Bạn là người mới sử dụng Slack^{(new to Slack)} và muốn tìm hiểu cách khai thác tối đa công cụ cộng tác này? Bạn đang ở đúng nơi. Có rất nhiều mẹo và thủ thuật Slack mà bạn có thể học để làm việc với công cụ này dễ dàng và hiệu quả hơn.^(Slack)

Từ chỉnh sửa tin nhắn đã gửi đến chuyển tiếp email công việc của bạn tới Slack , bạn có thể làm rất nhiều điều với công cụ này.

1. Cập nhật hồ sơ Slack của bạn^{(1. Update Your Slack Profile)}

Khi bạn tham gia Slack , điều đầu tiên cần làm là cập nhật hồ sơ Slack của bạn . Từ thông tin này, những người dùng khác ở nơi làm việc của bạn sẽ biết bạn làm gì trong tổ chức. Do đó, bạn nên thêm càng nhiều thông tin về bản thân vào hồ sơ của mình càng tốt.

Bạn có thể truy cập hồ sơ Slack của mình bằng cách chọn biểu tượng hồ sơ của bạn ở góc trên cùng bên phải trong Slack và chọn Chỉnh sửa hồ sơ^{(Edit profile)} . Tại đây, hãy nhập họ và tên, tên hiển thị, vai trò công việc, số điện thoại và múi giờ của bạn.

Nếu muốn, bạn cũng có thể thêm ảnh hồ sơ của mình vào hồ sơ của mình. Chọn Lưu thay đổi^{(Save Changes)} khi bạn đã điền vào hồ sơ của mình.

2. Thêm trạng thái hồ sơ^{(2. Add a Profile Status)}

Với trạng thái hồ sơ^{(profile status)} , bạn có thể cho các thành viên khác trong không gian làm việc của mình biết bạn đang làm gì. Bạn có thể có bất kỳ tin nhắn nào trong trạng thái Slack của mình, bao gồm cả biểu tượng cảm xúc. Một cách sử dụng lý tưởng của tùy chọn này là hiển thị trạng thái công việc hiện tại của bạn.

Ví dụ: nếu bạn là biên tập viên và đang chỉnh sửa nội dung nào đó, bạn có thể thêm trạng thái có nội dung Đang chỉnh sửa^(Editing) để người khác biết bạn đang làm gì.

Để cập nhật trạng thái của bạn trong Slack , hãy chọn biểu tượng hồ sơ của bạn ở góc trên cùng bên phải và chọn Cập nhật trạng thái của bạn^{(Update your status)} . Sau đó, nhập trạng thái hiện tại của bạn vào ô đã cho và chọn Lưu^(Save) ở dưới cùng.

3. Nhắn tin cho chính mình^{(3. Message Yourself)}

Không giống như các ứng dụng nhắn tin^{(messaging apps)} khác , Slack cho phép bạn gửi và nhận tin nhắn từ chính mình. Đối với hầu hết người dùng, tính năng này hoạt động như một cuốn nhật ký, nơi họ ghi lại những suy nghĩ và danh sách nhiệm vụ của mình^{(jot down their thoughts and tasks list)} .

Bạn có thể muốn sử dụng tính năng này để giữ danh sách các công việc của mình, ghi chú cá nhân và lưu tệp đính kèm.

Để sử dụng tính năng này, hãy chọn tên của bạn ở thanh bên trái trong Slack . Sau đó, nhập tin nhắn hoặc đính kèm tệp và tệp đó sẽ được gửi cho chính bạn.

4. Gửi tin nhắn cho tất cả người dùng^{(4. Send a Message to All Users)}

Slack cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn để gửi tin nhắn cho mọi người trong một số kênh nhất định. Bạn có thể sử dụng ba nút điều khiển để thông báo cho mọi người trong các kênh của mình.

Đầu tiên là @everyone, sẽ thông báo cho tất cả người dùng, nhưng chỉ trong kênh #general . Đây là kênh mặc định nơi mọi người được thêm vào khi họ tham gia không gian làm việc Slack .

