Nếu bạn có đăng ký Office 365 , một trong những ứng dụng bạn có thể truy cập là Access . Đó là một công cụ để tạo nhiều loại cơ sở dữ liệu và báo cáo trên máy tính của bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm một phương pháp về cách xây dựng cơ sở dữ liệu, thì MS Access là cách tốt nhất để làm điều đó cho dù bạn muốn xây dựng một cơ sở dữ liệu đơn giản hay phức tạp.

Bạn có thể sử dụng công cụ này để xây dựng cơ sở dữ liệu, tạo biểu mẫu cho các mục nhập dữ liệu, lọc dữ liệu của bạn bằng cách sử dụng các truy vấn tùy chỉnh và tạo báo cáo từ dữ liệu của bạn. Có các trình hướng dẫn từng bước giúp bạn tạo ra những vật phẩm này nên không quá khó để sử dụng.

Cách xây dựng cơ sở dữ liệu trống với MS Access^{(How To Build a Blank Database With MS Access)}

Điều đầu tiên bạn cần làm là xây dựng cơ sở dữ liệu. Để thực hiện việc này, hãy bắt đầu một cơ sở dữ liệu mới trong Access . Các bảng dữ liệu, biểu mẫu, truy vấn và báo cáo của bạn sẽ được lưu trong đó. Để làm điều đó, bạn có thể sử dụng một trong nhiều mẫu mà Access cung cấp hoặc tạo một mẫu từ đầu.

Ở đây, chúng tôi sẽ xây dựng một cơ sở dữ liệu lưu trữ thông tin học sinh và chúng tôi sẽ sử dụng một mẫu cơ sở dữ liệu trống.

1. Khởi chạy ứng dụng Access^{(Launch the Access app)} trên máy tính của bạn.
2. Nhấp vào Mới^(New) ở thanh bên trái để tạo cơ sở dữ liệu mới.
3. Chọn tùy chọn Cơ sở dữ liệu trống^{(Blank database)} trên ngăn bên phải để tạo cơ sở dữ liệu trống mới.

1. Nhấp^(Click) vào biểu tượng thư mục nhỏ và chọn một đường dẫn để lưu cơ sở dữ liệu của bạn. Sau đó, nhấp vào nút có nội dung Tạo^(Create) .

1. Đó là cách bạn xây dựng cơ sở dữ liệu với Access . Cơ sở dữ liệu của bạn sẽ có sẵn tại đường dẫn được chỉ định.

Tạo bảng trong cơ sở dữ liệu của bạn^{(Create a Table In Your Database)}

Cơ sở của bất kỳ cơ sở dữ liệu nào là các bảng. Đó là những bảng này, nơi dữ liệu của bạn được lưu trong các cột khác nhau và đây là những gì bạn có thể chạy truy vấn và tạo báo cáo từ đó.

Khi bạn tạo một cơ sở dữ liệu mới trong Access , nó sẽ mở ra màn hình tạo bảng mới trong dạng xem biểu dữ liệu. Chế độ xem này không phải là dễ dàng nhất để làm việc và vì vậy bạn cần phải thay đổi nó thành chế độ xem thiết kế và sau đó tạo các cột trong bảng của bạn.

1. Nhấp chuột phải^{(Right-click)} vào bảng mới tạo và chọn Dạng xem Thiết kế^{(Design View)} .

1. Nó sẽ nhắc bạn lưu bảng của mình trước. Nhập tên cho bảng và nhấp vào OK .

1. Màn hình sau đây cho phép bạn thêm các cột và kiểu dữ liệu của chúng vào bảng. Giữ nguyên cột đầu tiên vì nó tạo một ID duy nhất cho từng mặt hàng của bạn.
2. Khi chúng tôi đang xây dựng cơ sở dữ liệu sinh viên, hãy đặt con trỏ của bạn vào trường thứ hai và nhập Tên sinh viên^{(Student Name)} . Chọn Văn bản Ngắn^{(Short Text)} từ trường Loại Dữ liệu^{(Data Type)} .

