Mọi người đều muốn giữ cho thư từ của họ được ngăn nắp. Tất cả chúng ta đều chết chìm trong email hàng ngày. Bạn có thể dành hàng giờ để phân loại vô số quảng cáo, báo cáo, bản tin và thư chất đống trong tài khoản Gmail của mình. 

Bạn có thể chọn cách riêng của mình để giải quyết những vấn đề đó, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên đầu tư một chút thời gian và công sức để thành thạo “ vua của Email^{(the king of Email)} ”. Gmail thực sự có rất nhiều chức năng mà không phải ai cũng biết. Với các tính năng mới liên tục được tung ra^{(new features rolling out)} , có thể khó để ưu tiên và theo kịp. 

Trong bài viết này, chúng tôi đã chọn ra một số tính năng ẩn hữu ích nhất của Gmail mà bạn có thể đã bỏ qua. Học cách sử dụng chúng sẽ giúp bạn mang nhiều cấu trúc hơn vào giao tiếp qua email của mình. Hãy bắt đầu với cách tạo email nhóm trong Gmail . 

Tạo email nhóm trong Gmail^{(Create A Group Email In Gmail)}

Nếu bạn thường xuyên gửi email cho cùng một người, học thủ thuật này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.

Để gửi email nhóm trong Gmail , trước tiên bạn cần tạo một danh sách gửi thư với tất cả các địa chỉ liên hệ mà bạn muốn đưa vào. Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa các nhóm đó bằng cách thêm hoặc xóa địa chỉ liên hệ. 

Cách thiết lập danh sách email^{(How To Set Up An Email List)}

Google có một ứng dụng riêng để quản lý tất cả các địa chỉ liên hệ Gmail của bạn . Đó là lý do tại sao để tạo danh sách gửi thư trong Gmail , trước tiên bạn cần tạo một danh sách trong Danh bạ Google^{(Google Contacts)} . 

1. Mở ứng dụng web Danh bạ Google^{(Google Contacts)} .
2. Chọn các liên hệ mà bạn muốn đưa vào cùng một nhóm từ danh sách liên hệ của mình.
3. Sau khi bạn đã chọn các địa chỉ liên hệ, hãy tìm biểu tượng Quản lý nhãn^{(Manage labels)} trên đầu màn hình và nhấp vào biểu tượng đó.

1. Từ menu thả xuống, chọn Tạo nhãn^{(Create label)} .
2. Đặt tên cho nhãn. Đảm^(Make) bảo tên dễ nhớ vì đó là tên bạn sẽ sử dụng để xác định danh sách email sau này.

1. Nhấp vào Lưu^(Save) để tạo danh sách.

Để quản lý danh sách, hãy chọn danh sách từ menu Nhãn^(Labels) ở bên trái màn hình. Ở đó, bạn có thể xóa các liên hệ hiện có khỏi nó. Để thêm liên hệ vào danh sách hiện có, hãy quay lại danh sách liên hệ của bạn, chọn liên hệ và khi nhấp vào biểu tượng Quản lý^(Manage) nhãn, hãy chọn tên của danh sách đã có. 

Bạn có thể tạo nhiều danh sách (hoặc nhãn) tùy thích cho các nhóm người khác nhau. 

Làm thế nào để gửi một email nhóm^{(How To Send A Group Email)}

Bây giờ bạn đã có danh sách email của mình, hãy gửi email nhóm đầu tiên của bạn và xem nó dễ dàng hơn bao nhiêu so với việc sao chép và dán nó cho từng cá nhân riêng lẻ. 

1. Mở Gmail.
2. Nhấp vào biểu tượng + Compose để bắt đầu một email mới. 
3. Trong cửa sổ tin nhắn mới, bên dưới Để^(To) bắt đầu nhập tên danh sách liên hệ của bạn. Gmail sẽ nhận ra nó và điền nó cho bạn. 
4. Khi bạn nhấp vào đề xuất, bạn sẽ thấy rằng tất cả các địa chỉ liên hệ từ danh sách của bạn sẽ tự động xuất hiện trong trường người nhận. 
5. Điền vào^(Fill) dòng chủ đề và phần còn lại của email của bạn. Sau đó nhấn Gửi^(Send) để hoàn tất email nhóm đầu tiên của bạn trong Gmail . 

Các thủ thuật Gmail khác để tăng năng suất của bạn^{(More Gmail Tricks To Boost Your Productivity)}

Giống như bất kỳ phần mềm nào, Gmail có các thủ thuật^{(Gmail has its own tricks)} và phím tắt riêng có thể giúp giao tiếp của bạn hiệu quả hơn. Một số người trong số họ ít rõ ràng hơn những người khác. Học cách sử dụng các tính năng Gmail sau đây sẽ nâng cao năng suất của bạn và giúp bạn tổ chức tốt hơn việc trao đổi thư từ qua email. 

Lên lịch gửi^{(Schedule Send)}

Tính năng này cho phép bạn viết email bạn muốn gửi sau. Sau đó, bạn có thể lên lịch để gửi chúng bất kỳ lúc nào trong tương lai. 

