Trong một bài báo được viết vào năm 2018, Robert Half , một công ty chuyên về nguồn nhân lực và ngành tài chính, đã viết rằng 63% of financial firms continue to use Excel với năng lực chính. Đúng, đó không phải là 100% và thực sự được coi to be a decline in usage! Nhưng xem xét phần mềm này là một phần mềm bảng tính^{(spreadsheet software)} và không được thiết kế chỉ như phần mềm của ngành^{(industry software)} tài chính , 63% vẫn là một phần đáng kể của ngành và giúp minh họa Excel quan trọng như thế nào .

Học cách sử dụng Excel không^{(Excel doesn)} khó. Thực hiện từng bước một sẽ giúp bạn chuyển từ một người mới thành một chuyên gia (hoặc ít nhất là gần hơn với thời điểm đó) - theo tốc độ của bạn.

Dưới dạng bản xem trước về những gì chúng ta sẽ đề cập trong bài viết này, hãy suy nghĩ về trang tính, các hàm và công thức có thể sử dụng cơ bản cũng như điều hướng một trang tính hoặc sổ làm việc^{(worksheet or workbook)} . Đúng vậy, chúng tôi sẽ không đề cập đến mọi hàm Excel^{(Excel function)} có thể có nhưng chúng tôi sẽ trình bày đủ để cung cấp cho bạn ý tưởng về cách tiếp cận các hàm khác. 

Định nghĩa cơ bản^{(Basic Definitions)}

Nó thực sự hữu ích nếu chúng ta bao gồm một vài định nghĩa. Nhiều khả năng là bạn đã nghe những thuật ngữ này (hoặc đã biết chúng là gì). Nhưng chúng tôi sẽ đề cập đến chúng để chắc chắn và sẵn sàng cho phần còn lại của quá trình học cách sử dụng Excel .

Workbooks so với Worksheets^{(Workbooks vs. Worksheets)}

Tài liệu Excel^{(Excel document)} được gọi là Sổ^(Workbooks) làm việc và khi bạn tạo tài liệu Excel^{(Excel document)} (sổ làm việc) lần đầu tiên, nhiều (không phải tất cả) phiên bản Excel sẽ tự động bao gồm ba tab, mỗi tab có trang tính trống riêng. Nếu phiên bản Excel^{(Excel doesn)} của bạn không làm được điều đó, đừng lo lắng, chúng tôi sẽ tìm hiểu cách tạo chúng.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

Trang tính là phần thực tế mà bạn nhập dữ liệu. Nếu dễ dàng nghĩ về nó một cách trực quan, hãy nghĩ về các trang tính như những tab đó. Bạn có thể thêm tab hoặc xóa tab bằng cách nhấp chuột phải và chọn tùy chọn xóa. Các bảng tính đó là bảng tính thực tế mà chúng tôi làm việc và chúng được lưu trữ trong tệp sổ làm việc^{(workbook file)} .

Băng rôn^{(The Ribbon)}

Ruy-băng^(Ribbon) trải rộng trên ứng dụng Excel^{(Excel application)} giống như một hàng phím tắt, nhưng các phím tắt được thể hiện trực quan (với mô tả văn bản). Điều này rất hữu ích khi bạn muốn làm một việc gì đó trong thời gian ngắn và đặc biệt là khi bạn cần trợ giúp để xác định những gì bạn muốn làm.  

Có một nhóm các nút ruy-băng khác nhau tùy thuộc vào phần / nhóm nào bạn chọn từ các tùy chọn menu trên cùng (tức là Trang chủ^(Home) , Chèn^(Insert) , Dữ liệu^(Data) , Xem^(Review) lại, v.v.) và các tùy chọn trực quan được trình bày sẽ liên quan đến các nhóm đó. 

Phím tắt Excel^{(Excel Shortcuts)}

Các phím tắt rất hữu ích trong việc điều hướng phần mềm Excel^{(Excel software)} một cách nhanh chóng, vì vậy sẽ rất hữu ích (nhưng không hoàn toàn cần thiết) để học chúng. Một số trong số chúng được học bằng cách xem các phím tắt được liệt kê trong menu của các phiên bản cũ hơn của ứng dụng Excel^{(Excel application)} và sau đó tự mình thử chúng.  

Một cách khác để học các phím tắt trong Excel là xem danh sách chúng trên trang web của các nhà phát triển Excel^{(website of the Excel developers)} . Ngay cả khi phiên bản Excel^{(Excel doesn)} của bạn không hiển thị các phím tắt, hầu hết chúng vẫn hoạt động.

Công thức so với Hàm^{(Formulas vs. Functions)}

Các hàm là các khả năng có sẵn của Excel và được sử dụng trong các công thức. Ví dụ: nếu bạn muốn chèn một công thức tính tổng các số trong các ô khác nhau của bảng tính, bạn có thể sử dụng hàm SUM () để thực hiện việc đó.  

Thông tin thêm về chức năng này (và các chức năng khác) trong bài viết này.

Thanh công thức^{(Formula Bar)}

Thanh công thức^{(formula bar)} là một vùng xuất hiện bên dưới Ruy-băng^(Ribbon) . Nó được sử dụng cho các công thức và dữ liệu. Bạn nhập dữ liệu vào ô và nó cũng sẽ xuất hiện trong thanh công thức^{(formula bar)} nếu bạn đưa chuột vào ô đó.  

Khi chúng tôi tham chiếu thanh công thức^{(formula bar)} , chúng tôi chỉ đơn giản chỉ ra rằng chúng tôi nên nhập công thức vào vị trí đó trong khi chọn ô thích hợp (điều này sẽ tự động xảy ra nếu bạn chọn ô và bắt đầu nhập).

Tạo & Định dạng một Trang tính Ví dụ^{(Creating & Formatting a Worksheet Example)}

Có nhiều điều bạn có thể làm với Trang tính Excel^{(Excel Worksheet)} của mình . Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một số bước ví dụ trong bài viết này để bạn có thể tự mình thử chúng.

Sổ làm việc đầu tiên^{(The First Workbook)}

Sẽ rất hữu ích khi bắt đầu với một Workbook trống . Vì vậy, hãy tiếp tục và chọn Mới^(New) . Điều này có thể khác nhau, tùy thuộc vào phiên bản Excel của bạn , nhưng nói chung là trong vùng Tệp^(File) .

Lưu ý: Hình ảnh trên cho biết Mở^(Open) ở trên cùng để minh họa rằng bạn có thể đến Mới^(New) (phía bên trái, trỏ tới bằng mũi tên màu xanh lục) từ bất kỳ đâu. Đây là ảnh chụp màn hình của Excel mới hơn .

Khi bạn nhấp vào Mới^(New) , bạn có nhiều khả năng nhận được một số mẫu ví dụ. Bản thân các mẫu có thể khác nhau giữa các phiên bản Excel , nhưng bạn sẽ có một số loại lựa chọn.  

Một cách để học cách sử dụng Excel là chơi với các mẫu đó và xem điều gì khiến chúng trở nên “đánh dấu”. Đối với bài viết của chúng tôi, chúng tôi đang bắt đầu với một tài liệu trống và chơi với dữ liệu và công thức, v.v.  

Vì vậy, hãy tiếp tục và chọn tùy chọn tài liệu^{(document option)} trống . Giao diện sẽ khác nhau, tùy từng phiên bản, nhưng phải đủ giống nhau để có được ý tưởng. Một lúc sau, chúng tôi cũng sẽ tải xuống một trang tính Excel^{(Excel sheet)} mẫu khác .

Chèn dữ liệu^{(Inserting the Data)}

Có nhiều cách khác nhau để đưa dữ liệu vào bảng tính của bạn (hay còn gọi là bảng tính). Một cách là chỉ cần gõ những gì bạn muốn vào nơi bạn muốn. Chọn một ô cụ thể và chỉ cần bắt đầu nhập.

Một cách khác là sao chép dữ liệu và sau đó dán vào Bảng tính^{(Spreadsheet)} của bạn . Được cho là, nếu bạn đang sao chép dữ liệu không ở định dạng bảng, nó có thể có một chút thú vị về vị trí của nó trong tài liệu của bạn. Nhưng may mắn thay, chúng tôi luôn có thể chỉnh sửa tài liệu và sao chép lại^{(document and recopy)} và dán vào nơi khác, nếu cần.

Bạn có thể thử copy/paste method ngay bây giờ bằng cách chọn một phần của bài viết này, sao chép nó và sau đó dán vào bảng tính trống của bạn.

Sau khi chọn một phần của bài viết và sao chép nó, hãy chuyển đến bảng tính của bạn và nhấp^{(spreadsheet and click)} vào ô mong muốn nơi bạn muốn bắt đầu dán và thực hiện. Phương pháp hiển thị ở trên là sử dụng menu chuột phải và sau đó chọn “Dán” ở dạng biểu tượng.

