Microsoft Teams được sử dụng bởi hơn 15 triệu người dùng và khoảng 1300 người dùng kết nối với cuộc gọi Teams mỗi giây. Ảnh hưởng của đại dịch năm 2021 và 2022 đã dẫn đến sự phát triển đột ngột của nó trong việc kết nối mọi người hầu như làm việc từ xa và các cuộc họp. Mức độ tương tác của ứng dụng và số lượng người dùng đang hoạt động trên Teams đơn giản là đáng kinh ngạc và đạt đến giới hạn trên trời. Nó là sự thay thế tốt nhất cho Skype dành cho doanh nghiệp và bạn có thể tận hưởng những tính năng đáng kinh ngạc trong đó. Một số tính năng và lợi ích đáng chú ý của Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} bao gồm trò chuyện nhóm, cuộc gọi video / thoại, tùy chọn chia sẻ màn hình, cuộc họp lớn, lớp học trực tuyến, v.v. Là một phần của môi trường Microsoft 365 , Microsoft Teamscác tính năng họp kết hợp vai trò của Outlook , SharePoint và các ứng dụng Microsoft khác . Nói một cách dễ hiểu, bạn có thể tận hưởng rất nhiều tính năng và lợi ích của Microsoft Teams mà từ đó các bộ sưu tập tốt nhất của chúng được liệt kê bên dưới. Hy vọng bài viết này giúp ích được nhiều cho bạn!

10 tính năng tốt nhất của Microsoft Teams^{(Best 10 Microsoft Teams Features)}

Trong phần này, chúng tôi đã biên soạn một danh sách các tính năng họp của Microsoft Teams mà bạn đã ẩn giấu trong tâm trí bạn suốt những ngày qua. Đọc^(Read) và chia sẻ những điều này với bạn bè của bạn, những người thấy chúng hữu ích.

1. Chia sẻ Email trong Nhóm^{(1. Share Email in Teams)}

Đôi khi, có thể cần sao chép nội dung từ thư Outlook của bạn và dán nó vào trò chuyện Nhóm . ^(Teams)Copy và Paste sẽ là một lựa chọn tuyệt vời được nhiều bạn ưa thích. Tuy nhiên, điều này là không cần thiết vì tính năng chia sẻ thư tới Teams ^{(sharing mail to Teams)}của Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} sẽ vô cùng hữu ích. Một tính năng được tích hợp sẵn giữa Outlook và Teams cho phép bạn thực hiện điều này.

• Tính năng Microsoft Teams này sẽ hữu ích cho những tổ chức giao dịch với khách hàng bên ngoài, nhà cung cấp, đồng nghiệp và nhiều hơn nữa^{(organizations that deal with external customers, vendors, peers, and a lot more)} .
• Bạn có thể gửi tất cả các email đó đến một Kênh nhóm duy nhất^{(send all those emails to a single Teams Channel)} và điều này tránh được các thư trả lời nhầm lẫn và giữ cho các thư luôn sạch sẽ.
• Để chia sẻ thư Outlook với ^(Outlook)Nhóm^(Teams) , bạn phải có phần bổ trợ Outlook^{(Outlook add-in)} . Phần bổ trợ này được tự động cài đặt trên PC của bạn cho người dùng Teams . Xin lưu ý rằng, tính năng này không được hỗ trợ cho người dùng Nhóm^(Teams) di động .

Làm theo các bước sau để chia sẻ email với Nhóm^(Teams) .

1. Nếu bạn đang sử dụng ứng dụng dành cho máy tính để bàn, bạn có thể chỉ cần nhấp vào nút Chia sẻ với Nhóm^{(Share to Teams)} trong dải băng của thanh công cụ và nếu bạn đang sử dụng ứng dụng web, hãy nhấp vào biểu tượng Tác vụ khác…^{(More actions … )} ở góc trên cùng bên phải của thư.

2. Tại đây, hãy nhập tên của một người, nhóm hoặc kênh mà bạn muốn chia sẻ e-mail.

Nếu bạn có bất kỳ tệp đính kèm nào trong thư, chúng sẽ tự động được đưa vào khi bạn gửi chúng cho Nhóm^(Teams) . Nếu bạn muốn xóa chúng, bạn có thể bỏ chọn tùy chọn Bao gồm tệp đính kèm^{(Include attachments)} . Thưởng thức^(Enjoy) gửi thư đến các Nhóm^(Teams) trực tiếp mà không cần sử dụng phương pháp thông thường thông thường.

2. Sử dụng Phòng đột phá^{(2. Use Breakout Rooms)}

Xin lưu ý rằng, tính năng Microsoft Teams này chỉ khả dụng cho những người tổ chức cuộc họp của người dùng ứng dụng trên máy tính để bàn ( Microsoft và Mac ). Bạn không thể sử dụng tính năng này khi bạn có hơn 300 người trong cuộc họp và khi bạn tạo Phòng chia^{(Breakout Rooms)} nhóm trước cuộc họp, bạn không thể thêm hơn 300 người.

• Khi bạn đang ở trong phòng Breakout, bạn không thể thêm người vào cuộc họp từ bảng của người tham gia, không thể thêm người khác vào cuộc trò chuyện, không thể sử dụng tính năng Gọi cho tôi và không thể sao chép nội dung cuộc họp Tham gia^{(you cannot add people to the meeting from the participant’s panel, cannot add additional people to the chat, cannot use the Call me feature, and cannot copy the Join meeting contents)} . Nếu không, bạn có thể tận hưởng tất cả các tính năng khác của trò chuyện và trao đổi thông tin.
• Bạn có thể tạo Phòng chia nhóm khi bắt đầu cuộc họp hoặc giữa cuộc họp^{( create Teams Breakout Rooms when you are initiating a meeting or in the middle of your meeting)} để cho phép một nhóm nhỏ người tham gia thảo luận và cộng tác.
• Bạn có thể tạo khoảng 50 Phòng chia nhóm cho một cuộc họp^{( create around 50 Teams Breakout Rooms for a single meeting)} . Do đó, bạn có thể chia người dùng trong cuộc họp thành nhiều nhóm để thảo luận về bất kỳ nội dung cụ thể / chung nào của cuộc họp.