Khi bạn có email của mình sẵn sàng, thay vì nhấp vào Gửi^(Send) , hãy nhấp vào mũi tên xuống^{(down arrow)} bên cạnh nó. Sau đó chọn ngày và giờ từ menu Gửi theo lịch^{(Schedule Send)} trình. 

Soạn thư thông minh^{(Smart Compose)}

Soạn thư thông minh^{(Smart Compose)} là tính năng hoàn hảo nếu bạn muốn Gmail trợ giúp một chút khi soạn thư. Nó dự đoán các từ và cụm từ bạn sẽ viết tiếp theo và đưa ra gợi ý cho bạn. Điều này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian đánh máy. 

Để bật tính năng này, hãy đi tới Cài đặt ^(Settings)Gmail của bạn . Trong phần Chung^(General) , cuộn xuống để tìm tính năng Soạn^{(Smart Compose)} thư thông minh và Cá nhân hóa soạn^{(Smart Compose Personalisation)} thư thông minh . Đảm bảo rằng cả hai đều được bật cho các đề xuất viết được cá nhân hóa. 

Hoàn tác gửi^{(Undo Send)}

Tất cả các ứng dụng nhắn tin hàng đầu^{(the top messaging apps)} đều đã có tính năng gọi lại tin nhắn bạn đã gửi nhầm. Bây giờ bạn cũng có thể làm điều đó trong Gmail . Tuy nhiên, trong Gmail , bạn chỉ có 30 giây để làm điều đó sau khi nhấn Gửi^(Send) . 

Để thiết lập, hãy đi tới Cài đặt^(Settings) Gmail . Trong phần Chung^(General) , cuộn xuống cho đến khi bạn tìm thấy Hoàn tác gửi^{(Undo Send)} . Ở đó, bạn có thể chọn khoảng thời gian hủy gửi, từ 5 đến 30 giây sau khi bạn gửi email. 

Chế độ bảo mật^{(Confidential Mode)}

Bạn có thể tiến xa hơn nữa với tính năng Chế độ bảo mật^{(Confidential)} . Hãy nhớ^(Remember) cách Facebook cho phép bạn gửi tin nhắn tự hủy^{(Facebook allows you to send messages that self-destruct)} sau một khoảng thời gian nhất định? Bây giờ bạn có thể làm điều tương tự trong Gmail . 

Trước khi bạn gửi email, hãy nhấp vào biểu tượng ổ khóa ở bên phải của nút Gửi^(Send) . Sau đó, bạn có thể đặt khoảng thời gian hết hạn cho email này, đảm bảo người nhận sẽ không thể chuyển tiếp, sao chép, in hoặc tải xuống. 

Bạn thậm chí có thể thiết lập bảo mật bổ sung và yêu cầu người nhận nhập mã SMS sẽ được gửi đến điện thoại của họ trước khi họ có thể mở email của bạn. 

Di chuyển^(Nudges)

Nếu bạn nhận được nhiều email hàng ngày và thường quên trả lời chúng, bạn sẽ thích tính năng Nudges trên Gmail . Nó sẽ tự động đưa các email cũ của bạn trở lại hộp thư đến với các gợi ý để trả lời hoặc theo dõi. 

Để bật tính năng này, hãy đi tới Cài đặt ^(Settings)Gmail . Cuộn xuống phần Chung^(General) cho đến khi bạn tìm thấy Nudges . Sau đó nhấp vào một hoặc cả hai hộp để bật các đề xuất. 

Trở thành người dùng Gmail chuyên nghiệp^{(Become A Pro Gmail User)}

Cho dù bạn là người dùng Gmail nâng cao hay chỉ mới bắt đầu, bạn sẽ có lợi khi tìm hiểu các mẹo cần thiết để tận dụng tối đa nền tảng này. Bắt đầu^(Start) với việc tìm hiểu cách sắp xếp hộp thư đến của bạn^{(how to sort your inbox)} và cách chặn ai đó trên Gmail^{(how to block someone on Gmail)} để sắp xếp email của bạn tốt hơn. 

Bạn đã khám phá ra những tính năng hữu ích nào khác trong thời gian sử dụng Gmail ? Chia sẻ^(Share) kinh nghiệm của bạn với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới. 

How To Create a Group Email In Gmail and Other Hidden Features

Everybody wants to keep their correspondence organized. Wе all drown in email daily. You may spend hоurs sorting through countless ads, reports, newsletters, and messаges that рile up in your Gmail account. 

You can choose your own way of dealing with those, but we recommend investing some time and effort into mastering “the king of Email“. Gmail actually comes with a variety of functions that not everyone knows about. With new features rolling out all the time, it can be hard to prioritize and keep up. 

In this article, we hand-picked some of the most useful hidden Gmail features that you may have missed. Learning how to use them will help you bring more structure into your email communication. Let’s get started with how to create a group email in Gmail. 

Create A Group Email In Gmail

If you regularly send emails to the same people, learning this trick will save you lots of time and effort.

In order to send a group email in Gmail, you first need to create a mailing list with all the contacts you want to include. You can later edit those groups by adding or removing contacts. 