Có thể bạn gặp lỗi khi sử dụng phương pháp dán^{(paste method)} tích hợp sẵn trong Excel , ngay cả với các phương pháp dán sẵn Excel khác . May mắn thay, cảnh báo lỗi^{(error warning)} (ở trên) giúp chỉ cho bạn đúng hướng để lấy dữ liệu bạn đã sao chép vào trang tính.

Khi dán dữ liệu, Excel thực hiện khá tốt việc diễn giải dữ liệu đó. Trong ví dụ của chúng tôi, tôi đã sao chép hai đoạn đầu tiên của phần này và Excel^{(section and Excel)} đã trình bày nó thành hai hàng. Vì có một khoảng trống thực tế giữa các đoạn văn, Excel cũng tái tạo điều đó (với một hàng trống). Nếu bạn đang sao chép một bảng, Excel còn thực hiện công việc tốt hơn nữa là sao chép nó trong trang tính.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng nút trong Ribbon để dán. Đối với những người trực quan, điều này thực sự hữu ích. Nó được hiển thị trong hình ảnh dưới đây^{(image below)} .

Một số phiên bản Excel (đặc biệt là các phiên bản cũ hơn) cho phép bạn nhập dữ liệu (hoạt động tốt nhất với các tệp tương tự hoặc CSV - các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy - tệp). Một số phiên bản Excel mới hơn không có tùy chọn đó nhưng bạn vẫn có thể mở tệp khác (tệp bạn muốn nhập), sử dụng tùy chọn chọn tất cả^{(select all)} , sau đó sao chép và dán^{(copy and paste)} tệp đó vào bảng tính Excel^{(Excel spreadsheet)} của mình .  

Khi quá trình nhập khả dụng, nó thường được tìm thấy trong menu Tệp^(File) . Trong (các) phiên bản Excel mới , bạn có thể được chuyển hướng đến nhiều giao diện người dùng^{(user interface)} đồ họa hơn khi bạn bấm vào Tệp^(File) .  Chỉ cần^(Simply) nhấp vào mũi tên ở trên cùng bên trái để quay lại trang tính của bạn.

Siêu liên kết^{(Hyperlinking)}

Siêu liên kết^{(Hyperlinking)} khá dễ dàng, đặc biệt là khi sử dụng Ribbon . Bạn sẽ tìm thấy nút siêu kết nối^{(hyperlink button)} dưới menu Chèn^(Insert) trong các phiên bản Excel mới hơn . Nó cũng có thể được truy cập thông qua một phím tắt như lệnh-K^(command-K) .

Định dạng dữ liệu (Ví dụ: Số và Ngày)^{(Formatting Data (Example: Numbers and Dates))}

Đôi khi việc định dạng dữ liệu sẽ rất hữu ích. Điều này đặc biệt đúng với các con số. Tại sao? Đôi khi các số tự động rơi vào một định dạng chung (loại mặc định) giống như một định dạng văn bản hơn. Nhưng thông thường, chúng ta muốn các con số của chúng ta hoạt động như một con số.  

Ví dụ khác sẽ là ngày tháng, mà chúng tôi có thể muốn định dạng để đảm bảo rằng tất cả các ngày của chúng tôi đều xuất hiện nhất quán, như 20200101 hoặc 01/01/20 hoặc bất kỳ định dạng nào chúng tôi chọn cho định dạng ngày^{(date format)} của mình .

Bạn có thể truy cập tùy chọn để định dạng dữ liệu của mình theo một số cách khác nhau, được hiển thị trong các hình ảnh bên dưới.

Khi bạn đã truy cập, chẳng hạn, định dạng Số^(Number) , bạn sẽ có một số tùy chọn. Các tùy chọn này xuất hiện khi bạn sử dụng phương pháp nhấp chuột phải. Khi bạn sử dụng Ruy-băng^(Ribbon) , các tùy chọn của bạn nằm ngay trong Ruy-băng^(Ribbon) . Tất cả phụ thuộc vào đó là dễ dàng hơn cho bạn.  

Nếu bạn đã sử dụng Excel một thời gian, phương pháp nhấp chuột phải, với hộp thoại định dạng số^{(number format dialog box)} kết quả (hiển thị bên dưới) có thể dễ hiểu hơn. Nếu bạn là người mới hơn hoặc trực quan hơn, phương pháp Ribbon^{(Ribbon method)} có thể có ý nghĩa hơn (và sử dụng nhanh hơn nhiều). Cả hai đều cung cấp cho bạn các tùy chọn định dạng số^{(number formatting)} .

Nếu bạn nhập bất kỳ thứ gì giống với ngày tháng, các phiên bản Excel mới hơn đủ đẹp để phản ánh điều đó trong Ribbon như thể hiện trong hình ảnh bên dưới.

Từ Ribbon , bạn có thể chọn các định dạng cho ngày của mình. Ví dụ, bạn có thể chọn một ngày ngắn hoặc một ngày dài. Hãy tiếp tục và thử nó và xem kết quả của bạn.

Định dạng bản trình bày (Ví dụ: Căn chỉnh văn bản)^{(Presentation Formatting (Example: Aligning Text))}

Cũng rất hữu ích khi hiểu cách căn chỉnh dữ liệu của bạn, cho dù bạn muốn tất cả dữ liệu thẳng hàng sang trái hay sang phải (hoặc căn đều, v.v.). Điều này cũng có thể được truy cập thông qua Ribbon .

Như bạn có thể thấy từ các hình ảnh trên, căn chỉnh của văn bản (nghĩa là phải, trái, v.v.) nằm trên hàng thứ hai của tùy chọn Ribbon^{(Ribbon option)} . Bạn cũng có thể chọn các tùy chọn căn chỉnh khác (tức là trên cùng, dưới cùng) trong Ribbon .  

Ngoài ra, nếu bạn nhận thấy, việc căn chỉnh những thứ như số có thể trông không đúng khi căn trái (nơi văn bản trông đẹp hơn) nhưng trông đẹp hơn khi căn phải. Căn chỉnh rất giống với những gì bạn sẽ thấy trong một ứng dụng xử lý văn^{(word processing application)} bản .

Cột & Hàng^{(Columns & Rows)}

Sẽ rất hữu ích nếu bạn biết cách làm việc với cũng như điều chỉnh chiều rộng và kích thước^{(adjust the width and dimensions)} của cột và hàng^{(columns and rows)} . May mắn thay, một khi bạn hiểu được nó, nó khá dễ dàng để thực hiện.  

Có hai phần để thêm hoặc xóa hàng hoặc cột. Phần đầu tiên là quá trình lựa chọn^{(selection process)} và phần còn lại là nhấp chuột phải và chọn tùy chọn chèn hoặc xóa.  

Hãy nhớ dữ liệu chúng tôi đã sao chép từ bài viết này và dán vào trang tính Excel^{(Excel sheet)} trống của chúng tôi trong ví dụ trên? Chúng tôi có lẽ không cần nó nữa vì vậy nó là một ví dụ hoàn hảo cho quá trình xóa hàng.

Hãy nhớ^(Remember) bước đầu tiên của chúng tôi? Chúng ta cần chọn các hàng. Tiếp tục và nhấp vào số hàng^{(row number)} (ở bên trái của ô trên cùng bên trái^{(left cell)} ) và kéo chuột xuống hàng dưới cùng mà bạn muốn xóa. Trong trường hợp này, chúng tôi đang chọn ba hàng.  

Sau đó, phần thứ hai của quy trình của chúng tôi là nhấp vào Xóa hàng^{(Delete Rows)} và xem Excel xóa các hàng đó.

Quá trình chèn một hàng cũng tương tự nhưng bạn không cần phải chọn nhiều hơn một hàng.  Excel sẽ xác định nơi bạn nhấp vào là nơi bạn muốn chèn hàng.  

Để bắt đầu quá trình, hãy nhấp vào số hàng^{(row number)} mà bạn muốn ở bên dưới hàng mới. Điều này cho phép Excel chọn toàn bộ hàng cho bạn. Từ vị trí của bạn, Excel sẽ chèn hàng phía trên hàng đó. Bạn làm như vậy bằng cách nhấp chuột phải và chọn ^{(right-clicking and choosing)} Chèn hàng.^{(Insert Rows.)}

Như bạn thấy ở trên, chúng tôi đã nhập 10 vào hàng 10. Sau đó, sau khi chọn 10 (hàng 10), nhấp chuột phải và chọn Chèn hàng^{(Insert Rows)} , số 10^{(number 10)} đã giảm xuống một hàng. Kết quả là số 10 bây giờ ở hàng 11.  

Điều này cho thấy hàng đã chèn được đặt ở trên hàng đã chọn như thế nào. Hãy tiếp tục và thử nó cho chính mình, vì vậy bạn có thể thấy quá trình chèn^{(insertion process)} hoạt động như thế nào.

