Bạn đã bao giờ gửi một email do nhầm lẫn và ngay lập tức hối hận? Nếu bạn là người dùng Outlook, thì bạn có thể hoàn tác lỗi của mình. Đây là cách gọi lại một email trong Outlook.^{(Have you ever sent an email by mistake and instantly regretted it? If you are an Outlook user, then you can undo your mistake. Here is how to recall an email in Outlook.)}

Có những lúc chúng tôi nhấn nút gửi vội vàng và gửi email không đầy đủ hoặc sai. Những sai lầm này có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của mối quan hệ giữa bạn và người nhận. Nếu bạn là người dùng Outlook , thì vẫn có cơ hội để cứu khuôn mặt của bạn bằng cách gọi lại email. Ngoài ra, hãy đọc cách bật Chế độ tối của Microsoft Outlook^{(how to turn on Microsoft Outlook Dark Mode)} .. Ngoài ra, hãy đọc cách bật Chế độ tối của Microsoft Outlook^{(how to turn on Microsoft Outlook Dark Mode)} .. Bạn có thể thay thế hoặc gọi lại email trong Outlook^{(recall an email in Outlook )} chỉ trong vài cú nhấp chuột nếu các điều kiện nhất định được đáp ứng và hành động được thực hiện đúng lúc .

Làm thế nào để gọi lại một email trong Outlook?

Điều kiện để thay thế hoặc gọi lại một email mà bạn đã gửi trong Outlook^{(Conditions to Replace or Recall an email that you sent in Outlook)}

Mặc dù quy trình  rút lại hoặc thay thế email trong Outlook^{(retract or replace an email in Outlook)} rất dễ dàng và có thể được thực hiện trong một vài cú nhấp chuột, tính năng này chỉ có thể được sử dụng nếu một số điều kiện được thỏa mãn. Trước khi thực hiện các bước, hãy kiểm tra các điều kiện thuận lợi để gọi lại hoặc thay thế email:

1. Cả bạn và người dùng khác phải có Microsoft Exchange hoặc tài khoản Office 365.
2. Bạn phải đang sử dụng Outlook trong Windows của mình . Tính năng thu hồi không khả dụng cho người dùng Outlook trên Mac hoặc Web .
3. Azure Information Protection không được bảo vệ tin nhắn của người nhận.
4. Người nhận trong hộp thư đến phải chưa đọc email. Tính năng thu hồi sẽ không hoạt động nếu email được đọc hoặc lọc bởi các quy tắc, bộ lọc thư rác hoặc bất kỳ bộ lọc nào khác trong hộp thư đến của người nhận.

Nếu tất cả các điều kiện trên đều thuận lợi, thì khả năng cao là bạn có thể  gọi lại email trong Outlook bằng cách làm theo các bước bên dưới:^{(recall an email in Outlook by following the steps below:)}

Người dùng trên Outlook 2007 , Outlook 2010 , Outlook 2013 , Outlook 2016 và Outlook 2019 cũng như người dùng Office 365 và Microsoft Exchange có thể sử dụng phương pháp này .

1. Tìm tùy chọn ' Các mục đã Gửi^{(Sent Items)} ' và nhấp để mở nó.

2. Mở thư^{(Open the message)} bạn muốn thay thế hoặc gọi lại bằng cách nhấp đúp vào thư đó. Tính năng này sẽ không khả dụng cho bất kỳ thư nào trên Ngăn đọc^{(Reading Pane)} .

3. Nhấp vào ' Hành động^(Actions) ' trên tab Tin nhắn . ^(Message)Một menu thả xuống sẽ xuất hiện.

4. Nhấp vào ' Nhắc lại tin nhắn^{(Recall the message)} .'

5. Hộp thoại ' Nhắc lại^(Recall) tin nhắn' sẽ xuất hiện. Bạn có thể chọn một trong hai tùy chọn có sẵn trong hộp. Nếu bạn chỉ muốn xóa email của mình khỏi hộp thư đến của người nhận, hãy chọn tùy chọn ' Xóa các bản sao chưa đọc của thư này^{(Delete unread copies of this message)} '. Bạn cũng có thể thay thế email bằng một email mới bằng cách chọn tùy chọn ' Xóa các bản sao chưa đọc và thay thế bằng một thư mới^{(Delete unread copies and replace with a new message)} '.

6. Đánh dấu vào ô ' Cho tôi biết nếu thu hồi thành công hay thất bại đối với từng người nhận^{(Tell me if recall succeeds or fails for each recipient)} ' để biết liệu nỗ lực thu hồi và thay thế của bạn có thành công hay không. Nhấp vào OK .

7. Nếu bạn chọn tùy chọn thứ hai, thì một cửa sổ với tin nhắn ban đầu của bạn sẽ mở ra. Bạn có thể thay đổi và sửa đổi nội dung email của mình theo ý thích của bạn và sau đó gửi nó.