Nếu bạn là người tổ chức / người trình bày cuộc họp, bạn có thể tạo Phòng đột phá^{(Breakout Rooms)} trong Nhóm^(Teams) bằng cách làm theo các bước được đề cập bên dưới.

1. Như thường lệ, hãy tạo lời mời họp và bắt đầu cuộc họp.

2. Bây giờ, hãy nhấp vào tùy chọn Phòng đột phá^{(Breakout rooms )} như được tô sáng bên dưới.

3. Trong cửa sổ tiếp theo, bạn có thể chọn số lượng phòng mà bạn muốn tạo từ menu thả xuống, cuối cùng, nhấp vào Tạo phòng^{(Create rooms )} như hình.

Sau khi tạo phòng Breakout , bạn có thể đổi tên chúng và chỉ định người tham gia theo cách thủ công hoặc tự động. Đó là nó. Với tư cách là người quản lý Phòng đột phá^{(Breakout Room)} , bạn có thể thêm và xóa phòng, quản lý người tham gia trong phòng, tham gia bất kỳ phòng nào, thoát và mở phòng, ấn định giới hạn thời gian cho phòng, gửi thông báo và tạo lại phòng nếu cần. Nếu bạn không thể quản lý các phòng Breakout^{(Breakout rooms)} , bạn cũng có thể chỉ định một người tham gia hoặc người thuyết trình để quản lý cùng một người.

Cũng nên đọc: ^{(Also Read:)} Cách sử dụng các biểu tượng cảm xúc bí mật của Microsoft Teams^{(How to Use Microsoft Teams Secret Emoticons)}

3. Bảng trắng ảo^{(3. Virtual Whiteboard)}

Microsoft Teams có liên kết với Microsoft Whiteboard , qua đó bạn có thể chia sẻ ý kiến ​​của mình bằng cách vẽ, viết và phác thảo cùng nhau trong một cuộc họp. Sự hợp tác trên Bảng trắng^(Whiteboard) này có sẵn cho tất cả những người tham gia cuộc họp. Để sử dụng Whiteboard trong nhóm^(Teams) họp, hãy đảm bảo bạn có Microsoft Whiteboard trên thiết bị của mình.

Bạn có thể viết bằng cách kéo một chữ cái, thêm văn bản, thêm ghi chú, có thể thêm hình ảnh Thư viện, hình ảnh Bing hoặc hình ảnh Máy^(Camera) ảnh, dán tài liệu, thêm tài liệu PDF/Word/PowerPoint và nhiều tính năng khác sẽ khiến bạn thích thú rất nhiều. Bạn có thể hiển thị Bảng trắng^(Whiteboard) của mình cho tất cả những người tham gia bằng cách làm theo các bước được đề cập bên dưới.

1. Sau khi khởi chạy hoặc tham gia cuộc họp, hãy nhấp vào biểu tượng Mở khay chia sẻ^{(Open share tray )} như hình bên dưới.

2. Bây giờ, ở phía bên phải, nhấp vào Microsoft Whiteboard như được mô tả.

Bây giờ, Microsoft Whiteboard tải trên màn hình và sau khi hoàn tất, màn hình sẽ xuất hiện như hình dưới đây.

Giờ đây, những người tham gia cuộc họp có thể viết ra suy nghĩ của họ bằng cách sử dụng tính năng Microsoft Teams tuyệt vời này. Những người tham dự thuộc cùng một đối tượng thuê có thể được cộng tác trên Whiteboard trong khi người lạ, người dùng liên kết hoặc ẩn danh không thể làm như vậy. Hãy lưu ý rằng, khi bạn sử dụng Bảng trắng^(Whiteboard) để chia sẻ nội dung trong cuộc họp Nhóm^(Teams) đang được ghi lại, nội dung này sẽ không phải là một phần của bản ghi. Tính năng này đang trong giai đoạn phát triển và Microsoft sẽ thông báo cho bạn ngay khi thay đổi thành công.

Tính năng thú vị là tính năng Microsoft Whiteboard có sẵn cho tất cả những người tham gia cuộc trò chuyện trong cuộc họp, ngay cả khi cuộc họp đã kết thúc.

4. Phiên âm trực tiếp trong các cuộc họp^{(4. Live Transcription in Meetings)}

Khi đang tham gia cuộc họp Nhóm^(Teams) , bạn có thể xem các bản ghi trực tiếp của nội dung dưới dạng văn bản xuất hiện dọc theo cùng một màn hình cuộc họp. Đây là một trong những tính năng và lợi ích tốt nhất của Microsoft Teams dành cho người dùng bị điếc hoặc khó nghe hoặc những người có rào cản ngôn ngữ. Ngoài ra, nếu bạn đang tham dự một cuộc họp có quá nhiều tiếng ồn, tính năng này sẽ rất hữu ích. Phiên bản trực tiếp trong các cuộc họp^{(Live transcription in meetings)} chỉ khả dụng cho phiên bản Teams trên máy tính .

Để bật tính năng Ghi âm trực tiếp trong các cuộc họp Nhóm^(Teams) , hãy làm theo các bước được đề cập bên dưới.

1. Tham gia cuộc họp và nhấp vào biểu tượng Tác^{(More actions icon )} vụ khác như hình dưới đây.

2. Bây giờ, chọn tùy chọn Bắt đầu phiên âm^{(Start transcription )} từ danh sách thả xuống như hình trên.

Sau đó, tất cả những người tham gia cuộc họp sẽ nhận được thông báo rằng nội dung cuộc họp đang được ghi lại. Bạn cũng có thể thay đổi ngôn ngữ phiên âm và lưu ý rằng khi bạn thay đổi ngôn ngữ, nó sẽ ảnh hưởng đến tất cả người dùng.

Bạn có thể chuyển đổi ngôn ngữ phiên âm như được liệt kê bên dưới.

