Một trong những vấn đề chính mà hầu hết người dùng gặp phải với Outlook là thực tế là nó rất chậm và ngốn rất nhiều bộ nhớ trên hệ thống của họ. Tôi có một tệp Outlook 1,5 GB^{(GB Outlook)} , nhưng Outlook chạy nhanh và không chứa tất cả tài nguyên trên máy tính của tôi! Tại sao?

Đó là bởi vì tôi tối ưu hóa Outlook của mình bằng cách thực hiện một số tác vụ thường xuyên để đảm bảo rằng nó luôn sạch sẽ và mỏng. Thay vì đối phó với sự cố Outlook , thông báo lỗi điên rồ, bộ nhớ bị hỏng hoặc mất thời gian chờ đợi Outlook tải, tại sao không làm theo lời khuyên của tôi dưới đây để làm cho Outlook nhanh và đáp ứng.

Một điều bạn muốn hiểu về Outlook là nó hoàn toàn chạy từ cơ sở dữ liệu. Tất cả các email, nhiệm vụ, mục lịch, danh bạ công việc, v.v. của bạn đều được lưu trữ trong một tệp cơ sở dữ liệu. Để giảm mức sử dụng bộ nhớ và làm cho Outlook hoạt động nhanh, cơ sở dữ liệu đó cần phải nhỏ và được tối ưu hóa.

Giảm mức sử dụng bộ nhớ Outlook

Quy tắc 1.^{(Rule 1.)} Trước hết, hãy đảm bảo rằng bạn đã bật Tự động lưu trữ^{(AutoArchive)} trong Outlook . Chắc bạn sẽ không bao giờ xem lại những email từ 5 năm trước nữa phải không? Thay vì có hàng nghìn email trong Hộp thư^(Inbox) đến của bạn , Tự động lưu trữ^{(AutoArchive)} sẽ chuyển những email cũ hơn sang tệp PST mới và giữ cho tệp PST hiện tại của bạn mỏng. Bạn luôn có thể tìm thấy những email cũ đó sau này bằng cách thực hiện tìm kiếm.

Bấm vào Tệp^(File) , sau đó bấm vào Công cụ^(Tools) và sau đó là Dọn dẹp Hộp thư^{( Mailbox Cleanup)} . Bạn sẽ thấy một số tùy chọn như được hiển thị bên dưới. Tôi sẽ kiểm tra kích thước hộp thư và nếu nó vượt quá 500 MB, bạn nên bật Tự động lưu trữ^{(AutoArchive)} hoặc xóa bất kỳ email nào đang chiếm nhiều dung lượng. Ngoài ra, hãy đảm bảo làm trống thư mục các mục đã xóa sau đó vì nó vẫn chiếm dung lượng.

Cũng cần lưu ý rằng bạn phải thực hiện việc này cho mỗi hộp thư bạn đã thiết lập trong Outlook . Đó là lý do tại sao bạn nên bật Tự động lưu trữ^{(AutoArchive)} vì nó sẽ tự động xử lý mà không cần bất kỳ sự can thiệp nào.

Nếu bạn không muốn làm điều đó, ít nhất hãy di chuyển tất cả các email cũ hơn sang một thư mục khác để Outlook không phải tải hàng nghìn email mỗi khi đến Hộp thư^(Inbox) đến , do đó gây ra sử dụng bộ nhớ cao hơn.

Quy tắc 2. ^{(Rule 2.)} Đảm^(Make) bảo rằng bạn chỉ đang sử dụng các phần bổ trợ cần thiết cho Outlook . Rất nhiều chương trình thích tự động cài đặt tiện ích bổ sung vào Outlook , chẳng hạn như Adobe , EverNote , Wunderlist , v.v. Thậm chí Microsoft còn bổ sung một loạt thứ mà tôi thường tắt như Skype , OneNote , SharePoint , v.v.

Nếu bạn không sử dụng chúng, hãy loại bỏ chúng! Chúng phải được tải vào bộ nhớ khi Outlook được khởi động và chúng cũng làm cho chương trình chậm hơn. Để thực sự vô hiệu hóa một bổ trợ, bạn phải chọn Bổ trợ COM^{(COM Add-ins)} trong hộp tổ hợp ở dưới cùng và nhấp vào Bắt đầu^(Go) . Một cửa sổ khác sẽ bật lên và bạn có thể bỏ chọn những mục mình không muốn.

