Bạn^(Are) đang tìm cách theo dõi các thay đổi được thực hiện đối với bảng tính Excel^{(Excel spreadsheet)} ? Có nhiều trường hợp bạn phải phân phối một tệp cho nhiều người và theo dõi những thay đổi đã được thực hiện. Bạn có thể muốn theo dõi thời điểm thực hiện thay đổi, ai đã thực hiện thay đổi, thay đổi xảy ra ở ô nào và dữ liệu nào đã được thay đổi.

Excel được tích hợp các tính năng theo dõi có thể xử lý tất cả các trường hợp trên. Bạn có thể dễ dàng xem lại tất cả các thay đổi trực tiếp trên trang tính và bạn cũng có thể chấp nhận hoặc từ chối từng thay đổi. Có một số điểm cần nhớ về các tính năng theo dõi của Excel :

1. Bật theo dõi không có nghĩa là bạn có thể hoàn nguyên bảng tính về trạng thái trước đó bằng cách hoàn tác các thay đổi. Về cơ bản nó là một tệp nhật ký^{(log file)} ghi lại mọi thứ và thế là xong. Bạn có thể truy cập theo cách thủ công và xem dữ liệu nào đã bị xóa hoặc thêm, nhưng bạn sẽ phải tự thực hiện các thay đổi đối với bảng tính.

2. Bật theo dõi không có nghĩa là mọi thay đổi bạn thực hiện sẽ được ghi lại. Bất kỳ dữ liệu nào được lưu trữ trong một ô đều được theo dõi, nhưng các thay đổi khác như định dạng thì không. Các thay đổi khác không được theo dõi bao gồm ẩn / bỏ ẩn các hàng và cột, nhận xét và giá trị ô thay đổi do tính toán lại công thức.

3. Lịch sử thay đổi^{(Change history)} chỉ được lưu giữ trong 30 ngày theo mặc định. Nếu bạn thực hiện các thay đổi đối với trang tính Excel^{(Excel worksheet)} và sau đó mở lại sổ làm việc sau 45 ngày, thì bạn sẽ có thể xem lịch sử thay đổi^{(change history)} cho tất cả 45 ngày cho đến khi bạn đóng sổ làm việc. Khi bạn đóng nó, mọi lịch sử thay đổi^{(change history)} cũ hơn 30 ngày sẽ biến mất. Điều đó có nghĩa là trong lần mở tiếp theo, bạn sẽ không thể thấy thay đổi mà bạn đã thực hiện 45 ngày trước đó.

4. Bất cứ khi nào bạn bật theo dõi, sổ làm việc sẽ trở thành một sổ làm việc dùng chung. Điều này có nghĩa là nhiều người dùng sẽ thực hiện các thay đổi đối với tài liệu.

Bây giờ bạn đã biết một số khái niệm cơ bản về cách theo dõi hoạt động trong Excel , hãy nói về cách bật tính năng này, thay đổi cài đặt và theo dõi các thay đổi!

Bật theo dõi

Hãy tiếp tục và bật tính năng theo dõi trước. Mở Excel và nhấp^{(Excel and click)} vào tab Xem^(Review)  lại trên ruy-băng. Ở ngoài cùng bên phải, bạn sẽ thấy một tùy chọn có tên là Theo dõi thay đổi ^{(Track Changes )} trong phần Thay đổi^(Changes) .

Nhấp vào nút và chọn  Đánh dấu các thay đổi^{(Highlight Changes)} . Bạn sẽ nhận được một hộp thoại^{(dialog box)} mà bây giờ bạn cần chọn tùy chọn “Theo dõi các thay đổi trong khi chỉnh sửa. Điều này cũng chia sẻ sổ làm việc của bạn ”^{(“Track changes while editing. This also shares your workbook”)} .