1. Nhập Tuổi^(Age) làm tên trường tiếp theo và chọn Số^(Number) từ menu thả xuống Loại Dữ liệu .^{(Data Type)}

1. Thêm cột cuối cùng với tên Quốc gia^(Country) và Văn bản ngắn^{(Short Text)} làm kiểu dữ liệu.

1. Nhấn Ctrl + S để lưu bảng.

Tạo biểu mẫu để nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu của bạn^{(Create a Form For Data Entry In Your Database)}

Mặc dù bạn có thể mở bảng ở dạng xem biểu dữ liệu và thêm dữ liệu cần thiết vào đó, nhưng biểu mẫu sẽ cung cấp cho bạn cách nhập dữ liệu dễ dàng hơn. Bạn cũng sẽ không phải can thiệp với bất kỳ dữ liệu nào khác trong bảng vì biểu mẫu chỉ cho phép bạn chỉnh sửa một mục nhập tại một thời điểm.

Bạn có thể sử dụng trình hướng dẫn biểu mẫu Access 'để tạo biểu mẫu cho mục nhập dữ liệu^{(create a form for data entry)} với các trường bạn đã chọn.

1. Trong khi Access vẫn đang mở với cơ sở dữ liệu của bạn, hãy nhấp vào tab Tạo^(Create) ở trên cùng và chọn tùy chọn cho biết Trình hướng dẫn biểu mẫu^{(Form Wizard)} .

1. Nó sẽ yêu cầu bạn chọn các trường bạn muốn sử dụng trong biểu mẫu của mình. Chọn tất cả những gì bạn cần nhập giá trị và nhấp vào biểu tượng mũi tên bên phải để thêm chúng vào danh sách. Sau đó nhấp vào Tiếp theo^(Next) ở dưới cùng.

1. Màn hình sau cung cấp bốn bố cục biểu mẫu để bạn lựa chọn. Nhấp^(Click) vào bất kỳ bố cục nào và bản xem trước sẽ xuất hiện ở phía bên trái. Khi bạn đã chọn xong, hãy nhấp vào Tiếp theo^(Next) ở dưới cùng.

1. Nhập tên cho biểu mẫu của bạn và nhấn Hoàn tất^(Finish) .

1. Biểu mẫu sẽ mở ra cho phép bạn thêm dữ liệu vào bảng của mình.

Tạo một truy vấn để lọc dữ liệu trong cơ sở dữ liệu của bạn^{(Create a Query To Filter Data In Your Database)}

Truy vấn cho phép bạn lọc dữ liệu được lưu trong các bảng của mình bằng cách sử dụng các tiêu chí tùy chỉnh khác nhau. Ví dụ: nếu bạn đang tìm cách truy xuất dữ liệu của những sinh viên từ 20 tuổi trở lên và sống ở Hoa Kỳ, bạn có thể tạo một truy vấn và tạo một bảng chỉ có những sinh viên trong đó phù hợp với tiêu chí của bạn.

1. Nhấp vào tab Tạo^(Create) ở trên cùng và chọn Trình hướng dẫn truy vấn^{(Query Wizard)} .

1. Chọn tùy chọn đầu tiên cho biết Trình hướng dẫn Truy vấn Đơn giản^{(Simple Query Wizard)} và nhấn OK .

1. Chọn bảng và các trường bạn muốn đưa vào truy vấn và nhấp vào Tiếp theo^(Next) .

1. Chọn tùy chọn Chi tiết^(Detail) trên màn hình sau và nhấp vào Tiếp theo^(Next) ở dưới cùng.

1. Nhập tên cho truy vấn của bạn và nhấn Kết thúc^(Finish) ở dưới cùng.

1. Nhấp chuột phải vào truy vấn mới tạo của bạn và chọn Dạng xem thiết kế^{(Design View)} . Bạn sẽ sử dụng chế độ xem này để nhập các tiêu chí cho truy vấn của mình.

1. Màn hình sau đây cho phép bạn chỉ định các bộ lọc cho truy vấn của mình. Hãy tạo một quy tắc chỉ hiển thị những sinh viên từ 20 tuổi trở lên và đến từ Hoa Kỳ.
   
