Có một địa chỉ email^{(email address)} cũng giống như có một số điện thoại: Một khi nó đã xuất hiện trên thế giới, bạn không muốn thay đổi nó.

Ngoài ước tính khoảng 30% địa chỉ email thay đổi mỗi năm - hầu hết trong số đó là email công việc - hầu hết^{(business emails–most)} mọi người có lẽ sẽ không muốn đối phó với những rắc rối khi chuyển danh bạ, chuyển hướng mọi người đến địa chỉ email^{(email address)} mới hoặc tìm kiếm mọi trang web , đăng ký và người nhận hóa đơn^{(bill payee)} để cập nhật địa chỉ email^{(email address)} của họ trong hồ sơ.

Tuy nhiên, đôi khi mọi người có lý do chính đáng để thực hiện một bước chuyển lớn từ ngôn ngữ kỹ thuật số này sang ngôn ngữ kỹ thuật số khác. Đó có thể là nhà cung cấp dịch vụ email của bạn đã lỗi thời và không thể theo kịp với các mô hình hiện đại; hoặc có thể nhà cung cấp của bạn đang đóng cửa và bạn cần tìm một ngôi nhà mới.

Hầu hết mọi người không thực sự có khái niệm tốt về những gì bên ngoài và điều gì phân biệt một dịch vụ email^{(email service)} này với một dịch vụ email khác. Nhưng thực tế là, Microsoft Outlook và Google Gmail đã trở thành hai nền tảng mẫu mực nhất để quản lý những gì gần như đã trở thành một khía cạnh thiết yếu của cuộc sống.

Điều gì làm cho hai nhà cung cấp dịch vụ email này tốt hơn, kém hơn, khác biệt hoặc giống nhau so với nhau? Khi nói đến các gói cá nhân miễn phí, các sắc thái giữa Outlook và Gmail^{(Outlook and Gmail)} có thể không đáng kể đối với hầu hết người dùng. Đó là lý do tại sao, ở đây, chúng tôi sẽ tập trung vào việc so sánh kế hoạch kinh doanh^{(business plan)} dựa trên đăng ký của từng dịch vụ , để bạn có thể quyết định gói dịch vụ nào có ý nghĩa hơn đối với bạn hoặc công ty và nhân viên^{(company and employees)} của bạn .

Nhìn, cảm nhận và chi phí

Hãy tránh xa điều này. Outlook và Gmail cung cấp các giao diện rất khác nhau. Nói một cách đơn giản, Outlook duy trì cảm giác doanh nghiệp, trong khi Gmail cung cấp thứ gì đó sáng tạo hơn và giống với công ty khởi nghiệp hơn một chút. Nếu Outlook là công cụ hiện đại trong giao tiếp công ty, thì Gmail là hậu hiện đại.

Giao diện của Outlook được đóng gói với các tùy chọn và tính năng có thể tùy chỉnh, nhiều tùy chọn trong số đó bạn hoặc nhân viên của bạn sẽ không bao giờ sử dụng. Mặc dù Gmail cung cấp bộ chức năng riêng, nhưng về tổng thể, trải nghiệm người dùng đơn giản hơn nhiều, tập trung vào việc cung cấp các yếu tố cần thiết để hoạt động hiệu quả.

Khi nói đến việc mua các dịch vụ email này, bạn thực sự đang mua các bộ mà chúng đi kèm, Microsoft Office 365 và Google G Suite . Một điều cần lưu ý là Office 365 yêu cầu cam kết hàng năm, mặc dù bạn bị tính phí hàng tháng. G Suite hoàn toàn là gói đăng ký^{(subscription plan)} hàng tháng dựa trên số lượng người dùng. Đây là cách tính giá này cho mỗi người dùng mỗi tháng.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

Bộ công cụ

Một lần nữa, khi bạn mua Outlook hoặc Gmail^{(Outlook or Gmail)} dành cho doanh nghiệp, bạn thực sự mua nhiều thứ hơn là chỉ một dịch vụ email. Bạn đang mua một bộ công cụ, trong đó email chỉ là một.