Bạn có một số tùy chọn ở đây bao gồm  Khi nào^(When) , Ai^(Who) và Ở đâu^(Where) . Đối với Khi nào^(When) , Tất cả^(All) có nghĩa là mọi thay đổi sẽ được đánh dấu. Bạn cũng có tùy chọn đánh dấu các thay đổi so với lần cuối cùng bạn lưu tài liệu, kể từ một ngày cụ thể hoặc các thay đổi chưa được xem xét.

Nếu bạn  chọn Ai^(Who) , bạn có thể chọn theo dõi các thay đổi được thực hiện bởi bất kỳ ai hoặc các thay đổi^{(anyone or changes)} được thực hiện bởi tất cả mọi người ngoại trừ bạn. Tùy chọn Where  cho phép bạn theo dõi các thay đổi chỉ cho một phần cụ thể của bảng tính. Chỉ cần^(Just) nhấp vào nút ở bên phải và chọn phạm vi ô bạn muốn theo dõi.

Cuối cùng, bạn có thể bỏ chọn tùy chọn Đánh dấu thay đổi trên màn hình^{(Highlight changes on screen)} nếu không muốn người khác biết bạn đang theo dõi các thay đổi. Theo mặc định, khi bạn bắt đầu theo dõi và chọn tùy chọn này, bất kỳ ô nào đã thay đổi sẽ hiển thị một mũi tên nhỏ ở trên cùng bên trái để cho biết ô đã được thay đổi.

Ngoài ra, nếu bạn nhấp vào một ô đã thay đổi (có bật tính năng Đánh dấu thay đổi trên màn hình^{(Highlight changes on screen)} ), bạn sẽ nhận được một cửa sổ bật lên^{(popup window)} nhỏ hiển thị giá trị đã được thay đổi từ đâu và được thay đổi thành và tại thời điểm nào. Nếu bạn bỏ chọn tùy chọn Đánh dấu^(Highlight) thay đổi trên màn hình^{(screen option)} , hình tam giác màu đen nhỏ đó sẽ không hiển thị^{(t show)} .

Vì vậy, những gì bạn có thể làm, chẳng hạn, là ẩn các thay đổi trên màn hình bằng cách không chọn hộp, gửi tệp của bạn cho những người phải thực hiện thay đổi đối với nó và khi bạn lấy lại nó, chỉ cần đi tới Theo dõi thay đổi^{(Track Changes)} và kiểm tra lại cái hộp.

Định cấu hình theo dõi

Bước tiếp theo là xem các cài đặt để theo dõi và điều chỉnh chúng cho phù hợp với nhu cầu của bạn. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút Chia sẻ Sổ^{(Share Workbook)} làm việc nằm ngay bên trái của nút Theo dõi Thay đổi^{(Track Changes)} . Bấm vào tab Nâng cao^(Advanced) khi hộp thoại Chia sẻ Sổ^{(Share Workbook)} làm việc bật lên.

Tại đây, bạn có thể thay đổi số ngày lưu giữ lịch sử thay đổi thành số ngày khác ngoài 30 ngày. Theo mặc định, các thay đổi được cập nhật khi tệp được lưu, nhưng bạn có thể thực hiện để tự động thực hiện vài phút một lần. Cuối cùng, bạn có thể chọn cách bạn muốn giải quyết xung đột: bằng cách được yêu cầu hoặc đơn giản là để thay đổi cuối cùng khi lưu tệp giành chiến thắng^{(file win)} .

Xem các thay đổi

Khi bạn đã bật theo dõi và thực hiện một vài thay đổi, bạn có thể nhấp lại vào nút Theo dõi Thay đổi^{(Track Changes button)} , nhấp vào Đánh dấu Thay đổi^{(Highlight Changes)} và bạn sẽ nhận thấy rằng Danh sách thay đổi trên^{( List changes on a new sheet)} hộp trang tính mới không còn bị xám nữa.