Tiếng Anh^(English) (Mỹ), tiếng Anh^(English) ( Canada ), tiếng Anh^(English) ( Ấn Độ^(India) ), tiếng Anh^(English) (Anh), tiếng Anh^(English) ( Úc^(Australia) ), tiếng Anh^(English) ( New Zealand ), tiếng Ả Rập^(Arabic) ( Các tiểu vương quốc Ả Rập thống nhất^{(Arab Emirates)} ) ( Xem trước^(Preview) ), tiếng Ả Rập^(Arabic) ( Ả Rập Xê-út^{(Saudi Arabia)} ) ( Xem trước^(Preview) ), tiếng Trung^(Chinese) ( Quảng Đông^(Cantonese) ), Trung Quốc^(Chinese) ( Quan Thoại^(Mandarin) ), Đan Mạch^(Danish) , Hà Lan^(Dutch) ( Bỉ^(Belgium) ) ( Xem trước^(Preview)), Hà Lan^(Dutch) ( Hà Lan^{(Netherlands)} ), Pháp ( Canada ), Pháp ( Pháp^(France) ), Phần Lan^(Finnish) ( Xem trước^(Preview) ), Đức, Hindi , Ý^(Italian) , Nhật^(Japanese) , Hàn^(Korean) ( Xem trước^(Preview) ), Na Uy, Ba Lan ( Xem trước^(Preview) ), Bồ Đào Nha^(Portuguese) ( Braxin^(Brazil) ), Nga^(Russian) ( Xem trước^(Preview) ), Tiếng Tây Ban Nha ( Mexico ), tiếng Tây Ban Nha ( Tây Ban Nha^(Spain) ), tiếng Thụy Điển^(Swedish) .

Cũng nên đọc: ^{(Also Read:)} Cách bật hoặc tắt Microsoft Teams Push to Talk^{(How to Enable or Disable Microsoft Teams Push to Talk)}

5. Lệnh Slash^{(5. Slash Commands)}

Bạn đã sử dụng Teams được bao lâu ? Bạn^(Did) có biết slash(/) commands có thể đơn giản hóa năng suất và mức độ tương tác của bạn với ứng dụng không?

Đúng. Bạn có thể chuyển sang kênh yêu thích, thay đổi trạng thái, tìm kiếm tin nhắn gần đây hoặc điều hướng đến các tin nhắn đã lưu bằng các lệnh Slash .

Điều hướng đến thanh Tìm kiếm^{(Search )} và nhập / vào thanh đó. Danh sách các lệnh được đề xuất sẽ được hiển thị như sau.

Dưới đây là một số lệnh thường được sử dụng nhất trong Nhóm^(Teams) .

Command	Use
/activity	See someone’s activity.
/available	Set your status to available.
/away	Set your status to away.
/busy	Set your status to busy.
/call	Call a phone number or Teams contact.
/dnd	Set your status to do not disturb.
/files	See your recent files.
/goto	Go right to a team or channel.
/help	Get help with Teams.
/join	Join a team.
/keys	See keyboard shortcuts.
/mentions	See all your @mentions.
/org	See someone’s org chart.
/saved	See your saved messages.
/testcall	Check your call quality.
/unread	See all your unread activities.
/whatsnew	See what’s new in Teams.
/who	Ask Who a question about someone.
/wiki	Add a quick note.

Sử dụng các lệnh thú vị^{(interesting commands)} này và chỉnh sửa cài đặt Nhóm^(Teams) trong vòng một giây.

6. Con người nổi bật^{(6. Spotlighting People)}

Trong Nhóm, bạn có thể đánh dấu bất kỳ video cụ thể nào để làm nổi bật^(spotlight) chúng trong số tất cả những người tham gia quy mô lớn. Nếu bạn là người chủ trì cuộc họp hoặc người trình bày, bạn có thể phát hiện ra khoảng 7 người dùng trong cuộc họp. Bạn không thể làm nổi bật mọi người nếu bạn đã bật chế độ xem Thư viện lớn^{(Large gallery)} hoặc Chế độ cùng nhau^{(Together mode)} . Dưới đây là một số hướng dẫn để thu hút mọi người trong các cuộc họp Microsoft Teams .

1. Tham gia cuộc họp và đi tới danh sách Người tham gia^{(Participants )} .

2. Bây giờ, nhấp chuột phải vào tên người dùng mà bạn muốn làm nổi bật và chọn tùy chọn Tiêu điểm cho mọi người^{(Spotlight for everyone )} như hình dưới đây.

3. Sau đó, xác nhận lời nhắc bằng cách nhấp lại vào Spotlight cho mọi người^{(Spotlight for everyone )} .

Bây giờ, video của người tham gia được chọn sẽ được làm nổi bật trong cuộc họp. Nếu bạn muốn kết thúc đèn chiếu, hãy làm theo các bước được đề cập bên dưới.

4. Như bạn đã làm trước đó, nhấp chuột phải vào tên của người tham gia và bây giờ chọn tùy chọn Exit spotlight như hình dưới đây.

5. Cuối cùng, xác nhận lời nhắc bằng cách nhấp vào Thoát đèn chiếu^{(Exit spotlight )} như hình dưới đây.

Lưu ý:^{(Note: )} Để làm nổi bật video của bạn, bạn có thể nhấp chuột phải vào video của mình và nhấp vào tùy chọn Tiêu điểm tôi^{(Spotlight me )} hoặc đi tới danh sách của người tham gia, nhấp chuột phải vào tên của bạn và chọn tùy chọn Làm nổi bật tôi^{(Spotlight me)} .

Cũng nên đọc: ^{(Also Read:)} Cách truy cập Đăng nhập Trung tâm Quản trị Microsoft Teams^{(How to Access Microsoft Teams Admin Center Login)}

7. Chế độ người thuyết trình^{(7. Presenter mode)}

Chế độ người thuyết trình sẽ giữ cho khán giả tham gia vào cuộc họp nhiều hơn vì người thuyết trình cũng có thể nhìn thấy trong bản trình bày. Thay vì chỉ chia sẻ cửa sổ hoặc màn hình, tính năng tuyệt vời này sẽ trở thành một phần không thể thiếu của cuộc họp với Tính năng nổi bật^{(Standout )} (xóa nền và hiển thị nội dung bài thuyết trình của bạn) , Song song^{(, Side-by-side )} (Cả nguồn cấp dữ liệu và nội dung của bạn sẽ xuất hiện bên cạnh ), và chế độ Phóng viên^{(Reporter )} (bản trình bày sẽ chạy ở bên phải vai của bạn như thể bạn xem trên các báo cáo trên TV). Dưới đây là một số hướng dẫn để sử dụng chế độ người thuyết trình trong Nhóm^(Teams) .

