Rất ít người biết rằng đối với mỗi tệp được lưu trữ trên máy tính của bạn có một tập hợp siêu dữ liệu được liên kết với nó, cung cấp thông tin về nguồn, tác giả và các chi tiết quan trọng khác, tùy thuộc vào loại của nó. Trong bài viết này, tôi sẽ thảo luận về siêu dữ liệu, nó là gì và nó có thể được sử dụng như thế nào. Sau đó, tôi sẽ trình bày cách thêm, xóa và duy trì siêu dữ liệu cho các tệp của bạn. Quy trình áp dụng cho bất kỳ phiên bản Windows nào .

Siêu dữ liệu tệp là gì?

Siêu dữ liệu^(Metadata) là thông tin được lưu trữ trong hầu hết mọi loại tệp. Nó có thể bao gồm tên của bạn, tên công ty hoặc tổ chức^{(company or organization)} của bạn, tên máy tính của bạn, tên của máy chủ mạng hoặc ổ đĩa^{(network server or drive)} nơi bạn đã lưu tệp, nhận xét được cá nhân hóa và tên và thời gian của các tác giả, bản sửa đổi hoặc phiên bản tài liệu trước đó .

Những chi tiết này có thể hữu ích hoặc bất lợi cho bạn tùy thuộc vào tình huống. Ví dụ: nếu bạn muốn theo dõi các tác giả khác nhau của một tệp, điều đó có thể tốt, tuy nhiên nếu bạn muốn che giấu các tác giả khác nhau của tệp thì điều đó có thể là không tốt. Nếu bạn đang làm việc trong các vấn đề pháp lý hoặc đơn giản là muốn duy trì quyền riêng tư, việc xóa càng nhiều dữ liệu càng tốt có thể là điều cần thận trọng, vì siêu dữ liệu sẽ theo sau tệp nếu bạn chia sẻ bản sao của nó với người khác.

Siêu dữ liệu cũng có thể rất hữu ích, đặc biệt khi thực hiện tìm kiếm trong Windows và các hệ điều hành khác. Ví dụ: nếu bộ sưu tập ảnh của bạn có siêu dữ liệu được duy trì tốt, thì rất dễ dàng tìm kiếm và tìm thấy một bức ảnh nhất định bạn đã chụp, tại một địa điểm nhất định vào một ngày cụ thể, bằng một máy ảnh cụ thể.

Để đơn giản hóa khái niệm, bạn có thể coi siêu dữ liệu như một mô tả của tệp. Mô tả có thể là bất kỳ thứ gì và nó có thể bao gồm tất cả các loại dữ liệu mô tả tệp: loại, kích thước, ai đã tạo ra, khi nào, bằng gì, v.v.

Cách thêm và chỉnh sửa siêu dữ liệu, trong Windows

Hầu hết các tệp đều có một số loại siêu dữ liệu, nhưng thường rất khó để thay đổi nó mà không sử dụng một số loại phần mềm đặc biệt của bên thứ ba. Tuy nhiên, các tệp Microsoft Office , chẳng hạn như các tệp được tạo bởi Microsoft Word , Excel và Powerpoint có các trường siêu dữ liệu có thể được thay đổi khá dễ dàng. Trước^(First) hết, để truy cập và xem^{(access and view)} siêu dữ liệu của một trong những tệp này, hãy nhấp chuột phải hoặc nhấn^{(click or press)} và giữ vào nó. Chuyển đến cuối menu nhấp chuột phải và nhấp^{(menu and click)} hoặc nhấn vào Thuộc tính^(Properties) . Bạn cũng có thể chọn tệp rồi nhấn ALT+Enter trên bàn phím.

Thao tác này sẽ hiển thị các thuộc tính của tệp, nhưng hãy tiếp tục và chuyển đến tab Chi tiết^(Details) để xem thông tin chi tiết của siêu dữ liệu. Khi ở trên tab Chi tiết^(Details) , bạn sẽ có thể cuộn qua rất nhiều dữ liệu về tệp: mọi thứ từ ai đã tạo ra nó, khi nó được tạo hoặc sửa đổi, hoặc thậm chí có bao nhiêu từ trong đó.