Nếu bạn cần nhiều hơn một hàng, bạn có thể làm như vậy bằng cách chọn nhiều hơn một hàng và điều này cho Excel biết bạn muốn có bao nhiêu hàng và số lượng đó sẽ được chèn vào phía trên số hàng^{(row number)} đã chọn.  

Các hình ảnh sau đây cho thấy điều này ở định dạng trực quan, bao gồm cách 10 hàng xuống ba hàng, số hàng được chèn. 

Việc chèn và xóa cột về cơ bản giống nhau ngoại trừ việc bạn đang chọn từ trên cùng (cột) thay vì bên trái (hàng).

Bộ lọc & bản sao^{(Filters & Duplicates)}

Khi chúng ta có nhiều dữ liệu để xử lý, điều đó sẽ giúp ích nếu chúng ta có một vài thủ thuật để dễ dàng làm việc với dữ liệu đó.  

Ví dụ: giả sử bạn có một loạt dữ liệu tài chính nhưng bạn chỉ cần xem dữ liệu cụ thể. Một cách để làm điều đó là sử dụng “Bộ lọc” trong Excel.

Đầu tiên, hãy tìm một Trang tính Excel^{(Excel Worksheet)} trình bày nhiều dữ liệu để chúng tôi có thứ gì đó để kiểm tra điều này (mà không cần phải tự nhập tất cả dữ liệu). Bạn chỉ có thể tải xuống một mẫu như vậy từ Microsoft^{(download just such a sample from Microsoft)} . Hãy nhớ rằng đó là liên kết trực tiếp đến tệp tải xuống vì vậy tệp ví dụ Excel^{(Excel example)} sẽ bắt đầu tải xuống ngay khi bạn nhấp vào liên kết đó.

Bây giờ chúng ta đã có tài liệu, hãy xem khối lượng dữ liệu. Khá một chút, phải không? Lưu ý: hình ảnh trên trông hơi khác so với những gì bạn có trong tệp mẫu^{(sample file)} của mình và đó là điều bình thường. 

Giả sử bạn chỉ muốn xem dữ liệu từ Đức^(Germany) . Sử dụng tùy chọn "Bộ lọc" trong Ruy-băng^(Ribbon) (trong "Trang chủ"). Nó được kết hợp với tùy chọn "Sắp xếp" về phía bên phải (trong các phiên bản Excel mới hơn ). 

Bây giờ, hãy cho Excel biết những tùy chọn bạn muốn. Trong trường hợp này, chúng tôi đang tìm kiếm dữ liệu về Đức^(Germany) là quốc gia đã chọn.

Bạn sẽ nhận thấy rằng khi bạn chọn tùy chọn bộ lọc^{(filter option)} , các mũi tên kéo xuống nhỏ sẽ xuất hiện trong các cột. Khi một mũi tên được chọn, bạn có một số tùy chọn, bao gồm tùy chọn “Bộ lọc văn bản” mà chúng tôi sẽ sử dụng. Bạn có một tùy chọn để sắp xếp tăng dần hoặc giảm dần.  

Có lý do tại sao Excel kết hợp các tùy chọn này trong Ribbon vì tất cả các tùy chọn này đều xuất hiện trong danh sách kéo xuống. Chúng tôi sẽ chọn “Bằng…” trong “Bộ lọc văn bản”.

Sau khi chúng tôi chọn những gì chúng tôi muốn làm (trong trường hợp này là Bộ lọc^(Filter) ), hãy cung cấp thông tin / tiêu chí. Chúng tôi muốn xem tất cả dữ liệu từ Đức^(Germany) nên đó là những gì chúng tôi nhập vào hộp. Sau đó, nhấp vào “OK”.

Bạn sẽ nhận thấy rằng bây giờ chúng tôi chỉ thấy dữ liệu từ Đức^(Germany) . Dữ liệu đã được lọc. Các dữ liệu khác vẫn còn đó. Nó chỉ bị ẩn khỏi tầm nhìn. Sẽ có lúc bạn muốn dừng bộ lọc và xem tất cả dữ liệu.  Chỉ cần quay lại^{(Simply return)} menu kéo xuống và chọn xóa bộ lọc, như thể hiện trong hình ảnh bên dưới.

Đôi khi bạn sẽ có tập dữ liệu bao gồm dữ liệu trùng lặp. Sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu bạn chỉ có dữ liệu đơn lẻ. Ví dụ: tại sao bạn muốn có cùng một bản ghi dữ liệu tài chính hai lần^{(data record twice)} (hoặc nhiều hơn) trong Trang tính Excel^{(Excel Worksheet)} của mình ?  

Dưới đây^(Below) là ví dụ về tập dữ liệu^{(data set)} có một số dữ liệu được lặp lại (hiển thị được đánh dấu bằng màu vàng).

Để loại bỏ các bản sao (hoặc nhiều hơn, như trong trường hợp này), hãy bắt đầu bằng cách nhấp vào một trong các hàng đại diện cho dữ liệu trùng lặp (chứa dữ liệu được lặp lại). Điều này được hiển thị trong hình ảnh dưới đây.

Bây giờ, hãy truy cập tab hoặc phần “Dữ liệu” và từ đó, bạn có thể thấy một nút trên Ruy-băng^(Ribbon) có nội dung “Xóa bản sao.” Nhấp vào đó.

Phần đầu tiên của quá trình này hiển thị cho bạn một hộp thoại^{(dialog box)} tương tự như những gì bạn thấy trong hình ảnh bên dưới.  Đừng ^(Don)để^{(t let)} điều này làm bạn bối rối. Nó chỉ đơn giản là yêu cầu bạn xem cột nào khi xác định dữ liệu trùng lặp.  

Ví dụ: nếu bạn có một số hàng có cùng họ và tên nhưng về cơ bản là vô nghĩa trong các cột khác (ví dụ như bản sao / dán từ một trang web) và bạn chỉ cần các hàng duy nhất cho họ và tên, bạn sẽ chọn các cột đó sao cho phần vô nghĩa có thể không bị trùng lặp không được xem xét khi loại bỏ dữ liệu thừa.  

Trong trường hợp này, chúng tôi để lựa chọn là "tất cả các cột" vì chúng tôi đã sao chép các hàng theo cách thủ công nên chúng tôi biết rằng tất cả các cột đều giống hệt nhau trong ví dụ của chúng tôi. (Bạn có thể làm tương tự với tệp ví dụ Excel và kiểm tra^{(Excel example file and test)} nó.)

Sau khi bạn nhấp vào “OK” trên hộp thoại^{(dialog box)} trên , bạn sẽ thấy kết quả và trong trường hợp này, ba hàng được xác định là khớp và hai trong số đó đã bị loại bỏ.

Bây giờ, dữ liệu kết quả (được hiển thị bên dưới) khớp với dữ liệu mà chúng tôi đã bắt đầu trước khi chúng tôi thực hiện thêm và loại bỏ^{(addition and removal)} các bản sao.

Bạn vừa học được một vài thủ thuật. Những điều này đặc biệt hữu ích khi xử lý các tập dữ liệu lớn hơn. Hãy tiếp tục và thử một số nút khác mà bạn thấy trên Ribbon và xem chúng hoạt động như thế nào. Bạn cũng có thể sao chép tệp ví dụ Excel^{(Excel example)} của mình nếu bạn muốn giữ lại dạng ban đầu. Đổi tên tệp bạn đã tải xuống và tải xuống lại một bản sao khác. Hoặc sao chép tệp trên máy tính của bạn.  

Những gì tôi đã làm là sao chép tab với tất cả dữ liệu tài chính (sau khi sao chép nó vào tệp ví dụ^{(example file)} khác của tôi , tệp mà chúng tôi bắt đầu với nó trống) và với tab trùng lặp^{(duplicate tab)} , tôi có hai phiên bản để chơi theo ý muốn. Bạn có thể thử điều này bằng cách nhấp chuột phải vào tab và chọn “ ^{(tab and choosing “)}Sao chép^(Duplicate) ”.

Định dạng có điều kiện^{(Conditional Formatting)}

Phần này của bài viết được bao gồm trong phần tạo Workbook vì các lợi ích hiển thị của nó. Nếu nó có vẻ hơi phức tạp hoặc bạn đang tìm kiếm các hàm và công thức, hãy bỏ qua phần này và quay lại phần đó khi rảnh rỗi.

Định dạng^(Formatting) có điều kiện rất hữu ích nếu bạn muốn đánh dấu dữ liệu nhất định. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sử dụng tệp Ví dụ Excel^{(Excel Example file)} của mình (với tất cả dữ liệu tài chính) và tìm kiếm " Doanh thu gộp^(Gross) " trên 25.000 đô la. 