Lưu ý:^{(Note: )} Nếu bạn đang sử dụng ứng dụng web hoặc phiên bản di động của Teams , người thuyết trình và bản trình bày sẽ xuất hiện riêng biệt. Bạn nên sử dụng phiên bản máy tính để bàn của ứng dụng để sử dụng tính năng Chế độ người thuyết trình này^{(Presenter Modes feature)} .

1. Khi cuộc họp đã bắt đầu, hãy nhấp vào tùy chọn Chia sẻ nội dung^{(Share content )} như hình.

2. Đảm bảo rằng bạn đã bật máy ảnh và chọn chế độ người thuyết trình^{(presenter mode )} mà bạn muốn sử dụng. Bạn có thể tùy chỉnh nền của mình, bao gồm hoặc loại trừ âm thanh máy tính và trao quyền kiểm soát cho người khác khi bạn đang sử dụng chế độ này.

3. Để thoát chia sẻ, bạn có thể nhấp vào tùy chọn Dừng trình bày^{(Stop presenting )} trên thanh công cụ trình bày.

8. Phím tắt ^{(8. Keyboard Shortcuts )}

Các phím tắt được liệt kê dưới đây sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả trên Nhóm^(Teams) . Các tính năng họp Microsoft Teams này rất hữu ích cho người dùng có vấn đề về tầm nhìn. Dưới đây là danh sách các phím tắt sẽ giúp bạn truy cập Nhóm^(Teams) mà không cần sử dụng chuột.

Lưu ý^(Note) : Đối với các phím tắt sử dụng kiểu nhập số, hãy sử dụng các phím số phía trên các phím Bảng chữ cái^(Alphabets) .

• Các phím tắt chung^{(General Keyboard shortcuts)}

Task	Desktop app	Web app
Show keyboard shortcuts	Ctrl+Period (.)	Ctrl+Period (.)
Go to Search	Ctrl+E	Ctrl+E
Show commands	Ctrl+Slash (/)	Ctrl+Slash (/)
Open filter	Ctrl+Shift+F	Ctrl+Shift+F
Goto	Ctrl+G	Ctrl+Shift+G
Open apps flyout	Ctrl+Accent (`)	Ctrl+Accent (`)
Start a new chat	Ctrl+N	Left Alt+N
Open Settings	Ctrl+Comma (,)	Ctrl+Comma (,)
Open Help	F1	Ctrl+F1
Close	Esc	Esc
Zoom in	Ctrl+Equals sign ( = )	No shortcut
Zoom out	Ctrl+Minus sign (-)	No shortcut
Reset zoom level	Ctrl+0	No shortcut

• Phím tắt điều hướng^{(Navigational Keyboard Shortcut)}

Task	Desktop app	Web app
Open Activity	Ctrl+1	Ctrl+Shift+1
Open Chat	Ctrl+2	Ctrl+Shift+2
Open Teams	Ctrl+3	Ctrl+Shift+3
Open Calendar	Ctrl+4	Ctrl+Shift+4
Open Calls	Ctrl+5	Ctrl+Shift+5
Open Files	Ctrl+6	Ctrl+Shift+6
Go to the previous list item	Left Alt+Up arrow key	Left Alt+Up arrow key
Go to the next list item	Left Alt+Down arrow key	Left Alt+Down arrow key
Move selected team up	Ctrl+Shift+Up arrow key	No shortcut
Move selected team down	Ctrl+Shift+Down arrow key	No shortcut
Open the History menu	Ctrl+Shift+H	No shortcut
Go to the previous section	Ctrl+Shift+F6	Ctrl+Shift+F6

• Phím tắt trên bàn phím nhắn tin^{(Messaging Keyboard Shortcuts)}

Task	Desktop app	Web app
Go to the next section	Ctrl+F6	Ctrl+F6
Start a new conversation	Alt+Shift+C	Alt+Shift+C
Go to compose box	Alt+Shift+C	Alt+Shift+C
Expand compose box	Ctrl+Shift+X	Ctrl+Shift+X
Send (expanded compose box)	Ctrl+Enter	Ctrl+Enter
Start new line	Shift+Enter	Shift+Enter
Reply to a thread	Alt+Shift+R	Alt+Shift+R
Mark as important	Ctrl+Shift+I	Ctrl+Shift+I
Search current chat/channel messages	Ctrl+F	Ctrl+F

• Các phím tắt liên quan đến cuộc họp và cuộc gọi^{(Meeting and Call related Keyboard Shortcuts)}

Task	Desktop app	Web app
Accept video call	Ctrl+Shift+A	Ctrl+Shift+A
Accept audio call	Ctrl+Shift+S	Ctrl+Shift+S
Decline call	Ctrl+Shift+D	Ctrl+Shift+D
Start audio call	Ctrl+Shift+C	Ctrl+Shift+C
Start video call	Ctrl+Shift+U	Ctrl+Shift+U
End audio call	Ctrl+Shift+H	No shortcut
End video call	Ctrl+Shift+H	No shortcut
Toggle mute	Ctrl+Shift+M	Ctrl+Shift+M
Announce raised hands (screen reader)	Ctrl+Shift+L	Ctrl+Shift+L
Raise or lower your hand	Ctrl+Shift+K	Ctrl+Shift+K
Start screen share session	Ctrl+Shift+E	No shortcut
Toggle video	Ctrl+Shift+O	No shortcut
Filter current list	Ctrl+Shift+F	Ctrl+Shift+F
Go to sharing toolbar	Ctrl+Shift+Spacebar	Ctrl+Shift+Spacebar
Decline screen share	Ctrl+Shift+D	No shortcut
Accept screen share	Ctrl+Shift+A	No shortcut
Admit people from lobby notification	Ctrl+Shift+Y	No shortcut
Toggle background blur	Ctrl+Shift+P	No shortcut
Schedule a meeting	Alt+Shift+N	Alt+Shift+N
Go to the current time	Alt+Period (.)	Alt+Period (.)
Go to the previous day/week	Ctrl+Alt+Left arrow key	Ctrl+Alt+Left arrow key
Go to next day/week	Ctrl+Alt+Right arrow key	Ctrl+Alt+Right arrow key
View day	Ctrl+Alt+1	Ctrl+Alt+1
View workweek	Ctrl+Alt+2	Ctrl+Alt+2
View week	Ctrl+Alt+3	Ctrl+Alt+3
Save/send a meeting request	Ctrl+S	Ctrl+S
Join from meeting details	Alt+Shift+J	Alt+Shift+J
Go to the suggested time	Alt+Shift+S	Alt+Shift+S