Quy tắc 3. ^{(Rule 3.)} Outlook đi kèm với các tính năng Nhận dạng ^{(Handwriting Recognition)}giọng nói^(Speech) và chữ viết tay là một phần của Windows . Nếu bạn không sử dụng, hãy tắt nó để nó không tải mỗi khi Outlook khởi động. Nó cũng sẽ ngăn hệ thống quét email của bạn, v.v.

Bạn có thể vào Control Panel, Speech Recognition và sau đó nhấp vào Advanced Speech Options .

Trong Cài đặt^{(User Settings)} người dùng , bỏ chọn tùy chọn Xem lại tài liệu và thư để cải thiện độ chính xác^{( Review documents and mail to improve accuracy)} .

Quy tắc 4. ^{(Rule 4. )} Sử dụng một chương trình khác cho nguồn cấp RSS và lịch Internet . Vâng, Google Reader rất tuyệt vời và bây giờ nó đã biến mất, tại sao không sử dụng Outlook để quản lý nguồn cấp dữ liệu của bạn? Ý kiến ​​tồi^(Bad) ! Vẫn còn nhiều trình đọc RSS trực tuyến và ngoại tuyến tốt mà bạn có thể sử dụng ngoài Outlook .

Outlook chỉ không được thiết kế để xử lý tốt tất cả các nguồn cấp RSS , vì vậy bất cứ điều gì khác hơn là một vài sẽ làm chậm Outlook . Bạn có thể sử dụng Lịch Google^{(Google Calendar)} cho bất kỳ lịch Internet nào mà bạn muốn theo dõi.

Quy tắc 5.^{(Rule 5.)} Vì lý do nào đó, mọi người quên thư mục thư rác và thùng rác của họ. Đổ hết chúng ra ngoài! Một người như tôi nhận được hàng trăm email spam mỗi ngày! Đó là tất cả được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Outlook và làm chậm nó. Thường xuyên dọn sạch thư mục thư rác và thư mục thùng rác của bạn.

Quy tắc 6. Hãy nén tệp ^{(Rule 6.)}PST của bạn sau một lúc. Bạn có thể làm điều đó bằng cách đi tới Tệp^(File) , sau đó vào Quản lý dữ liệu^{(Data Management)} . Tiếp theo, nhấp vào tệp PST và chọn Cài đặt^(Settings) . Sau đó nhấp vào nút Thu gọn ngay^{(Compact Now)} .

Trong các phiên bản Office mới hơn , bạn cần nhấp vào Tệp^(File) và sau đó nhấp vào Cài đặt tài khoản^{( Account Settings)} . Bấm vào tab Tệp Dữ liệu^{( Data Files)} và bấm đúp vào tệp dữ liệu bạn muốn thu gọn.

Outlook sẽ tự động thực hiện việc này trong nền, nhưng chỉ chạy khi máy tính của bạn ở chế độ Chờ^(Idle) và Outlook đang mở. Đôi khi tình huống này không bao giờ xảy ra, vì vậy, tốt hơn là bạn nên làm điều đó theo cách thủ công trong một thời gian.

Quy tắc 7.^{(Rule 7.)}  Nếu bạn có tệp Outlook thực sự lớn và tính năng lập chỉ mục tìm kiếm được bật, nó có thể gây ra hiện tượng chậm nhiều trong Outlook . Có thể là một ý kiến ​​hay nếu bạn tắt tính năng lập chỉ mục tìm kiếm cho Outlook cho đến khi bạn cần nó hoặc xóa và xây dựng lại chỉ mục trong trường hợp đó. Trong mọi trường hợp, bạn nên giảm kích thước của các tệp dữ liệu chính của mình để làm cho chỉ mục nhỏ hơn.

Chỉ cần nhấp vào Bắt đầu^(Start) và sau đó nhập tìm kiếm. Nhấp^(Click) vào tùy chọn Thay đổi tìm kiếm trên Windows^{( Change on Windows searches)} để xóa Outlook khỏi chỉ mục tìm kiếm.