Để làm được điều này, trước tiên chúng ta phải đánh dấu nhóm ô mà chúng ta muốn đánh giá. Bây giờ, hãy nhớ rằng bạn không muốn đánh dấu toàn bộ cột hoặc hàng^{(column or row)} . Bạn chỉ muốn đánh dấu các ô mà bạn muốn đánh giá. Nếu không, các ô khác (như tiêu đề) cũng sẽ được đánh giá và bạn sẽ ngạc nhiên về những gì Excel làm với các tiêu đề đó (làm ví dụ).

Vì vậy, chúng tôi đã đánh dấu các ô mong muốn của mình và bây giờ chúng tôi nhấp vào phần / nhóm “Trang chủ” và sau đó nhấp vào “Định dạng có điều kiện”.

Khi chúng tôi nhấp vào “Định dạng có điều kiện” trong Ribbon , chúng tôi có một số tùy chọn. Trong trường hợp này, chúng tôi muốn đánh dấu các ô lớn hơn $ 25,000, đó là cách chúng tôi thực hiện lựa chọn của mình, như thể hiện trong hình dưới đây.

Bây giờ chúng ta sẽ thấy một hộp thoại^{(dialog box)} và chúng ta có thể nhập giá trị vào hộp. Chúng tôi nhập 25000. Bạn không phải lo lắng về dấu phẩy hay bất cứ điều gì^{(commas or anything)} và trên thực tế, nó hoạt động tốt hơn nếu bạn chỉ cần nhập số thô.

Sau khi chúng ta nhấp vào “OK”, chúng ta sẽ thấy rằng các trường được tô màu tự động theo lựa chọn của chúng ta (ở bên phải) trong hộp thoại^{(dialog box)} “Greater Than” ở trên . Trong trường hợp này, “Tô màu đỏ nhạt với văn bản màu đỏ đậm^{(Dark Red Text)} ). Chúng tôi cũng có thể chọn một tùy chọn hiển thị^{(display option)} khác .

Định dạng có điều kiện này là một cách tuyệt vời để xem sơ qua, dữ liệu cần thiết cho dự án này hay dự án khác. Trong trường hợp này, chúng ta có thể thấy “Phân đoạn” (như chúng được đề cập đến trong tệp Ví dụ Excel^{(Excel Example file)} ) có thể vượt quá 25.000 đô la trong Doanh số gộp^(Gross) .

Làm việc với công thức và hàm^{(Working With Formulas and Functions)}

Học cách sử dụng các hàm trong Excel là rất hữu ích. Chúng là những phần cơ bản của các công thức. Nếu bạn muốn xem danh sách các chức năng để biết những gì có sẵn, hãy nhấp vào menu / nhóm “Chèn” và sau đó ở ngoài cùng bên trái, chọn “Chức năng / Chức năng”.

Mặc dù mục đích của nút này trong Excel Ribbon là để chèn một hàm thực tế (cũng có thể được thực hiện bằng cách nhập vào thanh công thức^{(formula bar)} , bắt đầu bằng dấu bằng và sau đó bắt đầu nhập hàm mong muốn), chúng ta cũng có thể sử dụng để xem những gì có sẵn. Bạn có thể cuộn qua các hàm để biết được những gì bạn có thể sử dụng trong công thức của mình.  

Tuy nhiên, cũng rất hữu ích nếu bạn chỉ cần dùng thử chúng và xem những gì chúng làm được. Bạn có thể chọn nhóm mà bạn muốn sử dụng bằng cách chọn một danh mục, chẳng hạn như “Thường được sử dụng” để có danh sách ngắn hơn các chức năng nhưng danh sách thường được sử dụng (và một số chức năng được đề cập trong bài viết này).

Chúng tôi sẽ sử dụng một số hàm này trong các ví dụ về công thức mà chúng tôi thảo luận trong bài viết này.

Dấu ^{(The Equals )}bằng ^{( Sign)}=

Dấu bằng (=) rất quan trọng trong Excel . Nó đóng một vai trò thiết yếu. Điều này đặc biệt đúng trong trường hợp của công thức.  Về cơ bản^(Basically) , bạn không có một công thức nào mà không đứng trước nó bằng một dấu bằng. Và không có công thức, nó chỉ đơn giản là dữ liệu (hoặc văn bản) bạn đã nhập vào ô đó.  

Vì vậy, chỉ cần nhớ rằng trước khi bạn yêu cầu Excel tính toán hoặc tự động hóa bất cứ điều gì cho bạn, bạn nhập dấu bằng (=) vào ô.

Nếu bạn bao gồm một dấu $, điều đó sẽ cho Excel biết không di chuyển công thức. Thông thường, việc tự động điều chỉnh^{(auto adjustment)} công thức (sử dụng cái được gọi là tham chiếu ô^{(cell reference)} tương đối ), đối với các thay đổi trong trang tính, là một điều hữu ích nhưng đôi khi bạn có thể không muốn và với dấu $ đó, bạn có thể cho Excel biết điều đó. Bạn chỉ cần chèn $ vào trước chữ cái và số^{(letter and number)} của tham chiếu ô^{(cell reference)} .  

Vì vậy, một tham chiếu ô^{(cell reference)} tương đối của D25 trở thành $ D $ 25. Nếu phần này là khó hiểu, đừng lo lắng về nó. Bạn có thể quay lại nó (hoặc chơi với nó với một sổ làm việc trống Excel^{(Excel blank)} ).

The Awesome Ampersand >> &

Dấu và (&) là một “công cụ” công thức nhỏ vui nhộn, cho phép bạn kết hợp các ô. Ví dụ: giả sử bạn có một cột cho tên và một cột khác cho họ và bạn muốn tạo một cột cho tên đầy đủ. Bạn có thể sử dụng & để làm điều đó.

Hãy thử nó trong một Trang tính Excel^{(Excel Worksheet)} . Đối với ví dụ này, chúng ta hãy sử dụng một trang tính trắng để chúng ta không làm gián đoạn bất kỳ dự án nào khác. Hãy tiếp tục và nhập tên của bạn vào A1 và nhập họ của bạn vào B1. Bây giờ, để kết hợp chúng, hãy nhấp chuột vào ô C1 và nhập^{(C1 cell and type)} công thức này:  =A1 & “ “ & B1 .  Vui lòng^(Please) chỉ sử dụng phần in nghiêng và không sử dụng bất kỳ phần nào trong số đó (như không sử dụng dấu chấm).  

Bạn thấy gì ở C1? Bạn sẽ thấy tên đầy đủ của mình với khoảng cách giữa họ và tên, như bình thường khi nhập tên đầy đủ của bạn. Phần & ““ &^{(“ “ & portion)} của công thức là thứ tạo ra khoảng trống đó. Nếu bạn không bao gồm ““ bạn sẽ có tên và họ của mình mà không có khoảng cách giữa chúng (hãy tiếp tục và thử nếu bạn muốn xem kết quả).

Một công thức tương tự khác sử dụng CONCAT nhưng chúng ta sẽ tìm hiểu về điều đó sau một chút. Hiện tại, hãy ghi nhớ những gì dấu và (&) có thể làm cho bạn vì mẹo nhỏ này rất hữu ích trong nhiều trường hợp.

Hàm SUM ()^{(SUM() Function)}

Hàm SUM () rất tiện dụng và nó thực hiện đúng những gì nó mô tả. Nó cộng các số mà bạn yêu cầu Excel đưa vào và cung cấp cho bạn tổng các giá trị của chúng. Bạn có thể làm điều này theo một số cách khác nhau.

Chúng tôi bắt đầu bằng cách nhập một số số để chúng tôi có một số dữ liệu để làm việc với việc sử dụng hàm. Chúng tôi chỉ cần sử dụng 1, 2, 3, 4, 5 và bắt đầu bằng A1 và nhập từng ô đi xuống về phía A5.

Bây giờ, để sử dụng hàm SUM (), hãy bắt đầu bằng cách nhấp vào ô mong muốn, trong trường hợp này chúng tôi đã sử dụng A6 và nhập =SUM (trong thanh công thức^{(formula bar)} . Trong ví dụ này, hãy dừng lại khi bạn đến đầu tiên “(.” Bây giờ, hãy nhấp vào A1 (ô trên cùng^{(top-most cell)} ) và kéo chuột đến A5 (hoặc ô dưới cùng^{(bottom-most cell)} mà bạn muốn bao gồm), sau đó quay lại thanh công thức^{(formula bar)} và nhập dấu đóng “^{(closing “)} ).” Không bao gồm dấu chấm hoặc dấu ngoặc kép và chỉ dấu ngoặc đơn. 

Một cách khác để sử dụng chức năng này là nhập thông tin vào thanh công thức^{(formula bar)} theo cách thủ công . Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn có khá nhiều số và việc cuộn để lấy chúng hơi khó khăn. Bắt đầu phương pháp này giống như cách bạn đã làm trong ví dụ trên, với “= SUM (.”

