Bạn đã bao giờ viết một tài liệu nhiều trang chỉ để nhận ra rằng bạn cần phải thay thế tất cả các trường hợp của một từ bằng một từ khác? Nghĩ về việc phải cuộn qua và quét từng từ một cách thủ công là điều khiến bạn khó chịu.

May mắn thay, Microsoft Word có chức năng tìm và thay thế có thể thực hiện tất cả công việc cho bạn. Đây là cách bạn có thể sử dụng nó để tiết kiệm thời gian.

Chức năng Tìm^(Find) và Thay thế^{(Replace Function)} là gì?

Tìm^(Find) và thay thế cho phép bạn chuyển văn bản cơ bản sang văn bản khác. Ví dụ: bạn có thể sử dụng hàm để thay đổi một từ hoặc cụm từ cụ thể thành một từ hoặc cụm từ khác. Bạn cũng có thể sử dụng nó để tìm và thay thế các lỗi ngữ pháp hoặc định dạng, lỗi chính tả và các ký tự đặc biệt.

Tìm^(Find) và thay thế có sẵn trên MS Word và Excel .

Cách sử dụng Tìm^(Find) và Thay thế^(Replace) trong Microsoft Word

Bạn có thể tìm và thay thế văn bản trên Word^{(find and replace text on Word)} dành cho Windows , macOS và phiên bản web. Tuy nhiên, phiên bản web có chức năng hạn chế nhất, vì vậy nếu bạn cần nhiều khả năng đa dạng hơn, bạn phải mở tài liệu trong Word cho máy tính để bàn.

Để sử dụng tìm và thay thế trên Windows:

1. Đảm^(Make) bảo rằng tài liệu Word của bạn đang mở, sau đó chọn tab Trang đầu.^(Home)

1. Nhấp vào tab Thay thế.

1. Trong trường “ Tìm^(Find) gì” của hộp thoại, hãy nhập từ hoặc cụm từ bạn muốn thay thế. Bên cạnh “ Thay thế^(Replace) bằng”, hãy nhập từ bạn muốn thay thế bằng.

1. Chọn Thay thế^(Replace) để thay thế từng từ một hoặc Thay thế^(Replace) tất cả để thay thế tất cả chúng cùng một lúc. Ngoài ra, bạn có thể chọn Find Next để xem phiên bản tiếp theo của từ mà không cần thay đổi nó.

Để sử dụng tìm và thay thế trên Mac:

1. Mở tài liệu và chọn kính lúp, sau đó chọn Thay thế^(Replace) .
2. Trong trường " Thay thế^(Replace) bằng", hãy nhập từ hoặc cụm từ bạn muốn thay thế. Bên cạnh “ Thay thế^(Replace) bằng”, hãy nhập từ mà bạn muốn thay thế bằng.
3. Nhấp vào Thay thế hoặc Thay thế Tất cả.

Để sử dụng tính năng tìm và thay thế trên web:

1. Mở tài liệu Microsoft Word trong phiên bản web của Word .
2. Chọn mũi tên hướng xuống bên cạnh Tìm^(Find) và nhấp vào Thay thế^(Replace) .

1. Trong hộp văn bản “Tìm kiếm”, hãy nhập từ hoặc cụm từ cụ thể mà bạn muốn thay thế. Bên cạnh “ Thay thế^(Replace) bằng”, hãy nhập từ mà bạn muốn thay thế bằng.

1. Nhấp vào Thay thế hoặc Thay thế Tất cả.

Lưu ý: Bạn cũng có thể truy cập cửa sổ Tìm^(Find) và Thay thế^(Replace) bằng phím tắt. Press Ctrl + H trên Windows và Control + H trên macOS.

Các tính năng nâng cao^(Advanced) của Tìm^(Find) và Thay thế^(Replace)

Ngoài việc thay thế văn bản đơn giản, còn có các chức năng tìm và thay thế nâng cao. Các tùy chọn nâng cao này cho phép bạn tùy chỉnh tìm kiếm của mình để cụ thể như bạn yêu cầu.

Để truy cập các tùy chọn nâng cao:

1. Điều hướng đến Trang chủ> Thay thế.