Xử lý thứ hai là @channel . Khi bạn nhập thông báo này, sau đó là tin nhắn, Slack sẽ gửi thông báo cho mọi người trong kênh về tin nhắn của bạn. Bạn nên sử dụng điều này để đưa ra thông báo áp dụng cho tất cả mọi người trong kênh cụ thể đó.

Xử lý thứ ba là @here . Với điều này, bạn chỉ có thể thông báo cho các thành viên đang hoạt động trong các kênh Slack của mình. Tất cả các thành viên không hoạt động sẽ không nhận được thông báo cho tin nhắn của bạn. Một cách sử dụng lý tưởng của tay cầm này là khi bạn muốn thu hút sự chú ý của các thành viên trực tuyến (có thể để yêu cầu mọi người ăn trưa ở đâu đó?).

5. Chỉnh sửa tin nhắn đã gửi^{(5. Edit Sent Messages)}

Nếu bạn từng gửi một tin nhắn có lỗi đánh máy hoặc thông tin không đầy đủ, bạn có thể chỉnh sửa tin nhắn đó^{(edit that message)} ngay cả khi nó đã được gửi. Slack cho phép bạn sửa đổi các tin nhắn đã gửi và bạn có thể thực hiện việc này bằng một vài cú nhấp chuột.

Để chỉnh sửa tin nhắn, hãy tìm tin nhắn đó, chọn menu ba chấm bên cạnh tin nhắn và chọn Chỉnh sửa tin nhắn^{(Edit message)} .

Thực hiện^(Make) bất kỳ thay đổi nào bạn muốn đối với tin nhắn của mình và chọn Lưu thay đổi^{(Save Changes)} .

6. Trích dẫn một tin nhắn^{(6. Quote a Message)}

Với Slack , bạn không cần phải nhập lại tin nhắn trong một kênh nếu tin nhắn đó đã được đăng ở đâu đó tại nơi làm việc đó. Bạn chỉ cần sao chép liên kết của tin nhắn đó và dán vào bất kỳ kênh nào bạn muốn. Slack sẽ nhúng thông báo vào kênh của bạn.

Để nhận liên kết của tin nhắn, hãy di chuột qua tin nhắn của bạn, chọn menu ba chấm bên cạnh tin nhắn và chọn Sao chép liên kết^{(Copy link)} .

Sau đó, chuyển đến kênh bạn muốn đăng lại tin nhắn, nhấp chuột phải vào hộp tin nhắn và chọn Dán^(Paste) .

7. Tạo lời nhắc^{(7. Create Reminders)}

Nếu bạn cần làm việc với tin nhắn Slack nhưng bạn không có mặt ngay lập tức, bạn có thể yêu cầu Slack tạo lời nhắc^{(create a reminder)} cho tin nhắn của bạn. Bằng cách này, Slack sẽ thông báo cho bạn về tin nhắn của bạn sau khi thời gian được chỉ định trôi qua.

Để tạo lời nhắc như vậy, hãy di chuột qua tin nhắn bạn muốn được nhắc, chọn menu ba chấm bên cạnh tin nhắn, chọn Nhắc tôi về điều này^{(Remind me about this)} , sau đó chọn thời điểm bạn muốn nhận lời nhắc.

Chọn Tùy chỉnh^(Custom) nếu bạn muốn chỉ định thời gian tùy chỉnh cho lời nhắc.

8. Đánh dấu kênh yêu thích^{(8. Mark Favorite Channels)}

Việc tìm một kênh nhất định sẽ trở nên khó khăn nếu bạn có nhiều kênh trong không gian làm việc Slack của mình . May mắn thay, Slack cho phép bạn tạo danh sách các kênh yêu thích của mình và sau đó bạn có thể truy cập các kênh này từ thanh bên trái trong Slack .

Về cơ bản, bạn gắn dấu sao các kênh yêu thích của mình và Slack đưa chúng vào danh sách các kênh được gắn dấu sao. Để thực hiện việc này, hãy nhấp chuột phải vào kênh yêu thích của bạn trong Slack và chọn Kênh Star^{(Star channel)} từ menu.

