Là người dùng, khi tạo một tài liệu dài trong Microsoft Word , chỉ mục là một công cụ thuận tiện cho người đọc tiềm năng của bạn. Thông thường, chúng ta có thể xem các chỉ mục trong gáy sách. Chúng cho phép người đọc tra cứu một từ hoặc cụm từ để tìm trang tham chiếu đến chủ đề đó.

Theo cách tương tự, trong mục lục trong Microsoft Word , người dùng có thể chèn một chỉ mục và sau đó cập nhật nó tự động. Việc tạo ra các nguồn tài liệu tham khảo tuyệt vời này cần nhiều công việc thủ công. Tại đây, người dùng sẽ được hướng dẫn cách tạo chỉ mục và cập nhật nó trong Word .

Cách tạo Chỉ mục trong Word

Dưới đây là các bước để tạo chỉ mục trong word.

1. Đánh dấu mục nhập của bạn.
2. Chỉnh sửa hoặc Xóa Mục nhập Chỉ mục.
3. Cập nhật Chỉ mục.
4. Tạo^(Create) chỉ mục tự động^{(Index Automatically)} trong Microsoft Word

Bây giờ chúng ta sẽ xem xét từng bước khi chúng ta tiến hành bên dưới-

1] Đánh dấu mục nhập chỉ mục của bạn

Word có thể tự động xây dựng chỉ mục của bạn, nhưng nó đủ thông minh để biết bạn muốn có những mục nào trong đó. Vì vậy, để người dùng tạo chỉ mục, họ sẽ cần đánh dấu các mục nhập. Đây là phần lớn công việc bạn sẽ làm cho chỉ mục. Nhưng một khi bạn bắt đầu đánh dấu các mục nhập, bạn sẽ có thể lướt qua chúng một cách nhanh chóng.

Mở tài liệu Microsoft Word và chuyển đến tab Tham chiếu . ^(References)Chọn mục nhập chỉ mục đầu tiên của bạn bằng cách kéo con trỏ qua nó.

Trong ruy-băng, bạn sẽ thấy phần Chỉ^(Index) mục ở phía bên phải. Chọn nút Đánh dấu mục nhập^{(Mark Entry)}  .

Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện để bạn mô tả mục nhập của mình. Cửa sổ này có thể vẫn mở trong khi bạn chọn các mục nhập còn lại của mình. Nhập  mục nhập Chính^{(Main entry)}  ở trên cùng và tùy chọn một  Chi nhánh^(Subentry) .

Sau đó, chọn từ Tùy chọn^(Options)  cho tham chiếu chéo, trang hiện tại hoặc phạm vi trang.

Hoặc bạn có thể định dạng số trang hiển thị bằng chữ in đậm và / hoặc in nghiêng.

Nhấp vào Đánh dấu^(Mark)  cho một mục nhập duy nhất hoặc  Đánh dấu Tất cả^{(Mark All)}  để đánh dấu cùng một văn bản đó ở mọi nơi trong tài liệu của bạn.

Khi bạn làm xong với cửa sổ Đánh dấu mục nhập chỉ mục^{(Mark Index Entry)} , hãy nhấp vào Đóng^(Close) .

Trên tài liệu, các mục chỉ mục được gắn nhãn XE . Nếu bạn thêm Subentry hoặc tham chiếu chéo, bạn cũng sẽ nhận thấy điều đó trong thẻ XE .

Nếu bạn không thấy thẻ XE của mình nhưng vẫn muốn, hãy chuyển đến  tab  Trang chủ và nhấp vào nút ^(Home)Show/Hide Paragraph  .

2] Chỉnh sửa hoặc xóa mục nhập chỉ mục

Ví dụ: nếu người dùng cần thực hiện thay đổi đối với một mục nhập, xóa tham chiếu chéo, họ sẽ làm như vậy trong trường XE đó. Thực hiện các thay đổi bên trong dấu ngoặc kép. Một tùy chọn khác là xóa mục đã đánh dấu và sau đó đánh dấu lại.