Sau đó, nhập tham chiếu ô của ô ^{(cell reference)}trên^{(top-most cell)} cùng . Trong trường hợp này, đó sẽ là A1. Bao gồm dấu hai chấm (:), sau đó nhập tham chiếu ô^{(cell reference)} của ô dưới cùng^{(bottom-most cell)} . Trong trường hợp này, đó sẽ là A5.

Hàm AVERAGE ()^{(AVERAGE() Function)}

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn tìm ra giá trị trung bình của một nhóm số là gì? Bạn có thể dễ dàng làm điều đó với hàm AVERAGE (). Bạn sẽ nhận thấy, trong các bước dưới đây, về cơ bản nó giống với hàm SUM () ở trên nhưng với một hàm khác.  

Với ý nghĩ đó, chúng tôi bắt đầu bằng cách chọn ô mà chúng tôi muốn sử dụng cho kết quả (trong trường hợp này là A6) và sau đó bắt đầu nhập bằng dấu bằng (=) và từ AVERAGE . Bạn sẽ nhận thấy rằng khi bắt đầu nhập, bạn sẽ được cung cấp các gợi ý và có thể nhấp vào AVERAGE thay vì nhập từ đầy đủ, nếu bạn muốn.

Đảm bảo rằng bạn có dấu ngoặc đơn mở^{(opening parenthesis)} trong công thức của mình trước khi chúng tôi thêm phạm vi ô^{(cell range)} của mình .  Nếu không^(Otherwise) , bạn sẽ nhận được một lỗi.

Bây giờ chúng ta có “= AVERAGE (“ được nhập vào ô A6^{(A6 cell)} của chúng tôi (hoặc bất kỳ ô nào bạn đang sử dụng cho kết quả), chúng tôi có thể chọn phạm vi ô^{(cell range)} mà chúng tôi muốn sử dụng. Trong trường hợp này, chúng tôi đang sử dụng A1 đến A5.  

Hãy nhớ rằng bạn cũng có thể nhập nó theo cách thủ công thay vì sử dụng chuột để chọn phạm vi. Nếu bạn có một tập dữ liệu lớn, việc nhập^{(data set typing)} trong phạm vi này có thể dễ dàng hơn so với việc phải cuộn để chọn tập dữ liệu đó. Nhưng, tất nhiên, nó là vào bạn.

Để hoàn tất quá trình, chỉ cần nhập vào dấu ngoặc đơn đóng “^{(closing parenthesis “)} )” và bạn sẽ nhận được giá trị trung bình của năm số. Như bạn có thể thấy, quá trình này rất giống với quá trình SUM () và các hàm khác. Khi bạn nắm được một chức năng, các chức năng khác sẽ dễ dàng hơn.

Hàm COUNTIF ()^{(COUNTIF() Function)}

Giả sử chúng tôi muốn đếm số lần một số nhất định hiển thị trong một tập dữ liệu^{(data set)} .  Đầu tiên^(First) , hãy chuẩn bị tệp của chúng ta cho hàm này để chúng ta có một cái gì đó để đếm. Loại bỏ bất kỳ công thức nào mà bạn có thể có trong A6. Bây giờ, hãy sao chép A1 đến A5 và dán^{(A5 and paste)} bắt đầu từ A6 hoặc chỉ cần nhập các số giống nhau vào các ô đi xuống bắt đầu bằng A6 và giá trị của 1 rồi đến A7 với 2, v.v.

Bây giờ, trong A11, hãy^{(A11 let)} bắt đầu hàm / công thức của chúng ta. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ nhập “ =COUNTIF (.” Sau đó, chúng tôi sẽ chọn các ô từ A1 đến A10 .

Hãy chắc chắn rằng bạn nhập hoặc chọn “COUNTIF” chứ không phải một trong các hàm giống COUNT khác, nếu không chúng tôi sẽ không nhận được kết quả tương tự.

Trước khi chúng tôi làm như chúng tôi đã làm với các chức năng khác của mình và nhập dấu ngoặc đóng “^{(closing parenthesis “)} )”, chúng tôi cần trả lời câu hỏi về tiêu chí và nhập câu hỏi đó, sau dấu phẩy “^{(comma “)} ,” và trước dấu ngoặc đơn “^{(parenthesis “)} ).”

Điều gì được xác định bởi "tiêu chí?" Đó là nơi chúng tôi cho Excel biết những gì chúng tôi muốn nó đếm (trong trường hợp này). Chúng tôi gõ dấu phẩy, sau đó là “5” và sau đó là dấu ngoặc đơn^{(closing parenthesis)} để có được số lượng fives (5) xuất hiện trong danh sách các số. Kết quả đó sẽ là hai (2) vì có hai lần xuất hiện.

Hàm CONCAT hoặc CONCANTENATE ()^{(CONCAT or CONCANTENATE() Function)}

Tương tự như ví dụ của chúng tôi chỉ sử dụng dấu và (&) trong công thức của chúng tôi, bạn có thể kết hợp các ô bằng cách sử dụng hàm CONCAT (). Hãy tiếp tục và thử nó, sử dụng cùng một ví dụ của chúng tôi.  

Nhập họ của bạn vào A1 và họ của bạn vào B1. Sau đó, trong C1 nhập ^{(C1 type)} CONCAT (A1, ““, B1).

Bạn sẽ thấy rằng bạn nhận được kết quả tương tự như chúng tôi đã làm với dấu và (&). Nhiều người sử dụng dấu & vì nó dễ dàng hơn và ít rườm rà hơn nhưng bây giờ bạn thấy rằng bạn cũng có một lựa chọn khác.

Lưu ý: Hàm này có thể được CONCANTENATE trong phiên bản Excel của bạn .  Microsoft đã rút ngắn tên hàm^{(function name)} thành chỉ CONCAT và điều đó có xu hướng dễ nhập (và nhớ) hơn trong các phiên bản sau của phần mềm. May mắn thay, nếu bạn bắt đầu nhập CONCA vào thanh công thức^{(formula bar)} của mình (sau dấu bằng), bạn sẽ thấy phiên bản Excel của mình sử dụng và có thể chọn phiên bản đó bằng cách nhấp vào nó bằng chuột ..

Hãy nhớ^(Remember) rằng khi bạn bắt đầu nhập nó, để cho phép phiên bản Excel của bạn hiển thị đúng chức năng^{(correct function)} , chỉ nhập “CONCA” (hoặc ngắn hơn) chứ không phải “CONCAN” (như phần bắt đầu cho CONCANTENATE ) hoặc bạn có thể không nhìn thấy Excel ' s gợi ý^{(s suggestion)} vì đó là nơi mà hai chức năng bắt đầu khác nhau.

Đừng ngạc nhiên nếu bạn thích sử dụng phương thức hợp nhất^{(merge method)} với dấu và (&) thay vì CONCAT (). Đó là bình thường.

If/Then Formulas

Giả sử chúng ta muốn sử dụng If/Then Formula để xác định số tiền Giảm giá^(Discount) (loại chiết khấu thứ hai) trong một cột mới trong tệp Excel^{(Excel file)} Ví dụ của chúng ta . Trong trường hợp đó, trước tiên, chúng tôi bắt đầu bằng cách thêm một cột và chúng tôi sẽ thêm nó vào sau Cột F^{(Column F)} và trước Cột G^{(Column G)} (một lần nữa, trong tệp ví dụ^{(example file)} đã tải xuống của chúng tôi ).

Bây giờ, chúng ta nhập công thức. Trong trường hợp này, chúng tôi nhập nó vào F2 và nó là “= IF (E2> 25000,“ DISCOUNT 2 ”). Điều này đáp ứng những gì công thức đang tìm kiếm với một bài kiểm tra (E2 lớn hơn 25k) và sau đó là kết quả nếu số trong E2 vượt qua bài kiểm tra đó (“ DISCOUNT 2 ”). 

Bây giờ, sao chép F2 và dán^{(copy F2 and paste)} vào các ô theo sau nó trong cột F.^{(F column)}

Công thức sẽ tự động điều chỉnh cho từng ô (tham chiếu ô tương đối), với tham chiếu đến ô thích hợp.  Hãy nhớ^(Remember) rằng nếu bạn không muốn nó tự động điều chỉnh, bạn có thể đặt trước ô alpha^{(cell alpha)} bằng dấu $ cũng như số, chẳng hạn như A1 là $ A $ 1. 

Bạn có thể thấy, trong hình trên, "GIẢM GIÁ 2" xuất hiện trong tất cả các ô trong cột F2^{(F2 column)} . Điều này là do công thức yêu cầu nó nhìn vào ô E2^{(E2 cell)} (được đại diện bởi $ E $ 2) và không có ô tương đối. Vì vậy, khi công thức được sao chép sang ô tiếp theo (tức là F3), nó vẫn đang nhìn vào ô E2^{(E2 cell)} vì các ký hiệu đô la. Vì vậy, tất cả các ô cho cùng một kết quả vì chúng có cùng một công thức tham chiếu đến cùng một ô.

