Bạn càng có nhiều thiết bị di động, thì điều quan trọng là bạn phải có quyền truy cập vào các tệp của mình cho dù bạn đang ở đâu hay bạn đang sử dụng thiết bị nào. Ngày^(Back) xưa, các tệp điện tử của bạn đều nằm trên máy tính của bạn, vì vậy nếu bạn không ở gần máy tính, bạn không thể truy cập tệp của mình. Tất cả đã thay đổi với sự ra đời của Internet tốc độ cao và các dịch vụ lưu trữ đám mây do các công ty như ^(cloud)Dropbox , Amazon và Google cung cấp . 

Trớ trêu thay, các đơn đặt hàng ở nhà và chuyển hướng sang làm việc từ xa trong năm qua cũng đã làm tăng nhu cầu và mong muốn về lưu trữ đám mây. Nhiều trường học và nhà tuyển dụng đã chuyển sang sử dụng Microsoft 365 để giữ cho sinh viên và người lao động được kết nối. Đối với việc lưu trữ tệp, điều đó có nghĩa là việc sử dụng OneDrive cho trường học hoặc cơ quan. 

Nếu bạn là người dùng OneDrive mới , cho trường học hay cơ quan, hãy tiếp tục đọc để biết một số mẹo sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft.

1. Hiểu các biểu tượng trạng thái^{(Status Icons)} OneDrive của bạn

Khi lưu tệp vào OneDrive , bạn có thể chọn đặt tệp của mình ở chế độ chỉ trực tuyến hoặc ngoại tuyến. Tính năng Tệp theo Yêu cầu của ^{(Files On-Demand)}OneDrive cho phép bạn truy cập mọi thứ bạn đã lưu vào bộ nhớ đám mây của mình mà không cần tải xuống bản sao cục bộ của mọi tệp. Thay vào đó, bạn sẽ thấy các tệp của mình được liệt kê trong trình quản lý tệp cùng với các biểu tượng trạng thái cho biết mỗi tệp là chỉ trực tuyến, khả dụng cục bộ hay luôn có sẵn.

Biểu tượng đám mây màu xanh lam cho biết rằng tệp chỉ ở chế độ trực tuyến. Dấu kiểm màu xanh lục trong một vòng tròn xuất hiện bởi các tệp có sẵn cục bộ trên thiết bị bạn đang sử dụng.

Các tệp bạn đã chọn luôn^{(always )} giữ trên thiết bị của mình sẽ hiển thị một vòng tròn màu xanh lục đồng nhất với dấu kiểm màu trắng. 

Nếu bạn mở một tệp chỉ trực tuyến trên máy tính của mình hoặc một thiết bị khác, tệp đó sẽ tải xuống và khả dụng cục bộ. Khả^(Being) dụng cục bộ có nghĩa là bạn có thể mở tệp ngay cả khi bạn không có kết nối internet. Để giải phóng dung lượng trên ổ cứng, hãy nhấp chuột phải vào tệp và chọn Giải phóng dung lượng^{(Free up space)} .

2. Cách bật tệp theo yêu cầu 

Người dùng PC có thể làm theo các bước sau để bật Tệp theo yêu cầu^{(Files On-Demand)} .

1. Chọn biểu tượng OneDrive trong khay hệ thống.
2. Chọn Trợ giúp & Cài đặt^{(Help & Settings)} .
3. Chọn Cài đặt^(Settings) .
4. Trên tab Cài đặt^{(Settings )} , chọn hộp " Tiết kiệm dung lượng và tải tệp xuống khi bạn sử dụng^{(Save space and download files as you use them)} ".

Người dùng Mac^(Mac) có thể bật Tệp theo yêu cầu^(On-Demand) bằng cách làm theo các bước sau:

1. Chọn biểu tượng OneDrive trong thanh menu.
2. Chọn nút … Thêm^(…More) .
3. Chọn Tùy chọn^{(Preferences)} .
4. Chọn nút Bật tệp theo yêu cầu^{(Turn on Files On-Demand)} .

3. Bật Storage Sense cho PC

Người dùng Windows 10 có thêm tùy chọn bật Storage Sense , tính năng này tự động đặt bất kỳ tệp OneDrive nào bạn chưa mở trong 30 ngày qua thành chỉ trực tuyến nếu bạn sắp hết dung lượng đĩa. 

