Sự gia tăng vượt bậc về số lượng các mối đe dọa bảo mật xuất hiện trên world wide web đòi hỏi các biện pháp bảo mật tốt hơn, có thể là ở cấp độ cá nhân hoặc doanh nghiệp. Những rò rỉ mới nhất của CIA^(CIA) đã chứng minh cách không ai an toàn khỏi việc bị đánh hơi và giữa tất cả tình trạng lộn xộn này, Mã hóa^(Encryption) chiếm vị trí trung tâm như một vị cứu tinh. Để bảo vệ email của bạn khỏi những con mắt tò mò, bạn sẽ phải mã hóa chúng. Bài đăng này nói về mã hóa email^{(email encryption)} và chỉ ra cách mã hóa email^{(encrypt email messages)} trong Outlook bằng cách sử dụng cài đặt gốc của nó và cách sử dụng mã hóa Virtru Secure Email cũng như Mailvelope để mã hóa email.

Mã hóa Email là gì?

Mã hóa email^(Email) là quá trình chuyển đổi thông tin hoặc dữ liệu email thành một mã, một mã mà những người không có thẩm quyền không thể truy cập được. Được rồi, hãy để tôi đơn giản hóa nó cho bạn, sự tương tự tốt nhất là Mã hóa là cơ chế khóa và chìa khóa, để mở một ổ khóa, bạn sẽ cần một chìa khóa và tương tự như vậy để truy cập vào một luồng dữ liệu được mã hóa, người ta sẽ cần đến khóa mã hóa. Các nền tảng nhắn tin đã bắt đầu sử dụng Mã hóa và chúng tôi chỉ sử dụng như vậy trong khi sử dụng email của mình. Trong phân đoạn này, tôi sẽ giải thích cho bạn cách gửi email được mã hóa đến các ứng dụng email khác nhau.

Các nền tảng nhắn tin đã bắt đầu sử dụng Mã hóa và chúng tôi chỉ sử dụng như vậy trong khi sử dụng email. Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ giải thích cho bạn cách gửi email được mã hóa đến các ứng dụng email khác nhau.

Hầu hết các tài liệu quan trọng bao gồm bản sao kê của Ngân hàng^(Bank) , hợp đồng, thỏa thuận như NDA , thư mời làm việc và nhiều tài liệu khác là rất ít tài liệu được cho là riêng tư và trong một số trường hợp, chúng bị ràng buộc về mặt pháp lý. Để mã hóa Email của bạn, người ta cần truy cập vào một số công cụ.

Đọc^(Read) : Cách mã hóa Email trong ứng dụng Microsoft Outlook và Outlook.com^{(How to encrypt Emails in Microsoft Outlook app and Outlook.com)} .

Làm cách nào để bạn mã hóa thư email với Mailvelope

Chương trình cụ thể này hoạt động trên cả Windows và Mac . Hơn nữa^{(Furthermore)} , vì đây là một tiện ích mở rộng của trình duyệt có sẵn cho Google Chrome và Mozilla nên bạn cũng có thể sử dụng nó trên Linux và Chromebook^{(Chromebooks)} . Tôi thích Mailvelope hơn^(Mailvelope) vì nó cho phép tôi mã hóa bất kỳ email nào mà tôi lựa chọn mà không thực sự cài đặt công cụ cho từng email.

Tải xuống^(Download) tiện ích mở rộng của trình duyệt Mailvelope bằng cách ^(Mailvelope)truy cập trang web của họ^{(their website)} và đảm bảo rằng bạn chọn Chrome hoặc Firefox . Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào ổ khóa Mailvelope để bắt đầu.

Bước tiếp theo bao gồm tạo hai cặp khóa, với mục đích này, hãy nhấp vào các tùy chọn. Điền^(Fill) thông tin chi tiết của bạn và sau đó gửi, sau khi hoàn tất, nó sẽ tạo ra khóa của bạn. Đặt khóa đã tạo trên keyring và sử dụng mã hóa RSA 2018 trở lên; để có cài đặt cao hơn, bạn cần nhấp vào “ Nâng cao^(Advanced) ”. Sau khi điền thông tin chi tiết của bạn, hãy nhấp vào gửi và tại thời điểm này, các khóa sẽ được tạo.

Bây giờ tất cả những gì bạn cần làm là tải xuống khóa và gửi nó đến những người liên hệ mà bạn muốn có quyền truy cập vào email, điều này đảm bảo rằng không có bên thứ ba nào can thiệp. Điều đó nói rằng tôi một lần nữa sẽ cảnh báo bạn về việc bảo vệ khóa mà không có khóa mà mã hóa khá vô dụng.