Ngoài ra, để xóa mục nhập chỉ mục, hãy chọn tất cả văn bản bên trong và bao gồm cả dấu ngoặc nhọn {  } và nhấn Xóa^(Delete) . Sau đó, bạn có thể làm theo các bước ở trên để đánh dấu lại mục nhập với những thay đổi bạn muốn.

3] Tạo chỉ mục trong Word

Khi sắp chèn chỉ mục của bạn, hãy di chuyển con trỏ đến vị trí bạn muốn trong tài liệu. Sau đó, chọn  tab  Tham chiếu và nhấp vào ^(References)Chèn Chỉ mục^{(Insert Index)} .

Trước khi chỉ mục được tạo, bạn có một số cài đặt có thể điều chỉnh nếu muốn. Đây là Xem trước khi in, ^{(Print Preview,)} Đầu trang tab, ^{(Tab Leader,)} Loại ^(Type)định dạng^(Formats)   và Cột.^(Columns.)

Sau khi bạn thực hiện các điều chỉnh chỉ mục của mình, hãy nhấp vào  OK . Chỉ mục của bạn sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn với các mục nhập của bạn. Bạn sẽ thấy mọi thứ đẹp đẽ, gọn gàng và theo thứ tự bảng chữ cái.

4] Cập nhật chỉ mục

Người dùng có thể tiếp tục đánh dấu các mục bổ sung sau khi tạo chỉ mục và chỉ cần cập nhật nó. Và nếu bạn chỉnh sửa hoặc xóa các mục nhập, bạn cũng sẽ cần cập nhật chỉ mục.

Bấm vào^(Click) bên trong vùng chỉ mục trong tài liệu của bạn, nút Cập nhật Chỉ mục^{(Update Index)}  trong ruy-băng trên  tab Tham chiếu sẽ trở nên sống động. ^(References)Nếu nút vẫn chuyển sang màu xám như trong hình trên, hãy đảm bảo rằng con trỏ của bạn nằm trong chỉ mục.

Nếu bạn muốn xóa chỉ mục hoàn toàn, hãy chọn tất cả văn bản của chỉ mục đó và nhấn phím Xóa^(Delete) . Sau đó, bạn có thể sẽ muốn xóa các mục nhập chỉ mục (như đã thấy ở trên) nếu bạn không định sử dụng một chỉ mục nào cả.

5] Tạo^(Create) chỉ mục tự động^{(Index Automatically)} trong Word

Có thể mất một chút thời gian để đánh dấu tất cả các mục bạn muốn trong chỉ mục Word của mình . Nhưng một chỉ mục có thể là một công cụ có giá trị cho độc giả của bạn. Vì vậy, hãy cân nhắc thêm một cái nếu khán giả của bạn có thể hưởng lợi từ nó cho tài liệu Word tiếp theo , cuốn sách hoặc tài liệu dài dòng khác của bạn.

Nếu điều này hữu ích, bạn cũng có thể thích - Cách sử dụng văn bản được liên kết trong Microsoft Word^{(How to use linked text in Microsoft Word)} .

How to create an Index in Word

As a usеr, when сreating a lengthy document in Microsoft Word, an index is a convenient tool for your potential readers. Normally, we get to see indexes in the backs of books. They allow readers to look up a word or phrase to find the page referencing that topic.

In the same way, in a table of contents in Microsoft Word, users can insert an index and then update it automatically. This takes much of the manual work out of creating these great reference sources. Here, users will be shown how to create the index and also update it in Word.

How to create an Index in Word

Listed below are steps to create an index in word.

1. Mark Your Entries.
2. Edit or Remove Index Entries.
3. Update the Index.
4. Create an Index Automatically in Microsoft Word

Now we will have a look at each step as we proceed below-

1] Mark Your Index Entries

Word can build your index automatically, but it’s smart enough to know which items you want in it. So for users to create an index, they will need to mark the entries. This is the bulk of the work you will do for the index. But once you start marking entries, you will be able to zip through them quickly.