Ngoài ra, nếu bạn muốn một giá trị hiển thị thay vì từ “FALSE”, chỉ cần thêm dấu phẩy, sau đó thêm từ hoặc số^{(word or number)} mà bạn muốn xuất hiện (văn bản phải nằm trong dấu ngoặc kép) ở cuối công thức, trước dấu ngoặc kết thúc.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Quản lý dự án Excel của bạn^{(Managing Your Excel Projects)}

May mắn thay, với cách thiết kế tài liệu Excel , bạn có thể thực hiện được khá nhiều việc với Sổ làm việc Excel^{(Excel Workbooks)} của mình . Khả năng có các trang tính (tab) khác nhau trong tài liệu của bạn cho phép bạn có tất cả nội dung liên quan trong một tệp. Ngoài ra, nếu bạn cảm thấy rằng bạn đang tạo thứ gì đó có thể có công thức hoạt động tốt hơn (hoặc tệ hơn), bạn có thể sao chép (tùy chọn nhấp chuột phải) các (tab) Trang tính của mình để có các phiên bản ^(Worksheet)Trang tính^(Worksheet) khác nhau .  

Bạn có thể đổi tên các tab của mình và sử dụng mã ngày^{(use date)} để cho bạn biết phiên bản nào là mới nhất (hoặc cũ nhất). Đây chỉ là một ví dụ về cách bạn có thể sử dụng các tab đó để tạo lợi thế trong việc quản lý các dự án Excel của mình.

Dưới đây là một ví dụ về đổi tên các tab của bạn trong một trong các phiên bản Excel mới hơn . Bạn bắt đầu bằng cách nhấp vào tab và bạn sẽ nhận được một kết quả tương tự như hình ảnh ở đây: 

Nếu bạn không nhận được phản hồi đó, điều đó là ok. Bạn có thể có phiên bản Excel cũ hơn nhưng nó hơi trực quan theo cách cho phép bạn đổi tên các tab. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào tab và nhận tùy chọn “đổi tên” trong các phiên bản Excel trước và đôi khi chỉ cần nhập ngay vào tab.

Excel cung cấp cho bạn rất nhiều cơ hội trong hành trình học cách sử dụng Excel . Bây giờ là thời gian để đi ra ngoài và sử dụng nó! Chúc bạn vui vẻ^{(Have fun)} .

Microsoft Excel Basics Tutorial – Learning How to Use Excel

In an article written in 2018, Robert Half, a company specializing in human resourceѕ and the finаncial іndustry, wrote that 63% of financial firms continue to use Excel in a primary capacity.  Granted, that is not 100% and is actually considered to be a decline in usage! But considering the software is a spreadsheet software and not designed solely as financial industry software, 63% is still a significant portion of the industry and helps to illustrate how important Excel is.

Learning how to use Excel doesn’t have to be difficult. Taking it one step at a time will help you move from a novice to an expert (or at least closer to that point) – at your pace.

As a preview of what we are going to cover in this article, think worksheets, basic usable functions and formulas, and navigating a worksheet or workbook. Granted, we will not be covering every possible Excel function but we will cover enough that it gives you an idea of how to approach the others. 

Basic Definitions

It really is helpful if we cover a few definitions. More than likely, you have heard these terms (or already know what they are).  But we will cover them to be sure and be all set for the rest of the process in learning how to use Excel.

Workbooks vs. Worksheets

Excel documents are called Workbooks and when you first create an Excel document (the workbook), many (not all) Excel versions will automatically include three tabs, each with its own blank worksheet. If your version of Excel doesn’t do that, don’t worry, we will learn how to create them.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

The Worksheets are the actual parts where you enter the data.  If it is easier to think of it visually, think of the worksheets as those tabs. You can add tabs or delete tabs by right-clicking and choosing the delete option.  Those worksheets are the actual spreadsheets with which we work and they are housed in the workbook file.

The Ribbon

The Ribbon spreads across the Excel application like a row of shortcuts, but shortcuts that are represented visually (with text descriptions).  This is helpful when you want to do something in short order and especially when you need help determining what you want to do.  

There is a different grouping of ribbon buttons depending on which section/group you choose from the top menu options (i.e. Home, Insert, Data, Review, etc.) and the visual options presented will relate to those groupings. 

Excel Shortcuts

Shortcuts are helpful in navigating the Excel software quickly, so it is helpful (but not absolutely essential) to learn them.  Some of them are learned by seeing the shortcuts listed in the menus of the older versions of the Excel application and then trying them out for yourself.  

Another way to learn Excel shortcuts is to view a list of them on the website of the Excel developers.  Even if your version of Excel doesn’t display the shortcuts, most of them still work.

Formulas vs. Functions

Functions are built-in capabilities of Excel and are used in formulas.  For example, if you wanted to insert a formula that calculated the sum of numbers in different cells of a spreadsheet, you could use the function SUM() to do just that.  

More on this function (and other functions) a bit further on in this article.

Formula Bar

The formula bar is an area that appears below the Ribbon.  It is used for formulas and data. You enter the data in the cell and it will also appear in the formula bar if you have your mouse on that cell.  

When we reference the formula bar, we are simply indicating that we should type the formula in that spot while having the appropriate cell selected (which, again, will automatically happen if you select the cell and start typing).

Creating & Formatting a Worksheet Example

There are many things you can do with your Excel Worksheet.  We will give you some example steps as we go along in this article so you can try them out for yourself.

The First Workbook

It is helpful to start with a blank Workbook.  So, go ahead and select New.  This may vary, depending on your version of Excel, but is generally in the File area.

Note:  The above image says Open at the top to illustrate that you can get to the New (left-hand side, pointed to with the green arrow) from anywhere.  This is a screenshot of the newer Excel.

When you click on New you are more than likely going to get some example templates.  The templates themselves may vary between versions of Excel, but you should get some sort of selection.  

One way of learning how to use Excel is to play with those templates and see what makes them “tick”.  For our article, we are starting with a blank document and playing around with data and formulas, etc.  

So go ahead and select the blank document option.  The interface will vary, from version to version, but should be similar enough to get the idea. A little later we will also download another sample Excel sheet.

Inserting the Data

There are many different ways to get data into your spreadsheet (a.k.a. worksheet).  One way is to simply type what you want where you want it. Choose the particular cell and just start typing.

Another way is to copy data and then paste it into your Spreadsheet.  Granted, if you are copying data that is not in a table format it can get a little interesting as to where it lands in your document.  But fortunately we can always edit the document and recopy and paste elsewhere, as needed.

You can try the copy/paste method now by selecting a portion of this article, copying it, and then pasting into your blank spreadsheet.

After selecting the portion of the article and copying it, go to your spreadsheet and click on the desired cell where you want to start the paste and do so.  The method shown above is using the right-click menu and then selecting “Paste” in the form of the icon.

It is possible that you may get an error when using the Excel built-in paste method, even with the other Excel built-in methods as well.  Fortunately, the error warning (above) helps to point you in the right direction to get the data you copied into the sheet.

When pasting the data, Excel does a pretty good job of interpreting it. In our example, I copied the first two paragraphs of this section and Excel presented it in two rows.  Since there was an actual space between the paragraphs, Excel reproduced that as well (with a blank row). If you are copying a table, Excel does an even better job of reproducing it in the sheet.

Also, you can use the button in the Ribbon to paste.  For visual people, this is really helpful. It is shown in the image below.

Some versions of Excel (especially the older versions) allow you to import data (which works best with similar files or CSV – comma-separated values – files).  Some newer versions of Excel do not have that option but you can still open the other file (the one that you want to import), use a select all and then copy and paste it into your Excel spreadsheet.  

When import is available, it is generally found under the File menu.  In the new version(s) of Excel, you may be rerouted to more of a graphical user interface when you click on File.  Simply click the arrow in the top left to return back to your worksheet.

Hyperlinking

Hyperlinking is fairly easy, especially when using the Ribbon.  You will find the hyperlink button under the Insert menu in the newer Excel versions.  It may also be accessed via a shortcut like command-K.

Formatting Data (Example: Numbers and Dates)

Sometimes it is helpful to format the data.  This is especially true with numbers. Why? Sometimes numbers automatically fall into a general format (sort of default) which is more like a text format. But often, we want our numbers to behave as numbers.  

The other example would be dates, which we may want to format to ensure that all of our dates appear consistent, like 20200101 or 01/01/20 or whatever format we choose for our date format.

You can access the option to format your data in a couple of different ways, shown in the below images.

Once you have accessed, say, the Number format, you will have several options.  These options appear when you use the right-click method.  When you use the Ribbon, your options are right there in the Ribbon.  It all depends on which is easier for you.  

If you have been using Excel for a while, the right-click method, with the resulting number format dialog box (shown below) may be easier to understand.  If you are newer or more visual, the Ribbon method may make more sense (and much quicker to use). Both provide you with number formatting options.