Một số trường trong số này là thứ bạn có thể chỉnh sửa, mặc dù nhiều trường trong số đó được đặt bằng đá. Công bằng mà nói, rất nhiều trường không thể chỉnh sửa được, đó là những dữ kiện khó như số từ và số trang^{(word and page count)} hoặc ngày tệp được tạo. Tuy nhiên, một số có thể được chỉnh sửa, chẳng hạn như trường tiêu đề, chủ đề, thẻ, danh mục, nhận xét và tác giả. Để thực hiện việc này, chỉ cần nhấp hoặc chạm vào bên phải của trường bạn muốn chỉnh sửa và nhập. Nếu bạn muốn các trường này trống, hãy xóa bất cứ điều gì được viết trong đó. Khi bạn hoàn tất, nhấn OK ở cuối cửa sổ Thuộc tính .^(Properties)

Cách xóa siêu dữ liệu khỏi tệp trong Windows

Nếu bạn chỉ muốn xóa tất cả siêu dữ liệu mà bạn có thể, có một cách đơn giản để thực hiện việc này. Đi tới cuối tab Chi tiết^(Details) và nhấp hoặc nhấn vào "Xóa Thuộc tính và Thông tin Cá nhân".^{("Remove Properties and Personal Information.")}

Cửa sổ Loại bỏ Thuộc tính^{(Remove Properties)} được hiển thị. Nó sẽ cung cấp cho bạn hai tùy chọn để xóa siêu dữ liệu khỏi tệp: tùy chọn đầu tiên sẽ tạo một bản sao của tệp với tất cả các thuộc tính có thể bị xóa, trong khi tùy chọn thứ hai cho phép bạn chọn và chọn thuộc tính nào bạn muốn xóa khỏi siêu dữ liệu của tệp. Chọn^(Choose) điều bạn muốn làm và chọn các hộp của dữ liệu cụ thể mà bạn muốn xóa nếu bạn chọn tùy chọn thứ hai. Hãy nhớ rằng nếu bạn sử dụng tùy chọn thứ hai, bạn sẽ mất siêu dữ liệu vĩnh viễn trên tệp gốc, vì vậy hãy cẩn thận nếu dữ liệu có giá trị đối với bạn.

Để áp dụng cài đặt của bạn, hãy bấm hoặc gõ nhẹ vào OK trong cửa sổ Loại bỏ Thuộc tính , sau đó trong cửa sổ ^{(Remove Properties)}Thuộc tính^(Properties) của tệp .

Siêu dữ liệu cho hình ảnh

Ảnh và các loại tệp hình ảnh khác có dữ liệu đặc biệt thú vị về chúng, bao gồm nhiều trường ảnh cụ thể bao gồm cả dấu thời gian về thời điểm ảnh thực sự được chụp. Một chút siêu dữ liệu cụ thể này có thể rất quan trọng để theo dõi và nhận biết, đề phòng trường hợp bạn không muốn mọi người biết bạn đã chụp ảnh ở đâu và khi nào. Siêu dữ liệu này có thể bị xóa khỏi hầu hết các định dạng hình ảnh theo cách được mô tả trước đây cho các tệp Microsoft Office .

Thông tin thú vị khác có trong siêu dữ liệu cho các tệp hình ảnh bao gồm các chi tiết của máy ảnh được sử dụng để chụp nó và các cài đặt đã được sử dụng: độ nhạy sáng ISO^{(ISO speed)} , thời gian phơi sáng^{(exposure time)} , độ dài tiêu cự, chế độ đèn flash^{(flash mode)} , v.v. Điều này có thể tuyệt vời cho mục đích theo dõi hoặc đơn giản là so sánh chất lượng của ảnh được chụp với chất lượng của máy ảnh đã chụp.