Open Microsoft Word document and go to the References tab. Select your first index entry by dragging your cursor through it.

In the ribbon, you will see the Index section toward the right side. Select the Mark Entry button.

A pop-up window will appear for you to describe your entry. This window can remain open while you select your remaining entries. Enter the Main entry at the top and optionally a Subentry.

Then choose from Options for a cross-reference, the current page, or a page range.

Or you can format the page number that displays in bold and/or italic.

Click on Mark for a single entry or Mark All to mark that same text everywhere in your document.

When you are done with the Mark Index Entry window, click on Close.

On the document, index entries are labeled with XE. If you add a Subentry or cross-reference, you will notice that within the XE tag as well.

If you do not see your XE tags but would like to, go to the Home tab and click the Show/Hide Paragraph button.

2] Edit or Remove Index Entries

If users need to make a change to an entry, for instance, remove a cross-reference, they will do so within that XE field. Make the changes inside the quotation marks. Another option is to remove the marked entry and then mark it again.

Also, to remove an index entry, select all text within and including the braces { } and hit Delete. You can then follow the steps above to mark the entry again with the changes you want.

3] Create the Index in Word

When about to insert your index, move the cursor to the spot you want it in the document. Then, select the References tab and click Insert Index.

Before the index is created, you have a few settings you can adjust if you like. These are Print Preview, Tab Leader, Formats Type and Columns.

After you make your index adjustments, click OK. Your index will pop into your document with your entries. You’ll see everything nice and neat and in alphabetical order.

4] Update the Index

Users can continue to mark additional entries after creating the index and simply updating it. And if you edit or remove entries, you will need to update the index as well.

Click inside the index area in your document, the Update Index button in the ribbon on the References tab will come alive. If the button is still grayed out as shown in the image above, make sure your cursor is within the index.

If you want to remove the index completely, select all of its text and tap the Delete key. You will then likely want to delete the index entries (as seen above) if you don’t plan to use an index at all.

5] Create an Index Automatically in Word

It may take some time to mark all the entries you want in your Word index. But an index can be a valuable tool for your readers. So consider adding one if your audience can benefit from it for your next Word document, book, or other lengthy material.

If this was helpful, you might also like – How to use linked text in Microsoft Word.

Related posts

• Làm thế nào để sử dụng Rewrite Suggestions trong Word cho Web application

• Excel, Word or PowerPoint không thể bắt đầu lần trước

• Làm thế nào để tạo ra một Booklet or Book với Microsoft Word

• Làm thế nào để Turn off Paragraph dấu trong Microsoft Word

• Best Invoice Templates cho Word Online để tạo Business Invoices miễn phí

• Cách trích xuất Email Addresses từ Word document

• Cách mời ai đó chỉnh sửa Word document trên iPad

• Tệp không thể được mở vì có vấn đề với nội dung

• Cách tạo danh sách thả xuống trong Word

• Cách hiển thị Spelling and Grammar tool trên Quick Access Toolbar trong Word

• Làm thế nào để làm cho một tờ trong Microsoft Word

• Cách sử dụng Linked Text bằng Word để cập nhật nhiều tài liệu

• Cách tải xuống Page Borders cho Microsoft Word miễn phí

• Làm thế nào để thêm, loại bỏ hoặc trang chèn số trong Word

• Cách quản lý Document Versions bằng Word

• Làm thế nào để thay đổi File Format mặc định để lưu trong Word, Excel, PowerPoint

• Word Mở tài liệu ở chế độ chỉ đọc trong Windows 10

• Làm thế nào để tìm kiếm Online Templates trong Microsoft Word

• Keyboard Shortcuts không hoạt động trong Word

• ASD file là gì và cách mở nó trong Microsoft Word?