Kênh bạn đã chọn sẽ được thêm vào phần Được gắn dấu sao^(Starred) ở thanh bên trái của Slack . Giờ đây, bạn có thể truy cập kênh này một cách thuận tiện mà không cần cuộn qua danh sách kênh đầy đủ.

9. Sử dụng biểu tượng cảm xúc cho các quyết định của bạn^{(9. Use Emojis for Your Decisions)}

Slack có hỗ trợ đầy đủ cho các biểu tượng cảm xúc tiêu chuẩn và bạn có thể sử dụng chúng để thể hiện cảm xúc và cảm xúc của mình trong tin nhắn. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các biểu tượng cảm xúc này để đưa ra các quyết định nhất định.

Ví dụ: nếu ai đó đã yêu cầu điều gì đó trong tin nhắn Slack , bạn có thể thêm một biểu tượng cảm xúc nhất định vào tin nhắn đó để cho biết quyết định của mình. Nếu ai đó đã yêu cầu, chẳng hạn như phê duyệt một nhiệm vụ nhất định, bạn có thể thêm biểu tượng cảm xúc dấu kiểm vào tin nhắn đó để cho phép bạn chấp thuận, v.v.

Có một số biểu tượng cảm xúc^{(several emojis)} mà bạn có thể chọn để đưa ra quyết định mà không cần lời nói. Chỉ cần^(Just) đảm bảo rằng nhóm của bạn biết biểu tượng cảm xúc nào cho biết quyết định nào.

10. Thay đổi giao diện của Slack^{(10. Change Slack’s Look)}

Bạn không cần phải sống với giao diện mặc định của Slack nếu bạn không thích nó. Slack có thể tùy chỉnh, có nghĩa là bạn có thể thay đổi giao diện của công cụ theo ý thích của mình. Có nhiều chủ đề khác nhau^{(various themes)} mà bạn có thể áp dụng cho không gian làm việc Slack của mình .

Để xem các chủ đề này trong Slack , hãy chọn biểu tượng hồ sơ của bạn ở góc trên cùng bên phải và chọn Tùy chọn^{(Preferences)} . Chọn Chủ đề^(Themes) từ bên trái và bạn sẽ thấy các chủ đề có sẵn ở bên phải.

Chọn một chủ đề và Slack sẽ áp dụng nó cho toàn bộ không gian làm việc của bạn.

11. Truy cập email trong Slack^{(11. Access Emails in Slack)}

Slack được dùng để thay thế email, nhưng dù tốt hay xấu, email sẽ không sớm biến mất. Để thu hẹp khoảng cách giữa email và kênh Slack , công cụ này cho phép bạn đưa email vào tài khoản Slack của mình.

Đây là cách nó hoạt động. Slack cung cấp cho bạn một địa chỉ email chuyển tiếp. Bất kỳ email nào bạn gửi đến địa chỉ email này sẽ có sẵn trong tài khoản Slack của bạn . Bạn có thể tạo email chuyển tiếp Slack và thiết lập tài khoản email thực của mình ( Gmail , Outlook , v.v.) để chuyển tiếp tất cả các email đến tới email^{(forward all incoming emails)} Slack này.

Để tạo địa chỉ email này trong Slack , hãy chọn biểu tượng hồ sơ của bạn ở góc trên cùng bên phải và chọn Tùy chọn^{(Preferences)} . Chọn Tin nhắn & phương tiện^{(Messages & media)} trong thanh bên trái, cuộn xuống ngăn bên phải và chọn Nhận địa chỉ chuyển tiếp^{(Get a Forwarding Address)} .

Định cấu hình tài khoản email của bạn để chuyển tiếp email đến địa chỉ email mới tạo của bạn. Sau đó, bạn sẽ tìm thấy tất cả các email đến của mình trong phần Slackbot của thanh bên trái trong Slack .

12. Enable/Disable Slack Notifications

Bạn có thể không cần thông báo cho mỗi tin nhắn được đăng trong không gian làm việc Slack của mình . Để chống lại các thông báo, Slack cho phép bạn định cấu hình cài đặt cảnh báo của mình^{(configure your alert settings)} theo cách bạn muốn. Bạn có thể chọn thông báo nào bạn muốn nhận và thời điểm cho tài khoản Slack của mình.