Quy tắc 8.^{(Rule 8.)}  Một sự chậm chạp lớn khác đối với Outlook là bất kỳ loại chương trình chống vi-rút nào quét tất cả các email của bạn. Giờ đây, điều này rất hữu ích nếu bạn là người dễ nhấp vào các liên kết phần mềm độc hại hoặc bị giả mạo bởi các email giả mạo. Thật không may, ngay cả những người sử dụng thông minh nhất cũng có lúc bị lừa, vì vậy biện pháp bảo vệ bổ sung là rất hữu ích.

Tuy nhiên, tùy thuộc vào chương trình chống vi-rút, nó thực sự có thể làm cho mọi thứ rất chậm trong Outlook . Nếu bạn đang gặp sự cố này, bạn nên tắt chương trình chống vi-rút cho Outlook và xem sự cố có biến mất hay không. Nếu có, bạn nên xem xét một chương trình khác hiệu quả hơn với quá trình quét.

Quy tắc 9.^{(Rule 9.)} Mẹo này chỉ áp dụng cho tài khoản Microsoft Exchange , vì vậy nó sẽ không hoạt động cho tài khoản POP hoặc IMAP . Về cơ bản^(Basically) , bạn muốn bật Chế độ đệm ẩn Exchange^{(Cached Exchange Mode)} , có nghĩa là các email sẽ được lưu trữ cục bộ và được truy cập nhanh hơn.

Đi tới Tệp, Cài đặt Tài khoản^{( Account Settings)} và sau đó bấm đúp vào tài khoản email trong tab Email . Chọn hộp Sử dụng chế độ đệm ẩn Exchange^{(Use Cached Exchange Mode)} .

Hy vọng rằng những hành động này sẽ giảm dung lượng bộ nhớ Outlook của bạn và làm cho nó chạy nhanh hơn! ^(Outlook)Ngoài ra, hãy đảm bảo bạn cài đặt các bản cập nhật và gói dịch vụ mới nhất cho Office và Windows vì những bản cập nhật này có xu hướng giúp giải quyết các vấn đề về hiệu suất và rò rỉ bộ nhớ! Vui thích!

How to Reduce Outlook Memory Usage

One of the major issues mоst users have with Oυtlook is the fact that it gets really slow and eats υp a lot of memory on thеir systems. I have a 1.5 GB Outlook file, but Outlook runs fast and doesn’t hog all the resoυrces on my computer! Why?

Well, it’s because I optimize my Outlook by doing a few routine tasks to make sure it stays clean and slim. Instead of dealing with Outlook crashes, crazy error messages, memory hogging or wasting time waiting for Outlook to load, why not follow my advice below to make Outlook fast and responsive.

One thing you want to understand about Outlook is that it’s completely run from a database. All your emails, tasks, calendar items, business contacts, etc. are stored in a database file. To reduce memory usage and make Outlook fast, that database needs to be small and optimized.

Reduce Outlook Memory Usage

Rule 1. Firstly, make sure you have AutoArchive turned on in Outlook. You’re probably never going to look at those emails from 5 years ago again are you? Instead of having thousands of emails in your Inbox, AutoArchive will move the older ones to a new PST file and keep your current PST file slim. You can always find those older emails later by doing a search.

Click on File and then click on Tools and then Mailbox Cleanup. You’ll see several options as shown below. I would check the mailbox size and if it’s anything over 500 MB, you should turn on AutoArchive or delete any emails that are taking up a large amount of space. Also, make sure to empty out the deleted items folder afterwards as that still takes up space.

It’s also worth noting that you have to do this for each mailbox you have setup in Outlook. That’s why it’s a good idea to turn on AutoArchive because it will take care of it automatically without any intervention.

If you don’t want to do that, at least move all older emails to another folder so that Outlook does not have to load thousands of emails every time it comes to the Inbox, thus causing higher memory usage.

Rule 2. Make sure you are only using essential add-ins for Outlook. A lot of programs love to install add-ons to Outlook automatically, such as Adobe, EverNote, Wunderlist, etc. Even Microsoft adds a bunch of stuff that I normally disable like Skype, OneNote, SharePoint, etc.

If you don’t use them, get rid of them! They have to be loaded into memory when Outlook is started and they make the program slower also. To actually disable an add-in, you have to select COM Add-ins in the combo box at the bottom and click Go. Another window will popup and you can uncheck the items you don’t want.

Rule 3. Outlook comes bundled with the Speech and Handwriting Recognition features that are a part of Windows. If you don’t use this, disable it so that it doesn’t load every time Outlook starts. It will also prevent your system from scanning your emails, etc.

You can go to Control Panel, Speech Recognition and then click on Advanced Speech Options.

Under User Settings, uncheck the Review documents and mail to improve accuracy option.

Rule 4. Use a different program for RSS feeds and Internet calendars. Yes, Google Reader was great and now that it is gone, why not use Outlook to manage your feeds right? Bad idea! There are still many good online and offline RSS readers that you can use other than Outlook.

Outlook just wasn’t designed to handle RSS feeds all that well, so anything more than a couple will slow down Outlook. You can use Google Calendar for any Internet calendars you want to follow.

Rule 5. For some reason, people forget about their spam and trash folders. Empty them out! Someone like me gets hundreds of spam emails a day! That’s all stored in the Outlook database and slows it down. Empty your spam folder and your trash folder often.

Rule 6. Compact your PST file every once in awhile. You can do that by going to File, then Data Management. Next click on the PST file and choose Settings. Then click the Compact Now button.

In newer versions of Office, you need to click on File and then Account Settings. Click on the Data Files tab and double-click on the data file you want to compact.

Outlook will do this automatically in the background, but only runs when your computer is Idle and Outlook is open. Sometimes this situation never comes up, so it’s good to do it manually once in awhile.

Rule 7. If you have really large Outlook files and search indexing is enabled, it could be causing massive slowdowns in Outlook. It may be a good idea to disable search indexing for Outlook until you need it or delete and rebuild the index in case. In any case, you should reduce the size of your main data files to make the index smaller.

Just click on Start and then type in search. Click on the Change on Windows searches option to remove Outlook from the search index.

Rule 8. Another big slow down for Outlook is any kind of anti-virus program that scans all your emails. Now this is very useful if you are someone who is prone to clicking on malware links or being spoofed by fake emails. Unfortunately, even the savviest of users sometimes get tricked, so the extra protection is helpful.

However, depending on the anti-virus program, it can really make things very slow in Outlook. If you are having this issue, it’s a good idea to turn off the anti-virus for Outlook and see if the problem goes away. If it does, you should consider a different program that is more efficient with the scanning.

Rule 9. This tip only applies to Microsoft Exchange accounts, so it won’t work for POP or IMAP accounts. Basically, you want to enable Cached Exchange Mode, which means the emails will be stored locally and accessed faster.

Go to File, Account Settings and then double-click on the email account under the Email tab. Check the Use Cached Exchange Mode box.

Hopefully, these actions will reduce your Outlook memory footprint and make it run faster! Also, make sure you install the latest updates and service packs for Office and Windows as these tend to help with performance and memory leak issues! Enjoy!

Related posts

• Microsoft Outlook sẽ không mở? 10 cách để sửa chữa

• Cách xóa bộ nhớ cache trong Outlook

• Cách khắc phục Outlook bị kẹt khi tải hồ sơ

• Cách xuất email của bạn từ Microsoft Outlook sang CSV hoặc PST

• Không thể truy cập tệp dữ liệu Outlook: 4 bản sửa lỗi cần thử

• Cách gọi lại email trong Outlook

• Cách sử dụng Tính năng Nói ô trong Excel

• Cách Chụp và Chèn Ảnh chụp màn hình bằng OneNote

• Sửa lỗi thẻ kết thúc thẻ bắt đầu không khớp khi mở tệp DOCX

• Cách xóa dòng trống trong Excel

• Cách thêm chú thích cuối trang trong Word

• Cách khắc phục “Chúng tôi không thể kết nối ngay bây giờ” trong Outlook

• Cách khắc phục Lỗi “Xin lỗi, chúng tôi đang gặp sự cố khi mở mục này” của Outlook

• Cách chuyển đổi hàng loạt tệp Outlook PST sang định dạng khác

• Cách tự động chuyển tiếp email trong Outlook 2019

• Cách sử dụng theo dõi cuộc họp Outlook để xem ai đã chấp nhận

• 5 chức năng của Google Sheets Script mà bạn cần biết

• Outlook Autocomplete không hoạt động hoặc đang đặt lại?

• Cách hiển thị số lượng từ trong Microsoft Word

• Cách khôi phục tệp đã xóa từ tệp PST trong Outlook