Soạn email được mã hóa

Để soạn email, cả bạn và bạn của bạn cần phải trao đổi khóa công khai và cả hai đều cần nhập khóa của nhau bằng cách chọn " Nhập khóa^{(Import Keys)} " ở phía bên trái. Một lần nữa, hãy cẩn thận để không nhập cùng một khóa. Để nhập, bạn cần dán khóa công khai của liên hệ của mình vào hộp văn bản, sau đó nhấn nút "Nhập".

Bây giờ, hãy truy cập webmail của bạn như bạn thường làm và bắt đầu nhập. Khi bạn bắt đầu nhập, bạn sẽ thấy một logo nhỏ ở bên phải tương tự như ảnh chụp màn hình ở trên. Nhấp vào tương tự sẽ đưa bạn đến cửa sổ soạn thư được mã hóa. Điều này cũng sẽ đảm bảo rằng các email của bạn được thực hiện để được lưu vào bản nháp trên máy chủ email thông thường của bạn.

Trong trường hợp bạn nhận được tin nhắn được mã hóa từ ai đó, hãy di con trỏ của bạn qua tin nhắn và biểu tượng phong bì sẽ xuất hiện. Sau khi được nhắc, hãy nhập mật khẩu cho email và bạn sẽ có thể tiếp tục.

Mã hóa email^{(Encrypt Emails)} bằng mã hóa email bảo mật Virtru^{(Virtru Secure Email)}

Mã hóa khóa công khai cũ hơn sẽ không phù hợp với nhu cầu của mọi người. Ngày nay, hầu hết người dùng thích sử dụng phương pháp mã hóa như S/MIME để bảo vệ email của bạn, tuy nhiên, điều này chỉ hoạt động nếu bạn đang gửi email trong tổ chức. Ngoài ra, vì nhiều người trong số họ không sử dụng tiêu chuẩn S/MIME nên họ sẽ không thể truy cập vào email được mã hóa.

Đừng băn khoăn, cách tốt nhất để giải quyết vấn đề này là sử dụng tiện ích mở rộng Virtru Secure Email cho Microsoft Outlook^{(Virtru Secure Email extension for Microsoft Outlook)} . Tải xuống plugin Virtru Secure Email từ trang web chính thức của nó và sau đó chạy tệp khi quá trình cài đặt hoàn tất.

Khởi động lại Outlook^{(Restart Outlook)} và bạn sẽ thấy màn hình Chào mừng Virtru^{(Virtru Welcome)} . Nhấp^(Click) vào “Ủy quyền cho tôi” và bây giờ chọn địa chỉ email bạn muốn ủy quyền. Nhấp vào^(Click) “ Kích hoạt^(Activate) những email này” và bạn đã sẵn sàng.

Như đã thấy trong ảnh chụp màn hình, công tắc Virtru^(Virtru) sẽ xuất hiện trong Outlook của bạn . Đảm bảo rằng nút ở trạng thái không hoạt động bất cứ khi nào bạn gửi tin nhắn. Toàn bộ quá trình mã hóa là cực kỳ dễ dàng so với quá trình PGP .

Tất cả những gì bạn cần làm là đảm bảo rằng công tắc Virtru^(Virtru) được Bật khi bạn đang gửi email và đó là tiện ích mở rộng quản lý phần còn lại của những rắc rối của bạn. Bây giờ ở cuối người nhận, mọi thứ được sắp xếp nếu họ có Virtru nhưng nếu không có thì họ cần cài đặt Trình đọc bảo mật Virtru^{(Virtru Secure Reader)} .

Người đọc^(Reader) được xác minh bằng cách đăng nhập bằng tài khoản Gmail của họ hoặc bằng cách xác minh email của họ bằng một liên kết. Sau khi danh tính của bạn được xác minh, người nhận có thể đọc tin nhắn trực tiếp. Hơn nữa^{(Furthermore)} , người nhận có thể trả lời bằng cách sử dụng trình đọc bảo mật và các tệp đính kèm mà họ gửi cũng sẽ được mã hóa.

Các tính năng hữu ích khác bao gồm một tùy chọn để đặt ngày hết hạn, vâng với phần mở rộng này, bạn có thể chỉ định rõ ràng thời điểm tin nhắn của bạn sẽ hết hạn trước khi bạn gửi. Tuy nhiên, một tính năng đáng được đề cập khác là Tắt chuyển tiếp^{(Disable Forward)} , không cần phải nói, điều này sẽ đảm bảo rằng người nhận không thể chuyển tiếp tin nhắn cho bất kỳ ai.