Nếu bạn không nhận được tùy chọn thu hồi, thì có khả năng một trong các điều kiện trên không được thỏa mãn. Nhớ lại email trong Outlook ngay khi bạn nhận ra sai lầm của mình vì đây là cuộc chạy đua với thời gian và liệu người nhận đã đọc thư hay chưa. Nếu bạn đã gửi email cho nhiều người dùng, thì nỗ lực thu hồi cũng sẽ được thực hiện cho tất cả người dùng. Bạn không thể chọn các tùy chọn gọi lại cho những người dùng đã chọn trong Outlook .

Cũng nên đọc: ^{(Also Read:)} Cách tạo tài khoản email Outlook.com mới?^{(How to Create a New Outlook.com Email Account?)}

Điều gì sẽ xảy ra sau khi gọi lại hoặc thay thế một Email trong Outlook?^{(What will happen after recalling or replacing an Email in Outlook?)}

Sau khi bạn đã nỗ lực, thành công hay thất bại sẽ phụ thuộc vào những điều kiện và yếu tố cụ thể. Bạn sẽ được thông báo về sự thành công hay thất bại nếu bạn đã chọn tùy chọn ' Cho tôi biết nếu việc thu hồi thành công hay không thành công đối với từng người nhận^{(Tell me if recall succeeds or fails for each recipient)} ' trong hộp thoại. Trong điều kiện lý tưởng, người nhận sẽ không biết rằng một thư đã được gọi lại từ hộp thư đến của họ. Nếu tính năng ' Tự động xử lý yêu cầu họp và phản hồi yêu cầu họp^{(Automatically process meeting requests and responses to meeting requests)} ' được bật ở phía người nhận, thì bạn không phải lo lắng về bất cứ điều gì. Nếu nó bị vô hiệu hóa, thì người nhận sẽ nhận được thông báo cho hành động gọi lại tin nhắn. Nếu thông báo được nhấp trước, thì thư sẽ được gọi lại, nhưng nếu hộp thư đến được mở trước và người dùng mở thư của bạn, thì việc thu hồi sẽ không thành công.

Một giải pháp thay thế để gọi lại hoặc thay thế thư trong Outlook^{(An alternative to Recalling or Replacing a Message in Outlook)}

Không có gì đảm bảo thành công khi gọi lại một thư trong Outlook . Các điều kiện cần thiết có thể không được thỏa mãn mỗi khi bạn mắc lỗi. Nó có thể truyền tải sai thông điệp đến người nhận và khiến bạn trông thiếu chuyên nghiệp. Bạn có thể sử dụng một giải pháp thay thế khác sẽ hữu ích hơn trong tương lai.

Trì hoãn gửi email trong Outlook^{(Delay Sending Emails in Outlook)}

Nếu bạn là người có trách nhiệm, thì việc gửi những tin nhắn đầy lỗi có thể tác động tiêu cực đến hình ảnh của bạn. Bạn có thể trì hoãn thời gian gửi email trong Outlook để bạn có thời gian sửa lỗi của mình. Điều này được thực hiện bằng cách giữ các email trong Outlook Outbox trong một khoảng thời gian nhất định trước khi cuối cùng gửi chúng đến người dùng cuối khác. 

1. Chuyển đến tab Tệp .^(File)

2. Chọn tùy chọn 'Quản lý Quy tắc và Cảnh báo^{(Manage Rules and Alerts option)} ' trong phần thông tin trong ' Quản lý Quy tắc và Cảnh báo^{(Manage Rules and Alerts)} .'

3. Nhấp vào tab ' Quy tắc Email^{(‘Email Rules)} ' và chọn ' Quy tắc mới^{(New rule)} .' 

4. Đi tới phần ' Bắt ​​đầu từ một quy tắc trống^{(Start from a blank rule)} ' trong Trình hướng dẫn Quy tắc^{(Rules Wizard)} . Nhấp^(Click) vào ' Áp dụng quy tắc cho tin nhắn tôi gửi^{(Apply rule on message I send)} ' và nhấp vào ' Tiếp theo^(Next) .'

5. Chọn ' Trì hoãn giao hàng trong một số phút^{(Defer delivery by a number of minutes)} ' trong danh sách ' Chọn (các) hành động^{(Select action(s))} '.

6. Chọn một số 'trong danh sách' Chỉnh sửa mô tả quy tắc^{(Edit rule description)} '.

7. Nhập số phút bạn muốn email của mình bị trì hoãn vào ô ' Chuyển phát chậm^{(Deferred Delivery)} '. Bạn có thể chọn tối đa là 120 phút. Nhấp^(Click) vào Tiếp theo^{( Next)} .