1. Nhấp vào Thêm.

Tại đây, bạn sẽ thấy danh sách các tùy chọn sau với các hộp kiểm bên cạnh:

• So khớp chữ hoa: Điều này cho phép bạn tìm kiếm các từ có cách viết hoa cụ thể. Ví dụ, bạn có thể muốn tìm kiếm các danh từ riêng ở dạng chữ thường (thiếu một chữ cái viết hoa).
• Chỉ tìm^(Find) toàn bộ từ: Điều này giới hạn tùy chọn thay thế cho toàn bộ từ. Ví dụ: nếu bạn muốn thay thế "end", nó sẽ không bao gồm bất kỳ từ nào như "chi tiêu" hoặc "kết thúc" có chứa từ này.
• Sử dụng^(Use) ký tự đại diện: Tùy chọn này cho phép bạn thêm “ký tự đại diện” để tìm kiếm bất kỳ thứ gì trong tài liệu của bạn, bao gồm các loại định dạng khác nhau. Để sử dụng tùy chọn này, hãy chọn Sử dụng^(Use) ký tự đại diện, sau đó nhấp vào Đặc biệt để xem bạn có thể tìm kiếm những tùy chọn nào trong menu bật lên.

• Nghe giống như (tiếng Anh): Điều này giúp bạn tìm kiếm bất kỳ từ nào tương tự giống như từ bạn đã nhập. Chức năng này đặc biệt hữu ích nếu người viết thường viết sai chính tả các từ tương tự như “there” và “their”.
• Tìm tất cả các dạng từ (tiếng Anh): Chức năng này tìm tất cả các từ liên quan dựa trên từ nguyên của từ đó. Ví dụ: tìm kiếm "ăn" cũng sẽ hiển thị "đã ăn" và "đã ăn".
• Tiền^(Match) tố đối sánh: Tùy chọn tìm kiếm này giới hạn kết quả chỉ với những từ bắt đầu bằng từ bạn nhập.
• Đối sánh^(Match) hậu tố: Tùy chọn tìm kiếm này giới hạn kết quả chỉ với những từ kết thúc bằng từ bạn nhập.
• Bỏ qua^(Ignore) các ký tự dấu câu: Tùy chọn này bỏ qua các từ có thể chứa dấu câu, chẳng hạn như dấu gạch ngang hoặc dấu nháy đơn. Ví dụ: tìm kiếm “Janes” sẽ trả về tất cả các bản sao của “Janes” và “Jane's”.
• Bỏ qua các ký tự khoảng trắng: Thao tác này sẽ tìm tất cả các từ có thể chứa khoảng trắng (hoặc khoảng trắng kép^{(double spaces)} ) bị nhầm lẫn. Ví dụ: tìm kiếm “xuyên suốt” sẽ trả về “xuyên suốt” và “xuyên suốt”.

Bạn cũng có thể thay thế định dạng trên một từ hoặc cụm từ trong tài liệu của mình. Để làm như vậy, hãy chọn Định dạng^(Format) . Menu thả xuống cung cấp một số tùy chọn để thay thế phông chữ, định dạng, kiểu và các đặc điểm khác. Ví dụ: nếu bạn muốn đánh dấu tất cả các trường hợp của một từ, bạn có thể chọn Đánh dấu^(Highlight) .

Không cần quét thủ công nữa

Cùng với các tính năng tuyệt vời khác như Dictate , chức năng tìm và thay thế của Microsoft Office^{(Microsoft Office)} là một công cụ tiết kiệm thời gian lớn, đặc biệt nếu bạn đang xử lý một tài liệu lớn như luận án hoặc bản thảo. Sử dụng nó để tìm kiếm và sửa lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp và các vấn đề định dạng cụ thể trong tài liệu của bạn để tăng tốc quá trình chỉnh sửa.

How to Find and Replace Text in Microsoft Word

Have you ever written a multi-page document juѕt to realize уou need to replace all instances of a word with another? Thinking about having to scroll through and scan for each word manυally iѕ agonizing.

Luckily, Microsoft Word has a find and replace function that can do all the work for you. Here’s how you can use it to save time.

What Is the Find and Replace Function?

Find and replace lets you switch out basic text for other text. For example, you can use the function to change a particular word or phrase to another. You can also use it to find and replace grammatical or formatting errors, spelling mistakes, and special characters.

Find and replace is available on MS Word and Excel.

How to Use Find and Replace in Microsoft Word

You can find and replace text on Word for Windows, macOS, and the web version. However, the web version has the most limited functionality, so if you need more varied capabilities, you have to open the document in Word for desktop.

