Chuột là một công cụ tiện dụng, nhưng trỏ và nhấp là một việc lãng phí thời gian. Bạn biết điều đó, vì vậy bạn đã tìm hiểu các phím tắt tốt nhất cho Office và Windows^{(best keyboard shortcuts for Office and Windows)} .

Nhưng có thể một số tác vụ lặp đi lặp lại không có tổ hợp phím tắt. Sẽ thật tuyệt nếu bạn có thể tạo các phím tắt của riêng mình trong Microsoft Office phải không? Vâng^(Well) , bạn có thể.

Cách tạo phím tắt^{(Keyboard Shortcuts)} trong Microsoft Office

Trước tiên, chúng ta hãy thực hiện các bước này trong Word . Các bước này giống hệt nhau trong Excel và PowerPoint trên máy tính để bàn. Cuộn^(Scroll) xuống để xem cách thực hiện việc này trong Outlook .

1. Nhấp chuột phải^{(Right-click)} vào bất kỳ khoảng màu xám nào trong vùng ruy-băng và chọn Tùy chỉnh ruy-băng^{(Customize the Ribbon)} .

1. Cửa sổ Word Options sẽ mở ra. Chọn Tùy chỉnh^{(Customize )} bên cạnh Phím tắt^{(Keyboard shortcuts)} ở gần cuối cửa sổ.

1. Cửa sổ Tùy chỉnh Bàn phím^{(Customize Keyboard)} sẽ mở ra. Tìm trong khu vực Danh mục^{(Categories )} để thu hẹp tab có lệnh bạn muốn tạo lối tắt. Các lệnh của tab đó sẽ hiển thị trong vùng Lệnh^{(Commands )} ở bên phải. Chọn lệnh bạn muốn.
   
   Trong ví dụ này, chúng tôi đã chọn FileSendPdf , vì sẽ rất hữu ích nếu gửi tài liệu Word dưới dạng PDF^{(send a Word document as a PDF)} bằng một tổ hợp phím đơn giản. Nếu lệnh đã có tổ hợp bàn phím, lệnh đó sẽ hiển thị trong khu vực Các phím hiện tại^{(Current keys )} .

1. Để đặt tổ hợp phím tắt mới, hãy đặt con trỏ vào trường Nhấn tổ hợp phím tắt mới^{(Press new shortcut key)} , sau đó nhấn tổ hợp phím bạn muốn sử dụng trên bàn phím của mình. Ghi lại những gì hiển thị trong khu vực Khóa hiện tại^{(Current keys)} bên cạnh Hiện được gán cho^{(Currently assigned to)} . Nếu bất cứ điều gì ngoại trừ [chưa được chỉ định]^{([unassigned])} hiển thị ở đó, hãy thử tổ hợp phím khác.

1. Để sử dụng tổ hợp phím này cho tất cả các tài liệu trong tương lai, hãy chọn Normal.dotm trong hộp ^{(Normal.dotm )}Lưu thay đổi trong^{(Save changes in )} . Để chỉ áp dụng tổ hợp khóa cho tài liệu này, hãy chọn tổ hợp khóa trong hộp thả xuống. 
2. Chọn nút Gán^{(Assign )} để áp dụng cài đặt, sau đó đóng cửa sổ Tùy chỉnh bàn phím^{(Customize Keyboard)} . Nhấn OK để đóng cửa sổ Word Options . Hãy thử kết hợp phím tắt mới của bạn. 

Lối tắt FileSendPdf sẽ tự động chuyển đổi tài liệu thành PDF , tạo email mới trong Outlook , đính kèm PDF và đặt ^(PDF)Chủ đề^(Subject) cho email . Một lần nhấn phím thay vì hàng chục lần hoặc nhiều lần nhấp chuột bằng chuột là một công cụ tiết kiệm thời gian đáng kinh ngạc.

Cách xóa các phím tắt tùy chỉnh^{(Custom Keyboard Shortcuts)} trong Microsoft Office

Bạn có thể muốn loại bỏ tất cả các phím tắt tùy chỉnh mà bạn đã thực hiện trong ứng dụng Office . Nó đơn giản để làm.

1. Nhấp chuột phải^{(Right-click)} vào bất kỳ khoảng màu xám nào trong vùng ruy-băng và chọn Tùy chỉnh ruy-băng^{(Customize the Ribbon)} .

1. Cửa sổ Word Options sẽ mở ra. Chọn nút Tùy chỉnh^{(Customize )} ở khu vực dưới cùng bên trái của cửa sổ. Cửa sổ Tùy chỉnh Bàn phím^{(Customize Keyboard )} sẽ mở ra. 

1. Để xóa các nhiệm vụ quan trọng khỏi tất cả các tài liệu trong tương lai, hãy chọn Normal.dotm trong menu thả xuống Lưu thay đổi . ^{(Save changes in )}Để chỉ xóa chúng khỏi tài liệu này, hãy chọn tài liệu trong menu thả xuống. Ở gần phía dưới cùng bên trái, chọn nút Đặt lại tất cả^{(Reset All )} .

1. Nó sẽ hỏi, Bạn có chắc chắn muốn đặt lại các nhiệm vụ chính không? Hành động này sẽ xóa tất cả các khóa hiện được gán cho macro và kiểu trong Normal.dotm^{(Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm)} . Lưu ý rằng ở cuối cảnh báo đó, nó sẽ đọc Normal.dotm hoặc tài liệu bạn đã chọn. Chọn Có^{(Yes )} để xác nhận việc đặt lại.

Cách tạo phím tắt^{(Keyboard Shortcuts)} trong Microsoft Outlook

Trong tất cả các ứng dụng Microsoft Office , Outlook có lẽ là ứng dụng mà bạn dành nhiều thời gian nhất. Bạn nên tạo một số phím tắt tùy chỉnh để hoàn thành công việc nhanh hơn. 

Thật không may, kể từ Outlook 2016, nó không cho phép bạn tạo các phím tắt như chúng ta có thể làm trong Word , Excel và PowerPoint . Vì vậy, lựa chọn của bạn là gì?

Đó là một giải pháp thay thế, nhưng bạn có thể tạo các Bước nhanh^{(Quick Steps )} và chỉ định các tổ hợp phím cho chúng. Điều này sẽ không cung cấp cho bạn khả năng tạo tổ hợp phím tắt cho mọi thứ trong Outlook , nhưng nó có thể đáp ứng hầu hết các nhu cầu của bạn. Có giới hạn chín tổ hợp phím mà bạn có thể chỉ định cho các Bước nhanh^{(Quick Steps)} tùy chỉnh .

1. Chọn Tạo mới^{(Create New )} trong phần Các bước nhanh^{(Quick Steps )} của tab  Trang chủ trong Outlook.^{(Home )}

1. Cửa sổ Chỉnh sửa Bước nhanh^{(Edit Quick Step )} sẽ mở ra. Nhập tên mô tả vào trường Tên^(Name) .
2. Chọn từ một trong các hành động được xác định trước trong menu thả xuống Chọn một Hành động . ^{(Choose an Action )}Trong ví dụ này, hãy cùng Mark as read .

1. Chuỗi các hành động lại với nhau bằng cách chọn nút Thêm hành động^{(Add Action )} bên dưới tác vụ trước đó.

1. Chọn Di chuyển vào thư mục^{(Move to folder)} .

1. Cửa sổ Chọn thư mục^{(Select Folder )} sẽ mở ra. Tìm^(Find) và chọn thư mục mà bạn muốn Hành động nhanh^{(Quick Action)} này để di chuyển email. Chúng tôi chọn thư mục Bills cho ví dụ này. Chọn OK để đóng cửa sổ.

1. Chọn một tổ hợp phím trong menu Phím tắt^{(Shortcut key)} thả xuống. Lưu ý rằng nó được giới hạn trong chín lựa chọn.

1. Thêm mô tả về những gì Bước nhanh thực hiện trong hộp văn bản Chú giải^(Tooltip) công cụ . Khi bạn di chuột qua Bước nhanh^{(Quick Step)} sau đó, thao tác này sẽ xuất hiện để nhắc bạn về những gì nó làm.
2. Chọn Hoàn^{(Finish )} tất để hoàn tất việc tạo Bước nhanh^{(Quick Step)} . Bây giờ bạn sẽ thấy Bước Nhanh Chuyển đến Thanh toán Đánh dấu là Đã đọc trong ruy-băng ^{(Mark Read Move to Bills)}Outlook . Kiểm tra nó bằng cách sử dụng tổ hợp phím tắt mà bạn đã chọn ở bước 7.

Nếu bạn muốn tiến thêm một bước, bạn có thể tạo các phím tắt Outlook Desktop^{(create Outlook Desktop shortcuts)} bằng cách sử dụng công tắc dòng lệnh để làm cho các tác vụ phổ biến dễ thực hiện hơn.

Thực hành các phím tắt của bạn

Giờ đây, bạn có thể tạo các phím tắt Microsoft Office của riêng mình. ^{(Microsoft Office)}In ra danh sách các phím tắt được sử dụng nhiều nhất và giữ chúng bên cạnh màn hình của bạn. Sau một vài ngày, bạn sẽ không cần cheat sheet nữa. Thêm^(Add) các phím tắt chuyển đổi dòng lệnh và nó sẽ tăng năng suất Microsoft Office của bạn^{(boost your Microsoft Office productivity)} ngay lập tức. 

Create or Generate Keyboard Shortcuts for Microsoft Office

A mouse is a handy tool, but pоіnt-and-click is a waste of time. You knew that, so you went and learned the best keyboard shortcuts for Office and Windows already.

But maybe some repetitive tasks don’t have shortcut keys. Wouldn’t it be great if you could create your own keyboard shortcuts in Microsoft Office? Well, you can.

How to Create Keyboard Shortcuts in Microsoft Office

Let’s go through these steps in Word first. The steps are identical in Excel and PowerPoint on the desktop. Scroll down to see how to do this in Outlook.

1. Right-click on any grey space in the ribbon area and select Customize the Ribbon.

1. The Word Options window will open. Select Customize next to Keyboard shortcuts near the bottom of the window.

1. The Customize Keyboard window will open. Look in the Categories area to narrow down to a tab which has the command you want to create a shortcut for. That tab’s commands will show in the Commands area on the right. Select the command you want.
   
   In this example, we’ve selected FileSendPdf, as it would be very helpful to send a Word document as a PDF with a simple keystroke combination. If the command already has a keyboard combo, it will show in the Current keys area.

1. To set a new shortcut key combination, place the cursor in the Press new shortcut key field, then press the key combo you want to use on your keyboard. Make a note of what shows under the Current keys area next to Currently assigned to. If anything but [unassigned] shows there, try another key combo.

1. To use this key combo for all future documents, leave Normal.dotm selected in the Save changes in box. To apply the key combo to only this document, choose it in the drop-down box. 
2. Select the Assign button to apply the settings, then close the Customize Keyboard window. Press OK to close out the Word Options window. Try your new keyboard shortcut combination. 

The FileSendPdf shortcut will automatically convert the document into a PDF, create a new email message in Outlook, attach the PDF, and give the email a Subject. One keystroke instead of a dozen or more point-and-clicks with a mouse is an incredible timesaver.

How to Clear Custom Keyboard Shortcuts in Microsoft Office

You may wish to get rid of all the custom keyboard shortcuts you’ve made in an Office app. It’s simple to do.

1. Right-click on any grey space in the ribbon area and select Customize the Ribbon.

1. The Word Options window will open. Select the Customize button in the bottom-left area of the window. The Customize Keyboard window will open. 

1. To remove the key assignments from all future documents, leave Normal.dotm selected in the Save changes in drop-down. To remove them only from this document, choose the document in the dropdown instead. Near the bottom-left, select the Reset All button.

1. It will ask, Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm. Note that at the end of that warning, it will read either Normal.dotm or the document you’ve selected. Select Yes to confirm the reset.

How to Create Keyboard Shortcuts in Microsoft Outlook

Of all the Microsoft Office apps, Outlook is probably the one in which you spend the most time. It makes sense to create some custom keyboard shortcuts to get things done faster. 

Unfortunately, since Outlook 2016, it doesn’t allow you to make keyboard shortcuts as we can in Word, Excel, and PowerPoint. So what are your options?

It’s a workaround, but you can create Quick Steps and assign key combinations to them. This won’t give you the ability to create a shortcut key combo for everything in Outlook, but it can meet most of your needs. There is a limit of nine key combos that you can assign to custom Quick Steps.

1. Select Create New in the Quick Steps section of the Home tab in Outlook. 

1. The Edit Quick Step window will open. Enter a descriptive name in the Name field.
2. Choose from one of the predefined actions in the Choose an Action drop-down menu. In this example, let’s go with Mark as read.

1. String actions together by selecting the Add Action button under the previous action.

1. Select Move to folder.

1. The Select Folder window will open. Find and select the folder to which you want this Quick Action to move the email. We select the folder Bills for this example. Select OK to close the window.

1. Select a key combo in the Shortcut key drop-down. Note that it’s limited to nine selections.

1. Add a description of what the Quick Step does in the Tooltip text box. When you hover over the Quick Step later, this will appear to remind you of what it does.
2. Select Finish to complete creating the Quick Step. You’ll now see the Mark Read Move to Bills Quick Step in the Outlook ribbon. Test it using the shortcut key combo you chose in step 7.

If you want to go a step further, you can create Outlook Desktop shortcuts using command line switches to make common tasks easier to do.

Practice Your Keyboard Shortcuts

Now you can create your own Microsoft Office shortcut keys. Print out a list of your most-used shortcuts and keep them beside your monitor. After a few days, you won’t need the cheat sheet anymore. Add in the command line switch shortcuts and it will boost your Microsoft Office productivity in no time. 

Related posts

• 13 phím tắt tốt nhất cho Microsoft Teams

• Cách tạo tài liệu PDF trong Microsoft Office

• Cách sửa chữa mọi phiên bản Microsoft Office

• 40 phím tắt Microsoft Excel tốt nhất

• Hơn 30 phím tắt Microsoft Word tốt nhất

• Cách hiển thị số lượng từ trong Microsoft Word

• Làm thế nào để thêm Dropbox như một Cloud Service để Microsoft Office

• Làm cho OpenOffice Writer có giao diện và chức năng giống Microsoft Word hơn

• Microsoft Office Visual Refresh: 8 điều cần biết

• Cách Chèn một Ngắt mục trong Microsoft Word

• Cách xây dựng cơ sở dữ liệu với Microsoft Access

• Cách thêm danh sách thả xuống trong Microsoft Word

• Nhà xuất bản của Microsoft là gì? Hướng dẫn cho người mới bắt đầu

• Cách xuất email của bạn từ Microsoft Outlook sang CSV hoặc PST

• Cách Chèn một Đường ngang trong Microsoft Word

• Cách cài đặt lại Microsoft Office Picture Manager

• Khắc phục lỗi “Không thể khởi động Microsoft Office Outlook”

• Sử dụng bàn phím để thay đổi chiều cao hàng và chiều rộng cột trong Excel

• Cách tạo Tờ rơi trong Microsoft Word

• Cách tùy chỉnh Ribbon Microsoft Office