If you type anything that resembles a date, the newer versions of Excel are nice enough to reflect that in the Ribbon as shown in the below image.

From the Ribbon you can select formats for your date.  For example, you can choose a short date or a long date.  Go ahead and try it and view your results.

Presentation Formatting (Example: Aligning Text)

It is also helpful to understand how to align your data, whether you want it all to line up to the left or to the right (or justified, etc).  This too can be accessed via the Ribbon.

As you can see from the images above, the alignment of the text (i.e. right, left, etc.) is on the second row of the Ribbon option.  You can also choose other alignment options (i.e. top, bottom) in the Ribbon.  

Also, if you notice, aligning things like numbers may not look right when aligned left (where text looks better) but does look better when aligned right.  The alignment is very similar to what you would see in a word processing application.

Columns & Rows

It is helpful to know how to work with, as well as adjust the width and dimensions of, columns and rows.  Fortunately, once you get the hang of it, it is fairly easy to do.  

There are two parts to adding or deleting rows or columns.  The first part is the selection process and the other is the right-click and choosing the insert or delete option.  

Remember the data we copied from this article and pasted into our blank Excel sheet in the above example?  We probably don’t need it anymore so it is a perfect example for the process of deleting rows.

Remember our first step?  We need to select the rows.  Go ahead and click on the row number (to the left of the top left cell) and drag downward with your mouse to the bottom row that you want to delete.  In this case, we are selecting three rows.  

Then, the second part of our procedure is to click on Delete Rows and watch Excel delete those rows.

The process for inserting a row is similar but you do not have to select more than one row.  Excel will determine where you click is where you want to insert the row.  

To start the process, click on the row number that you want to be below the new row.  This tells Excel to select the entire row for you. From the spot where you are, Excel will insert the row above that.  You do so by right-clicking and choosing Insert Rows.

As you can see above, we typed 10 in row 10.  Then, after selecting 10 (row 10), right-clicking, and choosing Insert Rows, the number 10 went down one row.  It resulted in the 10 now being in row 11.  

This demonstrates how the inserted row was placed above the selected row.  Go ahead and try it for yourself, so you can see how the insertion process works.

If you need more than one row, you can do so by selecting more than one row and this tells Excel how many you want and that quantity will be inserted above the row number selected.  

The following pictures show this in a visual format, including how the 10 went down three rows, the number of rows inserted. 

Inserting and deleting columns is basically the same except that you are selecting from the top (columns) instead of the left (rows).

Filters & Duplicates

When we have a lot of data to work with it helps if we have a couple of tricks up our sleeves in order to more easily work with that data.  

For example, let’s say you have a bunch of financial data but you only need to look at specific data.  One way to do that is to use an Excel “Filter.”

First, let’s find an Excel Worksheet that presents a lot of data so we have something to test this on (without having to type all of the data ourselves).  You can download just such a sample from Microsoft. Keep in mind that that is the direct link to the download so the Excel example file should start downloading right away when you click on that link.

Now that we have the document, let’s look at the volume of data.  Quite a bit, isn’t it? Note: the image above will look a bit different from what you have in your sample file and that is normal. 

Let’s say you only wanted to see data from Germany.  Use the “Filter” option in the Ribbon (under “Home”).  It is combined with the “Sort” option towards the right (in the newer Excel versions). 

Now, tell Excel what options you want.  In this case, we are looking for data on Germany as the selected country.

You will notice that when you select the filter option, little pull-down arrows appear in the columns.  When an arrow is selected, you have several options, including the “Text Filters” option that we will be using.  You have an option to sort ascending or descending.  

It makes sense why Excel combines these in the Ribbon since all of these options appear in the pull-down list.  We will be selecting the “Equals…” under the “Text Filters.”

After we select what we want to do (in this case Filter), let’s provide the information/criteria.  We would like to see all the data from Germany so that is what we type in the box. Then, click “OK.”

You will notice that now we only see data from Germany.  The data has been filtered. The other data is still there.  It is just hidden from view. There will come a time when you want to discontinue the filter and see all of the data.  Simply return to the pull-down and choose to clear the filter, as shown in the below image.

Sometimes you will have data sets that include duplicate data.  It is much easier if you only have singular data. For example, why would you want the exact same financial data record twice (or more) in your Excel Worksheet?  

Below is an example of a data set that has some data that is repeated (shown highlighted in yellow).

To remove duplicates (or more, as in this case), start by clicking on one of the rows that represents the duplicate data (that contains the data that is repeated).  This is shown in the below image.

Now, visit the “Data” tab or section and from there, you can see a button on the Ribbon that says “Remove Duplicates.” Click that.

The first portion of this process presents you with a dialog box similar to what you see in the below image.  Don’t let this confuse you. It is simply asking you which column to look at when identifying the duplicate data.  

For example, if you had several rows with the same first and last name but basically gibberish in the other columns (like a copy/paste from a website for example) and you only needed unique rows for the first and last name, you would select those columns so that the gibberish that may not be duplicate does not come into consideration in removing the excess data.  

In this case, we left the selection as “all columns” because we had duplicated rows manually so we knew that all of the columns were exactly the same in our example.  (You can do the same with the Excel example file and test it.)

After you click “OK” on the above dialog box, you will see the result and in this case, three rows were identified as matching and two of them were removed.

Now, the resulting data (shown below) matches the data we started with before we went through the addition and removal of duplicates.

You have just learned a couple tricks.  These are especially helpful when dealing with larger data sets.  Go ahead and try some other buttons that you see on the Ribbon and see what they do.  You can also duplicate your Excel example file if you want to retain the original form.  Rename the file you downloaded and re-download another copy. Or duplicate the file on your computer.  

What I did was duplicate the tab with all of the financial data (after copying it into my other example file, the one we started with that was blank) and with the duplicate tab I had two versions to play with at will.  You can try this by using the right-click on the tab and choosing “Duplicate.”

Conditional Formatting

This part of the article is included in the section on creating the Workbook because of its display benefits.  If it seems a little complicated or you are looking for functions and formulas, skip this section and come back to it at your leisure.

Conditional Formatting is handy if you want to highlight certain data.  In this example, we are going to use our Excel Example file (with all of the financial data) and look for the “Gross Sales” that are over $25,000. 

In order to do this, we first have to highlight the group of cells that we want evaluated.  Now, keep in mind, you do not want to highlight the entire column or row. You only want to highlight just the cells that you want evaluated.  Otherwise, the other cells (like headings) will also be evaluated and you would be surprised what Excel does with those headings (as an example).

So, we have our desired cells highlighted and now we click on the “Home” section/group and then “Conditional Formatting.”

When we click on “Conditional Formatting” in the Ribbon, we have some options.  In this case we want to highlight the cells that are greater than $25,000 so that is how we make our selection, as shown in the below image.

Now we will see a dialog box and we can type the value in the box.  We type 25000. You don’t have to worry about commas or anything and in fact, it works better if you just type in the raw number.

After we click “OK” we will see that the fields are automatically colored according to our choice (to the right) in our “Greater Than” above dialog box.  In this case, “Light Red Fill with Dark Red Text). We could have chosen a different display option as well.

This conditional formatting is a great way to see, at a glance, data that is essential for one project or another.  In this case, we could see the “Segments” (as they are referred to in the Excel Example file) that have been able to exceed $25,000 in Gross Sales.

Working With Formulas and Functions

Learning how to use functions in Excel is very helpful.  They are the basic guts of the formulas. If you want to see a listing of the functions to get an idea of what is available, click on the “Insert” menu/group and then at the far left, choose “Function/Functions.”

Even though the purpose of this button in the Excel Ribbon is to insert an actual function (which can also be accomplished by typing in the formula bar, starting with an equals sign and then starting to type the desired function), we can also use this to see what is available.  You can scroll through the functions to get a sort of idea of what you can use in your formulas.  

Granted, it is also very helpful to simply try them out and see what they do.  You can select the group that you want to peruse by choosing a category, like “Commonly Used” for a shorter list of functions but a list that is often used (and for which some functions are covered in this article).

We will be using some of these functions in the examples of the formulas we discuss in this article.

The Equals = Sign

The equals sign ( = ) is very important in Excel.  It plays an essential role. This is especially true in the cases of formulas.  Basically, you don’t have a formula without preceding it with an equals sign. And without the formula, it is simply the data (or text) you have entered in that cell.  

So just remember that before you are asking Excel to calculate or automate anything for you, that you type an equals sign ( = ) in the cell.

If you include a $ sign, that tells Excel not to move the formula.  Normally, the auto adjustment of formulas (using what is called relative cell references), to changes in the worksheet, is a helpful thing but sometimes you may not want it and with that $ sign, you are able to tell Excel that.  You simply insert the $ in front of the letter and number of the cell reference.  

So a relative cell reference of D25 becomes $D$25.  If this part is confusing, don’t worry about it. You can come back to it (or play with it with an Excel blank workbook).

