Trong bài đăng này, chúng ta sẽ xem xét cách bạn có thể quản lý email Outlook^{(Outlook email)} của mình tốt hơn bằng cách tự động chuyển thư đến vào các thư mục riêng biệt. Nếu bạn nhận được nhiều email hàng ngày^{(email everyday)} , điều này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Thay vì phải dành một giờ mỗi tuần một lần để di chuyển email từ Hộp thư^(Inbox) đến đến các thư mục được phân loại, các quy tắc email sẽ giúp tự động hóa tổ chức hộp thư đến của bạn. Điều này rất giống với việc sử dụng nhãn và bộ lọc trong Gmail .

Các quy tắc email^(Email) có vẻ phức tạp và chúng có thể xảy ra nếu bạn thực sự muốn thực hiện một số sắp xếp phức tạp, nhưng nếu bạn chỉ muốn tự động di chuyển email công việc sang thư mục Work, thì đó là một miếng bánh.

Để các quy tắc hữu ích, trước tiên bạn nên tạo một số thư mục bên dưới Hộp thư^(Inbox) đến để phân loại email của bạn, chẳng hạn như Dự án, Công việc^(Work) , Gia đình^(Family) , v.v.

Bạn có thể tạo thư mục bằng cách nhấp chuột phải vào Hộp thư^(Inbox) đến hoặc bất kỳ thư mục nào và chọn Thư mục mới^{(New Folder)} . Quy trình sau hoạt động trên Outlook 2010 , 2013, 2016, 2019 và Office 365 .

Thiết lập quy tắc Outlook

Bây giờ để bắt đầu, hãy mở Outlook , nhấp vào tab Tệp^(File) và bạn sẽ thấy nút Quản lý Quy tắc & Cảnh báo^{(Manage Rules & Alerts)} ở phía dưới cùng.

Cửa sổ chính Quy tắc^(Rules) và Cảnh báo^(Alerts) sẽ xuất hiện và theo mặc định, bạn có thể thấy một quy tắc đã được tạo tùy thuộc vào phiên bản Outlook của bạn .

Từ đây, bạn sẽ nhấp vào nút Quy tắc mới^{(New Rule)} để bắt đầu với quy tắc email Outlook^{(Outlook email)} đầu tiên của mình . Hộp thoại Trình hướng dẫn ^{(Wizard dialog)}quy tắc^(Rules) sẽ bật lên và nó sẽ hiển thị cho bạn một số mẫu quy tắc phổ biến.

Đây là những thứ phổ biến nhất và có lẽ là tất cả những gì bạn cần. Quy tắc phổ biến nhất là quy tắc đầu tiên được liệt kê, " Di chuyển thư từ một người nào đó vào một thư mục^{(Move messages from someone to a folder)} ". Hãy tiếp tục và chọn nó, sau đó nhấp vào Tiếp theo^(Next) .

Bạn sẽ nhận thấy hộp danh sách^{(list box)} dưới cùng được gọi là “ Bước 2^{(Step 2)} :” vẫn ở dưới cùng với một số văn bản được gạch chân. Trên thực tế, tất cả những gì bạn phải làm để thiết lập quy tắc là nhấp vào siêu liên kết cho mọi người hoặc nhóm công khai^{(people or public group)}  và chỉ định^{(specified )} để chọn địa chỉ email^{(email address)} và nơi bạn muốn những email đó đi.

Sau đó, bạn có thể nhấp vào Hoàn^(Finish) tất và bạn đã hoàn tất. Tuy nhiên, nếu bạn muốn làm cho quy tắc phức tạp hơn, thì nhấp vào Tiếp theo^(Next) sẽ cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn hơn:

Khi bạn kiểm tra các điều kiện khác nhau trong hộp danh sách^{(list box)} trên cùng , mô tả quy tắc^{(rule description)} ở dưới cùng cũng sẽ chứa nhiều siêu liên kết hơn. Bạn thậm chí có thể tạo các quy tắc tìm kiếm các từ cụ thể trong nội dung email^{(email body)} và sau đó thực hiện các hành động trên các email đó.

Nhiệm vụ tiếp theo của bạn là nhấp vào từng siêu liên kết và chọn các giá trị được liên kết như địa chỉ email, thư mục, v.v. Trong ví dụ của chúng tôi ở trên, bạn sẽ muốn nhấp vào người hoặc nhóm công khai^{( people or public group)} và chọn một địa chỉ email.

Sau đó nhấp vào từ được chỉ định^(specified) và duyệt đến thư mục bạn muốn chuyển email đến hoặc nhấp vào Mới^(New) và một thư mục mới sẽ được tạo trong thư mục hiện được đánh dấu.

Bây giờ bạn sẽ thấy phần dưới cùng được cập nhật với các giá trị thực tế cho quy tắc của bạn.

Khi bạn nhấp vào Tiếp theo, bạn có thể đặt nhiều hành động hơn cho quy tắc. Thông thường, bạn có thể để nguyên điều này nếu đó là một quy tắc đơn giản, nhưng nếu bạn cũng muốn thực hiện các hành động khác như phát âm thanh, chuyển tiếp email, tạo bản sao của nó, in email, khởi động chương trình khác, chạy tập lệnh, v.v. , thì bạn có thể làm tất cả những điều đó trên màn hình này.