Bạn cũng có thể đặt Storage Sense chạy hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng thay vì chỉ khi bạn sắp hết dung lượng ổ đĩa.

4. Những điều bạn nên biết về OneDrive Personal Vault

Mặc dù tất cả các tệp bạn lưu vào đám mây OneDrive đều được bảo vệ bởi các biện pháp bảo mật của Microsoft, nhưng OneDrive Personal Vault cung cấp thêm một lớp bảo vệ cho các tệp nhạy cảm. 

Khi bạn lưu tệp vào kho tiền cá nhân của mình, bạn phải sử dụng xác thực mạnh hoặc bước xác minh danh tính thứ hai để truy cập chúng. Tùy thuộc vào thiết bị của bạn, đó có thể là khuôn mặt của bạn, vân tay của bạn, mã PIN^(PIN) hoặc mã được gửi cho bạn qua tin nhắn hoặc email. 

Các tệp trong Vault cá nhân của bạn luôn được mã hóa, kể cả khi chúng ở trong vault của bạn và khi chúng di chuyển giữa đám mây và thiết bị của bạn. Hơn nữa, các tệp trong vault của bạn được quét vi-rút và theo dõi hoạt động đáng ngờ, bao gồm cả ransomware. 

Kho cá nhân^{(Personal Vault)} xuất hiện dưới dạng một thư mục trong OneDrive của bạn . Đơn giản chỉ cần^(Simply) lưu vào kho tiền để nhận được những lợi ích của tất cả các bảo mật bổ sung đó.

Lưu ý^(Note) : Người dùng không có đăng ký Microsoft 365 bị giới hạn ba tệp trong Vault cá nhân của họ.

5. Cách tải tệp lên OneDrive

Nếu bạn đang sử dụng OneDrive cho trường học hoặc cơ quan, có nhiều cách để tải tệp lên đám mây OneDrive của bạn .

Tải lên tệp bằng trình duyệt của bạn

Bạn luôn có thể truy cập OneDrive trong trình duyệt. Các bước dưới đây hoạt động cho Chrome và Edge và có thể hơi khác nếu bạn đang sử dụng một trình duyệt khác.

1. Đăng nhập^(Sign) vào office.com và chọn trình khởi chạy ứng dụng ở góc trên cùng bên trái của trang và chọn OneDrive .

1. Chọn Tải lên^{(Upload )} > Tệp^(Files) hoặc Thư mục^(Folder) .

1. Chọn^(Choose) tệp hoặc thư mục bạn muốn tải lên và chọn chúng.
2. Chọn Mở^(Open) hoặc Chọn Thư mục^{(Select Folder)} .

Tải lên tệp bằng máy tính để bàn của bạn

Nếu bạn đang sử dụng máy tính chạy Windows 10^{(Windows 10)} , OneDrive đã được cài đặt sẵn. Chỉ cần^(Simply) lưu hoặc di chuyển các tệp và thư mục của bạn vào thư mục OneDrive để làm cho chúng có thể truy cập được trên tất cả các thiết bị của bạn thông qua OneDrive .

Nếu bạn chưa đăng nhập vào OneDrive , hãy chọn nút Bắt đầu^(Start) , tìm kiếm OneDrive và khởi chạy ứng dụng. Làm theo hướng dẫn để đăng nhập.

Tương tự, người dùng Mac có thể tự động tải tệp lên OneDrive bằng cách sao chép hoặc di chuyển chúng vào thư mục OneDrive bằng Trình tìm kiếm^(Finder) hoặc bằng cách lưu chúng vào thư mục OneDrive từ một ứng dụng.

6. Chia sẻ tệp trong OneDrive

Chia sẻ tệp không thể dễ dàng hơn với OneDrive . Trên máy tính của bạn, nhấp chuột phải vào tệp và chọn Chia sẻ^(Share) . 

Chọn người bạn muốn chia sẻ tệp của mình, thêm tin nhắn tùy chọn, sau đó chọn nút Gửi^(Send) hoặc chọn sao chép liên kết hoặc gửi qua ứng dụng khác trên thiết bị của bạn.

7. Khôi phục tệp^(File) hoặc thư mục^(Folder) trong OneDrive

OneDrive có một thùng rác nơi bạn có thể khôi phục tệp hoặc thư mục mà bạn đã vô tình xóa. 