Khi nói đến điều gì làm cho Office 365 và G Suite khác biệt, đó thực sự là sự so sánh giữa một người đương nhiệm và kẻ phá vỡ nó. Chúng tôi sẽ đề cập nhiều hơn về những gì làm cho hai dãy phòng này giống và khác nhau trong một bài viết trong tương lai, nhưng đây là một số khía cạnh tương phản nổi bật.

Microsoft Office 365

Tất cả chúng ta đều đã sử dụng Microsoft Word , Excel và PowerPoint. Đây là những nguyên lý cốt lõi của Office , nhưng Office 365 còn cung cấp nhiều hơn thế. Ngày nay, ba chương trình này có sẵn trực tuyến, không chỉ là các chương trình dành cho máy tính để bàn, giúp lưu và chia sẻ công việc bạn làm trong đó dễ dàng hơn. Ngoài ra, 365 cung cấp cho bạn:

• Outlook cho email
• OneDrive để lưu trữ tệp trên đám mây
• OneNote , một sổ ghi chép kỹ thuật số
• SharePoint , một mạng nội bộ của công ty
• Microsoft Teams để nhắn tin tức thì và hội nghị truyền hình

Một số ứng dụng này cung cấp các khả năng mở rộng giúp xác định cách thức hoạt động nội bộ của các doanh nghiệp ở quy mô kỹ thuật số. Đó là một điểm thu hút lớn mà Microsoft đã hợp nhất rất thành công vào các công cụ này để đơn giản hóa trải nghiệm mà nó mang lại cho các doanh nghiệp.

Google G Suite

Mặc dù G Suite cung cấp mảng ứng dụng của riêng mình ngang bằng với các sản phẩm chủ lực của Microsoft – hơn thế nữa. Các lựa chọn thay thế của G Suite cho Word , Excel và PowerPoint là Tài liệu^(Docs) , Trang^(Sheets) tính và Trang trình bày^(Slides) . Nhưng G Suite còn cung cấp nhiều hơn thế sẽ hữu ích cho bất kỳ doanh nghiệp nào:

• Lịch^(Calendar) để lập lịch nhóm dễ dàng
• Dòng tin^(Currents) cho các cuộc thảo luận trong toàn công ty
• Trò chuyện trong Hangouts^{(Hangouts Chat)} để nhắn tin tức thì
• Hangouts Meet cho hội nghị truyền hình
• Biểu mẫu^{(Forms )} để tạo khảo sát và biểu mẫu
• Các trang web^{(Sites )} để tạo trang web
• Trình tạo ứng dụng^{(App Builder )} để tạo ứng dụng kinh doanh
• Giữ^{(Keep )} để tổ chức các ý tưởng
• Jamboard , một bảng trắng kỹ thuật số
• Drive để lưu trữ và chia sẻ tệp
• Google Cloud Search để tìm kiếm trên G Suite
• Admin, Vault và Mobile^{(Admin, Vault, and Mobile )} để quản lý người dùng, thiết bị và dữ liệu một cách an toàn

Rõ ràng, có rất nhiều điều cần xem xét ở đây. Outlook tổng hợp rất nhiều vào một số ít ứng dụng mạnh mẽ mà nó cung cấp. Google cung cấp một số khả năng dường như rộng hơn nhiều trên một số ứng dụng, một số trong đó Office 365 hoàn toàn không cung cấp.

Cơ quan

Khi bạn kinh doanh, email là không ngừng; và chúng không chỉ là phương tiện để trò chuyện. Email là nguồn kiến ​​thức mà các chuyên gia sử dụng để đưa ra các quyết định kinh doanh, một số trong số đó có ý nghĩa quan trọng. Nếu bạn không thể giữ cho các cuộc trò chuyện và thông tin được ưu tiên và có tổ chức, thì sẽ rất khó để làm việc hiệu quả với tốc độ kinh doanh và tránh ảnh hưởng đến kết quả chất lượng^{(business and avoid compromising quality outcomes)} .