Virtru miễn phí cho mục đích sử dụng cá nhân và bạn có thể tải xuống tại đây^{(download it here)} cho Outlook và Firefox . Nếu bạn là người dùng Chrome , bạn có thể tải xuống Tiện ích mở rộng Virtru Chrome^{(download the Virtru Chrome Extension)} . Cũng có các phần bổ trợ Mã hóa Email miễn phí khác dành cho Outlook^{(free Email Encryption Add-ins for Outlook)} .

Đọc^(Read) : Cách Thêm Chữ ký Điện tử vào Outlook .

Mã hóa thư email trong Outlook

Microsoft Outlook có một tính năng bảo mật để cung cấp. Trong khi soạn thư, đi tới File > Properties . Sau đó, nhấp vào Cài đặt bảo mật^{(Security Settings)} và sau đó chọn hộp kiểm Mã hóa nội dung tin nhắn và tệp đính kèm^{(Encrypt message contents and attachments)} . Khi bạn đã soạn xong tin nhắn, chỉ cần nhấp vào Gửi^(Send) .

Trong trường hợp bạn muốn mã hóa tất cả các thư đi, bạn có thể làm như vậy bằng cách nhấp vào tab Tệp và chọn Tùy chọn> ^(File)Trust Center > Trust Center Settings . Bây giờ bạn cần bật mã hóa cho mọi thư và điều này có thể được thực hiện bằng cách chuyển đến tab Bảo mật Email^{(Email Security)} bên dưới email được mã hóa và chọn tùy chọn sau “ Mã hóa nội dung và tệp đính kèm cho thư đi^{(Encrypt contents and attachments for outgoing messages)} ”. Ngoài ra, bạn có thể đi tới Cài đặt và chọn một chứng chỉ cụ thể.

Nếu người nhận không có khóa cá nhân tương ứng, họ sẽ thấy thông báo sau:

This item cannot be displayed in the Reading Pane. Open the item to read its contents.

Và nếu anh ta cố gắng mở mục này, anh ta sẽ thấy thông báo sau:

Sorry, we’re having trouble opening this item. This could be temporary, but if you see it again you might want to restart Outlook. Your Digital ID name cannot be found by the underlying security system.

Tôi hy vọng bạn thấy bài viết này hữu ích.

What is Email encryption & how do you encrypt email messages

The meteoric rise in the number of ѕecurity threats lоoming on thе world wide web calls for better sеcurity measures, be it on a personal level or as an enterprise. The latest CIA leaks have demonstrated how no one is safe from bringing sniffed and amidst all of this mayhem, Encryption takes the cеnter stаge as a savior. To protect уour email messages from prying еуes, you will have tо encrypt them. This post talks about email encryption and shows how to encrypt email messages in Outlook using its native settings, and how to use Virtru Secure Email encryption as well as Mailvelope to encrypt email messages.

What is Email encryption?

Email encryption is the process of converting email information or data into a code, one that cannot be accessed by unauthorized people. Ok let me simplify it for you, the best analogy is that Encryption is the lock and key mechanism, to open a lock you will be needing a key, and similarly to access a stream of encrypted data one will be needing the encryption key. Messaging platforms have started using Encryption and it only makes sense for us to use the same while using our emails. In this segment, I will explain to you how to send encrypted emails to various email clients.

Messaging platforms have started using Encryption and it only makes sense for us to use the same while using emails. In this post, we will explain to you how to send encrypted emails to various email clients.

Most of the important documents including Bank statements, contracts, agreements like NDA, job offers, and many others are few documents that are expected to be private, and in some cases, they are legally bound to be so. In order to encrypt your Emails, one would be needing access to a couple of tools.

Read: How to encrypt Emails in Microsoft Outlook app and Outlook.com.

How do you encrypt email messages with Mailvelope

This particular program works on both Windows and Mac. Furthermore, since it’s a browser extension that is available for Google Chrome and Mozilla you can also use it on Linux and Chromebooks. I prefer Mailvelope since it lets me encrypt any email of my choice without actually installing a tool for each one of them.

Download the Mailvelope browser extension by heading over to their website and make sure that you choose either the Chrome or Firefox. Once done click on the Mailvelope padlock to get started.

The next step includes generating two pairs of keys, for this very purpose click on the options. Fill in your details and then submit, once done it will generate your key. Put the generated key on the keyring and use encryption s2018 RSA and higher; for higher settings, you need to click on “Advanced.” After filling in your details click submit and at this juncture, the keys will be generated.

Now all you need to do is download the key and send it to the contacts that you want to have access to the email, this ensures that there is no third-party meddling around. That said I would once again caution you on safeguarding the key without which the encryption is pretty useless.

Composing Encrypted Emails

In order to compose an email, both you and your friend need to have exchanged public keys, and both need to import each other key by selecting the “Import Keys” on the left-hand side. Again be careful as to not import the same key. In order to import you need to paste your contact’s public key into the text box and then hit the “Import” button.