Cách duy trì siêu dữ liệu

Siêu dữ liệu của tệp có thể được cập nhật từ công cụ bạn đã sử dụng để tạo tệp đó. Đối với tài liệu, bạn có thể sử dụng Microsoft Office để thêm thông tin mà bạn muốn được lưu trữ cùng với tài liệu của mình, chẳng hạn như tác giả. Đối với hình ảnh, mọi thứ thậm chí còn dễ dàng hơn. Bạn có thể sử dụng một công cụ như Thư viện ảnh^{(Photo Gallery)} và thêm siêu dữ liệu hữu ích vào bộ sưu tập ảnh của mình. Chúng tôi có một số hướng dẫn tốt cho thấy những dữ liệu nào có thể được thêm vào và cách:

• Cách gắn thẻ mọi người trong ảnh^(Photos) bằng Thư viện ảnh Windows^{(Windows Photo Gallery)}
• Cách chỉnh sửa thẻ & chú thích^{(Edit Tags & Captions)} cho ảnh của bạn trong Windows Photo Gallery
• Cách xếp hạng và gắn cờ hình ảnh^{(Rate and Flag Images)} trong Windows Photo Gallery

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, bạn có thể cập nhật siêu dữ liệu của tệp bằng cách sửa đổi các thuộc tính của nó, như được hiển thị trong các phần trước của hướng dẫn này.

Siêu dữ liệu có giá trị gì đối với bạn?

Siêu dữ liệu có thể hữu ích nếu bạn muốn giữ thông tin chi tiết về các tệp cụ thể. Tuy nhiên, không phải ai cũng muốn những thông tin chi tiết đó được chia sẻ, vì vậy hãy thận trọng với những thông tin nào được lưu trữ trong tệp trước khi bạn gửi cho người khác. Bạn đứng ở đâu về siêu dữ liệu? Bạn muốn xóa nó khỏi hầu hết các tệp của mình hay bạn muốn lưu trữ và nâng cấp nó?

Simple questions: What is a file's metadata and how to edit it in Windows?

Very few people are aware that for each file stored on your computer there is a sеt of metadata asѕociated wіth it, that gives information about its source, aυthоr and other important details, depending on its type. In this artiсle I am going to discuss metadata, what it is аnd hоw it сan bе used. Τhen, I will cover how to add, remоve and mаintain metadata for your files. The procedures apply tо any version of Windows.

What is file metadata?

Metadata is information stored in almost any type of file. It can include your name, your company or organization's name, the name of your computer, the name of the network server or drive where you saved the file, personalized comments and the names and times of previous document authors, revisions, or versions.

These details could be useful or detrimental to you depending on the situation. For example, if you want to track the different authors of a file, it could be good, though if you wish to conceal the different authors of a file it could be bad. If you are working in legal matters or simply wish to maintain privacy, removing as much data as possible can be prudent, as metadata will follow the file if you share a copy of it with someone else.

Metadata can also be very helpful, especially when making searches in Windows and other operating systems. For example, if your collection of pictures has well maintained metadata, then it is very easy to search and find a certain picture you took, at a certain location on a very specific day, with a specific camera.

To simplify the concept, you can think of metadata as a file's description. The description can be anything and it can includes all kinds of data that describe the file: its type, its size, who created it, when, with what, and so on.

How to add and edit metadata, in Windows

Most files have some sort of metadata, but it is often difficult to alter it without using some sort of special third-party software. However, Microsoft Office files, such as those made by Microsoft Word, Excel, and Powerpoint have metadata fields that can be altered pretty easily. First of all, to access and view the metadata of one of these files, right click or press and hold on it. Go to the bottom of the right-click menu and click or tap Properties. You can also select the file and then press ALT+Enter on your keyboard.

This will bring up the properties of the file, but go ahead and go to the Details tab to get into the nitty-gritty of the metadata. Once on the Details tab, you will be able to scroll through a plethora of data about the file: everything from who authored it, when it was created or modified, or even how many words are in it.

Some of these fields are something you can edit, though many of them are set in stone. To be fair though, a lot of the fields that can't be edited, are those hard facts like the word and page count or the day the file was created. Several can be edited, however, such as the title, subject, tags, categories, comments, and authors fields. To do this, simply click or tap to the right of the field you wish to edit and type. If you'd rather these fields were blank, delete whatever is written in them. When you are done, hit OK at the bottom of the Properties window.