Kiểm tra và nhấp vào OK. Một^{(OK. A)} trang tính mới có tên là Lịch sử^(History) sẽ được thêm vào, cho phép bạn xem tất cả các thay đổi đã được thực hiện đối với sổ làm việc đó.

Tại một số thời điểm, bạn sẽ cần phải chấp thuận hoặc từ chối các thay đổi. Bạn có thể xem lại tất cả các thay đổi, sau đó chọn và chọn những thay đổi bạn muốn giữ lại hoặc loại bỏ.

Chỉ cần nhấp lại vào Theo dõi Thay đổi^{(Track Changes)} và chọn Accept/Reject Changes . Chọn các tùy chọn để chọn những thay đổi bạn muốn chấp nhận hoặc từ chối. Nếu bạn muốn xem lại tất cả các thay đổi, chỉ cần rời khỏi Khi^(When) đã chọn và đảm bảo rằng nó được đặt thành Chưa xem xét^{(Not Reviewed)} .

Nhấp vào OK và Excel^{(Click OK and Excel)} sẽ bắt đầu hiển thị cho bạn từng thay đổi đã được thực hiện và cung cấp cho bạn tùy chọn Chấp nhận^(Accept) hoặc Từ chối^(Reject) . Bạn cũng có thể Chấp nhận Tất cả^{(Accept All)} hoặc Từ chối Tất cả các^{(Reject All)} thay đổi nếu bạn muốn.

Nếu bạn từ chối một thay đổi, nó sẽ ngay lập tức hoàn nguyên về những gì ban đầu trong ô đó. Cần lưu ý rằng nếu một ô khác tham chiếu đến nội dung của ô bị từ chối, thì giá trị đó cũng sẽ thay đổi khi giá trị ô^{(cell value)} được tham chiếu hoàn nguyên trở lại. Điều này có thể khiến công thức bị hỏng, v.v., vì vậy hãy cẩn thận.

Đó là nó! Giờ đây, bạn có thể theo dõi bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với bảng tính Excel^{(Excel spreadsheet)} của mình một cách dễ dàng bằng cách sử dụng tính năng tích hợp sẵn này. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy đăng một bình luận. Vui thích!

How to Track Changes in Excel

Αre you looking fоr a way to track changes made to аn Excel spreadsheet? There are many cases where you havе to diѕtribute a file tо multiple people and keep track of what changes were made. Yоu might want to track when the change was made, who made the change, what cell the сhangе occurred in and what data was changed.

Excel has built-in tracking features that can handle all of the above cases. You can easily review all of the changes directly on the worksheet and you can also accept or reject each change. There are a few points to remember about the tracking features of Excel:

1. Turning on tracking does not mean that you can revert the spreadsheet back in time to a previous state by undoing the changes. It’s basically a log file that records everything and that’s it. You can manually go and see what data was deleted or added, but you’ll have to make the changes to the spreadsheet yourself.

2. Turning on tracking doesn’t mean every single change you make will be recorded. Any data stored in a cell is tracked, but other changes like formatting are not. Other changes that are not tracked include hiding/unhiding rows and columns, comments, and cell values that change to due a formula recalculation.

3. Change history is only kept for 30 days by default. If you make changes to an Excel worksheet and then open the workbook again 45 days later, then you’ll be able to see the change history for all 45 days until you close the workbook. When you close it, any change history older than 30 days will be gone. That means the next time you open it, you won’t be able to see that change you had made 45 days earlier.

4. Whenever your turn on tracking, the workbook becomes a shared workbook. This means that multiple users will be making changes to the document.

Now that you know some basics of how tracking works in Excel, let’s talk about how to enable it, change settings and keep track of changes!

Enabling Tracking

Let’s go ahead and turn on tracking first. Open Excel and click on the Review tab on the ribbon. At the far right, you should see an option called Track Changes under the Changes section.

Click the button and choose Highlight Changes. You’ll get a dialog box where you now need to check off the option “Track changes while editing. This also shares your workbook”.