Bạn đang chờ đợi điều gì? Hãy^(Show) thể hiện với bạn bè của bạn với những phím tắt phức tạp này!

Cũng đọc: ^{(Also Read:)} Cách thay đổi hình đại diện hồ sơ Microsoft Teams^{(How to Change Microsoft Teams Profile Avatar)}

9. Ẩn hoặc Hiển thị tin nhắn trong Nhóm^{(9. Hide or Show messages in Teams)}

Bạn không thể xóa toàn bộ lịch sử của một kênh hoặc cuộc trò chuyện, nhưng bạn có thể ẩn hoặc hiển thị bất kỳ kênh hoặc cuộc trò chuyện nào trong Nhóm^(Teams) bằng cách làm theo các bước sau. Lịch sử trò chuyện sẽ tiếp tục hoạt động khi một người đăng tin nhắn vào đó và bạn có thể tiếp tục lại bất cứ khi nào cần. Đây là một trong những tính năng và lợi ích đơn giản nhất của Microsoft Teams giúp bạn chỉ tập trung vào các cuộc trò chuyện hoặc kênh có mức độ ưu tiên cao.

1. Di chuột qua kênh hoặc đoạn chat mà bạn muốn ẩn và nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm^{(three-dotted icon)} như hình.

2. Bây giờ, hãy nhấp vào tùy chọn Ẩn^{(Hide )} như hình trên. Cuộc trò chuyện đã chọn sẽ biến mất khỏi danh sách Nhóm^(Teams) .

Sau đó, nếu bạn thay đổi ý định và muốn hiện các cuộc trò chuyện, hãy làm theo các bước được đề cập bên dưới.

3. Tìm kiếm cuộc trò chuyện ẩn bằng thanh tìm kiếm và nhấn phím Enter^{(Enter key )} để mở cuộc trò chuyện đó.

4. Bây giờ, hãy nhấp vào Hiển thị lịch sử trò chuyện ẩn^{(Show hidden chat history)} nếu bạn muốn xem nó. Lúc này, bạn sẽ thấy trò chuyện / kênh trong danh sách Nhóm^(Teams) ở khung bên trái.

5. Bây giờ, hãy nhấp vào biểu tượng ba chấm^{(three-dotted icon )} của trò chuyện / kênh của bạn và chọn tùy chọn Unhide như hình.

Tương tự như vậy, bạn có thể ghim cuộc trò chuyện yêu thích của mình hoặc tắt tiếng cuộc trò chuyện^{(pin your favorite chat or mute)} bất cứ khi nào cần.

10. Đánh dấu tin nhắn^{(10. Bookmark Messages)}

Các tính năng cuộc họp của Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} như Đánh dấu^{(Bookmarking)} tin nhắn giúp bạn tiết kiệm thời gian để tìm bất kỳ văn bản nào thay vì cuộn lên toàn bộ cuộc trò chuyện. Mặc dù tin nhắn đã bị chôn vùi trong lịch sử trò chuyện lâu dài, bạn có thể dễ dàng tìm thấy nó bằng cách lưu nó để tham khảo trong tương lai. Đây là cách đánh dấu một tin nhắn.

1. Khi bạn tìm thấy bất kỳ thư nào cần tham khảo trong tương lai gần, hãy di chuột qua thư và nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm^{(three-dotted icon)} .

2. Sau đó, chọn tùy chọn Lưu tin nhắn này^{(Save this message )} từ danh sách như hình minh họa.

3. Để xem các tin nhắn đã lưu, hãy nhấp vào ảnh hồ sơ của bạn và chọn tùy chọn Đã lưu^{(Saved )} như được mô tả.

4. Bây giờ, tất cả các cuộc trò chuyện đã lưu sẽ được hiển thị trên màn hình bên trái. Bạn có thể nhấp và truy cập chúng một cách dễ dàng.

Bắt đầu^(Start) lưu tin nhắn của bạn và dễ dàng tìm thấy chúng bằng cách sử dụng tính năng này.

Khuyến khích:^{(Recommended:)}

• Cách thiết lập giao diện màn hình kép Rainmeter trên Windows 10^{(How to Set Up Rainmeter Dual Monitor Skins on Windows 10)}
• Cách làm mờ nền trên Microsoft Teams^{(How to Blur Background on Microsoft Teams)}
• 15 dịch vụ miễn phí hộp thư ảo tốt nhất^{(15 Best Virtual Mailbox Free Service)}
• Cách bật Chế độ tối của Microsoft Outlook^{(How to Turn On Microsoft Outlook Dark Mode)}

Hy vọng hướng dẫn này hữu ích và bạn sẽ biết được một số tính năng của Microsoft Teams^{(Microsoft Teams features)} mà bạn chưa từng nghe đến. Vui^(Feel) lòng liên hệ với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới với các đề xuất và phản hồi của bạn về bài viết này. Hãy tiếp tục truy cập trang của chúng tôi để biết thêm các mẹo và thủ thuật thú vị và cho chúng tôi biết bạn muốn chúng tôi khám phá chủ đề nào tiếp theo.