1. Từ OneDrive trong trình duyệt của bạn, hãy chọn Thùng rác^{(Recycle Bin)} .
2. Chọn tệp bạn muốn khôi phục.

1. Chọn nút Khôi phục^(Restore) .

8. Cách đặt ngày hết hạn^{(Expiration Dates)} và mật khẩu^(Passwords) trên tệp OneDrive của bạn^{(Your OneDrive)}

Mặc dù tính năng này chưa khả dụng cho các tài khoản miễn phí, nhưng một số người dùng Microsoft 365 có tùy chọn đặt ngày hết hạn và mật khẩu trên tệp của họ trong OneDrive . Nếu tính năng này đã được bật trong Trung tâm Quản trị OneDrive^{(OneDrive Admin Center)} , đây là những gì cần làm. 

Lưu ý^(Note) : Điều này chỉ hoạt động khi chia sẻ liên kết ẩn danh chứ không phải^(not) khi bạn chọn chia sẻ với những người cụ thể. 

1. Trong trình duyệt web, hãy chọn một tệp hoặc thư mục bạn muốn chia sẻ. 
2. Chọn chia sẻ^(share) .
3. Trong cài đặt liên kết^{(link settings)} , hãy chọn thời điểm bạn muốn quyền truy cập vào tệp hết hạn.

1. Thêm mật khẩu^(password) nếu bạn muốn.
2. Chọn nút Áp dụng^(Apply) .

Khai^(OneDrive) thác thêm sức mạnh của OneDrive^(Out) cho Trường học^(School) hoặc Cơ quan

Các thủ thuật ở trên chỉ sơ lược về những gì bạn có thể làm với OneDrive cho trường học hoặc cơ quan. Tìm hiểu cách giải quyết các vấn đề đồng bộ^{(sync issues)} , sử dụng các liên kết tượng trưng^{(symbolic links)} để đồng bộ hóa bất kỳ thư mục nào trên máy tính của bạn với OneDrive hoặc, nếu bạn cảm thấy mặn mà, hãy tắt hoàn toàn OneDrive^{(disable OneDrive)} .

OneDrive for School or Work: 8 Tips for Beginners

The more mobile you are, the more important it is to have access to your files no matter where you are or which device you’re using. Back in the old days, your electronic files all lived on your computеr, so if you weren’t near your comрuter, you couldn’t access your files. That all changed with the advent of high-speed internet and cloud storage services offered by companies like Dropbox, Amazon, and Google. 

Ironically, the past year’s stay-at-home orders and pivot to remote working have also increased the need and desire for cloud storage. Many schools and employers have turned to Microsoft 365 to keep students and workers connected. For file storage, that has meant the adoption of OneDrive for school or work. 

If you’re a new OneDrive user, either for school or work, keep reading for a few tips for using Microsoft’s cloud storage service.

1. Understand Your OneDrive Status Icons

When saving files to OneDrive, you can choose to make your file available online-only or offline. The OneDrive Files On-Demand feature allows you to access everything you’ve saved to your cloud storage without downloading a local copy of every file. Instead, you’ll see your files listed in your file manager along with status icons indicating whether each file is online-only, locally available, or always available.

A blue cloud icon indicates that the file is online-only. A green checkmark in a circle appears by files that are locally available on the device you’re using.

Files you have opted to always keep on your device will display a solid green circle with a white checkmark. 

If you open an online-only file on your computer or another device, it will download and become locally available. Being locally available means you can open the file even if you don’t have an internet connection. To free up space on your hard drive, right-click the file and select Free up space.

2. How to Turn on Files On-Demand 

PC users can follow these steps to turn on Files On-Demand.

1. Select the OneDrive icon in the system tray.
2. Select Help & Settings.
3. Select Settings.
4. On the Settings tab, check the box for “Save space and download files as you use them.”

Mac users can turn on Files On-Demand by following these steps:

1. Select the OneDrive icon in the menu bar.
2. Select the …More button.
3. Select Preferences.
4. Select the Turn on Files On-Demand button.

3. Turn on Storage Sense for PCs

Windows 10 users have the extra option of turning on Storage Sense, which automatically sets any OneDrive files you haven’t opened in the last 30 days to online-only if you’re running low on disk space. 

You can also set Storage Sense to run every day, week, or month instead of only when you’re getting low on disk space.