How To Set Up An Email List

Google has a separate app for managing all your Gmail contacts. That’s why in order to create a mailing list in Gmail, you’ll need to create a list in Google Contacts first. 

1. Open the Google Contacts web app.
2. Choose the contacts that you want to put on the same group from your contacts list.
3. Once you’ve selected the contacts, find the Manage labels icon on top of the screen and click on it.

1. From the drop down menu, choose Create label.
2. Name the label. Make sure the name is easy to remember since that’s what you’ll be using to identify the email list later.

1. Click Save to create the list.

In order to manage the list, choose it from the Labels menu on the left side of the screen. There you can remove existing contacts from it. To add contacts to an existing list, go back to your contacts, choose the contact and when clicking the Manage labels icon choose the name of an already existing list. 

You can create as many lists (or labels) as you like for different groups of people. 

How To Send A Group Email

Now that you have your email list, send your first group email and see how much easier it is than copy pasting it to every individual separately. 

1. Open Gmail.
2. Click on the + Compose icon to start a new email. 
3. In the new message window, under To start typing the name of your contact list. Gmail will recognize it and fill it in for you. 
4. When you click on the suggestion, you will see that all the contacts from your list automatically appear in the recipient field. 
5. Fill out the subject line and the rest of your email. Then press Send to finish your first group email in Gmail. 

More Gmail Tricks To Boost Your Productivity

Like any software, Gmail has its own tricks and shortcuts that can help make your communication more efficient. Some of them are less obvious than others. Learning to use the following Gmail features will boost your productivity and help you better organize your email correspondence. 

Schedule Send

This feature allows you to write emails you want to send later. Then you can schedule to send them for any time in future. 

When you have your email ready, instead of clicking Send click the down arrow next to it. Then select a date and time from the Schedule Send menu. 

Smart Compose

Smart Compose is the perfect feature if you want a little help from Gmail when composing your messages. It predicts words and phrases you’re going to write next and gives you suggestions. This can save a lot of typing time. 

To enable the feature, go to your Gmail Settings. Under General, scroll down to find Smart Compose and Smart Compose Personalisation. Make sure both of those are on for personalized writing suggestions. 

Undo Send

All of the top messaging apps already have a feature to recall a message you sent by mistake. Now you can do that in Gmail as well. However, in Gmail you only have 30 seconds to do it after you hit Send. 

To set it up, go to Gmail Settings. Under General, scroll down until you find Undo Send. There you can choose the send cancelation period, from 5 to 30 seconds after you send the email. 

Confidential Mode

You can take things even further with the Confidential mode feature. Remember how Facebook allows you to send messages that self-destruct after a certain period of time? You can now do the same in Gmail. 

Before you send your email, click on the lock icon to the right of the Send button. You can then set the expiration period for this email, ensuring the recipient won’t be able to forward, copy, print, or download it. 

You can even set up extra security and require the recipient to enter an SMS code that will be sent to their phone before they can open your email. 

Nudges

If you receive many emails daily and often forget to reply to them, you will love the Nudges feature on Gmail. It will automatically put your old emails back into the inbox with suggestions to reply or follow up. 

To enable this feature, go to Gmail Settings. Scroll down under General until you find Nudges. Then click one or both boxes to enable the suggestions. 

Become A Pro Gmail User

Whether you’re an advanced Gmail user or only getting started, it will benefit you to learn the essential tips to get the most out of the platform. Start with learning how to sort your inbox, and how to block someone on Gmail to organize your email better. 

What other useful features have you discovered in your time using Gmail? Share your experiences with us in the comments section below. 

Related posts

• Tạo ứng dụng Gmail dành cho máy tính để bàn với 3 ứng dụng email này

• Cách di chuyển hồ sơ và email Thunderbird của bạn sang một máy tính Windows mới

• Cách gửi tệp quá lớn cho email

• Cách buộc cập nhật chính sách nhóm trong Windows 2000, XP, Vista, 8 và 10

• Cách xuất hoặc tải xuống tất cả email Gmail

• Nhớ lại Email Bạn không có ý gửi bằng Gmail

• Cách gửi fax qua email

• Cách chặn ai đó trên Gmail một cách dễ dàng

• Boomerang cho Gmail cho phép bạn lên lịch Email Sending and Receiving

• Làm thế nào để không giới thiệu Email trong Gmail

• Cách chuyển tiếp nhiều email trong Gmail

• Email Insights cho Windows cho phép bạn nhanh chóng tìm kiếm Outlook email & Gmail

• 8 trong số các ý tưởng công nghệ tốt nhất để đối phó với sự cô lập bản thân

• Cách chụp ảnh màn hình trên Nintendo Switch

• Cách xây dựng máy tính xách tay của riêng bạn

• Cách thiết lập auto CC & BCC trong Outlook and Gmail

• Outlook so với Gmail: Ai là Vua của Email?

• Đánh dấu tất cả Thư trong Gmail của bạn là “Đã đọc” trong một lần

• Hidden Gmail Tricks, Tips, Secrets bạn nên biết

• Cách tìm tất cả tài khoản được liên kết với địa chỉ email của bạn