Best 10 Microsoft Teams Features

Microsoft Teams is used by more than 15 million users аnd around 1300 users connect to Teams call eνery second. The pandemic effect of 2021 and 2022 has led to its sudden growth for connecting people virtυally on remote work and meetings. The engagement of thе application and number of active users on Teams is simply іnсredible and reaching the sky limіt. It іs the best replacement for Skype for businesѕ and you сan enjоy incredible features іn it. Few nоtable Microsoft Teams features and benefits include group chat, video/νoice call, screen share options, mega meetings, online classrooms, and a lot more. Being a part of the Microsoft 365 environment, Microsоft Teams meeting features combines the role of Outlook, SharеPoint, and other Microsoft applications. In simple words, you can enjoy a ton of Microsoft Teams features and benefits from which the best collections of them аre listed below. Hope this article helpѕ you a lot!

Best 10 Microsoft Teams Features

In this section, we have compiled a list of Microsoft Teams meeting features that are hidden into your minds all these days. Read and share these with your friends who find them useful.

1. Share Email in Teams

Sometimes, there may be a need to copy contents from your Outlook mail and paste it into Teams chat. Copy and Paste would be a great choice preferred by many of you. Yet, this is unnecessary since the Microsoft Teams feature of sharing mail to Teams will be incredibly helpful. A built-in feature between Outlook and Teams lets you do this.

• This Microsoft Teams feature will be helpful to those organizations that deal with external customers, vendors, peers, and a lot more.
• You can send all those emails to a single Teams Channel and this avoids false-mistaken replies and keep mails clean.
• To share Outlook mails to Teams, you must have an Outlook add-in. This add-in is automatically installed on your PC for Teams users. Make a note that, this feature is not supported for mobile Teams users.

Follow these steps to share emails with Teams.

1. If you are using a desktop application, you can simply click on the Share to Teams button in the toolbar ribbon and if you are using a web application, click on the More actions … icon at the top right corner of the mail.

2. Here, type the name of a person, group, or channel you want to share the mail.

If you have any attachments in the mail, they are automatically included when you send them to Teams. If you want to remove them, you can uncheck the Include attachments option. Enjoy sending mails to Teams directly without using the normal conventional method.

2. Use Breakout Rooms

Make a note that, this Microsoft Teams feature is available only for meeting organizers of desktop app users (Microsoft and Mac). You cannot use this feature when you have more than 300 people in the meeting and when you create Teams Breakout Rooms before meetings, you cannot add more than 300 people.

• When you are in a Breakout room, you cannot add people to the meeting from the participant’s panel, cannot add additional people to the chat, cannot use the Call me feature, and cannot copy the Join meeting contents. Otherwise, you can enjoy all other features of chatting and exchanging information.
• You can create Teams Breakout Rooms when you are initiating a meeting or in the middle of your meeting to allow a smaller group of participants to discuss and collaborate.
• You can create around 50 Teams Breakout Rooms for a single meeting. Thus, you can split users in meeting under several groups to discuss any specific/ general content of the meeting.

If you are the organizer/ presenter of the meeting, you can create Breakout Rooms in Teams by following the below-mentioned steps.

1. As usual, create a meeting invite and start the meeting.

2. Now, click on the Breakout rooms option as highlighted below.

3. In the next window, you can choose the number of rooms you want to create from the drop-down menu, and finally, click on Create rooms as shown.

After creating Breakout rooms, you can rename them and manually or automatically assign participants to them. That’s it. As a Breakout Room manager, you can add and delete rooms, manage participants in the room, join any rooms, exit, and open rooms, assign time limits for rooms, send announcements, and recreate rooms if necessary. If you cannot manage Breakout rooms, you can also assign a participant or presenter to manage the same.

Also Read: How to Use Microsoft Teams Secret Emoticons

3. Virtual Whiteboard

Microsoft Teams has an association with Microsoft Whiteboard through which you can share your opinion by drawing, writing, and sketching together in a meeting. This Whiteboard collaboration is available to all participants in the meeting. To use Whiteboard in Teams meet, ensure you have Microsoft Whiteboard on your device.

You can write by dragging a letter, adding text, adding a note, can add a Library image, Bing image, or Camera image, pasting a document, adding a PDF/Word/PowerPoint document, and a lot more features that will amuse you a lot. You can make your Whiteboard visible to all the participants by following the below-mentioned steps.

1. After launching or joining a meeting, click on the Open share tray icon as shown below.

2. Now, on the right side, click on Microsoft Whiteboard as depicted.

Now, Microsoft Whiteboard loads on the screen, and once done, the screen appears as shown below.

Now, the participants of the meeting can enjoy inking their thoughts using this amazing Microsoft Teams feature. Attendees who belong to the same tenant can enjoy collaborating on Whiteboard whereas strangers, federated, or anonymous users cannot do so. Make a note that, when you use Whiteboard for sharing the content in a Teams meeting that is being recorded, this will not be part of the recording. This feature is in the developmental stage and Microsoft will announce you as soon as the changes are successful.

The interesting feature is that the Microsoft Whiteboard feature is available for all the participants in the meeting chat, even after the meeting has ended.

4. Live Transcription in Meetings

When you are in Teams meeting, you can see live transcriptions of the content in the form of text that appear alongside the same meeting screen. This is one of the best Microsoft Teams features and benefits from which users who are deaf or have difficulties in hearing or who have language barriers. Also, if you are attending a meeting that has too much noise, this feature will be much useful. Live transcription in meetings is available only for the desktop version of Teams.

To enable Live transcription in Teams meetings, follow the below-mentioned steps.

1. Join the meeting and click on the More actions icon as shown below.

2. Now, select the Start transcription option from the drop-down list as shown above.

Then, all the participants in the meeting will receive a notification that the contents of the meeting are being transcript. You can also change the language of transcription and make a note that, when you change the language, it affects all users.

You can switch the transcription language as listed below.