8. Chọn bất kỳ ngoại lệ nào bạn muốn và nhấp vào ' Tiếp theo^(Next) .'

9. Đặt tên cho quy tắc của bạn trong hộp ' Chỉ định tên cho quy tắc này^{(Specify a name for this rule)} '. Chọn hộp ' Bật quy tắc này^{(Turn on this rule)} ' và nhấp vào ' Hoàn^(Finish) tất .' 

10. Nhấp vào OK để áp dụng các thay đổi.

Bằng cách chỉ trì hoãn một tin nhắn cụ thể tại thời điểm soạn thảo:^{(By delaying just the particular message at the time of composing:)}

• Trong khi soạn thư, hãy chuyển đến tab ' Tùy chọn ' và chọn ' ^(Options)Gửi hàng trễ^{(Delay Delivery)} '. 
• Chọn tùy chọn ' Không giao hàng trước^{(Do not deliver before)} ' trong hộp thoại ' Thuộc tính '.^(Properties)
• Chọn ngày và giờ^{(date and time)} bạn muốn gửi tin nhắn và đóng cửa sổ.

Khuyến khích:^{(Recommended:)}

• Khắc phục sự cố Outlook không đồng bộ hóa trên Android^{(Fix Outlook not syncing on Android)}
• Cách gửi lời mời trên lịch trong Outlook^{(How to Send a Calendar Invite in Outlook)}
• Làm thế nào để xóa hàng đợi in trong Windows 10?^{(How To Clear Print Queue In Windows 10?)}
• Làm thế nào để quay video chuyển động chậm trên mọi điện thoại Android?^{(How to Record Slow-motion Videos on Any Android Phone?)}

Chúng tôi hy vọng hướng dẫn này hữu ích và bạn có thể nhớ lại một email trong Outlook^{(recall an email in Outlook)} . Sử dụng tùy chọn thu hồi ngay khi bạn nhận ra mình đã mắc sai lầm. Bạn cũng có thể chọn trì hoãn tin nhắn của mình bằng cách làm theo các bước ở trên nếu bạn có xu hướng xử lý lỗi nhiều. Dù sao đi nữa, nếu bạn không thể thay thế hoặc gọi lại một email trên Outlook^{(recall an email on Outlook)} , thì hãy gửi lời xin lỗi đến những người nhận tương ứng và gửi một email khác với đúng thông điệp. 

How to Recall an Email in Outlook? Unsend Emails

Have you ever sent an email by mistake and instantly regretted it? If you are an Outlook user, then you can undo your mistake. Here is how to recall an email in Outlook.

There are certain times where we press the send button in haste and send incomplete or wrong emails. These mistakes can lead to severe repercussions depending upon the level of seriousness of the relationship between you and the recipient. If you are an Outlook user, then there still might be a chance to save your face by recalling the email. Also read how to turn on Microsoft Outlook Dark Mode.. Also read how to turn on Microsoft Outlook Dark Mode.. You can replace or recall an email in Outlook in just a few clicks if certain conditions are satisfied and the action is made on time.

How to Recall an Email in Outlook?

Conditions to Replace or Recall an email that you sent in Outlook

Even though the process to retract or replace an email in Outlook is very easy and can be done in a few clicks, the feature can be used only if a few conditions are satisfied. Before jumping on the steps, let’s check the favorable conditions for recalling or replacing an email:

1. Both you and the other user must have a Microsoft Exchange or an Office 365 account.
2. You must be using Outlook in your Windows. The recall feature is unavailable for Outlook users on Mac or Web.
3. Azure Information Protection must not protect the recipient’s message.
4. The email should be unread by the recipient in the inbox. The recall feature will not work if the email is read or filtered by rules, spam filters, or any other filters in the recipient’s inbox.

If all the above conditions are favorable, then there is a high possibility that you can recall an email in Outlook by following the steps below:

This method can be used by users on Outlook 2007, Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016, and Outlook 2019 and Office 365 and Microsoft Exchange users.

1. Find the ‘Sent Items’ option and click to open it.

2. Open the message you want to replace or recall by double-clicking it. The feature will not be available for any message on the Reading Pane.

3. Click on ‘Actions’ on the Message tab. A drop-down menu will appear.

4. Click on ‘Recall the message.’

5. The ‘Recall the message’ dialog box will appear. You can choose one of the two options available in the box. If you simply want to remove your email from the recipient’s inbox, then choose the ‘Delete unread copies of this message’ option. You can also replace the email with a new one by choosing the ‘Delete unread copies and replace with a new message’ option.

6. Check the ‘Tell me if recall succeeds or fails for each recipient’ box to know if your recall and replace attempts were successful or not. Click on OK.

7. If you choose the latter option, then a window with your original message will open. You can change and modify the contents of your email to your liking and then send it.

