after generating it. You can insert new shapes from the Add Shape button in the top left corner, change layouts like in the above image, add new colors, and more.

Creating flowcharts with SmartArt templates is a much faster process than inserting shapes manually and the end result looks more professional. However, sometimes using shapes from scratch is the better option because you have full control over design and customization.

How to Create a Flowchart in Excel with the Shapes Tool

Microsoft Excel isn’t just for creating spreadsheets and doing math. It supports a variety of graphics generating tools used to make charts, histograms, graphs, and much more.

If you use Excel more often than Word, you might as well use it to create flowcharts. The process is basically the same as in Word. Here’s how you can create a flowchart from scratch using the Shapes tool.

Set Up the Grid

Whether you create flowcharts in Excel or Word, always create a flowchart grid. It helps you position your flowchart shapes properly.

To set up a grid in Excel, start by changing the widths of the column. An Excel worksheet is already a grid, you just need to tweak it. The column width should be equal to the height of the row.

Start by selecting all the cells by clicking on the top-left corner button on your worksheet.

Next, select the Format button in the Cells section of the Home tab and select Column Width from the menu.

By default, the height of the rows is set to 15 points (20 pixels). To have 20 pixels in width, set the column width to 2.14 and select OK.

Now we have a grid, but it doesn’t work like the one in Word. We need to enable the Snap to Grid feature to make shapes automatically align themselves to the closest grid line.

Go to the Page Layout tab and select Align. Select Snap to Grid from the new menu.

Insert Shapes

Adding shapes in Excel works exactly like in Word.

Go to the Insert tab, click on the Shapes button, and select your first Flowchart shape.

Draw the shape by dragging your mouse pointer.

You’ll notice the Shape Format tab appearing at the top. As you can see in the image above, it’s identical to the one in Microsoft Word. All the controls, options, and buttons work exactly the same.

You can select another shape from the Insert Shapes section in the top left corner and add it under the first one. Then connect them with an arrow, change their colors, and continue adding more shapes to complete your flowchart.

How to Create a Flowchart in Excel Using SmartArt

The fastest way to create a flowchart in Excel is by using SmartArt graphics. This feature works just like in Word and the steps you need to take to create a SmartArt flowchart are basically the same.

Create SmartArt Graphic in Excel

SmartArt in Excel is the same as in Word. Go to the Insert tab and click on the SmartArt button.

A window with SmartArt flowchart templates will open. It looks exactly like the one in Word. There’s no difference between the two, so refer to our section on how to create a flowchart in Word using SmartArt if you need help. All the flowchart formatting and editing options are identical as well.

What’s Your Favorite Flowchart Making Tool?

Microsoft Word and Excel are equally great for designing flowcharts and you can use SmartArt graphics with both. Which one do you prefer to make flowcharts? Tell us in the comments below which is your favorite software for creating flowcharts and why. 

Related posts

• Cách Create Labels trong Word từ Excel Spreadsheet

• Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Làm thế nào để Automatically Backup một Word Document để onedrive

• Cách tạo Greeting Card với MS Word

• Làm thế nào để Add or Remove Comments trong Word

• Cách an toàn Password Protect An Excel File

• Cách chèn chữ ký trong Microsoft Word Document

• Cách thêm thanh lỗi trong Excel

• Liên kết các ô giữa Trang tính và Sổ làm việc trong Excel

• Cách tạo biểu mẫu có thể điền trong Word

• Thêm nhanh mục lục vào tài liệu Word

• Microsoft Word không phản hồi? 8 cách để khắc phục nó

• Làm thế nào để Thực hiện một Booklet trong Word

• Cách thêm và in hình nền Excel

• Cách tìm các giá trị phù hợp trong Excel

• Cách ẩn Trang tính, Ô, Cột và Công thức trong Excel

• Cách trừ ngày trong Excel

• Sử dụng chức năng “Chèn dữ liệu từ ảnh” mới của Excel Mobile

• Cách lọc dữ liệu trong Excel

• Cách hiển thị các dấu định dạng trong Word