The Awesome Ampersand >> &

The ampersand ( & ) is a fun little formula “tool,” allowing you to combine cells.  For example, let’s say that you have a column for first names and another column for last names and you want to create a column for the full name.  You can use the & to do just that.

Let’s try it in an Excel Worksheet.  For this example, let’s use a blank sheet so we don’t interrupt any other project.  Go ahead and type your first name in A1 and type your last name in B1. Now, to combine them, click your mouse on the C1 cell and type this formula:  =A1 & “ “ & B1.  Please only use the part in italics and not any of the rest of it (like not using the period).  

What do you see in C1?  You should see your full name complete with a space between your first and last names, as would be normal in typing your full name.  The & “ “ & portion of the formula is what produced that space. If you had not included “ “ you would have had your first name and last name without a space between them (go ahead and try it if you want to see the result).

Another similar formula uses CONCAT but we will learn about that a little later.  For now, keep in mind what the ampersand ( & ) can do for you as this little tip comes in handy in many situations.

SUM() Function

The SUM() function is very handy and it does just what it describes.  It adds up the numbers you tell Excel to include and gives you the sum of their values.  You can do this in a couple of different ways.

We started by typing in some numbers so we had some data to work with in the use of the function.  We simply used 1, 2, 3, 4, 5 and started in A1 and typed in each cell going downward toward A5.

Now, to use the SUM() function, start by clicking in the desired cell, in this case we used A6, and typing =SUM( in the formula bar.  In this example, stop when you get to the first “(.” Now, click in A1 (the top-most cell) and drag your mouse to A5 (or the bottom-most cell you want to include) and then return to the formula bar and type the closing “).”  Do not include the periods or quotation marks and just the parentheses. 

The other way to use this function is to manually type the information in the formula bar.  This is especially helpful if you have quite a few numbers and scrolling to grab them is a bit difficult.  Start this method the same way that you did for the example above, with “=SUM(.”

Then, type the top-most cell’s cell reference.  In this case, that would be A1. Include a colon ( : ) and then type the bottom-most cell’s cell reference. In this case, that would be A5.

AVERAGE() Function

What if you wanted to figure out what the average of a group of numbers was?  You can easily do that with the AVERAGE() function. You will notice, in the steps below, that it is basically the same as the SUM() function above but with a different function.  

With that in mind, we start by selecting the cell we want to use for the result (in this case A6) and then start typing with an equals sign ( = ) and the word AVERAGE.  You will notice that as you begin typing it you are offered suggestions and can click on AVERAGE instead of typing the full word, if you like.

Ensure that you have an opening parenthesis in your formula before we add our cell range.  Otherwise, you will receive an error.

Now that we have “=AVERAGE(“ typed in our A6 cell (or whichever cell you are using for the result) we can select the cell range that we want to use.  In this case we are using A1 through A5.  

Keep in mind that you can also type it in manually rather than using the mouse to select the range.  If you have a large data set typing in the range is probably easier than the scrolling that would be required to select it.  But, of course, it is up to you.

To complete the process simply type in the closing parenthesis “)” and you will receive the average of the five numbers.  As you can see, this process is very similar to the SUM() process and other functions. Once you get the hang of one function, the others will be easier.

COUNTIF() Function

Let’s say we wanted to count how many times a certain number shows up in a data set.  First, let’s prepare our file for this function so that we have something to count. Remove any formula that you may have in A6.  Now, either copy A1 through A5 and paste starting in A6 or simply type the same numbers in the cells going downward starting with A6 and the value of 1 and then A7 with 2, etc.

Now, in A11 let’s start our function/formula.  In this case, we are going to type “=COUNTIF(.”  Then, we will select cells A1 through A10.

Be sure that you type or select “COUNTIF” and not one of the other COUNT-like functions or we will not get the same result.

Before we do like we have with our other functions, and type the closing parenthesis “)” we need to answer the question of criteria and type that, after a comma “,” and before the parenthesis “).”

What is defined by the “criteria?”  That is where we tell Excel what we want it to count (in this case).  We typed a comma and then a “5” and then the closing parenthesis to obtain the count of the number of fives (5) that appear in the list of numbers.  That result would be two (2) as there are two occurrences.

CONCAT or CONCANTENATE() Function

Similar to our example using just the ampersand ( & ) in our formula, you can combine cells using the CONCAT() function.  Go ahead and try it, using our same example.  

Type your first name in A1 and your last name in B1.  Then, in C1 type CONCAT(A1, “ “ , B1).

You will see that you get the same result as we did with the ampersand (&).  Many people use the ampersand because it is easier and less cumbersome but now you see that you also have another option.

Note: This function may be CONCANTENATE in your version of Excel.  Microsoft shortened the function name to just CONCAT and that tends to be easier to type (and remember) in the later versions of the software.  Fortunately, if you start typing CONCA in your formula bar (after the equals sign), you will see which version your version of Excel uses and can select it by clicking on it with the mouse..

Remember that when you start to type it, to allow your version of Excel to reveal the correct function, to only type “CONCA” (or shorter) and not “CONCAN” (as the start for CONCANTENATE) or you may not see Excel’s suggestion since that is where the two functions start to differ.

Don’t be surprised if you prefer to use the merge method with the ampersand (&) instead of CONCAT().  That is normal.

If/Then Formulas

Let’s say we want to use an If/Then Formula to identify Discount (sort of a second discount) amount in a new column in our Example Excel file.  In that case, first we start by adding a column and we are adding it after Column F and before Column G (again, in our downloaded example file).

Now, we type in the formula.  In this case, we type it in F2 and it is “=IF(E2>25000, “DISCOUNT 2”).  This fulfills what the formula is looking for with a test (E2 greater than 25k) and then a result if the number in E2 passes that test (“DISCOUNT 2”). 

Now, copy F2 and paste in the cells that follow it in the F column.

The formula will automatically adjust for each cell (relative cell referencing), with a reference to the appropriate cell.  Remember that if you do not want it to automatically adjust, you can precede the cell alpha with a $ sign as well as the number, like A1 is $A$1. 

You can see, in the image above, that “DISCOUNT 2” appears in all of the cells in the F2 column.  This is because the formula tells it to look at the E2 cell (represented by $E$2) and no relative cells.  So, when the formula is copied to the next cell (i.e. F3) it is still looking at the E2 cell because of the dollar signs.  So, all of the cells give the same result because they have the same formula referencing the same cell.

Also, if you want a value to show up instead of the word, “FALSE,” simply add a comma and then the word or number that you want to appear (text should be in quotes) at the end of the formula, before the ending parenthesis.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Managing Your Excel Projects

Fortunately, with the way that Excel documents are designed, you can do quite a bit with your Excel Workbooks.  The ability to have different worksheets (tabs) in your document allows you to have related content all in one file.  Also, if you feel that you are creating something that may have formulas that work better (or worse) you can copy (right-click option) your Worksheets (tabs) to have various versions of your Worksheet.  

You can rename your tabs and use date codes to let you know which versions are the newest (or oldest).  This is just one example of how you can use those tabs to your advantage in managing your Excel projects.

Here is an example of renaming your tabs in one of the later versions of Excel.  You start by clicking on the tab and you get a result similar to the image here: 

If you do not receive that response, that is ok.  You may have an earlier version of Excel but it is somewhat intuitive in the way that it allows you to rename the tabs.  You can right-click on the tab and get an option to “rename” in the earlier versions of Excel, as well, and sometimes simply type right in the tab.

Excel provides you with so many opportunities in your journey in learning how to use Excel.  Now it is time to go out and use it! Have fun.

Related posts

• Cách tạo Gantt Charts trong Microsoft Excel

• Làm thế nào để hiểu phân tích điều gì xảy ra trong Microsoft Excel

• 40 phím tắt Microsoft Excel tốt nhất

• Cách thay đổi Background trong Microsoft Teams

• Thêm một Regression Trendline tuyến tính đến một Excel Scatter Plot

• Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Liên kết các ô giữa Trang tính và Sổ làm việc trong Excel

• Cách xóa hoàn toàn siêu dữ liệu cá nhân khỏi tài liệu Microsoft Office

• Độ rộng cột tự động bổ sung và độ cao hàng trong Excel

• Microsoft Outlook không phản hồi? 8 bản sửa lỗi cần thử

• Cách thêm nhận xét vào ô trang tính Excel

• Cách sử dụng các tính năng AutoRecover và AutoBackup của Excel

• Cách thêm và in hình nền Excel

• Làm thế nào để Quay Macro trong Excel

• Sử dụng Excel để tìm ra lãi suất hiệu quả từ lãi suất danh nghĩa

• Khắc phục Microsoft Outlook đã gặp lỗi sự cố

• Cách trừ ngày trong Excel

• Cách thêm thanh lỗi trong Excel

• Cách Create and Use AutoText trong Microsoft Word

• Cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel