Microsoft Outlook cho phép người tổ chức cuộc họp xem danh sách những người đã chấp nhận lời mời họp. Điều đó có nghĩa là bạn có thể sử dụng theo dõi cuộc họp của Outlook để xem danh sách tất cả những người đã trả lời cuộc họp của bạn và trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể xem ai đã chấp nhận cuộc họp ngay cả khi bạn không phải là người tổ chức cuộc họp.

Chúng tôi sẽ hướng dẫn cách hoạt động của phản hồi cuộc họp trong Outlook và cách xem theo dõi người tham dự cuộc họp trên phiên bản trình duyệt, máy tính để bàn và thiết bị di động để bạn có thể biết ai đã chấp nhận lời mời họp trong Outlook .

Bạn có nên chọn gửi phản hồi không?

Khi nhận được lời mời họp, bạn có thể chọn Chấp nhận^(Accept) , Dự kiến^(Tentative) ​​hoặc Từ chối^(Decline) . Cho dù bạn chọn câu trả lời nào, thì bạn có thể chọn tham gia:

• Chỉnh sửa câu trả lời trước khi gửi
• Gửi câu trả lời ngay bây giờ
• Không gửi phản hồi

Nếu bạn chọn tùy chọn thứ ba, thì người tổ chức cuộc họp sẽ không nhận được email phản hồi của bạn. Tuy nhiên, điều đó không nhất thiết có nghĩa là phản hồi của bạn sẽ không được theo dõi. Nếu bạn đang sử dụng Outlook cho Mac^{(Outlook for Mac)} , Outlook trên web, Outlook cho iOS hoặc Outlook cho Android , phản hồi của bạn sẽ vẫn được theo dõi ngay cả khi bạn chọn “Không gửi phản hồi^(Response) ”. 

Hơn nữa, nếu bạn là người dùng Microsoft 365 và bạn chọn chấp nhận, chấp nhận tạm thời hoặc từ chối lời mời họp mà không gửi phản hồi, thì người tổ chức cuộc họp và những người tham dự khác là người dùng Microsoft 365 sẽ vẫn có thể thấy phản hồi của bạn.

Microsoft cho Windows là ngoại lệ. Nếu bạn được mời tham gia một cuộc họp và bạn chọn “Không gửi phản hồi”, thì cả người tổ chức cuộc họp và những người tham dự khác đều không thể xem phản hồi của bạn cho lời mời. Tuy nhiên, điều đó có thể không xảy ra lâu. Microsoft cho biết, "Chúng tôi cũng có kế hoạch cập nhật hành vi này trong Outlook cho Windows , nhưng chưa có ngày phát hành dự kiến."

Cuối cùng, hãy lưu ý rằng nếu cuộc họp được tổ chức bởi người dùng Microsoft 365 , danh sách những người được mời và câu trả lời của họ có thể được xem qua bất kỳ ứng dụng Outlook nào ngoại trừ Outlook cho Android . Không thể xem phản hồi trong các ứng dụng không phải Outlook^{(non-Outlook apps)} .

Cách sử dụng theo dõi cuộc họp Outlook^{(Outlook Meeting Tracking)} trong trình duyệt^(Browser)

Làm theo các bước sau để xem phản hồi cho một cuộc họp trong Outlook trực tuyến.

1. Điều hướng đến outlook.office.com và đăng nhập bằng tên người dùng và mật khẩu của bạn.
2. Chọn biểu tượng lịch ở bên trái.

1. Chọn ngày họp mà bạn muốn theo dõi.

1. Chọn cuộc họp cụ thể mà bạn muốn xem phản hồi. 

1. Trong cửa sổ bật lên thông tin cuộc họp, hãy chọn biểu tượng mũi tên chéo “Xem sự kiện”.

1. Trong giao diện mở rộng của sự kiện, bạn sẽ thấy thông tin về ai đã tổ chức cuộc họp và cách những người được mời đã phản hồi.