   Nhập >=20 vào hộp Tiêu chí^(Criteria) cho trường Tuổi^(Age) .
   
   Nhập US vào hàng Tiêu chí^(Criteria) cho trường Quốc gia^(Country) .

1. Nhấn Ctrl + S để lưu các thay đổi.
2. Nhấp đúp^{(Double-click)} vào truy vấn của bạn ở thanh bên trái và bạn sẽ thấy phiên bản dữ liệu đã lọc của mình.

Cách tạo báo cáo cơ sở dữ liệu trong Access^{(How To Build a Database Report In Access)}

Báo cáo thường được sử dụng để đưa dữ liệu ra khỏi Access và xem chúng dưới dạng tệp độc lập. Access cho phép bạn tạo báo cáo cho các bảng và trường đã chọn và nó sử dụng cùng một kiểu thuật sĩ như các biểu mẫu và truy vấn để tạo báo cáo.

1. Nhấp vào tab Tạo^(Create) ở trên cùng và chọn Trình hướng dẫn Báo cáo^{(Report Wizard)} .

1. Thêm các trường bạn muốn có trong báo cáo của mình và nhấp vào Tiếp theo^(Next) .

1. Nếu bạn muốn chỉ định bất kỳ đơn đặt hàng nhóm nào, bạn có thể thực hiện điều đó trên màn hình này. Sau đó nhấn Next .

1. Nếu bạn muốn sắp xếp các bản ghi của mình theo một trường, bạn có thể thực hiện việc đó trên màn hình này. Sau đó nhấp vào Tiếp theo^(Next) .

1. Chọn bố cục báo cáo và nhấn Tiếp theo^(Next) .

1. Nhập tên cho báo cáo và nhấp vào Hoàn^(Finish) tất .

1. Nhấp chuột phải^{(Right-click)} vào báo cáo và chọn Xem trước khi in^{(Print Preview)} .

1. Nhấp vào PDF hoặc XPS^{(PDF or XPS )} ở trên cùng để lưu nó ở một trong hai định dạng này.

Cơ sở dữ liệu đầy đủ của bạn với các bảng, biểu mẫu, truy vấn và báo cáo đã sẵn sàng.

Bạn xây dựng cơ sở dữ liệu của mình^{(build your databases)} như thế nào? Nếu bạn sử dụng Access , bạn có sử dụng các tính năng nêu trên không? Cho chúng tôi biết trong các ý kiến ​​dưới đây.

How To Build a Database With Microsoft Access

If you have an Officе 365 subscription, one of the apрs you can acсess is Accеss. It’s a tool to create various types of databases and reports on your computer. If you’re loоking for а method on how to build a databasе, MS Access is the best way to do it whether you want to build a simple or a complex databaѕe.

You can use the tool to build a database, create forms for data entries, filter your data using custom queries, and generate reports out of your data. There are step-by-step wizards to help you create these items so it’s not too difficult to use.

How To Build a Blank Database With MS Access

The first thing you need to do is build a database. To do this, start a new database in Access. Your data tables, forms, queries, and reports will be saved in it. To do it, you can either use one of the many templates that Access provides or build one from scratch.

Here we’ll build a database that stores student information and we’ll be using a blank database template.

1. Launch the Access app on your computer.
2. Click on New in the left sidebar to create a new database.
3. Select the Blank database option on the right-hand side pane to create a new blank database.

1. Click on the little folder icon and choose a path to save your database. Then, click on the button that says Create.

1. That’s how you build a database with Access. Your database should be available at the specified path.

Create a Table In Your Database

The base of any database is tables. It’s these tables where your data is saved in various columns, and this is what you can run queries on and generate reports from.

When you build a new database in Access, it opens the new table creation screen in the datasheet view. This view isn’t the easiest to work with and so you need to change it to the design view and then create your table columns.

1. Right-click on the newly created table and select Design View.

1. It’ll prompt you to save your table first. Enter a name for the table and click on OK.

1. The following screen lets you add columns and their data-types to the table. Keep the first column as-is because it generates a unique ID for each of your items.
2. As we’re building a student database, put your cursor in the second field and type Student Name. Choose Short Text from the Data Type field.