Bạn thậm chí có thể tạo lịch thông báo để Slack không gửi cảnh báo cho bạn mọi lúc mọi nơi.

Để thay đổi thông báo Slack , hãy chọn biểu tượng hồ sơ của bạn ở góc trên cùng bên phải và chọn Tùy chọn^{(Preferences)} . Chọn Thông báo^{(Notifications)} từ thanh bên trái. Trên ngăn bên phải, định cấu hình các tùy chọn khác nhau cho thông báo Slack của bạn .

13. Activate/Deactivate Do Not Disturb in Slack

Đôi khi bạn không muốn bị làm phiền bởi bất kỳ thông báo nào của Slack . Trong những trường hợp này, chế độ không làm phiền^{(do not disturb mode)} của Slack có thể giúp bạn.

Chế độ này tạm dừng thông báo của bạn bao lâu tùy ý. Bạn có thể bật tắt chế độ này theo cách thủ công bất cứ khi nào bạn muốn.

Để truy cập tùy chọn này trong Slack , hãy chọn biểu tượng hồ sơ của bạn ở góc trên cùng bên phải và chọn Tạm dừng thông báo^{(Pause notifications)} . Sau đó, chọn khoảng thời gian bạn muốn bật chế độ.

Để tắt chế độ không làm phiền và tiếp tục thông báo của bạn, hãy mở cùng một menu Tạm dừng thông báo^{(Pause notifications)} và chọn Tắt^{(Turn off)} .

14. Mở rộng các chức năng của Slack với các ứng dụng^{(14. Extend Slack Functions with Apps)}

Slack có lẽ không phải là công cụ trực tuyến duy nhất mà bạn sử dụng. Bạn có thể sử dụng Google Drive , Trello và nhiều ứng dụng khác cho các công việc của mình và Slack biết điều đó.

Để giúp bạn đưa dữ liệu từ các ứng dụng đó vào không gian làm việc của mình, Slack cho phép bạn tích hợp các ứng dụng yêu thích^{(integrate your favorite apps)} vào tài khoản của mình. Sau khi thêm ứng dụng, bạn có thể sử dụng nhiều tính năng của ứng dụng đó từ trong tài khoản Slack của mình.

Slack hỗ trợ một số ứng dụng phổ biến bao gồm Google Drive , Trello , Twitter , Zoom , v.v. Để xem danh sách ứng dụng, hãy chọn Thêm^(More) > Ứng dụng^(Apps) từ thanh bên trái trong Slack.

Sau đó, chọn Thêm^(Add) bên dưới ứng dụng bạn muốn tích hợp với không gian làm việc của mình.

15. Xem phân tích Slack của bạn^{(15. View Your Slack Analytics)}

Slack giữ nhật ký về tất cả các hoạt động diễn ra trong không gian làm việc của bạn và bạn có thể truy cập thông tin này từ công cụ phân tích của công cụ. Phân tích Slack^(Slack) cung cấp cho bạn số liệu thống kê về không gian làm việc của bạn, như số lượng người đang hoạt động và những thông điệp nào đang được trao đổi.

Bạn có thể truy cập công cụ này bằng cách chọn tên không gian làm việc của mình ở góc trên cùng bên trái của Slack và chọn Công cụ^(Tools) > Phân tích^(Analytics) .

Và đó là một số mẹo Slack hữu ích mà chúng tôi nghĩ bạn nên học để tận dụng tối đa công cụ này!^(Slack)

15 Quick Slack Tips and Tricks for Beginners

Are you new to Slack and want to learn how to get the most out of this collaboration tool? You’re at the right place. There are many Slack tips and tricks that you can learn to make working with this tool easier and more productive.

From editing your sent messages to forwarding your work emails to Slack, there’s a lot you can do with this tool.

1. Update Your Slack Profile

When you join Slack, the first thing to do is to update your Slack profile. It is from this information that other users in your workplace will know what you do in the organization. Therefore, you should add as much information about yourself in your profile as you can.