You have several options here including When, Who, and Where. For When, All means every change will be highlighted. You also have the option of highlighting changes from the last time you saved the document, since a specific date, or changes that have not yet been reviewed.

If you check Who, you can choose to track changes made by anyone or changes made by everyone except you. The Where option allows you to track changes only for a specific portion of the spreadsheet. Just click the button at the right and select the range of cells you want to keep track of.

Finally, you can un-check the Highlight changes on screen option if you do not want others to know you are tracking changes. By default, once you start tracking and this option is selected, any changed cell will show a small arrow at the top left to indicate it was changed.

Also, if you click on a changed cell (with Highlight changes on screen turned on), you’ll get a little popup window showing what the value was changed from and changed to and at what time. If you deselect the Highlight changes on screen option, that little black triangle won’t show up.

So what you can do, for example, is hide the changes on the screen by not checking the box, send out your file to everyone who has to make changes to it, and when you get it back, just go to Track Changes and recheck the box.

Configure Tracking

The next step is to take a look at the settings for tracking and adjust them to fit your needs. To do this, click on the Share Workbook button that is directly to the left of the Track Changes button. Click on the Advanced tab when the Share Workbook dialog pops up.

Here you can change the number of days for keeping change history to something other than 30 days. By default, changes are updated when the file is saved, but you can make it so that it is automatically done every few minutes. Lastly, you can choose how you want to deal with conflicts: either by being asked or simply letting the last change when saving the file win.

Viewing Changes

Once you have enabled tracking and made a few changes, you can click on the Track Changes button again, click on Highlight Changes and you’ll notice that the List changes on a new sheet box is no longer grayed out.

Check that and click OK. A new worksheet called History will be added that will let you view all the changes that have been made to that workbook.

At some point you’ll need to either approve or reject the changes. You can review all the changes and then pick and choose which ones you want to keep or discard.

Simply click on Track Changes again and choose Accept/Reject Changes. Select the options to choose which changes you want to accept or reject. If you want to review all changes, just leave When checked and make sure it is set to Not Reviewed.

Click OK and Excel will begin to show you each change that was made and give you the option to Accept or Reject. You can also Accept All or Reject All changes if you like.

If you reject a change, it will immediately revert back to what was originally in that cell. It’s worth noting that if another cell references the contents of the rejected cell, then that value will also change when the referenced cell value reverts back. This can cause formulas to break, etc, so be careful.

That’s it! Now you can track any changes made to your Excel spreadsheet easily by using this built-in feature. If you have any questions, post a comment. Enjoy!

Related posts

• Thêm một Regression Trendline tuyến tính đến một Excel Scatter Plot

• Cách tạo Histogram trong Excel

• Cách an toàn Password Protect An Excel File

• Cách tạo Flowchart trong Word and Excel

• Cách Create Labels trong Word từ Excel Spreadsheet

• Sử dụng chức năng “Chèn dữ liệu từ ảnh” mới của Excel Mobile

• Cách tạo Distribution List trong Outlook

• 13 OneNote Tips & Tricks Để tổ chức ghi chú của bạn tốt hơn

• Sử dụng Excel để tìm ra lãi suất hiệu quả từ lãi suất danh nghĩa

• Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Cách lọc dữ liệu trong Excel

• Cách Tìm và Tính Phạm vi trong Excel

• Cách tạo Gantt Charts trong Microsoft Excel

• Sử dụng các hàm tóm tắt để tóm tắt dữ liệu trong Excel

• Cách sử dụng hàm YEARFRAC trong Excel

• Cách tạo Drop Down List trong Excel

• Cách tính Variance bằng Excel

• Cách theo dõi các thay đổi trong Word (Trực tuyến, Di động và Máy tính để bàn)

• Cách xóa, bẻ khóa hoặc phá vỡ mật khẩu Excel XLS đã quên

• Cách tạo danh sách kiểm tra trong Excel