1. Mở rộng^(Expand) từng danh mục bằng cách chọn biểu tượng > để xem các câu trả lời riêng lẻ.

Như đã đề cập, nếu bạn là người dùng Microsoft 365 , các bước trên sẽ hoạt động cho dù bạn là người tổ chức cuộc họp hay không. 

Cần lưu ý rằng không có cách nào tốt để sao chép danh sách phản hồi từ Outlook trực tuyến. Để làm được điều đó, bạn sẽ cần ứng dụng trên máy tính của Outlook .

Cách sử dụng theo dõi cuộc họp Outlook^{(Outlook Meeting Tracking)} trong ứng dụng máy tính để bàn^{(Desktop App)}

Người dùng của hầu hết các phiên bản Outlook dành cho máy tính để bàn có thể làm theo các bước sau để xem ai đã chấp nhận lời mời họp trong Outlook . Như đã lưu ý, điều này sẽ chỉ hoạt động nếu bạn là người tổ chức cuộc họp. 

1. Mở Outlook và chọn lịch trong bảng điều hướng Outlook .

1. Chọn cuộc họp bạn quan tâm từ lịch.
2. Chọn tab Cuộc họp^(Meeting) hoặc Sự kiện Cuộc họp.^{(Meeting Occurrence )}

1. Chọn Theo dõi^(Tracking) .

1. Nếu cuộc họp định kỳ, hãy chọn xem theo dõi sự kiện cuộc họp hoặc toàn bộ chuỗi cuộc họp.

1. Bạn sẽ thấy danh sách các lời mời họp và phản hồi của họ.

1. Nếu bạn muốn in danh sách câu trả lời hoặc dán chúng vào nơi khác, hãy chọn mũi tên thả xuống bên cạnh Theo dõi^{(Tracking )} trên tab Cuộc họp và chọn ^(Meeting)Sao chép trạng thái vào khay nhớ tạm^{(Copy status to clipboard)} .

1. Giờ đây, bạn có thể dán ( Ctrl + V ) thông tin theo dõi vào tài liệu như Word hoặc Excel để in hoặc dán vào bất kỳ nơi nào khác mà bạn muốn, chẳng hạn như vào email hoặc tin nhắn trò chuyện.

Mặc dù ứng dụng dành cho máy tính để bàn của Outlook dành cho Windows hơi cồng kềnh và kém kiểu dáng hơn so với phiên bản trực tuyến của nó, nhưng khả năng dễ dàng sao chép thông tin theo dõi cuộc họp là một tính năng thú vị.

Cách xem ai đã^(Who) chấp nhận lời mời họp^{(Meeting Invitation)} trên Outlook for Mobile

Khi đang di chuyển, bạn vẫn có thể kiểm tra xem ai đã chấp nhận lời mời họp bằng ứng dụng Outlook dành cho thiết bị di động của bạn.

1. Khởi chạy ứng dụng Outlook.

1. Chọn lịch.

1. Chọn một cuộc họp trong lịch.
2. Trong Người tham dự^(Attendees) , bạn sẽ thấy danh sách những người đã chấp nhận lời mời họp. 

1. Nếu cuộc họp có nhiều người tham dự, bạn có thể thấy liên kết để Xem tất cả người tham dự^{(View all attendees)} . 

1. Chọn liên kết View all ### attendees để xem danh sách tất cả những người tham dự được sắp xếp theo phản hồi (chấp nhận, dự kiến, từ chối). 

Làm thế nào để thay đổi điều gì của Outlook với Phản hồi cuộc họp^(Meeting)

Người tổ chức cuộc họp sử dụng Outlook cho Microsoft 365 , Outlook 2021 , Outlook 2019 , Outlook 2016 và Outlook 2013 có thể thay đổi cách Outlook xử lý phản hồi cuộc họp. Bạn có thể chọn để các phản hồi cuộc họp bỏ qua hộp thư đến của bạn. Phản hồi cuộc họp được đặt để bỏ qua hộp thư đến của bạn theo mặc định, nhưng bạn có thể thay đổi hành vi đó nếu muốn.