To use find and replace on Windows:

1. Make sure your Word document is open, then select the Home tab.

1. Click the Replace tab.

1. In the “Find what” field of the dialog box, enter the word or phrase you want to replace. Next to “Replace with,” enter the word you want it to be replaced by.

1. Select Replace to replace words one at a time, or Replace all to replace them all at once. Alternatively, you can select Find Next to view the next instance of the word without changing it.

To use find and replace on Mac:

1. Open the document and select the magnifying glass, then select Replace.
2. In the “Replace with” field, enter the word or phrase you want to replace. Next to “Replace with”, enter the word you want it to be replaced by.
3. Click Replace or Replace All.

To use find and replace on the web:

1. Open the Microsoft Word document in the web version of Word.
2. Select the downward arrow next to Find and click Replace.

1. In the “Search for” text box, enter the specific word or phrase you want to replace. Next to “Replace with”, enter the word you want it to be replaced by.

1. Click Replace or Replace All.

Note: You can also access the Find and Replace window with a keyboard shortcut. Press Ctrl + H on Windows and Control + H on macOS.

Advanced Features of Find and Replace

Beyond replacing simple text, there are also advanced find and replace functionalities. These advanced options let you customize your search to be as specific as you require.

To access the advanced options:

1. Navigate to Home > Replace.

1. Click More.

Here you will see the following list of options with checkboxes next to them:

• Match case: This allows you to search for words with specific capitalization. For example, you may wish to search for proper nouns that are in lowercase (missing an uppercase letter).
• Find whole words only: This limits the replace option to whole words. For example, if you want to replace “end” it will not include any words like “spend” or “ending” that contain the word.
• Use wildcards: This option allows you to add “wildcards” to search for just about anything in your document, including different types of formatting. To use this option, select Use wildcards then click Special to see what options you can search for in a pop-up menu.

• Sounds like (English): This helps you search for any similar words that sound like the one you’ve entered. This function is particularly helpful if the writer commonly misspells similar words like “there” and “their”.
• Find all word forms (English): This function finds all related words based on the word’s etymology. For example, searching for “eat” will display “eaten” and “ate” as well.
• Match prefix: This search option limits results to only words that begin with the word you type.
• Match suffix: This search option limits results to only words that end with the word you type.
• Ignore punctuation characters: This option ignores words that might contain punctuation, such as a hyphen or apostrophe. For example, searching for “Janes” will return all instances of “Janes” and “Jane’s”.
• Ignore white-space characters: This will find all words that might contain erroneous spaces (or double spaces). For example, searching “throughout” will return “throughout” and “through out”.

You can also replace formatting on a word or phrase in your document. To do so, select Format. The dropdown menu offers several options to replace font, formatting, style, and other characteristics. For example, if you want to highlight all instances of a word, you could select Highlight.

No More Manual Scanning

Alongside other great features like Dictate, the Microsoft Office find and replace function is a massive timesaver, especially if you’re dealing with a large document like a thesis or manuscript. Use it to search for and fix spelling mistakes, grammatical errors, and specific formatting problems in your document to speed up the editing process.

Related posts

• Cách tìm và thay thế văn bản trong Microsoft Word cho Android

• Cách hiển thị số lượng từ trong Microsoft Word

• Làm cho OpenOffice Writer có giao diện và chức năng giống Microsoft Word hơn

• Cách xóa trang trong Microsoft Word

• Cách vẽ trong Microsoft Word

• Cách sửa lỗi Microsoft Office 25090

• Tạo văn bản ngẫu nhiên hoặc văn bản Lorem Ipsum trong MS Word

• Cách tạo tài liệu PDF trong Microsoft Office

• Cách Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Đánh vần nhanh các số trong Word và Excel

• Cách tìm và thay thế các từ trong MS Word và Google Docs

• Microsoft Teams là gì và nó hoạt động như thế nào?

• Cách tải Microsoft Word miễn phí

• Cách đọc chính tả tài liệu trong Microsoft Word

• Cách sửa lỗi không xác định dấu trang trong Word

• Cách xuất email của bạn từ Microsoft Outlook sang CSV hoặc PST

• Cách Create and Use AutoText trong Microsoft Word

• Cách tạo và chạy Macro trong Word

• Cách tạo lịch đơn giản trong Microsoft Word

• Cách Chèn một Đường ngang trong Microsoft Word