1. Enter Age as the next field name and choose Number from the Data Type dropdown menu.

1. Add the last column with the name Country and Short Text as the data type.

1. Press Ctrl + S to save the table.

Create a Form For Data Entry In Your Database

While you can open the table in datasheet view and add the required data to it, a form will provide you with an easier way to input your data. You’ll also not have to meddle with any other data in the table as a form only lets you edit one entry at a time.

You can use the Access’ form wizard to create a form for data entry with your chosen fields.

1. While Access is still open with your database, click on the Create tab at the top and choose the option that says Form Wizard.

1. It’ll ask you to select the fields you want to use in your form. Select all that you’ll need to enter a value for and click on the right arrow icon to add them to the list. Then click on Next at the bottom.

1. The following screen offers four form layouts to choose from. Click on any layout and a preview will appear on the left side. Once you’ve made a selection, click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your form and hit Finish.

1. The form should open letting you add data to your table.

Create a Query To Filter Data In Your Database

A query lets you filter the data saved in your tables using various custom criteria. For example, if you’re looking to retrieve the data of students who’re 20 years or older and live in the US, you can create a query and generate a table that only has the students in it that match your criteria.

1. Click on the Create tab at the top and select Query Wizard.

1. Choose the first option that says Simple Query Wizard and hit OK.

1. Select the table and the fields you want to include in the query and click on Next.

1. Choose the Detail option on the following screen and click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your query and hit Finish at the bottom.

1. Right-click on your newly created query and choose Design View. You’ll use this view to enter the criteria for your query.

1. The following screen lets you specify the filters for your query. Let’s create a rule that only shows students who are 20 years or older and are from the US.
   
   Type >=20 in the Criteria box for the Age field.
   
   Enter US in the Criteria row for the Country field.

1. Press Ctrl + S to save the changes.
2. Double-click on your query in the left sidebar and you’ll see the filtered version of your data.

How To Build a Database Report In Access

Reports are usually used to bring data out of Access and to view them as standalone files. Access lets you generate reports for your chosen tables and fields and it uses the same wizard style as forms and queries to make reports.

1. Click on the Create tab at the top and select Report Wizard.

1. Add the fields you’d like to have in your report and click on Next.

1. If you want to specify any grouping orders, you can do that on this screen. Then hit Next.

1. If you want to sort your records by a field, you can do that on this screen. Then click on Next.

1. Select a report layout and hit Next.

1. Enter a name for the report and click on Finish.

1. Right-click on the report and choose Print Preview.

1. Click on PDF or XPS at the top to save it in either of these formats.

Your full database with tables, forms, queries, and reports is ready.

How do you build your databases? If you use Access, do you use the features mentioned above? Let us know in the comments below.

Related posts

• Microsoft Outlook sẽ không mở? 10 cách để sửa chữa

• Cách tạo tài liệu PDF trong Microsoft Office

• Cách hiển thị số lượng từ trong Microsoft Word

• Cách xuất email của bạn từ Microsoft Outlook sang CSV hoặc PST

• Làm cho OpenOffice Writer có giao diện và chức năng giống Microsoft Word hơn

• Cách cài đặt lại Microsoft Office Picture Manager

• Thay đổi đơn vị đo lường trong Microsoft Word

• 5 chức năng của Google Sheets Script mà bạn cần biết

• Cách bật Chế độ tối trong Microsoft Outlook (Windows, Mac và Di động)

• Google Trang tính và Microsoft Excel - Sự khác biệt là gì?

• Cách tạo lịch đơn giản trong Microsoft Word

• Cách khôi phục email đã xóa trong Office 365

• Cách hủy đăng ký Microsoft 365 của bạn

• Cách Chụp và Chèn Ảnh chụp màn hình bằng OneNote

• Cách thêm danh sách thả xuống trong Microsoft Word

• Cách in trên phong bì trong Microsoft Word

• Cách tạo kết hợp thư trong Microsoft Word

• Tạo hoặc tạo phím tắt cho Microsoft Office

• Cách tạo lịch nhóm trong Microsoft 365

• 13 phím tắt tốt nhất cho Microsoft Teams