1. Trong Outlook, chọn Tệp^(File) > Tùy chọn^(Options) . 

1. Trong cửa sổ Tùy chọn Outlook , hãy chọn ^{(Outlook Options)}Thư^(Mail) .

1. Trong phần Theo dõi^(Tracking) , nếu hộp có nhãn Tự động xử lý yêu cầu họp và phản hồi cho các yêu cầu họp và cuộc thăm dò^{(Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls)} được chọn, thì sẽ không có phản hồi cuộc họp nào xuất hiện trong hộp thư đến của bạn trừ khi người được mời thêm nhận xét vào phản hồi của họ. Thông tin theo dõi cuộc họp sẽ được cập nhật tương ứng. Nếu bạn bỏ chọn hộp này, bạn sẽ nhận được tin nhắn trong hộp thư đến của mình mỗi khi người tham dự cập nhật câu trả lời của họ.
   

1. Tương tự, bạn có thể chọn hộp được đánh dấu Cập nhật thông tin theo dõi, sau đó xóa các câu trả lời không chứa nhận xét^{(Update tracking information, and then delete responses that don’t contain comments)} . Cuộc họp sẽ được cập nhật với bất kỳ câu trả lời nào bạn nhận được và bản thân các câu trả lời sẽ bị xóa nếu chúng không chứa bất kỳ nhận xét nào.

Như bạn có thể thấy, chỉ bằng cách điều chỉnh một vài cài đặt khác nhau, bạn có thể khiến Outlook thực hiện chính xác những gì bạn muốn^{(get Outlook to do exactly what you want)} với phản hồi cuộc họp và thông tin theo dõi.

How To Use Outlook Meeting Tracking to See Who Accepted

Microsoft Outlook allows meeting organizerѕ to view a liѕt оf people who have accepted a meeting invitation. That means you can use Outlook’s meeting tracking to view a list оf everyone who has RSVP’d to your meeting, and in most cases, you can see who has accepted a meeting even if you’re not the meeting organizer.

We’ll walk through how meeting responses work in Outlook and how to view meeting attendee tracking on the browser, desktop, and mobile versions so you can see who accepted a meeting invitation in Outlook.

Should You Opt To Send a Response?

When you receive an invitation to a meeting, you can choose Accept, Tentative, or Decline. Whichever response you choose, you can then opt to:

• Edit the Response before Sending
• Send the Response Now
• Do Not Send a Response

If you choose the third option, then the meeting organizer will not receive an email with your response. That doesn’t necessarily mean that your response won’t be tracked, though. If you’re using Outlook for Mac, Outlook on the web, Outlook for iOS, or Outlook for Android, your response will still be tracked even if you choose “Do Not Send a Response.” 

Furthermore, if you’re a Microsoft 365 user and you choose to accept, tentatively accept, or decline a meeting invitation without sending a response, the meeting organizer and other attendees who are Microsoft 365 users will still all be able to see your response.

Microsoft for Windows is the exception. If you’re invited to a meeting and you choose “Do not send a response,” then neither the meeting organizer nor the other attendees can view your response to the invitation. That might not be the case for long, though. Microsoft says, “We do plan to update this behavior in Outlook for Windows as well, but do not yet have an expected release date.”

Lastly, be aware that if the meeting was organized by a Microsoft 365 user, the list of invitees and their responses can be viewed via any Outlook app except Outlook for Android. Responses cannot be viewed in non-Outlook apps.

How To Use Outlook Meeting Tracking in a Browser

Follow these steps to view responses to a meeting in Outlook online.

1. Navigate to outlook.office.com and sign in with your username and password.
2. Select the calendar icon on the left.

1. Select the date of the meeting you’re interested in tracking.

1. Select the specific meeting for which you want to see responses. 

1. In the meeting info pop-up, select the diagonal arrow “View Event” icon.

1. In the expanded view of the event, you’ll see information on who organized the meeting and how invitees have responded.

1. Expand each category by selecting the > icon to see individual responses.

As mentioned, if you’re a Microsoft 365 user, the steps above should work whether you’re the meeting organizer or not. 

It’s worth noting that there isn’t a good way to copy the list of responses from Outlook online. For that, you’ll need Outlook’s desktop application.

How To Use Outlook Meeting Tracking in the Desktop App

Users of most desktop versions of Outlook can follow these steps to see who accepted a meeting invitation in Outlook. As noted, this will only work if you are the meeting organizer. 

1. Open Outlook and select the calendar in the Outlook navigation panel.

1. Select the meeting you’re interested in from the calendar.
2. Select the Meeting or Meeting Occurrence tab.

1. Select Tracking.

1. If the meeting is recurring, choose to view tracking for the meeting occurrence or the whole series.

1. You’ll see a list of meeting invitees and their responses.

1. If you want to print a list of responses or paste them elsewhere, select the dropdown arrow next to Tracking on the Meeting tab and choose Copy status to clipboard.

1. Now you can paste (Ctrl + V)  the tracking information into a document like Word or Excel for printing or paste it anywhere else you want, like into an email or chat message.

While Outlook’s desktop app for Windows is a bit clunkier and less sleek than its online version, the ability to easily copy meeting tracking information is a nice feature.

How To See Who Accepted a Meeting Invitation on Outlook for Mobile

When you’re on the go, you can still check to see who has accepted a meeting invitation using the Outlook app for your mobile device.

1. Launch the Outlook app.

1. Select the calendar.

1. Select a meeting in the calendar.
2. Under Attendees, you’ll see a list of people who accepted the meeting invitation. 

1. If the meeting has a lot of attendees, you may see a link to View all attendees. 

1. Select the View all ### attendees link to view a list of all attendees sorted by response (accepted, tentative, declined). 

How To Change What Outlook Does with Meeting Responses

Meeting organizers using Outlook for Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, and Outlook 2013 can change how Outlook processes meeting responses. You can opt to have meeting responses bypass your inbox. Meeting responses are set to skip your inbox by default, but you can change that behavior if you want.

1. In Outlook, select File > Options. 

1. In the Outlook Options window, select Mail.

1. In the Tracking section, if the box labeled Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls is checked, then no meeting responses will appear in your inbox unless the invitee added a comment to their response. The tracking information for the meeting will be updated accordingly. If you uncheck this box, you’ll get a message in your inbox every time an attendee updates their response.
   

1. Similarly, you can check the box marked Update tracking information, and then delete responses that don’t contain comments. The meeting will be updated with any responses you receive, and the responses themselves will be deleted if they don’t contain any comments.

As you can see, just by tweaking a few different settings, you can get Outlook to do exactly what you want with meeting responses and tracking information.

Related posts

• Microsoft Outlook sẽ không mở? 10 cách để sửa chữa

• Cách xóa bộ nhớ cache trong Outlook

• Cách khắc phục Outlook bị kẹt khi tải hồ sơ

• Cách xuất email của bạn từ Microsoft Outlook sang CSV hoặc PST

• Không thể truy cập tệp dữ liệu Outlook: 4 bản sửa lỗi cần thử

• Cách thêm số trang chiếu vào bản trình bày PowerPoint

• Cách sử dụng Tính năng Nói ô trong Excel

• Cách sửa lỗi không xác định dấu trang trong Word

• Cách thay đổi và tùy chỉnh chủ đề Outlook cho email của bạn

• Cách khắc phục “Chúng tôi không thể kết nối ngay bây giờ” trong Outlook

• Không thể xóa Outlook 2007 đến 2016 Nhắc nhở

• Cách thiết lập biên nhận đã đọc trong Outlook

• Cách giảm mức sử dụng bộ nhớ Outlook

• Cách Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Cách sử dụng Phân tích Điều gì xảy ra trong Excel

• Cách tạo tài liệu PDF trong Microsoft Office

• Nhận thống kê email Outlook bằng StatView

• Cách gọi lại email trong Outlook

• Cách thêm chú thích cuối trang trong Word

• Outlook Autocomplete không hoạt động hoặc đang đặt lại?