English (US), English (Canada), English (India), English (UK), English (Australia), English (New Zealand), Arabic (Arab Emirates) (Preview), Arabic (Saudi Arabia) (Preview), Chinese (Cantonese), Chinese (Mandarin), Danish, Dutch (Belgium) (Preview), Dutch (Netherlands), French (Canada), French (France), Finnish (Preview), German, Hindi, Italian, Japanese, Korean (Preview), Norwegian, Polish (Preview), Portuguese (Brazil), Russian (Preview), Spanish (Mexico), Spanish (Spain), Swedish.

Also Read: How to Enable or Disable Microsoft Teams Push to Talk

5. Slash Commands

How long you have been using Teams? Did you know slash(/) commands could simplify your productivity and engagement with the app?

Yes. You can switch to your favorite channel, change your status, search for the recent message or navigate to saved messages using Slash commands.

Navigate to the Search bar and type / in it. A list of recommended commands will be shown as follows.

Here are a few most commonly used commands in Teams.

Command	Use
/activity	See someone’s activity.
/available	Set your status to available.
/away	Set your status to away.
/busy	Set your status to busy.
/call	Call a phone number or Teams contact.
/dnd	Set your status to do not disturb.
/files	See your recent files.
/goto	Go right to a team or channel.
/help	Get help with Teams.
/join	Join a team.
/keys	See keyboard shortcuts.
/mentions	See all your @mentions.
/org	See someone’s org chart.
/saved	See your saved messages.
/testcall	Check your call quality.
/unread	See all your unread activities.
/whatsnew	See what’s new in Teams.
/who	Ask Who a question about someone.
/wiki	Add a quick note.

Make use of these interesting commands and tweak Teams settings within a second.

6. Spotlighting People

In Teams, you can spotlight any particular videos to highlight them among all the wide scale of participants. If you are the meeting host or presenter, you can spotlight around 7 users in the meeting. You cannot spotlight people if you have enabled Large gallery or Together mode view. Here are a few instructions to spotlight people in Microsoft Teams meetings.

1. Join the meeting and head towards the Participants list.

2. Now, right-click on the user’s name whom you want to spotlight and select the Spotlight for everyone option as shown below.

3. Then, confirm the prompt by clicking on Spotlight for everyone again.

Now, the selected participant’s video will be spotlighted in the meeting. If you want to end spotlighting, follow the below-mentioned steps.

4. As you did earlier, right-click on the name of the participant and now select the Exit spotlight option as shown below.

5. Finally, confirm the prompt by clicking on Exit spotlight as shown below.

Note: To spotlight your video, you can right-click on your video and click on Spotlight me option or go to the participant’s list, right-click on your name and select the Spotlight me option.

Also Read: How to Access Microsoft Teams Admin Center Login

7. Presenter mode

The presenter mode will keep the audience more engaged towards the meeting since the presenter is also visible in the presentation. Rather than sharing only the window or screen, this amazing feature will become an integral part of the meeting with its Standout (deletes your background and shows your content of presentation), Side-by-side (Both your feed and content will appear next aside), and Reporter ( the presentation will run to the right of your shoulder as if you watch it on TV reports) modes. Here are a few instructions to use the presenter mode in Teams.

Note: If you are using the web app or mobile version of Teams, the presenter and the presentation will appear separately. You are advised to use the desktop version of the app to make use of this Presenter Modes feature.

1. Once the meeting has started, click on the Share content option as shown.

2. Make sure you have turned on your camera and selected the presenter mode you would like to use. You can customize your background, include or exclude computer sounds and give control to others when you are using this mode.

3. To exit sharing, you can click on Stop presenting option in the presenting toolbar.

8. Keyboard Shortcuts 

The below-listed keyboard shortcuts will help you work efficiently on Teams. These Microsoft Teams meeting features are very helpful to users with visionary problems. Here is a list of keyboard shortcuts that will help you, access Teams, without using a mouse.

Note: For shortcuts that uses numerical input use the numbers keys above the Alphabets keys.

• General Keyboard shortcuts

Task	Desktop app	Web app
Show keyboard shortcuts	Ctrl+Period (.)	Ctrl+Period (.)
Go to Search	Ctrl+E	Ctrl+E
Show commands	Ctrl+Slash (/)	Ctrl+Slash (/)
Open filter	Ctrl+Shift+F	Ctrl+Shift+F
Goto	Ctrl+G	Ctrl+Shift+G
Open apps flyout	Ctrl+Accent (`)	Ctrl+Accent (`)
Start a new chat	Ctrl+N	Left Alt+N
Open Settings	Ctrl+Comma (,)	Ctrl+Comma (,)
Open Help	F1	Ctrl+F1
Close	Esc	Esc
Zoom in	Ctrl+Equals sign ( = )	No shortcut
Zoom out	Ctrl+Minus sign (-)	No shortcut
Reset zoom level	Ctrl+0	No shortcut

• Navigational Keyboard Shortcut

Task	Desktop app	Web app
Open Activity	Ctrl+1	Ctrl+Shift+1
Open Chat	Ctrl+2	Ctrl+Shift+2
Open Teams	Ctrl+3	Ctrl+Shift+3
Open Calendar	Ctrl+4	Ctrl+Shift+4
Open Calls	Ctrl+5	Ctrl+Shift+5
Open Files	Ctrl+6	Ctrl+Shift+6
Go to the previous list item	Left Alt+Up arrow key	Left Alt+Up arrow key
Go to the next list item	Left Alt+Down arrow key	Left Alt+Down arrow key
Move selected team up	Ctrl+Shift+Up arrow key	No shortcut
Move selected team down	Ctrl+Shift+Down arrow key	No shortcut
Open the History menu	Ctrl+Shift+H	No shortcut
Go to the previous section	Ctrl+Shift+F6	Ctrl+Shift+F6

• Messaging Keyboard Shortcuts

Task	Desktop app	Web app
Go to the next section	Ctrl+F6	Ctrl+F6
Start a new conversation	Alt+Shift+C	Alt+Shift+C
Go to compose box	Alt+Shift+C	Alt+Shift+C
Expand compose box	Ctrl+Shift+X	Ctrl+Shift+X
Send (expanded compose box)	Ctrl+Enter	Ctrl+Enter
Start new line	Shift+Enter	Shift+Enter
Reply to a thread	Alt+Shift+R	Alt+Shift+R
Mark as important	Ctrl+Shift+I	Ctrl+Shift+I
Search current chat/channel messages	Ctrl+F	Ctrl+F

• Meeting and Call related Keyboard Shortcuts

Task	Desktop app	Web app
Accept video call	Ctrl+Shift+A	Ctrl+Shift+A
Accept audio call	Ctrl+Shift+S	Ctrl+Shift+S
Decline call	Ctrl+Shift+D	Ctrl+Shift+D
Start audio call	Ctrl+Shift+C	Ctrl+Shift+C
Start video call	Ctrl+Shift+U	Ctrl+Shift+U
End audio call	Ctrl+Shift+H	No shortcut
End video call	Ctrl+Shift+H	No shortcut
Toggle mute	Ctrl+Shift+M	Ctrl+Shift+M
Announce raised hands (screen reader)	Ctrl+Shift+L	Ctrl+Shift+L
Raise or lower your hand	Ctrl+Shift+K	Ctrl+Shift+K
Start screen share session	Ctrl+Shift+E	No shortcut
Toggle video	Ctrl+Shift+O	No shortcut
Filter current list	Ctrl+Shift+F	Ctrl+Shift+F
Go to sharing toolbar	Ctrl+Shift+Spacebar	Ctrl+Shift+Spacebar
Decline screen share	Ctrl+Shift+D	No shortcut
Accept screen share	Ctrl+Shift+A	No shortcut
Admit people from lobby notification	Ctrl+Shift+Y	No shortcut
Toggle background blur	Ctrl+Shift+P	No shortcut
Schedule a meeting	Alt+Shift+N	Alt+Shift+N
Go to the current time	Alt+Period (.)	Alt+Period (.)
Go to the previous day/week	Ctrl+Alt+Left arrow key	Ctrl+Alt+Left arrow key
Go to next day/week	Ctrl+Alt+Right arrow key	Ctrl+Alt+Right arrow key
View day	Ctrl+Alt+1	Ctrl+Alt+1
View workweek	Ctrl+Alt+2	Ctrl+Alt+2
View week	Ctrl+Alt+3	Ctrl+Alt+3
Save/send a meeting request	Ctrl+S	Ctrl+S
Join from meeting details	Alt+Shift+J	Alt+Shift+J
Go to the suggested time	Alt+Shift+S	Alt+Shift+S

So, what are you waiting for? Show off with your friends with these tricky shortcuts!

Also Read: How to Change Microsoft Teams Profile Avatar

9. Hide or Show messages in Teams

You cannot delete the complete history of a channel or chat, yet you can hide or show any channel or chat in Teams by using the following steps. The chat history will resume its activity when one posts a message into it and you can resume it whenever needed. This is one of the simplest Microsoft Teams features and benefits that keeps you focused only on chats or channels that are a high priority.

1. Hover over the channel or chat that you want to hide and click on the three-dotted icon as shown.

2. Now, click on the Hide option as shown above. The selected chat will disappear from the Teams list.

Later, if you change your mind and want to unhide the chats, follow the below-mentioned steps.

3. Search for the hidden chat using the search bar and hit Enter key to open it.

4. Now, click on Show hidden chat history if you want to view it. By this time, you will see the chat/channel in the Teams list on the left pane.

5. Now, click on the three-dotted icon of your chat/channel and select the Unhide option as shown.

Likewise, you can pin your favorite chat or mute it whenever needed.

10. Bookmark Messages

Microsoft Teams meeting features like Bookmarking messages help you save your time to find any text instead of scrolling up the whole chat. Even though the message is buried down in the long history of conversation, you can easily find it by saving it for future reference. Here is how to bookmark a message.

1. When you find any message that is needed for reference in the near future, hover over the message and click on the three-dotted icon.

2. Then, select the Save this message option from the list as shown.

3. To view the saved messages, click on your profile picture and select the Saved option as depicted.

4. Now, all the saved conversations will be displayed on the left screen. You can click and access them easily.

Start saving your messages and find them easily by using this feature.

Recommended:

• How to Set Up Rainmeter Dual Monitor Skins on Windows 10
• How to Blur Background on Microsoft Teams
• 15 Best Virtual Mailbox Free Service
• How to Turn On Microsoft Outlook Dark Mode

Hope this guide was useful and you would have learned some Microsoft Teams features that you were never heard of. Feel free to reach out to us in the comment section down below with your suggestions and feedback regarding this article. Keep visiting our page for more cool tips & tricks and let us know which topic you want us to explore next.

Related posts

• Microsoft Teams vs Zoom: nào là Better?

• Microsoft Teams so với Slack: Cái nào tốt hơn?

• 11 mẹo và thủ thuật hay nhất của Microsoft Teams

• Cách duy trì trạng thái Microsoft Teams sẵn sàng

• Cách làm mờ nền trên Microsoft Teams

• Bản ghi Microsoft Teams được lưu trữ ở đâu?

• A Microsoft để làm Review: Tại sao bạn nên chuyển đổi Right ngay bây giờ

• Cách đặt Microsoft Teams Status As Always Available

• Microsoft Teams Together Mode là gì? Làm thế nào để Kích hoạt chế độ cùng nhau?

• Làm cho giọng nói của bạn trở nên chuyên nghiệp với các mẹo Audacity nhanh này

• Làm thế nào để ca ngợi ai đó trên Microsoft Teams về công việc của họ được thực hiện tốt

• 4 Best Android Office Suites Besides Google and Microsoft

• Microsoft Teams không tự động cập nhật

• Mẹo ứng dụng ngữ pháp nâng cao để viết như một người chuyên nghiệp

• Cách đổi thẻ quà tặng trên tài khoản Microsoft

• 10 mẹo Trello hàng đầu để tăng năng suất của bạn

• Turn Off Read Receipts trong Microsoft Teams cho các thành viên trong nhóm

• 10 Microsoft Teams Tips and Tricks tốt nhất để giúp bạn tận dụng tốt nhất nó

• 10 ngôn ngữ lập trình tốt nhất để học ngày nay

• Sửa cuộc gọi điện video của Microsoft Teams không hoạt động