Now access your webmail as you usually do and start typing. Once you start typing you will see a tiny logo on the right similar to the screenshot above. Clicking on the same will take you to an encrypted compose window. This will also ensure that your emails done to get saved in drafts on your usual email server.

In case you receive an encrypted message from someone hover your pointer over the message and an envelope icon will appear. Once prompted enter the password for the email and you will be good to go.

Encrypt Emails with Virtru Secure Email encryption

The older public-key encryption will not suit everyone’s needs. Most of the users these days prefer using an encryption method like S/MIME that will protect your email, however this only works if you are sending emails within the organization. Also since many of them don’t use the S/MIME standard they will not be able to access the encrypted email.

Don’t fret the best way out of this is to use Virtru Secure Email extension for Microsoft Outlook. Download the Virtru Secure Email plugin from its official website and then run the file once the installation is complete.

Restart Outlook and you will see a Virtru Welcome screen. Click on “Authorise Me” and now select the email address you want to authorize. Click “Activate these emails” and you are good to go.

As seen in the screenshot the Virtru toggle will appear in your Outlook. Ensure that the button is inactive state whenever you are sending the message. The entire encryption process is extremely effortless as opposed to the PGP one.

All you need to do is ensure that the Virtru toggle is switched On when you are sending an email and that’s it the extension manages the rest of your troubles. Now at the recipient’s end, things are sorted if they have Virtru but if they don’t then they need to install a Virtru Secure Reader.

The Reader is verified by either logging by their Gmail account or by verifying their email with a link. Once your identity is verified the recipient can read the message directly. Furthermore, the recipients can reply by using the secure reader and the attachments they send will also be encrypted.

Other useful features include an option to set an expiration date, yes with this extension you can explicitly specify when your message should expire before you send it. Yet another mention worthy feature is to Disable Forward, needless to say, this will ensure that the recipient cannot forward the message to anyone.

Virtru is free for personal use and you can download it here for Outlook and Firefox. If you are a Chrome user, you can download the Virtru Chrome Extension. There are other free Email Encryption Add-ins for Outlook too that are available.

Read: How to Add a Digital Signature to Outlook.

Encrypt email messages in Outlook

Microsoft Outlook has a security feature to offer. While composing a message go to File > Properties. After that click on Security Settings and then select Encrypt message contents and attachments checkbox. Once you are done composing the message simply click on Send.

In case you want to encrypt all the outgoing messages you can do so by clicking on the File tab and selecting Options > Trust Center > Trust Center Settings. Now you need to toggle on the encryption for every message and this can be done by heading over to Email Security tab under the encrypted email and select the following option “Encrypt contents and attachments for outgoing messages.” Also, you can head over to Settings and choose a specific certificate too.

If the recipient doesn’t have the corresponding private key, he will see this message:

This item cannot be displayed in the Reading Pane. Open the item to read its contents.

And if he tries to open the item, he will see this message:

Sorry, we’re having trouble opening this item. This could be temporary, but if you see it again you might want to restart Outlook. Your Digital ID name cannot be found by the underlying security system.

I hope you find this post useful.

Related posts

• Làm thế nào để làm trống Junk Email Folder trong Outlook

• Làm thế nào để tự động Forward Email trong Microsoft Outlook

• Làm thế nào để tiết kiệm Email như PDF trong Gmail and Outlook

• Cách tạo và thiết lập ID custom domain email trong Outlook

• Cách đặt Outlook làm Email Reader mặc định trên Mac

• Outlook Attachment Cleanup Tool Dọn dẹp các tệp đính kèm Email file

• Nhận Outlook Email ID dành riêng cho quốc gia như @ Outlook.in, v.v

• Cách tự động chuyển tiếp email trong Outlook 2019

• Nhận thống kê email Outlook bằng StatView

• Làm thế nào để nhớ lại một Email trong Outlook? Email s Unsend

• Cách Bật Tắt Biên nhận Đã đọc Email trong Outlook

• 10 nhà cung cấp Temporary Disposable Email ID miễn phí

• Cách tạo email mới bằng Outlook app bằng các tính năng của nó

• Cách xóa hoặc đóng tài khoản Outlook.com email vĩnh viễn

• Lời khuyên cho người dùng email: An toàn và bảo vệ email account của bạn

• Best Free Email Clients cho PC Windows 11/10

• Cách tạo Phím tắt Microsoft Outlook cho Email và Công việc

• MailChecker cho Windows cho phép bạn xác thực hàng loạt địa chỉ email

• Email Insights cho Windows cho phép bạn nhanh chóng tìm kiếm Outlook email & Gmail

• Cách thêm ai đó vào Safe Senders List bằng Outlook