4. What you Should Know About the OneDrive Personal Vault

While all the files you save to the OneDrive cloud are protected by Microsoft’s security measures, the OneDrive Personal Vault offers an extra layer of protection for sensitive files. 

When you save files to your personal vault, you must use strong authentication or a second identity-verification step to access them. Depending on your device, that could be your face, your fingerprint, a PIN, or a code sent to you by text or email. 

The files in your Personal Vault are encrypted at all times, including when they’re in your vault and when they’re traveling between the cloud and your device. Moreover, the files in your vault are scanned for viruses and monitored for suspicious activity, including ransomware. 

The Personal Vault appears as a folder within your OneDrive. Simply save to the vault to get the benefits of all that extra security.

Note: Users without a Microsoft 365 subscription are limited to three files in their Personal Vault.

5. How to Upload Files to OneDrive

If you’re using OneDrive for school or work, there are multiple ways to upload files to your OneDrive cloud.

Upload Files Using Your Browser

You can always access OneDrive in a browser. The steps below work for Chrome and Edge and may slightly differ if you’re using a different browser.

1. Sign into office.com and select the app launcher in the top-left corner of the page and select OneDrive.

1. Select Upload > Files or Folder.

1. Choose which files or folder you want to upload and select them.
2. Select Open or Select Folder.

Upload Files Using Your Desktop

If you’re using a computer with Windows 10, OneDrive is already installed. Simply save or move your files and folders to the OneDrive folder to make them accessible on all your devices via OneDrive.

If you’re not signed into OneDrive, select the Start button, search for OneDrive, and launch the app. Follow the instructions to sign in.

Similarly, Mac users can automatically upload files to OneDrive by copying or moving them to the OneDrive folder using the Finder or by saving them to the OneDrive folder from an app.

6. Sharing Files in OneDrive

Sharing files couldn’t be easier with OneDrive. On your computer, right-click on the file and select Share. 

Choose who you want to share your file with, add an optional message, and then either select the Send button or choose to copy the link or send via another app on your device.

7. Restore a File or Folder in OneDrive

OneDrive has a recycle bin where you may be able to restore a file or folder you accidentally deleted. 

1. From OneDrive in your browser, select the Recycle Bin.
2. Select the file you want to restore.

1. Select the Restore button.

8. How to Put Expiration Dates and Passwords on Your OneDrive Files

While this feature isn’t available for free accounts yet, some Microsoft 365 users have the option to put expiration dates and passwords on their files in OneDrive. If this feature has been enabled in the OneDrive Admin Center, here’s what to do. 

Note: This only works when sharing a link anonymously and not when you choose to share with specific people. 

1. In a web browser, select a file or folder you want to share. 
2. Select share.
3. In link settings, choose when you want access to the file to expire.

1. Add a password if you want.
2. Select the Apply button.

Get More Out of OneDrive for School or Work

The tips above just scratch the surface of what you can do with OneDrive for school or work. Learn how to solve sync issues, use symbolic links to sync any folder on your computer with OneDrive, or, if you’re feeling salty, disable OneDrive completely.

Related posts

• 13 OneNote Tips & Tricks Để tổ chức ghi chú của bạn tốt hơn

• Cách thay đổi Background trong Microsoft Teams

• Làm thế nào để Automatically Backup một Word Document để onedrive

• Cách tạo Distribution List trong Outlook

• Cách tạo Greeting Card với MS Word

• Cách an toàn Password Protect An Excel File

• Cách mở tệp MDI

• Cách thêm Music vào bản trình bày PowerPoint

• 12 Mẹo và Thủ thuật hữu ích của Microsoft Word

• Làm thế nào để Forward Outlook Emails vào Gmail

• Cách Group Worksheets trong Excel

• 4 Ways Để chạy Microsoft Teams Poll trong các cuộc họp

• Tìm kiếm Email Outlook theo Người gửi, Ngày, Từ khóa, Kích thước và hơn thế nữa

• Cách tính Variance bằng Excel

• Lập biểu đồ dữ liệu Excel của bạn

• Cách chuyển đổi giữa các bảng tính trong Excel

• Ultimate Guide Để sửa chữa bị hư hỏng hoặc Corrupt Word File

• Cách tạo danh sách kiểm tra trong Excel

• Làm thế nào để Thực hiện một Booklet trong Word

• Cách sử dụng Mail Merge bằng Word đến Create Letters, Labels và phong bì