You can access your Slack profile by selecting your profile icon at the top-right corner in Slack and choosing Edit profile. Here, enter your full name, your display name, your work role, your phone number, and your time zone.

If you want, you can add your profile picture as well to your profile. Select Save Changes when you’ve filled your profile.

2. Add a Profile Status

With profile status, you can let other members in your workspace know what you’re up to at. You can have any message in your Slack status, including emojis. An ideal use of this option is to display your current work status.

For example, if you’re an editor and you’re editing something, you can add a status that says Editing so others know what you’re working on.

To update your status in Slack, select your profile icon at the top-right corner and choose Update your status. Then, enter your current status in the given box and select Save at the bottom.

3. Message Yourself

Unlike other messaging apps, Slack allows you to send and receive messages from yourself. For most users, this feature works as a diary where they jot down their thoughts and tasks list.

You might want to use this feature to keep a list of your tasks, make personal notes, and save attachments.

To use this feature, select your name in the left sidebar in Slack. Then, type a message or attach a file and it’ll be sent to yourself.

4. Send a Message to All Users

Slack gives you multiple options to send a message to everyone in certain channels. There are three handles you can use to notify people in your channels.

The first is @everyone, which will notify all users, but only in the #general channel. This is a default channel where everyone is added when they join a Slack workspace.

The second handle is @channel. When you type this followed by your message, Slack sends a notification to everyone in your channel about your message. You should use this to make announcements that apply to everyone in that particular channel.

The third handle is @here. With this, you can notify only the active members in your Slack channels. All inactive members won’t get a notification for your message. An ideal use of this handle is when you want to get the attention of the online members (maybe to ask people to have lunch somewhere?).

5. Edit Sent Messages

If you ever end up sending a message with a typo or incomplete information, you can edit that message even though it’s already been sent. Slack allows you to modify sent messages and you can do this with a few clicks.

To edit a message, find that message, select the three-dots menu next to the message, and choose Edit message.

Make whatever changes you want to your message and select Save Changes.

6. Quote a Message

With Slack, you don’t have to re-type a message in a channel if the message has already been posted somewhere in that workplace. You can simply copy the link of that message and paste it in any channel you want. Slack will embed the message in your channel.

To get your message’s link, hover over your message, select the three-dots menu next to the message, and choose Copy link.

Then, go to the channel you want to repost the message in, right-click in the message box, and select Paste.

7. Create Reminders

If you need to work on a Slack message but you aren’t immediately available, you can ask Slack to create a reminder for your message. This way, Slack alerts you about your message after the specified time has elapsed.

To create such a reminder, hover over the message you want to be reminded about, select the three-dots menu next to the message, select Remind me about this, and then choose when you’d like to get a reminder.

Select Custom if you’d like to specify a custom time for the reminder.

8. Mark Favorite Channels

Finding a certain channel gets difficult if you have several channels in your Slack workspace. Luckily, Slack allows you to create a list of your favorite channels, and you can then access these channels from the left sidebar in Slack.

Basically, you star your favorite channels and Slack puts them in a starred channels list. To do this, right-click your favorite channel in Slack and choose Star channel from the menu.

Your selected channel gets added to the Starred section in the left sidebar of Slack. You can now conveniently access this channel without scrolling through the full channels list.

9. Use Emojis for Your Decisions

Slack has full support for standard emojis and you can use these to express your feelings and emotions in your messages. Apart from that, you can use these emojis to make certain decisions as well.

For example, if someone has requested something in a Slack message, you can add a certain emoji to that message to indicate your decision. If someone has asked for, say, approval on a certain task, you can add a checkmark emoji to that message to give your approval, and so on.

There are several emojis that you can choose from to make decisions without words. Just make sure your team knows what emoji indicates what decision.

10. Change Slack’s Look

You don’t have to live with Slack’s default look if you don’t like it. Slack is customizable, which means you can change the tool’s look and feel to your liking. There are various themes you can apply to your Slack workspace.

To view these themes in Slack, select your profile icon at the top-right corner and choose Preferences. Select Themes from the left and you’ll see the available themes on the right.