How to remove metadata from a file, in Windows

If you just want to remove all of the metadata that you can, there is a simple way to do this. Go to the bottom of the Details tab and click or tap "Remove Properties and Personal Information."

The Remove Properties window is shown. It will give you two options to remove metadata from the file: the first one will create a copy of the file with all possible properties removed, while the second allows you to pick and choose what properties you wish to remove from the file's metadata. Choose which you'd like to do, and check the boxes of the specific data you'd like to remove if you choose the second option. Keep in mind that if you use the second option you will lose the metadata permanently on the original file, so be careful if the data is valuable to you.

To apply your settings, click or tap OK in the Remove Properties window and then in the file's Properties window.

Metadata for pictures

Pictures and other types of image files have particularly interesting data on them, including a variety of photo specific fields including a timestamp of when the photo was actually taken. This particular bit of metadata could be crucial to track and be aware of, just in case you don't want people knowing where and when you took a photograph. This metadata can be removed from most image formats in the fashion previously described for Microsoft Office files.

Other cool information included in the metadata for image files includes the details of the camera used to take it and the settings that were used: the ISO speed, the exposure time, focal length, the flash mode and so on. This can be great for tracking purposes or simply comparing the quality of pictures taken to the quality of the camera that took them.

How to maintain metadata

The metadata of a file can be updated from the tool you used to create it. For documents you can use Microsoft Office to add information that you would like to be stored with your documents, such as the author for example. For pictures, things are even easier. You can use a tool like Photo Gallery and add useful metadata to your pictures collection. We have some good tutorials showing what data can be added and how:

• How to Tag People in Photos with Windows Photo Gallery
• How to Edit Tags & Captions for Your Pictures in Windows Photo Gallery
• How to Rate and Flag Images in Windows Photo Gallery

Last but not least, you can update the metadata of a file by modifying its properties, as shown in the previous sections of this guide.

What is metadata worth to you?

Metadata can be useful if you wish to keep around details about specific files. However, not everyone wants those sorts of details to be shared, so be vigilant about what information is stored on a file before you send it to someone else. Where do you stand regarding metadata? Do you want it removed from most of your files or you want to store it and enhance it?

Related posts

• 5 cách để nhấp đúp với một cú nhấp chuột vào Windows

• 5 cách để tải tệp lên Google Drive

• Fix problem: Drag and drop không làm việc trong Windows

• Cách sử dụng lượt xem File Explorer trong Windows 10 như một chuyên gia

• Làm thế nào để chọn nhiều file trên Windows

• Làm thế nào để sử dụng Windows USB/DVD Download Tool

• Làm thế nào để kết nối với một FTP server trong Windows 10, từ File Explorer

• Cách chạy lệnh từ File Explorer trong Windows 10

• Cách tắt tiếng tab trong Chrome, Firefox, Microsoft Edge và Opera

• Cách mở tệp, thư mục và ứng dụng trong Windows 10 như một phiên bản Pro

• 9 cách khởi động Internet Explorer trong tất cả các phiên bản Windows

• Cách gỡ cài đặt Internet Explorer khỏi Windows (tất cả các phiên bản)

• Cách thay đổi view template của thư mục Windows 10 File Explorer của Windows 10

• Đặt Windows Explorer để mở OneDrive hoặc Dropbox (hoặc bất kỳ thư mục nào khác) khi khởi động

• Cách ghi đĩa trong Windows, sử dụng File Explorer hoặc Windows Explorer

• Cách tạo tệp ZIP trong Windows (với các công cụ tích hợp sẵn)

• Cách định cấu hình các mẫu xem mặc định trong File Explorer

• Cách ghi tệp ISO vào đĩa (DVD, Blu-Ray, v.v.) trong Windows 10

• 5 cách khôi phục các tệp đã xóa khỏi Thùng rác trong Windows 10

• Desktop.ini - Tập tin này là gì? Tại sao có hai trong số chúng trên màn hình của tôi?