If you don’t get the recall option, then there is a possibility that one of the above conditions is not satisfied. Recall the email in Outlook as soon as you realize your mistake as it’s a race against the time and whether the recipients have read the message or not. If you sent the email to multiple users, then the recall attempt will also be made for all the users. You can’t choose the recall options for selected users in Outlook.

Also Read: How to Create a New Outlook.com Email Account?

What will happen after recalling or replacing an Email in Outlook?

After you have made your efforts, the success or failure will depend on specific conditions and factors. You would be notified of the success or failure if you had checked the ‘Tell me if recall succeeds or fails for each recipient’ option in the dialog box. Under ideal conditions, the recipient won’t know that a message was recalled from his/her inbox. If the ‘Automatically process meeting requests and responses to meeting requests’ is enabled on the recipient’s side, then you don’t have to worry about anything. If it is disabled, then the recipient will get a notification for the message recall action. If the notification is clicked first, then the message will be recalled, but if the inbox is opened first and the user opens your message, the recall will be unsuccessful.

An alternative to Recalling or Replacing a Message in Outlook

There is no guarantee of success when recalling a message in Outlook. The necessary conditions may not be satisfied every time you make a mistake. It can convey a wrong message to the recipients and make you look unprofessional. You can use another alternative that will be more than helpful in the future.

Delay Sending Emails in Outlook

If you are a person of responsibility, then sending error-filled messages can negatively impact your image. You can delay the time for sending an email in Outlook so that you have the time to correct your mistakes. This is done by keeping the emails in the Outlook Outbox for a certain amount of time before finally sending them to the other end-user. 

1. Go to the File tab.

2. Select ‘Manage Rules and Alerts option’ under the info section in ‘Manage Rules and Alerts.’

3. Click on the ‘Email Rules’ tab and choose ‘New rule.’ 

4. Go to the ‘Start from a blank rule’ section in the Rules Wizard. Click on ‘Apply rule on message I send’ and click ‘Next.’

5. Choose ‘Defer delivery by a number of minutes’ in the ‘Select action(s)’ list.

6. Choose a number of’ in the ‘Edit rule description’ list.

7. Type the number of minutes you want your email to be delayed in the ‘Deferred Delivery’ box. You can choose a maximum of 120 minutes. Click on Next.

8. Choose any exceptions you desire and click ‘Next.’

9. Give a name to your rule in the ‘Specify a name for this rule’ box. Check the ‘Turn on this rule’ box and click ‘Finish.’ 

10. Click on OK to apply the changes.

By delaying just the particular message at the time of composing:

• While composing the message, go to the ‘Options’ tab and choose ‘Delay Delivery.’ 
• Select the ‘Do not deliver before’ option in the ‘Properties’ dialog box.
• Choose the date and time you want the message to be sent and close the window.

Recommended:

• Fix Outlook not syncing on Android
• How to Send a Calendar Invite in Outlook
• How To Clear Print Queue In Windows 10?
• How to Record Slow-motion Videos on Any Android Phone?

We hope this guide was helpful and you were able to recall an email in Outlook. Use the recall option as soon as you realize you’ve made a mistake. You can also choose to delay your message by following the steps above if you tend to deal with the error a lot. If, anyhow, you cannot replace or recall an email on Outlook, then send an apology to the respective recipients and send another email with the correct message. 

Related posts

• Làm thế nào để Sync Google Calendar với Outlook

• Cách khôi phục Data Corruption Issues bằng Microsoft Outlook

• Cách gửi Calendar Invite trong Outlook

• Làm thế nào để mở Any ASPX File (Convert ASPX Để PDF)

• Cách chuyển đổi Word thành JPEG (3 Ways)

• Làm thế nào để Disable Microsoft Word Spell Checker

• Cô Hotmail? Giải thích về dịch vụ email của Microsoft Outlook

• Draw Tool Tab trong Ribbon của Microsoft Office bị thiếu? Thêm nó như vậy!

• Làm thế nào để Xóa Break Mục trong Microsoft Word

• Cách cố định hàng và cột trong Excel

• Cách vẽ trong Microsoft Word vào năm 2021

• Làm thế nào để Copy and Paste Values Without formulas trong Excel

• Cách Bật Tắt Biên nhận Đã đọc Email trong Outlook

• 4 Ways để Chèn Degree Symbol trong Microsoft Word

• Cách tạo mã vạch bằng Microsoft Word

• Cách tạo Thụt lề treo trong Word và Google Tài liệu

• Cách lưu tệp Microsoft Office vào Dropbox trên iPad

• Cách xóa Password khỏi Excel File

• Cách khôi phục phông chữ đã xóa trong Microsoft Office

• Làm thế nào để chuyển Microsoft Office đến một New Computer?