Quan điểm

Nếu bạn nghĩ về các phương pháp tổ chức truyền thống, tiền kỹ thuật số, có lẽ bạn sẽ nghĩ đến các thư mục và tệp. Vì số hóa về cơ bản là quá trình thực hiện các hoạt động hữu hình và trừu tượng hóa chúng thành các quy trình kỹ thuật số, nên người ta sẽ mặc nhiên cho rằng việc tạo các thư mục và tệp email là quá trình hoạt động tự nhiên.

Đây là cách Outlook hoạt động. Nó sử dụng hệ thống thư mục truyền thống^{(folder system)} và cho phép bạn phân loại email trong các thư mục đó bằng các tab màu, giống như bạn làm với một tệp có thể mở rộng. Bạn có thể tạo nhiều thư mục và thư mục con tùy thích. Outlook cũng cố gắng hết sức để ưu tiên các email bằng cách lọc ra những email bạn cho là lộn xộn. Những thứ này sẽ chuyển đến thư mục Clutter^{(Clutter folder)} để tránh việc của bạn cho đến khi bạn sẵn sàng xem chúng.

Gmail

Trong mô tả, nó có thể bắt gặp vì chỉ có một chút sắc thái giữa cách Gmail và Outlook^{(Gmail and Outlook)} tổ chức email; tuy nhiên, khi tích cực sử dụng hệ thống của Gmail, tổ chức và phương pháp ưu tiên có sự khác biệt đáng kể.

Thay vì trừu tượng hóa phương pháp “thư mục, tệp ”^{(” method)} truyền thống , Gmail sử dụng nhãn. Bạn có thể gắn thẻ thư bằng nhiều nhãn thay vì đặt chúng trong một thư mục.

Bạn có thể tùy chỉnh Gmail để hiển thị các email Quan trọng^(Important) , Chưa đọc^(Unread) và Có gắn dấu sao^(Starred) trước. Nó cũng có thể tự động lọc email theo Chính^(Primary) , Xã hội^(Social) , Quảng cáo^(Promotions) , Cập nhật^(Updates) và Diễn đàn^(Forums) . Hệ thống sắp xếp và ưu tiên này giúp bạn thực sự dễ dàng xác định những email nào quan trọng nhất đối với bạn và chuyển đến chúng nhanh chóng.

Bất chấp những khác biệt này trong Gmail , điều thú vị là nếu bạn đang sử dụng Gmail thông qua một ứng dụng email^{(email client)} khác (chẳng hạn như Outlook ), nhãn của nó sẽ hiển thị dưới dạng thư mục. Theo một nghĩa nào đó, điều này làm cho Gmail trở nên linh hoạt hơn và có khả năng cung cấp trải nghiệm người dùng linh hoạt hơn.

Tìm kiếm

Tìm kiếm đi đôi với tổ chức khi nói đến email. Nếu bạn không thể tìm thấy thông tin mình cần một cách nhanh chóng và hiệu quả, thông tin này có khả năng bị chôn vùi trong email từ nhiều tháng trước, bạn sẽ lãng phí thời gian quý giá để tìm kiếm mọi thứ thay vì hành động.

Quan điểm

Chức năng tìm kiếm^{(search function)} của Outlook đủ tốt để bạn có thể tìm kiếm các email trên tất cả các thư mục của mình, bao gồm hàng nghìn email trong thư mục Đã xóa^{(Deleted folder)} của bạn , dựa trên từ khóa và địa chỉ email^{(keyword and email address)} . Điểm mà Outlook đôi khi có thể bị thiếu là độ chính xác.

Tìm kiếm theo từ khóa không^{(keyword doesn)} phải lúc nào cũng đưa ra đúng email hoặc các email^{(email or emails)} và luôn có khả năng Outlook sẽ chỉ lấy một vài email được chọn từ một chuỗi, nhưng hãy bỏ qua một email bạn cần. Mặc dù nó hoạt động tốt hầu hết thời gian, nhưng chắc chắn nó không sử dụng cùng một mức chức năng tìm kiếm^{(search functionality)} như một dịch vụ email của Google .

Gmail

^(Gmail)Chức năng tìm kiếm^{(search functionality)} của Gmail thấm nhuần sức mạnh tìm kiếm^{(search power)} của Google , đó cũng là lý do tại sao Gmail được tạo ra ngay từ đầu: để cung cấp một dịch vụ email hoạt động giống như ^{(email service)}công cụ tìm kiếm^{(search engine)} của Google . Bạn không chỉ có thể tìm kiếm bằng các cụm từ đơn giản và tin tưởng rằng Gmail sẽ cung cấp kết quả chính xác, bạn còn có thể sử dụng các toán tử tìm kiếm nâng cao như “from :,” “to :,” “shortcut :,” và nhiều toán tử khác có thể giúp bạn tìm cụ thể những gì bạn cần.

Gửi lại email

Mặc dù có một số tính năng chính mà cả Gmail và Outlook^{(Gmail and Outlook)} đều cung cấp ở các mức độ chức năng chi tiết khác nhau, một chức năng chính mà mỗi tính năng thực hiện khá khác nhau là thu hồi email. Sự khác biệt trong hoạt động rất đáng làm nổi bật bởi vì hầu hết mọi người, tại một số điểm, trải qua tình huống căng thẳng khi gửi nhầm email đến nhầm người hoặc gửi thứ mà họ không nên có.

Quan điểm

Outlook rất tốt cho việc thu hồi và^{(and )} thay thế email. Miễn là địa chỉ email bạn đã gửi email được lưu trữ trên Microsoft Exchange –^{(Microsoft Exchange–the)} dịch vụ email thực tế mà Outlook chạy – bạn có thể xóa và thay thế mọi thư chưa đọc.

Tất nhiên, nếu email đã được mở, bạn không thể nhớ lại hoặc thay thế nó, nhưng việc có tính năng này với các thư chưa đọc có thể giúp bạn tránh bối rối trong trường hợp gửi thứ mà bạn không nên có hoặc giúp bạn gửi lại tốt hơn email với sự giải thích rõ ràng hơn thay vì gửi các email tiếp theo làm rõ hơn một email mà lần gửi trước đó.

Gmail

Ở đây, Gmail^(Gmail) hơi thấp so với Outlook . Trên thực tế, Gmail^{(Gmail doesn)} thậm chí không cung cấp khả năng thu hồi email^{(email recall)} hợp pháp . Thay vào đó, bạn có một vài giây sau khi gửi email để hủy gửi. Bạn có thể bật hoặc tắt và điều chỉnh thời gian hủy^{(cancelation time)} kéo dài đến 30 giây. Nếu bạn không đủ nhanh, đứa bé đó sẽ biến mất.

Vua của Email là ai?

Khi nói đến việc chọn dịch vụ email nào tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn, cả Outlook và Gmail^{(Outlook and Gmail)} đều cung cấp những gì bạn cần, cái này đôi khi tốt hơn cái kia. Email chỉ là bước khởi đầu.

Đó là các hệ thống lớn hơn mà mỗi hệ thống thuộc về – Office 365 và G Suite –^{(G Suite–that)} thực sự tạo ra sự khác biệt trong cách doanh nghiệp của bạn hoạt động. Chúng tôi sẽ đề cập đến sự khác biệt giữa hai bộ công cụ này trong một bài viết sắp tới để bạn thực sự có thể quyết định điều gì tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.

 

Outlook vs. Gmail: Who Is the King of Email?

Having аn email address іs like having а phone number: Once it’s out in the world, you don’t want to change it.

Aside from the estimated 30% of email addresses that change each year–most of which are business emails–most people probably wouldn’t want to deal with the hassle of transferring contacts, redirecting people to the new email address, or hunting down every site, subscription, and bill payee to update their email address on file.

However, sometimes people have a good reason to make a massive move from one digital locale to another. It could be your email provider is outdated and can’t keep up with the modern paragons; or maybe your provider is shuttering and you need to find a new home.

Most people don’t really have a good concept of what’s out there and what differentiates one email service from another. But the fact is, Microsoft Outlook and Google Gmail have become the two most exemplary platforms for managing what has almost become an essential aspect of life.

What makes these two email providers better, worse, different, or the same in comparison with each other? When it comes to free personal plans, the nuances between Outlook and Gmail are likely insignificant to most users. That’s why, here, we’ll focus on comparing each service’s subscription-based business plan, so you can decide which one makes more sense for you or your company and employees.

Look, Feel and Cost

Let’s get this out of the way. Outlook and Gmail offer very different interfaces. To put it simply, Outlook maintains a corporate feel, while Gmail offers something a little more creative and startup-like. If Outlook is the modern take on corporate communications, Gmail is postmodern.

Outlook’s interface is packed with options and customizable features, many of which you or your employees will never end up using. While Gmail offers its own set of functionality, it’s overall a much simpler user experience focused on providing the essentials you need to be efficient.

When it comes to purchasing these email services, you’re actually purchasing the suites they come with, Microsoft Office 365 and Google G Suite. One thing to keep in mind is Office 365 requires an annual commitment, though you’re charged monthly. G Suite is purely a monthly subscription plan based on headcount. Here’s how these price out per user per month.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

Tool Suite

Again, when you buy Outlook or Gmail for business, you’re really buying more than just an email service. You’re buying a suite of tools, of which email is but one.

When it comes to what makes Office 365 and G Suite different, it’s really a comparison between an incumbent and its disruptor. We’ll cover more of what makes these two suites the same and different in a future article, but here are some of the contrasting aspects that stand out.

Microsoft Office 365

We’ve all used Microsoft Word, Excel and PowerPoint. These are the core tenets of Office, but Office 365 offers even more. Today, These three programs are available online, not just as desktop programs, making the work you do in them easier to save and share. In addition, 365 gives you:

• Outlook for email
• OneDrive for cloud file storage
• OneNote, a digital notebook
• SharePoint, a corporate intranet
• Microsoft Teams for instant messaging and video conferencing

These few apps offer extensive capabilities that have come to define the way businesses operate internally at digital scale. It’s a huge draw that Microsoft has successfully consolidated so much into these tools to simplify the experience it offers businesses.

Google G Suite

While G Suite offers its own array of applications that are on par with Microsoft’s staple products–plus more. G Suite’s alternatives to Word, Excel, and PowerPoint are Docs, Sheets, and Slides. But G Suite offers even more that would be useful for any business:

• Calendar for easy team scheduling
• Currents for company wide discussions
• Hangouts Chat for instant messaging
• Hangouts Meet for video conferencing
• Forms for creating surveys and forms
• Sites for creating websites
• App Builder for creating business apps
• Keep for organizing ideas
• Jamboard, a digital whiteboard
• Drive for storing and sharing files
• Google Cloud Search to search across G Suite
• Admin, Vault, and Mobile for securely managing users, devices and data

Clearly, there’s a lot to consider here. Outlook consolidates a lot into the few yet robust applications it offers. Google offers a seemingly much wider range of capabilities spread out across several applications, some of which Office 365 doesn’t offer at all.

Organization

When you’re in business, emails are nonstop; and they’re more than just vehicles for conversing. Emails are vessels of knowledge that professionals use to make business decisions, some of which are mission-critical. If you can’t keep conversations and information prioritized and organized, it’s going to be difficult to work effectively and efficiently at the speed of business and avoid compromising quality outcomes.

Outlook

If you think about traditional, pre-digital methods of organization, folders and files probably come to mind. As digitization is essentially the process of taking tangible activities and abstracting them into digital processes, one would naturally assume creating email folders and files is the natural course of action.

This is how Outlook works. It uses a traditional folder system and allows you to categorize emails within those folders using colored tabs, just like you would with an expandable file. You can create as many folders and subfolders as you’d like. Outlook also does its best to prioritize emails by filtering out those you would consider clutter. These go to the Clutter folder to stay out of your way until you’re ready to view them.

Gmail

In description, it may come across as there being only a slight nuance between how Gmail and Outlook organize email; however, in actively using Gmail’s system, the organization and prioritization method is noticeably different.

Rather than abstracting the traditional “folder, file” method, Gmail uses labels. You can tag messages with multiple labels, rather than put them in a folder.

You can customize Gmail to show Important, Unread, and Starred emails first. It can also automatically filters emails by Primary, Social, Promotions, Updates, and Forums. This prioritization and organization system makes it really easy to identify which emails are most important to you and get to them fast.

Despite these differences in Gmail, what’s interesting is if you’re using Gmail through another email client (such as Outlook) its labels will show up as folders. In one sense, this makes Gmail more versatile and capable of providing a more flexible user experience.

Search

Search goes hand in hand with organization when it comes to email. If you can’t quickly and efficiently find the information you need, which is potentially buried in an email from months ago, you’re going to end up wasting valuable time hunting things down instead of taking action.

Outlook

Outlook’s search function is good enough in that you can hunt down emails across all your folders, including thousands of emails in your Deleted folder, based on keyword and email address. Where Outlook can sometimes fall short is accuracy.

Searching on a keyword doesn’t always pull up the correct email or emails, and there’s always a chance Outlook will pull up only a select few emails from a chain, yet leave out the one email you need. While it works well most of the time, it certainly doesn’t employ the same level of search functionality as an email service from Google.

Gmail

Gmail’s search functionality is imbued with Google’s search power, which is also why Gmail was created in the first place: to provide an email service that operates like Google’s search engine. Not only can you search on simple terms and trust that Gmail will serve up the correct results, you can also use advanced search operators like “from:,” “to:,” “shortcut:,” and several more that can help you find specifically what you need.

Email Recall

While there are several key features both Gmail and Outlook provide to varying degrees of detailed functionality, one major function each does quite differently is email recall. The difference in operation is worth highlighting because most people, at some point, experience the nerve wracking situation of sending the wrong email to the wrong person or sending something they shouldn’t have at all.

Outlook

Outlook is great for email recall and replace. As long as the email address you sent an email to is hosted on Microsoft Exchange–the actual email service Outlook runs on–you have the ability to delete and replace any unread message.

Of course, if the email has already been opened, you can’t recall or replace it, but having this capability with unread messages could save you from embarrassment in the event of sending something you shouldn’t have, or help you resend a better email with more clarification rather than sending follow-up emails elaborating one the previous send.

Gmail

Gmail falls a little short here compared to Outlook. In fact, Gmail doesn’t even offer legitimate email recall. Instead, you have a few seconds after sending an email to cancel the send. You can turn it on or off and adjust the cancelation time to last up to 30 seconds. If you aren’t quick enough, that baby’s gone for good.

Who Is the King of Email?

When it comes to choosing which email service is best for your business, Outlook and Gmail both offer what you need, one sometimes better than the other. Email is just the start.

It’s the larger systems each belongs to–Office 365 and G Suite–that really make a difference in how your business operates. We’ll cover the differences between these two toolkits in an upcoming article so you can really decide what’s best for your business.

 

Related posts

• 4 trình duyệt nhẹ tốt nhất cho Windows and Mac

• Discord Nitro là gì và nó có đáng không?

• 6 Best Reddit Alternatives Bạn có thể sử dụng miễn phí

• 6 Best Online Paraphrasing Tools đến Rewrite Text

• 21 Time Management Tools and Apps tốt nhất bạn cần thử

• 4 Best Apps đến Remotely View A Webcam trên iOS and Android

• Intego Antivirus Review: mạnh mẽ nhưng giới hạn tính năng

• A Microsoft để làm Review: Tại sao bạn nên chuyển đổi Right ngay bây giờ

• 6 Best PDF Editors cho Windows 10 năm 2021

• 6 khuôn mặt xuất sắc nhất Swap Apps Đối Mobile Or PC

• Google Meet VS Zoom: Better cho bạn là gì?

• Slack vs Discord: Better là Better?

• 7 Best Apps để giúp bạn học tốt hơn

• 3 đi bộ đường dài tốt nhất Apps lên Find Trails, Log Hikes và không bị mất

• Best Reddit Apps cho Windows and Mac

• 4 chương trình tốt nhất để biến PC của bạn thành Streaming Media Center

• 11 Best IRC Clients cho Windows, Mac, và Linux trong năm 2022

• 15 Subreddits tốt nhất để binge khi bạn chán

• 10 tiện ích bổ sung Firefox tốt nhất và tiện ích mở rộng

• Làm thế nào để sử dụng MyFitnessPal để Actually Lose Weight