Select a theme and Slack will apply it to your entire workspace.

11. Access Emails in Slack

Slack is meant to replace emails, but, for good or bad, emails aren’t going away anytime soon. To bridge the gap between emails and Slack channels, the tool allows you to bring your emails into your Slack account.

Here’s how it works. Slack gives you a forwarding email address. Any emails that you send to this email address become available in your Slack account. You can generate a Slack forwarding email and set up your actual email account (Gmail, Outlook, etc) to forward all incoming emails to this Slack email.

To generate this email address in Slack, select your profile icon at the top-right corner and choose Preferences. Select Messages & media in the left sidebar, scroll down the right pane, and choose Get a Forwarding Address.

Configure your email account to forward emails to your newly generated email address. You should then find all your incoming emails in the Slackbot section of the left sidebar in Slack.

12. Enable/Disable Slack Notifications

You probably don’t need a notification for each message that gets posted in your Slack workspace. To combat notifications, Slack allows you to configure your alert settings however you want. You can choose what notifications you’d like to get and when for your Slack account.

You can even create notification schedules so that Slack doesn’t send you alerts every now and then.

To change Slack notifications, select your profile icon at the top-right corner and choose Preferences. Select Notifications from the left sidebar. On the right pane, configure various options for your Slack notifications.

13. Activate/Deactivate Do Not Disturb in Slack

There are times when you don’t want to get disturbed by any Slack notifications at all. In these cases, Slack’s do not disturb mode can help you.

This mode pauses your notifications for as long as you want. You can manually turn the mode on and off whenever you want.

To access this option in Slack, select your profile icon at the top-right corner and choose Pause notifications. Then, select how long you’d like to keep the mode enabled for.

To turn the do not disturb mode off and resume your notifications, open the same Pause notifications menu and choose Turn off.

14. Extend Slack Functions with Apps

Slack probably isn’t the only online tool that you use. You might use Google Drive, Trello, and various other apps for your tasks, and Slack is aware of that.

To help you bring your data from those apps into your workspace, Slack allows you to integrate your favorite apps into your account. Once you add an app, you can use many of that app’s features from within your Slack account.

Slack supports several popular apps including Google Drive, Trello, Twitter, Zoom, and so on. To view the apps list, select More > Apps from the left sidebar in Slack.

Then, select Add beneath the app you want to integrate with your workspace.

15. View Your Slack Analytics

Slack keeps a log of all the activities happening in your workspace and you can access this information from the tool’s analytics tool. Slack analytics gives you the stats of your workspace, like what number of people are active and what messages are being exchanged.

You can access this tool by selecting your workspace name at the top-left corner of Slack and choosing Tools > Analytics.

And those were some of the useful Slack tips that we think you should learn to make the most of this tool!

Related posts

• 14 Adobe InDesign Tips & Tricks cho Beginners để thử

• 6 Mẹo & Thủ thuật Slack tốt nhất

• 7 Quick Fixes Khi Minecraft Keeps Crashing

• 9 Quick Ways Để tạo Image Transparent trên Windows and Mac

• Cách thực hiện và Edit TikTok Videos cho Beginners

• Làm thế nào để Set Up Internet tại Your Home (Đối với Beginners)

• Cách đồng bộ hóa Slack với Lịch Google

• Netflix Audio Out của Sync? 9 Quick Fixes

• Cách Find Birthdays trên Facebook

• Cách Detect Computer & Email Monitoring hoặc Spying Software

• Computer Randomly Turn của bạn có tự mình không?

• Flat Panel Display Technology Demystified: TN, IPS, VA, OLED trở lên

• Cách làm Spotify Louder and Sound Better

• Cách mở File với No Extension

• Cách tìm Memories trên Facebook

• Cách Fix Disney Plus Error Code 83

• Cách thiết lập và chia sẻ Use Slack Screen

• Tạo một Smarter LinkedIn Resume: 7 Tips & Tricks

• Làm thế nào Slack Calendar Integration Works

• 6 mẹo và thủ thuật để khai thác thêm sức mạnh của trình đọc sách điện tử tầm cỡ