Nhấp vào Tiếp theo^(Next) khi bạn hoàn tất và bạn sẽ được đưa đến hộp thoại Ngoại lệ^(Exceptions) , nơi bạn có thể chọn những điều kiện bạn không muốn để quy tắc này được xử lý. Trừ khi bạn có một số trường hợp duy nhất, bạn có thể để trống, đó là mặc định.

Nhấp vào Tiếp theo^{(Click Next)} và cuối cùng chúng ta đã đến phần cuối của trình hướng dẫn quy tắc^{(rule wizard)} ! Đặt tên cho quy tắc như “Chuyển email cho bạn bè” để bạn biết nó có tác dụng gì khi xem lại sau này.

Sau đó, nếu bạn đã có email trong Hộp thư đến phù hợp với quy tắc mới, hãy chọn hộp " Chạy quy tắc này trên các thư đã có trong Hộp thư đến^{(Run this rule on messages already in Inbox)} ". Bạn có thể để mọi thứ khác làm mặc định và nhấp vào ^{(default and click)} Hoàn^(Finish) tất !

Giờ đây, bạn có thể tạo quy tắc cho mọi người, bản tin, bảng sao bank/credit card và bất kỳ điều gì khác mà bạn có thể nghĩ đến để bắt đầu quản lý email Outlook^{(Outlook email)} của mình hiệu quả hơn! Vui thích!

Automatically Move Emails into Folders in Outlook using Rules

In this post, we’ll take a look at how уou can manage your Оutloоk email better by having incoming mail automatically moved into separate folders. If уou get a lot of email everyday, this can save lots of time.

Rather than having to spend an hour once a week moving emails from the Inbox to your categorized folders, email rules will help automate your inbox organization. This is very similar to using labels and filters in Gmail.

Email rules may seem complicated and they can be if you really want to perform some sophisticated sorting, but if you simply want to move work emails to the Work folder automatically, then it’s a piece of cake.

In order for rules to be useful, you should first create some folders underneath your Inbox to categorize your email, such as Projects, Work, Family, etc.

You can create folders by right-clicking on Inbox or any folder and selecting New Folder. The following procedure works on Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 and Office 365.

Setup Outlook Rules

Now to get started, open Outlook, click on the File tab and you’ll see the Manage Rules & Alerts button towards the bottom.

The Rules and Alerts main window will appear and by default you might see one rule already created depending on your version of Outlook.

From here you will click the New Rule button to get started with your first Outlook email rule. The Rules Wizard dialog will pop up and it will show you some common rule templates.

These are the most common ones and probably all you’ll ever need. The most common rule is the first one listed, “Move messages from someone to a folder“. Go ahead and select it, then click Next.

You’ll notice the bottom list box that is called “Step 2:” remains at the bottom with some underlined text. In reality, all of you have to do to setup the rule is click on the hyperlinks for people or public group and specified to choose the email address and where you want those emails to go.

Then you can click Finish and you’re done. However, if you want to make the rule more complicated, then clicking Next will give you a whole lot more options:

As you check on different conditions in the top list box, the rule description at the bottom will also populate with more hyperlinks. You can even create rules that look for specific words in the email body and then perform actions on those emails.

Your next task is to click on each hyperlink and choose the associated values like email addresses, folders, etc. In our example above, you’ll want to click on people or public group and choose an email address.

Then click on the word specified and browse to the folder you would like the email to be moved to or click New and a new folder will be created under the currently highlighted folder.

Now you’ll see the bottom part updated with the actual values for your rule.

When you click Next, you can set more actions for the rule. You can normally leave this alone if it’s a simple rule, but if you want to also perform other actions like play a sound, forward the email, make a copy of it, print the email, start another program, run a script, etc., then you can do all of that on this screen.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed for. Unless you have some unique cases, you can leave it blank, which is the default.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Move Friends Email” so that you know what it does when you look at it later on.

Then if you have emails already in your Inbox that would match your new rule, check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!

Now you can create rules for people, newsletters, bank/credit card statements and whatever else you can think of to start managing your Outlook email more efficiently! Enjoy!

Related posts

• Làm thế nào để Forward Outlook Emails vào Gmail

• Cách tạo Distribution List trong Outlook

• Cách tạo Phím tắt Microsoft Outlook cho Email và Công việc

• Tìm kiếm Email Outlook theo Người gửi, Ngày, Từ khóa, Kích thước và hơn thế nữa

• Microsoft Outlook không phản hồi? 8 bản sửa lỗi cần thử

• Cách khắc phục sự cố tải Outlook chậm

• Cách tạo Gantt Charts trong Microsoft Excel

• Liên kết các ô giữa Trang tính và Sổ làm việc trong Excel

• Cách theo dõi các thay đổi trong Word (Trực tuyến, Di động và Máy tính để bàn)

• Cách thay đổi Background trong Microsoft Teams

• Làm thế nào để hiểu phân tích điều gì xảy ra trong Microsoft Excel

• Cách thêm tường thuật âm thanh vào bản trình bày Powerpoint

• 4 Ways Để chạy Microsoft Teams Poll trong các cuộc họp

• Thêm nhanh mục lục vào tài liệu Word

• Cách tạo Breakout Rooms trong Microsoft Teams

• Cách thêm Music vào bản trình bày PowerPoint

• Làm thế nào để Add or Remove Comments trong Word

• Sử dụng Excel Watch Window để theo dõi các ô quan trọng trong sổ làm việc

• Ultimate Guide Để sửa chữa bị hư hỏng hoặc Corrupt Word File

• Cách an toàn Password Protect An Excel File